PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT SEBAGAI ALAT PENGENDALIAN INTERN PERUSAHAN CV. VEROTECH TECHNICAL SUPPLY DI SURABAYA

Transkripsi

1 PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT SEBAGAI ALAT PENGENDALIAN INTERN PERUSAHAN CV. VEROTECH TECHNICAL SUPPLY DI SURABAYA Dini Triatika P, Tri Lestari, Ali Rasyidi Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Bhayangkara Surabaya ABSTRAK Penelitian ini bertujuan adalah untuk mengetahui kebijakan kredit yang baik dan efektif dalam rangka mengurangi kemungkinan piutang tak tertagih pada perusahaan. Pada peneitian ini pendekatan yang digunakan oleh penulis adalah pendekatan kualitatif secara deskriptif., dimana penelitian ini menitikberatkan pada penguraian dan identifikasi masalah tentang sistem informasi kredit sebagai alat alat pengendalian intern perusahaan CV. Verotech Technical Supply dihubungkan dengan teori yang ada sehingga terjadi kesimpulan. Dari hasil analisa dan pembahasan menunjukan bahwa terdapat kelebihan dan kelemahan dalam penerapan sistem informasi akuntansi kredit dalam pengendalian internal di perusahaan CV. Verotech Technical Supply. Kelebihannya yakni, pemisahan fungsi yang jelas. Sedangkan kelemahannya adalah adanya fungsi ganda, tidak adanya fungsi kredit yang menyebabkan piutang tak tertagih sangat tinggi, pencatatan akuntansi oleh bagaian accounting hanya menggunakan jurnal umum. Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Kredit. Abstract The aim of this study was to determine the sales policy of good credit and effectively in order to reduce the possibility of bad debts on the company. In this peneitian approach used by the authors is a qualitative descriptive approach., Where this research focuses on decomposition and identification of problems concerning credit sales information system as a tool of internal control tool company CV. Verotech Technical Supply associated with the existing theory resulting conclusions. From the analysis and discussion shows that there are strengths and weaknesses in the application of accounting information system of credit sales in internal controls in the company's CV. Verotech Technical Supply. The surplus that is, a clear separation of functions. The weakness is their dual function, not their credit function that causes extremely high for doubtful accounts, the accounting records by using only this part of the accounting general ledger. Keywords: Accounting Information Systems, Credit Sales. PENDAHULUAN Pada dasarnya perusahaan didirikan untuk mencapai berbagai tujuan salah satunya adalah menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Usaha yang dilakukan pasti 38

2 memiliki kemampuan untuk menghasilkan profit dan keuntungan. penting bagi perusahaan mempelajari, karena merupakan sumber penghasilan bagi perusahaan. Dalam melaksanakan kepada para konsumen, perusahaan dapat melakukannya secara tunai atau secara kredit. Perusahaan akan lebih menyukai jika transaksi dapat dilakukan secara tunai, karena perusahaan akan segera menerima kas dan kas tersebut dapat segera digunakan kembali untuk mendatangkan pendapatan selanjutnya. Di pihak lain para konsumen umumnya lebih menyukai bila perusahaan dapat melakukan secara kredit, karena pembayaran dapat ditunda. Perusahaan akan lebih banyak melakukan secara kredit agar konsumennya tetap menjadi pelanggan mereka. Dalam transaksi kredit ini jika order pelanggan telah dipenuhi oleh pengiriman barang atau penyerahan jasa untuk jangka waktu tertentu berarti perusahaan memiliki piutang pada pelanggannya. Akan tetapi kegiatan kredit ini tidak selamanya berjalan lancar. Hal ini dikarenakan barang yang dijual oleh perusahaan tidak sesuai dengan permintaan pembeli atau terdapat kerusakan atas barang yang dikirim sehingga barang barang tersebut harus dikembalikan lagi (retur). Adanya retur ini merugikan bagi perusahaan karena piutang yang awalnya bisa ditagih penuh bisa berkurang yang juga menyebabkan berkurangnya pendapatan. Disamping itu situasi ekonomi menyebabkan sulitnya penagihan piutang. Sehingga diperlukan suatu sistem pengendalian yang baik terhadap kegiatan dan kegiatan penagihan piutangnya berjalan lancar. Salah satu sistem informasi yang memagang peranan penting dalam organisasi perusahaan adalah sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi menyangkut bagaimana organisasi perusahaan dapat merencanakan, mengkoordinasikan, menguasai atau mengontrol berbagai aktivitas yang dilaksanakan. Menurut Mulyadi (06: 3) yang menyatakan bahwa, sistem informasi akuntansi (SIA) adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan SIA merupakan bagian dari pengendalian internal yang ditetapkan oleh perusahaan. Dalam perusahaan ini, SIA sudah berjalan baik, namun pengendalian internal yang dilakukan masih sangat kurang. Masih banyak kekurangan 39

3 yang disebabkan oleh proses kredit yang dilakukan oleh CV. Verotech Technical Supply, hal ini dikarenakan tidak ada pembagian tugas yang jelas pada masing-masing fungsi. Ada beberapa fungsi yang menjalankan tugas fungsi lain. Sehingga diperlukan suatu sistem pengendalian intern yang benar, karena Pengendalian intern sangatlah dibutuhkan dalam sistem informasi akuntansi kredit dan piutang karena untuk mengurangi tingkat resiko kerugian yang akan dialami oleh perusahaan. METODE PENELITIAN Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif deskriptif., dimana penelitian ini menitikberatkan pada penguraian dan identifikasi masalah tentang sistem informasi akuntansi kredit untuk dalam menunjang pengendalian intern pada CV. Verotech Technical Supply. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Pada tahun 996, Bapak Budi Sutrisno memulai usaha yang bergerak dalam bidang alat-alat teknik dari berbagai merk. Perusahaan ini telah melayani ratusan pelanggan alat-alat teknik baik secara grosir maupun eceran. Sampai dengan akhir tahun 05 CV. Verotech Technical supply menempati bangunan ruko 3 lantai di Ruko Araya blok i-9 Jl. Suko Semolo no 78, Surabaya Interprestasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Struktur organisasi yang baik harus ada pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain sebagaimana hubungan aktifitas dan fungsi dibatasi. Hal ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan karena berhubungan lurus dengan sistem informasi akuntansi sehingga dapat memenuhi prinsip internal control. Struktur organisasi yang tepat dapat mengurangi resiko penyimpangan yang mungkin dilakukan oleh organisasi. Pola dasar struktur organisasi sebaiknya tersusun relative permanen, artinya tidak perlu selamanya mengalami perubahan. Dalam aktifitas yang dilakukan harus ada jaminan fleksibilitas, artinya aktivitas itu senantiasa dapat diperluas jangkaunnya, namun pola dasar struktur organisasi dalam perusahaan ini mengalami perubahan. Yang perlu mendapat perhatian dalam mengisi struktur oraganisasi adalah manusia yang 40

4 memiliki kompetensi yang sesuai dengan jenis tugas dalam bagian-bagian tugas atau pekerjaan pada struktur tersebut. Menurut teori mulyadi manusia mengambil peran yang penting bagi informasi. manusia dibutuhkan mengoperasikan sistem informasi. Seperti diketahui CV. Verotech Technical Supply menggunakan organisasi garis dimana pimpinan dengan karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja. Karyawan mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segaal bidang pekerjaanya dikarenakan organisasinya yang kecil. Bedasarkan struktur organisasi perusahaan tersebut sudah masih ada bagain yang belum ada di perusahaan. Disini bagian kredit sangat diperlukan karena dengan adanya fungsi kredit perusahaan akan mengetahui status kredit pelanggan. Sebelum adanya fungsi bagain kredit, piutang yang tak tertagih pada CV.verotech ini sangat tinggi, dikarenakan belum adanya fungsi kredit. Diperkuat pendapat Mulyadi bahwa Fungsi ini dibawah fungsi keuangan. Yang dalam transaksi kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit. Jika penolakan pemberian kredit sering terjadi, penegcekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi mengisi surat order. Berikut ini gambar struktur organisasi yang baru: Berdasarkan hasil penelitian tersebut terdapat kesesuaian dan kelemahan dari sistem kerdit CV. Verotech Technical Supply yaitu :. Kesesuaian sistem kredit CV. Verotech Technical Supply. a. Sistem penjulan kredit pada CV. Verotech Technical Supply terdapat pemisahan fungsi yang jelas yakni fungsi, fungsi pengiriman, fungsi gudang, fungsi akuntasni, fungsi kredit. b. Setiap fungsi yang memegang dokumen wajib mengotorisasi pemakain dokumen tersebut supaya transaksi yang terjadi dapat dipertanggung jawabkan. c. CV. Verorotech Technical Supply melakukan rotasi jabatan setiap tahun sesuai keahliannya. Raotasi jabatan ini dimaksudkan untuk mengembangkan keahlian tiap pegawai dan meminimalkan terjadinya persengkongkolan anatar pegawai.. Kelemahan sistem kredit CV. Verotech technical Supply. a. Adanya fungsi ganda yaitu fungsi pengiriman dan penagihan, hal ini dikarenakan kurangnya sumber daya manusia pada CV. Verotech Technical Supply. 4

5 b. Tidak adanya bagian kredit yang megotorisasi faktur. Hal ini membuat piutang tak tertagih sangat tinggi. c. Pencatatan akuntansi oleh bagian accounting hanya menggunakan jurnal umum, belum memakai jurnal khusus seperti jurnal dan jurnal penerimaan kas. Pencetakan laporan di CV. Verotech technical Supply hanya dapat dilakukan oleh manager yang memiliki kewenangan untuk dapat melakukan laporan. Berikut ini narasi kredit. :. Pelanggan mengirimkan surat order barang ke bagian. Setelah itu menerima surat order barang dari pelanggan, bagian membuat dan mendatangani fakur yang dirangkap 3, lembar pertama untuk kebagian kredit dan lembar kedua untuk bagian pengiriman, sedangkan lembar ketiga untuk bagian gudang.. Dari faktur pertama diterima oleh bagian kredit, setelah faktur diterima oleh bagian kredit, bagian kredit akan melihat status kredit dari pelanggan. Jika pemberian kredit disetujui oleh bagian kredit, maka bagian kredit akan mengotorisasi kredit pada faktur. Setelah itu faktur pertama dikirim ke bagian piutang. 3. Dari faktur lembar ketiga yang diterima dari bagian gudang, bagian gudang menyiapkan barang yang diorder dan mencatat ke buku catatan barang. Kemudian barang tersebut diserahkan ke bagian pengiriman. ketiga diberikan kembali ke bagian untuk diarsipkan. 4. Barang dari bagian gudang dan faktur dari bagian, dicek apakah sudah sesuai apa belum, jika sesuai, bagian pengiriman membuat surat jalan. Jika barang belum sesuai maka akan dikembalikan kebagian gudang kembali. 5. Setelah faktur kedua dan surat jalan rangkap ditandatangani oleh customer, faktur lembar kedua diberikan kepada customer sedangkan faktur lembar pertama diberikan kepada bagian akuntansi. Surat jalan lembar kedua diberikan kepada bagian gudang untuk diarsip emnurut tanggal dan lembar pertama diberikan kepada bagian. 4

6 6. Pada bagian piutang, faktur pertama dari bagian kredit dan faktur lembar ketiga dari bagian gudang, bagian piutang mencatat ke catatan kemudaian surat jalan beserta faktur diarsip urut tanggal jatuh tempo sampai pelanggan melunasi pembelian tersebut. 7. Bagian piutang mengecek faktur dengan kartu gudang. Kemudian diberikan kebagian akuntansi untuk di diarsip. 8. Setelah menerima faktur dari bagian piutang, bagian akuntansi mencatat ke jurnal. 43

7 Bagian Bagian kredit Bagian Gudang Bagian Pengiriman Surat Order mulai Menyiapka n faktur + TTD Penjualan 3 Penjualan Memeriksa status Memberi otorisassi kredit Penjualan 4 Cek kartu gudang 3 Menyiap kan barang Brg +SJ + FP dicek 3 Menyiap kan surat jalan Surat Jalan 4 Mencatat + konfirmasi pelanggan 3 5 Kartu gudang 6 surat jalan pelanggan Pelanggan TTD SJ + FP surat jalan pelanggan Sumber : Peneliti (06) Gambar. Bagan Alir Penjualan Kredit CV. Verotech Technical Supply 44

8 Bagian piutang Bagian Akuntansi Kartu gudang Jurnal Pengecek an ;piutang selesai Kartu gudang 4 Sumber : Peneliti (06) Gambar. Bagan Alir Penjualan Kredit CV. Verotech Technical Supply SIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dan pembahsan mengenai analisis penerapan sistem informasi akuntansi kredit dalam menunjang efektivitas pengendalian internal perusahaan pada CV. Verotech technical Supply, diproleh simpulan sebagai berikut : a. Tidak adanya fungsi kredit didalam struktur organisasi perusahaan CV.Verotech Technical Supply untuk mengotorisasi status kredit pelanggan. b. Pengiriman yang dilakukan oleh kurir dirasa tepat waktu oleh pihak manajemen, namun juga melakukan penagihan yang dapat dikatakan rangkap tugas. c. Pencatatan akuntansi oleh bagian accounting hanya menggunakan jurnal umum, belum memakai jurnal khusus seperti jurnal dan jurnal penerimaan kas 45

9 SARAN Bedasarkan permasalahan-permasalahan penjaualn kredit yang ditemukan pada tahap monitoring, penulis mencoba memeberi beberapa saran sebagai berikut : a. Melakukan perekrutan pegawai yang berkualitas sehingga tidak terjadi kekurangan pegawai dan setiap fungsi dijalankan minimal satu orang pegawai. Hal ini bertujauan untuk meningkatkan konsentrasi dan tanggung jawab setiap pegawai dalam menjalankan setuap fungsi yang ada sehingga pekerjaan yang dilakukan dapat memiliki hasil yang lebih maksimal. b. Pencatatan akuntansi oleh bagian accounting sebaiknya tidak hanya menggunakan jurnal umum saja, tetepi juga menggunakan jurnal khusus seperti jurnal untuk mencatat transaksi kredit dan jurnal kas masuk untuk mencatat transaksi tunai. Hal ini bertujuan untuk lebih memudahkan perusahaan dalam mencatat dan mengetahui besar pemasukan dan pengeluaran kas. c. Ditambahkan fungsi kredit didalam strkutur organisasi perusahaan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengirimansebelum ke fungsi memproleh otorisasi dai fungsi kredit. Namun, tembusan kredit harus dikirimkan ke fungsi kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dari fungsi tersebut. DAFTAR PUSTAKA Agus, Mulyanto, 009, Sistem Informasi Konsep Dan Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar. Agoes, Sukrisno, 0. Bunga Rampai Auditing. Edisi Kedua. Jakarta: Salemba Empat. Agoes, Sukrisno, 0. Auditing. Edisi Keempat. Jakarta : Salemba Empat. Azhar, Susanto, 009, Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya. Dimas, 06, Mulyadi. 06. Sistem Akuntansi. Edisi Ke Empat, Salemba Empat, Jakarta. Mustakini, Yogiyanto Hartono (0), Sistem Informasi Teknologi, Yogyakarta Andi Offset. Romney, Marshall B. & Pal Jhon Steinbart, 04, Accounting Information System, Eleventh Edition, Prentice Hall. 46

10 Swasta Basu dan Irawan, 006. Manajemen Pemasaran Modern. Yogyakarta : Diberty. Soemarso SR, 009, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Kelima, Buku Dua, Salemba Empat, Jakarta. Sugiyono, 03. Metode Penelitian Bisnis. Bandung : Alfabeta. Sumarsan, Thomas, 00. Sistem Penegndalian Manajemen. Edisi Pertama. Jakarta : PT. Indeks. Wikipedia, 06, 47