BAB-I DATABASE DAN MENGENAL MICROSOFT ACCESS

Transkripsi

1 BAB-I DATABASE DAN MENGENAL MICROSOFT ACCESS 1.1. Sekilat tentang Database Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan pernah terlepas dari data. Misalnya saja data tentang mahasiswa, dosen, akademik, keuangan, stock barang, karyawan, gaji, pasien, dan lain sebagainya. Agar data lebih bermanfaat, maka data harud diorganisasikan dalam suatu file datababase. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer, dibutuhkan suatu Sistem Manajemen Database (DBMS). Dengan sistem manajemen database, kita dapat menambah mengedit, menghapus, mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan Anda inginkan dan membuat laporan bagi data tersebut Pengertian Database Database atau biasa disebut basis data adalah sekumpulan data atau informasi yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain, di mana Anda mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut, baik untuk menambah, mengganti, mengedit, menghapus data dalam tabel-tabel tersebut. Lebih sederhananya pengertian Database merupakan kumpulan dari informasi yang disimpan dalam komputer dan saling berhubungan satu sama lain secara sistematik. Database ini dikelola dan dapat digunakan untuk keperluan tertentu Tingkatan Database Ada beberapa tingkatan Database yang perlu diketahui pada saat nanti Anda bekerja di dalam program Access, antara lain : Database File Record Field Character Microsoft Access 2010 plus SQL 1

2 a. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis. b. Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan tersimpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record sekaligus. c. Field merupakan temapat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel. d. Character merupakan bagian data terkecil yang berjenis huruf, angka (numeric) atau karakter khusus yang membentuk sutau item data/field. Field Record 1.2. Mengenal Microsoft Access Microsoft Access merupakan program database yang cukup populer, mudah digunakan, berorientasi visual dan berbasis Windows serta dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain terutama Visual Basic. Dengan Microsoft Access, Anda dapat membuat dan memodifikasi tabel, formulir entri data, query, laporan dan mengelola database dengan cara mudah dan cepat. Pada saat Anda membuka maupun membuat database baru, maka akan tampak tampilan Microsoft Access 2010 seperti berikut : Quick Access Toolbar Tab Ribbon Title Bar Menu File Navigation Pane Group Jendela Datasheet View Record Aktif Status Bar Microsoft Access 2010 plus SQL 2

3 1.3. Fitur-Fitur Microsoft Access 2010 Pada Microsoft 2010, di mana terdapat fitur-fitur baru yang tidak terdapat pada versi Microsoft Access sebelumnya, antara lain : a. Calculated untuk jenis data (Data Type) pada Table Design. Pada saat pembuatan tabel, Anda dapat memasukkan rumus (expression) yang pada versi sebelumnya tidak dapat membuat atau menambahkan rumus dan hanya bisa dilakukan pada Query, Control, Macro maupun Code VBA misalkan field TOTAL = UNIT * HARGA b. Navigation Control. Access 2010 memiliki fitur kontrol navigasi baru, yang memungkinkan Anda dengan cepat menambahkan navigasi dasar untuk aplikasi database, dan ini sangat membantu jika Anda membuat database Web. Dengan menambahkan kontrol Navigasi ke halaman "Home" dari aplikasi Anda, pengguna dapat dengan cepat beralih antara form dan laporan dengan menggunakan antarmuka, intuitif tab, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut: c. Web Database Access 2010 memiliki cara baru untuk menggunakan aplikasi database ke server SharePoint sebagai database Web. Hal ini memungkinkan Anda dan rekan kerja Anda untuk menggunakan database dalam browser Web, atau dengan menggunakan Access 2010 untuk membukanya dari situs SharePoint. Jika Anda merancang database untuk web-kompatibel, dan memiliki akses ke server yang menjalankan SharePoint Layanan Access, Anda dapat mengambil keuntungan dari metode penyebaran baru. d. Data Macros. Mirip dengan "pemicu" dalam Microsoft SQL Server, macro Data memungkinkan Anda untuk melaksanakan tugas pemrograman setiap kali data yang diubah dalam sebuah tabel. Anda dapat melampirkan macro langsung ke event tertentu, seperti After Insert, After Update, atau Before Change, atau Anda dapat membuat macro mandiri data yang disebut dari Event. e. Dan fitur-fitur lainnya. Microsoft Access 2010 plus SQL 3

4 1.4. Object Database Access Terdapat beberapa objek database yang terdapat pada Microsoft Access 2010, antara lain : a. Tables, adalah objek database yang digunakan sebagai sarana untuk menyimpan data yang telah diolah. b. Queries, adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan, menyunting dan menyaring suatu data sesuai dengan kriteria yang diinginkan serta dapat memasukkan suatu expresi. c. Form, adalah objek database yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit data atau informasi yang ada dalam suatu database dengan menggunakan bentuk tampilan formulir. d. Report, adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan data atau informasi dalam bentuk laporan. e. Macros, adalah rangkaian perintah yang dapat disimpan dan dijalankan secara otomatis, misalnya membuka form, mencetak laporan di layar, dan lain-lain. f. Moduls, adalah program kecil atau procedur yang kegunaannya adalah untuk perancangan modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut Menjalankan Program Microsoft Access 2010 Untuk menjalankan atau mengaktifkan progam Microsoft Access 2010, dapat dilakukan dengan beberapa cara : a. Klik tombol Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Access 2010 b. Atau klik dua kali icon Microsoft Access pada jendela desktop, sehingga muncul tampilan jendela Microsoft Access Microsoft Access 2010 plus SQL 4

5 1.6. Membuat File Database Untuk membuat file database baru, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : a. Pilih Blank Database b. Klik tombol Browse, hingga muncul jendela File New Database c. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di Data D: atau Data E:, lalu buat folder Nama dan kelas Anda d. Pada File Name, ketik MODUL-1, higga kembali ke tampilan semula e. Klik tombol Create Microsoft Access 2010 plus SQL 5

6 1.7. Membuka File Database Untuk membuka atau mengaktikan file database yang telah Anda buat sebelumnya pada data kerja, dapat dilakukan dengan langkah berikut : a. Klik menu File, Open, hingga muncul jendela Open b. Pindahkan letak direktori di mana data tersebut disimpan, lalu pilih nama filenya c. Klik tombol Open d. Atau klik menu File, Recent, untuk membuka file database yang telah dibuka atau diaktifkan sebelumnya. e. Kemudian pilih dan klik file mana saja yang akan Anda buka atau aktifkan Menutup File Database Untuk menutup atau keluar dari file database yang aktif, dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara : a. Klik menu File, Exit, atau; b. Klik tombol x (close) pada jendela Microsoft Access Microsoft Access 2010 plus SQL 6

7 1.9. Membuat Tabel Setelah Anda membuat file Database, tahapan berikutnya adalah membuat file tabel. Ada 2 (dua) cara untuk membuat file Tabel, antara lain : Membuat Tabel dengan Datasheet View Dalam keadaan standar, setelah Anda membuat file database, maka yang muncul pertama kali yang aktif adalah objek tabel sudah tampil dalam jendela Datasheet View berikut : Ada beberapa tahapan jika Anda ingin mengisi data pada jendela datasheet view seperti di atas, yaitu : a. Mengisi Data/Record : Anda diminta untuk mengisi data atau record terlebih dulu pada kolom isian Clik to Add, misalnya diisi dengan angka 12345, hingga judul kolom Click to Add berubah menjadi Field1. b. Mengganti Nama Field : untuk mengganti nama field, misal Field1 menjadi NIP, klik dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu Enter atau dengan cara lain klik mouse kanan lalu pilih Rename Field. Microsoft Access 2010 plus SQL 7

8 c. Menyimpan Tabel Ada beberapa cara untuk menyimpan tabel : Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar Klik tombol Office Button (Office 2007) atau menu File (Office 2010) lalu pilih Save Tekan tombol Ctrl+S Jika Anda memilih salah satu perintah di atas, maka akan muncul kotak dialog Save As : Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI Klik tombol OK Membuat Tabel dengan Design View Untuk membuat Tabel dengan menggunakan Design View, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut : a. Klik tab Create b. Pada kelompok Table, pilih dan klik Table Design, hingga muncul jendela Disain tabel (struktur tabel) berikut : c. Pada jendela disain tabel, Anda diminta terlebih dulu untuk membuat struktur tabel seperti tampilan di atas : d. Klik tombol Datasheet View untuk menyimpan dan sekaligus untuk mengisi data, hingga muncul kotak dialog Save As e. Simpan nama filenya, lalu klik tombol OK. f. Pada jendela Datasheet View, silakan Anda isikan data-datanya. Microsoft Access 2010 plus SQL 8

9 1.10. Mengolah Desain Tabel Pada jendela Design View, Anda dapat membuat nama field (Field Name), memilih jenis data (Data Type), mengisi keterangan (Description), menetapkan field kunci pengurutan data (Primary Key) dan mengatur data dengan Field Properties Nama Field (Field Name) Field Name digunakan untuk memasukkan nama field yang akan dibuat. Syarat pembuatan Nama Field (Field Name) : a. Nama field tidak boleh ada yang sama dalam satu tabel. b. Maksimum nama field 64 karakter, dapat berupa kombinanasi huruf, angka, spasi atau karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), tanda petik atas ( ) dan tanda kurung siku ([ ]) Tipe Data (Data Type) Data Type untuk menentukan jenis data. Anda dapat memilih salah satu jenis data yang mana pilihannya tergantung dari isi data tersebut. Ada beberapa jenis data (Data Type) pada Access 2010 : Tipe Text Memo Number Date/Time Currency AutoNumber Yes/No OLE Object Hyperlink Attachment Calculated Lookup Wizard Ketarangan Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya yang tidak digunakan untuk operasi logika dan matematika. Jenis data ini dapat menampung data sampai 255 karakter. Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya dan dapat menampung data sampai 65,536 karakter. Jenis data berupa angka yang dapat digunakan untuk operasi logika dan matematika. Ada beberapa pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu. Jenis data yang dapat menyimpan format tanggal dan waktu Jenis data yang dapat menyimpan format mata uang dan tingkat ketelitiannya mencapai 4 decimal Jenis data yang dapat membuat penomoran secara otomatis, dengan syarat field tersebut harus menggunakan Primary Key Jenis data yang dapat menampung salah satu data dari dua pilihan yaitu Yes/No, True/False atau On/Off Jenis data yang dapat menampung objek berupa gambar, grafik, suara, video atau data yang dapat diambol dari aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 2 GB Jenis data yang berisi khusus untuk mengkoneksikan antar data dengan interface luar. Anda dapat koneksi sesuai dengan alamat yang dituju, seperti alamat , website, dan lain sebagainya Jenis data yang dapat menyimpan objek attachment, misal file Word, Excel, MP3, Zip dan lainnya. Anda dapat mengedit maupun menyimpannya kembali ke bentuk semula Jenis data ini terdapat pada versi Access 2010 (versi sebelumnya tidak ada), tujuannya Anda dapat menghitung operasi matematika, misal TOTAL sama dengan GAJI POKOK ditambah TUNJANGAN, maka pada field TOTAL dan pada jendela Expression Builder diisi [GAJI POKOK]+[TUNJANGAN] Jenis data yang digunakan untuk membuat sebuah daftar pilihan dalam bentuk list box atau combo box. Microsoft Access 2010 plus SQL 9

10 Keterangan (Description) Description untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam jendela datasheet sebuah tabel atau query. Dalam hal ini, Anda boleh dikosongkan atau diisi keterangannya. Jumlah teks yang dapat diisi maksimum 255 karakter Primary Key Primary Key adalah field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah tabel. Untuk menetapkan field misal NIM dibuatkan Primary Key, maka lakukan langkah berikut ini : a. Aktifkan jendela Design View b. Pilih field yang akan dijadikan sebagai Primary Key c. Lalu Klik tombol Primary Key pada group Tools Apabila Anda menetapkan field NIM dengan menggunakan Primary Key, maka secara otomatis pada Jendela Field Properties, baris Indexed yang semula No akan berubah menjadi Yes (No Duplicate). Ada 3 pilihan pada baris Indexed di jendela Field Properties : No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan) Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan), dan membolehkan Anda memasukkan data yang sama. Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan), namun tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama. Microsoft Access 2010 plus SQL 10

11 PRAKTEK MODUL-1 1. Membuat File Database : a. Jalankan program Microsoft Access b. Pilih Blank Database c. Klik tombol Open, hingga muncul jendela File New Database d. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di Data D: atau Data E:, lalu buat folder Nama dan kelas Anda e. Pada File Name, ketik MODUL-1, higga kembali ke tampilan semula f. Klik tombol Create 2. Membuat File Tabel dengan Datasheet View a. Ketik data berikut di bawah ini pada jendela datasheet view b. Kemudian ganti field-field tersebut menjadi nama field-nya seperti yang tampak di bawah ini, yaitu dengan cara klik dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu Enter atau dengan cara lain klik mouse kanan lalu pilih Rename Field. Silakan Anda ulangi langkah tersebut untuk mengganti field-field yang lainnya. Microsoft Access 2010 plus SQL 11

12 c. Menyimpan Tabel Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI Klik tombol OK TUGAS : 1. Buat file Tabel baru dengan menggunakan Table Design dengan struktur tabel seperti berikut ini : Ketentuan : a. Gunakan field NIM sebagai Primary Key b. Simpan struktur di atas dengan nama file TUGAS MODUL-1, kemudian isikan data-datanya seperti contoh berikut ini (Anda dapat mengubah datanya sesuai dengan data Anda maupun teman-teman Anda) : Microsoft Access 2010 plus SQL 12

13 BAB-II OPERASI TABEL 2.1. Modifikasi Tabel Terkadang Anda perlu mengatur field yang sudah ditempatkan pada tabel, kemudian suatu saat struktur tabel tersebut ingin kita rubah, misalnya mengganti field, menambah atau menyisipkan field, memindahkan field, menghapus field dan lain-lain Mengganti Nama Field (Field Name) Misal : Ganti field GOL menjadi GOLONGAN a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI b. Dalam keadaan Datasheet View, klik dua kali field GOL atau klik mouse kanan pada field GOL lalu ketik GOLONGAN, tekan Enter, atau ; c. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design d. Ganti field GOL menjadi GOLONGAN, dengan langkah sebagai berikut : e. Blok atau seleksi field GOL lalu ketik menjadi GOLONGAN, lalu Enter f. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes Merubah Jenis Field (Data Type) Misal : Rubah jenis field STATUS yang semula Text menjadi Yes/No a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI b. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design c. Pada baris field STATUS dan pada kolom Data Type, ubah Text menjadi Yes/No d. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes. Microsoft Access 2010 plus SQL 13

14 Memindahkan Letak Field Misal : Pindahkan letak field GOLONGAN (kolom-4) ke letak field STATUS (kolom-5) a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field GOLONGAN c. Tarik atau drag field GOLONGAN dan letakkan di sebelah kanan field STATUS, hingga muncul garis vertikal di sebelah kanan field STATUS, lalu lepas mousnya, atau ; d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design e. Ganti field GOL menjadi GOLONGAN, dengan langkah sebagai berikut : f. Blok atau seleksi field GOLONGAN g. Kemudian tarik atau drag field GOLONGAN dan letakkan pada posisi field STATUS hingga muncul garis horisontal di bawah field STATUS h. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes Menyisipkan Field Misal : Sisipkan field DEPARTEMEN setelah field NAMA PEGAWAI dengan jenis data Text a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field STATUS Microsoft Access 2010 plus SQL 14

15 c. Klik mouse kanan lalu pilih Insert Field, sehingga sebelum kolom STATUS akan dikosongkan satu kolom, atau ; d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design e. Blok atau seleksi field STATUS f. Pada tab Design, kelompok Tools, pilih dan klik Insert Rows atau klik mouse kanan pilih Insert Rows. Sehingga akan dikosongkan satu baris g. Silakan Anda sisipkan fild baru yaitu DEPARTEMEN pada Field Name h. sedangkan pada Data Type pilih Text. i. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes Menghapus Field Misal : Hapus field DEPARTEMEN a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field DEPARTEMEN c. Klik mouse kanan, lalu pilih Delete Field, atau; d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design e. Blok atau seleksi field DEPARTEMEN f. Pada tab Design, kelompok Tools, pilih dan klik Delete Rows atau klik mouse kanan pilih Delete Rows. Sehingga field tersebut tidak tampak. g. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes Membuat Lookup Misal : Buat tombol pilihan DEPARTEMEN setelah field NAMA PEGAWAI dengan menggunakan Lookup a. Aktifkan file tabel yang akan Anda buat tombol, misal TABEL PEGAWAI b. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design c. Blok atau seleksi field STATUS Microsoft Access 2010 plus SQL 15

16 d. Klik Insert Rows atau klik mouse kanan, lalu pilih Insert Rows e. Pada Field Name, ketik DEPARTEMEN f. Pada Data Type, pilih Lookup, hingg muncul jendela Lookup Wizard berikut : g. Pilih opsi ke-2 yaitu I will type in the values that I want artinya kita ingin mengisi sendiri nilai-nilai yang ingin kita masukkan. Sedangkan apabila Anda memilih opsi ke-2 I want the lookup field to get the values from another table or query artinya kita ingin mendapatkan data dari tabel atau query yang telah ada atau membuat lagi. Dalam hal ini, Anda pilih opsi ke-1 h. Tekan tombol Next i. Pada Number of colums, Anda isikan 1 (tidak perlu diisi) j. Pada kolom Col1, Anda ketikkan data seperti contoh di atas. k. Klik tombol Next l. Klik tomol Finish. Microsoft Access 2010 plus SQL 16

17 m. Klik tombol Design View, lalu muncul pesan konfirmasi jawab Yes n. Perhatikan, apa yang terjadi pada tampilan Datasheet pada saat Anda akan mengisi data DEPARTEMEN akan muncul tombol pilihan (combo box). o. Silakan Anda isikan datanya Mengolah Data Record Proses pengolahan data record biasanya berkaitan dengan menambah data rocord baru, menghapus data maupun pencarian data record Menambah Data Record Misal : Jika Anda ingin menambah data pada posisi record ke-6 a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View b. Letakkan kursor di record terakhir (ingat apabila Anda ingin menambah data record baru pada Access, tidak dapat disisipkan baris kosong) c. Kemudian ketikkan datanya, misal : d. Klik tombol Design View e. Kemudian Anda ubah Primary Key yang asalnya pada field ID, menjadi NIP f. Klik tombol Datasheet View, jawab Yes. Apa yang terjadi?, maka hasilnya akan tampak seperti berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 17

18 Menghapus Data Record Misal : Hapus data record-11 a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View b. Seleksi atau blok record ke-11 c. Klik mouse kanan pada baris tersebut, pilih Delete Record. Atau tekan tombol Delete pada keyboard, maka akan muncul konfirmasi berikut : d. Jawab Yes Mencari Data Misal : Mencari data pegawai dengan GOLONGAN = III/A a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View b. Seleksi atau blok field GOLONGAN c. Tekan Ctrl+F, maka akan muncul kotak dialog : d. Pada Find what, ketik III/a e. Klik tombol Find Next, pencarian data record telah dilakukan f. Jika data telah ditemukan untuk pencarian data berikuntya, klik tombol Find Next terus sampai muncul konfirmasi berikut : g. Klik tombol OK Mencari dan Mengganti Data Misal : Ganti NAMA PEGAWAI = AHMAD menjadi ISKANDAR a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View b. Seleksi atau blok field NAMA PEGAWAI c. Tekan Ctrl+H, maka akan muncul kotak dialog : Microsoft Access 2010 plus SQL 18

19 d. Pada Find What, ketik AHMAD e. Pada Replace with, ketik ISKANDAR f. Klik tombol Find Next lalu Replace g. Klik x (close) untuk keluar dari jendela Find and Replace 2.3. Field Properties pada Table Design Field Properties yang terdapat pada disain tabel (table design) digunakan untuk mengatur format tampilan, seperti format angka, tanggal, lebar field (kolom), pemasukan data (input mask), membatasi atau mengontrol pemasukan data (validation rule), pesan kesalahan (validation text), pengaturan indeks (index), dan lain sebagainya Properti Field Size Field size digunakan untuk menentukan berapa jumlah karakter maksimum pada saat data dimasukkan. Dalam keadaan standar, lebar field yaitu 255. Umumnya field size jenis datanya (data type) berbentuk Text Properti Format Properti format digunakan untuk mengubah tampilan data dalam format yang tetap pada saat Anda memasukkan data. Misal jenis data Number (Angka) dan Date/Time. Microsoft Access 2010 plus SQL 19

20 Apabila Anda memformat tampilan Angka (Number), maka akan muncul tampilan berikut : Anda dapat memilih format tampilan Angka dengan menggunakan format satuan (General Number), mata uang Dollar atau Rupiah (Currency), Euro, Fixed, Standard, Percent atau Scientific. Namun jika yang akan Anda atur adalah bentuk format Date/Tima, maka akan muncul tampilan berikut : Anda dapat memilih bentuk format tampilan khusus yang ada kaitannya dengan jenis data Date/Time seperti di atas Properti Decimal Place Anda dapat mengatur tampilan angka dengan format desimal yang diinginkan. Dalam keadaan standar, tampilan angka tanpa desimal (auto). Anda dapat mengaturnya pada field yang berjenis data Number maupun Currency, dengan maksimal tingkat ketelitianny mencapai 15 digit Properti Input Mask Input Mask digunakan untuk menentukan tampilan pada saat memasukkan data di layar. Namun jika Anda menginginkan data Anda ditampilkan apa adanya saat dimasukkan, Anda jangan menggunakan dan mengatur properti ini. Misal Anda ingin memasukkan data GA pada kolom atau field KODE, maka penulisan pada properti Input Mask : Microsoft Access 2010 plus SQL 20

21 LL atau LL Artinya data yang dapat Anda masukkan adalah : LL : dua karakter pertama harus berbentuk Label 999 atau 000 : tiga karakter kedua, harus berbentuk Angka 9 atau 0 : satu karakter terakhir, harus berbentuk Anga Properti Caption Properti Caption digunakan untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom, form atau laporan Properti Default Value Default Value adalah nilai yang pertama kali muncul pada saat Anda menambahkan/memasukkan record ke field tersebut agar selalu ditampilkan lagi pada pengisian record berikutnya. Pengisian default value umumnya untuk pengisian data yang sama. Misal : semua nilai UAS untuk semester sekarang nilai ujiannya kebanyakan Properti Validation Rule Validation rule digunakan untuk membatasi atau mengontrol pemasukan data pada field tertentu. Kasus-1 : Misal Anda ingin membatasi field UNIT maksimum paling tinggi adalah 10, bilamana pada saat Anda memasukkan data lebih dari angka tersebut, maka pada program Access akan menolak dan muncul pesan kesalahan. Microsoft Access 2010 plus SQL 21

22 Masukkan perintah pada baris Validation Rule yaitu <=10 artinya pada saat Anda memasukkan angka pada field UNIT harus di bawah angka 10, bilamana lebih dari 10, maka akan ditolak. Kasus-2 : Anda juga dapat memasukkan kriteria yang lainnya seperti misalnya NILAI UAS antara 0 sampai dengan 100, maka penulisannya pada baris Validation Ruler diketik : Between 0 And 100 Kasus-3 : Data yang dapat dimasukkan pada field SKS adalah 2, 3, 4 atau 6. Maka penulisannya pada baris Validation Ruler diketik : 2 or 3 or 4 or 6 Kasus-4 : Pada field KODE berikan validasi, di mana KODE harus di awali dengan karakter AA/AB/AC dan 4 digit terakhir harus berupa Angka. Terlebih dulu aktifkan field KODE, lalu isilah pada : Input Mask : LL-9999 Validation Rule : LEFT([KODE],2)= AA or LEFT([KODE],2)= AA or LEFT([KODE],2)= AA Pada validation ruler, Anda dapat menggunakan fungsi-fungsi STRING seperti fungsi LEFT, RIGHT dan MID tergantung dari kasusnya Properti Validation Text Validation Text digunakan untuk memberikan pesan kesalahan pada validation rule pada saat Anda memasukkan atau menambahkan data yang tidak sesuai dengan batasan yang telah dibuat pada validation rule. Misal : Nilai UAS yang boleh dimasukkan antara 0 sampai dengan 100 Jika Anda memasukkan angka di luar batas tersebut, berikan pesan kesalahan : Anda salah memasukkan data, silakan ulangi lagi!!!! Penyelasainnya : Aktifkan field NILAI UAS Pada baris Validation Rule, ketik : <=100 atau boleh Between 0 And 100 Pada baris Validation Text, ketik : Anda salah memasukkan data, silakan ulangi lagi!!! Properti Required Properti Required digunakan untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat pengisian record baru. Microsoft Access 2010 plus SQL 22

23 Properti Indexed Properti Indexed digunakan untuk membuat indeks pada field ini. Ada tiga pilihan pada Indexed, yaitu : Indexed No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan) Indexed Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (diurutkan), dan membolehkan Anda memasukkan data yang sama. Indexed Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (diurutkan), namun tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama Mengurut Data (Data Sort) Mengurutukan data di mana data record akan diurutkan berdasarkan urutan abjad atau nilai baik secara Ascending (menaik) maupun secara Descending (menurun). Tampilkan file tabel DATA PEGAWAI berikut ini : Kasus-1 : Urutkan data pegawai berdasarkan field NAMA PEGAWAI secara Ascending (dari urutan Nama Pegawai abjad A sampai Z). Langkah-langkahnya : a. Klik tombol panah bawah di sebelah kanan field NAMA PEGAWAI b. Pilih Sort A to Z Kasus-2 : Urutkan data pegawai berdasarkan field GAJI POKOK secara Descending (dari Gaji Pokok yang terbesar hingga terkecil). Langkah-langkahnya : a. Klik tombol panah bawah di sebelah kanan field GAJI POKOK b. Pilih Sort Larges to Smallest 2.5. Menyaring Data (Data Filter) Menyaring data adalah menampilkan data-data record berdasarkan kriteria tertentu. Dengan Filter, Anda dapat menyaring suatu data sehingga data dapat ditampilkan sesuai atau memenuhi kriteria penyaringan. Microsoft Access 2010 plus SQL 23

24 Anda dapat menyaring data record sesuai dengan jenis data. Ada 2 (dua) bentuk penyaringan data pada datasheet view, yaitu : a. Bentuk Text, maka pada saat penyaringan data akan muncul Text Filter, dengan pilihan contoh seperti berikut : b. Bentuk Number (Angka), maka pada saat penyaringan data akan muncul Number Filter, dengan pilihan contoh sebagai berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 24

25 PRAKTEK MODUL-2 1. Membuat File Database : a. Jalankan program Microsoft Access b. Buat file Database dengan nama file MODUL-2 pada folder Anda. 2. Mengimport File Tabel Misal : Impor file semua file tabel (Data Mahasiswa dan Data Pegawai) yang ada pada file Database MODUL-1, dengan langkah sebagai berikut : a. Aktifkan tab External Data b. Pada group Import & Link, pilih dan klik Access, hingga muncul tampilan berikut : c. Klik tombol Browse, hingga muncul jendela File Open d. Pindahkan letak direktorinya pada folder Anda, lalu pilih MODUL-1 e. Klik tombol Open, hingga kembali ke tampilan semula f. Klik tombol OK g. Klik tombol Select All untuk memilih semua file tabel h. Klik tombol OK, hingga muncul tampilan berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 25

26 i. Aktifkan atau check list pada Save import steps j. Klik tombol Save Import, maka pada jendela Navigation Pane, akan muncul dua buah file tabel yaitu DATA MAHASISWA dan DATA PEGAWAI 3. Modifikasi Tabel a. Aktifkan atau buka file tabel DATA PEGAWAI b. Dalam keadaan jendela Design View, lakukan perubahan berikut pada struktur tabel, antara lain : Rubah pada kolom Field Nama yaitu GOL menjadi GOLONGAN Rubah pada kolom Data Type untuk field name STATUS yang asalnya Text menjadi Yes/No Tambahkan field baru setelah field NAMA PEGAWAI yaitu DEPARTEMEN dengan data type Lookup Wizard. Pilih opsi ke-2 yaitu I will type in the value that I want, klik tombol Next, lalu diisikan datanya : Klik tombol Finish Klik tombol Datasheet View, kemudian silakan Anda isikan data STATUS dan DEPARTEMEN Jika muncul konfirmasi, jawab Yes beberapa kali. Microsoft Access 2010 plus SQL 26

27 4. Memformat Data Misal : Format tampilan data GAJI POKOK ke dalam satuan mata uang Rupiah (Rp) a. Klik tombol Design View b. Pada jendela Field Properties, baris Format, pilih Currency c. Tampilkan datanya dengan menekan tombol Datasheet View, maka tampilan data GAJI POKOK telah diformat dengan Rp. TUGAS : 1. Buat file tabel baru dengan nama DATA BARANG yang mempunyai struktur tabel seperti berikut : Ketentuan : a. Gunakan field KODE sebagai Primary Key b. Pada field KODE berikan validasi di mana KODE harus berawalan KE/SE/TA dan tiga karakter terakhir berupa Angka c. Bila data yang dimasukkan selain di atas, berikan peringatan : Anda salah memasukkan KODE, silakan isikan 2 karakter pertama KE/SE/TA d. Pada field NAMA BARANG, gunakan Lookup Wizard lalu diisi datanya KEMEJA, SEPATU dan TAS e. Pada field TOTAL HARGA diisi rumus [UNIT]*[HARGA SATUAN] Microsoft Access 2010 plus SQL 27

28 2. Kemudian isikan datanya seperti berikut : Petunjuk : Kolom TOTAL HARGA, tidak perlu diisikan datanya karena secara otomatis muncul dengan sendirinya. 3. Mengcopy File Tabel Kasus : Copy file tabel DATA BARANG sebanyak 3 kali, lalu rubah nama filenya menjadi DATA BARANG-1, DATA BARANG-2 dan DATA BARANG-3, dengan cara : a. Klik mouse kanan pada file tabel DATA BARANG b. Pilih dan klik Copy c. Letakkan di di bawah file tabel (di tempat yang kosong), klik mouse kanan lalu klik Paste. d. Pada Table Name, ganti nama filenya menjadi DATA BARANG-1 e. Klik tombol OK, silakan Anda ulangi kembali untuk file yang lainnya. 4. Mengurut Data (Data Sort) Kasus : Urutkan data berdasarkan TOTAL HARGA secara Descending pada file DATA BARANG-1 5. Menyaring Data (Filter Data) Kasus-1 : Filter data berdasarkan UNIT di bawah sama dengan 25 pada file DATA BARANG-2 (jika berhasil, akan muncul 6 record). Kasus-2 : Filter data berdasarkan TOTAL HARGA antara 1,500,000 sampai dengan 5,000,000 pada file DATA BARANG-3 (jika berhasil, akan muncul 6 record). Microsoft Access 2010 plus SQL 28

29 BAB-3 MEMBUAT DAN MENGATUR QUERY Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data tertentu yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik, query berupa tabel juga, jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel, dengan sumber dari tabel-tabel yang telah ada. Dengan query, Anda dapat menyortir data atau untuk menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu, atau juga dapat berupa suatu ekspresi (formula) Membuat Query Sebelum Anda membuat query, sebagai ilustrasi misalkan ada 2 (dua) buah file tabel yang akan digunakan pada pembuatan query, yaitu tabel kesatu MOBIL dan tabel kedua yaitu JUAL. File kesatu : MOBIL Lalu isikan datanya seperti berikut : File kedua : JUAL Microsoft Access 2010 plus SQL 29

30 Kemudian isikan datanya seperti berikut : Untuk membuat Query, ada 2 (dua) cara yang dapat Anda lakukan, yaitu : Membuat Query dengan Query Wizard a. Klik tab Create b. Pada group Queries, pilih Query Wizard, hingga muncul tahapan berikut : c. Pilih Simple Query Wizard, klik tombol OK, hingga muncul tampilan berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 30

31 d. Pada kotak daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik nama tabel atau query yang diinginkan, misal : Tabel MOBIL, nama field-field yang diinginkan yaitu KODE, NAMA MOBIL dan HARGA Tabel JUAL, nama field-field yang diinginkan yaitu NO URUT, PEMBELI, UNIT dan TGL FAKTUR e. Pada kotak daftar pilihan Available Field, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol > untuk memilih field tertentu, klik tombo >> untuk memilih semua field, klik tombol < untuk menghapus field tertentu, klik tombol << untuk menghapus semua field. Pilih field-field di atas, sehingga urutan hasilnya setelah dipilih pada kotak Selected Fields, hasilnya seperti berikut : f. Klik tombol Next, hingga muncul tampilan berikutnya : g. Pada tahap berikutnya, pilih bentuk query yang diinginkan, apakah ingin menampilkan seluruh field dengan seluruh record datanya secara lengkap (Detail) atau Summary (cukup rangkumanya saja), dalam hal ini pilih Detail (shows every field of every record). h. Klik tombol Next, untuk menuju tahapan terakhir. Microsoft Access 2010 plus SQL 31

32 i. Pada What title do you want for your query?, isikan nama atau judul yang akan Anda berikan pada query, misal QUERY KENDARAAN. Lalu pilih Open the query to view information utuk menampilkan hasil query yang terbentuk. j. Klik tombol Finish, hingga muncul tampilan akhir setelah dibuatkan query seperti berikut ini : Membuat Query dengan Query Design a. Klik tab Create b. Pada group Queries, pilih dan klik Query Design, hingga muncul jendela Show Table berikut : c. Pada jendela Show Table, pilih dan klik tabel atau query yang akan ditampilkan, lalu klik tombol Add, atau klik dua kali nama filenya. Pilih kedua file tersebut. Microsoft Access 2010 plus SQL 32

33 d. Klik tombol Close untuk keluar dari jendela Show Table, hingga tampilan akan muncul seperti berikut : Design Grid atau QBE (Query By Example) Grid e. Pada jendela kerja Query di atas, letakkan field-field yang Anda inginkan pada kolom yang telah disediakan (QBE). Untuk itu, ada 3 (tiga) cara untuk menempatkan atau meletakkan field-field tersebut, di antaranya : Pada kolom pertama baris Field, klik tombol pilihan lalu pilih nama fieldnya, misal JUAL.NO URUT, ulangi langkah ini untuk mengisi kolom berikutnya. Pada jendela Query di atas, pilih nama field yang akan Anda tempatkan pada kolom pertama, lalu tarik (drag) ke kolom pertama baris Field. Pada jendela Query di atas, klik dua kali nama field yang akan Anda tempatkan pada jendela QBE. Setelah Anda menempatkan field-field tersebut dengan salah satu cara di atas, maka akan tampak hasilnya seperti berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 33

34 3.2. Menyimpan Query a. Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar atau Ctrl+S, hingga muncul kotak dialog Save As : b. Pada Query Name, ketik nama filenya, misal : QUERY KENDARAAN c. Klik tombol OK Menampilkan/Menjalankan Query a. Klik tombol View, atau; b. Klik tombol Run, sehingga muncul hasil query berikut : 3.4. Menampilkan Design Query a. Klik tombol Design View, hingga kembali ke tampilan disain query berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 34

35 3.5. Menambah Tabel atau Query Untuk menambahkan tabel atau query pada jendela desain query, lakukan langkah berikut : a. Tampilan harus dalam keadaan jendela Design View b. Klik Show Table pada group Query Setup atau klik mouse kanan pilih Show Table, hingga muncul jendela Show Table : c. Pilih nama tabel atau query yang akan Anda tambahkan lalu klik tombol Add atau klik dua kali nama file atau query-nya. d. Klik tombol Close Menghapus Tabel atau Query a. Tampilan harus dalam keadaan Design View b. Pilih nama tabel atau query yang akan Anda hapus c. Tekan tombol Del pada keyboard atau klik mouse kanan pada tabel atau query yang akan Anda hapus, lalu pilih Remove Table Mengatur Query Menghapus Field dalam Query Untuk menghapus field dalam rancangan query, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut : a. Tampilan harus dalam keadaan Design View b. Blok atau seleksi kolom field yang akan Anda hapus Microsoft Access 2010 plus SQL 35

36 c. Pada group Query Setup, klik Delete Columns, atau tekan tombol Del pada Keyboard Menyisipkan Kolom dalam Query Untuk menyisipkan atau menambah kolom yang kosong dalam query, ikuti langkah berikut : a. Tampilan jendela harus dalam keadan Design View b. Blok atau seleksi di mana kolom tersebut akan dikosongkan c. Pada group Query Setup, klik Insert Columns Mengurutkan Data Query Untuk mengurut data, tidak hanya dapat dilakukan pada objek tabel, tapi di dalam query juga dapat dilakukan baik mengurut data secara Ascending (menaik) maupun Descending (menurun), dengan langkah sebagai berikut : a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View b. Pada baris Sort, pilih kolom field yang akan Anda urutkan, misalkan pada field Pembeli, hingga muncul tampilan berikut : c. Pilih misal Ascending, maka begitu ditampilkan hasilnya pada kolom Pembeli sudah diurutkan secara ascending. Microsoft Access 2010 plus SQL 36

37 Menyembunyikan Field pada Query Dalam keadaan standar, semua field ditampilkan semua field dalam query. Anda dapat menyembunyikan field-field tertentu dengan cara sebagai berikut : a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View b. Pada baris Show, hilangkan tanda centang (check list) pada kolom field mana yang akan Anda sembunyikan Menentukan Kriteria Field Query (Filter) Kriteria adalah pernyataan yang dapat diberikan untuk memberitahukan kepada Microsoft Access data yang akan ditampilkan sesuai dengan yang diinginkan. Anda dapat memasukkan kriteria untuk satu atau lebih field dalam query atau filter pada bagian baris Criteria (kriteria) Kasus-1 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang nama mobilnya adalah AVANZA a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View b. Pada baris Criteria dan pada kolom field NAMA MOBIL, ketikkan seperti berikut : c. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol View atau Run, maka hasilnya akan tampak berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 37

38 Kasus-2 : Misalkan tampilkan semua data untuk field HARGA yang harga mobilnya di atas sama dengan Rp. 170,000,000 (Rp. 170 jt) a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View b. Pada baris Criteria dan pada kolom field HARGA, ketikkan seperti berikut : c. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol View atau Run. Kasus-3 : Misalkan tampilkan semua data untuk field UNIT yang unit mobilnya antara 5 sampai dengan 10. a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View b. Pada baris Criteria dan pada kolom field UNIT, ketikkan seperti berikut : Atau dengan cara kriteria yang lainnya, dengan perintah Between berikut : c. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol View atau Run. Kasus-4 : Misalkan tampilkan semua data untuk field KODE yang kode mobilnya A-001- TY atau X-004-DH a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View b. Pada baris Criteria dan pada kolom field KODE, ketikkan seperti berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 38

39 Atau dengan cara kriteria yang lainnya, dengan perintah Or beirkut : c. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol View atau Run. Kasus-5 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ atau HARGA di bawah Rp. 150,000,000 (Rp. 150 jt) a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View b. Pada baris Criteria kolom field NAMA MOBIL dan baris Or kolom field HARGA, ketikkan seperti berikut : c. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol View atau Run. Kasus-6 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ dan HARGA di bawah Rp. 150,000,000 (Rp. 150 jt) a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View b. Pada baris Criteria kolom field NAMA MOBIL dan HARGA, ketikkan seperti berikut : c. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol View atau Run. Kasus-7 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf pertamanya A atau hurufnya terakhirnya Z. a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View b. Pada baris Criteria dan Or kolom field NAMA MOBIL, ketikkan seperti berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 39

40 c. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol View atau Run. Kasus-8 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf ketiganya N. a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View b. Pada baris Criteria kolom field NAMA MOBIL, ketikkan seperti berikut : c. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol View atau Run. Kasus-9 : Misalkan tampilkan semua data untuk field Tanggal Faktur untuk Tanggal Faktur sebelum tanggal 15 Januari 2012 a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View b. Pada baris Criteria kolom field TGL FAKTUR, ketikkan seperti berikut : c. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol View atau Run Parameter Query Parameter Query adalah query yang jika dijalankan akan menampilkan sebuah kotak dialog yang meminta pemakai memasukkan suatu informasi, seperti kriteria untuk memperoleh sejumlah record atau suatu nilai yang ingin kita sisipkan dalam sebuah field. Microsoft Access 2010 plus SQL 40

41 Parameter query juga merupakan alat bantu yang praktis jika digunakan sebagai dasar untuk form atau report. Misal, Anda ingin menampilkan laporan pendapatan atau pengeluaran Bulanan berdasarkan parameter query. Anda harus mengisi pada kotak dialog bulan laporan yang akan dicetak pada laporan, dan Microsoft Access akan mencetak data sesuai dengan kriteria pada saat pemasukan data yang dibuat oleh parameter query tadi Membuat Parameter Query Sebagai ilustrasi, kita akan membuat sebuah parameter query untuk menampilkan kotak dialog sesuai dengan kriteria nanti pada saat pemasukan data. a. Jendela harus dalam keadaan Design View b. Pada baris Criteria dan kolom Nama Mobil, ketikkan seperti berikut : c. Langkah berikutnya adalah menentukan tipe data dari parameter. Pada group Show/Hide, pilih dan klik Parameters, hingga muncul jendela query parameters : d. Pada kolom Parameter, ketik teks berikut : Ketikkan Nama Mobil dan pada kolom tombol pilihan Data Type, pilih Text e. Klik tombol OK, untuk keluar dari jendela Query Parameter Menjalankan Parameter Query a. Jendela dalam keadaan Design View b. Klik tombol View atau Run, hingga muncul kotak dialog berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 41

42 c. Ketikkan nama mobil yang ingik Anda tampilkan recordnya, misal AVANZA, klik tombol OK, maka hasilnya akan muncul nama mobil sesuai dengan kriteria yang Anda masukkan pada kotak dialog Parameter. Catatan : Anda dapat mengoptimalkan parameter query dengan menggunakan operator pada kriteria Menghapus Parameter Query Untuk menghapus parameter yang telah aktif, hapus terlebih dulu parameter yang telah dibuat pada baris Criteria, sedangkan untuk membersihkan parameter, pada groun Show/Hide, klik Parameters, lalu pilih nama parameternya dan tekan tombol Del pada keyboard, klik tombol OK. Microsoft Access 2010 plus SQL 42

43 PRAKTEK MODUL-3 1. Buat file Database baru dengan nama MODUL-3 pada folder Anda 2. Buat 2 (dua) file Tabel, antara lain : a. File kesatu : MOBIL Lalu isikan datanya seperti berikut : b. File kedua : JUAL Lalu isikan datanya seperti berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 43

44 3. Buatlah file Query dengan nama file QUERY KENDARAAN menggunakan Query Design, dengan langkah-langkah sebagai berikut : a. Aktifkan tab Create b. Pada group Queries, klik Query Design, hingga muncul jendela Show Table c. Pilih kedua file tabel baik MOBIL maupun JUAL dengan menekan tombol Add atau klik dua file tabelnya, lalu klik tombol Close. d. Tempatkan field-field berikut pada jendela QBE, dengan cara klik dua kali fieldfield yang terdapat di file MOBIL dan JUAL, sehingga hasilnya seperti yang tampak di bawah ini : e. Simpan terlebih dulu dengan nama file : QUERY KENDARAAN lalu tampilkan dengan menekan tombol View atau Run. 4. Tampilkan data-data berikut ini berdasarkan Criteria, antara lain : a. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang nama mobilnya adalah AVANZA (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-1) b. Tampilkan semua data untuk field HARGA yang harga mobilnya di atas sama dengan Rp. 170,000,000 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-2) c. Tampilkan semua data untuk field UNIT yang unit mobilnya antara 5 sampai dengan 10 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-3) Microsoft Access 2010 plus SQL 44

45 Atau dengan cara kriteria yang lainnya, dengan perintah Between berikut : d. Tampilkan semua data untuk field KODE yang kode mobilnya A-001-TY atau X- 004-DH (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-4) Atau dengan cara kriteria yang lainnya, dengan perintah Or berikut : e. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ atau HARGA di bawah Rp. 150,000,000 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-5) f. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ dan HARGA di bawah Rp. 150,000,000 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-6) Microsoft Access 2010 plus SQL 45

46 g. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf pertamanya A atau hurufnya terakhirnya Z. (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-7) h. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf ketiganya N. (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-8) i. Tampilkan semua data untuk field Tanggal Faktur untuk Tanggal Faktur sebelum tanggal 15 Januari 2012 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-9) TUGAS : 1. Urutkan data berdasarkan field UNIT secara Descending. Jika Anda berhasil, maka akan diurutkan berdasarkan UNIT dari yang terbesar hingga terkecil. (Simpan dengan nama file : QUERY-10). 2. Tampilkan data berdasarkan field PEMBELI yang namanya diawali dengan huruf A sampai P. Jika Anda berhasil, maka akan muncul 9 record. (Simpan dengan nama file : QUERY-11). 3. Tampilkan data berdasarkan field PEMBELI yang huruf ketujuhnya adalah huruf A. Jika Anda berhasil, maka akan muncul 4 record. (Simpan dengan nama file : QUERY- 12). Microsoft Access 2010 plus SQL 46

47 4. Tampilkan data berdasarkan field TGL FAKTUR antara tanggal 10/01/2012 sampai dengan 20/01/2012. Jika Anda berhasil, maka akan muncul 7 record. (Simpan dengan nama file : QUERY-13). 5. Tampilkan data berdasarkan field NAMA MOBIL = JAZZ atau HARGA di bawah sama dengan Rp dan UNIT di atas sama dengan 10. Jika Anda berhasil, maka akan muncul 5 record. (Simpan dengan nama file : QUERY-14). 6. Buat kotak dialog dengan menggunakan Parameter berdasarkan TGL FAKTUR. Masukkan teksnya pada baris Creteria [Ketikkan Tgl Faktur] Simpan dengan nama file : QUERY-15 Microsoft Access 2010 plus SQL 47

48 BAB-4 MENGOLAH QUERY Dengan query, Anda selain dapat menggabungkan beberapa tabel ke dalam suatu query, mengurut data, menyaring (filter) data sesuai dengan kriteria yang diinginkan, juga Anda dapat menambahkan field dengan rumus (formula) baik perhitungan matematika maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel, seperti fungsi logika IF dan String Menambah Field dengan Rumus (Formula) Di dalam query, Anda dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsifungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Sebagai contoh, Anda dapat menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT. Maka pada jendela desain query, Anda tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu dengan mengetikkan rumus TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang tampak di bawah ini : Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 48

49 Catatan : Jika yang muncul hasilnya berupa simbol # pada field TOTAL HARGA, artinya lebar kolomnya tidak mencukupi, silakan Anda rubah lebar kolomnya. Anda dapat memasukkan field baru misalnya DISCOUNT yaitu 5% dikalikan TOTAL HARGA Fungsi Logika Di dalam dunia kerja, sering kita jumpai permasalahan yang tidak dapat diselesaikan hanya dengan menggunakan perumusan sederhana. Bahkan sering terjadi suatu permasalahan dengan menawarkan beberapa alternatif pemecahan tergantung pada ketentuan yang berlaku untuk masing-masing pemecahan. Permasalahan semacam ini di dalam Microsoft Access dapat diselesaikan dengan menggunakan fungsi Logika. Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi yang lain dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan kegunaan fungsi IIF ini. Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False) Ekspresi atau Pernyataan Logika Jika Anda menggunakan operasi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau pernyataan logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding) Operator Relasi Yang termasuk operator relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan logika, diantaranya adalah sebagai berikut : Operator Relasi Artinya = Sama dengan < Lebih kecil > Lebih besar <= Lebih kecil atau sama dengan >= Lebih besar atau sama dengan <> Tidak sama dengan Microsoft Access 2010 plus SQL 49

50 Selain pengujian fungsi-fungsi logikan dengan menggunakan operator relasi, Anda juga dapat memanfaatkan operator logika, di mana operator ini akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang diuji. Di dalam penggunaannya, fungsi logika sering digunakan bersamaan dengan fungsi yang lainnya Fungsi Logika AND Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH. Contoh Operator Logika AND : DISCOUNT : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" And [UNIT]>=10,0.05,0)*TOTAL HARGA Fungsi Logika OR Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR, sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya SALAH. Contoh Operator Logika OR : HARGA SATUAN : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" Or [NAMA MOBIL]="JAZZ", , ) Fungsi Logik IIF Fungsi logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2 (dua) fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk. a. Fungsi Logika IIF Tunggal Fungsi logika IIF Tunggal digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah. Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Tunggal IIF(Ekspresi Logika, Perintah-1,Perintah-2) Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang akan dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang akan dilaksanakan. Microsoft Access 2010 plus SQL 50

51 Contoh Kasus Fungsi Logika IF Tunggal : Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=15, maka BONUS = Honda Vario, sedangkan jika jumlah UNIT<15, maka BONUS = Sepeda Gunung Rumusnya adalah : BONUS : IIF([UNIT]>=15, Honda Vario, Sepeda Gunung ) atau rumusnya terbalik yang lebih kecil yang diuji. BONUS : IIF([UNIT]<15, Sepeda Gunung, Honda Vario ) Penulisan pada jendela QBE seperti berikut : Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut : b. Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested) Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua. Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Majemuk. Microsoft Access 2010 plus SQL 51

52 IIF(Ekspresi Logika-1, Perintah-1,IIF(Ekspresi Logika-2,Perintah-2,,IIF(Ekspresi Logika-n, Perintah-xn,yn))) Contoh kasus Fungsi IIF Majemuk : Isilah kolom DISCOUNT dengan ketentuan sebagai berikut : Jika TOTAL HARGA >= (di atas = 2.5 M), maka DISCOUNT = 20% dari TOTAL HARGA Jika TOTAL HARGA >= (di atas = 2 M), maka DISCOUNT = 15% dari TOTAL HARGA. Jika TOTAL HARGA >= (di atas 1.5 M), maka DISCOUNT = 10% dari TOTAL HARGA. Jika TOTAL HARGA >= (di atas 1 M), maka DISCOUNT = 5% dari TOTAL HARGA. Jika TOTAL HARGA < (di bawah 1 M), maka DISCOUNT = 0 Rumusnya adalah : DISCOUNT : IIf([TOTAL HARGA]>= ,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>= ,0.15, IIf([TOTAL HARGA]>= ,0.1,IIf([TOTAL HARGA]>= ,0.05,0))))*[TOTAL HARGA] Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut : 4.3. Fungsi String Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsifungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric), serta karakter-karakter khusus. Microsoft Access 2010 plus SQL 52

53 Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan tanda petik ( ). Pada umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsifungsi lain seperti fungsi logika (kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid Fungsi Left Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan. Bentuk umum penulisan Fungsi Left : LEFT([Nama_Field],Jumlah karakter) Contoh rumus : LEFT([NAMA MOBIL],3) Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter pertama yang diambil pada field Nama Mobil Fungsi Right Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan. Bentuk umum penulisan Fungsi Right : RIGHT([Nama_Field],Jumlah karakter) Contoh rumus : RIGHT([NAMA MOBIL],3) Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter terakhir yang diambil pada field Nama Mobil Fungsi Mid Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan. Microsoft Access 2010 plus SQL 53

54 Bentuk umum penulisan Fungsi Mid : Contoh rumus : MID([Nama_Field],Kedudukan_Mulai,Jumlah karakter) MID([NAMA MOBIL],3,1) Tampak hasilnya di layar akan muncul satu karakter pada posisi karakter ketiga diambil dari field Nama Mobil Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid) Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi Logika IF dan fungsi String. Artinya untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks. Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID) Kemudian isikan datanya seperti berikut : Buat File Query dengan nama QUERY RENTAL, seperti berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 54

55 Ketentuan : a. Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil karakter terakhir dari Kode, jika : Kode = D, maka Jenis Film = DVD Kode = V, maka Jenis Film = VCD b. Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil 1 karakter dari Kode, jika : Kode = A, maka Kategori Film = ACTION Kode = C, maka Kategori Film = CARTOON Kode = D, maka Kategori Film = DRAMA Kode = K, maka Kategori Film = KOMEDI c. Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil 2 karakter dari Kode, jika : Kode = 10, maka Tahun Beli = 2010 Kode = 11, maka Tahun Beli = 2011 Kode = 12, maka Tahun Beli = 2012 Rumusnya adalah sebagai berikut : JENIS FILM : IIf(Right([KODE],1)="V","VCD","DVD") KATEGORI FILM : IIf(Mid([KODE],3,1)="A","ACTION",IIf(Mid([KODE],3,1)="C","CARTOON", IIf(Mid([KODE],3,1)="D","DRAMA","KOMEDI"))) TAHUN BELI : IIf(Left([KODE],2)="10",2010,IIf(Left([KODE],2)="11",2011,2012)) Sehingga hasil akhirnya seperti berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 55

56 4.5. Menghitung Total dalam Query Salah satu kelebihan Access, adalah pada objek query Anda dapat menghitung Total (Sum, Avg, Max, Min, dan lain sebagainya), dengan langkah sebagai berikut : a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View b. Pada group Records, klik Totals, hingga muncul di bawah baris New, muncul Totals. c. Pilih field mana yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA. d. Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin Anda hitung, misal SUM. Maka secara otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk menjumlahkan field-field yang lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih fungsi Sum. Microsoft Access 2010 plus SQL 56

57 4.6. Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total Anda dapat membuat kalkulasi Total sesuai dengan kriteria yang diinginkan, dengan syarat Total-nya masih aktif. Misal : Jumlahkan semua kendaraan yang NAMA MOBIL-nya adalah AVANZA atau XENIA Caranya adalah sebagai berikut : a. Tampilan harus dalam keadaan Design View b. Pada baris Criteria, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada baris Or, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan XENIA. c. Jika ditampilkan, maka hasilnya akan tampak seperti berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 57

58 PRAKTEK MODUL-4 1. Buat file Database baru dengan nama MODUL-4 pada folder Anda. 2. Kemudian import kedua file tabel yaitu MOBIL dan JUAL serta satu buah file query yaitu QUERY KENDARAAN yang terdapat pada MODUL-3 (Petunjuk, lihat Bab-2 pada Praktek Modul-2 Mengimport File Tabel). 3. Buka atau aktifkan file QUERY KENDARAAN, lalu klik tombol Design View a. Tambahkan field TOTAL HARGA di kolom terakhir (kolom 8) dengan ketentuan TOTAL HARGA adalah HARGA dikalikan UNIT Tulis rumus tersebut pada baris Field : TOTAL : [HARGA]*[UNIT] Penulisan pada jendela QBE seperti berikut : b. Tambahkan field BONUS di kolom terakhir (kolom 9) dengan ketentuan : Jika UNIT>=15, maka BONUS = HONDA VARIO Jika UNIT<15, maka BONUS = SEPEDA GUNUNG Tulis rumus tersebut pada baris Field : BONUS : IIF([UNIT]>=15, Honda Vario, Sepeda Gunung ) Penulisan pada jendela QBE seperti berikut : c. Tambahkan field DISCOUNT di kolom terakhir (kolom 10) dengan ketentuan sebagai berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 58

59 Jika Total Harga >= (di atas = 2.5 M), maka Discount = 20% dari Total Harga Jika Total Harga >= (di atas = 2 M), maka Discount = 15% dari Total Harga Jika Total Harga >= (di atas 1.5 M), maka Discount = 10% dari Total Harga Jika Total Harga >= (di atas 1 M), maka Discount = 5% dari Total Harga Jika Total Harga < (di bawah 1 M), maka Discount = 0 Tulis rumus tersebut pada baris Field : DISCOUNT : IIf([TOTAL HARGA]>= ,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>= ,0.15, IIf([TOTAL HARGA]>= ,0.1,IIf([TOTAL HARGA]>= ,0.05,0))))*[TOTAL HARGA] d. Tambahkan field HARGA BERSIH di kolom terakhir (kolom 11) dengan ketentuan sebagai berikut : HARGA BERSIH yaitu TOTAL HARGA dikurangi DISCOUNT Tulis rumus tersebut pada baris Field : HARGA BERSIH : [TOTAL HARGA]-[DISCOUNT] Penulisan pada jendela QBE seperti berikut : e. Jika telah berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY KENDARAAN-1) Microsoft Access 2010 plus SQL 59

60 TUGAS : 1. Buat file Tabel baru dengan nama RENTAL, di mana struktur tabelnya adalah seperti yang tampak di bawah ini : Kemudian isikan datanya seperti berikut : 2. Buat File Query dengan nama QUERY RENTAL, kemudian tampilkan semua field pada jendela QBE seperti berikut : Microsoft Access 2010 plus SQL 60

61 Ketentuan : a. Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil karakter terakhir dari Kode, jika : Kode = D, maka Jenis Film = DVD Kode = V, maka Jenis Film = VCD b. Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil 1 karakter dari Kode, jika : Kode = A, maka Kategori Film = ACTION Kode = C, maka Kategori Film = CARTOON Kode = D, maka Kategori Film = DRAMA Kode = K, maka Kategori Film = KOMEDI c. Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil 2 karakter dari Kode, jika : Kode = 10, maka Tahun Beli = 2010 Kode = 11, maka Tahun Beli = 2011 Kode = 12, maka Tahun Beli = 2012 Sehingga hasil akhirnya seperti berikut : d. Tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu HARGA SEWA, dengan ketentuan sebagai berikut : Jika Kode = V, maka Harga Sewa = 1000 Jika Kode = D, maka Harga Sewa = 2000 Microsoft Access 2010 plus SQL 61

62 BAB-5 RELATIONSHIP DAN OPERASI ACTION QUERY 5.1. Pengertian Relationship Database Relasional adalah suatu database yang di dalamnya terdapat tabeltabel yang saling berelasi satu sama lain. Relasi atau keterhubungan antara satu tabel dengan tabel yang lainnya ditentukan berdasarkan aturan-aturan tertentu. Relasi antar tabel ini sering disebut dengan istilah Relationship Jenis-jenis Relationship Ada 3 (tiga) jenis Relationship, antara lain : a. One-to-one Relasi 1 ke 1 (relasi satu ke satu) atau One to one b. One-to-many Relasi 1 ke n atau n ke 1 (relasi satu ke banyak atau banyak ke satu) c. Many-to-many Relasi n ke n (relasi banyak ke banyak). Relasi ini digambarkan dengan suatu garis lurus yang menghubungkan antara dua tabel. Untuk lebih mudah mencerna, berikut di bawah ini contoh relationship : PK Tabel Anggota a b PK Tabel Buku PK Tabel Anggota PK Tabel Buku a b FK Tabel Transaksi mengacu ke Tabel Anggota FK Tabel Transaksi mengacu ke Tabel Buku Microsoft Access 2010 plus SQL 62

63 Relasi antar tabel pada database relasional ini dihubungkan oleh sebuah Key. Dikenal ada 2 macam key, yaitu Primary Key dan Foreign Key. Penjelasan Ilustrasi Relationship : Jika di dalam suatu database terdapat dua tabel, yaitu Tabel Anggotadan Tabel Buku yang saling berelasi. Relasi antara kedua tabel ini adalah Many-to-many (Banyak ke banyak), maka secara teoritiis akan muncul Tabel Bukuaru yang menghubungkan kedua tabel tersebut, sebut tabel penghubung ini adalah Tabel Transaksi. Selanjutnya Tabel Transaksi disebut sebagai Tabel Relasi (yaitu tabel yang merelasikan atau menghubungkan Tabel Anggotadan Tabel Buku). Tabel yang dihubungkan oleh tabel relasi bisa disebut Tabel Acuan atau tabel Referensi (dalam kasus ini adalah Tabel Anggotadan Tabel Buku). Pada Tabel Anggotaterdapat primary key begitu pula dengan Tabel Buku. Primary key pada Tabel Anggotadan Tabel Buku akan dijadikan sebagai Foreign Key pada Tabel Transaksi. Antara primary key di Tabel Anggotamaupun primary key di Tabel Buku akan membentuk relasi dengan foreign key yang ada pada Tabel Transaksi. Relasi yang dibentuk oleh Tabel Anggotada Tabel Transaksi adalah satu ke banyak atau One-tomany, begitupun relasi antara Tabel Buku dan Tabel Transaksi. Dari contoh ketiga tabel tersebut, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Tabel Anggotadan Tabel Buku adalah Tabel Acuan, sedangkan Tabel Transaksi adalah Tabel Relasi. Pada Tabel Anggotadan Tabel Buku terdapat Primary Key, selanjutnya primary key tersebut dijadikan Foreign Key pada Tabel Transaksi. Relasi yang dibentuk oleh Tabel Anggotadan Tabel Transaksi adalah relasi One-to-many atau Satu ke banyak, demikian pula halnya relasi yang dibentuk antara Tabel Buku dan Tabel Transaksi Sedangkan relasi antara Tabel Anggotadan Tabel Buku adalah May-to-many (Banyak ke banyak) Membuat Relasi Tabel Jenis-jenis Relasi Membuat Relasi antar Tabel Menghapus Relasi Menyimpan Relasi Microsoft Access 2010 plus SQL 63

64 5.2. Pengoperasian Action Query Action query adalah query yang melakukan sesuatu terhadap record dalam satu atau beberapa tabel hanya dalam satu operasi. Ada 4 (empat) jenis action query yaitu : make table, append query, update query dan delete query Make Table Query Make table query adalah query untuk membuat tabel baru dari seluruh atau sebagian data dalam satu satu beberapa tabel. Adapun manfaat yang diperoleh apabila Anda membuat make table query, antara lain : a. Membuat tbel yang akan di-ekspor ke database Microsoft Access lainnya. b. Membuat laporan yang menampilkan data dari suatu periode tertentu. c. Membuat history table yang berisi record-record lama. d. Membuat backup dari sebuah tabel. Untuk membuat Make Table Query yang akan menciptakan sebuah tabel, dalam kasus ini kita akan mengambil data dari query terdahulu, misal Query Kendaraan Append Query Update Query Delete Query 5.3. Crosstab Query Microsoft Access 2010 plus SQL 64

65 BAB VI Membuat Tombol Control pada Form Dari form yang telah Anda buat dan modifikasi, alangkah baiknya jika suatu form dilengkapi dengan sebuah tombol Control yaitu dengan memanfaatkan tool Button pada tab Desgin yang berfungsi sebagai pengontrol form. Jika Button yang telah Anda buat di klik atau diaktifkan, maka program akan dijalankan. Salah satu kelebihan yang dimiliki program Microsoft Access adalah Anda dapat membuat tombol control dengan singkat dan cepat tanpa membuat suatu pemrograman. Anda dapat membuatnya dengan menggunakan fasilitas wizard maupun tanpa wizard. Dengan sebuah wizard akan mempercepat proses pembuatannya. Karena dengan wizard, Anda akan dituntun oleh Microsoft Access langkah demi langkah cara pembuatan suatu tombol control. Anda dapat membuat sampai 28 tipe button dengan menggunakan jendela Wizard Command Button. Sebagai contoh Anda dapat membuat sebuah tombol control untuk mencari data, memindahkan penunjuk data, menghapus dan menambah data, membuka, menutup dan mencetak form atau laporan, keluar dari program Microsoft Access, menuju ke program aplikasi lain dan sebagainya Membuat Tombol Control Penunjuk Record Misal Anda ingin membuat tombol control Go To First Record (Record Pertama), langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : a. Buka salah satu file form, kemudian tampilkan jendela Design Form b. Klik tool Button, hingga muncul tanda + diikuti dengan kotak, lalu klik di mana tombol control tersebut akan diletakkan, hingga muncul tampilan jendela Command Button Wizard berikut : c. Pada kotak Categories pilih Record Navigation

66 d. Pada kotak Action, pilih dan klik Go To First Record e. Klik tombol Next untuk menuju ke tahapan berikutnya : f. Pada tahapan ini, Anda dapat memilih bentuk tampilan tombol control, apakah berbentuk Gambar (Picture) atau Label (Text). Pilih misal Picture Go To First g. Klik tombol Next untuk menuju ke tahapan berikutnya : h. Jika Anda ingin memberi nama pada tombol, ketikkan nama tombol controlnya, jika tidak abaikan saja. i. Klik tombol Finish, untuk keluar dari jendela Command Button Wizard. Catatan : Silakan ulangi langkah di atas, untuk membuat tombol control lainnya seperti Go To Previous Record, Go To Next Record, dan Go To Last Record Membuat Tombol Control Tambah, Hapus, Cetak, dan Simpan Data Selain tombol control yang telah Anda buat sebelumnya, Anda juga dapat membuat tombol Tambah Data (Add New Record), Hapus Data (Delete Record), Simpan Data (Save Record), Cetak Data (Print Record) dan tombol lainnya. Misal Anda ingin membuat tombol control Add New Record (Tambah Data), langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

67 a. Buka salah satu file form, kemudian tampilkan jendela Design Form b. Klik tool Button, hingga muncul tanda + diikuti dengan kotak, lalu klik di mana tombol control tersebut akan diletakkan, hingga muncul tampilan jendela Command Button Wizard berikut : c. Pada Categories, pilih Record Operation d. Pada Action, pilih dan klik Add New Record e. Jika Anda ingin membuat tombol dalam bentuk picture, langsung tekan tombol Finish. Catatan : Silakan ulangi langkah di atas, untuk membuat tombol control lainnya seperti Delete Record, Print Record, dan Save Record Membuat Tombol Control Buka Form, Tutup Form, Cetak Form Untuk keluar dari jendela form, biasanya Anda menggunakan tombol x (Close). Di sini Anda dapat membuat tombol Close Form untuk keluar dari jendela Form. Selain itu juga, Anda dapat membuat tombol control lainnya seperti Open Form (Membuka Form), Print a Form (Mencetak Form lain), Print Current Form (Mencetak Form yang aktif) dan tombol lainnya. Misal Anda ingin membuat tombol control Close Form (Keluar dari Form), langkahlangkahnya adalah sebagai berikut : a. Buka salah satu file form, kemudian tampilkan jendela Design Form b. Klik tool Button, hingga muncul tanda + diikuti dengan kotak, lalu klik di mana tombol control tersebut akan diletakkan, hingga muncul tampilan jendela Command Button Wizard berikut :

68 c. Pada Categories, pilih Form Operation d. Pada Action, pilih dan klik Close Form e. Jika Anda ingin membuat tombol dalam bentuk picture, langsung tekan tombol Finish. Catatan : Silakan ulangi langkah di atas, untuk membuat tombol control lainnya seperti Open Form lalu pilih form yang akan Anda buka atau Aktifkan, dan Print Current Form Membuat Tombol Control Cetak Laporan di Layar dan di Printer Jika Anda ingin membuat tombol cetak, maka terlebih dulu Anda harus membuat file laporan, sebab jika belum tidak dapat ditampilkan di layar maupun pada printer. Untuk tombol control kali ini kita akan mencoba membuat dengan menggunakan text (tidak dengan picture). Misal Anda ingin membuat tombol control Cetak Laporan di Layar (Preview Report), langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : a. Buka salah satu file form, kemudian tampilkan jendela Design Form b. Klik tool Button, hingga muncul tanda + diikuti dengan kotak, lalu klik di mana tombol control tersebut akan diletakkan, hingga muncul tampilan jendela Command Button Wizard berikut :

69 c. Pada Categories, pilih Report Operation d. Pada Action, pilih dan klik Preview Report e. Klik tombol Next untuk menuju ke tahapan berikutnya : f. Pilih file yang akan di cetak pada tampilan di layar, misal LAPORAN OBAT g. Klik tombol Next untuk menuju ke tahapan berikutnya : h. Pilih Text, kemudian ganti Preview Report dengan teks Cetak Laporan di &Layar i. Tekan tombol Finish. Catatan : Silakan ulangi langkah di atas, untuk membuat tombol control lainnya seperti Cetak Laporan di &Printer. Simbol & pada baris text tidak akan tercetak pada tombol control, tapi akan muncul tanda underscore di mana huruf tersebut akan dijadikan sebagai tombol alternate (Alt) Membuat Tombol Control Keluar dari Ms. Access Misal Anda ingin membuat tombol control Keluar dari Ms. Access (Quit Application), langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : a. Buka salah satu file form, kemudian tampilkan jendela Design Form

70 b. Klik tool Button, hingga muncul tanda + diikuti dengan kotak, lalu klik di mana tombol control tersebut akan diletakkan, hingga muncul tampilan jendela Command Button Wizard berikut : c. Pada Categories, pilih Application d. Pada Action, pilih dan klik Quit Application e. Klik tombol Next untuk menuju ke tahapan berikutnya : f. Pilih Text, kemudian ganti Quit App dengan teks Keluar dari Ms. &Access g. Tekan tombol Finish Membuat Tombol Control menuju ke Program Aplikasi Meskipun pada jendela Command Button Wizard tidak ada fasilitas untuk membuat tombol menuju ke program aplikasi atau ke alamat web, Anda dapat membuatnya dengan cara manual (tidak dengan wizard). Anda dapat membuat tombol control menuju ke Calculator, Ms. Word, Ms. Excel, Music, Video maupun ke alamat website yang sering Anda kunjungi. Misal Anda ingin membuat tombol control Calculator, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

71 a. Buka salah satu file form, kemudian tampilkan jendela Design Form b. Klik tool Button, hingga muncul tanda + diikuti dengan kotak, lalu klik di mana tombol control tersebut akan diletakkan, hingga muncul tampilan jendela Command Button Wizard. c. Tekan tombol Cancel untuk keluar dari jendela Command Button Wizard, hingga muncul tampilan berikut : d. Pada tombol Command?, klik lalu seleksi teks tersebut dan ganti menjadi &Calculator tekan tombol Enter. e. Aktifkan jendela Property Sheet f. Klik tab Format atau All g. Pada baris Hyperlink Address, klik lalu klik tombol elipsis ( ), hingga muncul jendela Insert Hyperlink berikut : h. Pada tombol pilihan Look in, Anda pindahkan letak direktori atau foldernya ke Local Disk (C:) i. Klik dua kali folder Windows j. Klik dua kali folder System32 k. Pilih dan klik file Calc l. Klik tombol OK. Catatan : Silakan ulangi langkah di atas, untuk membuat tombol control lainnya seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, My Music dan My Video 6.7. Membuat Tombol Control menuju ke Alamat Website Pada saat Anda berada di program Microsoft Access, Anda dapat membuat tombol menuju salah satu atau beberapa alamat Website yang sering Anda kunjungi tanpa harus keluar dari program maupun menjalankan terlebih dulu salah satu browser misal Mozilla Firefox, Internet Explore maupun Google Chrome.

72 Misal Anda ingin membuat tombol control Facebook, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : a. Buka salah satu file form, kemudian tampilkan jendela Design Form b. Klik tool Button, hingga muncul tanda + diikuti dengan kotak, lalu klik di mana tombol control tersebut akan diletakkan, hingga muncul tampilan jendela Command Button Wizard. c. Tekan tombol Cancel untuk keluar dari jendela Command Button Wizard, hingga muncul tampilan berikut : d. Pada tombol Command?, klik lalu seleksi teks tersebut dan ganti menjadi &Facebook tekan tombol Enter. e. Aktifkan jendela Property Sheet f. Klik tab Format atau All g. Pada baris Hyperlink Address, klik lalu klik tombol elipsis ( ), hingga muncul jendela Insert Hyperlink berikut : h. Pada baris Address, Anda ketikkan alamat websitenya yaitu : i. Klik tombol OK untuk keluar dari jendela Insert Hyperlink.

73 BAB VII Menambahkan Formula dengan Text Box pada Form/Report 1. Buat file Database dengan nama file MODUL-6 2. Buat file Tabel dengan nama file DATA PELANGGAN dimana strukturnya adalah sebagai berikut : 3. Kemudian isikan datanya seperti berikut : 4. Buat file Query dengan nama Query Pelanggan bersumber dari file Data Pelanggan. Tampilkan semua field, sehingga hasilnya sama dengan file tabel Data Pelanggan. 5. Buat file Form bersumber dari file Query Pelanggan dengan nama Form Pelanggan. Petunjuk : a. Gunakan Create Form Design b. Aktifkan jendela Property Sheet c. Aktifkan tab Data atau All d. Pada baris Record Source, pilih QUERY PELANGGAN e. Aktikan jendela Add Existing Fields f. Tampilkan field-field tersebut dengan menekan tombol + pada file Data Pelanggan. g. Tempatkan semua field-field tersebut pada area Detail dengan cara klik dua kali field tersebut. h. Atur lebar fieldnya

74 i. Beri Judul (Title) yaitu FORM DATA PELANGGAN PLN, sehingga tampilannya seperti berikut : 6. Menambahkan Formula (Rumus) dengan Text Box pada Form/Report a. Tambahkan field JENIS PELANGGAN dan TARIF PER METER dengan ketentuan sebagai berikut : GOLONGAN JENIS PELANGGAN TARIF PER METER A Sosial 500 B Rumah Tangga 750 C Perusahaan 1500 D Industri 2500 b. Tambahkan field JUMLAH PEMAKAIAN dengan ketentuan : METERAN KINI dikurangi METERAN LALU c. Tambahkan field JUMLAH REKENING dengan ketentuan : JUMLAH PEMAKAIAN dikalikan TARIF PER METER d. Tambahkan field DENDA dengan ketentuan : Jika BAYAR di atas 20 hari, maka Denda = 20% dikalikan JUMLAH REKENING Jika BAYAR di bawah atau sama dengan 20 hari, maka Denda = 0 e. Tambahkan field TOTAL TAGIHAN dengan ketentuan : JUMLAH REKENING ditambah DENDA

75 7. Penyelesaian atau langkah-langkah untuk menambahkan Formula dengan Text Box pada Form/Report. Misal Kasus JENIS PELANGGAN, dengan langkah sebagai berikut : a. Klik tool Text Box pada tab Design, hingga muncul tanda plus diikuti kotak b. Letakkan di sebelah kanan field Kode Pelanggan, hingga muncul tampilan berikut : c. Ganti Text? menjadi JENIS PELANGGAN d. Perbesar terlebih dulu kotak Unbound, lalu isikan rumusnya sebagai berikut : =IIf([GOLONGAN]="A","SOSIAL",IIf([GOLONGAN]="B","RUMAH TANGGA", IIf([GOLONGAN]="C","PERUSAHAAN","INDUSTRI"))) e. Jika Anda telah berhasil mengetik rumusnya, kemudian tampilkan formnya (klik tombol View) f. Kembali ke tampilan Design, lalu rubah kotak yang ada rumusnya dan ukuran kotaknya disesuaikan. g. Silakan Anda isikan rumus yang lainnya dengan menggunakan tool Text Box, dengan syarat pada kotak isian Unbound, harus didahului dengan simbol = (sama dengan sebelum rumus tersebut diketikkan. 8. Format tampilan angka pada Tarif per Meter, Jumlah Rekening, Denda dan Total Tagihan ke dalam format Currency dengan dua desimal dibelakang koma. Langkah-langkahnya : a. Aktifkan text box Tarif per Meter b. Tampilkan jendela Property Sheet c. Aktifkan tab Format d. Pada baris Format pilih Currency e. Silakan Anda ulangi langkah di atas untuk memformat tampilan yang lainnya. 9. Jika Anda telah mengisikan rumus dengan benar, maka hasilnya akan tampak seperti berikut :

76

77 BAB VIII MEMBUAT MENU DENGAN SWITCHBOARD MANAGER DAN PEMBUATAN STARTUP Sebelum Anda membuat menu dengan menggunakan fasilitas Switchboard Manager, terlebih dulu buat file-file berikut : 1. Buat 3 (tiga) buah file Tabel, antara lain : a. Tabel kesatu : DATA SISWA, dengan struktur sebagai berikut : Kemudian isikan datanya di bawah ini : b. Tabel kedua : BELAJAR, dengan struktur sebagai berikut : Kemudian isikan datanya di bawah ini :

78 c. Tabel ketiga : PROGRAM, dengan struktur sebagai berikut : Kemudian isikan datanya di bawah ini : 2. Buat file Query dengan nama QUERY SISWA, kemudian tampilkan field-field berikut sehingga tampilannya seperti berikut :

79 3. Buat 3 (tiga) buah file Form, antara lain : a. Form kesatu : FORM DATA SISWA bersumber dari file tabel Data Siswa (gunakan Create Form). Ubah judulnya seperti di bawah ini, lalu buat satu buah tombol Close Form dengan bentuk Picture. b. Form kedua : FORM PROGRAM bersumber dari file tabel Program (gunakan Create Form). Ubah judulnya seperti di bawah ini, lalu buat satu buah tombol Close Form dengan bentuk Picture. c. Form ketiga : FORM DATA BELAJAR bersumber dari file tabel Belajar (gunakan Create Form). Ubah judulnya seperti di bawah ini, lalu buat satu buah tombol Close Form dengan bentuk Picture. 4. Buat file Report, dengan nama file LAPORAN SISWA bersumber dari file Query Siswa (gunakan Create Report). Ubah judulnya, lalu atur lebar kolomnya hingga hasil akhir seperti yang tampak di bawah ini :

80 Untuk mengkoordinasikan atau mengintegrasikan seluruh rangkaian pekerjaan yang telah Anda buat baik dari rancangan form mapun report ke dalam sebuah menu utama dapat dilakukan dengan beragai cara antara lain dengan menggunakan fasilitas Switchboard Manager, Form Design, program Macro maupun program Visual Basic for Application (VBA) Membuat Menu dengan Switchboard Manager Switchboard Manager adalah suatu panel yang berisi berbagai tombol tekan untuk mengakses semua pekerjaan tersebut. Sebelumnya Anda harus membuat dulu sampai selesai seluruh tabel, query, form dan report untuk diperlukan oleh aplikasi database Anda. Untuk membuat menu dengan menggunakan fasilitas Switchboard Manager, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut : a. Membuat Nama Halaman Switchboard (Switchboard Pages) Klik tab Database Tools Switchboard Manager, hingga muncul tampilan konfirmasi berikut : Jawab Yes, hingga muncul tampilan berikut :

81 Klik tombol New, hingga muncul tampilan berikutnya : Pada kotak isian Switchboard Page Name, ketikkan nama switchboard-nya, misalkan Menu Switchboard Klik tombol OK, hingga muncul ke tampilan semula Pilih dan klik Menu Switchboard yang telah Anda buat, kemudian klik tombol Make Default untuk mengaktifkan switchboard yang telah Anda buat. b. Membuat tombol Membuka Form (Open Form) Misalkan : Mengaktifkan atau membuka file Form Data Siswa Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : Dalam keadaan kotak dialog Switchboard Manager, klik tombol Edit, Kemudian klik tombol New hingga muncul tampilan berikut : Pada kotak isian Text, ketik : ENTRY-EDIT DATA SISWA Pada tombol pilihan Command, pilih dan klik Open Form in Edit Mode Pada tombol pilihan Form, pilih dan klik FORM DATA SISWA

82 Klik tombol OK, untuk keluar dari jendela Edit Switchboard Item dan kembali ke tampilan awal, namun sudah muncul nama tombol yaitu Entry-Edit Data Siswa Tugas Anda : Silakan Anda ulangi langkah di atas dari mulai tahapan kedua yaitu New dan seterusnya untuk membuat tombol membuka atau mengaktifkan form yang lainnya seperti FORM PROGRAM dan FORM BELAJAR, seperti berikut : c. Membuat tombol Membuka Laporan (Open Report) Misalkan : Mengaktifkan atau membuka file LAPORAN SISWA KURSUS Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : Dalam keadaan kotak dialog Switchboard Manager, klik tombol New hingga muncul tampilan berikut : Pada kotak isian Text, ketik : LAPORAN SISWA KURSUS Pada tombol pilihan Command, pilih dan klik Open Report Pada tombol pilihan Report, pilih dan klik FORM SISWA KURSUS Klik tombol OK, untuk keluar dari jendela Edit Switchboard Item. d. Membuat tombol Keluar dari Program Access (Exit Application) Misalkan : Keluar dari Microsotf Access Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : Dalam keadaan kotak dialog Switchboard Manager, klik tombol New hingga muncul tampilan berikut :

83 Pada kotak isian Text, ketik : KELUAR DARI MICROSOFT ACCESS Pada tombol pilihan Command, pilih dan klik Exit Application Klik tombol OK, untuk keluar dari jendela Edit Switchboard Item. Sehingga apabila Anda berhasil, maka tampilan nama-nama tombolnya akan tampak seperti berikut : Klik tombol Close untuk keluar dari jendela Edit Switchboard Page Klik tombol Close lagi untuk keluar dari jendela Switchboard Manager, sehingga pada object database terdapat dua buah file yaitu pada Switchboard Items pada object Tables dan Switchboard pada object Forms Menjalankan Menu Switchboard Manager Untuk menjalankan menu switchboard Manager, Anda hanya cukup meng-klik dua kali nama Switchboard yang terdapat pada object Forms, hingga muncul tampilan berikut :

84 Silakan Anda coba pilih salah satu menu pilihan di atas dengan cara di klik pada tombolnya. Apa yang terjadi? 8.3. PEMBUATAN STARTUP StartUp di mana setiap database yang Anda buka atau aktifkan, maka objek itulah yang pertama kali akan muncul. Anda dapat menentukan form atau report mana yang akan difungsikan sebagai form utama. Biasanya switchboard (menu utama) difungsikan sebagai form utama. Form ini dapat membantu Anda ketika ingin menggunakan sebuah aplikasi. Untuk menampilkan beberapa form, dapat dilakukan dengan sebuah form yaitu form switchboard, dengan langkah sebagai berikut : a. Klik tombol Office Button Access Option atau pada tombol Quick Access Toolbar pilih More Command, hingga muncul jendela Access Options berikut : b. Pada panel kiri jendela Access Options pilih Current Database c. Pada panel kanan jendela Access Options seperti : Pada Application Title, ketik nama aplikasinya misalkan SISTEM INFORMASI LPK Pada tombol pilihan Display Form, pilih Switchboard Klik tombol OK, hingga muncul konfirmasi berikut : Klik tombol OK

85 8.4. MENJALANKAN APLIKASI Setelah file database tersebut di atas telah dibuatkan starup-nya, lakukan langkah berikut ini : a. Silakan Anda keluar dari program Access b. Jalankan program Access-nya c. Buka kembali file tersebut d. Coba Anda perhatikan, pada saat file database tersebut diaktifkan atau dibuka, maka yang pertama kali aktif yaitu Switchboard, dikarenakan pada saat pertama kali yang ingin dimunculkan di layar yaitu form Switchboard.

86 BAB IX MEMBUAT MENU DENGAN FORM DESIGN 9.1. Membuat Menu dengan Form Design Selain membuat menu dengan menggunakan fasilitas Switchboard Manager seperti yang telah dibahas pada bab sebelumnya, Anda juga dapat membuat menu dengan menggunakan fasilitas Form Design, seperti membuka form, membuka dan mencetak report, menuju ke program apikasi lain maupun ke alamat website. Hasil output yang diinginkan seperti yang tampak di bawah ini : Langkah-langkahnya untuk merancang menu di atas, adalah sebagai berikut : a. Klik tab Create Form Design b. Tutup tampilan jendela navigasi (Shutter Bar Open/Close Button) c. Perbesar area Detail satu halaman penuh Membuat Judul Form Untuk membuat judul pada form, lakukan langkah berikut : a. Klik tool Title pada tab Design b. Pada saat muncul Form1, lalu ganti dan ketik judulnya misalkan : LEMBAGA PENDIDIKAN dan PELATIHAN SALSABILLA c. Atur ukuran font, jenis font maupun warna font-nya terserah Anda.

87 Menyisipkan Logo Untuk menyisipkan logo di sebelah kiri judul, lakukan langkah berikut : a. Klik tool Logo pada tab Design b. Hingga di layar muncul jendela My Picture, silakan Anda cari gambar atau logo yang akan ditempatkan di sebelah kiri judul c. Kemudian atur letak maupun ukuran logo atau gambanya Membuat Kotak Frame Kotak frame, digunakan untuk mempercantik tampilan agar kelihatan dan mempermudah user di dalam pengelompokkan tombol control. Dari tampilan output, Anda harus membuat kotak frame sebanyak 5 (lima) buah dengan menggunakan bantuan tool Option Group, yaitu dengan langkah sebagai berikut : a. Klik tool Option Group pada tab Design b. Lalu klik di mana frame tersebut akan Anda buat, hingga muncul tampilan jendela Option Group Wizard c. Tekan tombol Cancel, hingga muncul tampilan berikut : d. Atur lebar maupun tinggi kotak frame agar nanti pada saat Anda membuat tombol control pada kotak frame muat untuk disisipkan. e. Ganti teks Frame? menjadi FORM ISIAN f. Format teks tersebut menjadi tebal, ukuran dan warna disesuaikan serta diberi warna dasar pada teks maupun bingkai frame-nya. g. Kemudian Anda copy (salin) sebanyak 4 buah frame lagi, lalu atur penempatannya hingga tampilannya seperti yang tampak pada output yang diinginkan di atas. h. Ganti judul masing-masing frame menjadi LAPORAN, UTILITY, EXIT dan WEB FAVORITES.

88 Membuat Kotak Label Buat teks seperti Menu Utama dan Create by : Iskandar@2012, dengan menggunakan bantuan tool Label, dengan langkah sebagai berikut : a. Klik tool Label pada tab Design b. Kemudian letakkan di antara frame Isian Formulir dan frame Utility c. Ketik MENU UTAMA d. Lalu format teks tersebut menjadi cetak tebal, jenis font, ukuran, warna font dan warna dasar pada bingkai, terserah Anda. e. Silakan Anda buat kembali dengan menggunakan fasilitas tool Label untuk mengetik teks Create by : Nama Anda Memberi Efek Bayangan (Special Effect) pada bingkai frame Agar tampilan kotak lebih menarik, beri efek bayangan pada setiap bingkai frame dengan langkah sebagai berikut : a. Aktifkan bingkai judul frame ISIAN FORMULIR b. Aktifkan tab Design c. Pada grup Control, klik Special Effect : Shadowed d. Silakan Anda beri efek bayangan untuk setiap bingkai pada judul frame yang lainnya Menyisipkan Objek Gambar (Image) Untuk menyisipkan objek gambar (image) di mana saja, misalnya diletakkan di tengah-tengah atau di bawah MENU UTAMA, lakukan langkah sebagai berikut : a. Klik tool Image pada tab Design b. Kemudian klik di mana objek gambar tersebut akan disisipkan, hingga muncul jendel Insert Picture c. Silakan Anda pilih objek gambarnya terserah Anda. d. Klik tombol Open e. Kemudian atur ukuran kotaknya Membuat tombol pada frame ISIAN FORMULIR Misal buat tombol ENTRY-EDIT DATA SISWA (Open Form Form Data Siswa) dengan menggunakan perintah Open Form. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

89 a. Klik tool Button pada tab Design, hingga muncul tanda + diikuti kotak b. Kemudian letakkan di dalam frame ISIAN FORMULIR, hingga muncul jendela Command Button Wizard : c. Pada Categories, pilih Form Operations d. Pada Actions, pilih Open Form e. Klik tombol Next, untuk menuju tahap berikutnya. f. Pilih FORM DATA SISWA g. Klik tombol Next, untuk menuju tahap berikutnya. h. Pilih opsi ke dua, yaitu Open the form and show all the records i. Klik tombol Next, untuk menuju tahap berikutnya.

90 j. Pilih Text, kemudian ketik : ENTRY-EDIT DATA &SISWA k. Klik tombol Finish. l. Silakan Anda ulangi langkah di atas untuk membuat tombol yang lainnya sepert ENTRY-EDIT DATA PROGRAM dan ENTRY-EDIT DATA BELAJAR Membuat tombol pada frame LAPORAN Buat dua buah tombol laporan yaitu CETAK LAPORAN DI LAYAR (Preview Report Laporan Siswa Kursus) dan CETAK LAPORAN DI PRINTER (Print Report Laporan Siswa Kursus), dengan langkah sebagai berikut : a. Klik tool Button pada tab Design, hingga muncul tanda + diikuti kotak b. Kemudian letakkan di dalam frame LAPORAN, hingga muncul jendela Command Button Wizard : c. Pada Categories, pilih Report Operations d. Pada Actions, pilih Preview Report e. Klik tombol Next, untuk menuju tahap berikutnya.

91 f. Pilih file LAPORAN SISWA KURSUS g. Klik tombol Next, untuk menuju ke tahapan berikutnya : h. Pilih Text, lalu ketik CETAK LAPORAN DI &LAYAR i. Klik tombol Finish. j. Silakan Anda ulangi langkah di atas untuk membuat tombol lainnya yaitu CETAK LAPORAN DI &PRINTER Membuat tombol pada frame UTILITY Misal Anda ingin membuat tombol CALCULATOR pada frame UTILITY, dengan langkah sebagai berikut : a. Klik tombol Button pada tab Desgin, hingga muncul tanda + diikuti kotak b. Klik di dalam frame Utility, hingga muncul jendela Command Button Wizard c. Klik tombol Cancel, untuk keluar dari jendela Command Button Wizard, hingga muncul tampilan berikut : d. Ganti teks Command? menjadi &CALCULATOR e. Aktifkan jendela Properti Sheet f. Klik tab Format atau All

92 g. Klik pada baris Hyperlink Address, lalu klik tombol < > Elipsis, hingga muncul jendela Insert Hyperlink h. Klik tombol pilihan pada Look in i. Klik dua kali Local Disk (C:) j. Klik dua kali folder Windows k. Klik dua kali folder System32 l. Pilih file Calc m. Klik tombol OK, untuk keluar dari jendela Insert Hyperlink n. Silakan Anda buat tombol-tombol yang lainnya dan link ke alamat folder atau direktori berikut : Nama Tombol MY MUSIC MY VIDEO MICROSOFT WORD MICROSOFT EXCEL Letak Folder/Directory My Documents\My Music\Sample Music\Beat Hoven. My Documents\My Videos\... C:\\Program Files\Microsoft Office\Office12\WinWord C:\\Program Files\Microsoft Office\Office12\Excel Membuat tombol pada frame EXIT Untuk membuat tombol KELUAR DARI MS. ACCESS (Quit Application), dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut : a. Klik tool Button pada tab Design, hingga muncul tanda + diikuti kotak b. Kemudian letakkan di dalam frame EXIT, hingga muncul jendela Command Button Wizard :

93 c. Pada Categories, pilih Application d. Pada Actions, pilih Quit Application e. Klik tombol Next, untuk menuju tahap berikutnya : f. Pilih Text, lalu ketik KELUAR DARI MS. &ACCESS g. Klik tombol Finish, untuk keluar dari jendela Command Button Wizard Membuat tombol pada frame WEB FAVORITES Misal buat tombol Facebook pada frame Web Favorites, dengan langkah sebagai berikut : a. Klik tombol Button pada tab Design, hingga muncul tanda + diikuti kotak b. Kemudian letakkan dan klik di frame WEB FAVORITES, hingga muncul jendela Command Button Wizard c. Tekan tombol Cancel untuk keluar dari jendela Command Button Wizard d. Kemudian ganti teks Command? menjadi Facebook e. Aktifkan jendela Properti Sheet f. Klik tab Format atau All g. Klik pada baris Hyperlink Address, lalu klik tombol < > Elipsis, hingga muncul jendela Insert Hyperlink :

94 h. Pada baris Address ketikkan alamat webnya : i. Klik tombol OK, untuk keluar dari jendela Insert Hyperlink. j. Silakan Anda ulangi langkah di atas untuk membuat tombol menuju alamat web site yang lainnya seperti : UberSosical, Twitter, Youtube, Google, dan Yahoo. k. Jika telah selesai merancang dan membuat tombol-tombol dengan Design View, simpan dengan nama file FORM MENU PEMBUATAN STARTUP StartUp di mana setiap database yang Anda buka atau aktifkan, maka objek itulah yang pertama kali akan muncul. Anda dapat menentukan form atau report mana yang akan difungsikan sebagai form utama. Aktifkan file FORM MENU sebagai form utama. Form ini dapat membantu Anda ketika ingin meng-gunakan sebuah aplikasi. Untuk menampilkan beberapa form, dapat dilakukan dengan sebuah form yaitu form switchboard, dengan langkah sebagai berikut : a. Klik tombol Office Button Access Option atau pada tombol Quick Access Toolbar pilih More Command, hingga muncul jendela Access Options berikut :

95 b. Pada panel kiri jendela Access Options pilih Current Database c. Pada panel kanan jendela Access Options seperti : Pada Application Title, ketik nama aplikasinya misalkan SISTEM INFORMASI LPK Pada tombol pilihan Display Form, pilih FORM MENU Klik tombol OK, hingga muncul konfirmasi berikut : Klik tombol OK

96 BAB X BEKERJA DENGAN MACRO Membuat Macro Macro adalah sebuah perintah yang mewakili sekumpulan perintah lain. Dengan macro, Anda bisa meringkas serangkaian pekerjaan berulang yang sering kita lakukan menjadi sebuah perintah saja. Macro juga berarti serangkaian aksi (action) yang terprogram sesuai dengan kebutuhan. Bila sebuah macro dijalankan, macro ini melakukan satu atau beberapa aksi Aksi itu misalnya membuka sebuah form. Aksi apa yng akan dijalankan sebuah maro akan sangat bergantung pada saat Anda membuat macro tersebut. Caranya mudah Anda tinggal memilih aks yang telah disediakan dari daftar aksi dan mengisikan argumennya. Argumen digunakan oleh sebuah aksi agar aksi ini dapat dijalankan tugasnya dengan benar. Misalny, aksi untuk membuka sebuah form. Aksi ini tidak dapat dijalan-an apabila belum diberi perintah nama form yang aka dibuka. Ada pula aksi yang tidak membutuhkan argumen apa-apa, seperti aksi Beep yang membunyikan speaker komputer sejenak. Untuk membuat macro, misalnya program Beep, ikuti langkah berikut ini : a. Buka file database yang diinginkan b. Klik tab Create Macro, hingga muncul tampilan berikut : c. Pada tombol pilihan Action, pilih Beep d. Klik tombol (x) Close e. Jawab Yes, lalu simpan dengan nama file misal SUARA, klik tombol OK. f. Untuk menjalankan program macro yang telah dibuat di atas, aktifkan tab Database Tools lalu klik tool Run Macro, hingga muncul tampilan berikut :

97 g. Klik tombol OK, perhatikan dan dengarkan apa yang terjadi, maka akan muncul suara Beep. Pembuatan macro di atas sangat sederhana sekali, karena tidak diperlukan argumen-argumen, kali ini Anda akan mencoba menyusun sebuah macro yang mampu melakukan tugas selain di atas. Misal Anda ingin membuka Tabel DATA SISWA, dengan langkah sebagai berikut : a. Bukalah file database yang diinginkan, lalu aktifkan file macro yang bernama SUARA dengan cara klik mouse kanan pada file SUARA lalu pilih Design View. b. Pada baris berikutnya di bawah baris Beep, klik tombol pilihan lalu pilih dan klik Open Table c. Pada tombol pilihan Table Name, pilih misal file DATA SISWA d. Kemudian simpan macro di atas, dengan nama file lain dengan klik tombol Office Button lalu pilih Save As, hingga muncul tampilan berikut : e. Ketik nama filenya misal BUKA TABEL f. Klik tombol OK. g. Kemudian jalankan program macro tersebut.

98 10.2. Bekerja dengan Macro Untuk dapat bekerja dengan Macro, Anda harus mengetahui tentang cara-cara pengaturan macro yang meliputi aksi (Action), kondisi (Condition), Step, group dan lain sebagainya Action Macro Action Macro adalah suatu proses yang telah disediakan oleh Microsoft Access untuk dipasangkan sebagai macro. Dalam menyususn macro, kita harus merencanakan urut-urutan proses yang membentuk sistem otomatis dengan memakai Action Macro ini. Di dalam Microsoft Access, terdapat 45 daftar action macro yang dapat Anda susun, antara lain Addmenu Bee, Close, MsgBox, OpenForm, OpenReport, OpenTable, Quit, RunApp, dan lain sebagainya. Sebagai contoh, misal Anda ingin membuka atau mengaktifkan form yang telah dibuat sebelumnya. Maka pada Action, Anda harus memilih OpenForm lalu pada Form Name pilih nama form yang akan dibuka Membuat Menu Bar dengan menggunakan Macro Untuk membuat Menu Bar dengan menggunakan program Macro, Anda dapat memanfaatkan file database MODUL-8, dengan langkah sebagai berikut : a. Buat file database baru dengan nama file MODUL-9 b. Kemudian impor file database MODUL-8 ke file MODUL-9 (semua file tabel, query, semua file form dan report), kecuali file FORM MENU Menampilkan Jendela Macro a. Klik tab Create b. Pada grup Other, pilih dan klik Macro c. Pada grup Show/Hide, klik Macro Names, hingga muncul tampilan berikut :

99 Membuka/Mengaktifkan Form a. Pada kotak isian Macro Name, ketik SISWA b. Pada Action, pilih dan klik OpenForm c. Pada kolo Arguments, otomatis muncul dengan sendirinya d. Pada kotak Comment, Anda boleh diisi atau tidak teksnya. e. Pada tombol pilihan Form Name, pilih dan klik FORM DATA SISWA f. Ulangi langkah untuk membuat nama macro PROGRAM, sedangkan pada tombol pilihan Form Name, pilih dan klik FORM PROGRAM, dan nama macro BELAJAR, sedangkan pada tombol pilihan Form Name pilih dan klik FORM BELAJAR g. Klik tombol x (Close) h. Jawab Yes untuk menyimpan file, lalu simpan dengan nama file DETAIL FILE i. Klik tombol OK Membuat SubMenu File a. Klik tab Create b. Pada grup Other, pilih dan klik Macro c. Pada grup Show/Hide, klik Macro Names, hingga muncul tampilan berikut :

100 d. Pada kotak Macro Name, ketik ENTRY-EDIT DATA &SISWA e. Pada tombol pilihan Action, pilih dan klik RunMacro f. Pada tombol pilihan Macro Name, pilih dan klik DETAIL FILE.SISWA g. Ulangi langkah point d) untuk membuat submenu ENTRY-EDIT DATA &PROGRAM pada tombol pilihan Macro Name pilih DETAIL FILE.PROGRAM, sedangkan ENTRY- EDIT DATA &BELAJAR pada tombol pilhan Macro Name pilih DETAIL FILE.BELAJAR h. Klik tombol x (Close) lalu jawab Yes i. Simpan dengan nama file SUBMENU FILE j. Klik tombol OK Membuka/Mengaktifkan Laporan (Cetak Laporan di Layar & File) a. Klik tab Create b. Pada grup Other, pilih dan klik Macro c. Pada grup Show/Hide, klik Macro Names, hingga muncul tampilan berikut : d. Pada kotak Macro Name, ketik LAYAR e. Pada tombol pilihan Action, pilih dan klik Open Report f. Pada Arguments, tidak perlu diisi (abaikan saja) g. Pada Comment, Anda boleh diisi teksnya atau tidak h. Pada tombol pilihan Report Name, pilih LAPORAN SISWA KURSUS i. Pada tombol pilihan View, pilih dan klik Print Preview j. Ulangi langkah point d) dan seterusnya untuk membuat nama macro FILE dan tombol pilihan Action pilih OutputTo k. Pada Object Type, pilih Report l. Pada Object Name pilih dan klik LAPORAN SISWA KURSUS, sedangkan pada tombol pilihan Output Quality, pilih dan klik Print. m. Klik tombol x (Close) untuk keluar dari jendela Macro, lalu jawab Yes n. Simpan dengan nama file DETAIL CETAK o. Klik tombol OK.

101 Membuat SubMenu Cetak a. Klik tab Create b. Pada grup Other, pilih dan klik Macro c. Pada grup Show/Hide, klik Macro Names, hingga muncul tampilan berikut : d. Pada kotak Macro Name, ketik CETAK LAPORAN DI &LAYAR e. Pada tombol pilihan Action, pilih dan klik RunMacro f. Pada Arguments, tidak perlu diisi (abaikan saja) g. Pada Comment, Anda boleh diisi teksnya atau tidak h. Pada tombol pilihan Macro Name, pilih DETAIL CETAK.LAYAR i. Ulangi langkah point d) dan seterusnya untuk membuat nama macro CETAK LAPORAN DI &FILE pada tombol pilihan Action pilih RunMacro, sedangkan pada Macro Name pilih dan klik DETAIL CETAK.FILE. j. Klik tombol x (Close) untuk keluar dari jendela Macro, lalu jawab Yes k. Simpan dengan nama file SUBMENU CETAK l. Klik tombol OK Membuat Quit Application (Keluar dari MS. Access) a. Klik tab Create b. Pada grup Other, pilih dan klik Macro c. Pada grup Show/Hide, klik Macro Names, hingga muncul tampilan berikut :

102 d. Pada kotak Macro Name, ketik KELUAR e. Pada tombol pilihan Action, pilih dan klik Quit f. Pada Arguments, tidak perlu diisi (abaikan saja) g. Pada Comment, Anda boleh diisi teksnya atau tidak h. Pada tombol pilihan Option, pilih PROMPT atau EXIT i. Klik tombol x (Close) untuk keluar dari jendela Macro, lalu jawab Yes j. Simpan dengan nama file DETAIL KELUAR k. Klik tombol OK Membuat SubMenu Keluar a. Klik tab Create b. Pada grup Other, pilih dan klik Macro c. Pada grup Show/Hide, klik Macro Names, hingga muncul tampilan berikut : d. Pada kotak Macro Name, ketik KELUAR DARI MS. &ACCESS e. Pada tombol pilihan Action, pilih dan klik RunMacro f. Pada Arguments, tidak perlu diisi (abaikan saja) g. Pada Comment, Anda boleh diisi teksnya atau tidak h. Pada tombol pilihan Macro Name, pilih DETAIL KELUAR.KELUAR i. Klik tombol x (Close) untuk keluar dari jendela Macro, lalu jawab Yes j. Simpan dengan nama file SUBMENU KELUAR k. Klik tombol OK.

103 Menambahkan Menu File dalam Macro a. Klik tab Create b. Pada grup Other, pilih dan klik Macro c. Pada tombol pilihan Acton, pilih dan klik AddMenu d. Pada kotak Arguments, abaikan saja, tidak perlu diisi e. Pada kotak Comment, ketik MENU FILE f. Pada kotak Menu Name, ketik : &File g. Pada tombol pilihan Menu Macro Name, pilih dan klik SUBMENU FILE h. Silakan Anda ulangi lagkah pada point c) di atas, untuk membuat MENU CETAK dan MENU KELUAR dengan petunjuk sebagai berikut : Action Comment Menu Name Menu Macro Name AddMenu MENU CETAK &Cetak SUBMENU CETAK AddMenu MENU KELUAR &Keluar SUBMENU KELUAR i. Klik tombol x (Close) untuk keluar dari jendela Macro, lalu jawab Yes. j. Simpan dengan nama file MENU BAR k. Klik tombol OK Memuat Form untuk Menu Bar Agar pada saat tampilan di layar pertama kali bukan hanya yang muncul menu bar saja, namun juga tampilan pada layar monitor Anda rancang terlebih dulu dengan menggunakan bantuan Form. a. Aktifkan tab Create b. Klik Form Design, hingga muncul tampilan jendela form disain. c. Sembunyikan jendela Navigasi yang ada di sebelah kiri, lalu perbesar tampilan area Detail satu halaman penuh.

104 d. Kemudian silakan Anda rancang halaman yang akan tampil nanti di layar terserah Anda, dengan contoh bentuk tampilan seperti berikut : e. Apabila telah selesai merancang tampilan di atas dengan menggunakan Form Design, simpan rancangan di atas dengan nama file FORM MENU BAR f. Kemudian tampilkan hasilnya dengan tombol View Menjalankan/Mengaktifkan Menu Bar Setalah Anda merancang form, langkah terakhir adalah mengaktifkan file Menu Bar yang dibuat oleh program Macro pada form, dengan langkah sebagai berikut : a. Tampilan harus dalam keadaan Design View b. Tampilkan jendela Properties, hingga muncul tampilan jendela Properties Sheet :

105 c. Aktifkan tab Other d. Pada baris Menu Bar, ketik MENU BAR e. Klik tombol x (Close) untuk keluar dari jendela Property Sheet. f. Klik tombol View, perhatikan apa yang terjadi? Muncul tab ribbon baru yaitu tab Add-Ins. g. Silakan Anda klik tab Add-Ins, sehingga hasilnya akan tampak seperti tampilan berikut : h. Silakan Anda coba, menu-menu di atas, dengan cara di klik pada menu File, maka akan muncul submenu File, dan seterusnya.

106 Membuat StarUp dan Menyembunyikan Tab Ribbon yang Aktif a. Klik tombol Office Button, pilih Access Options, atau klik tombol Quick Access Toolbar, lalu pilih More Command, hingga muncul tampilan berikut : b. Di jendela kiri, pilih Current Database c. Di jendela kanan, pada Application Title, ketik misal : SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN d. Pada tombol pilihan Display Form, pilih dan klik FORM MENU BAR e. Pada kelompok Navigation, hilangkan tanda check list pada Display Naviation Pane f. Pada kelompok Ribbon an Toolbar Option, hilangkan tanda check list pada pilihan Allow Full Menus dan Allow Default Shortut Menu. g. Klik tombol OK. Jika muncul pesan klik tombol OK lagi. h. Silakan Anda coba keluar dari program MS. Access, lalu buka kembali file MODUL-9, dan perhatikan apa yang terjadi? TUGAS : Coba Anda buat submenu di menu File, antara lain membuka/mengaktifkan submenu yang bersumber dari objek Tabel yaitu Data Siswa, Program dan Belajar serta submenu yang bersumber dari objek Query yaitu Query Siswa.

107 MODUL PRAKTIKUM KE 1 (MS-ACCESS) Tujuan : Memahami cara membuat tabel (Struktur Database) Langkah : Aktifkan Microsoft Access, sbb : - Klik Start Program Microsoft Acces A. TUGAS BIASA 1. Klik Blank Database pada Create a New Database Using, Klik OK 2. Tempatkan pada folder anda. Kemudian Buat Data base dengan nama Jual-beli. 3. Buat Tabel seperti dibawah ini : (Klik New Klik Design View- Klik OK) Nama Tabel : Tabel Barang Struktur Data sbb : Field Name Field Type Field Size Format Kode Text 5 Nama Barang Text 30 Harga Satuan Number Single Rp. #,##0.00 Satuan Text Bila Telah Selesai pengisian Field, rekam tabel tersebut, dengan mengaktifkan menu File Save TABEL BARANG, Klik OK, dan selanjutnya bila ada pertanyaan : Do you to create a primary key Now, Klik No B. TUGAS MANDIRI 1. Buatkan Tabel berikut ini dengan langkah seperti di atas. Nama Tabel : Tabel Pembelian Struktur Data sbb : Field Name Field Type Field Size Format Faktur Text 5 Tgl Beli Date/Time - Medium Date Tgl Tempo Date/Time - Medium Date Nama Pembeli Text 30 Alamat Text 50 Jenis Pembayaran Number Integer 2. Buatkan Tabel berikut ini dengan langkah seperti di atas. Nama Tabel : Tabel Penjualan Struktur Data sbb : Field Name Field Type Field Size Format Faktur Text 5 Kode Text 5 Banyaknya Number Single Standard Potongan Number Single Percent Modul Praktikum Halaman : 1

108 3. Buatkan Tabel berikut ini dengan langkah seperti di atas. Nama Tabel : Tabel Pembayaran Struktur Data sbb : Field Name Field Type Field Size Format Faktur Text 5 Kwitansi Text 5 Tgl Bayar Date/Time - Medium Date Jumlah Bayar Number Single Rp. #,##0.00 Petugas Text 10 Tips : Bila Anda Ingin Berhasil Lakukan setiap langkah dengan benar, diiringi dengan penuh kesabaran dan ketelitian. Modul Praktikum Halaman : 2

109 MODUL PRAKTIKUM KE 2 (MS-ACCESS) Tujuan : Memahami cara memasukkan data kedalam tabel Langkah : Aktifkan Microsoft Access, sbb : - Klik Start Program Microsoft Acces A. TUGAS BIASA 1. Pada Create a New Database Using, Pilih Database yang akan dibuka: Contoh : C:\Folder..\Penjualan, Klik OK 2. Pada Penjualan : Database, pilih tabel yang akan diisi datanya, Misal :Tabel Barang. Kemudian Klik Open, dan isikan data-datanya. 3. Isikan Data-datanya sebanyak 10 (sepuluh) record data. Kode Nama Barang Harga Satuan Satuan A0001 SIMM 32 MB 350,000 Keping A0002 Kabel Data Bus 5,000 Meter A0003 3Com Ethernet Card 550,000 Buah. Teruskan sampai record ke Jika sudah selesai maka Simpan/Rekam Tabel Tersebut menekan icon SAVE, dan klik Close. B. TUGAS MANDIRI 1. Lakukan pengisian Tabel lain, yaitu : Tabel Pembelian, Penjualan dan Pembayaran. Dengan 5 (lima) s/d 10 (sepuluh) record. 2. Selesaikan seluruh pengisian data tersebut hingga dipastikan seluruh data sudah dimasukkan. Tips : Dibalik kesulitan ada kemudahan, maka jangan cepat putus asa jika menemukan kesulitan karena ada kemudahan yang selalu menyertai. Modul Praktikum Halaman : 3

110 MODUL PRAKTIKUM KE 3 (MS-ACCESS) Tujuan : Memahami cara menyaring (Filter) atau Mengurutkan (Sort) Data Langkah : Aktifkan Microsoft Access, sbb : - Klik Start Program Microsoft Access A. TUGAS BIASA (REVIEW) 1. Untuk memperlancar 2 (dua) materi sebelumnya, coba anda buatkan Database (REKANAN) dan tabel (TABEL REKANAN), dengan mengisi data-datanya sbb : Nama Alamat Kota Telpon Diana Puspita Jl. Kebon Sayur 11 Serang (0254) Fery Sonefil Jl. Simpang Lima 32 Bandung (022) Dina Ardelia Komp. Mandala Serang (0254) Dita Amanda Jl. Jombang Kali 45 Cilegon (0254) Dewi Kurniasih Jl. Kemuning 22 Bandung (022) Catatan : Jenis dan panjang data tentukan sendiri B. TUGAS BIASA (Filter By Form) Misalnya dari tabel tersebut kita ingin menampilkan rekan kita yang bertempat tinggal di kota Serang 1. Klik menu Record Filter Filter By Form atau Klik Icon =Filter By Form 2. Pindahkan ke Field Kota, lalu ketik Serang 3. Untuk Menampilkan hasil filter tersebut : KLIK Filter Aplly Filter/Sort Atau klik Icon = Aplly Filter 4. Untuk Mengembalikan form kekondisi semula KLIK Filter Remove Filter/Sort Atau klik Icon = Remove Filter C. TUGAS MANDIRI (Filter By Form) Lakukan hal yang sama seperti di atas untuk menampilkan rekan kita yang bertempat tinggal di kota lainnya. D. TUGAS BIASA (Filter By Selection) Misalnya dari tabel tersebut kita ingin menampilkan NAMA REKAN kita yang mempunyai Nama Awal dari Di 1. Pindahkan ke Field Nama, lalu sorot Di Nama Diana 2. Klik menu Record Filter Filter By Selection atau Klik Icon 3. Untuk Menampilkan hasil filter tersebut : KLIK Filter Aplly Filter/Sort Atau klik Icon = Aplly Filter 4 Untuk Mengembalikan form kekondisi semula KLIK Filter Remove Filter/Sort Atau klik Icon = Remove Filter Modul Praktikum Halaman : 4

111 E. TUGAS MANDIRI (Filter By Form) Lakukan hal yang sama seperti di atas untuk menampilkan rekan kita yang mempunyai nama lainya. F. TUGAS BIASA (Sort Ascending dan Descending) Misalnya dari tabel tersebut kita ingin mengurutkan NAMA REKAN kita. a. Mengurutkan data secara Ascending. 1. Tempatkan pada Field Nama, Klik Icon (Sort Ascending) 2. Perhatikan Perubahannya. b. Mengurutkan data secara Descending. 1. Tempatkan pada Field Nama, Klik Icon (Sort Descending) 2. Perhatikan Perubahannya. G. TUGAS MANDIRI (Ascending dan Descending) Lakukan hal yang sama seperti di atas untuk mengurutkan Field yang lainya. Modul Praktikum Halaman : 5

112 MODUL PRAKTIKUM KE 4 (MS-ACCESS) Tujuan : Memahami cara Membuat Query Tanpa dan dengan Kriteria Langkah : Aktifkan Microsoft Access, sbb : - Klik Start Program Microsoft Access A. TUGAS BIASA (REVIEW) 1. Coba anda tambahkan 3 (Tiga) field Untuk Nomor Rekanan pada Database (REKANAN) dan tabel (TABEL REKANAN), dengan mengisi data-datanya sbb : No Rek Nama JK STATUS Alamat Kota Telpon Diana Puspita P S Jl. Kebon Sayur 11 Serang Fery Sonefil L M Jl. Simpang Lima 32 Bandung Dina Ardelia P S Komp. Mandala Serang Dita Amanda P S Jl. Jombang Kali 45 Cilegon Dewi Kurniasih P M Jl. Kemuning 22 Bandung Catatan : Tambahkan menjadi 10 Record, Jenis dan panjang data tentukan sendiri 2. Simpan kembali tabel tersebut pada folder Anda. B. TUGAS BIASA (Membuat Query Tanpa Kriteria) 1. Dari jendela Database Klik Queries 2. Klik New Design View Ok 3. Pilih Tabel yang akan digunakan dalam Query (Tabel Rekanan) 4. Klik ADD Close 5. Pilih field yang akan dibuat Querynya. - Pada Field Klik No Rekanan, Nama, Alamat, Kota NoRekanan Nama Alamat Kota Klik kemudian pilih fieldnya NoRekanan 6. Kemudian jalankan Query - Klik menu Query Run (Perhatikan hasil Querynya) 7. Untuk kembali ke Desain Query - Klik Menu View Design View 8. Simpan Query tersebut dengan nama QREKANAN pada Folder anda. C. TUGAS BIASA (Membuat Query Dengan Kriteria) 1. Dari jendela Database Klik Queries Modul Praktikum Halaman : 6

113 2. Klik New Design View Ok 3. Pilih Tabel yang akan digunakan dalam Query (Tabel Rekanan) 4. Klik ADD Close 5. Pilih field yang akan dibuat Querynya. - Pada Field Klik No Rekanan, Nama, Alamat, Kota NoRekanan Nama Alamat Kota Klik kemudian pilih fieldnya Ketik > pada Criteria 6. Ketik > pada Creteria 7. Kemudian jalankan Query - Klik menu Query Run (Perhatikan hasil Querynya) 8. Untuk kembali ke Desain Query - Klik Menu View Design View 9. Simpan Query tersebut dengan nama QREKANAN NOREK pada Folder anda. D. TUGAS MANDIRI (Membuat Query Dengan Kriteria) 1. Buat Query berdasarkan kriteria Kota = Serang, Simpan dengan nama QREK KOTA 2. Buat Query berdasarkan kriteria JK= L, Simpan dengan nama QREK JK 3. Buat Query berdasarkan kriteria Status = M, Simpan dengan nama QREK STATUS Modul Praktikum Halaman : 7

114 MODUL PRAKTIKUM KE 5 (MS-ACCESS) Tujuan : Memahami cara Membuat Tabel Relasional (Relational Table) Langkah : Aktifkan Microsoft Access, sbb : - Klik Start Program Microsoft Access A. TUGAS BIASA (REVIEW) 1. Coba anda buat Database (RELASI) dan 2 (dua) tabel (TABEL KARYAWAN & TABEL GOLONGAN), dengan mengisi data-datanya sbb : a. Tabel Karyawan : b. Tabel Golongan : Catatan : Jenis dan panjang data sesuaikan dengan kebutuhan (Khusus untuk NIP = 4, Gol = 2, Gapok s/d TJ Anak = Currency B. TUGAS BIASA (Relationship) 1. Klik Menu bar Tool Relationship atau Klik Toolbar 2. Pilih/sorot Tabel Karyawan dan Tabel Golongan 3. Kemudian Klik ADD dan Close 4. Menghubungkan kedua tabel (KARYAWAN dan GOLONGAN) - Drag Field GOL dari tabel Karyawan ke arah Field GOLONGAN, kemudian tampil kotak dialog sbb : 5. Simpan kembali relasi tersebut ke dalam Database Relasi pada folder anda. Modul Praktikum Halaman : 8

115 C. TUGAS MANDIRI 1. Coba anda buat Database (PASIEN) dan 2 (dua) tabel (TABEL PASIEN & TABEL RUANGAN), dengan mengisi data-datanya (minimal 5 Record) sbb : a. Tabel Pasien terdiri dari : Nomor Pasien, Alamat, Usia, Kode Ruangan ( Contoh Nomor Pasien : P0001) b. Tabel Ruangan terdiri dari : Kode Ruangan, Kelas, Tarif, Petugas. ( Contoh Kode Ruangan : R-01) 2. Buat relasi dari ke 2 (dua) Tabel tersebut, yang dihubungkan dengan Kode Ruangan. Modul Praktikum Halaman : 9

116 MODUL PRAKTIKUM KE 6 (MS-ACCESS) Tujuan : Memahami cara Membuat Form (Formulir) Langkah : Aktifkan Microsoft Access, sbb : - Klik Start Program Microsoft Access A. TUGAS BIASA (Membuat Form dengan 1=satu Tabel) 1. Coba anda buka Database (RELASI) yang terdiri 2 (dua) tabel (TABEL KARYAWAN & TABEL GOLONGAN). 2. Langkah membuat form: a. Pada Object pilih : Froms, kemudian New b. Pada Kotak Dialog Pilih Tabel Karyawan. c. Klik Dessign View OK d. Perhatikan Tampilan Form Design seperti berikut. 3. Menyatukan Filed Data dengan Form Design a. Pada Jendela Field List, drag field-field yang akan ditampilkan pada Form Design, mulai dari : - NIP s/d Telpon (Arahkan ke Detail) Modul Praktikum Halaman : 10

117 4. Membuat judul dengan menggunakan Label a. Klik Tool Box Label atau Icon Drag arahkan ke Header b. Ketik FORM PENGISIAN DATA KARYAWAN. Atur Size dan Fontnya. c. Simpan Formulir tersebut dengan Nama :FKARYAWAN pada folder Anda. d. Klik Close Untuk keluar dari Design Form 5. Menampilkan hasil a. Pada Object Form : Double Klik FKARYAWAN (Klik Open) C. TUGAS MANDIRI 1. Coba anda buat Formulir Pengisian Data Pasien dari Tabel Pasien pada Database PASIEN 2. Coba anda buat Formulir Pengisian Data Rekanan dari Tabel Rekanan pada Database REKANAN. Modul Praktikum Halaman : 11

118 MODUL PRAKTIKUM KE 7 (MS-ACCESS) Tujuan : Memahami cara Membuat Form (Combo Box & Option Button) Langkah : Aktifkan Microsoft Access, sbb : - Klik Start Program Microsoft Access A. TUGAS BIASA (Membuat Form dengan Fasilitas Combo Box) (Buat database RENTAL.Mdb) 1. Aktifkan Object FORM (Untuk membuat Formulir) 2. Klik New Design View Klik OK (Tanpa membuka Tabel) 3. Pada Toolbox matikan Control Wizard 4. Klik icon COMBO BOX pada Toolbox 5. Tampilkan Combo box pada Detail FORM, sehingga tampil seperti berikut ini. 6. Tempatkan pada Combo2, Klik Kanan Properties kemudian tampil kotak dialog label. 7. Pada Kotak dialog (ALL) Rubah Name dan Caption berikut ini. - Name : DIDIK - Caption : PENDIDIKAN Klik Close (Atur Teks PENDIDIKAN sehingga menjadi pas) 8. Tempatkan pada Unbound, Klik Kanan Properties kemudian tampil kembali kotak dialog label. Rubah kembali Name, Row source type dan Row source. - Name : DDK - Row source type : pilih VALUE LIST - Row spurce : Ketik : TK ; SD ; SMP ; SMA ; Perguruan Tinggi - Klik Close - Jalankan Form tersebut (View Form View), Simpan dengan Nama COMBO B. TUGAS BIASA (Membuat Form dengan Fasilitas Option Group=Option Button) 1. Aktifkan Object FORM (Untuk membuat Formulir) 2. Klik New Design View Klik OK (Tanpa membuka Tabel) 3. Pada Toolbox matikan Control Wizard 4. Klik icon Option Group = pada Toolbox 5. Tampilkan Combo box pada Detail FORM, sehingga tampil seperti berikut ini. 6. Tempatkan pada Frame0, Klik Kanan Properties kemudian tampil kotak dialog label. 7. Pada Kotak dialog (ALL) Rubah Name dan Caption berikut ini. - Name : Jenkel - Caption : JENIS KELAMIN Klik Close (Atur Teks JENIS KELAMIN sehingga menjadi pas) 8. Aktifkan Option Button dan tempatkan di Detail Form, sehingga akan tampil tampilan sbb: Rubah : Name : lk-lk Option Value : 1 Rubah : Name : Wnt Option Value : 2 Modul Praktikum Halaman : 12

119 - Rubah Option 2 - Name : JKL - Caption : LAKI-LAKI - Rubah Option 4 - Name : JKW - Caption : WANITA - Klik Close - Jalankan Form tersebut (View Form View), Simpan dengan nama OPTION C. TUGAS MANDIRI 1. Buat database RENTAL.mdb, Tabel Rental dengan struktur sbb : 2. Buat Form dibawah ini dan disimpan dengan nama Frental Mobil Catatan : Isikan Data-data rental pada Form tersebut minimal 5 Record. Modul Praktikum Halaman : 13

120 MODUL PRAKTIKUM KE 8 (MS-ACCESS) Tujuan : Memahami cara Membuat Form (List Box & Check Box) Langkah : Aktifkan Microsoft Access, sbb : - Klik Start Program Microsoft Access A. TUGAS BIASA (Membuat Form dengan Fasilitas List Box) (Buka database RENTAL.Mdb) 1. Aktifkan Object FORM (Untuk membuat Formulir) 2. Klik New Design View Klik OK (Tanpa membuka Tabel) 3. Pada Toolbox matikan Control Wizard 4. Klik icon LIST BOX pada Toolbox 5. Tampilkan Combo box pada Detail FORM, sehingga tampil seperti berikut ini. 6. Tempatkan pada List0, Klik Kanan Properties kemudian tampil kotak dialog label. 7. Pada Kotak dialog (ALL) Rubah Name dan Caption berikut ini. - Name : BUAH - Caption : BUAH-BUAHAN Klik Close (Atur Teks BUAH-BUAHAN sehingga menjadi pas) 8. Tempatkan pada Unbound, Klik Kanan Properties kemudian tampil kembali kotak dialog label. Rubah kembali Name, Row source type dan Row source. - Name : BH - Row source type : pilih VALUE LIST - Row spurce : Ketik : MANGGA ; PEPAYA ; MELON ; JERUK ; APEL - Klik Close - Jalankan Form tersebut (View Form View), Simpan dengan Nama LIST B. TUGAS BIASA (Membuat Form dengan Fasilitas Option Group=CHECK BOX) 1. Aktifkan Object FORM (Untuk membuat Formulir) 2. Klik New Design View Klik OK (Tanpa membuka Tabel) 3. Pada Toolbox matikan Control Wizard 4. Klik icon Option Group = pada Toolbox 5. Tampilkan Option Group pada Detail FORM, sehingga tampil seperti berikut ini. 6. Tempatkan pada Frame0, Klik Kanan Properties kemudian tampil kotak dialog label. 7. Pada Kotak dialog (ALL) Rubah Name dan Caption berikut ini. - Name : Bayar - Caption : Pembayaran Klik Close (Atur Teks Pembayaran sehingga menjadi pas) 8. Aktifkan Check Box dan tempatkan di Detail Form, sehingga akan tampil tampilan sbb: Rubah : Name : Cek-1 Option Value : 1 Rubah : Name : Cek-2 Option Value : 2 Rubah : Name : Cek-3 Option Value : 3 Modul Praktikum Halaman : 14

121 - Rubah Check 2 - Name : Angsur-1 - Caption : ANGSURAN I - Rubah Check 4 - Name : Angsur-2 - Caption : ANGSURAN II - Rubah Check 6 - Name : Angsur-3 - Caption : ANGSURAN III - Klik Close - Jalankan Form tersebut (View Form View), Simpan dengan nama CHECK C. TUGAS MANDIRI 1. Buka database RENTAL.mdb, Tabel Rental dengan struktur sbb : 2. Buat Form dibawah ini dan disimpan dengan nama FRental Mobil Baru Catatan : - Isikan Data-data rental pada Form tersebut minimal 5 Record Lagi - Coba Anda Cek Tabel Rental apakah Data yang di Entri sudah masuk ke dalam Tabel/Tidak. Modul Praktikum Halaman : 15

122 MODUL PRAKTIKUM KE 9 (MS-ACCESS) Tujuan : Memahami lebih datail cara Membuat Form (List Box, Check Box, Combo Box) Langkah : Aktifkan Microsoft Access, sbb : - Klik Start Program Microsoft Access A. REVIEW MATERI 1. Coba buat Database (HOTEL) dan TABEL HOTEL, dengan mengisi Field-fielsnya sbb : Tabel HOTEL : 2. Setelah Tabel selesai dibuat, coba buat Form berikut ini dengan menggunakan fasilitas : - List Box, Check Box, Combo Box. PILIHAN : VIP,SINGLE, DOUBLE, FAMILIY PILIHAN : AC/TV/TELPON AC/TV FAN/TV 3. Simpan Form tersebut dengan nama Form Hotel di Folder Anda Catatan : - Isikan Data-data rental pada Form tersebut minimal 5 Record - Coba Anda Cek Tabel Rental apakah Data yang di Entri sudah masuk ke dalam Tabel/Tidak. Modul Praktikum Halaman : 16

123 MODUL PRAKTIKUM KE 10 (MS-ACCESS) Tujuan : Memahami cara Membuat Form (Perhitungan & Subform) Langkah : Aktifkan Microsoft Access, sbb : - Klik Start Program Microsoft Access A. TUGAS BIASA (Perhitungan/Rumus) 1. Coba buka Database (HOTEL) dan aktifkan Form HOTEL, kemudian lakukan modifikasi pada formulir tsb dengan tampilan Design Form Hotel sbb : 2. Rubah Text28 menjadi Total Bayar 3. Rubah Unbound menjadi rumus =[Tarif]*[Lama Nginap] 4. Simpan Form tersebut dengan nama Form Hotel Total Biaya di Folder Anda 5. Jalankan Formulir tsb kemudian perhatikan perubahannya, terutama pada TOTAL BAYAR. B. TUGAS BIASA (SubForm) 1. Aktifkan Form HOTEL, kemudian lakukan modifikasi pada formulir tsb dengan menambahkan Subform pada bagian Form Footer sehingga tampilannya sbb : 2. Hapus Child33 3. Rubah Unbound, menjadi Tabel.Tabel Hotel pada Source Object (Gunaka Properties) 4. Simpan Form tersebut dengan nama Form Hotel Total Subform di Folder Anda 5. Jalankan Formulir tsb kemudian perhatikan perubahannya, terutama pada SUBFORM. C. TUGAS MANDIRI 1. Buka database RENTAL.MDB, Tabel Rental lakukan modifikasi seperti pada tugas biasa di atas. 2. Simpan Form tsb dengan nama FORM RENTAL Total Bayar dan SubForm Modul Praktikum Halaman : 17

124 MODUL PRAKTIKUM KE 11 (MS-ACCESS) Tujuan : Memahami cara Membuat Report Langkah : Aktifkan Microsoft Access, sbb : - Klik Start Program Microsoft Access A. TUGAS BIASA (Report) 1. Coba buka Database (HOTEL) 2. Pada Object Klik REPORT - NEWS 3. Pada New Report Klik Tabel Hotel - Ok 4. Pindahkan sebagian field dari tabel ke Report (mulai dari No Kamar s/d Fasilitas), sehingga akan tampil report sbb : 5. Simpan Form tersebut dengan nama Report Hotel di Folder Anda 6. Jalankan Report Sehingga tampil sbb : B. TUGAS MANDIRI 1. Buka database RENTAL.MDB, Tabel Rental, buat report seperti pada tugas biasa di atas. 2. Simpan Report tsb dengan nama Report RENTAL pada folder anda. Modul Praktikum Halaman : 18

125 MODUL PRAKTIKUM KE 12 (MS-ACCESS) Tujuan : Memahami Cara Membuat Form dengan Command Button) Langkah : Aktifkan Microsoft Access, sbb : - Klik Start Program Microsoft Access A. TUGAS BIASA 1. Coba buka Database (HOTEL), aktifkan Form Hotel pada Design Form 2. Pastikan Control Wizard dalam keadaan tampil. 3. Klik Command Button pada Toolbox, Drag Command Button pada lembar kerja. 4. Pada Categories, pilih : Record Operation. 5. Pada Actions, pilih : Add New Record, Klik Next, 6. Klik TEXT, ketik Tambah Data, Klik Next, ketik CmdTambah, Klik Finish 7. Simpan Form tersebut dengan nama FORM Hotel COMMAND BUTTON di Folder Anda 8. Jalankan Report Sehingga tampil sbb : B. TUGAS MANDIRI 1. Lakukan hal yang sama untuk membuat tombol SAVE, DELETE, KELUAR. Tombol Categories Actions Text Name Simpan Data Record Operation SaveResord Simpan Data CmdSimpan Hapus Data Record Operation Delete Record Hapus Data CmdHapus Keluar Form Operation Exit Keluar CmdKeluar 2. Buka database RENTAL.MDB, Tabel Rental, buat COMMAND BUTTON seperti pada tugas biasa di atas. 3. Simpan Form tsb dengan nama FORM RENTAL COMMAND BUTTON pada folder anda. Modul Praktikum Halaman : 19