VIII. KAJIAN PEMANFAATAN DAN EVALUASI TEKNOLOGI INFORMASI PERUSAHAAN

Transkripsi

1 76 VIII. KAJIAN PEMANFAATAN DAN EVALUASI TEKNOLOGI INFORMASI PERUSAHAAN Bab ini memberikan pembahasan tentang hasil yang dicapai dari pemanfaatan dan evaluasi teknologi informasi yang diterapkan PT Petrokimia Gresik.. Hal ini tercermin dari pembagian subbab yang memfokuskan pembahasan kepada efektifitas, efisiensi dan kinerja perusahaan serta implikasinya kepada kebijakan strategis secara umum. Pada bagian akhir pembahasan diberikan analisis kompleksitas aplikasi untuk evaluasi sistem PSP yang dibangun. Hasil akhir yang ingin dicapai dari pembahasan bab ini adalah terbentuknya mata rantai terakhir pemaparan informasi untuk memperjelas output penelitian yang telah dicapai. 8.1 EFEKTIFITAS PROSES BISNIS PERUSAHAAN Hasil analisis AHP pada Gambar 19 memperlihatkan bahwa efektifitas pelaksanaan implementasi sistem PSP (29%) sangat disukai dalam menyumbang pemilihan alternatif strategi kustomisasi modul. Hal ini menunjukkan bahwa kondisi ya ng saat ini sedang berlangsung di perusahaan dipandang telah cukup efektif oleh para panelis namun untuk meningkatkannya masih dibutuhkan adanya kustomisasi modul lebih lanjut. Gambar 19. Hasil analisis sensitifitas dinamis level 3 terhadap alternatif Dengan melakukan strategi kustomisasi modul (61,1%) diharapkan dapat menunjang efektifitas proses bisnis yang dilaksanakan oleh perusahaan. Hal ini dapat dipahami karena sistem PSP yang diimplementasikan pada prinsipnya dimaksudkan untuk membantu proses bisnis perusahaan untuk berjalan optimal. Kustomisasi modul yang dilakukan dapat mencakup identifikasi fungsional sistem yang dibutuhkan oleh proses bisnis perusahaan seperti pelaporan data produk mentah yang masih tersedia di gudang secara realtime kepada jalur

2 produksi sehingga keputusan untuk melaksanakan produksi dapat berjalan lebih cepat tanpa harus menunggu proses koordinasi birokrasi yang memakan waktu EFISIENSI PROSES BISNIS PERUSAHAAN Efisiensi proses bisnis perusahaan juga dapat ditelusuri dari hasil analisis AHP pada Gambar 19. Seperti pada pembahasan efektifitas proses bisnis sebelumnya, efisiensi proses bisnis perusahaan juga dihubungkan dengan efisiensi pelaksanaan implementasi sistem PSP (28,0%). Alasan efisiensi kurang disukai dari pada efektifitas pelaksanaan (29,0%) karena prinsip dari tim pengadaan teknologi informasi di PT Petrokimia Gresik yang mengutamakan keberhasilan implementasi tanpa mempertimbangkan terlalu ketat penggunaan anggaran. Namun bukan berarti prinsip efisiensi ditinggalkan sama sekali, hal ini terlihat dari urutan peringkat efisiensi adalah kedua setelah efektifitas yang menunjukkan bahwa sebagai sebuah perusahaan milik negara, PT Petrokimia Gresik dituntut untuk menjalankan prinsip efisiensi seiring pelaksanaan operasionalnya. Lebih lanjut, strategi optimalisasi proses implementasi sistem PSP dengan cara melaksanakan kustomisasi modul lebih lanjut (61,1%) seperti pada modul keuangan (finance), dapat meningkatkan efisiensi proses bisnis karena modul ini memiliki master data yang menyimpan data transaksi finansial perusahaan. Ketika master data tersebut terkoneksi dengan data pada modul lainnya maka dicapai transparansi informasi finansial yang sangat kritis untuk menciptakan efisiensi dalam proses bisnis perusahaan. 8.3 KINERJA PERUSAHAAN Kinerja perusahaan dipengaruhi oleh kesesuaian proses implementasi sistem PSP dengan perencanaan yang telah dilakukan yang pada Gambar 19 ditunjukkan pada urutan keempat (21,2%). Apabila sistem yang diimplementasikan dapat selesai tepat waktu sesuai rencana maka akan mempercepat adaptasi pengguna terhadap sistem. Proses adaptasi inilah yang menentukan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Semakin cepat pengguna mengadaptasi sistem, maka kinerja perusahaan akan semakin baik. Hal ini dapat dipahami karena sistem PSP

3 78 ditujukan untuk memperbaiki kinerja perusahaan dengan menerapkan teknologi informasi ke dalamnya. Walaupun demikian, para panelis memberikan posisi keempat untuk kesesuaian dengan jadwal implementasi karena memandang bahwa sistem PSP tidak dapat diimplementasikan dengan berpatokan kepada jadwal. Sistem yang diimplementasikan hanya akan menjadi sia -sia apabila tidak berfungsi dengan baik, sedangkan memastikan seluruh fungsi pada setiap modul berjalan sesuai kebutuhan membutuhkan waktu. 8.4 IMPLIKASI KEBIJAKAN SECARA UMUM Implikasi kebijakan secara umum dapat disimpulkan dari indikator penilaian yang terdapat pada hasil analisis AHP di Gambar 19 yakni implikasi terhadap proses bisnis (21,9%) yang menempati urutan ketiga. Indikator tersebut memperlihatkan bahwa proses implementasi sistem PSP dilaksanakan tanpa harus menerapkan modul yang terkait dengan inti proses bisnis perusahaan sebagai prioritas. Sebagai ilustrasi, pada tahapan implementasi, modul yang diterapkan terlebih dahulu adalah yang mendukung proses bisnis bukan kepada inti proses bisnis. Inti proses bisnis perusahaan adalah manufaktur namun sebelum modul tersebut diimplementasikan, terlebih dahulu diimplementasikan modul keuangan, pemeliharaan, sumberdaya manusia dan distribusi. Sehingga implikasi kebijakan secara umum bila dilihat dari indikator tersebut tidak banyak berubah dengan diterapkannya sistem PSP di perusahaan. Hal ini dapat disebabkan adanya standar baku pengambilan kebijakan di perusahaan yang sistem PSP tidak dapat me mpengaruhinya. Bila dikaitkan dengan pembahasan sebelumnya, sistem PSP dapat menjadikan proses kebijakan yang diambil oleh manajemen lebih efektif dan efisien namun tidak dapat mengubah cara pengambilannya. Terkait dengan hasil yang diperoleh dari alat analisis AHP, bahwa yang paling diinginkan untuk dilaksanakan dalam memperbaiki proses implementasi sistem ERP adalah kustomisasi modul, maka hal ini dilakukan dengan melanjutkan proses kustomisasi yang telah ada, namun mempertimbangkan tingkat adaptasi yang telah dimiliki pengguna terhadap sistem. Tingkat adaptasi

4 79 pengguna dapat diperbaiki dengan memberikan pelatihan rutin serta materi yang berkelanjutan sesuai tingkat kustomisasi yang dilakukan. Hal ini membutuhkan kebijakan yang bersifat jangka panjang, karena proses implementasi sistem ERP memakan waktu yang tidak sebentar. Kebijakan yang dapat diambil untuk memberikan pelatihan rutin dan materi yang berkelanjutan kepada pengguna adalah dengan memberdayakan tim yang telah terbentuk pada awal proses implementasi. Tim tersebut dimodifikasi agar tetap bekerja setelah proses implementasi selesai, dengan fungsi utama memberikan pendampingan selama dibutuhkan untuk mempercepat tingkat adaptasi pengguna sistem. Tim tersebut diberikan wewenang jangka panjang mendesain sistem pelatihan dan evaluasi yang berkelanjutan hingga dicapai kondisi ideal pengguna sistem dimana human error mereka terjadi sangat rendah dalam berinteraksi dengan sistem. Alternatif lain dalam memperbaiki proses implementasi sesuai dengan hasil pada analisis AHP adalah evaluasi manajerial implementasi. Evaluasi manajerial dilakukan apabila diindikasikan telah terjadi ketidakefektifan maupun inefisiensi dalam kinerja manajemen implementasi. Indikator terjadinya hal tersebut adalah waktu pengambilan keputusan yang lama, ketidakpatuhan organisasi perusahaan terhadap kebijakan manajemen implementasi dan keputusan yang diambil oleh manajemen implementasi terhambat oleh struktur birokrasi perusahaan ketika dijalankan. Ketiga indikator tersebut dapat diatasi dengan melakukan revitalisasi terhadap fungsi manajemen implementasi. Langkah revitalisasi yang dilakukan adalah dengan pengocokan ulang pemimpin manajemen dan mengikutsertakan sosok yang setara dengan level manajemen atas seperti wakil direksi bahkan akan lebih baik bila pemimpin perusahaan langsung yang ikut serta dalam manajemen implementasi. Manajemen level atas harus ikut serta dalam tim implementasi karena skala sistem ERP yang mempengaruhi organisasi perusahaan secara keseluruhan tidak dapat diimplementasikan tanpa merubah proses bisnis. Dengan ikut sertanya manajemen level atas maka hambatan birokrasi organisasi, ketidakpatuhan yang dapat terjadi dilapangan dan waktu pengambilan keputusan yang bersifat kritis terhadap proses

5 80 bisnis perusahaan dapat ditanggulangi dan berdampak kepada perbaikan proses implementasi sistem ERP. Langkah ketiga yang diperoleh dari analisis AHP adalah evaluasi anggaran. Hal ini merupakan langkah yang sangat sensitif sehingga dipilih sebagai yang paling kecil kemungkinan untuk dilakukannya. Pada perusahaan swasta, walaupun memiliki kebijakan anggaran ketat, namun untuk sebuah proyek yang tingkat kekritisan tinggi terhadap proses bisnis seperti sistem ERP, masih memberikan keleluasaan dalam mengeluarkan dana selama pelaksanaannya. Anggaran yang fleksibel dibutuhkan dalam proses implementasi sistem ERP karena waktu pelaksanaan yang lama dan dilaksanakannya modifikasi sumberdaya perusahaan. Dana dinilai kritis karena proses yang dilakukan harus tuntas agar tidak terjadi permasalahan dikemudian hari, dan ketika berinteraksi dilapangan dalam menuntaskan proses dibutuhkan biaya yang tidak fix untuk setiap kasus. Pada PT Petrokimia Gresik, evaluasi anggaran berat dilaksanakan karena birokrasi yang harus dilalui cukup berbelit dan lama. Efek langsung dari sistem anggaran yang kaku dalam pelaksanaan proyek adalah tertundanya jadwal kerja dan tidak optimalnya pencapaian sasaran setiap kegiatan. Evaluasi anggaran dibutuhkan agar proses implementasi sistem ERP dapat berjalan sesuai jadwal dan tuntas. 8.5 KOMPLEKSITAS SISTEM APLIKASI EVALUASI YANG DIBANGUN Kompleksitas dianalisis dari dua sudut pandang, pertama dari coding perangkat lunak (internal), namun karena akan membutuhkan banyak analisis yang tidak perlu apabila dilakukan terhadap semua list coding yang ada, maka analisis kompleksitas terhadap coding difokuskan kepada fungsi-fungsi utama dari aplikasi, salah satunya adalah perhitungan hasil survey online. Notasi Big O untuk setiap model yang ada pada aplikasi diperlihatkan pada Tabel 14 sedangkan contoh penelusuran kompleksitas yang dilakukan untuk perhitungan hasil survey online adalah sebagai berikut: - Penentuan coding dari fungsi perhitungan hasil survey online. Coding hasil penentuan tersebut dapat dilihat pada list berikut ini: do while not rs.eof if tmpuser <> rs("id_user") then tmpuser = rs("id_user") no_user = no_user + 1 end if

6 81 loop sql_insert = "INSERT INTO t_temp (no_user,id_bidang_kerja, jml_jwban) VALUES (" & no_user & ", " & rs1("id_bidang_kerja") & ", " & cdbl(rs("jmljwban"))/cdbl(rs("countjwban")) & ")" 'Response.Write sql_insert cn.execute sql_insert TmpRataan = TmpRataan + (cdbl(rs("jmljwban"))/cdbl(rs("countjwban"))) rs.movenext - Setelah ditentukan list coding yang akan dianalisis, maka selanjutnya adalah penentuan notasi big O. Pada proses looping (pengulangan) diatas, pengulangan dilakukan sebanyak n data dan waktu yang dibutuhkan c konstan hal ini ditunjukan oleh script no_user = no_user + 1. Sehingga total waktu yang dibutuhkan adalah c * n = cn = O(N). Tabel 14. Hasil analisis kompleksitas aplikasi No Model sistem Notasi big O 1 Input data penilaian parameter evaluasi PSP O(N) 2 Input data analisis bidang manajemen organisasi O(N) 3 Input data analisis bidang evaluasi PSP O(N) 4 Menjawab pertanyaan survey O(N) Tabel 14 memperlihatkan notasi big O yang sama pada setiap model sistem yang ada, hal ini disebabkan sifat aplikasi yang tergantung kepada jumlah data dalam mengeksekusi coding. Untuk sudut pandang kedua adalah kompleksitas sistem dilihat dari lingkungan eksekusinya (eksternal). Lingkungan kerja aplikasi yang dibangun memiliki konsep memanfaatkan database sebagai penyimpan dan pengelola data yang diinput oleh pengguna. Pemrograman yang digunakan utamanya dalam bentuk sql script dan bekerja dibelakang sistem sehingga tidak membebani komputer pengguna dalam mengolah data. Hal ini juga yang menjadi alasan mengapa memanfaatkan pemrograman berbasis web. Konsep kerja yang demikian menyebabkan kompleksitas sistem (big O) yang ada menjadi setara dengan jumlah data. Hal ini artinya bahwa waktu yang digunakan oleh aplikasi dalam mengelola database untuk mengolah data menjadi hasil output tergantung jumlah data yang diinput. Semakin banyak data yang diinput, akan semakin lama waktu yang dibutuhkan mengolahnya karena data diperlakukan satu persatu untuk diolah menjadi satu output data.

7 82 Namun dengan desain aplikasi client-server maka lama waktu mengolah data tidak akan sama denga n waktu yang dibutuhkan untuk mengolah data yang sama pada aplikasi yang di desain single desktop. Waktu pengolahan data pada desain client-server akan lebih cepat karena aplikasi database ditempatkan pada sisi server sehingga sisi client tidak terbebani pengolahan data, hanya akan memerlukan query dalam menampilkan data hasil olahan yang merupakan output sisi server. Dengan demikian, kompleksitas sistem atau big O dari aplikasi evaluasi implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan adalah O(N), karena algoritma dengan efisiensi n hanya membutuhkan satu buah proses untuk seluruh input yang diberikan. Hal ini sama seperti pada algoritma pencarian linear, dimana mencari sebuah array dengan cara memeriksa setiap elemen per prosesnya. Dapat juga terjadi pada saat pengaksesan linked list, karena akses semacam itu tidak bisa dilakukan secara random (Cprogramming.com, 2005).