LAPORAN KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LKj IP)

Transkripsi

1 LAPORAN KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LKj IP) SEKRETARIAT DPRD TAHUN 2015

2

3 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas tersusunnya Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKj IP) Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun LKj IP merupakan dokumen yang menjadi salah satu komponen dari siklus akuntabilitas yang dimulai dari perencanaan strategis dan diakhiri dengan penyusunan LKj IP. LKj IP yang disusun berdasarkan Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun serta dokumen Renja Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun 2015 ini, adalah sebagai perwujudan akuntabilitas kinerja yang tercermin dari hasil pencapaian kinerja sesuai Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran yang ditetapkan. Sebagai salah satu dokumen evaluasi kinerja, melalui LKj IP ini diharapkan dapat memberikan gambaran yang komprehensif tentang kebijakan dan program, sehingga dalam perumusan kebijakan dan program ke depannya dapat lebih tepat sasaran dan implementatif. Selain itu, melalui LKIP ini akan dapat dicermati kendala yang ada dalam mengimplementasikan program dan kegiatan, mengetahui penyebab kegagalan sekaligus merumuskan langkahlangkah yang harus ditempuh untuk perbaikan di masa yang akan datang. Demikian LKj IP Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun 2015 ini, diharapkan semua pihak yang mendukungnya mampu melakukan evaluasi guna meningkatkan capaian kinerja yang lebih baik melalui upaya peningkatan pelaksanaan tugas dengan penuh tanggung jawab. Semoga LKj IP ini bermanfaat dan dapat dijadikan pedoman serta ditindaklanjuti oleh semua pihak. Blitar, Januari 2016 SEKRETARIS DPRD KOTA BLITAR Drs. AGUS SALIM, MM Pembina UtamaMuda NIP SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR i

4 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... RINGKASAN EKSEKUTIF... DAFTAR ISI... i ii vi BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Visi, Misi, Tugas Pokok dan Fungsi Analisis Perkembangan Strategis Sistematika Laporan BAB II PERENCANAAN KINERJA Renstra SKPD Rencana Kerja Tahun Penetapan Kinerja BAB III AKUNTABILITAS KINERJA CapaianKinerjaOrganisasi Realisasi Anggaran BAB IV PENUTUP 62 LAMPIRAN 1. Rencana Strategis SKPD Tahun Rencana Kinerja Tahunan Tahun Penetapan Kinerja Tahun Pengukuran Kinerja Tahun 2015 SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR vi

5 RINGKASAN EKSEKUTIF (Executive Summary) Sekretariat DPRD adalah unsur staf pelaksana yang membantu dan memfasilitasi tugas tugas DPRD yang mempunyai tugas pokok Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Untuk menjalankan tugas tersebut, Sekretariat DPRD mempunyai fungsi : a. Penyelenggara administrasi kesekretariatan DPRD; b. Penyelenggara administrasi keuangan DPRD; c. Penyelenggara rapat rapat DPRD; d. Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD. e. Penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi dan urusan rumah tangga Sekretariat DPRD; f. Pelaksanaan pengendalian, pengawasan, dan pembinaan di bidang administrasi kepegawaian, kearsipan, ketatalaksanaan, ketatausahaan, pengelolaan anggaran, perlengkapan, kehumasan; g. Pelaksanaan pengembangan kemampuan organisasi meliputi pembinaan personil, administrasi umum, ketatalaksanaan dan sarana prasarana kerja; h. Penyelenggaraan keamanan, kebersihan, dan kenyamanan bekerja di lingkungan kantor; i. Penyusunan dan pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP) dan Standar Operasional Prosedur (SOP); j. Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP); k. Pelaksanaan pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) dan/atau pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodik yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas pelayanan; l. Pengelolaan pengaduan masyarakat; m. Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait layanan Sekretariat DPRD secara berkala melalui sub domain website Pemerintah Daerah; n. Pelaksanaan evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD; dan SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR ii

6 o. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan bidang tugasnya. Sejalan dengan tugas dan fungsi yang diemban, maka Sekretariat DPRD telah menetapkan Visi. Visi sendiri merupakan upaya pencapaian cita-cita dan harapan semua unsur organisasi yang dipergunakan sebagai pedoman dan pendorong untuk mencapai tujuan organisasi yang menggambarkan tentang apa yang akan dicapai di masa depan sebagai hasil komitmen/kesepakatan semua unsur organisasi. Adapun Visi Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun adalah Mewujudkan daya dukung administratif dan pelayanan yang prima bagi kinerja DPRD Kota Blitar pada Tahun Dalam penerapannya, Visi selanjutnya dijabarkan lebih konkrit dalam bentuk Misi Sekretariat DPRD Kota Blitar sebagaimana telah dirumuskan dalam Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun , yaitu : 1. Memberikan daya dukung system administrasi serta sarana dan prasarana dalam memberikan pelayanan prima bagi pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD melalui peningkatan kinerja aparatur. 2. Mewujudkan dukungan Sumber Daya Manusia yang professional untuk memfasilitasi pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD dalam rangka peningkatan kapasitas lembaga perwakilan rakyat. 3. Mewujudkan dukungan Sumber Daya manusia yang proaktif untuk menampung aspirasi masyarakat dalam rangka menumbuhkan ekonomi yang pro rakyat. Berdasarkan uraian Visi dan Misi tersebut, selanjutnya Sekretariat DPRD Kota Blitar menetapkan tujuan sebagai berikut: 1. Untuk mewujudkan Misi 1, maka ditetapkan tujuan: a. Meningkatkan kedisiplinan aparatur Sekretariat DPRD dalam menjalankan tugas dan fungsinya. b. Meningkatkan tertib administrasi kesekretariatan. c. Meningkatkan kelengkapan sarana dan prasarana sekaligus optimalisasi pemanfaatannya. 2. Untuk mewujudkan Misi 2, maka ditetapkan tujuan : a. Meningkatkan kompetensi, daya tanggap dan profesionalitas aparatur. b. Memberikan ketepatan pelayanan dalam memfasilitasi pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD. SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR iii

7 c. Memberikan ketepatan informasi data serta pelatihan dalam rangka peningkatan kapasitas lembaga perwakilan rakyat. 3. Untuk mewujudkan Misi 3, maka ditetapkan tujuan : a. Memberikan dukungan Sumber Daya Manusia yang proaktif dalam rangka menampung aspirasi masyarakat. b. Mengembangkan sistem informasi yang berbasis teknologi. Bahwa dalam rangka meningkatkan pelaksanaan pemerintahan yang lebih berdayaguna, berhasilguna, bersih dan bertanggung jawab serta untuk lebih memantapkan pelaksanaan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah sebagai wujud pertanggungjawaban dalam mencapai visi, misi dan tujuan instansi pemerintah, serta dalam rangka perwujudan good governance dan clean governance maka telah dikembangkan media pertanggungjawaban melalui Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKj IP). Tahun 2015 merupakan penjabaran tahun kelima dari Renstra Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun , sekaligus sebagai acuan pokok dalam mengimplementasikan program dan kegiatan Sekretariat DPRD Kota Blitar pada Tahun Anggaran 2015yang disesuaikan dengan Renstra atau dikembangkan dengan memperhatikan hasil kinerja pembangunan yang dicapai pada tahun sebelumnya. LKj IP Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun 2015ini menyajikan hasilpengukuran kinerja kegiatan-kegiatan yang dibiayai dari APBD dan P-APBD Tahun Anggaran 2015, berdasarkan tolok ukur Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kota Blitar dan Penetapan Kinerja Tahun 2015, yang kemudian dievaluasi keberhasilan dan kegagalannya dalam pencapaian sasaran dengan menyajikan informasi tentang pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, realisasi pencapaian indikator kinerja, penjelasan memadai atas pencapaian kinerja dan perbandingan capaian indikator kinerja sampai dengan tahun berjalan dengan target kinerja 5 (lima) tahunan yang direncanakan. Penggunaan anggaran tersebut diperuntukkan sebagai upaya untuk mewujudkan Visi dan Misi Sekretariat DPRD Kota Blitar, yang dituangkan dalam 6 (enam) program yaitu : 1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran. 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasana Aparatur. 3. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur. SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR iv

8 4. Program Peningkatan Disiplin Aparatur. 5. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan. 6. Program Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Rakyat. 7. Program Kemitraan Pengembangan Wawasan Secara keseluruhan keterkaitan dalam pencapaian kinerja kegiatan dengan program dan kebijakan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, visi dan misi yang telah di tetapkan dalam Rencana Kerja Sekretariat DPRD dapat dikatakan berhasil. Sejalan dengan pencapaian kinerja kegiatan, capaian realisasi pelaksanaan program dan kegiatan di Sekretariat DPRD Kota Blitar juga diberikan atribut berhasil dengan nilai capaian kinerja sebesar 79,21%. SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR v

9 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan semangat reformasi dan otonomi daerah, pemerintah dituntut untuk melakukan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama pola manajemennya. Salah satu perubahan mendasar yang dimaksud adalah penerapan paradigma pemerintahan yang baik (good governance). Terselenggaranya good governance merupakan prasyarat bagi setiap pemerintahan untuk mewujudkan aspirasi masyarakat dan untuk mencapai tujuan serta cita-cita bangsa dan negara. Tuntutan publik menghendaki agar pemerintah dapat menerapkan paradigma kepemerintahan yang baik, dapat memberikan nuansa peran dan fungsi yang seimbang antara pemerintah, swasta dan masyarakat, dengan prinsip yang mendasarinya yaitu adanya transparansi, partisipasi dan akuntabilitas. Oleh karena itu diperlukan pengembangan dan penerapan sistem pertanggungjawaban yang tepat, jelas, terukur dan legitimate sehingga penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat berlangsung secara berdayaguna, berhasilguna, bersih dan bertanggung jawab serta bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme. Dalam Pasal 3 Undang Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme disebutkan bahwa asas-asas umum penyelenggaraan negara meliputi asas hukum, asas tertib penyelenggara negara, asas kepentingan umum, asas keterbukaan, asas proporsionalitas, asas profesionalitas dan asas akuntabilitas. Dalam penjelasan pasal tersebut dirumuskan bahwa asas akuntabilitas adalah SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 1

10 asas yang menentukan bahwa setiap kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan penyelenggaraan negara harus dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat dan rakyat sebagai pemegang kedaulatan tertinggi negara sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Pemerintahan yang akuntabel merupakan sebuah keharusan yang perlu dilaksanakan dalam usaha mewujudkan aspirasi serta cita-cita masyarakat dalam mencapai masa depan yang baik. Berkaitan dengan hal itu, diperlukan pengembangan dan penerapan sistem pertanggungjawaban yang tepat, jelas dan terukur sehingga penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat berlangsung secara berdaya guna, berhasil guna, serta bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme. Sejalan dengan pelaksanaan otonomi daerah yang telah memberikan kewenangan utuh dan bulat kepada daerah untuk merencanakan, melaksanakan, mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi kebijakan-kebijakan daerah, semangat reformasi di bidang politik, pemerintahan dan pembangunan juga mewarnai upaya pendayagunaan aparatur negara dengan tuntutan mewujudkan administrasi negara yang mendukung kelancaran tugas dan fungsi pemerintahan dengan menerapkan prinsip-prinsip good governance, sehingga diperlukan sistem pertanggungjawaban atas segala kegiatan yang dibuat dalam rangka menuju instrumen akuntabilitas daerah. Inilah bagian terpenting untuk ditata yang pada akhirnya menjadi instrumen good governance. Maka telah dikembangkan media pertanggungjawaban melalui Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKj IP). Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 2

11 Pemerintah menyebutkan bahwa laporan kinerja merupakan bentuk akuntabilitas dari pelaksanaan tugas dan fungsi yang dipercayakan kepada setiap instansi pemerintah atas penggunaan anggaran. LKj IP menjadi salah satu tolok ukur untuk melihat tingkat keberhasilan atau bahkan sebuah kegagalan terhadap program yang telah ditetapkan oleh pemerintah daerah. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah menyebutkan bahwa tujuan pelaporan kinerja adalah : 1. Memberikan informasi kinerja yang terukur kepada pemberi mandat atas kinerja yang telah dan seharusnya dicapai; 2. Sebagai upaya perbaikan berkesinambungan bagi instansi pemerintah untuk meningkatkan kinerjanya. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, peranan LKj IP pada sebuah instansi adalah agar instansi dapat melaksanakan setiap kegiatan sesuai dengan rencana sebagai perwujudan kewajiban untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan ataupun kegagalan dari pelaksanaan visi, misi dan strategi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Disamping sebagai kewajiban, maka LKj IP pada hakekatnya merupakan kebutuhan pemerintah daerah dalam rangka penyelenggaraan pembangunan yang berkualitas baik dari sisi pelaksanaan maupun hasil-hasilnya. Karena LKj IP tidak lain merupakan bentuk pertanggungjawaban konkrit atas penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang dibiayai dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah. Sebagai media hubungan kerja organisasi, LKj IP Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun 2015 memuat informasi dan data yang telah diolah, meliputi SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 3

12 segala sesuatu yang berkaitan dengan responsibilitas atas pemberian mandat, delegasi, wewenang ataupun amanah, juga implementasi dari perencanaan strategis serta tolok ukur keberhasilan berbagai indikator yang telah ditetapkan untuk mencapai Visi dan Misi organisasi. LKj IP Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun 2015 ini merupakan bagian tak terpisahkan dari siklus akuntabilitas kinerja yang utuh yang dikerangkakan dalam suatu Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah di lingkungan Pemerintah Kota Blitar. Maksud dari penyusunan LKj IP ini adalah sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun 2015 secara manajerial kepada Pemerintah Daerah dan seluruh stakeholder (DPRD dan masyarakat), dengan tujuan : 1. Memberikan informasi mengenai kinerja Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun 2015, yang merupakan tahun kelima dalam kerangka perencanaan (Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kota BlitarTahun ); 2. Merupakan media evaluasi kinerja Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun 2015 dalam upaya untuk memperbaiki kinerja di masa datang; 3. Sebagai bahan umpan balik untuk perencanaan kinerja di masa datang; dan 4. Merupakan media dalam upaya menyelenggarakan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) menuju pemerintahan yang bersih (clean government) dan untuk memenuhi tiga pilar utama tata kelola pemerintahan yang baik, yaitu akuntabilitas, transparansi dan partisipasi. 1.2 Visi, Misi, Tugas Pokok dan Fungsi Visi dan Misi Penyusunan Rencana Strategis merupakan langkah awal sekaligus kebutuhan nyata untuk menghadapi persoalan yang dihadapi SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 4

13 maupun untuk mengantisipasi perubahan yang terjadi. Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kota Blitar terjabarkan dalam Visi, Misi, Tujuan, Sasaran, Kebijakan, Program dan Kegiatan yang cukup realistis dengan mengantisipasi perkembangan masa depan. Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun adalah acuan dalam penyusunan kebijakan, program dan kegiatan serta sebagai pedoman dan pengendalian kinerja dalam pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat DPRD Kota Blitar yang dituangkan dalam dokumen perencanaan (Renja). Sebagai suatu dokumen pedoman, Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kota Blitar Tahun memberikan arah dan sasaran yang jelas serta sebagai tolok ukur kinerja dalam rangka penyelenggaraan program dan kegiatan. Dalam rangka melaksanakan kerja yang lebih baik dan guna menghasilkan kinerja yang optimal, maka dirumuskan Visi dan Misi Sekretariat DPRD Kota Blitar. Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode perencanaan. Penetapan Visi sebagai bagian dari proses perencanaan pembangunan merupakan suatu langkah penting dalam perjalanan penyelenggaraan pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan pembinaan kemasyarakatan di daerah. Pada hakekatnya membentuk Visi organisasi adalah menggali gambaran bersama tentang masa depan ideal yang hendak diwujudkan oleh organisasi yang bersangkutan. Visi adalah mental masa depan, dengan demikian visi harus digali bersama, disusun bersama sekaligus diupayakan perwujudannya secara bersama, sehingga visi menjadi milik bersama yang diyakini oleh seluruh elemen organisasi dan pihak-pihak yang terkait dengan upaya mewujudkan visi tersebut. Visi yang tepat bagi masa depan suatu organisasi diharapkan akan mampu menjadi SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 5

14 akselerator bagi upaya peningkatan kinerja organisasi. Dengan memperhatikan arti dan makna visi serta melalui pendekatan membangun visi bersama, maka ditetapkan Visi Sekretariat DPRD Kota Blitar sebagai berikut : Mewujudkan daya dukung administratif dan pelayanan yang prima bagi kinerja DPRD Kota Blitar pada Tahun Penjabaran pengertian dan istilah visi dimaksud adalah: Daya dukung administrasi yang prima adalah mampu menyelenggarakan administrasi keuangan, administrasi perencanaan program dan kegiatan, administrasi persidangan dan administrasi humas/protokol. Mampu memberikan pelayanan yang prima adalah mampu menyediakan, memfasilitasi, mengkoordinasikan segala keperluan DPRD. Setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagai suatu organisasi instansi pemerintah harus memastikan agar visi yang telah ditetapkan bersama dapat diupayakan perwujudannya. Untuk kepentingan itu harus disusun suatu tahapan yang secara umum akan terbagi kedalam dua tahapan, yaitu apa yang hendak dicapai dan bagaimana upaya untuk mencapainya. Salah satu unsur dalam tahapan tersebut adalah penetapan misi organisasi yang dalam hal ini adalah Misi SKPD. Misi merupakan rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan Visi yang telah ditetapkan. Untuk merealisasikan Visi yang telah ditetapkan, maka Sekretariat DPRD Kota Blitar mempunyai Misi Tahun yang dijabarkan sebagai berikut : 1. Memberikan daya dukung sistem administrasi serta sarana dan prasarana dalam memberikan pelayanan prima bagi pelaksanaan tugas SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 6

15 dan fungsi DPRD melalui peningkatan kinerja aparatur. 2. Mewujudkan dukungan Sumber Daya Manusia yang profesional untuk memfasilitasi pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD dalam rangka peningkatan kapasitas lembaga perwakilan rakyat. 3. Mewujudkan dukungan Sumber Daya manusia yang proaktif untuk menampung aspirasi masyarakat dalam rangka menumbuhkan ekonomi yang pro rakyat. Tujuan merupakan penjabaran atau implementasi dari pernyataan misi, dimana merupakan hasil akhir yang hendak dicapai. Dengan diformulasikannya tujuan ini maka Sekretariat DPRD Kota Blitar dapat secara tepat mengetahui apa yang harus dilaksanakan oleh organisasi dalam memenuhi Visi dan Misinya, dengan mempertimbangkan sumber daya dan kemampuan yang dimiliki. Tujuan organisasi harus sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi. Tujuan organisasi merupakan penjabaran atau implementasi dari pernyataan Misi organisasi yang mengandung makna: Merupakan hasil akhir yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu sampai tahun terakhir Renstra. Harus konsisten dengan tugas dan fungsi organisasi. Menggambarkan arah strategi organisasi dan perbaikan-perbaikan yang ingin dicapai sesuai tugas pokok dan fungsi organisasi. Meletakkan kerangka prioritas untuk memfokuskan arah sasaran dan strategi organisasi berupa kebijakan, program operasional dan kegiatan pokok organisasi selama kurun waktu Renstra. Tujuan organisasi mewakili tujuan umum seluruh unit organisasi. Tujuan akan mengarahkan perumusan sasaran, kebijaksanaan, program SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 7

16 dan kegiatan dalam rangka merealisasikan misi. Berdasarkan arahan arti dan makna penetapan tujuan organisasi tersebut maka dalam kedudukannya sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), Sekretariat DPRD Kota Blitar dalam mewujudkan misinya menetapkan tujuan sebagai berikut : 1. Untuk mewujudkan Misi 1: Memberikan daya dukung sistem administrasi serta sarana dan prasarana dalam memberikan pelayanan prima bagi pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD melalui peningkatan kinerja aparatur, maka ditetapkan tujuan : a. Meningkatkan kedisiplinan aparatur Sekretariat DPRD dalam menjalankan tugas dan fungsinya. b. Meningkatkan tertib administrasi kesekretariatan. c. Meningkatkan kelengkapan sarana dan prasarana sekaligus optimalisasi pemanfaatannya. 2. Untuk mewujudkan Misi 2 : Mewujudkan dukungan Sumber Daya Manusia yang profesional untuk memfasilitasi pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD dalam rangka peningkatan kapasitas lembaga perwakilan rakyat, maka ditetapkan tujuan : a. Meningkatkan kompetensi, daya tanggap dan profesionalitas aparatur. b. Memberikan ketepatan pelayanan dalam memfasilitasi pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD. c. Memberikan ketepatan informasi data serta pelatihan dalam rangka peningkatan kapasitas lembaga perwakilan rakyat. SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 8

17 3. Untuk mewujudkan Misi 3 : Mewujudkan dukungan Sumber Daya Manusia yang proaktif untuk menampung aspirasi masyarakat dalam rangka menumbuhkan ekonomi yang pro rakyat, maka ditetapkan tujuan: a. Memberikan dukungan Sumber Daya Manusia yang proaktif dalam rangka menampung aspirasi masyarakat. b. Mengembangkan sistem informasi yang berbasis teknologi. Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan organisasi dan menggambarkan hal-hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan yang akan dilakukan secara operasional. Oleh karenanya rumusan sasaran yang ditetapkan diharapkan dapat memberikan fokus pada penyusunan program operasional dan kegiatan pokok organisasi yang bersifat spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat dicapai. Perumusan sasaran perlu memperhatikan indikator kinerja sesuai tugas dan fungsi SKPD atau kelompok sasaran yang dilayani, serta profil pelayanan yang terkait dengan indikator kinerja. Sasaran yang ditetapkan pada dasarnya merupakan bagian dari proses perencanaan strategis dengan fokus utama berupa tindakan pengalokasian sumber daya organisasi ke dalam strategi organisasi. Penetapan sasaran harus disertai dengan penetapan indikator sasaran, yakni keterangan atau penanda yang dapat digunakan untuk mengetahui tingkat keberhasilan upaya pencapaian sasaran atau dengan kata lain disebut sebagai tolok ukur keberhasilan pencapaian sasaran. Berdasarkan makna penetapan sasaran tersebut maka sampai dengan akhir Tahun 2015, Sekretariat DPRD Kota Blitar menetapkan sasaran sebagai berikut. Misi 1 : Memberikan daya dukung sistem administrasi serta sarana dan prasarana dalam memberikan pelayanan prima bagi SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 9

18 pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD melalui peningkatan kinerja aparatur. Tujuan Sasaran Indikator Sasaran 1.1. Meningkatkan kedisiplinan Aparatur Sekretariat DPRD dalam menjalankan tugas dan fungsinya Terwujudnya peningkatan kedisiplinan aparatur dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya Tingkat kedisiplinan aparatur terhadap peraturan kepegawaian Meningkatkan tertib Terwujudnya Jumlah tugas administrasi ketertiban yang kesekretariatan administrasi sesuai terselesaikan dengan peraturan yang berlaku tepat waktunya pada 1.3. Meningkatkan kelengkapan sarana dan prasarana serta optimalisasi pemanfaatannya Meningkatnya kuantitas sarana dan prasarana penunjang kegiatan DPRD Pemanfaatan sarana dan prasarana sesuai dengan fungsinya Jumlah sarana dan prasarana penunjang kegiatan DPRD. Jumlah sarana dan prasarana penunjang yang dimanfaatkan SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 10

19 Misi 2 : Mewujudkan dukungan Sumber Daya Manusia yang profesional untuk memfasilitasi pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD dalam rangka peningkatan kapasitas lembaga perwakilan rakyat. Tujuan Sasaran Indikator Sasaran 2.1. Meningkatkan Terwujudnya Jumlah kompetensi, daya peningkatan jumlah pegawai yang tanggap dan pegawai yg mengikuti mengikuti profesionalitas keg.pengembangan kegiatan aparatur Memberikan ketepatan pelayanan dalam kompetensi Terwujudnya dokumen pelaksanaan &pertanggungjawaban kegiatan Terwujudnya ketepatan pelayanan dalam memfasilitasi pengembangan kompetensi Jumlah dokumen Jumlah kegiatan (rapat-rapat memfasilitasi pelaksanaan tugas DPRD) yang pelaksanaan tugas dan fungsi terfasilitasi dan fungsi DPRD 2.3 Memberikan Terwujudnya akurasi Jumlah SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 11

20 ketepatan informasi data serta pelatihan data dan informasi pelatihan kegiatan yang dapat dlm peningkatan rangka dilaksanakan sesuai dengan kapasitas lembaga rencana perwakilan rakyat Misi 3 : Mewujudkan dukungan Sumber Daya Manusia yang proaktif untuk menampung aspirasi masyarakat dalam rangka menumbuhkan ekonomi yang pro rakyat. Tujuan Sasaran Indikator Sasaran 3.1. Memberikan dukungan Sumber Daya Manusia yang proaktif Terlaksananya kegiatan penjaringan aspirasi masyarakat Jumlah kegiatan penjaringan aspirasi dalam menampung rangka masyarakat aspirasi masyarakat 3.2. Mengembangkan Tersedianya Jumlah sistem informasi informasi digital yang informasi yang berbasis dapat diakses oleh digital yang teknologi masyarakat tersedia SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 12

21 1.2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Blitar adalah unsur staf pelaksana yang membantu dan memfasilitasi tugas DPRD. Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Blitar Nomor 4 Tahun 2013 tentang Organisasi Organisasi Perangkat Daerah Kota Blitar dan Peraturan Walikota Blitar Nomor 23 Tahun 2014 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD Kota Blitar, maka Sekretariat DPRD adalah sebagai lembaga teknis Pemerintah Daerah yang dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD secara teknis operasional, dan secara administratif bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah, yang mempunyai tugas pokok menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi DPRD, menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan Daerah. Sekretariat DPRD Kota Blitar dalam melaksanakan tugas pokoknya menjalankan fungsi sebagai berikut : 1. Penyelenggara administrasi kesekretariatan DPRD; 2. Penyelenggara Administrasi Keuangan DPRD; 3. Penyelenggara Rapat - Rapat DPRD; 4. Penyediaan dan Pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD; 5. Penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi dan urusan rumah tangga Sekretariat DPRD; 6. Pelaksanaan pengendalian, pengawasan, dan pembinaan di bidang SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 13

22 administrasi kepegawaian, kearsipan, ketatalaksanaan, ketatausahaan, pengelolaan anggaran, perlengkapan, kehumasan; 7. Pelaksanaan pengembangan kemampuan organisasi meliputi pembinaan personil, administrasi umum, ketatalaksanaan dan sarana prasarana kerja; 8. Penyelenggaraan keamanan, kebersihan, dan kenyamanan bekerja di lingkungan kantor; 9. Penyusunan dan pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP) dan Standar Operasional Prosedur (SOP); 10. Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP); 11. Pelaksanaan pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) dan/atau pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodic yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas pelayanan; 12. Pengelolaan pengaduan masyarakat; 13. Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait layanan Sekretariat DPRD secara berkala melalui sub domain website Pemerintah Daerah; 14. Pelaksanaan evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD; dan 15. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan bidang tugasnya. Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, maka Sekretaris DPRD Kota Blitar dibantu oleh jajaran struktural sebagai berikut : 1. Bagian Umum, terdiri dari : a. Sub Bagian Tata Usaha, Kepegawaian dan Kearsipan SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 14

23 b. Sub Bagian Keuangan, Perencanaan dan Pelaporan c. Sub Bagian Rumah Tangga 2. Bagian Persidangan, terdiri dari : a. Sub Bagian Rapat dan Risalah b. Sub Bagian Fasilitasi Produk Hukum 3. Bagian Humas dan Protokol, terdiri dari : a. Sub Bagian Humas dan Pelayanan Aspirasi Masyarakat b. Sub Bagian Protokol dan Dokumentasi Adapun tugas pokok dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1. Bagian Umum a. Tugas Pokok : Melaksanakan penyusunan bahan perumusan kebijakan dan penyelenggaraan kegiatan di bidang ketatasahaan, keprotokolan serta rumah tangga dan perlengkapan lingkup Sekretariat DPRD. b. Fungsi : 1. Pengkoordinasian perumusan kebijakan teknis berdasarkan peraturan perundang-undangan dan kebijakan Sekretariat DPRD; 2. Pengkoordinasian dan penyiapan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja masing-masing unit kerja secara terpadu; 3. Pengkoordinasian dan fasilitasi kelancaran pelaksanaan tugs dan fungsi unit kerja di lingkungan Sekretariat DPRD; SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 15

24 4. Perumusan kebijakan teknis dan penyusunan program/kegiatan Sekretariat; 5. Penyusunan Rencana Strategis (Renstra), Rencana Kerja (Renja) dan Rencana Kinerja Tahunan (RKT); 6. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA); 7. Penyusunan dan pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) dan Dokumen Perubahan Pelaksanaan Anggaran (DPPA); 8. Penyusunan Penetapan Kinerja (PK); 9. Pengkoordinasian internal dan eksternal serta pembinaan penyelenggaraan organisasi dan tatalaksana organisasi Sekretariat DPRD; 10. Pengelolaan urusan rumah tangga dan tata usaha Sekretariat DPRD; 11. Pengelolaan administrasi perjalanan dinas; 12. Pengelolaan administrasi perlengkapan, sarana prasarana, keamanan kantor; 13. Pelaksanaan pembelian/pengadaan atau pembangunan aset tetap berwujud yang akan digunakan dalam rangka penyelenggaran tugas pokok dan fungsi; 14. Pelaksanaan pemeliharaan barang milik daerah yang digunakan dalam rangka penyelengaraan tugas pokok dan fungsi; 15. Pelaksanaan kebijakan pengelolaan barang milik daerah; 16. Pengkoordinasian pengusulan penataan organisasi dan tata laksana; SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 16

25 17. Penyelenggaraan, pembinaan dan pengendalian pelayanan administrasi umum, kepegawaian; 18. Pelaksanaan verifikasi Surat Pertanggungjawaban (SPJ) keuangan; 19. Pengkoordinasian penyusunan tindak lanjut hasil pemeriksaan; 20. Fasilitsi dan koordinasi penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) masing-masing unit kerja; 21. Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP); 22. Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Walikota (LKPJ), dan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD); 23. Pengkoordinasian penyusunan perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kinerja Bagian Umum; 24. Pelaksanaan tugas kedinasan yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan bidang tugasnya. Bagian umum membawahi : 1. Sub Bagian Tata Usaha, Kepegawaian dan Kearsipan Melaksanakan tugas : a. Menyiapkan dan menganalisa data sebagai bahan perumusan kebijakan operasional di bidang Tata Usaha, Kepegawaian dan Kearsipan. b. Mengumpulkan dan menganalisa data sebagai bahan koordinasi dan pembinaan Tata Usaha, Kepegawaian dan Kearsipan; SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 17

26 c. Menyusun dan melaksanakan rencana program dan/atau kegiatan Sub Bagian Tata Usaha, Kepegawaian dan Kearsipan; d. Melakukan kegiatan pelayanan Tata Usaha, Kepegawaian dan Kearsipan; e. Melaksanakan dan mengelola surat-menyurat; f. Menyusun, mengelola dan memelihara data administrasi kepegawaian di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah; g. Melaksanakan penyiapan dan penghimpunan berkas-berkas keanggotaan DPRD; h. Melaksanakan penyiapan dan pemrosesan Surat Tugas dan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) pegawai Sekretariat DPRD; i. Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah; j. Melaksanakan pemusnahan arsip dan mempersiapkan penyerahan arsip statis ke pihak terkait; k. Melakukan pemeliharaan arsip dinamis di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha; l. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi kearsipan di lingkungan Sekretariat DPRD; m. Memfasilitasi penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP); n. Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP) dan Standar Operasional Prosedur (SOP); o. Melaksanakan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP); SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 18

27 p. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas, pendataan hasil kerja serta menyusun pelaporan kinerja di Sub Bagian Tata Usaha, Kepegawaian dan Kearsipan; q. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum sesuai dengan bidang tugasnya. 2. Sub Bagian Keuangan, Perencanaan dan Pelaporan Melaksanakan tugas : a. Menyiapkan dan menganalisa data sebagai bahan perumusan kebijakan operasional di bidang administrasi Keuangan, Perencanaan dan Program; b. Mengumpulkan dan menganalisa data sebagai bahan koordinasi dan pembinaan administrasi Keuangan, Perencanaan dan Program; c. Mengkoordinasikan penyusunan rencana program dan rencana anggaranyang mencakup rencana anggaran operasional dan rencana anggaran kegiatan masing-masing unit di lingkungan Sekretariat DPRD; d. Menyusun dan melaksanakan rencana program dan/atau kegiatan administrasi keuangan dan program; e. Melaksanakan penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) f. Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) dan Dokumen Perubahan Pelaksanaan Anggaran (DPPA); SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 19

28 g. Melakukan kegiatan pelayanan administrasi pengeloaan keuangan dan pertanggungjawaban keuangan; h. Melaksanakan verifikasi Surat Pertanggungjawaban (SPJ); i. Melakukan penatausahaan keuangan Sekretariat DPRD; j. Melaksanakan pengelolaan urusan gaji pegawai Sekretariat DPRD dan DPRD; k. Menyiapkan usulan pejabat pengelola keuangan di lingkup Sekretariat DPRD; l. Menyusun Rencana Strategis, Rencana Kerja dan Rencana Kinerja Tahunan (RKT); m. Melaksanakan penyusunan dokumen perencanaan dan pelaporan kinerja Sekretariat DPRD; n. Melaksanakan penyusunan Penetapan Kinerja (PK); o. Melaksnakan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP); p. Menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Walikota (LKPJ), dan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD); q. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas, pendataan hasil kerja serta menyusun pelaporan kinerja administrasi Keuangan, Perencanaan dan Program; r. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum sesuai dengan bidang tugasnya. SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 20

29 3. Sub Bagian Rumah Tangga Melaksanakan tugas : a. Menyiapkan dan menganalisa data sebagai bahan perumusan kebijakan operasional di bidang Rumah Tngga Sekretariat DPRD; b. Mengumpulkan dan menganalisa data sebagai bahan koordinasi dan pembinaan Rumah Tangga Sekretariat DPRD; c. Menyusun dan melaksanakan rencana program adan/atau kegiatan Sub Bagian Rumah Tangga; d. Melaksanakan dan mengelola urusan rumah tangga Sekretariat DPRD; e. Melaksanakan urusan keamanan dan kebersihan di lingkungan kantor; f. Melaksanakan pembelian/pengadaan atau pembangunan aset tetap berwujud yang akan digunakan dalam rangka penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi; g. Melaksanakan pemeliharaan barang milik daerah yang digunkan dalam rangka penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi; h. Melaksanakan kebijakan pengelolaan barang milik daerah; i. Melaksanakan pemeliharaan kendaran dinas DPRD dan Sekretariat DPRD; j. Melaksanakan kegiatan pelayanan administrasi kerumahtanggaan dan perlengkapan lingkup Sekretariat DPRD; SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 21

30 k. Melaksanakan penyiapan dan pengaturan pengemudi, penggunaan kendaraan dinas beserta bahan bakarnya untuk kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD; l. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas, pendataan hasil kerja serta menyusun pelaporan kinerja Sub Bagian Rumah Tangga; m. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum sesuai dengan bidang tugasnya. 2. Bagian Persidangan a. Tugas Pokok : Melaksanakan penyusunan bahan perumusan kebijakan dan penyelenggaraan kegiatan di bidang persidangan, fasilitasi produk hukum dan risalah; b. Fungsi : 1. Perumusan kebijakan di bagian persidangan berdasarkan peraturan perundang-undangan dan kebijakan Sekretaris DPRD; 2. Pengkoordinasian dan penyelenggaraan tugas bidang persidangan, fasilitasi produk hukum dan risalah; 3. Penyusunan dan pelaksanaan program dan/atau kegiatan di bagian persidangan; 4. Pengelolaan teknis dan administrasi kegiatan rapat-rapat dan kunjungan kerja/peninjau DPRD; 5. Pengelolaan teknis dan administrasi kegiatan penyusunan risalah rapat-rapat; SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 22

31 6. Pengelolaan teknis dan administrasi kegiatan penyusunan laporan kegiatan kunjungan kerja/peninjauan DPRD; 7. Pengelolaan teknis dan administrasi kegiatan Pimpinan dan Komisi; 8. Pengelolaan teknis dan administrasi kegiatan pengembangan Sumber daya Manusia (SDM) bagi anggota DPRD; 9. Pengelolaan koordinasi dan konsultasi kepada pihak pihak terkait kelancaran kegiatan DPRD; 10. Pembinaan dan pengendalian penyelenggaraan tugas bidang persidangan, fasilitasi produk hukum dan risalah; 11. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan kinerja di bagian Persidangan; 12. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan bidang tugasnya. Bagian Persidangan membawahi : 1. Sub Bagian Rapat dan Risalah Melaksanakan tugas : a. Menyiapkan dan menganalisa data sebagai bahan perumusan kebijakan rapat dan risalah; b. Menyusun dan melaksanakan rencana program dan/atau kegiatan pelaksanaan rapat dan risalah; c. Menyiapkan data sebagai bahan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria rapat dan penyusunan risalah rapat-rapat DPRD; SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 23

32 d. Menyiapkan data sebagai bahan persidangan dan penyusunan risalah rapat-rapat DPRD; e. Menyiapkan kelengkapan persidangan DPRD; f. Menyiapkan bahan koordinasi staf pendampingan Pimpinan dan Komisi; g. Menyiapkan bahan koordinasi di lingkungan Sekretariat DPRD dan instansi terkait dalam rangka memberikan pelayanan teknis dan administrasi kegiatan rapat-rapat DPRD; h. Melaksanakan penyusunan konsep rencana kegiatan rapat-rapat DPRD, meliputi rapat Paripurna, rapat Panitia Musyawarah, Rapat Panitia Anggaran, Rapat Panitia Khusus dan rapat-rapat lainnya; i. Melaksanakan penyiapan, penggandaan dan pendistribusian undangan dan materi rapat, serta penyiapan daftar hadir bersama-sama dengan Sub Bagian terkait; j. Melaksanakan penyediaan surat-surat masuk sebagai dasar diadakannya Rapat Paripurna yang dibacakan oleh Sekretarias DPRD; k. Melaksanakan penyusunan pelaporan kegiatan rapat-rapat DPRD; l. Menyiapkan bahan koordinasi di lingkungan Sekretariat DPRD dan instansi terkait dalam rangka menyusun menggandakan dan mendistribusikan risalah rapat-rapat; SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 24

33 m. Melaksanakan kegiatan notulen/pencatatan dan perekaman kaset terhadap jalannya pembahasan dalam rapat-rapat DPRD bersama-sama dengan Subbagian terkait; n. Melaksanakan kegiatan notulen/pencacatan dan perekaman kaset terhadap jalannya pembahasan dalam rapat-rapat DPRD bersama-sama dengan Subbgian terkait; o. Melaksanakan kegiatan pengetikan penyusunan laporan kegiatan kunjungan kerja / peninjauan DPRD bersama-sama dengan Sub Bagian terkait; p. Melaksanakan kegiatan penyusunan, penggandaan dan pendistribusian risalah rapat-rapat DPRD termasuk dokumen lainnya; q. Melaksanakan kegiatan penyusunan konsep pengantar rapat Paripurna untuk Pimpinan Rapat; r. Melakukan kegiatan pelayanan administrasi pelaksanaan persidangan dan penyusunan risalah; s. Melakukan pendataan hasil kerja pelaksanaan persidangan dan penyusunan risalah; t. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan tugas serta menyusun laporan kinerja sesuai dengan bidang tugasnya; u. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan sesuai dengan bidang tugasnya. SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 25

34 2. Sub Bagian Fasilitasi Produk Hukum Melaksanakan tugas : a. Menyiapkan dan menganalisa data sebagai bahan perumusan kebijakan penyusunan produk hukum DPRD dan pembahasan Rancangan Peraturan Daerah; b. Mengumpulkan dan menganalisa data sebagai bahan koordinasi dan pembinaan penyusunan produk hukum DPRD; c. Menyusun dan melaksanakan rencana program dan/atau kegiatan pembahasan produk hukum DPRD dan Rancangan Peraturan Daerah; d. Menyiapkan data sebagai bahan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria penyusunan produk hukum DPRD dan Rancangan Peraturan Daerah; e. Menyiapkan dan mengkaji data sebagai bahan penyusunan dan pembahasan produk hukum DPRD; f. Menyiapkan data sebagai bahan koordinasi dan pembahasan Rancangan Peraturan Daerah; g. Melakukan kegiatan pelayanan administrasi penyusunan produk hukum DPRD dan pembahasan Rancangan Peraturan Daerah; h. Melaksanakan kegiatan pendampingan pembahasan Rancangan Peraturan Daerah; i. Melaksanakan kegiatan penyiapan bahan penyusunan dan pembahasan keputusan dan peraturan DPRd dan keputusan Pimpinan DPRD; SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 26

35 j. Melaksanakan kegiatan penyiapan bahan penyusunan dan pembahasan keputusan Sekretariat DPRD; k. Melaksanakan kegiatan pemeliharaan pengarsipan semua berkas pengajuan dan penyusunan Peraturan Daerah; l. Melaksanakan kegiatan pengumpulan bahan dan data peraturan perundang-undangan dalam rangka mengikuti perkembangan hukum dan perundang-undangan; m. Pelaksanaan teknis dan adminstrasi kegiatan pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) bagi anggota DPRD; n. Menyiapkan bahan koordinasi, pelayanan teknis dan administrasi kegiatan pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) bagi anggota DPRD; o. Melaksanakan kegiatan penyebarluasan Produk-produk DPRD, kepada pihak-pihak yang membutuhkan; p. Melaksanakan pendataan hasil kerja penyusunan produk hukum DPRD dan pembahasan Rancangan Peraturan Daerah; q. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan tugas serta menyusun laporan kinerja sesuai dengan bidang tugasnya; r. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan sesuai dengan bidang tugasnya. SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 27

36 3. Bagian Humas dan Protokol a. Tugas Pokok : Melaksanakan penyusunan bahan perumusan kebijakan dan penyelenggaraan kegiatan di bidang Humas dan Protokol, Informasi dan Dokumentasi serta Pelayanan Aspirasi Masyarakat. b. Fungsi : 1. Perumusan kebijakan di bidang Hubungan Masyarakat dan Protokol berdasarkan peraturan perundang-undangan dan kebijakan Sekretariat DPRD; 2. Pengkoordinasian dan penyelenggaraan tugas bidang Humas dan Protokol, Informasi dan Dokumentasi serta Pelayanan Aspirasi Masyarakat; 3. Penyusunan dan pelaksanaan program dan/atau kegiatan di bagian Humas dan Protokol; 4. Pengelolaan kegiatan keprotokolan di lingkungan Sekretariat DPRD; 5. Pengelolaan kegiatan Pelayanan Aspirasi Masyarakat; 6. Pengelolaan kegiatan informasi, dokumentasi dan pengelolaan perpustakaan Sekretariat DPRD; 7. Pelaksanaan pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) dan/atau pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodik yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas pelayanan DPRD; 8. Pengelolaan pengaduan masyarakat kepada DPRD; SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 28

37 9. Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait layanan DPRD dan Sekretariat DPRD secara berkala melalui sub domain website Pemerintah Daerah; 10. Pembinaan dan pengendalian penyelenggaraan tugas bagian Humas dan Protokol; 11. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan kinerja di Bagian Humas dan Protokol; 12. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan bidang tugasnya. Bagian Humas dan Protokol membawahi : 1. Sub Bagian Humas dan Pelayanan Aspirasi Masyarakat Melaksanakan Tugas : 1. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan progrma kerja pada Sub Bagian Humas dan Pelayanan Aspirasi Masyarakat; 2. Menyusun dan melaksanakan rencana program dan/atau kegiatan Sub Bagian Humas dan Pelayanan Aspirasi Masyarakat; 3. Menyiapkan data sebagai bahan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria Humas dan Pelayanan Aspirasi Masyarakat; 4. Menyiapkan bahan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait dalam rangka pelayanan kehumasan dan Pelayanan Aspirasi Masyarakat; SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 29

38 5. Melaksanakan kegiatan penyusunan konsep bahan pemberitaan media cetak dan elektronika tentang kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD; 6. Melaksanakan kegiatan penyiapan bahan atau naskah dalam rangka penyelenggaraan jumpa pers di lingkungan Sekretariat DPRD; 7. Melaksanakan kegiatan pengumpulan bahan penerbitan majalah, brosur dan atau buku tentang kegiatan DPRD; 8. Melaksanakan publikasi kegiatan dan produk DPRD melalui media cetak dan media elektronika; 9. Melaksanakan kegiatan penyiapan bahan kerja sama timbal balik dengan media massa dan instansi terkait; 10. Melaksanakan peliputan kegiatan DPRD menggunakan alat fiti atau video; 11. Melaksanakan fasilitasi layanan aspirasi masyarakat secara tidak langsung untuk disampaikan kepada Pimpinan dan anggota DPRD; 12. Melaksanakan pengadministrasian surat pengaduan serta menghimpun dsn mengarsip surat-surat pengaduan masyarakat terhadap semua kebijakan DPRD; 13. Melaksanakan pengarsipan dan memfasilitasi aspirasi masyarakat yang telah diolah DPRD untuk ditindaklanjuti oleh instansi terkait; SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 30

39 14. Menyiapkan bahan guna pelayanan kepada masyarakat dan lembaga-lembaga pemerintah yang membutuhkan informasi mengenai kegiatan DPRD; 15. Melaksanakan kegiatan pencermatan berita atau pernyataan yang dikemukakan oleh Pimpinan, Anggota DPRD dan pihak lain, kemudian melaporkan kepada Pimpinan DPRD terhadap pemberitaan media massa yang perlu mendapat tanggapan / tindak lanjut dari DPRD; 16. Melaksanakan evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas pada Subbagian Layanan Apirasi Masyarakat; 17. Melakukan kegiatan pelayanan teknis dan administrasi di Sub bagian Humas dan Pelayanan Aspirasi Masyarakat; 18. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas Sub Bagian Humas dan Pelayanan Aspirasi Masyarakat; 19. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala Bagian Humas dan Protokol sesuai bidang tugasnya. 2. Sub Bagian Protokol dan Dokumentasi Melaksanakan tugas ; 1. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja pada Sub Bagian Protokol dan Dokumentasi; 2. Menyusun rencana program dan/atau kegiatan Sub Bagian Protokol dan Dokumentasi; 3. Menyiapkan data sebagai bahan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria Protokol dan Dokumentasi; SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 31

40 4. Menyiapkan bahan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait dalam rangka pelayanan keprotokolan; 5. Melaksanakan pengaturan dan penerimaan tamu-tamu kantor bersama-sama dengan petugas keamanan; 6. Melaksanakan penyiapan dan pengaturan pelaksanaan segala bentuk tata acara resmi, tata upacara dan tata penghormatan yang dilaksanakan oleh Pimpinan dan anggota DPRD serta Sekretariat DPRD; 7. Melaksanakan penyiapan dan pengaturan penerimaan tamu DPRD serta Sekretariat DPRD yang berhak menerima pelayanan keprotokolan; 8. Melaksanakan kegiatan pendampingan tamu, wartawan media cetak dan media elektronika dalam mengikuti kegiatan DPRD; 9. Melaksanakan penyusunan dan pemanduan acara untuk kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD; 10. Melaksanakan kegiatan penyiapan dan pendistribusian kebutuhan bahan-bahan bacaan berupa surat kabar dan majalah yang diperlukan oleh DPRD; 11. Mendokumentasikan berkas-berkas kegiatan DPRD, dan mengelola perpustakaan Sekretariat DPRD; 12. Melaksanakan kegiatan pendokumentasian berkas kegiatan DPRD dalam bentuk himpunan buku, foto, rekaman audio dan video visual; 13. Melaksanakan kegiatan pelayanan Perpustakaan Sekretariat DPRD; SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 32

41 14. Melaksanakan kegiatan penyiapan rencana kebutuhan bukubuku bacaan dan buku-buku peraturan perundang-undangan untuk perpustakaan Sekretariat DPRD; 15. Melaksanakan kegiatan pembuatan daftar dan kode buku-buku perpustakaan Sekretariat DPRD; 16. Melaksanakan kegiatan pengumpulan dan inventarisasi bukubuku/ bahan-bahan pustaka yang berasal dari Dinas/ Badan/ Lembaga/ Instansi Lainnya; 17. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas pada Sub Bagian Protokol dan Dokumentasi; 18. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian Humas dan Protokol sesuai bidang tugasnya. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD Kota Blitar berdasarkan Peraturan Daerah Kota Blitar Nomor 4 Tahun 2013 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kota Blitar adalah sebagai berikut : SEKRETARIS DPRD BAGIAN UMUM BAGIAN PERSIDANGAN BAGIAN HUMAS & PROTOKOL SUB BAGIAN TATA USAHA, KEPEGAWAIAN DAN KEARSIPAN SUB BAGIAN RAPAT DAN RISALAH SUB BAGIAN HUMAS DAN PELAYANAN ASPIRASI MASYARAKAT SUB BAGIAN RUMAH TANGGA SUB BAGIAN FASILITASI PRODUK HUKUM SUB BAGIAN PROTOKOL DAN DOKUMENTASI SUB BAGIAN KEUANGAN, PERENCANAAN DAN PELAPORAN Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD Kota Blitar SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 33

42 Salah satu faktor pendukung yang penting dan utama dalam menunjang tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD adalah faktor dukungan Sumber Daya Manusia Aparatur (SDM Aparatur). Kualitas dan kuantitas SDM Aparatur harus benar-benar sesuai dengan tugas dan fungsi yang diemban oleh Sekretariat DPRD Kota Blitar. Sampai dengan akhir Tahun 2015, Sekretariat DPRD Kota Blitar didukung dengan sumber daya manusia sebanyak 50 orang yang terdiri dari 25 (dua puluh lima) orang Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan 25 (dua puluh lima) orang tenaga outsorshing. Adapun komposisi pegawai pada Sekretariat DPRD Kota Blitar adalah sebagai berikut : 1. Berdasarkan Tingkat Pendidikan Menurut tingkat pendidikan, komposisi pegawai pada Sekretariat DPRD Kota Blitar adalah sebagai berikut : No. Jenjang Pendidikan Jumlah (Orang) 1. SLTP 4 orang 2. SLTA 7 orang 3. DIII - orang 4. S1 10 orang 5. S2 3 orang Total 24 orang 2. Berdasarkan Pangkat/Golongan Berdasarkan pangkat/golongan, komposisi pegawai pada Sekretariat DPRD Kota Blitar adalah sebagai berikut : No. Golongan Ruang Jumlah (Orang) 1. IV/c 1 orang 2. IV/b 3 orang SEKRETARIAT DPRD KOTA BLITAR 34