PENGARSIPAN FILE ADMINISTRASI PADA BIRO AKADEMIK DENGAN MODEL WEBBASE SYSTEM APLICATION (Studi Kasus di STT Ibnu Sina Batam )

Transkripsi

1 IJCCS ISSN: PENGARSIPAN FILE ADMINISTRASI PADA BIRO AKADEMIK DENGAN MODEL WEBBASE SYSTEM APLICATION (Studi Kasus di STT Ibnu Sina Batam ) Hanafi 1, Nurdiana 2 Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknik Ibnu Sina 1 hanafi@stt-ibnusina.ac.id, 2 nurdianastt@gmail.com Abstrak Pengarsipan file berbasis webbase sistem aplication pada biro administrasi akademik dan kemahasiswaan sekolah tingkat tinggi teknik ibnu sina batam ini merupakan proses alih media dari pengarsipan file yang dilakukan secara manual dengan lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Berdasarkan observasi, pengarsipan masih dilakukan secara konvensional, hal ini memberikan kesulitan tersendiri karena membutuhkan waktu yang lama dalam hal pengarsipan file administrasi. Pengarsipan file elektronik berbasis web yang dirancang menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan database MySQL dan pemodelan sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Arsip elektronik ini berfungsi sebagai sarana mengarsipkan administrasi dalam bentuk file surat masuk dan surat keluar di STT Ibnu Sina Batam. Kata Kunci : Pengarsipan Elektronik, Administrasi Akademik, Berbasis WEB Abstract File archiving based on webbases aplication system at academic administration bureau and high school student affair technique of ibn sina batam this is process of media transfer from file archiving done manually with sheet of paper into electronic sheet. Based on observation, archiving is still done conventionally, this gives its difficulties because it takes a long time in terms of archiving administrative files. Web-based electronic file archiving designed using PHP programming language with MySQL database and system modeling using Data Flow Diagram (DFD). This electronic archive serves as a means of archiving the administration in the form of incoming and outgoing mail files at STT Ibnu Sina Batam. Keywords: Electronic Archiving, Academic Administration, WEB-Based A 1. PENDAHULUAN dministrasi merupakan salah satu tolak ukur berkembangnya suatu organisasi dengan pesat. Administrasi berkaitan erat dengan pengolahan data yang saat ini sesuai dengan perkembangan teknologi yang kerap dikenal dengan Pengarsipan Elektronik yang mempunyai peran agar dapat membantu dalam menyelesaikan per-masalahan yang sering terjadi seperti pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Dengan adanya teknologi yang saat ini sangat begitu sering digunakan oleh masyarakat adalah Teknologi Berbasis Web yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja sehingga memberikan kemudahan bagi pengguna. Berbagai bidang pekerjaan, per-kantoran, dunia pendidikan, khususnya kampus Sekolah Tinggi Teknik Ibnu Sina Batam, bentuk pengelolaan file masih dilakukan secara konvensional, yaitu berkas diarsipkan dalam suatu map dan disimpan dilemari arsip, apabila dibutuhkan berkas akan sulit untuk didapatkan. Hal ini memberikan kesulitan tersendiri karena membutuhkan waktu yang lama. Biasanya terkendala dalam hal pencarian surat-surat yang masuk. Surat keluar ialah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditanda-tangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain (Wursanto, 2014). Jenis surat Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggara-an kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan

2 50 ISSN: admini-strasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah. Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksana-an, penyelenggaraan kehidupan kebangsa-an pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (Nawawi, 2010). Dengan adanya arsip elektronik seharusnya hal demikian tidak perlu terjadi lagi dan sudah sewajarnya dalam dunia pendidikan menggunakan teknologi untuk mengolah data agar tersistematis. 2. METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan metode penelitian eksperimen dengan mem-bandingkan dua kondisi dimana sebelum-nya arsip masih menggunakan cara konvensional yaitu berkas diarsipkan dalam suatu map dan disimpan dilemari arsip, selanjutnya akan diberikan per-lakuan alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner. Pengumpulan data dilakukan dengan metode: wawancara; kepustakaan; dan observasi Data yang dikumpulkan baik itu data primer seperti: Statuta STT Ibnu Sina Batam; SOP Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan; Data-data yang di arsipkan seperti Ijazah Kelulusan Perguruan Tinggi, dll. Dan juga data sekunder maupun data tujuan untuk memperoleh data yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan sistem yang akan dirancang seperti: skripsi, jurnal, dan buku referensi lainnya. Beberapa tahapan yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu: 1. Data Flow Diagram (DFD) 2. Merancang interfae/antarmuka 3. Merancang database 4. Merancang tabel relasi 5. Implementasi Program 1. HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan observasi yang dilakukan di Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan di Sekolah Tinggi Teknik Ibnu Sina Batam, kebutuhan sistem yang diperlukan antara lain sebagai berikut : 1. Mempelajari aliran sistem dari setiap bagian yang ada dalam proses pengarsipan. 2. Sistem yang dapat dibuat untuk mempermudah dalam pengarsipan yang sistematis. 3. Sistem yang dibuat untuk dapat menyimpan dokumen yang akan diarsipkan seperti surat masuk, surat keluar, dokumen dosen, dokumen mahasiswa yang beralih media dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik dengan proses konversi. Semua data yang ada didalam sistem akan dikemas dalam suatu basis data, kemudian dideskripsikan ke dalam Data Flow Diagram (DFD), Relasi Database. April 2017 Vol. 2 No. 1 ISSN :

3 IJCCS ISSN: Gambar 1 Contex Diagram Gambar 2 Diagram Level 0 Gambar 3 Diagram Rinci Proses 1

4 52 ISSN: Gambar 4 Diagram Rinci Proses 2 akses accessid acc_id action_1 action_2 action_3 action_4 action_5 action_6 action_7 action_8 action_9 action_10 action_11 action_12 deleted admin acc_id acc_user acc_pass acc_nama level acc_notes acc_group acc_created acc_lastupdate log id logip logtime logurl logaction logdesc loguser parameter suratkeluar suratmasuk statussurat id name description groups notes deleted dt_created dt_updated idsuke sk_tglterima sk_noagenda sk_tglkeluar sk_tglkirim sk_pengirim sk_penyerah sk_penerima sk_jeniskirim sk_noresi sk_tglresi sk_bagian sk_perihal sk_filesurat idsurat tglmasuk_su perihal_su asal_su tujuan_su penerima_su no_agendasurat tglcreate nosurat_su filesurat_su id idsurat acc_id noagenda tglditerima tgldisposisi isidisposisi pendisposisi tindaklanjut Gambar 5 Relasi Tabel April 2017 Vol. 2 No. 1 ISSN :

5 IJCCS ISSN: HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Halaman Login Halaman login dapat diakses admin serta untuk pengarsipan surat masuk dan keluar pada STT Ibnu Sina Batam Gambar 6 Form Login 2. Halama Utama Menu utama merupakan tampilan awal ketika para pengunjung web sistem Arsip Elektronik ingin menggunakannya Gambar 7 Menu Utama 3. Halaman Surat Masuk Halaman ini berisikan data inputan surat masuk pada system Arsip Elektronik STT Ibnu Sina Batam

6 54 ISSN: Gambar 8. Tampilan Menu Surat Masuk 4. Halaman surat keluar Halaman ini berisikan data inputan surat keluar pada sistem Arsip Elektronik STT Ibnu Sina Batam Gambar 9 tampilan Menu Surat Keluar. 4. SIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian diatas terdapat beberapa kesimpulan yaitu : 1. Aplikasi Pengarsipan Elektronik Berbasis Web dengan model system application dirancang dengan menggunakan bahasa pemprograman PHP dan database MySQL. Aplikasi ini menghasilkan laporan arsip Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. 2. Dengan adanya Aplikasi Pengarsipan Elektronik Berbasis Web dengan model system application, dapat memudahkan Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan di Sekolah Tinggi Teknik Ibnu Sina Batam dalam melakukan pengarsipan dan pencarian surat masuk, surat keluar, data mahasiswa dan data dosen. April 2017 Vol. 2 No. 1 ISSN :

7 IJCCS ISSN: DAFTAR PUSTAKA [1] Nawawi. (2010). Penerapan Sistem Kearsipan Pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat. Jurnal Eksis: Politeknik Negeri Samarinda. [2] Saputra, K. A & Famukhit. (2014). Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Keluar Pada MTs Guppi Jetiskidul. Indonesian Journal on Networking and Security. [3] Wursanto. (1991). Pembimbing Administrasi dan Surat-Menyurat. Yogyakarta.