ALAT DAN TEKNIK PERENCANAAN

Transkripsi

1 ALAT DAN TEKNIK PERENCANAAN Teknik untuk Meninjau Lingkungann: 1. Pengamatan Lingkungan Pengamatan lingkungan (environmental scanning) yaitu mengamati sejumlah besar informasi untuk mengantisipasi dan menafsirkan perubahan-perubahan di dalam lingkungan. Riset telah menunjukkan bahwa perusahaan dengan sistem pengamatan lingkungan yang canggih mampu meningkatkan pertumbuhan laba dan pendapatan mereka, sedangkan organisasi yang tidak mencermati perubahan lingkungan cenderung akan menghadapi situasi sebaliknya. Salah satu bidang pengamatan lingkungan yang paling cepat berkembang adalah intelijen pesaing, yaitu proses yang digunakan oleh organisasi untuk mengumpulkan informasi tentang para pesaing mereka dan mencari tahu sejauh mana aktifitas yang mereka kerjakan itu akan mampu mempengaruhi organisasi tersebut.. Intelijen pesaing tidak harus terlibat dalam kegiatan mata-mata organisasi. Iklan, bahan-bahan promosi, pernyataan pers, laporan yang diarsip oleh lembaga pemerintah, laporan tahunan, iklan lowongan, laporan surat kabar, dan kajian industri merupakan contoh sumber informasi yang mudah diperoleh.. Banyak perusahaan bahkan secara teratur membeli produkproduk pesaing dan menyuruh para insinyur mereka sendiri mempelajari produk-produk itu melalui proses yang disebut perekayasaan terbalik, untuk mempelajari berbagai inovasi teknik terbaru. Selain itu, internet telah membuka sumber intelijen pesaing melalui informasi produk baru dan siaran pers lainnya. Intelijen pesaing dikatakan melanggar hukum ketika tindakan tersebut melibatkan pencurian bahan-bahan yang hanya boleh diketahui oleh orang dalam atau rahasia dagang dengan cara apa saja, karena hal tersebut melanggar Undang-undang spionase ekonomi yang disahkan oleh kongres di tahun Keputusan yang sulit antara intelijen kompetitif muncul karena kadang-kadang ada garis yang tak jelas antara apa yang dianggap sah dan etis serta apa yang dianggap sah tapi tak etis.

2 Jenis lain pengamatan lingkungan yang sangat penting adalah pengamatan global. Karena pasar dunia itu rumit dan dinamis, para manajer telah memperluas jangkauan usaha pengamatan mereka uantuk mendapat invormasi vital mengenai kekuatankekuatan global yang dapat mempengaruhi organisasi mereka. Nilai pengamatan global bagi para manajer, tetu saja sangat tergantung pada sejauh mana kegiatan internasional organisasi itu. Sumber-sumber yang digunakan oleh para manajer untuk mengamati lingkungan domestic terlampau terbatas untuk pengamatan global. Para manajer harus mengglobalkan sudut pandang dan sumber informasi mereka. Misalnya, mereka dapat berlangganan jasa kliping informasi yang menelaah Koran dan majalah bisnis di seluruh dunia dan memberikan rangkuman tentang informasi yang diingankan. Juga ada beragam jasa elektronik yang menyediakan pencarian topic bahkan menyajikan pembaharuan otomatis terhadap berbagai bidang minat khusus global bagi para manajer. 2. Peramalan Peramalan (forecasting) yaitu memperkirakan hasil atau kejadian di masa depan secara efektif dan tepat waktu. Tenik peramalan digolongkan ke dalam dua kategori: kuantitatif dan kualitatif. Peramalan kuantitatif menerapkan serangkaian kaidah matematis pada serangkaian data masa lalu untuk meramalkan hasil masa depan. Teknik itu lebih disukai jika para manajer mempunyai data mentah yang memadai yang dapat digunakan. Sebaliknya, peramalan kualitatif menggunakan pertimbangan dan pendapat para pakar yang sangat ahli untuk memperkirakan hasil. Teknik kualitatif lazimnya digunakan jika data terbatas atau sulit diperoleh. Sekarang, banyak organisasi bekerja sama dengan menggunakan software berbasis internet yang dikenal dengan CPFR, singkatan dari (peramalan dan penambahan informasi secara bersam-sama) collaborative, forecasting, and replenishment. CPFR menawarkan cara baku bagi para pengecer dan pabrikan untuk bertukar data. Tiap-tiap organisasi mengandalkan datanya sendiri mengenai kecenderungan masa lalu, rencana promosi, dan faktor-faktor lain untuk menghitung ramalan permintaan bagi produk tertentu.

3 Keefektifan peramalan kendati pentingnya perencanaan stratejik, para manajer telah berbeda pendapat mengenai keberhasilan peramalan tren dan hasil-hasil. Teknik-teknik peramalan itu akan sangat jitu apabila lingkungannya tidak berubah dengan cepat. Semakin dinamis lingkungan, semakin besar kecenderungan para manajer tidak meramal dengan efektif. Peramalan juga relative tidak efektif dalam meramalkan peristiwa-peristiwa yang bukan musiman seperti, resesi, kejadian istimewa, operasi yang berhenti, dan tindakan atau reaksi para pesaing. Ada sejumlah cara untuk memperbaiki efektivitas peramalan. Pertama, gunakanlah teknik-teknik peramalan sederhana, teknik itu cenderung sama baik dan bahkan lebih baik daripada metode-metode rumit yang cenderung secara keliru mengacaukan data acak sebagai informasi yang bermakna. Kedua, bandingkanlah setiap peramalan dengan tanpa perubahan. Ramalan tanpa perubahan itu sekitar separuhnya akan tepat. Ketiga, jangan mengandalkan satu metode peramalan tertentu. Buatlah peramalan dengan sejumlah model dan rata-ratakanlah, terutama saat membuat peramalan jangka panjang. Keempat, jangan mengasumsikan bahwa anda dapat mengidentifikasi titik-titik belokan tren. Apa yang lazimnya dilihat sebagai titik balik yang penting sering terbukti hanya merupakan peristiwa acak. Kelima, perpendeklah jangka waktu peramalan untuk memperbaiki ketepatannya karena ketepatan itu menurun sewaktu periode yang ingin anda ramalkan itu meningkat. Dan akhirnya, ingatlah bahwa peramalan adalah keahlian manajerial dan keahlian semacam itu dapat dilatih dan diperbaiki. 3. Penilaian Diri Berdasarkan Standar Pihak Lain (Bencmarking). Bencmarking adalah pencarian praktik-praktik terbaik diantara sejumlah pesaing atau bukan pesaing yang menghasilkan keunggulan mereka. Langkah-langkah Bencmarking: 1. Organisasi menyusun tim perencanaan bencmarking. Tugas awal tim tersebut adalah mengidentifikasi apa yang akan di-bencmark-kan, mengidentifikasi organisasi-organisasi sebanding, dan mengumpulkan cara pengumpulan data. 2. Tim itu mengumpulkan data internal mengenai metode kerjanya sendiri dan data eksternal dari organisasi-organisasi lain.

4 3. Data itu dianalisis untuk mengidentifikasi perbedaan kinerja dan menentukan penyebab perbedaan tersebut. 4. Rencana tindakan dalam rangka menghasilkan terpenuhinya atau terlampauinya standart orang lain tersebut disusun dan diimplementasikan. Teknik untuk Mengalokasikan Sumber Daya: Sumber daya adalah aset organisasi yang mencakup keuangan, fisik, manusia, benda tak berwujud, dan struktural/budaya. Beberapa teknik pengalokasian sumber daya: penganggaran, penjadwalan, analisis titik impas, dan pemrograman linear. 1. Penganggaran adalah rencana numerik untuk mengalokasikan sumber daya ke kegiatan-kegiatan tertentu. Jenis- jenis anggaran: Anggaran kas : memperkirakan uang tunai yang ada dan berapa yang akan diperlukan. Anggaran pendapatan : meramalkan penjualan di masa depan. Anggara pengeluaran : membuat daftar kegiatan utama dan mengalokasikan jumlah uang ke masing-masing kegiatan itu. Anggaran variabel : memperhatikan biaya yang beruah-ubah mengikuti perubahan volumenya. Anggaran tetap : mengasumsikan tingkatan penjualan atau produksi yang tetap. Anggaran laba : menggabubgkan anggaran pendapatan dan pengeluaran berbagi unit untuk menentukan sumbangan laba tiap-tiap unit. 2. Penjadwalan adalah memerinci kegiatan-kegiatan mana yang harus dilakukan, urutan penyelesaian kegiatan itu, siapa yang harus mengerjakan masing-masing kegiatan itu, dan kapan kegiatan itu harus selesai. Ada beberapa alat penjadwalan yang bermanfaat:

5 Grafik Gantt, yaitu grafik penjadwalan yang dikembangkan oleh Henry Gantt yang menunjukkan output yang sebenarnya dan yang direncanakan dari period eke periode. Grafik Beban, adalah Grafik Gantt yang dimodifikasi yang menjadwalkan kapasitas berdasarkan seluruh departemen atau sumber daya tertentu. Analisis Jaringan PERT, adalah diagram alur (flowchart) yang menggambarkan urutan aktivitas atau kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dan juga waktu atau biaya yang terkait dengan tiap-tiap kegiatan itu. 3. Analisis Titik Impas (break even analysis) adalah teknik untuk mengidentifikasi titik dimana pendapatan total pas memadai untuk menutup biaya total. 4. Pemrograman Linear adalah peramalan yang menerapkan serangkaian kaidah matematis ke serangkaian data masa lalu dalam rangka memperkirakan hasil. Teknik Perencanaan Modern 1. Manajemen Proyek Proyek adalah serangkaian kegiatan sekali pakai yang memiliki titik awal dan titik akhir waktu yang tertentu. manajemen proyek adalah tugas untuk membuat kegiatan-kegiatan proyek dilaksanakan tepat waktu, terjangkau oleh anggaran, dan sesuai dengan spesifikasi. Proses manajemen proyek: Mengidentifikasi tujuan Mengidentifikasi kegiatan dan sumber daya Menetapkan urutan Memperkirakan waktu kegiatan Menentukan kebutuhan sumber daya tambahan Membandingkan dengan tujuan Menentukan tanggal penyelesaian proyek Peran Manajemen Proyek, karena proyek sifatnya sementara maka ada perbedaan dalam pengelolaannya, dan manajer proyek bertanggung jawab atas cara melakukannya.

6 Bahkan dengan ketrersediaan program penjadwalan yang canggih dan komputerisasi serta alat manajemen proyek lainnya, peran manajer proyek tetap penting karena ia mengelola orang-orang yang masih terhubung dengan bidang kerja permanen mereka. Satu-satunya pengaruh nyata yang dimiliki manajer proyek adalah keahlian komunikasi dan kekuatan daya bujuknya. Karena terkadang anggota tim tidak hanya bekerja untuk satu proyek, mereka biasanya ditugaskan untuk dua atau tiga proyek dalam suatu waktu tertentu. Jadi manajer proyek terpaksa bersaing satu sama lain untuk memfokuskan pekerja ke proyeknya. 2. Perencanaan Skenario skenario adalah pandangan yang konsisten tentang akan seperti apakah masa depan itu. Membuat skenario juga dapat digambarkan sebagai perencanaan kontingensi; yakni jika ini yang terjadi, maka inilah tindakan yang akan perlu diambil. ALAT DAN TEKNIK PERENCANAAN Disusun untuk memenuhi tugas semester VI mata kuliah Manajemen

7 Dosen Pembimbing : Retno Tanding S, SE, M.Si Oleh : Maruti Nugraheni (F ) Dwinanto Setyawan (F ) Fuadi Muslim (F ) Rizal Efendi (F ) FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA