PERATURAN BUPATI TOLITOLI NOMOR 2 TAHUN

Transkripsi

1 SALINAN BUPATI TOLITOLI PERATURAN BUPATI TOLITOLI NOMOR 2 TAHUN 2015 TENTANG TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN TOLITOLI DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI TOLITOLI, Menimbang : a. bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 13 Peraturan Daerah Kabupaten Tolitoli Nomor 9 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Tolitoli, dipandang perlu menyusun penjabaran tugas pokok, fungsi dan uraian tugas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Tolitoli; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a, perlu membentuk Peraturan Bupati tentang Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Tolitoli. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 1959 tentang Pembentukan Daerah-daerah Tingkat II di Sulawesi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1822); 2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana telah diubah dengan Perpu Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 246, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5589); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 4. Peraturan Daerah Kabupaten Tolitoli Nomor 9 Tahun 2000 tentang Perubahan Nama Kabupaten Daerah Tingkat II Buol Tolitoli menjadi Kabupaten Tolitoli (Lembaran Daerah Tahun 2000 seri D Nomor 8); 5. Peraturan Daerah Kabupaten Tolitoli Nomor 9 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Tolitoli.

2 MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN BUPATI TOLITOLI TENTANG TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN TOLITOLI BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Bupati ini, yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Kabupaten Tolitoli; 2. Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat Daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah; 3. Pemerintahan Daerah adalah Penyelenggara Urusan Pemerintahan Daerah oleh Pemerintah Daerah dan DPRD menurut asas Otonomi dan Tugas Pembantuan dengan Prinsip Otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan Prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia; 4. Bupati adalah Bupati Tolitoli; 5. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut DPRD adalah Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Tolitoli sebagai unsur penyelenggaraan Pemerintahan Daerah; 6. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Tolitoli; 7. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Kepala Daerah dalam penyelenggaraan pemerintah daerah yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Inspektorat, Dinas Daerah, Badan dan Kecamatan; dan 8. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Tolitoli yang disingkat SETWAN. BAB II SUSUNAN ORGANISASI Pasal 2 Susunan Organisasi Sekretariat DPRD, terdiri dari : 1 Sekretaris DPRD. a. Bagian Umum, meliputi : 1) Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian; 2) Sub Bagian Rumah Tangga; dan 3) Sub Bagian Perlengkapan dan Pemeliharaan. b. Bagian Risalah dan Persidangan, meliputi : 1) Sub Bagian Risalah; 2) Sub Bagian Persidangan; dan 3) Sub Bagian Perundang-undangan. c. Bagian Keuangan, meliputi : 1) Sub Bagian Program; 2) Sub Bagian Perbendaharaan; dan 3) Sub Bagian Akuntansi d. Bagian Humas dan Protokol, meliputi : 1) Sub Bagian Dokumentasi, Informasi dan Publikasi; 2) Sub Bagian Kerjasama dan Hubungan Antar Lembaga; dan 3) Sub Bagian Protokol. 2 Kelompok Jabatan Fungsional 2

3 BAB III KEDUDUKAN, TUGAS POKOK DAN FUNGSI Bagian Kesatu Kedudukan Pasal 3 Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah unsur pelaksana pelayanan terhadap Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) dipimpin oleh seorang Sekretaris yang secara tekhnis operasional bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Bagian Kedua Tugas Pokok dan Fungsi Pasal 4 (1) Sekretariat DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD dan menyediakan serta mengkoordinasikan Tim Ahli/ Pakar DPRD dan Staf Ahli Fraksi yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. (2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi, sebagai berikut : a. penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD; b. penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD; c. penyelenggaraan rapat-rapat DPRD; d. penyediaan dan pengkoordinasian Tim Ahli/ Pakar DPRD dan Staf Ahli Fraksi yang diperlukan oleh DPRD; dan e. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan DPRD dan/atau Bupati sesuai dengan tugas BAB IV PEMBAGIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI Bagian Kesatu Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Pasal 5 Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah mempunyai tugas pokok menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, serta mengkoordinasikan dan melakukan pengendalian internal terhadap unit kerja di bawahnya dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan DPRD dan/atau Bupati sesuai tugas Pasal 6 Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah mempunyai fungsi, sebagai berikut : a. mengkoordinasikan penyusunan rencana program sekretariat DPRD dan masingmasing Bagian dengan mengarahkan dan memberi petunjuk untuk penyusunan rencana kerja Sekretariat DPRD dan ketepatan rencana sasaran program kerja; b. merumuskan dan menetapkan rencana strategi Sekretariat DPRD berdasarkan rencana strategi Pemerintah Daerah dan usulan Program, permasalahaan dan skala Prioritas untuk kejelasan arah penyusunan rencana kerja Sekretariat; c. memfasilitasi penyelenggaraan persidangan/rapat-rapat DPRD; d. memfasilitasi penyusunan RAPERDA dan produk-produk hukum DPRD; e. mengkoordinasikan kegiatan pimpinan, alat-alat kelengkapan DPRD, Tim Ahli/Pakar DPRD dan Staf Ahli Fraksi; 3

4 f. mendistribusikan tugas kepada para Kepala Bagian di Lingkungan Sekretariat DPRD sesuai tugas pokok dan fungsinya dalam rangka optimalisasi tugas; g. mengkoordinasikan pelaksanaan tugas bagian umum, bagian keuangan, bagian persidangan dan risalah serta bagian hubungan masyarakat dan protokol Sekretariat DPRD dengan cara mengarahkan dan mengawasi dalam rangka sinkronisasi pelaksanaan tugas; h. mengkoordinasikan penyediaan Tim Ahli/Pakar DPRD dan Staf Ahli Fraksi dengan sistem kontrak dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas DPRD; i. mengkoordinasikan dan menjalin kerjasama dengan instansi terkait, atau mitra kerja untuk keberhasilan program; j. mengevaluasi pelaksanaan program untuk mengetahui tingkat pencapaian program, permasalahan yang dihadapi serta upaya pemecahan masalahnya; k. merumuskan upaya peningkatan pengembangan kebijaksanaan berdasarkan hasil evaluasi untuk perbaikan pengambilan kebijaksanaan; l. melakukan pembinaan dan penilaian kepada para kepala bagian dengan cara mengarahkan dan membimbing dalam rangka peningkatan kinerja; dan m. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Bagian Kedua Bagian Umum Pasal 7 Bagian Umum merupakan unsur pelaksana di lingkungan Sekretariat DPRD dalam urusan Umum yang dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawabkepada Sekretaris DPRD. Pasal 8 Kepala Bagian Umum mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris DPRD dalam melaksanakan pelayanan administrasi umum yang meliputi ketatausahaan dan kepegawaian, rumah tangga dan perlengkapan. Pasal 9 Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam pasal 8, Kepala Bagian Umum menyelenggarakan fungsi, sebagai berikut : a. pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan; b. pengaturan dan penyiapan tempat dan kelengkapan sidang/rapat; c. pelaksanaan administrasi dan pembinaan kepegawaian; d. pengelolaan barang-barang inventaris kantor; e. penyusunan dan pelaksanaan standar pelayanan publik (SPP) dan standar operasional dan prosedur (SOP); f. pelaksanaan sistem pengendalian intern (SPI); g. pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; dan h. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Pasal 10 (1) Bagian Umum, meliputi : a. Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian; b. Sub Bagian Rumah Tangga; dan c. Sub Bagian Perlengkapan dan Pemeliharaan. (2) Masing-masing Sub Bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian. 4

5 Pasal 11 (1) Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian dalam menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis dan perencanaan operasional serta melaksanakan program dan kegiatan dalam urusan Tata Usaha dan Kepegawaian sesuai dengan lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan. Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian melaksanakan fungsi, sebagai berikut : a. pelaksanaan ketatausahaan, ketatalaksanaan, pembinaan kepegawaian dan kearsipan; b. pengaturan kegiatan rutin pimpinan dan anggota DPRD; c. pelaksanaan dan pengelolaan administrasi kepegawaian; d. pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP) dan Standar Operasional dan Prosedur (SOP); e. pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern (SPI); f. mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; dan g. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang h. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja i. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara lisan maupun j. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas Pasal 12 (1) Kepala Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis dan perencanaan operasional serta melaksanakan program dan kegiatan dalam urusan Rumah Tangga sesuai dengan lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan. Sub Bagian Rumah Tangga melaksanakan fungsi, sebagai berikut : a. menghimpun peraturan perundang-undangan, kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis serta data dan informasi lainnya yang berhubungan dengan b. menyusun rencana kerja dan kegiatan Sub Bagian Rumah Tangga sebagai pedoman dan acuan kerja; c. menyiapkan bahan penyusunan kebijakan dan pengkoordinasian pengelolaan urusan rumah tangga jabatan; d. menyiapkan bahan koordinasi pengelolaan administrasi dan penatausahaan rumah tangga jabatan Pimpinan dan Anggota DPRD; e. menyiapkan bahan koordinasi dan penatausahaan, menyusun perencanaan kebutuhan dan pengadaan barang perlengkapan dan perabotan untuk keperluan dan kebutuhan rumah tangga jabatan Pimpinan dan Anggota DPRD; f. mengatur pendistribusian atau mobilisasi barang perlengkapan dan perabotan untuk keperluan rumah tangga jabatan Pimpinan dan Anggota DPRD; g. melaksanakan pengawasan dan pengendalian atas penggunaan barangbarang perlengkapan dan perabotan pada rumah tangga jabatan Pimpinan dan Anggota DPRD; h. menjaga keamanan, ketertiban serta ketenteraman rumah jabatan Pimpinan dan Anggota DPRD; i. mengatur jam tamu dan piket jaga pada rumah tangga jabatan Pimpinan dan Anggota DPRD; 5

6 j. mengatur dan membina pramu acara, pramu tamu dan ajudan pada rumah tangga jabatan Pimpinan dan Anggota DPRD; k. memelihara kebersihan dan menata keindahan rumah jabatan Pimpinan dan Anggota DPRD; l. melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugasnya dan m. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang n. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja o. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang p. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja q. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara lisan maupun r. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas Pasal 13 (1) Kepala Sub Bagian Perlengkapan dan Pemeliharaan mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis dan perencanaan operasional serta melaksanakan program dan kegiatan dalam urusan Perlengkapan dan Pemeliharaan sesuai dengan lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan. Sub Bagian Perlengkapan dan Pemeliharaan melaksanakan fungsi, sebagai berikut : a. menyusun rencana kegiatan dalam urusan perlengkapan dan pemeliharaan yang meliputi perencanaan, penentuan kebutuhan, standarisasi barang, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pengamanan, pemanfaatan, perubahan status hukum, serta penatausahaannya sebagai acuan pelaksanaan kegiatan; b. menyiapkan bahan perumusan kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis dalam urusan perlengkapan dan pemeliharaan barang daerah; c. mengurus kelengkapan administrasi dan pemeliharaan kendaraan dinas Pimpinan dan Anggota DPRD serta Sekretariat DPRD; d. melakukan koordinasi dalam rangka menyiapkan akomodasi transportasi penerimaan tamu DPRD baik dari pusat, provinsi dan kabupaten/kota lain yang berkunjung ke daerah; e. melaksanakan perbaikan dan perawatan kendaraan dinas Pimpinan dan Anggota DPRD, Sekretaris DPRD, Kepala Bagian dan kendaraan operasional lainnya agar siap digunakan untuk kepentingan dinas pimpinan/pejabat beserta pengemudinya sesuai petunjuk atasan; f. menyusun rencana pemeliharan dan perawatan barang-barang perlengkapan dan perabotan di lingkungan rumah tangga jabatan Pimpinan dan Anggota DPRD; g. merawat kendaraan dinas di poll untuk kepentingan kedinasan; h. melaksanakan pemeliharaan gedung DPRD, Sekretariat DPRD, areal parkir DPRD, rumah dinas Pimpinan dan anggota DPRD; i. menyusun dan merencanakan pemeliharaan serta perawatan barang-barang inventaris kantor meliputi ruangan kantor/gedung, peralatan kantor, peralatan rapat (kursi, sound system, pendingin dll) dan ruang pertemuan; j. mencari, mengumpulkan, menghimpun dan mengolah data serta informasi yang berhubungan dengan penyimpanan, pemeliharaan serta pengamanan barang daerah sebagai dasar pelaksanaan kegiatan; 6

7 k. melaksanakan koordinasi baik di lingkungan kerjanya maupun dengan satuan kerja perangkat daerah yang terkait untuk diperoleh keterpaduan kerja serta untuk menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas; l. memeriksa pelaksanaan tugas bawahan agar diketahuai tingkat efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas. m. melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan barang daerah yang ada di DPRD, agar selalu dalam keadaan baik dan siap pakai; n. melakukan pengurusan, pengendalian dan pengamanan barang daerah yang digunakan di DPRD baik dalam bentuk fisik, administrasi dan hukum dengan menjaga keutuhan dan kejelasan barang daerah; o. melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugasnya dan p. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang q. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja r. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang s. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja t. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara lisan maupun u. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas Bagian Ketiga Bagian Risalah dan Persidangan Pasal 14 Bagian Risalah dan Persidangan merupakan unsur pelaksana di lingkungan Sekretariat DPRD dalam urusan Risalah dan Persidangan yang dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawabkepada Sekretaris DPRD. Pasal 15 Kepala Bagian Risalah dan Persidangan mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris DPRD dalam melaksanakan pelayanan Risalah dan Persidangan yang meliputi risalah, persidangan dan perundang-undangan. Pasal 16 Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam pasal 15, Kepala Bagian Risalah dan Persidangan menyelenggarakan fungsi, sebagai berikut : a. menyusun rencana kerja Bagian Risalah dan Persidangan sesuai dengan rencana kerja Sekretariat DPRD; b. mengatur dan menyiapkan administrasi sidang/rapat yang diselenggarakan oleh DPRD; c. menyediakan materi rapat DPRD; d. membuat risalah/rapat DPRD; e. membantu pelaksanaan study/peningkatan kapasitas DPRD; f. membantu pelaksanaan penjaringan aspirasi masyarakat oleh DPRD (reses, tinjau lapangan, dan lain-lain); g. mendokumentasikan kegiatan persidangan/ rapat-rapat DPRD; h. mengkoordinasikan bawahan agar terjalin kerjasama yang baik dan saling mendukung; i. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada atasan. j. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. 7

8 Pasal 17 (1) Bagian Risalah dan Persidangan, terdiri dari : a. Sub Bagian Risalah; b. Sub Bagian Persidangan; dan c. Sub Bagian Perundang-undangan. (2) Masing-masing Sub Bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian. Pasal 18 (1) Kepala Sub Bagian Risalah mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian dalam menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis dan perencanaan operasional serta melaksanakan program dan kegiatan dalam urusan penyusunan risalah DPRD sesuai dengan lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan. Sub Bagian Risalah melaksanakan fungsi, sebagai berikut : a. menyusun rencana Sub Bagian Risalah sesuai dengan rencana kerja Sekretariat DPRD; b. mengatur tata ruang persidangan/rapat-rapat DPRD; c. menyiapkan dan mengatur daftar hadir peserta dan undangan persidangan/ rapat-rapat DPRD; d. menyediakan bahan persidangan/rapat-rapat DPRD; e. membuat risalah hasil persidangan/rapat-rapat DPRD; f. melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugasnya dan g. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang h. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja i. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang j. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja k. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara lisan maupun l. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas Pasal 19 (1) Kepala Sub Bagian Persidangan mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian dalam menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis dan perencanaan operasional serta melaksanakan program dan kegiatan dalam urusan persidangan DPRD sesuai dengan lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan. Sub Bagian Persidangan melaksanakan fungsi, sebagai berikut : a. menyusun rencana Sub Bagian Persidangan sesuai dengan rencana kerja Sekretariat DPRD; b. mengatur dan menyiapkan administrasi sidang/rapat yang diselenggarakan oleh DPRD; c. membantu pelaksanaan study/peningkatan kapasitas DPRD; d. membantu pelaksanaan penjaringan aspirasi masyarakat oleh DPRD (reses, tinjau lapangan, dan lain-lain); e. melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugasnya dan f. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang 8

9 g. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja h. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang i. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja j. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara lisan maupun k. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas Pasal 20 (1) Kepala Sub Bagian Perundang-undangan mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian dalam menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis dan perencanaan operasional serta melaksanakan program dan kegiatan dalam urusan Perundang-undangan sesuai dengan lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan. Sub Bagian Perundang-undangan melaksanakan fungsi, sebagai berikut : a. pelaksanaan fasilitasi dan membantu penyusunan produk hukum DPRD berupa peraturan daerah, keputusan dan/atau ketetapan DPRD; b. pelaksanaan fasilitasi dan membantu penyusunan Rancangan Peraturan Daerah; c. pelaksanaan fasilitasi kelengkapan referensi peraturan perundang-undangan dalam rangka peningkatan pengetahuan terhadap perkembangan hukum; d. pelaksanaan pengolahan data sebagai bahan untuk melakukan pengkajian dan pengembangan dalam rangka menyelesaikan Program pembentukan Peraturan Daerah; e. melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugasnya dan f. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang g. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja h. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang i. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja j. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara lisan maupun k. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas Bagian Keempat Bagian Keuangan Pasal 21 Bagian Keuangan merupakan unsur pelaksana di lingkungan Sekretariat DPRD dalam urusan Keuangan yang dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawabkepada Sekretaris DPRD. Pasal 22 Kepala Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris DPRD dalam melaksanakan pelayanan Keuangan yang meliputi program, perbendaharaan dan akuntansi. 9

10 Pasal 23 Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22, Kepala Bagian Keuangan menyelenggarakan fungsi, sebagai berikut : a. pelaksanaan penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA); b. penyusunan dan pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) dan Dokumen Perubahan Pelaksanaan Anggaran (DPPA); c. penyusunan Penetapan Kinerja (PK); d. pengelolaan keuangan Sekretariat DPRD dan DPRD; e. pengurusan keuangan untuk kegiatan DPRD; f. pelaksanaan administrasi keuangan dan pembayaran gaji pegawai; g. pelaksanaan verifikasi surat pertanggungjawaban (SPJ) keuangan; h. penyusunan laporan keuangan; dan i. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Pasal 24 (1) Bagian Keuangan, terdiri dari : a. Sub Bagian Program; b. Sub Bagian Perbendaharaan; dan c. Sub Bagian Akuntansi. (2) Masing-masing Sub Bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian. Pasal 25 (1) Kepala Sub Bagian Program mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian dalam menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis dan perencanaan operasional serta melaksanakan program dan kegiatan dalam urusan penyusunan program DPRD sesuai dengan lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan. Sub Bagian Program melaksanakan fungsi, sebagai berikut : a. penyusunan Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja (Renja); b. penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA); c. penyusunan dan pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) dan Dokumen Perubahan Pelaksanaan Anggaran (DPPA); d. penyusunan Penetapan Kinerja (PK); e. penyusunan laporan pelaksanaan program dan kegiatan; f. penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP); g. melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugasnya dan h. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang i. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja j. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang k. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja l. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara lisan maupun m. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas Pasal 26 (1) Kepala Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian dalam menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis dan perencanaan operasional serta melaksanakan program dan kegiatan dalam urusan Perbendaharaan sesuai dengan lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan. 10

11 Sub Bagian Perbendaharaan melaksanakan fungsi, sebagai berikut : a. penyiapan Surat Penyediaan Dana (SPD) berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan; b. pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern (SPI); c. pelaksanaan pelayanan administrasi dan penatausahaan keuangan; d. melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugasnya dan e. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang f. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja g. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang h. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja i. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara lisan maupun j. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas Pasal 27 (1) Kepala Sub Bagian Akuntansi mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian dalam menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis dan perencanaan operasional serta melaksanakan program dan kegiatan dalam urusan Akuntansi sesuai dengan lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan. Sub Bagian Akuntansi melaksanakan fungsi, sebagai berikut : a. pelaksanaan penatausahaan keuangan pimpinan dan anggota serta Sekretariat DPRD; b. penelitian terhadap buku kas penerimaan dan pengeluaran untuk mengetahui posisi kas anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD; c. pelaksanaan verifikasi Surat Pertanggungjawaban (SPJ) keuangan; d. penyusunan dan penyampaian laporan penggunaan anggaran; e. penyusunan dan penyampaian laporan keuangan semesteran dan akhir tahun; f. penelitian terhadap laporan Bendahara Pengeluaran Sekretariat DPRD; g. penyusunan administrasi dan pelaksanaan pembayaran gaji pegawai; h. melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugasnya dan i. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang j. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja k. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang l. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja m. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara lisan maupun n. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas Bagian Kelima Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Pasal 28 Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol merupakan unsur pelaksana di lingkungan Sekretariat DPRD dalam urusan Hubungan Masyarakat dan Protokol yang dipimpin oleh 11

12 seorang Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawabkepada Sekretaris DPRD. Pasal 29 Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris DPRD dalam melaksanakan pelayanan Hubungan Masyarakat dan Protokol yang meliputi Dokumentasi, Informasi, Publikasi, Kerjasama dan Hubungan Antar Lembaga serta Protokol. Pasal 30 Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam pasal 29, Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol menyelenggarakan fungsi, sebagai berikut : a. pengumpulan bahan pemberitaan dan pelaksanaan kegiatan kehumasan; b. penyusunan dan penyediaan naskah sambutan pimpinan DPRD; c. penyiapan dan pengaturan pelaksanaan seluruh acara yang dilaksanakan oleh DPRD; d. pelaksanaan inventarisasi dan dokumentasi kegiatan DPRD; e. penyiapan dan pengaturan penerimaan tamu-tamu DPRD yang berhak menerima pelayanan keprotokolan; f. perencanaan kebutuhan, penyiapan administrasi perekrutan, pengangkatan Tenaga Tim Ahli/Pakar DPRD dan Staf Ahli Fraksi; g. fasilitasi pengelolaan pengaduan masyarakat yang ditujukan kepada Pimpinan dan Anggota DPRD; h. pengelolaan pengaduan masyarakat di bidang penyelenggaraan kesekretariatan DPRD; i. menyusun pedoman dan petunjuk teknis serta koordinasi penyelenggaraan urusan pemberitaan, informasi dan komunikasi tentang kebijakan dan program DPRD kepada masyarakat; j. mengkoordinasikan penyiapan bahan pembinaan hubungan kemasyarakatan dengan lembaga pemerintah dan non pemerintah, media massa, keterangan pers, konferensi pers dan peliputan media massa di DPRD; k. melaksanakan penyampaian berita dan pelayanan informasi mengenai dinamika yang terjadi di DPRD; l. mengkomunikasikan kebijakan dan program yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh DPRD kepada masyarakat; m. melaksanakan koordinasi dan hubungan antara DPRD dengan masyarakat umum serta organisasi kemasyarakatan untuk memperjelas kebijakan dan program DPRD; n. melaksanakan inventarisasi dan dokumentasi serta distribusi bahan-bahan penerbitan dan pemberitaan di lingkungan DPRD; o. membina penyelenggaraan urusan keprotokolan bagi pimpinan dan anggota DPRD; p. menyiapkan acara dan mengatur jadwal perjalanan dinas Pimpinan dan Anggota DPRD, Sekretaris dan Staf Sekretariat DPRD; q. pengelolaan kepustakaan sekretariat DPRD; r. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Pasal 31 (1) Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol, terdiri dari : a. Sub Bagian Dokumentasi, Informasi dan Publikasi; b. Sub Bagian Kerjasama dan Hubungan Antar Lembaga; dan c. Sub Bagian Protokol. (2) Masing-masing Sub Bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian. 12

13 Pasal 32 (1) Kepala Sub Bagian Dokumentasi, Informasi dan Publikasi mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian dalam menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis dan perencanaan operasional serta melaksanakan program dan kegiatan dalam urusan Dokumentasi, Informasi dan Publikasi DPRD sesuai dengan lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan. Sub Bagian Dokumentasi, Informasi dan Publikasi melaksanakan fungsi, sebagai berikut : a. menyusun program dan rencana kegiatan di bidang pengelolaan dan penyaringan informasi; b. menyiapkan bahan penyusunan kebijakan pedoman dan petunjuk teknis dalam urusan Publikasi dan Dokumentasi; c. melaksanakan kegiatan pengelolaan dan penyaringan informasi dari berbagai media massa (media cetak, media elektronik dan media sosial); d. pengelolaan dokumentasi dan kepustakaan e menyusun jawaban serta tindak lanjut atas saran, masukan maupun pertanyaan yang berasal dari masyarakat yang masuk melalui Media Sosial Center dan surat pembaca; f. mendistribusikan saran masukan dari masyarakat, kepada dinas/instansi terkait; g. menyusun jadwal petugas yang menangani Media Sosial Center; h. membuat dokumentasi informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas; i. melaksanakan koordinasi dengan dinas/instansi terkait, sesuai dengan tugasnya dalam rangka sinkronisasi dan kelancaran pelaksanaan tugas; j. melaksanakan publikasi kepada masyarakat menyangkut kebijakan pemerintah daerah; k. melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugasnya dan l. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang m. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja n. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang o. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja p. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara lisan maupun q. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas Pasal 33 (1) Kepala Sub Bagian Kerjasama dan Hubungan Antar Lembaga mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian dalam menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis dan perencanaan operasional serta melaksanakan program dan kegiatan dalam urusan Kerjasama dan Hubungan Antar Lembaga sesuai dengan lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan. Sub Bagian Kerjasama dan Hubungan Antar Lembaga melaksanakan fungsi, sebagai berikut : a. penyiapan bahan perencanaan kebutuhan, administrasi perekrutan, dan administrasi pengangkatan Tim Ahli/ Pakar DPRD dan Staf Ahli Fraksi; 13

14 b. pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi, penyusunan program kerjasama dan hubungan antar lembaga; c. pelaksanaan program fasilitasi hubungan DPRD dengan Pemerintah Daerah, lembaga penyelenggara PEMILU, PARPOL (Partai Politik), organisasi kemasyarakatan dan pemuda, LSM (Lembaga Swadaya Masyarakat) dan lembaga pers; d. pelaksanaan pembuatan peta politik dan kekuatan PARPOL hasil PEMILU dan PILKADA (Pemilihan Kepala Daerah); e. pelaksanaan koordinasi tugas dan program hubungan antar lembaga dengan instansi dan atau lembaga terkait; f. pelaksanaan koordinasi dengan kelompok kerja guna memproses PAW (Penggantian Antar waktu) anggota DPRD; g. melaksanakan pendampingan kegiatan pimpinan dan anggota DPRD; h. melaksanakan koordinasi hubungan antar lembaga dengan satuan kerja perangkat daerah, Instansi Vertikal/terkait, lembaga, yayasan, dan pers; i. melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugasnya dan j. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang k. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja l. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang m. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja n. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara lisan maupun o. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas Pasal 34 (1) Kepala Sub Bagian Protokol mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian dalam menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis dan perencanaan operasional serta melaksanakan program dan kegiatan dalam urusan Protokol sesuai dengan lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan. Sub Bagian Protokol melaksanakan fungsi, sebagai berikut : a. menyiapkan bahan perumusan kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis, pembinaan dan pelaksanaan tugas penyelenggaraan acara-acara protokoler; b. melaksanakan koordinasi dengan dinas/instansi dan pihak terkait dengan tugasnya agar diperoleh keterpaduan dan sinkronisasi dalam melaksanakan kegiatan; c. melaksanakan penyusunan, fasilitas dan rekapitulasi audiens dan penerima tamu DPRD; d. melaksanakan koordinasi penyusunan jadwal kegiatan pimpinan dan anggota DPRD; e. menyiapkan dan memandu penyelenggaraan acara-acara resmi, upacara, pelantikan pejabat, rapat dan acara resmi DPRD; f. menyiapkan penyelenggaraan penerimaan tamu daerah, mulai dari upacara, pertemuan resepsi, kendaraan dan kegiatan protokoler lainnya; g. mengatur akomodasi, pengamanan dan perjalanan dinas tamu DPRD; h. menyiapkan acara dan jadwal perjalanan dinas pimpinan, anggota dan Sekretaris DPRD; 14

15 i. melaksanakan kerjasama dan koordinasi dengan instansi terkait untuk menyiapkan acara resmi pimpinan DPRD dan mengatur keprotokolannya, guna kelancaran pelaksanaan tugas; j. mengatur tata cara perjalanan dinas dan menerbitkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) bagi Pimpinan dan Anggota DPRD serta pejabat dan pegawai di lingkungan Sekretariat DPRD; k. melaksanakan pembinaan terhadap para ajudan pimpinan DPRD; l. menyusun konsep pidato pimpinan berdasarkan masukan teknis dari masingmasing bidang yang terkait; m. melaksanakan pendokumentasian bahan-bahan yang berhubungan dengan urusan keprotokolan; n. melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugasnya dan o. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang p. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja q. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang r. melakukan pembinaan, motivasi, arahan dan penilaian terhadap kinerja s. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara lisan maupun t. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas Bagian Keenam Kelompok Jabatan Fungsional Pasal 35 Pada Sekretariat DPRD, dapat dibentuk kelompok Jabatan Fungsional yang bertugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan. Pasal 36 (1) Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas sejumlah jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok jabatan fungsional sesuai dengan keahliannya. (2) Masing-masing Kelompok Jabatan Fungsional dikoordinasikan oleh jabatan fungsional senior yang ditunjuk oleh Sekretaris Daerah. (3) Jumlah Jabatan Fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja. (4) Jenis dan jenjang jabatan ditetapkan sesuai peraturan perundang-undangan. BAB V TATA KERJA Pasal 37 (1) Sekretaris DPRD berkewajiban melaksanakan prinsip-prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi dalam lingkungan Sekretariat DPRD maupun dengan lembaga teknis lainnya. (2) Sekretaris DPRD dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya berdasarkan kebijakan yang ditetapkan oleh Bupati. (3) Setiap pimpinan satuan organisasi dalam lingkungan Sekretariat DPRD berkewajiban memimpin, mengadakan koordinasi, memberikan bimbingan dan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing. 15

16 Pasal 38 (1) Sekretaris DPRD wajib menyusun rencana strategis dengan mengacu pada RPJMD Kabupaten, menyusun Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP), membuat Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), menyusun bahan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD) dan bahan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) Bupati sesuai tugas dan fungsinya berdasarkan ketentuan perundang-undangan. (2) Setiap pimpinan unit/satuan organisasi dalam lingkungan Sekretariat DPRD berkewajiban : a. menyusun rencana kerja yang mengacu pada rencana strategis Sekretariat DPRD, mempersiapkan bahan penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP), Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), menyusun bahan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD) dan bahan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) Bupati sesuai tugas dan fungsinya berdasarkan ketentuan perundang-undangan; b. melaksanakan tugas sesuai uraian tugas yang telah ditetapkan dan bertanggungjawabkepada atasan langsung dengan menyampaikan laporan secara tertulis hasil pelaksanaan tugas secara cepat dan tepat; c. memimpin dan memberdayakan bawahannya dalam rangka pelaksanaan tugas dan pencapaian tujuan organisasi. (3) Laporan sebagaimana dimaksud ayat (1), diolah dan dievaluasi sebagai bahan laporan tiap jenjang jabatan sebagai bahan untuk menyusun kebijakan lebih lanjut. BAB VI HAL MEWAKILI Pasal 39 Apabila Sekretaris DPRD berhalangan melaksanakan tugas, maka secara langsung Kepala Bagian mewakili berdasarkan pembidangannya masing-masing bertindak untuk dan atas nama Sekretaris DPRD. BAB VII KETENTUAN LAIN LAIN Pasal 40 Semua kewenangan yang berkaitan dengan pengangkatan, penempatan, pemindahan dan pemberhentian pegawai dilakukan oleh Bupati selaku Pejabat Pembina Kepegawaian. BAB VIII KETENTUAN PENUTUP Pasal 41 (1) Untuk penjabaran lebih lanjut terhadap pelaksanaan tugas pokok dan fungsi ini, maka setiap pemangku jabatan di lingkungan Sekretariat DPRD wajib menyusun uraian tugasnya masing-masing dengan berpedoman pada Peraturan Bupati ini; (2) Uraian tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dan ditetapkan dengan Keputusan Bupati. Pasal 42 Dengan ditetapkannya Peraturan Bupati ini, maka Peraturan Bupati Tolitoli Nomor 20 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Tolitoli (Berita Daerah Nomor 20 Tahun 2008), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. 16

17 Pasal 43 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Tolitoli. Diundangkan di Tolitoli pada tanggal 2 Januari 2015 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN TOLITOLI, ttd ISKANDAR A. NASIR Ditetapkan di Tolitoli pada tanggal 2 Januari 2015 BUPATI TOLITOLI, ttd MOH SALEH BANTILAN BERITA DAERAH KABUPATEN TOLITOLI TAHUN 2015 NOMOR 19 Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM DAN PERUNDANG-UNDANGAN, MUSTARING, SH.,MM.,MH Nip