SISTEM LAYANAN DAN RUJUKAN TERPADU (SLRT) KEMENTRIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA

Transkripsi

1 SISTEM LAYANAN DAN RUJUKAN TERPADU (SLRT) KEMENTRIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA JUDUL : MEMBUAT USER UNTUK APLIKASI FOBO DAN PUSKESOS MODUL : WEB ADMINISTRATOR PENGGUNA : ADMINISTRATOR KABUPATEN/KOTA VERSI DOKUMEN : 1.0. Tanggal 31-Desember-2017

2 VERSI DOKUMEN VERSI TANGGAL KETERANGAN DISUSUN OLEH DES-2017 RILIS 1 MIS TEAM

3 DAFTAR ISI PENDAHULUAN MEMBUAT USER SEKRETARIAT SLRT MEMBUAT USER PUSKESOS

4 1. ALAMAT DAN MASUK KE APLIKASI 2. PETUGAS /PENGGUNA APLIKASI FOBO 3. APA BEDANYA USER FO-BO di SEKRETARIAT DENGAN DI PUSKESOS? 4. BIDANG LAYANAN SEKRETARIAT/PUSKESOS 5. FORMAT USER_ID 6. BAGAIMANA LANGKAH MEMBUAT USER FOBO/PUSKESOS? 7. Contoh Tabel Persiapan untuk membuat User FO-BO Sekretariat 8. Contoh Tabel Persiapan untuk membuat User FO-BO Puskesos

5 LINK & MASUK KE APLIKASI Untuk masuk ke aplikasi, buka browser dan ketikkan /admin/adm_login.php Masukkan username dan password, kemudian klik Sign In Setelah Login, pengguna akan masuk menu-menu Admin.

6 PETUGAS /PENGGUNA APLIKASI FOBO Aplikasi digunakan oleh Petugas di Sekretariat Kabupaten/kota atau di PUSKESOS desa. Pengguna Aplikasi FOBO terdiri dari 3 macam. Adapun tugas dari masing-masing petugas layanan adalah sebagai berikut : PETUGAS ALIAS FUNGSI FRONT-OFFICE FO 1. MELAKUKAN PENDAFTARAN DATA AWAL 2. MELAKUKAN PENDATAAN LAYANAN & MENDISTRIBUSIKAN LAPORAN SESUAI JENIS LAYANANNYA 3. PENGECEKAN AWAL BAHWA WARGA ADA DI BDT BACK-OFFICE BO 1. MENGECEK KEPANTASAN MENDAPATKAN BANTUAN/LAYANAN 2. MENGECEK KETERSEDIAAN LAYANAN 3. MEREKOMENDASIKAN KELAYAKAN MENDAPATKAN BANTUAN MANAJER / KOORDINATOR PUSKESOS MJ/ KO 1. MENETAPKAN KELAYAKAN MENDAPATKAN LAYANAN 2. MENERBITKAN SURAT REKOMENDASI LAYANAN

7 APA BEDANYA USER FO-BO di SEKRETARIAT DENGAN DI PUSKESOS? Untuk user FO-BO di Sekretariat Kabupaten/Kota dibuat seperti biasanya : Masuk Tab Pengelolaan User/Pengguna. Klik tombol Tambah User untuk membuat user_id. Biasanya langkah ini sudah dilakukan oleh Admin Setnas DAN Admin daerah tinggal melengkapi Profil Petugas dan Penugasan Masuk ke Tab Pengelolaan Profil Petugas. Klik tombol Tambah Petugas untuk membuat data petugas Masuk Tab Pengelolaan Penugasan. Klik Tombol Tambah Penugasan untuk melakukan penugasan dari petugas ke user_id dan ke lokasi penugasan Untuk user FO-BO di Puskesos Desa, user_id dan penugasan dibuat sekaligus pada saat mendaftarkan petugas (= langkah ke-2 saja untuk user FO-BO Sekretariat), dengan urutan langkah sebagai berikut : Masuk ke Tab Pengelolaan Profil Petugas. Klik Tombol Tambah User Pilih Fungsi Puskesos FO, Puskesos-BO, atau Puskesos-KO Catatan : Karena nama-nama petugas PUSKESOS ada di Admin Daerah, Pembuatan User Puskesos harus dilakukan oleh Admin Daerah, tidak bisa diwakilkan kepada Admin Pusat

8 BIDANG LAYANAN SEKRETARIAT/PUSKESOS Jenis/bidang layanan yang ada di Sekretariat/puskesos, bervariasi dan bisa meliputi layanan, diantaranya sebagai berikut BIDANG LAYANAN 1 KESEHATAN 2 PENDIDIKAN 3 SOSIAL EKONOMI 4 DATA/SIKS NG 5 PMKS 6 PKH 7 ADMINISTRASI INDUK 8 LAINNYA Bidang/jenis layanan dan jenis petugas BACK OFFICE (BO) yang tersedia bisa berbeda antar kab/kota dan desa, dan petugas back office mempunyai user_id yang berbeda (nomor urutannya), sesuai bidangnya. Pembagian bidang (user BO no urut berapa menangani bidang apa) dilakukan dengan kesepakatan. User no urut 01 yang menangani bidang Pendidikan, misalnya, hanya boleh mengambil data/kasus yang sesuai bidang Pendidikan, meskipun secara aplikasi dia bisa mengambil bidang yang lain. Pendekatan Ini dilakukan agar daerah yang mempunyai petugas BO terbatas (atau hanya 1) tidak perlu bergantiganti user untuk menangani banyak/semua bidang.

9 FORMAT USER_ID User_id Atau sering dikenal sebagai user adalah kode yang dikombinasikan dengan password untuk masuk ke aplikasi Format user FO-BO untuk Sekretariat di Kab/Kota <FUNGSI>_<KABKOTA>_<NNN>, misalnya FO_BDG_001, Untuk Fungsi Front Office (FO) Untuk Lokasi penugasan Kabupaten Bandung (BDG) NN adalah no urut 1 (001), dimana petugas FO, dan BO di Kabupaten/Kota bisa lebih dari 1. Catatan, <FUNGSI> adalah FO (Front Office di Kab/Kota), BO (Back Office di Kab/Kota) Format user FO-BO untuk Puskesos di Desa <FUNGSI>_<KABKOTA>-<KODEDESA>_<NN>, misalnya PKFO_LBA _01, Petugas Front Office di Puskesos (PKFO), Untuk Lokasi Puskesos Kabupaten Lombok Barat (LBA), Kecamatan Kediri, desa Glogor, dengan Kode desa Perhatikan bahwa antara Kabupaten/Kota dan Kode Desa dipisahkan tanda (dash, minus) Dan no urut 1 (01). Catatan, petugas FO, dan BO Puskesos bisa lebih dari 1 Catatan <FUNGSI> adalah PKFO (FO Puskesos), PKBO (BO Puskesos), dan PKKO (Koordintor Puskesos)

10 BAGAIMANA LANGKAH MEMBUAT USER FOBO/PUSKESOS? Siapkan data nama petugas dan fungsinya di Tabel (Excel) Siapkan penugasan dari masing-masing petugas, mana yang jadi FO, dan mana yang jadi BO dan di bidang apa user BO tersebut Lihat Contoh Tabel Excel di Halaman berikut

11 Contoh Tabel Persiapan untuk membuat User FO-BO Sekretariat Pada dasarnya satu petugas BO hanya menangani satu bidang, tetapi untuk daerah yang terbatas jumlah petugasnya, satu BO bisa menangani lebih dari satu bidang dengan menggunakan satu user_id yang sama. Tabel berikut hanya merupakan contoh. Urutan berapa memegang bidang yang mana fleksibel sesuai kebutuhan Kab/Kota masing-masing Fungsi Nama Petugas Bidang Pilihan di Aplikasi Keterangan Front Office Badu - Front Office Ini menjadi User FO 1 Front Office Cinthia Front Office Ini menjadi User FO 2 Back Office Dedy Pendidikan Back Office Ini menjadi User BO 1 Back Office Eko Kesehatan Back Office Ini menjadi User BO 2 Back Office Farrah 1. Kependudukan 2. DATA/SIKS-NG..dan seterusnya Back Office Ini menjadi User BO 3 yang menangani 2 bidang sekaligus

12 Contoh Tabel Persiapan untuk membuat User FO- BO Puskesos Pada dasarnya satu petugas BO hanya menangani satu bidang, tetapi untuk daerah yang terbatas jumlah petugasnya, satu BO bisa menangani lebih dari satu bidang dengan menggunakan satu user_id yang sama. Tabel berikut hanya merupakan contoh. Urutan berapa memegang bidang yang mana fleksibel sesuai kebutuhan. Fungsi Koordinator Puskesos Nama Petugas Bidang Pilihan Fungsi di Aplikasi Keterangan Amir - Puskesos KO Ini menjadi User Koordinator Puskesos Front Office Badu - Puskesos FO Ini menjadi User FO 1 Front Office Cinthia Puskesos FO Ini menjadi User FO 2 Back Office Dedy Pendidikan Puskesos BO Ini menjadi User BO 1 Back Office Eko 1. Kesehatan 2. Sosial Ekonomi Back Office Farrah 1. Kependudukan 2. DATA/SIKS-NG..dan seterusnya Puskesos BO Puskesos - BO Ini menjadi User BO 2 yg menangani 2 bidang sekaligus Ini menjadi User BO 3 yang menangani 2 bidang sekaligus

13 1. Tambah User 2. Tambah Petugas 3. Tambah Penugasan 4. Tambah Lokasi Penugasan

14 1. Tambah User Untuk membuat user FOBO, hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan penambahan user dengan langkah sbb: 1. Pilih Tab Pengelolaan User/Pengguna 2. Klik tombol Tambah User 3. Isi Jendela Tambah User dengan memilih Fungsi (Front Office) dan Jumlah User (001) yang ingin dibuat. 4. Klik Generate untuk membuat 5. Catat Username yang telah dibuat (FO_BDG_011)

15 2. Tambah Petugas Selanjutnya melakukan penambahan petugas dengan langkah sbb: 1. Pilih Tab Pengelolaan Profil Petugas 2. Klik tombol Tambah Petugas 3. Isi Jendela Tambah Petugas dengan lengkap, kemudian Simpan 4. Catat ID Petugas (BDG_FO_001) dan Nama (BUDI) yang telah disimpan

16 3. Tambah Penugasan Selanjutnya melakukan penambahan penugasan dengan langkah sbb: 1. Pilih Tab Pengelolaan Penugasan 2. Klik tombol Tambah Penugasan 3. Isi Jendela Tambah Petugas dengan mengisikan User sesuai hasil yang telah dibuat di bagian Tambah User dan dipasangakan dengan Nama Operator sesuai hasil yang telah dibuat di bagian Tambah Petugas 4. Simpan

17 4. Tambah Lokasi Penugasan Selanjutnya melakukan penambahan lokasi penugasan dengan langkah sbb: 1. Pilih Tab Pengelolaan Penugasan 2. Klik tombol Lokasi pada user yang ingin diatur lokasi penugasannya 3. Klik Tambah Lokasi 4. Pastikan data sudah sesuai, kemudian Simpan 4

18 Langkah membuat User Aplikasi FOBO-Puskesos 1. Tambah Petugas 2. Isi Profil Petugas 3. Mengecek Lokasi Penugasan

19 Langkah membuat User Aplikasi FOBO-Puskesos Untuk user FO-BO di Puskesos Desa, user_id dan lokasi penugasan dibuat sekaligus pada saat mendaftarkan petugas. Langkah ini sama dengan melakukan langkah ke-2 (saja) untuk user FO-BO Sekretariat, tanpa membuat user_id (langkah 1) dan lokasi penugasan (2), dengan urutan langkah sebagai berikut : Login ke aplikasi Masuk ke Tab Pengelolaan Profil Petugas. Klik Tombol Tambah User Pilih Fungsi Puskesos XX, dengan XX = FO, BO, KO Lihat langkah-langkah detil dalam gambar berikut

20 1. Tambah Petugas 1 Untuk membuat user FOBO di Puskesos 2 lebih sedikit proses yang dilakukan dibanding di Sekeretariat SLRT, yaitu dengan langkah sbb: 1. Pilih Tab Pengelolaan Profil Petugas 2. Klik tombol Tambah Petugas

21 2. Isi Profil Petugas Selanjutnya melakukan isian profil petugas dengan memperhatikan halhal berikut: 1. Pilih Fungsi Puskesos (contoh di gambar adalah Puskesos BO) 1 2. Kemudian akan muncul secara 2 otomatis kolom Kecamatan dan Desa, kemudian isikan sesuai wilayah Desa Puskesos. Setelah isi semua kolom kemudian Simpan 3 3. Perhatikan hasil penyimpanan berupa ID Petugas dan Username

22 3. Mengecek Lokasi Penugasan Lokasi Penugasan akan terbentuk secara otomatis pada proses pengisian profil.. Lakuka pengecekan lokasi penugasan dengan langkah sbb : 1. Klik Tab Pengelolaan Penugasan 2. Search terlebih dahulu potongan informasi yang di tahap sebelumnya (nama, atau user) 3. Atau refresh di halaman tersebut. 4. Setelah tampil, klik tombol Lokasi 5. Lokasi penugasan akan terlihat, sesuai dengan pemilihan desa yang kita lakukan di tahap Tambha Petugas

23 TIPS MENCOBA APLIKASI ADMINISTRATOR 1. Coba dahulu di latihan, dengan link sbb : 2. Cobalah dengan user dan password yang diberikan, jika lupa password dapat menghubungi helpdesk

24 PERTANYAAN DAN KELUHAN MENGENAI APLIKASI Jika ada kendala penggunaan aplikasi, mohon menghubungi kanal-kanal berikut : a. Melalui WA Group Kab/Kota, dimana ada unsur trainer APLIKASI dari Setnas yang akan membantu menjawab. b. Melalui Petugas ADMIN dan SP untuk disampaikan melalui WA Group SLRT Administrator dan Group SLRT SP 50 KAB/KOTA, dan group PENGURUS SLRT 20KABKOTA dan akan dibantu help desk team, Ibu Wani dan Bp.Ibrohim c. Melalui aplikasi PAS, dengan user yang sama dengan aplikasi d. Mengirimkan informasi kasusnya melalui , ke alamat slrt.helpdesk@gmail.com

25 USER PUSKESOS Bagi 50 daerah yang pertama, kemungkinan syudah membuat atau dibuatkan user PK oleh Admin Nasional user PK (Puskesos) Seperti dijelaskan di dokumen ini, user PK (Puskesos) sudah diubah dan didetailkan menjadi PKFO (Puskesos Front Office), PKBO (Puskesos Back Office), dan PKKO (Puskesos Koordinator). User PK yang bertipe lama (PK_BTG_001, misalnya) tidak lagi bisa dipakai User yang baru yang digunakan dengan pola berikut PKFO_LBA _01, Harap tiap daerah membuat ulang user Puskesos (bagi yang sudah ada user) Cek halaman untuk membuat user Puskesos