PERAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PIMPINAN PADA SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG TUGAS AKHIR. Program Diploma III Administrasi Perkantoran

Transkripsi

1 PERAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PIMPINAN PADA SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Diploma III Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Semarang Disusun Oleh : Diah Kumalasari PROGRAM STUDI DIPLOMA III ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG 2017

2 I HALAMAN PENGESAHAN Judul Tugas Akhir : Peran Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Pada Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro Semarang Nama Penyusun : Diah Kumalasari NIM : Jurusan/Program Studi : DIII Administrasi Perkantoran Dinyatakan sah sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program Diploma III Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Semarang. Semarang, September 2017 Dekan, Wakil Dekan I Dr. Sunarto, M.Si Dr. Hedi Pudjo Santosa, M.Si NIP NIP DosenPembimbing : 1. Dra. Susi Sulandari, M.Si (...) NIP DosenPenguji : 1. Dra. Maesaroh, M.Si (...) NIP Dra. Susi Sulandari, M.Si (...) NIP

3 II SURAT PERNYATAAN KEASLIAN Saya yang bertanda tangan dibawahini : Nama : Diah Kumalasari NIM : Fakultas Program Studi : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : DIII Administrasi Perkantoran Dengan ini menyatakan bahwa Tugas Akhir yang saya susun dengan judul : Peran Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Pada Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro Semarang Adalah benar-benar hasil karya saya sendiri dan bukan merupakan saduran atau jiplakan karya orang lain. Teks yang bukan karya saya, dicantumkan dengan mengutip / mencantumkan sumber asal kutipan (citasi) orang lain. Apabila kemudian hari pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademis yang berlaku (dicabut predikat kelulusan dan gelar kesarjanaannya). Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya, untuk dapat dipergunakan bila mana diperlukan. Semarang, September 2017 Pembuat Pernyataan, Diah Kumalasari

4 III MOTTO 1. Sesungguhnya Allah SWT tidak akan mengubah keadaan suatu kaum sehingga mereka mengubah keadaan pada diri mereka sendiri. (Q.S. Al-Ro ad:11) 2. Kenalilah Allah disaat lapang, niscaya Allah akan mengenalmu disaat sempit. (HR. Ar Tirmidzi) 3. Orang yang berhasil akan mengambil manfaat dari kesalahan-kesalahan yang ia lakukan, dan akan mencoba kembali untuk melakukan dalam suatu cara yang berbeda. (Dale Carnegie)

5 IV PERSEMBAHAN Tugas Akhir ini saya persembahkan kepada : 1. Kedua orang tuaku bapak, alm.ibu, mas, mbakku tercinta dan seluruh keluarga besarku yang selalu membuatku semangat. 2. Teman yang selalu mendengarkan curhatku dan memberikan solusi farah, teman suka dan duka naumy, eka, safiera, chusnul, sri utari dan zuly yang akan membuat rindu suatu hari nanti. 3. Semua teman - teman DIII Administrasi Perkantoran angkatan 2014.

6 V ABSTRAK Nama : Diah Kumalasari Nim : Judul : Peran Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Pada Sekolah VokasiUniversitas Diponegoro Semarang Program studi : DIII Administrasi Perkantoran. Penelitian ini dilakukan pada Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro Semarang. Permasalahan yang akan diteliti yaitu diskripsi mengenai peran sekretaris dan hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan peran sekretaris. Penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan menggunakan data kualitatif untuk mengetahui peran sekretaris dalam membantu pimpinan pada Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro. Penulis menggunakan teknik observasi dan wawancara pada proses pengumpulan data. Narasumber penelitian yaitu Pimpinan Sekolah Vokasi UNDIP, Sekretaris Sekolah Vokasi UNDIP, karyawan Sekolah Vokasi UNDIP. Hasil penelitian ini menujukkan bahwa peran sekretaris dalam membantu pimpinan Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro untuk kegiatan peran sekretaris terhadap pimpinan, peranan sekretaris penjaga/beranda, peranan sekretaris sebagai penjaga rahasia, dan peran sekretaris dalam mengelola informasi dinilai sudah baik. Namun ada beberapa kendala dalam melaksanakan peranan sekretaris sebagai asisten yaitu dalam menangani surat dan penerimaan telepon. Saran yang dapat penulis sampaikan dalam penelitian ini yaitu dalam menangani dan memproses surat keluar tidak bersifat rahasia untuk ditandatangani pimpinan, apabila atasan tidak ada ditempat, maka sebaikanya dalam penandatangannya dapat diserahkan kepada wakil dekan yang ada. Dan perlu adanya penambahan alat komunikasi seperti telepon kantor untuk digunakan khusus sekretaris pimpinan. Kata kunci : Peran, Sekretaris Disetujui oleh, Dosen Pembimbing Dra. Susi Sulandari, M.Si NIP

7 VI ABSTRACT Name : Diah Kumalasari NIM : Final Project Title : Secretary Role in Order to Assisting Leaders at Vocation School Diponegoro University Semarang Study Major : DIII Office Administration This research was conducted in Vocational School in the University of Diponegoro. The matter will be examined, namely the role of the Secretary and the obstacles encountered in implementing the role of Secretary. The author uses this type of descriptive study using qualitative data to figure out the role of the Secretary in assisting the leadership at the Vocational School in the University of Diponegoro. The author uses the observation techniques and data collection process at the interview. Tutor students in School Leadership i.e. research UNDIP, Secretary of the Vocational School in the University of Diponegoro, employees of Vocational School in the University of Diponegoro. The result of this research shows that the role of the Secretary in assisting students in Vocational School in the University of Diponegoro for activities against the leadership of the Secretary's role, the role of the Secretary-General/Home Guard, the role of the Secretary as the keeper of secrets, and the role of the Secretary in managing the information assessed was already good. But there are some constraints in performing the role as Assistant Secretary, namely in dealing with mail and telephone reception. The suggestion that the author can convey in this study that is in handling and processing outgoing mail is not confidential for signed the leadership, when there is no supervisor available, then sebaikanya in the signatories can be submitted to the Vice Dean. And the need for the addition of communications tools such as office phone to use the Special Secretary of the leader. Keywords: Secretary, Role Approved by, Supervisor Dra. Susi Sulandari, M.Si NIP

8 VII KATA PENGANTAR Puji syukur dipanjatkan atas kehadirat ALLAH SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya sehingga Tugas Akhir yang berjudul : Peran Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Pada Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro Semarang dapat terselesaikan dengan lancar dan tepat waktu. Penulis menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar - besarnya kepada : 1. Bapak Dr. Drs. Sunarto, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Semarang. 2. Ibu Dra. Hesti Lestari M.S selaku Ketua Program Studi Diploma III Administrasi Perkantoran. 3. Ibu Dra. Dewi Rostyaningsih, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. 4. Ibu Dra. Susi Sulandari, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dengan sangat sabar. 5. Ibu Dra. Maesaroh, M.Si selaku Dosen Wali yang telah memberikan masukan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 6. Prof. Dr. Ir. Budiyono, M.Si selaku Dekan Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro yang telah menjadi informan, serta memberikan semangat kepada penulis. 7. Mb Widya selaku sekretaris Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro Semarang yang telah membantu penulis untuk menjadi informan, serta memberikan ilmu dan pengalaman kepada penulis.

9 VIII 8. Bapak dan Ibu pegawai Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro Semarang yang telah mendukung dan memberikan banyak doa untuk penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir. 9. Bapak dan Ibu Staff Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Semarang yang telah banyak membantu penulis selama kuliah. 10. Serta semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak terdapat kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun Tugas Akhir ini. Akhirnya penulis mengucapkan terimakasih dan semoga Tugas Akhir ini memberi manfaat dan kebaikan bagi pembaca yang membutuhkan. Semarang, September 2017 PENULIS DAFTAR ISI

10 IX HALAMAN PENGESAHAN... I SURAT PERNYATAAN KEASLIAN... II MOTTO... III PERSEMBAHAN...IV ABSTRAKSI...V ABSTRACT...VI KATA PENGANTAR...VI DAFTAR ISI... VIII BAB I... 1 PENDAHULUAN LATAR BELAKANG POKOK PERMASALAHAN TUJUAN DAN MANFAAT PENILITIAN Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian DASAR TEORI Administrasi Perkantoran Peran Organisasi Pengertian Sekretaris... 12

11 X Peran Sekretaris Tugas Sekretaris Tanggung Jawab Sekretaris Metode Penelitian Focus dan Locus Tipe Penelitian FENOMENA PENELITIAN Teknik Pengumpulan Data Teknis Analisa Data Sistematika Penulisan BAB II GAMBARAN UMUM SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG Gambaran Umum Lokasi Penelitian Sejarah Singkat Lokasi Penelitian VISI DAN MISI SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS DIPONEGORO VISI MISI : Struktur Organisasi BAB III PENYAJIAN TEMUAN PENELITIAN... 47

12 XI 3.1 PERAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PIMPINAN PADA SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG Peran sekretaris terhadap pimpinan Peran sekretaris sebagai penjaga/beranda Pearan sekretaris dalam mengelola informasi surat masuk Peran sekretaris sebagai asisten pribadi Peran sekretaris sebagai pemegang rahasia Peran sekretaris sebagai penasehat Peran sekretaris sebagai penghubung/humas Tanggung Jawab Sekreatris Hambatan yang Dihadapi Sekretaris BAB IV PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN DAFTAR GAMBAR

13 XII Gambar Keterkaitan antara Fungsi Pimpinan, Sekretaris, dan Pegawai dalam lingkungan organisasi 11 Gambar struktur organisasi sekolah vokasi universitas diponegoro 41

14 XIII DAFTAR TABEL Tabel Jumlah Pegawai Menurut Golongan Pada Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro Grafik Seluruh Pegawai Sekolah Vokasi Berdasarkan Golongannya 35 Tabel Jumlah Pegawai Menurut Pendidikan Pada Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro Tabel Jumlah Pegawai Menurut Masa Kerja Pada Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro 38