RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI E-KATALOG PENGADAAN MOBIL INSTANSI PEMERINTAH

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI E-KATALOG PENGADAAN MOBIL INSTANSI PEMERINTAH Budi Chandra Dekaralos Sistem Informasi,Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Sukolilo 60111, Surabaya ABSTRAK. Sekarang ini pengadaan barang dan jasa pemerintah sudah dilakukan melalui media internet yang lazim disebut Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang ada di unit kerja Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). SPSE yang ada saat ini hanya berdasarkan prinsip lelang pada umumnya, sedangkan ada beberapa barang yang jika dilakukan dengan metode pembelian langsung akan lebih cepat dan lebih efektif. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem e-purchasing yang menangani pembelian langsung barang dan jasa pemerintah. Akan tetapi sistem e-purchasing ini tidak dapat berdiri sendiri, sistem ini memerlukan suatu sistem e-katalog yang nantinya berisikan katalog (spesifikasi) dari barang yang ditampilkan dalam e-purchasing. Selain memiliki fungsi sebagai sistem pengolahan data katalog, e-katalog yang berada di pusat juga berfungsi sebagai sistem pendistribusian data ke setiap e-purchasing yang ada di masing-masing LPSE. Dalam pendokumentasian sistem informasi e-katalog ini menggunakan standard Readyset. Adapun tahapan yang didokumentasikan dalam standar ReadySet yaitu studi literatur serta identifikasi permasalahan, analisa kebutuhan pengguna dan kebutuhan minimum aplikasi, desain sistem, dan ujicoba dan evaluasi. Kata kunci: pengadaan, E-KATALOG, ReadySet ABSTRACT The procurement of goods and services in the government agency already done through internet right now, commonly known as Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) which placed in the work unit Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). Currently SPSE only based on the principle of an auction in general, while there are some procurement goods that if done by using direct purchase method will be faster and more effectively. Therefore required an e-purchasing system that handles the direct purchase of goods and services needs of government. However e-purchasing system is not able to stand alone, this system requires an e-catalog system that will contain the catalog(specifications) of goods displayed in e-purchasing. Besides having a function as catalog data management system, e-catalogs also have function as data distribution system to every e-purchasing in each LPSE. In this information system E-Catalog documentation process using standard template of ReadySET. As for the stages are documented in the standard template of ReadySET are literature studies and identified issues, analyze user needs and minimum requirements of application, system design, and testing and evaluation. Kata kunci : procurement, E-CATALOG, ReadySet 1 PENDAHULUAN Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 Pasal 1 Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa. Pengadaan Barang/Jasa saat ini sudah terjadi secara online dimana terdapat fasilitas Sistem Pengadaan Secara Elektronik yang telah tersebar di unit-unit kerja Layanan Pengadaan Secara Elektronik di seluruh Indonesia sehingga proses Pengadaan Barang/Jasa tidak dilakukan secara manual dan mudah dipantau karena ada pengarsipan dokumen Pengadaan Barang/Jasa yang jelas. Meskipun demikian, Panitia Pengadaan Barang/Jasa (PP) sering mendapatkan hasil yang tidak sesuai dengan harapan mereka terutama dalam spesifikasi barang. Secara umum, pengadaan pemerintah dan swasta dapat dikelompokkan menjadi: 1. Pelelangan Umum 2. Pelelangan Terbatas 3. Pelelangan Sederhana 4. Pemilihan Langsung 5. Seleksi Umum 6. Seleksi Sederhana 7. Sayembara 8. Kontes 1

2 Rancang Bangun Sistem Administrasi Kesiswaan Madrasah Aliyah di PP Amanatul Ummah, Surabaya 9. Penunjukan Langsung 10. Pengadaan Langsung SPSE saat ini hanya mampu melakukan pengadaan dengan sistem tender/lelang. Sedangkan sebagian Pengadaan Barang/Jasa lebih efisien dan cepat jika dilakukan dengan sistem pembelian langsung (e-purchasing), dimana PP bisa mengetahui secara langsung spesifikasi barang yang diinginkan. Pada pembelian langsung, PP membeli langsung ke penyedia jasa berdasarkan spesifikasi dan harga tertentu. Jika PP tidak memiliki informasi yang cukup tentang penyedia dan barang yang ditawarkan, maka penyedia dapat mengarahkan pengguna sehingga dapat terjadi pembelian yang terlalu mahal. Untuk menghindari hal tersebut dalam pembelian langsung, maka diperlukan informasi yang banyak dan jelas tentang barang/jasa yang disediakan oleh semua penyedia. Pada kasus pengadaan di sebuah instansi, diperlukan adanya katalog yang menyimpan data barang/jasa dari semua penyedia agar pengguna dapat mencari dan membandingkan harga sesuai dengan spesifikasi. Lebih dari itu, untuk terbentuknya katalog barang/jasa tersebut perlu adanya standarisasi barang/jasa beserta kategorisasinya. Selain masalah diatas, terdapat masalah lainnya mengenai pengaksesan data katalog itu sendiri. Infrastruktur IT di Indonesia yang ada saat ini masih sangat terbatas dan mahal, untuk koneksi sebesar 1Mbps diperlukan dana hingga100 juta rupiah pertahun. Oleh karena keterbatasan inilah nantinya data katalog yang terpusat akan didistribusikan ke e- purchasing yang ada di daerah-daerah tertentu sehingga e-purchasing tidak perlu mengakses katalog langsung di server e-katalog. UPM (Unified Process Model) yang terdiri dari empat tahapan yaitu Tahap Awal (Inception), Tahap Perluasan (Elaboration), Tahap Kostruksi (Construction), dan Tahap Transisi (Transition). Dengan adanya Rancang Bangun Sistem Informasi E-Katalog, diharapkan menghasilkan aplikasi yang mampu untuk menangani masalah yang ada sekarang. 2 METODE PENELITIAN 2.1 Metode Pengembangan UPM Proses Pengambangan merupakan suatu aktifitas yang diperlukan untuk mengubah kebutuhan pengguna (User Requirements) menjadi sebuah sistem perangkat lunak. Gambar 2 Proses Pengembangan Perangkat Lunak Unified Process Model (UML) menyediakan teknologi yang diperlukan untuk mendukung praktek rekayasa perangkat lunak berorientasi obyek, tetapi tidak memberikan kerangka proses untuk memandu tim proyek dalam aplikasi teknologi. Selama beberapa tahun berikutnya, Jacobson, Rumbaugh, dan Booch mengembangkan Proses Unified, kerangka untuk rekayasa perangkat lunak berorientasi objek menggunakan UML. Saat ini, proses terpadu dan UML yang banyak digunakan pada proyek Objek oriented (OO) dari segala jenis. Model, berulang tambahan diusulkan oleh UP dapat dan harus disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan proyek tertentu.( Ivar Jacobson,2001) Gambar 1Ilustrasi hubungan e-katalog dan e- purchasing Gambar 3 Unified Proces Model Metode yang digunakan dalam pembangunan sistem adalah metode waterfall yang terdiri dari lima tahapan yaitu Analisa Kebutuhan, Desain Sistem, Penulisan Kode Program, Pengujian Program, dan Penerapan Program. Dan akan didokumentasikan menggunakan standart ReadySet dengan metode 2

3 Institusi, Judul Makalah 1. Inception Phase Inception phase meliputi 2 tahap yaitu : 1. Customer communication Pada tahap ini dilakukan Kolaborasi dengan pelanggan dan user, mengidentifikasi business requirement dan membuat arsitektur kasar untuk sistem yang diusulkan. Dengan business requirement akan menggambarkan fitur dan fungsi apa yang diinginkan oleh masing-masing pengguna. Secara umum dengan menggunakan use case akan mendeskripsikan tindakan yang dapat dilakukan oleh user. Planning activities 2. Planning activites Pada tahap planning yang dilakukan adalah mengidentifikasi resiko dan menyusun schedule sebagai dasar dalam tahap pengembangan perangkat lunak. 2. Elaboration Phase Tahap elaborasi merupakan tahapan perluasan dan pengembangan representasi arsitektur dari tahap inception untuk menghasilkan produk disertai dengan spesifikasi kebutuhan sistem yang terperinci dan menghasilkan deskripsi arsitektural dan desain awal. Tahap elaboration bertujuan untuk menjabarkan kinerja sistem. 3. Construction Phase Tahap construction ini merupakan tahap implementasi pembuatan aplikasi dari design yang sudah dibuat di tahap elaboration. Semua fitur dan fungsi yang sudah teridentifikasi akan diimplementasikan ke dalam source code. Pembuatan aplikasi ini akan menggunakan bahasa pemrograman web Java dan database PostgreSQL. Selama komponen diimplementasikan, tes unit mulai didesain dan dieksekusi untuk masing-masingnya. Integrasi (penggabungan komponen dan pengetesan terintegrasi) juga dilakukan. 4. Transition Phase Fase proyek akhir ini adalah Transisi. Yang dilakukan pada tahap ini adalah membuat apa yang dimodelkan menjadi suatu produk jadi. Tahap transition ini merupakan tahap evaluasi atas kinerja sistem kita yang merupakan masa transisi setelah pemakaian sistem. Perangkat lunak akan diberikan kepada user untuk diuji dan meminta feed back dari user. Saran atau masukan yang diterima dari rilis awal dapat mengakibatkan perbaikan lebih lanjut yang akan dilakukan selama tahap Transisi. Akan tetapi dalam pengerjaan tugas akhir ini tidak sampai diimplementasikan sehingga pada tahap ini hanya akan dihasilkan panduan instalasi dan penggunaan software yang telah dibuat untuk mempermudah pengguna menjalankan software. 5. Production Phase Tahap produksi Unified Process (UP) bertepatan dengan aktivitas deployment dari tujuan generik. Selama fase ini, penggunaan yang sedang berjalan dari software ini dimonitor, dukungan untuk lingkungan operasi (infrastruktur) yang disediakan, dan laporan kerusakan dan permintaan untuk perubahan yang diajukan dan dievaluasi. Akan tetapi karena pengerjaan tugas akhir ini tidak sampai pada tahap implementasi aplikasi di jurusan maka tahap production phase tidak digunakan.5) 2.2 ReadySET ReadySET juga merupakan template opensource yang dikembangkan oleh Jason Robbins. ReadySET juga berfungsi untuk memproduksi dan memelihara sebuah perpustakaan yang mana berisi tentang beberapa dokumen template dalam pengerjaan software yang bisa digunakan lagi secara terus menerus. Versi terbaru dari ReadySet adalah versi dan dapat dilihat dan di-download pada alamat Dari ke-empat tahapan metode yang digunakan oleh ReadySET mengacu pada proses pendokumentasian oleh ReadySET itu sendiri. Adapun dokumen template yang dikembangkan oleh Jason Robbins tersebut juga merupakan content yang terdapat dalam tahapan tersebut diatas. Berikut ini merupakan peta dokumen template dari ReadySET Pro : Gambar 4 Peta Dokumen ReadySET 3 ANALISIS SISTEM 1. Proses Pelelangan Umum. Proses Pelelangan Umum yang ada sekarang di SPSE dimulai dengan pengumuman adanya lelang oleh PPK dari lelang yang bersangkutan di dalam LPSE yang ada di wilayah PPK tersebut. Penyedia barang/jasa yang berminat terhadap paket lelang yang ditawarkan mendaftar ke dalam paket tersebut. Selanjutnya penyedia 3

4 Rancang Bangun Sistem Administrasi Kesiswaan Madrasah Aliyah di PP Amanatul Ummah, Surabaya barang/jasa mengambil dokumen terkait dengan paket lelang tersebut. Selanjutnya penyedia barang/jasa yang sudah mendaftarkan diri berhak untuk melakukan penawaran terhadap lelang yang diikuti. Setelah batas waktu proses penawaran berakhir maka penyedia barang/jasa yang belum memasukkan dokumen penawarannya dianggap gugur. Selanjutnya PPK melakukan evaluasi penawaran secara offline. Setelah didapatkan pemenang dari lelang tersebut SPSE secara otomatis akan menampilkan informasi pengumuman pemenang lelang yang dimaksud, dan juga mengirim informasi ini melalui kepada seluruh peserta paket lelang tersebut. 2. Proses distribusi penggunaan data e-katalog. Data e-katalog yang akan menjadi dukungan utama untuk sistem e-purchasing akan berada di database pusat LKPP. Sistem e-purchasing nantinya memiliki database katalog yang berada di lokal server LPSE tersebut. Nantinya sistem e-katalog bertugas untuk mendistribusikan data dari database katalog di pusat ke setiap database yang berada di daerah. Hal ini dilakukan agar memudahkan perbaikan/ perubahan data katalog yang digunakan oleh e- purchasing. Kebutuhan lingkungan yang dapat membantu kinerja sistem ini antara lain terdiri dari kebutuhan hardware dan software. 1. Kebutuhan Hardware Kebutuhan hardware dari sistem ini meliputi spesifikasi dari komputer server dan komputer klien. Adapun spesifikasi hardware adalah sebagai berikut. Untuk server minimal dengan server kelas low entry. Dengan spesifikasi sebagai berikut A. Spesifikasi komputer server low entry Processor 2 Core Memory 4 GB HD 300 GB LAN Card dan koneksi internet B. Spesifikasi komputer client Pentium IV 1.6 GHz 512 Mb DDR1 HD 40 GB LAN Card dan koneksi internet Monitor 14 Inch mendukung resolusi 1024 X Kebutuhan Sistem Kebutuhan sistem yang nantinya membantu kinerja dari Sistem Informasi E-Katalog Pengadaan Mobil Instansi Pemerintah adalah sebagai berikut : A. Aplikasi yang harus terdapat di server OS Linux varian Debian. PostgreSQL yang berfungsi sebagai database Tomcat Apache yang berfungsi sebagai server Maven sebagai builder dari library yang digunakan. B. Aplikasi yang harus terdapat di client Web browser seperti firefox, chrome dll. 4 UJI COBA DAN EVALUASI Skenario uji coba disusun berdasarkan beberapa use case yang telah dibuat pada tahap desain. Skenario terdiri dari 2 bagian yaitu : Overview Langkah yang harus dilakukan untuk menjalankan use case yang akan diuji. Langkah-langkah tersebut akan dilaksanakan dan hasilnya akan digambarkan. Berdasarkan hasil pelaksanaan skenario akan dilakukan evaluasi. 1. Skenario Uji Coba Menambah Data Katalog Berisi tentang skenario uji coba pertama yang dilakukan untuk menguji sistem yaitu menambahkan data katalog. Dalam skenario ini aktor yang berperan langsung adalah ATPM. Adapun peran aktor tersebut sesuai dengan fungsi-fungsi hak akses aktor. Dalam uji coba kali ini akan dijelaskan pula detail langkah ujicoba sistem. Setelah diadakan uji coba akan dilakukan evaluasi terhadap fungsi dalam menambahkan data katalog apakah sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Tabel 1 Skenario Uji Coba 1 Id Use case UC Nama Use Tambah Katalog Case Aktor yang ATPM terlibat Deskripsi Test case ini digunakan untuk mengetahui perilaku sistem dalam menambahkan data katalog Tujuan Untuk mengetahui apakah fungsi menambah data katalog sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna Kondisi Awal Kondisi Akhir Aktor telah masuk kedalam aplikasi e-katalog Daftar katalog barang yang sudah mengalami proses penambahan, perubahan maupun penghapusan. 4

5 Institusi, Judul Makalah 5 KESIMPULAN Simpulan yang dapat diambil dari pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem Informasi E-Katalog Pengadaan Mobil Instansi Pemerintah ini merupakan sebuah aplikasi yang memiliki fasilitas pengelolaan data katalog, persetujuan dealer, pengelolaan periode perubahan data katalog, pengelolaan periode masa berlaku HET dan pengelolan data ATPM. 2. Sistem informasi ini dapat berfungsi sebagai pusat pendistribusian data katalog yang nantinya digunakan untuk sistem informasi e- purchasing. 3. Selain itu sistem ini dapat digunakan untuk penyimpanan data katalog dari setiap ATPM ke dalam database. 4. Dalam proses pembangunan Sistem Informasi E-Katalog Pengadaan Mobil Instansi Pemerintah menggunakan metode Unified Process Modeling. 5. Sistem informasi ini merupakan aplikasi web base yang menggunakan bahasa pemrograman Java dan menggunakan database PostgreSQL. 6 DAFTAR PUSTAKA JSP Group, What is JSP?,<URL : Lembaga Kebijakan Pengadaan barang/jasa Pemerintahan, <URL : > Maven, What is Maven?,<URL : Pressman, Roger S. (1997). SOFTWARE ENGINEERING : A Practitioner s Approach. The McGraw-Hill Companies, Inc. Readyset.tigris.org, Readyset Template. <URL: > Sommerville, Ian Software Enginering(Rekayasa Perangkat Lunak). ISBN Scott, D.R.K. (2001). Applying use case driven object modelling with UML : An Annotated e- Commerce Example. Publisher Addison Wesley First Edition. Wesley A. (1999) Visual Modeling with Rational Rose 2000 and UML. 5