PEMANFAATAN KOLEKSI UMUM OLEH PEMUSTAKA DI PERPUSTAKAAN DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA (DPR RI)

Transkripsi

1 PEMANFAATAN KOLEKSI UMUM OLEH PEMUSTAKA DI PERPUSTAKAAN DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA (DPR RI) Skripsi Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk memenuhi persyaratan memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) Oleh FAUZAH NOVANTRI JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1433 H/2011

2 PEMANFAATAN KOLEKSI UMUM OLEH PEMUSTAKA DI PERPUSTAKAAN DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA (DPR RI) Skripsi Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi (S.IP) Oleh : FAUZAH NOVANTRI NIM JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1433 H / 2011 M

3 PENGESAHAN PANITIA UJIAN Skripsi yang berjudul Pemanfaatan Koleksi Umum Oleh Pemustaka di Perpustakaan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI) telah diujikan dalam sidang munaqasyah Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada tanggal 25 Oktober Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) pada Program Studi Ilmu Perpustakaan. Jakarta, 25 Oktober 2011 Sidang Munaqasyah

4 LEMBAR PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa: 1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan memperoleh gelar strata 1 di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penelitian ini telah dicantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Jika di kemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya atau merupakan hasil jiplakan karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta, September 2011 Fauzah Novantri

5 Fauzah Novantri ABSTRAK Pemanfaatan Koleksi Umum oleh Pemustaka di Perpustakaan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI). Topik skripsi ini adalah mengenai pemanfaatan koleksi umum oleh pemustaka di Perpustakaan DPR RI. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana tingkat peminjaman koleksi umum oleh pemustaka per subyek dibanding dengan koleksi buku secara keseluruhan, untuk mengetahui alasan pemustaka memanfaatkan koleksi umum, untuk mengetahui kendala yang dihadapi oleh pemustaka dalam memanfaatkan koleksi umum, untuk mengetahui peran pustakawan dalam membantu pemustaka memanfaatkan koleksi umum. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif yaitu penelitian yang bertujuan untuk mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kuantitatif. Penelitian kuantitatif menghasilkan analisis yang dilakukan terhadap angka, baik angka yang merupakan representasi dari suatu kuantita (kuantitas murni) maupun angka yang merupakan hasil dari konversi data kualitatif (yakni data kualitatif yang dikuantifikasikan). Jumlah 335 orang anggota aktif perpustakaan digunakan sebagai populasi yang diteliti. Sampel yang diambil 10 % dari 335 yaitu 33,5 dan dibulatkan menjadi 34 orang anggota aktif perpustakaan sebagai responden. Teknik penarikan sampel dalam penelitian ini menggunakan accidental sampling, yaitu metode pemilihan sampel tanpa memperhitungkan ciri-ciri populasi. Siapa yang dating dan terjangkau oleh peneliti diambil sebagai sampel. Penelitian ini mengungkapkan, bahwa hampir seluruhnya (85,29 %) koleksi yang dipinjam dari koleksi umum adalah koleksi yang bersubyek Ilmu-ilmu Sosial. Berdasarkan pendapat para anggota Perpustakaan DPR RI mengenai alasan mereka dalam memanfaatkan koleksi umum sebagian besar adalah meminjam buku untuk mengerjakan tugas kantor dan untuk menambah wawasan mereka. Kendala yang dihadapi oleh para pemustaka dalam memanfaatkan koleksi umum di Perpustakaan DPR RI hampir seluruhnya adalah koleksi buku yang diinginkan atau dibutuhkan tidak dapat ditemukan. Pendapat para pemustaka mengenai peran pustakawan dalam membantu pemustaka memanfaatkan koleksi umum sebagian besar adalah meyatakan selalu membantu mereka serta sering memberikan bimbingan pemanfaatan perpustakaan khususnya terhadap koleksi umum. i

6 KATA PENGANTAR Puja dan puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, yang telah memberikan kekuatan lahir batin kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini, dengan judul PEMANFAATAN KOLEKSI UMUM OLEH PEMUSTAKA DI PERPUSTAKAAN DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA (DPR RI) ini dengan baik dan lancar. Topik skripsi ini penulis pilih atas pertimbangan pentingnya peran dan fungsi perpustakaan dalam pemanfaatan koleksi. Disadari benar tanpa bantuan, bimbingan, serta dorongan dari beberapa pihak, penulisan skripsi ini tidak mungkin dapat terseleseikan tepat pada waktunya. Oleh sebab itu pada kesempatan kali ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terwujudnya penulisan skripsi ini, diantaranya yaitu kepada : 1. Allah SWT yang telah memberikan nikmat dan karunia-nya yang tidak terhenti hingga saat ini. 2. Drs. H. Abd. Wahid Hasyim, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Drs. Rizal Saiful Haq, MA, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 4. Pungki Purnomo, MLIS, selaku sekertaris Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 5. Parhan Hidayat, M.Hum, selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang telah meluangkan waktunya ditengah-tengah kesibukannya untuk memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis selama proses penulisan skripsi ini. ii

7 6. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Adab dan Humaniora, khususnya Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan segala pengetahuan dan ilmu kepada penulis. 7. Drs. Anita Ariyati selaku Kepala Bidang Perpustakaan yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian di Perpustakaan DPR RI. 8. Teny Rosanti S.Sos dan segenap staf Perpustakaan DPR RI, yang telah banyak memberikan bimbingan dan membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 9. Kedua orangtuaku Ayahanda Sukarni dan Ibunda tercinta Yusni Mariam, serta kakak-kakakku tersayang Muhammad Fauzan dan Fitria Agustine terima kasih untuk setiap untaian doa, kasih sayang, perhatian, dukungan, semangat, dan motivasi yang begitu besar sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. 10. Fadhlan Abdul Wadud Imron yang tidak pernah bosan memberikan doa, semangat, motivasi, dan waktunya kepada penulis. 11. Teman-teman seperjuanganku Ilmu Perpustakaan angkatan 2007 Eva Maftuhah, Mahdiah, Erma Yunita, dan Diah Titiek yang telah memberikan motivasi dan dukungan kepada penulis. 12. Seluruh teman-teman Ilmu Perpustakaan yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas segala kenangan yang telah menjadi bagian dalam perjuangan hidup kita, saat ini dan yang akan datang. Tetap jaga rasa kekeluargaan di Jurusan Ilmu Perpustakaan. Akhirnya dengan segala keterbatasan penulis mengucapkan terima kasih atas segala bantuan yang diberikan, semoga ALLAH SWT membalas amal baiknya. Penulis akui dalam skripsi ini masih terdapat kekurangan dan jauh dari iii

8 kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Jakarta, September 2011 Fauzah Novantri iv

9 DAFTAR ISI ABSTRAK... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... i ii v DAFTAR TABEL... viii DAFTAR GAMBAR... x DAFTAR LAMPIRAN... xi BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah... 5 C. Tujuan Penelitian... 6 D. Manfaat Penelitian... 6 E. Metode Penelitian Jenis Penelitian Sumber Data Populasi dan Sampel Teknik Pengumpulan Data Teknik Analisa Data... 9 F. Defenisi Istilah G. Sistematika Penulisan BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Perpustakaan Khusus Pengertian Perpustakaan Khusus Ciri-ciri Perpustakaan Khusus v

10 3. Fungsi Tujuan Perpustakaan Khusus B. Pemanfaatan Koleksi Umum Oleh Pemustaka Koleksi Umum Perpustakaan dan Pemanfaatan Frekuensi Pemanfaatan Koleksi Kebutuhan Pemakai Koleksi Perpustakaan C. Layanan Perpustakaan Layanan Peminjaman Koleksi Layanan Jasa Fotokopi Koleksi D. Peran Pustakawan BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN DPR RI A. Sejarah Singkat Perpustakaan DPR RI B. Visi, Misi, Tugas, Dasar Hukum Perpustakaan DPR RI C. Struktur Organisasi Perpustakaan DPR RI D. Sumber Daya Manusia Perpustakaan DPR RI E. Koleksi Perpustakaan DPR RI Koleksi Perpustakaan Koleksi Umum Koleksi Referensi Koleksi World Bank Koleksi Terbitan Berkala (Koran dan Majalah) F. Anggaran Perpustakaan DPR RI G. Sarana Sistem Temu Kembali Informasi H. Gedung Perpustakaan DPR RI vi

11 I. Perlengkapan dan Fasilitas Perpustakaan DPR RI J. Profil Anggota BAB IV HASIL PENELITIAN A. Dasar Penelitian B. Identitas Responden C. Pemanfaatan Koleksi Buku Umum Oleh Pemustaka di Perpustakaan DPR RI BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN vii

12 DAFTAR TABEL Tabel 1 Rincian Sumber Daya Manusia (SDM) Tabel 2 Jumlah Koleksi Buku Persubyek Tabel 3 Perlengkapan Perpustakaan DPR RI Tabel 4 Profil Anggota Tabel 5 Jenis Kelamin Responden Tabel 6 Usia Responden Tabel 7 Pendidikan Terakhir Responden Tabel 8 Pekerjaan Responden Tabel 9 Lama Responden Menjadi Anggota Perpustakaan DPR RI Tabel 10 Frekuensi Kunjungan Responden Dalam Dua Minggu Tabel 11 Waktu Rata-rata yang Digunakan Untuk Setiap Kunjungan Tabel 12 Tujuan Responden Berkunjung Ke Perpustakaan DPR RI Tabel 13 Koleksi Yang Sering Dibaca Oleh Responden Tabel 14 Jenis Buku Yang Dipinjam Oleh Responden Tabel 15 Koleksi Buku Umum Yang Lebih Banyak (Sering) Dipinjam Oleh Responden Tabel 16 Jumlah Koleksi Buku Umum Yang Dipinjam Oleh Responden Tabel 17 Dimanfaatkan Untuk Tujuan Apa Koleksi Buku Yang Dipinjam Tabel 18 Ketersediaan Koleksi Buku Umum di Perpustakaan DPR RI Tabel 19 Keterkaitan Koleksi Buku Umum Dengan Penyelesaian Tugastugas Responden Tabel 20 Cara Responden Memanfaatakan Koleksi Buku Perpustakaan viii

13 Tabel 21 Kendala Yang Dialami Oleh Responden Ketika Memanfaatkan Koleksi Buku Umum Tabel 22 Penemuan Koleksi Buku Umum Oleh Responden di Perpustakaan 61 Tabel 23 Keseringan Responden Dalam Memanfaatkan Koleksi Buku Umum Setiap Kali Berkunjung Ke Perpustakaan Tabel 24 Jumlah Buku Yang Dipinjam Dapat Memenuhi Kebutuhan Responden Tabel 25 Peran Pustakawan Membantu Pemustaka Ketika Mengalami Kesulitan Dalam Pemanfaatan Koleksi Buku Tabel 26 Bimbingan Yang Diberikan Oleh Pustakawan Kepada Pemustaka Dalam Pemanfaatan Koleksi Buku Umum ix

14 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Struktur Organisasi Gambar 2 OPAC x

15 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lembar Pengajuan Dosen pembimbing Lampiran 2 Lembar Dosen Pembimbing Lampiran 3 Lembar Izin Penelitian Lampiran 4 Lembar Memo Melaksanakan Penelitian Lampiran 5 Kuesioner Lampiran 6 Dokumentasi xi

16 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Informasi merupakan sumber daya yang strategis bagi sebuah negara saat ini, apalagi bagi negara yang sedang berkembang. Informasi merupakan hal yang tak terpisahkan dalam pembangunan suatu negara, yang diperlukan dalam dunia pendidikan, penelitian, serta pengajaran dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Perpustakaan merupakan salah satu pusat informasi yang menyediakan informasi yang diperlukan oleh pemustaka. Pemberian informasi ini dilakukan atas permintaan maupun tidak diminta. Dalam hal ini dilakukan bila perpustakaan menganggap bahwa informasi yang tersedia sesuai dengan minat dan keperluan pemustaka. 1 Karena tanggapan yang berbeda-beda terhadap berbagai faktor maka tumbuhlah berbagai jenis perpustakaan. Adapun jenis perpustakaan yang ada dewasa ini adalah perpustakaan internasional, perpustakaan nasional, perpustakaan umum dan perpustakaan keliling, perpustakaan swasta (pribadi), perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah, dan perpustakaan perguruan tinggi. 2 1 Sulistyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991), h. 6 2 Ibid, h. 42 1

17 2 Perpustakaan khusus dapat merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga Negara, lembaga penelitian, perusahaan swasta, BUMN, pusat informasi, bahkan perpustakaan pribadi. Mulyadi Achmad Nurhadi memberikan definisi perpustakaan khusus sebagai perpustakaan yang diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus diluar lembaga perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, dan perpustakaan perguruan tinggi. Lembaga yang dimaksud berupa lembaga industri, lembaga perkantoran, lembaga penelitian dan lain sebagainya. 3 Perpustakaan pemerintah dan non pemerintah atau lembaga yang digolongkan pada perpustakaan khusus kini sudah banyak tersebar diberbagai tempat dan ada di tiap-tiap lembaga, umumnya dipusat-pusat pemerintah kota maupun daerah. Keberadaan perpustakaan ini biasanya menyesuaikan fungsi dan tugasnya sesuai dengan visi misi lembaga yang menaunginya baik pada jenis koleksi, pemakai, dan pengelolaannya dengan karakter masing-masing. Diantara lembaga-lembaga tersebut adalah lembaga Dewan Perwakilan Rakyat (DPR). DPR adalah sebuah lembaga legislatif di Indonesia yang memiliki fungsi penting yaitu menentukan kebijakan (policy) dan membuat undangundang. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya tersebut DPR membutuhkan tersedianya informasi yang cepat dan akurat. Menyadari akan pentingnya kebutuhan informasi tersebut maka lembaga ini membentuk perpustakaan DPR RI sebagai sumber informasi. 1999), h Karmidi Martoatmojo, Manajemen Perpustakaan Khusus, (Jakarta: Universitas Terbuka,

18 3 Dengan demikian pemustaka dapat memanfaatkan seluruh koleksi yang ada pada perpustakaan tersebut, khususnya pada koleksi umum. Menyediakan koleksi yang valid dan signifikan serta seimbang merupakan kewajiban bagi suatu perpustakaan, karena akan sangat menunjang keberhasilan visi dan misi sebuah perpustakaan. Oleh karena itu Perpustakaan DPR RI sudah selayaknya memiliki koleksi yang tepat, akurat dan memadai bagi kepentingan pemustaka. Pemanfaatan menurut kamus besar bahasa Indonesia adalah proses, cara, dan perbuatan. 4 Pada Perpustakaan DPR RI yang dimaksud dengan pemanfaatan adalah bagaimana para pemustaka menggunakan bahan pustaka khususnya koleksi umum, misalnya meminjam koleksi, memfotokopi bahan pustaka dan membaca koleksi yang tersedia. Pemanfaatan koleksi yang dimaksud dalam penelitian ini adalah keterpakaian koleksi perpustakaan, yang dapat dilihat dari jumlah koleksi yang dibaca di perpustakaan dan koleksi yang dipinjam. Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi mutakhir dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi perpustakaan khusus tidak dilihat pada banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan pada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi mutakhir serta penelusuran informasi. 5 Perpustakaan khusus yang 4 Tim Penyusun Kamus Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, Kamus Besar Bahasa Indonesia, (Jakarta: Balai Pustaka, 1988), h Arif Surachman, Pengelolaan Perpustakaan Khusus, pada tanggal 10 Maret 2011 jam 09:00 WIB.

19 4 baik adalah perpustakaan yang mempunyai koleksi secara khusus dan perlengkapan yang memadai, sehingga dapat memberikan pelayanan yang dapat digunakan untuk kepentingan pemustaka. Perpustakaan DPR RI memiliki berbagai bentuk koleksi diantaranya koleksi umum yang dapat dipinjamkan oleh para pemustaka anggota perpustakaan. Koleksi yang ada pada Perpustakaan DPR RI sampai pada bulan Mei tahun 2011 memiliki judul buku, terdiri dari berbagai sub disiplin ilmu dari no kelas , diantaranya adalah karya umum, filsafat, agama, ilmu sosial, bahasa, ilmu murni, ilmu terapan, seni dan olahraga, kesusastraan, sejarah dan geografi. Dari koleksi umum yang tersedia, peminjaman dari awal tahun 2011 terhadap koleksi umum ternyata hanya mencapai 413 koleksi. Padahal betapapun besar koleksi yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan, jika sirkulasi dan pemakainya tidak lancar, atau hanya sedikit saja yang memanfaatkannya, maka kecil sajalah arti perpustakaan tersebut. Sebaliknya jika kegiatan yang dilakukan oleh bagian sirkulasi ini lancar, dan aktif, maka perpustakaan tersebut dapat dikatakan baik. 6 Berdasarkan kondisi diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul PEMANFAATAN KOLEKSI UMUM OLEH PEMUSTAKA DI PERPUSTAKAAN DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA (DPR RI). 6 Karmidi Martoatmojo, Manajemen Perpustakaan Khusus, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999), h. 4.3

20 5 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah Untuk menghindari penafsiran yang lebih luas dan agar penelitian ini lebih terarah, maka penelitian hanya di batasi pada: a. Pemanfaatan koleksi umum. b. Perpustakaan yang dijadikan sebagai tempat penelitian adalah perpustakaan khusus yaitu Perpustakaan DPR RI. 2. Perumusan Masalah Untuk mempermudah pelaksanaan penelitian ini, maka penulis merumuskan masalah penelitian ke dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: a. Bagaimana peminjaman koleksi umum per subyek oleh pemustaka di Perpustakaan DPR RI? b. Alasan-alasan apa yang melatarbelakangi pemustaka ketika memanfaatkan koleksi umum di Perpustakaan DPR RI? c. Kendala apa yang dihadapi oleh para pemustaka dalam memanfaatkan koleksi umum di Perpustakaan DPR RI? d. Bagaimana peran pustakawan membantu pemustaka dalam memanfaatkan koleksi umum di Perpustakaan DPR RI?

21 6 C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui peminjaman koleksi umum per subyek oleh pemustaka di Perpustakaan DPR RI. 2. Untuk mengetahui alasan pemustaka memanfaatkan koleksi umum di Perpustakaan DPR RI. 3. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi oleh pemustaka dalam memanfaatkan koleksi umum di Perpustakaan DPR RI. 4. Untuk mengetahui peran pustakawan dalam membantu pemustaka memanfaatkan koleksi umum di Perpustakaan DPR RI. D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Akademis a. Memperluas dan memperdalam pengetahuan penulis tentang pemanfaatan koleksi umum 2. Manfaat Praktis a. Memberikan kontribusi pemikiran kepada Perpustakaan DPR RI untuk meningkatkan layanannya, khususnya layanan koleksi umum. b. Dapat dijadikan bahan evaluasi bagi Perpustakaan DPR RI dalam mengembangkan koleksi umum dimasa yang akan datang.

22 7 E. Metode Penelitian 1. Jenis Penelitian dan Pendekatan Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif yaitu penelitian yang bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai pemanfaatan koleksi umum oleh pemustaka di perpustakaan DPR RI. Penelitian deskriptif ini bertujuan untuk mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya. 7 Penelitian ini menggunakan metode kuantitatif. Kuantitatif adalah analisis yang dilakukan terhadap angka, baik angka yang merupakan representasi dari suatu kuantita (kuantitas murni) maupun angka yang merupakan hasil dari konversi data kualitatif (yakni data kualitatif yang dikuantifikasikan) Sumber Data Sumber data yang digunakan antara lain adalah: a. Sumber data primer Sumber data primer adalah sumber data yang bersumber dari responden yang ditemui langsung di lapangan yaitu dengan menyebarkan kuesioner kepada para pemustaka. b. Sumber data sekunder Sumber data sekunder adalah data yang diperoleh dari buku-buku atau literatur-literatur, dokumen dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. 7 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar teori dan panduan praktis, (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h Ibid, h.92

23 8 3. Populasi dan Sampel Populasi adalah keseluruhan elemen yang hendak dijelaskan oleh peneliti melalui penelitiannya. 9 Jumlah anggota Perpustakaan DPR RI hingga akhir bulan Mei 2011 berjumlah 335 orang. Adapun penarikan sampelnya didasarkan kepada pendapat Suharsini Arikunto yang mengatakan jika populasi lebih dari seratus orang, maka sampel dapat diambil 10%-15% atau 20%-25% atau sesuai dengan kemampuan penelitian. Dan apabila populasi kurang dari seratus orang, maka sampel dapat diambil semuanya. 10 Maka berdasarkan pendapat diatas, penulis mengambil sampel dari jumlah populasi sebanyak 335 orang x 10% = 33,5 dan dibulatkan menjadi 34 orang anggota aktif Perpustakaan DPR RI. Teknik penarikan sampel dalam penelitian ini menggunakan accidental sampling, yaitu metode pemilihan sampel tanpa memperhitungkan ciri-ciri populasi. Siapa yang datang dan terjangkau oleh peneliti diambil sebagai sampel Teknik Pengumpulan Data Adapun metode yang digunakan oleh penulis untuk mendapatkan data dan informasi dalam penelitian ini adalah: 9 Prasetya Irawan,Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar teori dan panduan praktis, (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h Suharsini Arikunto, Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik, (Jakarta: Rieneka, 1992), h Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar teori dan panduan praktis, (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h.182

24 9 a. Riset kepustakaan (Library research) Riset kepustakaan yaitu penelitian melalui buku, literatur, dan artikel baik cetak maupun online yang dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran teoritis yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. b. Penelitian lapangan (Field research) Penelitian lapangan yaitu penelitian dengan terjun langsung ke lapangan yakni perpustakaan DPR RI demi mendapatkan data secara langsung dari objek penelitian, dengan cara: 1) Kuesioner Yaitu penyebaran angket berupa pertanyaan-pertanyaan untuk mendapatkan data yang objektif dimana responden yang dimaksud adalah para pemustaka yang menjadi anggota aktif perpustakaan dan memiliki kartu anggota Perpustakaan DPR RI dan dapat memilih jawaban-jawaban yang telah disediakan. 5. Teknik Analisa Data Setelah data diperoleh maka langkah selanjutnya adalah mengolah data melalui beberapa tahap yaitu : a. Edit Proses editing yakni memeriksa kembali berkas-berkas data yang telah terkumpul sehingga keseluruhan berkas itu dapat diketahui dan dinyatakan baik, sehingga dapat disiapkan untuk proses berikutnya.

25 10 b. Tabulasi Yakni mentabulasikan atau memindahkan jawaban-jawaban responden ke dalam tabulasi atau tabel yang kemudian dicari untuk dianalisa. Adapun untuk memperoleh data angket yang telah ditabulasikan dan prosentase digunakan rumus : P = f/n X 100 % Dimana : P : Angka prosentase untuk setiap kategori F : Frekuensi jawaban responden Adapun parameter untuk penafsiran nilai presentase adalah : 0% = Tidak satupun 1% - 25% = Sebagian kecil 26% - 49 % = Hampir setengahnya 50% = Setengahnya 51% - 75% = Sebagian besar 76% - 99% = Hampir seluruhnya 100% = Seluruhnya F. Definisi Istilah 1. Perpustakaan Khusus Perpustakaan khusus adalah suatu jenis perpustakaan yang paling unik jika dibandingkan oleh perpustakaan lain. Perpustakaan khusus berada dibawah suatu departemen atau dibawah suatu biro, dibawah suatu bagian,

26 11 atau bahkan dibawah bidang pemasaran. Karena itu sebuah perpustakaan khusus dapat bersifat nasional dengan dipimpin oleh pejabat eselon dua atau dapat pula dipimpin oleh eselon lima, karena letak dan struktur perpustakaan didalam suatu organisasi dapat bervariasi. 2. Koleksi Umum Koleksi umum adalah koleksi perpustakaan yang diperuntukkan bagi pemakai perpustakaan tidak terbatas hanya pada kalangan sendiri, tetapi juga dapat digunakan oleh pemakai dari lembaga atau organisasi atau perorangan yang bergerak dalam bidang yang sama. 3. Pemanfaatan Pemanfaatan koleksi buku merupakan kegiatan atau aktifitas pengguna menggunakan buku untuk mencari informasi yang dibutuhkan baik dengan meminjam, memfotokopi, dan membaca koleksi buku. G. Sistematika Penulisan Dalam skripsi ini penulis membagi penulisan ke dalam lima bab, yang mana setiap bab membahas secara terperinci bagian-bagian yang dipaparkan. Kelima bab itu adalah : BAB I PENDAHULUAN Mencakup latar belakang masalah, pembatasa dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodelogi penelitian, defenisi istilah dan sistematika penulisan.

27 12 BAB II TINJAUAN LITERATUR Membahas mengenai perpustakaan khusus yang mencakup pengertian perpustakaan khusus, cirri-ciri perpustakaan khusus, fungsi dan tujuan perpustakaan khusus. Pada bab ini penulis juga membahas mengenai pemanfaatan koleksi umum yang mencakup koleksi umum perpustakaan dan pemanfaatan, frekuensi pemanfaatan koleksi, kebutuhan pemakai koleksi perpustakaan. Layanan perpustakaan, dan peran pustakawan. BAB III GAMBARAN UMUM Pada bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat Perpustakaan DPR RI, visi, misi, tugas, dasar hokum Perpustakaan DPR RI, struktur organisasi, sumber daya manusia, koleksi perpustakaan, anggaran perpustakaan, sarana system temu kembali informasi, gedung perpustakaan, fasilitas dan perlengkapan Perpustakaan DPR RI. BAB VI HASIL PENELITIAN Membahas hasil penelitian pemanfaatan koleksi umum oleh pemustaka di Perpustakaan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI). BAB V PENUTUP Bab ini berisi kesimpulan dari permasalahan yang di angkat dan telah diteliti serta saran untuk permasalah yang di angkat penulis dan diberikan untuk perpustakaan yang diteliti.

28 BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Perpustakaan Khusus 1. Pengertian Perpustakaan Khusus Perpustakaan merupakan sebuah tempat untuk menyimpan mengolah serta menyebarluaskan informasi yang dimilikinya, serta sebagai salah satu pusat informasi yang menyajikan sumber-sumber informasi baik buku maupun dokumen lainnya. Jenis perpustakaan ada bermacam-macam salah satunya adalah perpustakaan khusus. Perpustakaan khusus adalah suatu jenis perpustakaan yang paling unik jika dibandingkan oleh perpustakaan lain. Perpustakaan khusus berada dibawah suatu departemen atau dibawah suatu biro, dibawah suatu bagian, atau bahkan dibawah bidang pemasaran, dsb. Karena itu sebuah perpustakaan khusus dapat bersifat nasional dengan dipimpin oleh pejabat eselon dua atau dapat pula dipimpin oleh eselon lima, karena letak dan struktur perpustakaan di dalam suatu organisasi dapat bervariasi. 12 Perpustakaan khusus dapat merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga Negara, lembaga penelitian, perusahaan swasta, BUMN, pusat informasi, bahkan perpustakaan pribadi. Mulyadi Achmad Nurhadi memberikan definisi perpustakaan khusus sebagai perpustakaan yang diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus diluar lembaga 12 Karmidi Martoatmojo, Manajemen Perpustakaan Khusus, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999), h

29 14 perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi. Lembaga yang dimaksud berupa lembaga industri, lembaga perkantoran, lembaga penelitian dan lain sebagainya. 13 Berdasarkan uraian diatas, perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan oleh suatu instansi, lembaga atau departemen untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian dan pengembangan. 2. Ciri-Ciri Perpustakaan Khusus Perpustakaan khusus dapat merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga Negara, lembaga penelitian, organisasi massa, militer, industri maupun perusahaan swasta. Adapun ciri utama sebuah perpustakaan khusus antara lain: a. Memiliki buku yang terbatas pada satu atau beberapa disiplin ilmu saja. b. Keanggotaan perpustakaan terbatas pada sejumlah anggota yang ditentukan oleh kebijakan perpustakaan atau kebijakan badan induk tempat pepustakaan tersebut bernaung. c. Peran utama pustakawan ialah melakukan penelitian kepustakaan untuk anggota. Dalam melakukan penelitian untuk anggota, sering dipersoalkan seberapa jauh pustakawan harus melakukan penelitian. 13 Ibid, h.1.3

30 15 d. Tekanan koleksi bukan pada buku (dalam arti sempit) melainkan pada majalah, pamphlet, paten, laporan penelitian, abstrak, atau indeks karena jenis tersebut umumnya informasinya lebih mutakhir dibandingkan buku. e. Jasa yang diberikan lebih mengarah kepada minat anggota perorangan. Karena itu perpustakaan khusus menyediakan jasa yang sangat berorientasi ke pemustaka dibandingkan jenis perpustakaan lain Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus Perpustakaan khusus berfungsi sebagai tempat penelitian, pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia 15. Menurut Arif Budiwijaya 16 tujuan perpustakaan khusus adalah: a. Memberikan pelayanan yang bersifat terbatas pada anggota dalam lingkungan tempat perpustakaan bernaung. b. Merupakan pusat informasi bagi aktifitas badan yang dilayani. c. Mengumpulkan informasi, menyimpan dan secara efektif memberikan literatur dalam segala bentuk. d. Menyediakan bibliografi, sari karangan, reproduksi dan lain-lain dalam bidang khusus. 14 Sulistyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), h Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003), h Arif Budiwijaya, Pembinaan Koleksi Perpustakaan : Dalam Lokakarya Pembinaan Perpustakaan Khusus Kependudukan, (Yogyakarta: Universitas Gajah Mada, 1979), h. 1

31 16 B. Pemanfaatan Koleksi Umum Oleh Pemustaka 1. Koleksi Umum Perpustakaan dan Pemanfaatan Salah satu unsur utama perpustakaan adalah tersedianya koleksi. Tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai, perpustakaan tidak akan dapat memberikan pelayanan yang baik kepada para pemustakanya. Artinya koleksi yang disediakan oleh perpustakaan diorientasikan kepada pemustaka sehingga bahan pustaka yang ada dapat dimanfaatkan semuanya oleh para pemustaka yang berkunjung. Kata koleksi dalam bahasa inggris yaitu collection yang berarti kumpulan. Dalam Kamus Ilmiah Kontemporer, kata koleksi berati pengumpulan, kumpulan. 17 Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat pengguna dalam rangka memenuhi informasi yang dibutuhkan. 18 Koleksi perpustakaan adalah semua pustaka baik dalam bentuk buku, film, majalah, dan sejenisnya yang dikumpulkan dan diproses berdasarkan aturan tertentu untuk disajikan dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pemustaka, mencakup koleksi umum, koleksi referensi, dan koleksi inti. Diantara koleksi perpustakaan terdapat koleksi umum. Koleksi Umum adalah koleksi perpustakaan yang diperuntukkan bagi pemustaka perpustakaan tidak terbatas hanya pada kalangan sendiri, tetapi juga dapat digunakan oleh pemustaka dari lembaga atau organisasi atau perorangan 17 Alex, Kamus Ilmiah Populer Kontemporer, (Surabaya: Karya Harapan, 2005), h Sukarman, Pedoman Umum Penyelenggaraan perpustakaan Khusus, (Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2002), h. 17

32 17 yang bergerak dalam bidang yang sarna. Koleksi umum meliputi monografi, majalah dan jurnal yang dilayankan dalam bentuk akses terbuka. 19 Dari berbagai pendapat diatas dapat disimpulkan koleksi perpustakaan khusus adalah koleksi perpustakaan yang diperuntukkan bagi pemustaka perpustakaan tidak terbatas hanya pada kalangan sendiri, tetapi juga dapat digunakan oleh pemustaka dari lembaga atau organisasi atau perorangan yang bergerak dalam bidang yang sama sebagai sumber informasi juga sebagai prasarana pendidikan, penelitian, pengembangan, dan hiburan para pemustakanya. Tanpa adanya koleksi yang baik, perpustakaan tidak akan dapat memberikan layanan yang baik kepada pemustakanya. Untuk itu perpustakaan dalam menyediakan koleksi mempunyai beberapa kriteria pokok. Adapun kriteria pokok tersebut adalah : a. Jumlah koleksi perpustakaan diacu pada SK Menpan 33 tahun 1998 yaitu 1000 judul/2000 eksemplar. b. Perpustakaan harus mempunyai program pengembangan koleksi tahunan yang menunjang isi dan misi, tugas pokok dan fungsi, program serta pemakai potensialnya. c. Koleksi perpustakaan minimal 10 % dari jumlah koleksinya merupakan koleksi mutakhir yang sesuai dengan perkembangan dan tuntutan bidang yang dilayani perpustakaan. 19 Arif Surachman. Pengelolaan Perpustakaan Khusus, pada tanggal 10 Maret 2011 jam 09:00 WIB.

33 18 d. Perpustakaan harus memiliki program penyiangan untuk seluruh koleksi perpustakaan yang minimal disiangi setiap 5 tahun sekali. e. Perpustakaan minimal harus melanggan 1 (satu) judul majalah yang berkaitan dengan kekhususan misinya untuk setiap tahunnya. f. Setiap koleksi yang ada di perpustakaan harus dideskripsikan untuk memenuhi sistem simpan dan temu kembali, minimal menggunakan AACR II. g. Setiap koleksi diklasifikasi menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC) atau klasifikasi lain yang berlaku internasional, regional atau nasional sesuai kebutuhan perpustakaan. h. Katalog subyek minimal menggunakan salah satu dari acuan tersebut dibawah ini: 1) Daftar Tajuk Subyek 2) Library of Congress Subyect Heading (LCSH) 3) Tesaurus yang berlaku secara internasional, regional atau nasional sesuai cakupan bidang perpustakaan atau jenis perpustakaan khusus i. Dalam hal kerjasama perpustakaan berkehendak melakukan kerjasama jasa secara online (terpasang) wajib merujuk pada standar INDOMARC atau standar MARC yang berlaku ditingkat internasional atau regional sesuai kebutuhan sistem kerjasama jaringan yang dibangun.

34 19 j. Perpustakaan harus mempunyai program pelestarian bahan perpustakaan minimal satu kali setahun. k. Penempatan buku di rak dijajar secara sistematis dengan memperhatikan kenyamanan dan kesehatan pengguna dan kemudahan akses dalam upaya pemeliharaan bahan pustaka. l. Koleksi perpustakaan juga mencakup dokumen/ literatur atau bahan perpustakaan cetak, multimedia dan digital. 20 Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama yang menentukan kriteria dan jenis perpustakaan. Artinya bahwa koleksi perpustakaan selalu dikaitkan dengan tugas dan fungsi yang harus dilaksanakan dalam rangka mencapai misi dan mewujudkan visi perpustakaan yang bersangkutan. Sebagai contoh misalnya dalam sebuah perpustakaan khusus, koleksi bahan perpustakaan yang dimiliki harus bersifat khusus, artinya mencakup semua ilmu pengetahuan yang sesuai dengan kebutuhan lembaga atau departeman yang ditempati. Ukuran koleksi suatu perpustakaan merupakan indikator yang penting atas penggunaan perpustakaan. Makin banyak jumlah koleksi yang dicakup bidangnya sesuai dengan kebutuhan pemustaka, makin besar kemungkinan untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi para pemustakanya. Untuk memenuhi kebutuhan informasinya, pemustaka harus mencari dan memanfaatkan koleksi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. 20 Ibid

35 20 Pemanfaatan koleksi buku merupakan kegiatan atau aktifitas pengguna menggunakan buku untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Informasi dalam buku dapat bersifat ilmiah yang mencakup berbagai ilmu pengetahuan dan bersifat hiburan. Defenisi tersebut merupakan pengembangan dari pengertian pemanfaatan dari Kamus Besar Bahasa Indonesia yang menyebutkan bahwa pemanfaatan mengandung arti yaitu proses, cara, dan perbuatan memanfaatkan sesuatu untuk kepentingan sendiri. 21 Pemanfaatan koleksi dapat diketahui dari seberapa banyak jumlah maupun jenis bahan pustaka yang terpakai. Keterpakaian berhubungan dengan masalah kebutuhan atau permintaan. Analisis terhadap pemanfaatan koleksi dapat digunakan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi. Selanjutnya hasil analisis ini dapat pula digunakan untuk meningkatkan relevansi koleksi terhadap kebutuhan pemustaka. Pemanfaatan koleksi perpustakaan juga berkaitan erat dengan aktifitas pengadaan, sebab ketepatan antara koleksi dengan minat pemustaka adalah tanggung jawab perpustakaan dalam proses pemilihan dan pengadaan koleksi untuk perpustakaan Frekuensi Pemanfaatan Koleksi Setiap pemustaka memiliki frekuensi pemanfaatan koleksi buku yang berbeda-beda. Hal ini bergantung pada kebutuhan informasi, waktu 21 Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2008), h Lancester F.W., If You Want to Evaluate Your Library, (London: The Library Association, 1988), h. 33

36 21 dan kesempatan yang mereka miliki. Oleh karena itu, frekuensi pemanfaatan merupakan indikator untuk mengetahui sejauh mana pemustaka memanfaatkan koleksi buku di perpustakaan. Ketersediaan koleksi buku pada perpustakaan juga mempengaruhi tingkat pemanfaatan. Perpustakaan khusus yang memiliki koleksi yang tersedia dengan baik dan lengkap cenderung akan sering dimanfaatkan oleh pengguna. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat Bahasa, kata "frekuensi" memiliki arti "kekerapan". 23 Frekuensi pemanfaatan memiliki makna yaitu kekerapan penggunaan. Kemudian apabila dilihat dari bidang Ilmu Perpustakaan frekuensi pemanfaatan koleksi buku berarti kekerapan penggunaan koleksi buku oleh pemustaka dalam memenuhi kebutuhan informasinya. 3. Kebutuhan Pemakai Koleksi Perpustakaan Pendirian suatu perpustakaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Kebutuhan akan informasi yang timbul dalam diri seseorang karena adanya rasa ingin tahu. Keingintahuan inilah yang mendorong seseorang memenuhi kepuasan rasa ingin tahunya yang diwujudkan dalam bentuk kebutuhan. Agar perpustakaan dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya, perpustakaan harus mengetahui dan mengenal pemustakanya terlebih dahulu. 23 Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat Bahasa, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2008), h. 399

37 22 Pemustaka adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembaga yang memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan. 24 Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pemustaka adalah orang yang pernah datang ke perpustakaan dan memerlukan informasi dari perpustakaan tersebut, baik informasi tercetak seperti informasi yang terdapat dalam buku, jurnal, majalah, bulletin, surat kabar, dan informasi lainnya. Oleh karena itu, dalam rangka memenuhi kebutuhan pemustakanya, hendaknya perpustakaan dapat mengidentifikasi akan kebutuhan para pemustakanya. Pemustaka akan datang ke perpustakaan karena termotivasi untuk memenuhi kebutuhannya. Untuk dapat menyediakan bahan pustaka yang sesuai, pustakawan harus mengenal pemakai perpustakaan dengan cara mengetahui berbagai kebutuhan mereka. Jika pustakawan dapat mengetahui secara lebih pasti tentang minat dan kecenderungan pemustaka, maka dalam proses pengadaan koleksi bahan pustaka dapat lebih mengenai sasaran, yakni memenuhi apa yang dikehendaki pemustaka Undang-Undang Repubik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan 25 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan Suatu Pendekatan Praktik, (Jakarta: Samitra Media Utama, 2004), h. 148

38 23 C. Layanan Perpustakaan 1. Layanan Peminjaman Koleksi Layanan jasa peminjaman koleksi adalah pelayanan yang diberikan perpustakaan kepada pengguna dalam bentuk meminjamkan koleksi atau sumber informasi selama beberapa waktu, misalnya sehari, dua hari, satu bulan, atau bisa juga lebih. Pengguna atau masyarakat pengguna diperbolehkan membawa pulang bahan-bahan bacaan milik perpustakaan selama waktu yang telah ditetapkan. Proses peredaran koleksi perpustakaan yang dimulai dari perpustakaan, dipinjam oleh pengguna dan dibaca di rumah, kemudian dikembalikan lagi ke perpustakaan, oleh perpustakaan dipinjamkan lagi kepada pengguna lain yang membutuhkan, dan seterusnya, dikenal dengan sirkulasi. Sirkulasi artinya perputaran, dalam hal ini adalah perputaran buku atau koleksi yang dipinjam pengguna dan dikembalikan lagi ke perpustakaan. Tegasnya, dipinjam, dikembalikan, dipinjam lagi, dikembalikan lagi, dan seterusnya sampai kepada buku atau koleksi tersebut tidak dapat digunakan lagi karena rusak atau aus. Meskipun pada dasarnya perpustakaan bersifat sosial dan segala jenis informasi serta sumber informasinya bebas dimanfaatkan oleh masyarakat, namun pelaksanaannya ditentukan oleh berbagai aturan dan kebijakan. Perpustakaan khusus hanya diperuntukkan bagi peminjam dari kalangan lembaga penaungnya. Namun demikian, bukan berarti masyarakat pengguna di luar lingkungannya sendiri tidak diperbolehkan

39 24 memanfaatkan koleksi atau informasi dan sumber informasi milik perpustakaan tersebut. Perpustakaan biasanya mengambil kebijakan pembatasan ini semata-mata hanya untuk kepentingan pengendalian dan pengawasan saja supaya koleksinya menjadi tetap terpelihara dan lestari. Masyarakat di luar sistem organisasi pada lingkungan lembaga penaung perpustakaan pun dapat memanfaatkan informasi dan sumber informasi yang ada di perpustakaan tersebut, asalkan mengikuti prosedur dan aturan tertentu. Aturan dan persyaratan ini biasanya tidak sulit, misalnya hanya diharuskan memberikan identitas resmi, seperti kartu tanda pengenal atau penduduk, rekomendasi dari atasan tempatnya bekerja, dan identitas resmi lainnya. 26 Agar bahan yang dipinjamkan tidak hilang, maka harus diadakan pencatatan yang sistematis, yang dikenal sebagai sistem peminjaman atau chargingsystem. Menurut sejarahnya ada berbagai sistem peminjaman, seperti Browne, Newark, dan Detroit. Ada satu lagi sistem peminjaman dengan menggunakan komputer yaitu sistem modern. Tujuan dari pencatatan peminjaman ini adalah menjaga agar buku tidak hilang, selalu terkontrol dimana buku berada dan di pergunakan oleh siapa. a. Sistem Peminjaman Browne (Browne Charging System) Sistem peminjaman ini sudah lama dipergunakan, terutama di Negara Inggris. Sistem ini ditemukan akhir abad ke-19 oleh Nina E. 2009), h M Yusup Pawit, Ilmu Informasi, Komunikasi, dan Kepustakaan, (Jakarta: Bumi Aksara,

40 25 Browne, pustakawan dari Library Bureau Boston yang juga sekretaris American Library Association Publishing Board. 27 b. Sistem Peminjaman Newark (Newark Charging System) Sistem peminjaman Newark mulai dipakai pada 1900 oleh Perpustakaan umum Newark New Jersey, semasa dipimpin oleh John Cotton Dana. c. Sistem Peminjaman Sendiri Detroit (Detroit Self-Charging System) Sistem peminjaman sendiri Detroit ditemukan tahun 1929 oleh Ralph A. Ulveling, pustakawan Perpustakaan Umum Detroit, Amerika Serikat. Disebut Peminjaman Sendiri karena peminjam sendiri yang menuliskan nomor anggota peminjaman ke dalam kartu buku. Dengan demikian petugas peminjaman tidak harus menuliskannya, sehingga menghemat waktu. Ia hanya mengecek apakah yang dituliskan oleh peminjam itu benar Layanan Jasa Fotokopi Koleksi Perpustakaan yang relatif sudah memadai dan mampu, biasanya menyediakan fasilitas pelayanan fotokopi berbagai informasi atau sumber informasi kepada beberapa pengguna yang membutuhkannya. Hal ini dilakukan kepada berbagai jenis koleksi yang sifatnya tidak dapat 27 Karmidi Martoatmodjo, Buku Materi Pokok Pelayanan Bahan Pustaka, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999), h Ibid h. 87

41 26 dipinjamkan secara langsung kepada penggunanya karena alasan langka atau termasuk ke dalam jenis koleksi khusus. Jenis koleksi khusus dan langka memang tidak boleh dipinjamkan untuk dibawa keluar perpustakaan. Jika pengguna sangat membutuhkan informasi yang kebetulan ada pada jenis koleksi khusus di suatu perpustakaan maka pihak perpustakaan biasanya mengambil kebijakan untuk memfotokopikannya untuk pemustaka. Dalam pelaksanaannya tentu saja dikenakan biaya untuk pengganti fotokopi tersebut. Dengan diambilnya kebijakan perpustakaan untuk memfotokopikan beberapa informasi yang tergolong khusus dan langka ini maka para pemustaka dapat memanfaatkannya secara lebih aman. Pemustaka lain pun mempunyai kesempatan yang sama untuk mendapatkan jenis koleksi khusus dengan cara memfotokopi. 29 D. Peran Pustakawan Dalam berbagai kegiatan ilmiah, kebutuhan akan sumber-sumber informasi merupakan hal yang niscaya. Seorang peneliti maupun akademisi memerlukan sumber-sumber informasi untuk keperluan kegiatan akademis atau kegiatan penelitian. Akan tetapi, dalam kenyataannya tidak semua peneliti atau akademisi dapat menemukan sumber-sumber tersebut karena berbagai alasan. Keterbatasan pengetahuan dalam menelusur informasi merupakan salah satu kendala dalam menemukan sumber-sumber informasi 29 M Yusup Pawit, Ilmu Informasi, Komunikasi, dan Kepustakaan, (Jakarta: Bumi Aksara, 2009),h. 465

42 27 yang diperlukan. Dalam hal demikian, dibutuhkan seseorang yang diharapkan dapat mengatasi keterbatasannya dalam melakukan penelusuran. Seorang intermediary merupakan profil yang diharapkan dapat membantu menemukan informasi yang diperlukan. Pustakawan adalah seorang intermediary, akan tetapi tidak semua pustakawan dapat melakukannya. Untuk menjadi seorang intermedia diperlukan kemampuan khusus terutama dalam melakukan penelusuran dan kemampuan menilai relevansi suatu dokumen dengan permintaan. 30 Dalam Kamus Ilmiah Populer Kontemporer menyebutkan bahwa kata peranan mengandung arti bagian dari tugas utama yang harus dilakukan. 31 Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. 32 Untuk pendayagunaan koleksi perpustakaan, pustakawan dapat melakukan : 1. Perpustakaan berusaha untuk membangkitkan perhatian pengguna perpustakaan terhadap koleksi, menumbuhkan minat pengguna untuk memanfaatkan koleksi yang ada dalam perpustakaan, sehingga pada akhirnya pengguna memutuskan untuk meminjam koleksi yang ada sesuai dengan kebutuhan dan bidang ilmunya. 30 Agus Rifai, Peran Pustakawan Intermediary Dalam Memenuhi Kebutuhan Informasi Pemakai, Al-Maktabah: Juranl Komunikasi dan Informasi Perpustakaan Vol. 4 No. 2 (1 April 2002), h Alex, Kamus Ilmiah Populer Kontemporer, (Surabaya: Karya Harapan, 2005), h Undang-Undang Repubik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan

43 28 2. Peran aktif pustakawan harus ditumbuhkan dalam artian bahwa pustakawan harus aktif dan bukan hanya menunggu buku atau pengunjung yang datang keperpustakaan untuk memanfaatkan koleksi yang ada. 3. Melakukan pelayanan pembaca kepada pengguna yang sering ke perpustakaan dan atau pun pengguna tidak pernah atau jarang mengunjungi perpustakaan. 4. Mampu memberikan pendapat dalam menyelesaikan buku atau koleksi bagi pengguna. Hal ini berarti membantu pengguna untuk menyelesaikan koleksi yang digunakan bukan atau tidak dengan cara menyuapi melainkan memberikan pendapat tentang suatu koleksi dan kemudian meminta argumen dari pengguna apakah koleksi tersebut sesuai atau tidak. Hal ini berarti bahwa pustakawan mengajak pengguna untuk ikut berfikir dan menentukan pendapat tentang koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya. Oleh karena itu peran aktif dari pustakawan sangat diperlukan, pustakawan harus mampu mengevaluasi mengapa ada pengguna yang masih enggan untuk menggunakan koleksi. Dengan melakukan upaya atau peranan tersebut, pustakawan dapat memperhitungkan langkah apa yang harus diambil untuk mengatasi masalah itu. Hingga pada akhirnya seluruh pengguna sudah dapat memanfaatkan koleksi yang ada dengan sebaik-baiknya, sehingga pendayagunaan koleksi dapat direalisasikan. 33 Perpustakaan adalah organisme yang selalu tumbuh dan berkembang. Perpustakaan akan selalu menjadi organisasi informasi yang dinamis, 33 Nurhayati, Peran Pustakawan Dalam Mendayagunakan Koleksi Perpustakaan, Jupiter: Jurnal Perpustakaan, Informasi dan Komputer Vol. 1-3 No. 2 ( ), h

44 29 mengikuti arah peradaban. Dalam hal ini sikap pustakawan seharusnya memiliki sikap legawa, terbuka untuk maju, studi banding. 34 Dari pernyataan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa peranan pustakawan adalah tugas dan tanggung jawab orang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan untuk memberikan layanan, bimbingan dan bantuan kepada pemustaka untuk mencari dan memanfaatkan koleksi perpustakaan Wiji Suwarno, Pengetahuan Dasar Kepustakaan, (Bogor: Ghalia Indonesia, 2010), h.

45 BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN DPR RI A. Sejarah Singkat Perpustakaan DPR RI Perpustakaan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia berdiri sejak pemerintah negara Indonesia masih berbentuk Negara Republik Indonesia Serikat (RIS) yang bertempat di Daerah Istimewa Yogyakarta. Sekitar tahun 1951, perpustakaan ini merupakan kelanjutan dari Bibliotheca Volktraad, milik pemerintah Hindia belanda di Indonesia. Sebagian koleksi merupakan peninggalan dari Perpustakaan Volkstraad. Sejak Ibukota Pemerintah Republik Indonesia pindah ke Jakarta, perpustakaan ditempatkan di gedung yang berlokasi di Lapangan Banteng, yang sekarang menjadi Gedung Balai Pustaka. Tahun 1965, perpustakaan pindah ke Gedung DPR RI di Senayan atau gedung Pemuda. Tahun 1968, perpustakaan pindah ke Gedung DPR RI di Jalan Gatot Subroto yang berlokasi di lantai dasar. Namun, perpustakaan ini masih mengalami beberapa kali perpindahan lokasi. Tahun 1970, perpustakaan menempati lantai 2 Gedung Pustaka Loka. Sedangkan tahun 1985 perpustakaan menempati lantai 1 Gedung Pustaka Loka. Pada tahun 1997, perpustakaan pindah ke Gedung baru Nusantara I di lantai 3 dan 4. Namun dengan adanya penambahan jumlah anggota DPR RI, maka pada tahun 2003 untuk sementara perpustakaan pindah dan menempati ruang 30

46 31 Press Room lantai 1 dan 23 Gedung Nusantara I. Tahun 2004, perpustakaan menempati lantai 1 dan 2 Gedung Paripurna Nusantara II hingga sekarang. Berdasarkan dengan Peraturan Sekretariat Jenderal DPR RI nomor 400/ Sekjen DPR RI/ 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, perpustakaan mempunyai tugas untuk melaksanakan pengelolaan perpustakaan. B. Visi, Misi, Tugas, Tujuan, Dasar Hukum Perpustakaan DPR RI Dalam menjalankan tugas dan fungsinya perpustakaan khusus DPR RI menetapkan Visi, Misi perpustakaan DPR RI. Visi dari perpustakaan ini adalah menjadi perpustakaan parlemen yang unggul dalam menyediakan sumber informasi untuk mendukung fungsi dan tugas DPR RI. Sedangkan misi perpustakaan tersebut menyediakan akses informasi yang mendukung tugas dan fungsi DPR RI meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan. Tugas dari Perpustakaan DPR RI adalah mengumpulkan dan menyusun bahan pustaka yang berkaitannya dengan tugas DPR RI dan sekjen DPR RI, memberikan layanan dan mendayagunakan bahan pustaka atau koleksi yang dimiliki, memelihara bahan pustaka atau koleksi yang dimiliki, membuat nomor klasifikasi untuk buku dan referensi, membuat abstrak pustaka, mengadakan hubungan kerjasama dengan perpustakaan dari instansi lain, melakukan tata usaha perpustakaan, tugas-tugas lain yang ditentukan oleh sekretariat jendral DPR RI.

47 32 Tujuan dari Perpustakaan DPR RI yaitu untuk terwujudnya pelayanan perpustakaan yang cepat, tepat, dan akurat, pengolahan bahan pustaka menjadi lebih berdaya guna, terciptanya database perpustakaan, dapat digunakan oleh beberapa pengguna secara bersamaan, menghemat tempat dalam penyimpanan dokumen, bahan pustaka langka yang masih memiliki nilai informasi penting dapat terselamatkan informasinya. Dasar hukum dari Perpustakaan DPR RI yaitu UU No.20/PRP tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintahan, Keppres No.64 Tahun 1992 tentang Perpanjangan Batas Usia Pensiun Bagi Pegawai Negeri Sipil yang Menduduki Jabatan Fungsional Pustakawan, Keppres No. 65 Tahun 1992 tentang Tunjangan Jabatan Pustakawan, Teknisi Penerbangan, Penguji Mutu barang dan Pranata Komputer, Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 18/MENPAN/1988 tanggal 29 Februari 1988 tentang Angka Kredit bagi Jabatan Pustakawan, Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0103/0/1981 tentang Pokok Kebijaksanaan Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan di Indonesia, Surat Edaran Bersama Menteri Pendidikan dan Kebudayaan dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara No /MPK/1988 dan No. 15/SE/1988 tentang Angka Kredit Bagi Jabatan Pustakawan, Peraturan Sekretariat Jendral DPR RI No. 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI.

48 33 C. Struktur Organisasi Perpustakaan DPR RI Perpustakaan DPR RI berada dibawah P3DI (Pusat Pengkajian, Pengolahan Data dan Informasi), karena perpustakaan merupakan tempat penelitian, pengolahan informasi dan penyedia informasi bagi staf dan karyawan di DPR. Berdasarkan peraturan Sekretariat Jenderal DPR RI No. 400/SEKJEN DPR RI/ 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Perrpustakaan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan perpustakaan. Gambar 1 Struktur Organisai

49 34 D. Sumber Daya Manusia Perpustakaan DPR RI Perpustakaan DPR-RI memiliki sumber daya tenaga struktural yang mempunyai masing-masing latar belakang pendidikan yaitu : Master (S2) : 2 Orang Sarjana (S1) : 10 Orang Sarjana Muda (D3) : 2 Orang SMA : 5 Orang Jumlah keseluruhan dari pegawai perpustakaan adalah 19 orang, sebagian besar adalah lulusan Jurusan Ilmu Perpustakaan dan sisanya berasal dari Jurusan Ilmu Hukum dan Ilmu Pemerintahan. Tabel 1 Rincian SDM No Jabatan Jumlah Kualifikasi pendidikan 1. Kepala Perpustakaan 1 Orang Master (S2) 2. Administrasi Pengadaan 1 Orang Sarjana (S1) 3. Petugas Referensi 3 Orang 1 orang sarjana muda (D3) dan 2 orang SMA 4. Pustakawan 10 Orang 1 orang (S2) dan 9 orang (S1) 5. Petugas Entri Data dan 3 Orang 2 orang sarjana muda (D3) dan 1 Kliping orang SMA 6. Petugas Ditribusi Kliping 1 Orang SMA E. Koleksi Perpustakaan DPR RI Perpustakaan DPR RI mempunyai berbagai macam jenis koleksi. Koleksi yang paling menonjol berkaitan tentang Ilmu sosial, Hukum dan Politik serta produk DPR RI. Rincian koleksi tersebut adalah :

50 35 1. Koleksi Perpustakaan Koleksi Perpustakaan DPR-RI terdiri dari : a. Buku Umum b. Buku Referensi yakni terdiri dari peraturan perundang-undangan, peraturan perundang-undangan elektronik, risalah peraturan perundang-undangan, peraturan pemerintah lainnya, hasil pemeriksaan BPK, TAP MPR-RI, Undang-Undang Dasar 1945 dan Amandemennya, tata tertib DPR RI, pidato, Kamus, Handbook, Almanak, Direktori, Peta, Tesis, Skripsi, Laporan tugas akhir, surat kabar, majalah, buletin, kajian/hasil penelitian, jurnal, kliping, kliping elektronik, buku world bank, risalah PBB, buku badan pusat statistik. 2. Koleksi Umum Koleksi umum terdiri dari koleksi buku-buku yang sebagian besar terdiri atas disiplin ilmu, yaitu Karya umum (000), Filsafat (100), Agama (200), Ilmu-ilmu sosial (300), Bahasa (400), Ilmu-ilmu murni (500), Teknologi (terapan) (600), Kesenian/Olahraga (700), Kesusasteraan (800), Sejarah dan Geografi (900). Dari hasil wawancara penulis terhadap pegawai perpustakaan atau pustakawan jumlah koleksi buku umum yang ada pada Perpustakaan DPR RI berjumlah eksemplar. 35 Tetapi dari hasil penelitian penulis terhadap OPAC Senayan jumlah buku umum secara keseluruhan berbeda dengan hasil wawancara. Perbedaan ini dapat dilihat pada jumlah buku persubyek pada tabel 2 berikut : 35 Wawancara Pribadi dengan Tenny Rosati, Jakarta, 27 Juni 2011

51 36 Tabel 2 Jumlah Koleksi Buku Persubyek No Disiplin Ilmu Jumlah 1. Karya umum 428 judul buku 2. Filsafat 328 judul buku 3. Agama 864 judul buku 4. Ilmu-ilmu sosial 6051 judul buku 5. Bahasa 308 judul buku 6. Ilmu-ilmu murni 255 judul buku 7. Teknologi (terapan) 1710 judul buku 8. Kesenian/Olahraga 150 judul buku 9. Kesusasteraan 507 judul buku 10. Sejarah dan Geografi 710 judul buku Jumlah judul buku Hal ini karena koleksi-koleksi yang ada pada Perpustakaan DPR RI terutama pada koleksi umum, buku-buku yang ada belum semuanya dimasukkan ke dalam data komputer (OPAC Senayan). 3. Koleksi Referensi Koleksi Referensi terdiri dari Peraturan Perundang-undangan, Kamus, Ensiklopedia, Peta, Profil Daerah, Pidato Presiden dan lain-lain. Koleksi referensi yang ada pada Perpustakaan DPR RI kurang lebih berjumlah 121 koleksi buku referensi.

52 37 4. Koleksi World Bank Koleksi umum dari yang diterbitkan oleh World Bank dan World Bank Depkeu. Buku-bukunya terdri dari kebanyakan masalah, ekonomi, sosial, politik, hukum dan lain-lain. 5. Koleksi Terbitan Berkala (Koran dan Majalah) Terdiri atas 24 koran dalam negeri, daerah dan majalah serta jurnal. F. Anggaran Perpustakaan DPR RI Dana untuk melakukan pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian, dana tersebut didapat dari anggaran pendapatan dana belanja Negara setjen DPR RI. Bidang perpustakaan tidak langsung mengelola anggaran dana melainkan melalui Biro Analisis Anggaran dan Pelaksanaan APBN. Dalam melakukan penganggaran untuk pengadaan bahan perpustakaan diperoleh dari dana rutin APBN yang diberikan pemerintah setiap tahunnya. Perpustakaan menganggarkan menjadi empat kali dalam setahun yang disebut pula dengan empat triwulan. Triwulan pertama yang dibulan April sampai Juni, triwulan kedua dimulai dari bulan Juli hingga bulan September, triwulan ketiga dilakukan pada bulan Oktober sampai Desember. Kemudian triwulan keempat dimulai pada bulan Januari sampai bulan Maret. Anggaran ini difungsikan untuk melakukan pembelian koleksi buku bahan perpustakaan serta pengadaan surat kabar maupun majalah dalam perpustakaan DPR RI. Bidang perpustakaan hanya menyusun laporan dan mengurusi surat masuk dan keluar RKAKL (Rencana Kerja dan Anggaran

53 38 Kementrian atau Lembaga), serta mengurusi transaksi keuangan berupa kwintansi pembelian buku, majalah, surat kabar. G. Sarana Sistem Temu Kembali Informasi Katalog merupakan sarana sistem simpan dan temu kembali informasi. Adapun jenis katalog yang digunakan Perpustakaan DPR RI adalah katalog online (OPAC). Pengembangan sistem perpustakaan digital DPR RI telah dimulai sejak awal tahun Maka sejak itulah perpustakaan menggunakan katalog online (OPAC). Sebelumnya perpustakaan dikelola secara manual termasuk dalam hal penyajian katalog dengan katalog kartu untuk menelusuri suatu koleksi. Sistem temu kembali informasi dengan katalog online (OPAC) ada 2 macam : 1. Pencarian sederhana (basic search). 2. Pencarian spesifik (advance search) bisa menggunakan penelusuran lewat judul buku, pengarang, jenis koleksi, GMD (General Material Description). Saat ini perpustakaan pusat DPR RI memiliki OPAC berjumlah satu. OPAC ini termasuk dalam software perpustakaan bernama SLiMS (Senayan Library Management System).

54 39 Gambar 2 OPAC H. Gedung Perpustakaan DPR RI Semua kegiatan perpustakaan dilaksanakan di dalam gedung perpustakaan yang khusus didesain sesuai dengan fungsi perpustakaan sehingga berbeda dengan perancangan gedung perkantoran atau gedung umum lainnya. Keterlibatan pustakawan dalam mendesain gedung perpustakaan sangat menentukan keberhasilan perancangan yang memenuhi persyaratan sebuah gedung perpustakaan. Jika dianggap perlu, pustakawan dapat dibantu oleh seorang konsultan atau arsitektur yang berpengalaman dalam mendesain gedung perpustakaan.