makalah pengantar manajemen tentang struktur dan desain organisasi

Transkripsi

1 makalah pengantar manajemen tentang struktur dan desain organisasi BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Apakah itu struktur organisasi? Struktur organisasi ialah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi. Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi. 1. Organisasi Menurut Stoner Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama. 2. Organisasi Menurut James D. Mooney Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. 3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Desain dan struktur organisasi ini adalah sebuah proses yang meliputi enam elemen : - Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian. - Pembagian departemen : Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer - Ada rantai komando : Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien

2 - Sentralisasi dan Desentralisasi Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat pada level atas perusahaan Desentralisasi : pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi - Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan 1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang di atas dapat di buat beberapa rumusan masalah yaitu antar lain: Konsep dasar dari struktur organisasi dan beberapa pendekatan dalam mendesain organisasi Keterkaitan antara pembagian kerja, departemensasi, hierarki, dan koordinasi Defenisi organisasi informal dan organisasi formal Bentuk desain organisasi BAB II PEMBAHASAN MASALAH 2.1 Konsep Dasar Dari Struktur Organisasi Dan Beberapa Pendekatan Dalam Mendesain Organisasi Dalam suatu organisasi minimum memiliki berrhubungan satu sama lain, di antaranya ialah: tiga elemen penting yang saling a. Selompok orang b. Interaksi dan kerja sama c. Tujuan bersama Salah satu ciri2 utama dari organisasi ialah sbb;

3 1. Sekelompok orang yang menggabungkan dirinya dengan satu ikatan norma, peraturan, ketentuan, dan kebijakan yang telah di rumuskan dan masing masing pihak telah siap untuk menjalankanya dgn penuh tanggung jawab. 2. Bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok orang tersebut saling manngadakn hubungan timbal balik salinng memberri dan saling menerima dan juga saling kerja sama untuk melahirkan dan merealisasikan (purpose), sarana(objective), dan tujuan(goal). 3. Bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok orang yang saling berinteraksi dan sling kerja sama trsebut di arahkan pada usatu titik tertentu yaitu tujuan bersama dan ingin di realisasikan. Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan dan pembagian kerja yang akan di lakukan, pembatasan tugas dan kewajiban, otoritas dan tanggung jawab serta penetapan diantara elemen organisasi. Organisasi dalam arti statis adalah suatu bagan atau struktur dan bergerak demi tercapainya tujuan bersama dalam istilah lain sering di sebut struktur atau tata negara organisasi. Gareth morgan (1986) dan stephen P.Robbin (1990;12-13) mengemukakan bahwa organisasi sering di konsepkan dengan cara yang berbeda, cara tersebuat di antaranya: 1. Kesatuan rasional dalam mengejar tujuan yaitu Organisasi ada untuk untuk mencapai tujuan prilaku anggota organisasi dapat di jelas kan sebagai pengejar rasional trhadap tujuan tersebut. 2. Koalisasi dari para pendukung(constituency) yaitu orgnisasi terdiri atas kelompok yang masing2 mencoba untuk memuaskan kepentingan sendiri. Kelompok tersebut menggunakan kekuasaan mereka untuk memengaruhi sumber daya dalam produksi.

4 3. Sistem terbuka ; organisasi adalah system stransfirmasi masukan dan keluaraqn yang tergantung pada lingkungan untuk kelangsungan hidunya. 4. Sistem yang memproduksi arti yaitu organisasi adalah kesatuan yang di ciptakan secara artifical, maksudnya di ciptakan secara simbolis dan di pertahankan oleh manajemen. 5. Sistem yang di gabungkan secara longgar yaitu organisasi terdiri atas unit2 yang relative berdiri sendiri dan dapat mengejar tujuan yang tidak sama atau bahkan saling bertentangan 6. Sistem politik yaitu organisasi terdiri atas pendukung internal yang mencoba memperoleh kendali dalam proses pengambilan keputusan agar dapat memperbaiki posisi mereka. 7. Alat dominasi yaitu organisasi yang menempatkan para anggotanya kedalam kotak kotak pekerjaan yang menghambat apa yang mereka lakukan dan individu yang dengannya mereka dapat berinteraksi. 8. Unit pemprosesan informasi yaitu organisasi menafsirkan lingkunganya, mengoordinasikan aktifitas, dan memudahkan pembuatan keputusan, dgn memproses informasi secara horizontal dan vertical melalui sebuah struktur hierarki. 9. Penjara psikis yaitu organisasi menghambat para anggota dgn membuat deskripsi pekerjaan, departemen,devisi dan prilaku standar yang dapat diterima dan yang tidak dapat di terima 10. Kontrak sosial yaitu organisasi terdiri atas persetujuan yang tidak tertulis ketika para anggota melakukan prilaku tertentu dan untuk itu mereka menerima imbalan 2.2 Keterkaitan antara pembagian kerja, departemensasi, hierarki, dan koordinasi 1. Pembagian kerja (division of work) Pembagian Kerja adalah Upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan dan pekerjaan (yang telah disusun dalam proses perencanaan) --yang mungkin saja bersifat kompleks menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut

5 Kadangkala Pembagian Kerja dinamakan dengan Pembagian Tenaga Kerja, namun lebih sering digunakan Pembagian Kerja karena yang dibagi-bagi adalah pekerjaannya, bukan orangnya. a. Keuntungan dari spesialisasi pekerjaan. Pada umumnya prodktifitas akan dapat diperoleh dengan adanya spesialisasi kerja,misalnya dalam pendidikan, ilmu pengetahuan dan arts. Mengapa hal ini terjadi adalah karena tidak seorangpun yang dapat mengerjakan semua pekerjaan dengan hasil yang sama tingginya. b. Spesialisasi dan kepuasan kerja. Spesialisasi kerja memang lebih meningkatkan produktifitas terutama pada pekerjaan yang telah dipecah dalam satu kegiatan kecil yang rutin. Tetapi semakin spesifik akan membuat sesorang seperti mesin dan tidak manusiawi dan akan memberi dampak pada kepuasan kerja mereka. Definisi pekerjaan. Ada 2 dimensi yang menunjukkan suatu spesialisasi pekerjaan,yaitu : a. Job depth (kedalam pekerjaan) Menunjukkan seberapa jauh seseorang diberi wewenang untuk mengontrol pekerjaannya, misalnya ada pilihan dalam kecepatan dan pilihan cara mengerjakannya. b. Job scope.(perluasan kerja). Menunjukkan seberapa banyak seseorang diberi tugas dalam bekerja. Contoh dari Pembagian Kerja misalnya Pembagian Kerja dalam Bisnis Restoran, pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian dapur, pelayanan pelanggan di meja makan, kasir, dan lain sebagainya 2. Pengelompokan Pekerjaan ( Departmentalization) Setelah pekerjaan dispesifikkan, maka kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis

6 Pengelompokan Pekerjaan atau Departementalisasi pada dasarnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu Sebagai contoh, untuk bisnis restoran : pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada bagian dapur, hingga pengiriman makanan dari bagian dapur kepada pelanggan di meja makan dapat dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu, katakanlah bagian Pelayan 3. Penentuan Relasi antar bagian dalam Organisasi (Hierarchy) Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal. Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu : 1. Span of management control atau span of control Span of management control terkait dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu 2. Chain of Command Chain of command juga menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi misalnya hingga hirarki yang paling rendah. chain of command juga menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor ke bagian mana. 4. Koordinasi (Coordination) Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif the process of integrating the activities of separate departments in order to pursue organizational goals effectively (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995) 2.3 Pengertian/Definisi Organisasi Formal Dan Organisasi Informal 1. Organisasi Formal

7 Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya. Organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan dengan baik, yang menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran melalui apa komunikasi berlangsung. Kemudian menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya. Hierarki sasaran organisasi formal dinyatakan secara eksplisit. Status, prestise, imbalan, pangkat dan jabatan, serta prasarat lainya terurutkan dengan baik dan terkendali. Selain itu organisasi formal tahan lama dan mereka terencana dan mengingat bahwa ditekankan mereka beraturan, maka mereka relatif bersifat tidak fleksibel. Contoh organisasi formal ádalah perusahaan besar, badan-badan pemerintah, dan universitas-universitas (J Winardi, 2003:9). 2. Organisasi Informal Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lainlain. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks: Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.

8 Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya. 2.5 Bentuk Desain Organisasi Bentuk dari desain organisasi ini ditentukan oleh tingkat formalisasi yang dilakukan, tingkat sentralisasi dalan organisasi, kualifikasi karyawan, span of control yang ada serta komunikasi dan koordinasi yang ada dalam organisasi (Robbins,2003:136). Bentuk desain organisasi terdiri dari: a. Organic Pada organisasi yang berbentuk organic, maka dalam organisasi ini terdapat tingkat formalisasi yang rendah, terdapat tingkat sentralisasi yang rendah, serta diperlukan training dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. Selain itu terdapat span of control yang sempit serta adanya komunikasi horisontal dalam organisasi. b. Mostly Organic Pada organisasi yang berbentuk mostly organic, formalisasi dan sentralisasi yang diterapkan berada di tingkat moderat. Selain itu diperlukan pengalaman kerja yang banyak dalam organisasi ini. Terdapat span of control yang bersifat antara moderat sampai lebar serta lebih banyak komunikasi horisontal yang bersifat verbal dalam organisasi tersebut. c. Mechanistic Pada organisasi yang berbentuk mechanistic, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya tingkat formalisasi yang tinggi, tingkat sentralisasi yang tinggi, training atau pengalaman kerja yang sedikit atau tidak terlalu penting, ada span of control yang lebar serta adanya komunikasi yang bersifat vertikal dan tertulis. d. Mostly Mechanistic Pada jenis organisasi ini, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya formalisasi dan sentralisasi pada tingkat moderat, adanya training-training yang bersifat formal atau wajib, span of control

9 yang bersifat moderat serta terjadi komunikasi tertulis maupun verbal dalam organisasi tersebut. BAB III P E N U T U P 3. Kesimpulan Dari pembahasan di atas dapat penyusun simpulkan bahwa : Desain dan struktur organisasi ini adalah sebuah proses yang meliputi enam elemen : - Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian. - Pembagian departemen : Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer - Ada rantai komando : Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien - Sentralisasi dan Desentralisasi Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat pada level atas perusahaan Desentralisasi : pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi - Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan Selain itu organisasi juga trdiri atas 2 bntuk, yaitu 1. Organisasi formal Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya. 2. Organisasi infornal

10 Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lainlain. Demikianlah makalah sederhana ini kami buat. Namun demikian, kami sebagai penyusun menyadari makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Kami mohon maaf apabila masih banyak ditemui kesalahan, itu datangnya dari kealpaan kami. Oleh karena itu, kritik dan saran sangat kami harapkan dari pembaca semua. Terutama dari ibu Julina SE,M.Si selaku pembimbin saya pada umumnya. Akhirnya, marilah kita kembalikan semua urusan kepada-nya. Billahit taufiq wal hidayah war ridho wal inayah wassalamu alaikum wr.wb. DAFTAR PUSTAKA 1. Robbins, Stephen P.; Judge, Timothy A. (2008). Perilaku Organisasi Buku 2, Jakarta: Salemba Empat. Hal Knight, K. "Matrix Organization: A Review," Journal of Management Studies, Mei 1976, hal Mohrman, S. A. Designing Team-Based Organizations, San Fransisco: Jossey Bass, 1995, hal Kaeter, M. (Inggris)"The Age of the Specialized Generalist," Training, desember 1993, hal Davis, D. D. (Inggris)"Form, Function and Strategy in Boundaryless Organization," The Changing Nature of Work, San Fransisco: Jossey Bass, 1995, hal Pennings, J. M. (Inggris)Research in Organizational Behavior, vol. 14, Greenwich, CT: JAI Press, 1992, hal