SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DENGAN METODE EFS BERBASIS WEB PADA KANTOR PENGADILAN AGAMA KUDUS

Transkripsi

1 LAPORAN SKIRPSI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DENGAN METODE EFS BERBASIS WEB PADA KANTOR PENGADILAN AGAMA KUDUS MOHAMMAD ZAENURI NIM DOSEN PEMBIMBING : MUHAMMAD ARIFIN, M.KOM NANIK SUSANTI, M.KOM FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS MURIA KUDUS KUDUS 2016

2 ii

3 iii

4 iv

5 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DENGAN METODE EFS BERBASIS WEB PADA KANTOR PENGADILAN AGAMA KUDUS Nama mahasiswa : Mohammad Zaenuri NIM : Pembimbing : 1. Muhammad Arifin, M.Kom 2. Nanik Susanti, M.Kom RINGKASAN Penelitian skripsi dengan judul Sistem Informasi Manajemen Arsip Dengan Metode Electric Filling System Berbasis Web Pada Kantor Pengadilan Agama Kudus. telah menganalisa permasalahan yang ada dalam pengelolaan Kearsipan. Pengelolaan Sistem Kearsipan pada Pengadilan Agama saat ini mengolah data arsip aktif dan inaktif dengan masih menggunakan sistem arsip manual dengan siklus tahap kearsipan yang menggunakan berkas pembukuan. Selain itu masalah yang lain adalah setiap proses kearsipan yang masih menggunakan metode arsip manual memerlukan banyak waktu yang di perlukan oleh karena itu perkembangan teknologi yang semakin berkembang akan lebih cocok dalam penerapan dalam sistem kearsipan yang masih manual dengan rencana bisa menerapkan sistem arsip elektronik dengan menggunakan metode Electric Filling System. Metode ini merupakan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar dari pada menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem arsip manual dan diharapkan lebih efektif karena file-file dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan. Tujuan dari penelitian skripsi ini untuk setiap proses sistem kearsipan pada Pengadilan Agama Kudus dapat dikendalikan dengan efektif dan efisien serta bisa mempermudah petugas arsip dalam mengelola berkas arsip. Dalam laporan ini penulis menggunakan metode waterfall sebagai metode pengembangan sistem, UML (Unified Modeling Language) sebagai bahasa pemodelan sistem, MySQL((Structured Query Language) sebagai database, dan PHP (Hypertext Preprocessor) sebagai bahasa pemrogaman. Kata Kunci : Sistem, Web, Electronic dan Arsip v

6 RECORDS MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM USING ELECTRONIC FILING SYSTEM WEB-BASED IN OFFICE OF KUDUS RELIGIOUS COURTS Student Name : Mohammad Zaenuri Student Identity Number : Supervisor : 1. Muhammad Arifin, M.Kom 2. Nanik Susanti, M.Kom ABSTRACT Research thesis entitled "Records Management Information System With Electric Method Filling System Web Based On Court Office of Kudus Religion," has analyzed the existing problems in the management of the Archives. Filing System Management at the Religious Court is currently processing data active and inactive records with archival systems still use manual with archival stage cycle that uses the file books. In addition another problem is that every process archival still using the archive manually requires a lot of time that is required therefore the development of emerging technology would be better suited in the application of the system of archives that are still manual with plans to implement a system of electronic records by using methods Electric Filling System. This method is a process of resource efficiency far greater than using the file management system with user archives and are expected to be more effective because the files can be searched and retrieved in a database when necessary and in a very short time. So it will greatly facilitate and accelerate the management of archives. The purpose of this thesis research for each process archival system at the Court of Kudus Religion can be controlled effectively and efficiently and can facilitate the archivist to manage the archive file. In this report the authors using waterfall method as a method of system development, UML (Unified Modeling Language) as a language modeling system, MySQL ((Structured Query Language) as the database, and PHP (Hypertext Preprocessor) as the programming language. Keywords: System, Web, Electronic and Archive vi

7 KATA PENGANTAR Segala puji bagi Allah Yang Maha Pengasih dan Penyayang yang telah melimpahkan rahmat dan kasih sayang-nya sehingga pada kesempatan kali ini penulis dapat menyelesaikan Laporan Skripsi di Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus. Penyusunan Skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Studi Sistem Informasi S-1 pada Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus. Penulis menyadari bahwa di dalam penyusunan Laporan Skripsi ini tentunya masih terdapat berbagai kekurangan, sehingga penulis akan sangat menghargai segala masukan yang berguna dari pembaca. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak Dr. Suparnyo, S.H., M.S, selaku penjabat sementara Rektor Universitas Muria Kudus. 2. Bapak Moh. Dahlan, ST.MT, selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus yang telah memberikan ijin untuk melakukan penelitian skripsi. 3. Bapak R. Rhoedy Setiawan, M. Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi S Bapak Muhammad Arifin, M.Kom, selaku pembimbing I yang telah banyak memberikan masukan selama penulis menempuh kuliah terutama saat penyusunan skripsi. 5. Ibu Nanik Susanti, M.Kom, selaku pembimbing II yang telah banyak memberikan petunjuk, nasehat, bimbingan, dan arahan hingga terselesaikannya penulisan laporan ini. 6. Bapak Drs. Sucipto, M.S.I selaku Ketua Instansi Pengadilan Agama Kudus Kelas IB yang memperbolehkan penelitian di instansi yang beliau pimpin. 7. Saudara Muhammad Arifin, S.Kom selaku Penyelia yang telah membimbing dan memberi pengarahan selama pelaksanaan penelitian dan vii

8 semua pegawai terkait yang telah memberikan data kepada penulis untuk penyusunan laporan ini. 8. Segenap dosen Universitas Muria Kudus, khususnya Program Studi Sistem Informasi yang telah mengenalkan ilmu baru kepada penulis. 9. Kedua orang tua dan saudara yang selalu mendo'akan, memberi semangat dan menguatkan hati penulis sehingga terselesainya laporan ini. 10. Kepada semua teman-teman Fakultas Teknik Program Studi sistem Informasi khususnya angkatan 2011 dan angkatan 2012 yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan saran dan motivasi dalam penulisan laporan ini penulis ucapkan terima kasih. 11. Dan semua pihak yang secara tidak langsung memberikan dukungan dan bantuannya kepada penulis dalam penyusunan laporan skripsi ini. Penulis berharap semoga langkah selanjutnya diridhoi oleh Allah SWT. Akhirnya sebagai penutup penulis berharap semoga Laporan Skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca untuk mengembangkan ilmu pengetahuan, khususnya di bidang Teknologi dan Sistem Informasi. Amin. Kudus, Agustu 2016 Penulis viii

9 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERSETUJUAN... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii PERNYATAAN KEASLIAN... iv RINGKASAN v ABSTRACT vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI ix DAFTAR TABEL xii DAFTAR GAMBAR... xiii DAFTAR LAMPIRAN... xviii BIOGARFI PENULIS... xix BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan dan Manfaat Tujuan Manfaat Metode Penelitian Metode pengumpulan data Metode pengumpulan data Kerangka Pemikiran... 7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Penelitian yang terkait Landasan Teori Pengembangan Sistem Pengertian Arsip Pengetian metode sistem dalam penataan arsip Pengertian Flowchart ix

10 2.2.5 Pengertian UML (Unified Modeling Language) Pengertian ERD BAB III METODOLOGI Objek Penelitian Analisa Sistem Lama Prosedur Arsip Masuk Prosedur Arsip Keluar I Prosedur Arsip Keluar II Analisa dan Rancangan Sistem Baru Analisa Kebutuhan Sistem Rancangan Sistem Baru Rancangan Basis Data Desain Input dan Output BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Hasil Pembahasan Tampilan Menu Login Tampilan Menu Utama Ketua PA, Panitera Kepaniteraan, Panitera Sekretariat Tampilan Menu Utama Petugas Arsip Tampilan Kelola Data User Tampilan Kelola Data Pegawai Tampilan Kelola Data Box Arsip Tampilan Kelola Data Rak Tampilan Kelola Data Ruang Tampilan Kelola Data Jenis Berkas Tampilan Kelola Data Arsip Masuk Tampilan Kelola Data Arsip Keluar Tampilan Pencarian Berkas Arsip Tampilan Laporan Data Arsip Masuk Tampilan Laporan Data Arsip Keluar Pengujian Normal dan Pengujian Abnormal Pengujian normal login x

11 4.2.2 Pengujian abnormal login Pengujian normal tambah data Pengujian normal hapus data BAB V PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xi

12 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 : Rincian Tinjauan Pustaka Tabel 2.2 : Simbol Diagram Alir Data (Flow Of Document) Tabel 2.3 : Notasi Use Case Diagram Tabel 2.4 : Notasi Class Diagram Tabel 2.5 : Notasi Sequence Diagram Tabel 2.6 : Notasi Activity Diagram Tabel 2.7 : Notasi Statechart Diagram Tabel 3.1 : Tabel Gambaran Kebutuhan Sistem, Aktor, dan Use Case Tabel 3.2 : Skenario Use Case Kelola Data Jenis Berkas Tabel 3.3 : Skenario Use Case Kelola Data Pegawai Tabel 3.4 : Skenario Use Case Kelola Data User Tabel 3.5 : Skenario Use Case Kelola Data Lokasi Arsip Tabel 3.6 : Skenario Use Case Kelola Data Box Arsip Tabel 3.7 : Skenario Use Case Kelola Data Arsip Masuk Tabel 3.8 : Skenario Use Case Kelola Data Arsip Keluar Tabel 3.9 : Skenario Use Case Laporan Tabel 3.10 : Tabel Kamus Data Tabel 3.11 : Tabel Rak Tabel 3.12 : Tabel Ruang Tabel 3.13 : Tabel Kelompok Tabel 3.14 : Tabel Box Arsip Tabel 3.15 : Tabel Pegawai Tabel 3.16 : Tabel Jenis Berkas Tabel 3.17 : Tabel Jabatan Tabel 3.18 : Tabel Berkas Perkara Masuk Tabel 3.19 : Tabel Berkas Surat Masuk Tabel 3.20 : Tabel Berkas Dokumen Masuk Tabel 3.21 : Tabel Berkas Arsip Keluar xii

13 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 : Atribut Multivalue Gambar 2.2 : Atribut Composite Gambar 3.1 : Prosedur Arsip Arsip Masuk pada Pengadilan Agama Kudus 21 Gambar 3.2 : Prosedur Arsip Berkas Surat dan Dokumen Lain Masuk pada Pengadilan Agama Kudus Gambar 3.3 : Prosedur Arsip Arsip Keluar Pertama pada Pengadilan Agama Kudus Gambar 3.4 : Prosedur Arsip Berkas Surat dan Dokumen Lain Keluar Pertama pada Pengadilan Agama Kudus Gambar 3.5 : Prosedur Arsip Arsip Keluar Kedua pada Pengadilan Agama- Kudus Gambar 3.6 : Prosedur Arsip Berkas Surat dan Dokumen Lain Keluar Kedua pada Pengadilan Agama Kudus Gambar 3.7 : Bussines Use Case Diagram Sisfo Manajemen Arsip di Pengadilan Agama Kudus Gambar 3.8 : Use Case Diagram Sisfo Manajemen Arsip di Pengadilan Agama Kudus Gambar 3.9 : Class jenis user Gambar 3.10 : Class petugas arsip Gambar 3.11 : Class jenis berkas Gambar 3.12 : Class pegawai Gambar 3.13 : Class Kepala PA, Panitera dan Panitera Kesekretariat Gambar 3.14 : Class lokasi arsip Gambar 3.15 : Class box arsip Gambar 3.16 : Class Arsip Masuk Gambar 3.17 : Class Arsip Keluar Gambar 3.18 : Class Laporan Gambar 3.19 : Class diagram Sisfo Manajemen Arsip di Pengadilan Agama- Kudus Gambar 3.20 : Sequence Diagram kelola data user xiii

14 Gambar 3.21 : Sequence Diagram kelola data jenis berkas Gambar 3.22 : Sequence Diagram kelola data pegawai Gambar 3.23 : Sequence Diagram kelola data berkas arsip masuk Gambar 3.24 : Sequence Diagram kelola data berkas arsip keluar Gambar 3.25 : Sequence Diagram laporan Gambar 3.26 : Sequence Diagram kelola data lokasi arsip Gambar 3.27 : Sequence Diagram kelola data penomeran box arsip Gambar 3.28 : Activity Diagram Login Gambar 3.29 : Activity Diagram jenis berkas Gambar 3.30 : Activity Diagram data pegawai Gambar 3.31 : Activity Diagram data arsip masuk Gambar 3.32 : Activity Diagram data arsip keluar Gambar 3.33 : Activity Diagram laporan Gambar 3.34 : Activity Diagram data lokasi arsip Gambar 3.35 : Activity Diagram data box arsip Gambar 3.36 : Statechart Diagram login user Gambar 3.37 : Statechart Diagram logout user Gambar 3.38 : Statechart Diagram tambah user Gambar 3.39 : Statechart Diagram ubah user Gambar 3.40 : Statechart Diagram hapus user Gambar 3.41 : Statechart Diagram cetak laporan Gambar 3.42 : Statechart Diagram cetak laporan Gambar 3.43 : Statechart Diagram cetak laporan Gambar 3.44 : Statechart Diagram kelola data user Gambar 3.45 : Statechart Diagram kelola data pegawai Gambar 3.46 : Statechart Diagram kelola data jenis berkas Gambar 3.47 : Statechart Diagram kelola data arsip masuk Gambar 3.48 : Statechart Diagram kelola data arsip keluar Gambar 3.49 : Statechart Diagram kelola data lokasi arsip Gambar 3.50 : Statechart Diagram kelola data penomeran box arsip Gambar 3.51 : Statechart Diagram cetak laporan Gambar 3.52 : Statechart Diagram tambah data pegawai xiv

15 Gambar 3.53 : Statechart Diagram ubah data pegawai Gambar 3.54 : Statechart Diagram hapus data pegawai Gambar 3.55 : Statechart Diagram tambah data jenis berkas Gambar 3.56 : Statechart Diagram ubah data jenis berkas Gambar 3.57 : Statechart Diagram hapus data jenis berkas Gambar 3.58 : Statechart Diagram tambah data arsip masuk Gambar 3.59 : Statechart Diagram download data arsip masuk Gambar 3.60 : Statechart Diagram hapus data arsip masuk Gambar 3.61 : Statechart Diagram tambah data arsip keluar Gambar 3.62 : Statechart Diagram hapus data arsip keluar Gambar 3.63 : Statechart Diagram tambah data lokasi arsip Gambar 3.64 : Statechart Diagram ubah data lokasi arsip Gambar 3.65 : Statechart Diagram hapus data lokasi arsip Gambar 3.66 : Statechart Diagram tambah data penomeran box arsip Gambar 3.67 : Statechart Diagram ubah data penomeran box arsip Gambar 3.68 : Statechart Diagram hapus data penomeran box arsip Gambar 3.69 : Statechart Diagram laporan Gambar 3.70 : Entitas Gambar 3.71 : Atribut Primary Key Gambar 3.72 : Relasi dan Kardinalitas Gambar 3.73 : Atribut-atribut deskriptif Gambar 3.74 : Entitas Pegawai dan Jabatan Gambar 3.75 : Entitas Berkas Perkara dan Jenis Berkas Gambar 3.76 : Entitas Berkas Perkara dan Pegawai Gambar 3.77 : Entitas Berkas Perkara dan Box Arsip Gambar 3.78 : Entitas Berkas Perkara dan Berkas Keluar Gambar 3.79 : Entitas Berkas Surat dan Jenis Berkas Gambar 3.80 : Entitas Berkas Surat dan Pegawai Gambar 3.81 : Entitas Berkas Surat dan Box Arsip Gambar 3.82 : Entitas Berkas Surat dan Berkas Keluar Gambar 3.83 : Entitas Berkas Dokumen dan Jenis Berkas Gambar 3.84 : Entitas Berkas Dokumen dan Box Arsip xv

16 Gambar 3.85 : Entitas Berkas Dokumen dan Berkas Keluar Gambar 3.86 : Entitas Box Arsip dan Rak Gambar 3.87 : Entitas Ruang dan Rak Gambar 3.88 : Relasi Tabel Gambar 3.89 : Desain Login Gambar 3.90 : Desain Menu Utama Admin Gambar 3.91 : Desain Menu Utama Ketua Gambar 3.92 : Desain Menu Utama Panitera Kepaniteraan Gambar 3.93 : Desain Menu Utama Panitera Sekretariat Gambar 3.94 : Desain Menu Kelola Data User Gambar 3.95 : Desain Menu Kelola Data Pegawai Gambar 3.96 : Desain Menu Kelola Data Jenis Berkas Gambar 3.97 : Desain Menu Kelola Data Rak Gambar 3.98 : Desain Menu Kelola Data Ruang Gambar 3.99 : Desain Menu Kelola Data Arsip Masuk Gambar : Desain Menu Kelola Data Arsip Keluar Gambar : Desain Menu Kelola Data Box Arsip Gambar : Desain Menu Pencarian Lokasi Berkas Gambar : Desain Menu Laporan Arsip Masuk Gambar : Desain Menu Laporan Arsip Keluar Gambar 4.1 : Tampilan Menu Login Gambar 4.2 : Tampilan Menu Utama Ketua PA, Panitera Kepaniteraan,Panitera Sekretariat Gambar 4.3 : Tampilan Menu Utama Petugas Gambar 4.4 : Tampilan Kelola Data User Gambar 4.5 : Tampilan Kelola Data Pegawai Gambar 4.6 : Tampilan Kelola Data Box Arsip Gambar 4.7 : Tampilan Kelola Data Rak Gambar 4.8 : Tampilan Kelola Data Ruang Gambar 4.9 : Tampilan Kelola Data Jenis Berkas Gambar 4.10 : Tampilan Kelola Data Arsip Masuk Gambar 4.11 : Tampilan Kelola Data Arsip Keluar xvi

17 Gambar 4.12 : Tampilan Pencarian Berkas Arsip Gambar 4.13 : Tampilan Laporan Data Arsip Masuk Gambar 4.14 : Tampilan Laporan Data Arsip Keluar Gambar 4.15 : Tampilan peringatan berhasil login Gambar 4.16 : Tampilan peringatan gagal login Gambar 4.17 : Tampilan peringatan sukses menyimpan data Gambar 4.18 : Tampilan peringatan hapus data berhasil xvii

18 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 : Buku Konsultasi Skripsi Lampiran 2 : Surat Pengajuan Penelitian Lampiran 3 : Biografi Penulis xviii