A. FUNGSI MANAJEMEN ACTUATING (PELAKSANAAN) a. Definisi Actuating dalam Manajemen

Transkripsi

1 A. FUNGSI MANAJEMEN ACTUATING (PELAKSANAAN) a. Definisi Actuating dalam Manajemen Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggotaanggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut. Pengarahan merupakan istilah yang sering dikenal sebagai penggerakan atau pengawasan yaitu fungsi manajemen yang terpenting dan paling dominan dalam proses manajemen. Pengarahan dapat diterapkan setelah rencana,organisasi, dan karyawan ada. Jika fungsi ini diterapkan, maka proses manajemen dalam merealisasitujuan dimulai. Pengarahan ibarat kunci starter mobil,artinya mobil baru dapat dijalankan jika kunci starternya telah melaksanakan fungsinya. Demikian juga proses manajemen, baru terlaksana setelah fungsi pengarahan diterapkan. Malayu S.P. Hasibuan(dalam Badrudin, Dr. M.Ag Dasar- Dasar Manajemen) mengemukakan definisi pengarahan yaitu mengarahkan semua karyawan agar mau bekerja sama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.

2 b. Fungsi dan Peranan Actuating dalam Manajemen Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan non-manusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi, peran, keahlian, dan kompetensi masingmasing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan. Fungsi dan peranan actuating yang pertama, adalah melakukan pengarahan (commanding), bimbingan (directing), dan komunikasi (communication) (Nawawi, 2000). Dijelaskan pula bahwa pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan menciptakan,memelihara,menjaga/mempertahankan dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik sejara structural maupun fungsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan organisasi. Kedua, penggerakan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas, dan tanggung jawabnya. c. Prinsip Actuating dalam Manajemen

3 Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahan dalam melakukan actuating, yaitu : 1. Prinsip mengarah pada tujuan Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan.artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan. 2. Prinsip keharmonisan dengan tujuan Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masingmasing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. 3. Prinsip kesatuan komando Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. B. FUNGSI MANAJEMEN CONTROLlING (Pengawasan) a. Definisi Controlling dalam Manajemen Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller (pengawas).

4 Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau perbaikan. Pengawasan menurut Haroold Koontz adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuantujuan perusahaah dapat terselenggara. Menurut George R. Terry, pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu, standar apa yang sedang dijalankan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikanperbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar. Secara lebih lengkap, mockler, dalam Stoner, Freeman, dan Gilbert mengemukakan fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain system informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan yang telah ditetapkansebelumnya, menentukan,apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikan dari setiap penyimpangan tersebut, danmengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

5 b. Fungsi da Tujuan Controlling dalam Manajemen Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Begitu pula dengan seluruh unsur yang ada didalamnya agar saling mendukung dan bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Fungsi pengawasan meliputi beberapa tindakan, antara lain : 1. Menetapkan standar prestasi. 2. Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan. 3. Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang tidak sesuai dengan standar. Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Griffin menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan :

6 1) Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi dilingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan eksternal.dengan demikianfungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan terjadi berbagai perubahan dilingkungan yang dihadapi perusahaan. 2) Meminimumkan Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin.oleh karena itu perusahaaan perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat diminimumkan. 3) Meminimumkan Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan.maka untuk meminimumkan biaya sangat diperlukan adalah pengawasan. 4) Antisipasi Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar perusahaan dapat mengantispasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks.kompleksitas tersebut mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur yang terkait denganmanajemen organisasi.

7 Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan bertujuan : a) Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul. b) Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada. c) Mencegah penyimpangan d) Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana, e) Memperoleh efisiensi dan efektifitas. f) Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab. c. Asas-Asas Controlling dalam Manajemen Harold Kontz dan Cyril O Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut: a) Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective). Pengawasan harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreksi) untuk menghindarkan penyimpangan-penyimpangan / deviasi dari perencanaan. b) Asas efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control). Pengawasan itu efisien bila dapat menghindarkan deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain di luar dugaan. c) Asas tanggung jawab pengawasan (Principle of control responsibility). Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan rencana. d) Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of future control). Pengawasan yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan

8 perencanan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang. e) Asas pengawasan langsung (Principle of direct control). Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat demi pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan agar petugas memiliki kualitas yang baik. f) Asas refleksi perencanaan (Principle of replection of plans). Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan. g) Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi. h) Asas pengawasan individual (Principle of individuality of control). Pengawasan dan teknik pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manajer, teknik kontrol harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer, ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung tingkat dan tugas manajer. i) Asas standar (Principle of standard). Kontrol yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang

9 berguna sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai. j) Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic point control). Pengawasan yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor- faktor yang strategis dalam perusahaan. k) Asas kekecualian (The exception principle). Efisiensi dalam kontrol membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama. l) Asas pengendalian fleksibel (Principle of flexibility of control). Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana. m) Asas Peninjauan Kembali (Principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau berkali-kali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan. n) Asas tindakan (Principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing. C. ANALISA FUNGSI ACTUATING DAN CONTROLLING DALAM ARTIKEL a. Analisa Fungsi Actuating Masalah yang terjadi pada pembahasan artikel diatas berupa menurunnya produksi kedelai lokal yang diakibatkan oleh harga kedelai kedelai yang terlalu rendah, sehingga menurunkan minat petani untuk membudidayakan tanamanm tersebut. Krisis kedelai yang dialami merupakan perwujudan dari salah aranya

10 kebijakan pemerintah mengenai ekonomi dan pertanian, serta pangan Indonesia. Sehingga, dari masalah yang terjadi, pemerintah harus cepat dalam mengambil tindakan guna menyelamatkan kedelai di Indonesia. Salah satu diantaranya adalah dengan merevitalisasi bulog dengan membuka perannya menjadi lebih besar, bukan hanya untuk mengurus masalah beras saja, namun juga untuk komoditi pangan lainnya. Tindakan lainnya adalah dengan menggenjot peningkatan produksi lokal dengan cara menigkatkan luas lahan produksi dan memberikan pelatian serta dukungan input bagi para petani kedelai. Hal ini harus ditopang dengan pembangunan infrastruktur seperti jalan, irigasi dan jembatan.yang disertai benih berkualitas, teknologi pertanian dan jaminan harga pantas bagi produsen kecil/petani. b. Analisa Fungsi Controlling Fungsi controlling dari artikel diatas berupa pemerintah membantu dengan cara menstabilkan harga kedelai dipasaran, selain itu pemerintah juga dapat mengawasi proses dari budidaya hingga pasca panen dari kedelai, sehingga diharapkan tidak adanya penyelewengan yang dilakukan oleh oknum-oknum yang tidak bertanggung jawab. Pemerintah juga dapat mengawasi kinerja dari lembaga-lembaga pertanian apakah kinerjanya sudah sesuai tujuan atau malah melenceng dari tujuan. Sehingga apabila diketahui melenceng, pemerintah dapat segera memberikan inovasi dalam menyelesaikan masalah yang ada.

11 D. DAFTAR PUSTAKA George, R. Terry, 1979, Principles of Management. Koontz, H & Weihrich, H Esseintials of Management. Singapore: McGraw-Hill Publishing Company. Sule, Ernie Tisnawati, dkk Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana Penada Media Group. T. Hani Handoko Manajemen Edisi 2. Yogyakarta: BPFE YOGYAKARTA. ing