PANDUAN OPERASIONAL PANDUAN OPERASIONAL SOFTWARE SMARCHLINK SIPPADU ~ PELAYANAN PERIZINAN TERPADU UNTUK SMA ~

Transkripsi

1 PANDUAN OPERASIONAL SOFTWARE PENGELOLAAN PERIZINAN PANDUAN OPERASIONAL SOFTWARE SMARCHLINK SIPPADU ~ PELAYANAN PERIZINAN TERPADU UNTUK SMA ~ 2017

2 DAFTAR ISI SOFTWARE SMARCHLINK SIPPADU isma GAMBARAN UMUM SOFTWARE MODUL-MODUL SOFTWARE - HALAMAN PEMBUKA/LOGIN - HALAMAN UTAMA APLIKASI - BAGIAN PERMOHONAN IZIN - MODUL KEAMANAN (PENGELOLAAN PASSWORD) - MODUL TRACKING STATUS IZIN PENUTUP

3 SOFTWARE SMARCHLINK SIPPADU isma GAMBARAN UMUM SOFTWARE Perkembangan teknologi yang semakin cepat, mengharuskan kita untuk beradaptasi dalam pemanfaatannya guna mendukung peningkatan efektifitas kinerja khususnya di lingkungan Disdik Jawa Timur. Dalam hal ini adalah tata kelola perizinan berbasis teknologi informasi, dimana hal ini akan berfungsi dalam mendukung program pemerintah dalam transparansi dan percepatan dalam pelayanan perizinan. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan akan memudahkan dalam pengelolaan perizinan sehingga menjadi instrumenn pendukung kegiatan instansi sesuai tupoksinya. Dalam pemanfaatannya, aplikasi ini menggunakan sitem pengelolaan dokumen secara terpusat, dimana aplikasi dan database terdapat di server sedangkan user/pengguna dalam mengakses dapat memanfaatkan media browser (contoh: Internet Explorer, Firefox dll) sehingga hal ini dapat diakses juga melalui perangkat PC, Notebook, ataupun Smartphone. Untuk mengakses aplikasi ini dapat dilakukan dilingkungan Instansi Perizinan melalui jaringan LAN (Local Area Network/ Intranet). Tampak di bawah adalah gambaran kedepan sistem perizinan berbasis Teknologi Informasi yang akan mempermudah dan mempercepat pelayanan perizinan. Gb. Arsitektur Perizinan Berbasis IT (Secara Lengkap dgn Implementasi bertahap) Modul-modul implementasi system aplikasi perizinan tahap ini meliputi : - Modul Manajemen Perizinan Elektronik - Modul Tracking Perizinan

4 HALAMAN PEMBUKA Sebagai awal dalam memanfaatkan aplikasi ini, anda nantinya dapat mengakses melalui media browser (seperti firefox dll) dengan alamat yang akan ditentukan di Address/isma/int atau untuk alamat akan ditentukan oleh Administrator dalam hal ini sebagai contoh Menggunakan media browser akan memperluas fungsi kedepan dalam pemanfaatan akses lebih luas dan fleksibel. Dengan sistem database terpusat dan menggunakan teknologi RDBMS (Database Relational) akan mendukung pengembangan selanjutnya untuk sistem aplikasi perizinan juga. Selanjutnya setelah user/pengguna memasukkan alamat aplikasi, maka akan tampak halaman pembuka seperti gambar di bawah ini. HALAMAN UTAMA APLIKASI (MENU UTAMA) Gb. Halaman Pembuka Utama Menu Gb. Halaman Menu Utama

5 Halaman utama aplikasi ini, merupakan tampilan utama saat login berhasil atau dapat diakses secara berulang di menu Home. Secara umum menu dibagi menjadi beberapa bagian atau modul, yaitu : Bagian Permohonan Izin Merupakan bagian layanan pengajuan izin atau pendaftaran izin, baik baru ataupun perpanjangan. Bagian Informasi Izin Dalam Proses Merupakan bagian layanan yang akan memberitahukan izin dalam tahap sedang diproses oleh Operato Disdik. Pada bagian ini pemohon dapat melakukan koreksi apabila diminta oleh operator atau dapat dilakukan cetak tanda terima sampai sebelum SK disahkan. Bagian Arsip Merupakan bagian terakhir dari sebuah proses, tahapan dimana data yang pernah disampaikan dan pengesahannya menjadi database arsip, sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat diakses kembali dengan mudah. Bagian Informasi Bagian ini berisi informasi umum yang diperlukan yang diposting oleh pihak Disdik Jawa Timur. Tracking Status Izin Merupakan bagian untuk proses izin dan statusnya. memudahkan pemohon dalam mengontrol/mengetahui tahapan BAGIAN PERMOHONAN IZIN Pada tahap ini merupakan kegiatan permohonan izin untuk diinputkan kedalam sistem aplikasi. Tahap ini dilakukan oleh pemohon sendiri dengan identitas waktu pembuatan akun.

6 Tahap ini meliputi : 1. Tahap 1 (Pemilihan Jenis Izin) Memilih izin yang akan diajukan. Pada tahap ini juga akan menyimpan data awal atau data Pemohon yang pernah digunakan jika sudah ada sebelumnya, sehingga pemohon tidak perlu input lagi, selanjutnya klik untuk melanjutkan. 2. Tahap 2 (Isi Data Pemohon) Mengisi data pemohon jika belum ada pemohon sebelumnya. Isi dengann lengkap, kemudian lanjutkan ditahap berikutnya. 3. Tahap 3 (Pengisian Dataa Izin)

7 Isi data izin selengkap-lengkapnya dan disamping kanan terdapat daftar berkas yang dipersyaratkan, siapkan dokumen dalam bentuk scan dalam format pdf paling besar 10Mb. Setelah data lengkap, lanjutkan tahap berikutnya. 4. Tahap 4 (Upload Berkas) Setelah mengisi data izin dengan benar dan dilanjutkan, maka tampak fasilitas upload berkas, lakukan berulang sampai dengan dokumen terisi lengkap. Jika persyaratan sudah

8 terpenuhi, maka tampak kotak persetujuan untuk ditandai, dan lanjutkann untuk penyelesaiannya. Gb. Upload Berkas Gb. Persetujuan Upload Berkas 5. Tahap 5 (Izin Selesai) Tahap akhir dari permohonan izin dan pemohon akan mendapatkan informasi seperti gambar berikut.

9 Setelah permohonan selesai, maka pemohon dapat melihat status permohonannya masuk dalam ruang Izin Dalam Proses. Dari bagian ini, pemohon dapat melihat sewaktu-waktu perkembangan dari izin yang disampaikan dan pemohon dapat mencetak Tanda Terima Register sebagai tanda berkas sudah diterima untuk diproses selanjutnya. Gb. Contoh Cetak tanda terima salah satu izin. Gb. Cetak G

10 Setelah permohonan selesai, pemohon akan mendapatkan informasi tentang perhomonannya pada bagian Arsip Izin. Dari bagian tersebut, pemohon dapat melakukan cetak SK dengan sendirinya.

11 Gb. Contoh Cetak SK salah satu izin. MODUL KEAMANAN (PENGELOLAAN PASSWORD) Pada modul ini berfungsi untuk penggantian password untuk akses terhadap aplikasi ini. untuk menggunakannya, isikan data berikut: Nama User : (nama user id yang digunakan untuk login ke aplikasi ini) Password Lama : (password lamaa yang digunakan untuk login ke aplikasi ini) Passoword Baru: (password baru yang hendak untuk mengganti password lama) Kemudian tekan tombol "Rubah" maka akan ada konfirmasi jika perubahan berhasil atau tidak.

12 Gb. Form Penggantian Password Gb. Form Penggantian Password MODUL TRACKING (STATUS IZIN) Modul tracking, membantu pemohon dalam mengetahui status izin daripada izin yang dimohon. Untuk menggunakan modul ini pemohon dapat mengakses pada url atau /track. Dengan memasukkan kode pendaftaran maka akan diketahui status dan tahapan izin dari berkas yang dimohon.

13 Gb. Form Tracking Gb. Hasil Tracking

14 PENUTUP Dengan tersedianya aplikasi smarchlink sippadu isma, diharapkan secara bersama-sama akan terwujud keseragaman data dan penyajian informasi dalam pengelolaan data-data perizinan dalam kondisi yang cepat, tepat dan akurat. Aplikasi tidak berhenti sampai disini, namun masih memerlukan modul-modul tambahan guna meningkatkan fungsi aplikasi lebih optimal yang dapat membantu percepatan instansi dalam membantu peningkatan kinerja, transparansi dan akuntable.