PENGELOLAAN DAN PENCATATAN DANA KAS KECIL PADA PT TELKOM INDONESIA, Tbk KANDATEL RIKEP

Transkripsi

1 PENGELOLAAN DAN PENCATATAN DANA KAS KECIL PADA PT TELKOM INDONESIA, Tbk KANDATEL RIKEP TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III Oleh: SHIENTA FEETDINAMIKA PRATIWI PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK BATAM 2008

2 HALAMAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR PENGELOLAAN DAN PENCATATAN DANA KAS KECIL PADA PT TELKOM INDONESIA, Tbk KANDATEL RIKEP Batam, 23 Juni 2008 Dosen Pembimbing Arniati, MSi.Akt

3 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya kepada penulis untuk dapat menjalani kehidupan sampai saat ini, tak lupa salawat dan salam penulis haturkan kepada junjungan nabi besar Muhammad SAW yang menjadi suri tauladan bagi kita. Alhamdulillah, pada kesempatan ini penulis telah diberi kesempatan untuk dapat menyelesaikan tugas akhir ini guna memenuhi syarat kelulusan program Diploma III Akuntansi dengan judul Pengelolaan dan Pencatatan Dana Kas Kecil pada PT Telkom Indonesia, Tbk Kandatel Rikep. Dalam proses penulisan dan penyusunan tugas akhir ini tidak terlepas dari bantuan dan dorongan yang diberikan dari berbagai pihak dan yang telah banyak mengajarkan dan membimbing penulis selama mengerjakan tugas akhir ini. Untuk itu penulis menghaturkan ucapan terima kasih yang tak terhingga kepada: 1. Kedua orangtua penulis lovely MiPa (Umi dan Papa) atas dukungan moril dan materiil serta doa yang selalu menyertai penulis. 2. Untuk kedua mamashku, Endiet dan Singgih bjo serta mbak ophie dan ponakanku Nabil. 3. Untuk bu Arniati selaku pembimbing satu-satunya dalam penulisan dan penyusunan tugas akhir yang telah sabar membimbing, makasih banyak Bu buat bimbingan yang diberikan. 4. Untuk Pak Fahruddin Lubis selaku wali kelas akuntansi 2005 yang selalu memberikan semangat dan motivasi selama ini.

4 5. Untuk Bu Sinarti selaku Kaprodi akuntansi dan seluruh dosen akuntansi yang telah memberikan ilmu yang tak ternilai harganya kepada kami serta seluruh staff Politeknik Batam makasih banyak pak, bu 6. Buat teman-teman seperjuangan akuntansi 2005, teman satu bimbingan, teman liqo, teman yang udah mau ditumpangi Nta waktu pulang, dan yang lainnya makasih untuk semangat dan doa yang diberikan semoga sukses selalu ya teman. 7. Untuk finance service PT Telkom Indonesia, Tbk Kandatel Rikep, Pak Epi, Bu Eva, Bu Alit, Bu Anis, Bu Ibeth, Mbak Rina, Mbak Lilis dan teman magangku di kantor Dina makasih buat doanya semua mudah-mudahan terkabul, amin. 8. Dan semua pihak yang telah banyak membantu yang tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis ucapkan terima kasih. Pada kesempatan ini juga penulis mohon maaf kepada semua pihak atas kesalahan dan kekhilafan yang penulis lakukan baik perbuatan maupun perkataan selama ini. Batam, 03 Juni 2008 Shienta Feetdinamika Pratiwi Penulis

5 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Pembentukan Dana Kas Kecil Sistem Imprest Tabel 2.2 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Imprest Tabel 2.3 Pembentukan Dana Kas Kecil Sistem Fluktuasi Tabel 2.4 Pembayaran Menggunakan Dana Kas Kecil Sistem Fluktuasi.. 16 Tabel 2.5 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Fluktuasi Tabel 4.1 Pencatatan Dana Kas Kecil Pembelian Alat Tulis Menulis (ATM) Metode Imprest Tabel 4.2 Pencatatan Dana Kas Kecil Kegiatan Rapat Metode Imprest Tabel 4.3 Pencatatan Dana Kas Kecil Pembelian Alat Tulis Menulis (ATM) Metode Fluktuasi Tabel 4.4 Pencatatan Dana Kas Kecil Kegiatan Rapat Metode Fluktuasi.. 45

6 DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan... 24

7 ABSTRAK Kas adalah jenis aktiva yang paling likuid salah satu contohnya adalah kas kecil, untuk itu dalam pengelolaan dan pencatatan dana kas kecil dalam sebuah perusahaan mutlak dilakukan agar tidak disalahgunakan penggunaannya, untuk melakukan hal tersebut dapat digunakan dengan dua metode yaitu imprest dan fluktuasi. Untuk sebagian perusahaan guna melakukan pengendalian yang baik terhadap kas yang dimiliki adalah dengan menggunakan metode imprest karena efektif terhadap kegiatan yang terjadi di perusahaan. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kebijakan perusahaan mengenai kegiatan apa saja yang dibiayai menggunakan dana kas kecil, metode yang digunakan dan bagaimana jika menggunakan metode lain dalam pengelolaan dan pencatatan dana kas kecil pada PT Telkom Indonesia, Tbk Kandatel Riau Kepulauan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode wawancara dan observasi, jenis data yang digunakan data primer dan sekunder serta metode analisa data adalah deskriptif yakni menggambarkan pengelolaan dan pencatatan atas transaksi perusahaan yang dibiayai menggunakan dana kas kecil sehingga penulis memperoleh kesimpulan bahwa kebijakan perusahaan dalam menetapkan dana kas kecil harus sesuai dengan NOA (Nature Of Account) dalam artian anggaran yang telah direncanakan pada tahun sebelumnya untuk pelaksanaan ditahun berjalan harus sesuai, kegiatan yang dibiayai dana kas kecil adalah untuk pembelian alat tulis menulis dan kegiatan rapat, metode yang digunakan metode imprest sehingga pengendalian dan pengawasan kas dapat dilakukan dengan baik jika dibandingkan menggunakan metode fluktuasi.

8 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... HALAMAN PENGESAHAN... KATA PENGANTAR... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... ABSTRAK... DAFTAR ISI... i ii iii v vi vii viii BAB I : PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Sistematika Penulisan... 5 BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Kas Pengertian Kas Kecil Sistem Pencatatan Kas Kecil Deskripsi Kegiatan Sistem Dana Kas Kecil... 11

9 2.4.1 Sistem Imprest Sistem Fluktuasi BAB III : METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Metodologi Penelitian Teknik Pengumpulan Data Jenis dan Sumber Data Metode Analisis Data Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perundang-undangan Sekilas Perusahaan Visi, Misi dan Sasaran Perusahaan Visi Misi Sasaran Struktur Organisasi Job Description Produk dan Jasa Personal Korporat Kebijakan BAB IV : PEMBAHASAN Pengelolaan Dana Kas Kecil... 28

10 4.2 Deskripsi Kegiatan Dana Kas Kecil Pencatatan Dana Kas Kecil Sistem Imprest Sistem Fluktuasi BAB V : PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

11 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Kas merupakan pos yang paling aktif di dalam laporan keuangan dan sebagian besar transaksi dalam suatu perusahaan berkaitan dengan kas. Unsurunsur kas adalah semua mata uang baik kertas maupun logam, mata uang dalam negeri maupun luar negeri. Selain mata uang termasuk juga dalam golongan kas beberapa surat-surat berharga yang mempunyai sifat-sifat seperti mata uang. Sumber kas suatu perusahaan dapat berasal dari penjualan baik tunai maupun secara kredit, pinjaman maupun bantuan secara cuma-cuma. Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, transaksi pengeluaran kas perusahaan terjadi dalam jumlah besar maupun kecil. Dalam hal ini untuk melakukan pembayaran dalam jumlah besar perusahaan menggunakan cek bank sedangkan untuk pembayaran yang jumlahnya relatif kecil dan dipergunakan untuk mendanai transaksi rutin maka perusahaan mengambil kebijaksanaan mengalokasikan sejumlah dana untuk membentuk dana khusus dengan jumlah yang relatif kecil dan disebut dengan kas kecil (petty cash). Dana yang ditentukan dalam kas kecil harus ditetapkan melalui keputusan manajemen dan tidak boleh melebihi ketentuan tersebut. Pada saat perusahaan mengambil keputusan untuk membentuk kas kecil, maka perusahaan menyisihkan sejumlah dana untuk kas kecil, sebesar jumlah tertentu yang ditetapkan oleh

12 manajemen. Jumlah dana kas kecil dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan skala operasional perusahaan (biasanya antara Rp ,- sampai dengan Rp ,-). Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki peranan yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil yang rutin terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Untuk itu, perusahan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, maka akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat. Layaknya pada setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan juga memiliki kegiatan operasional yang mengakibatkan pengeluaran kas dalam jumlah kecil. Berdasarkan latar belakang yang telah penulis paparkan diatas, penulis tertarik untuk melakukan sebuah penelitian dengan judul PENGELOLAAN DAN PENCATATAN DANA KAS KECIL PADA PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan

13 1.2 Rumusan Masalah Adapun yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian yang penulis lakukan adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana kebijakan PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan dalam pengelolaan dana kas kecil. 2. Bagaimana pencatatan dana kas kecil dengan menggunakan metode imprest yang digunakan PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan dalam pengelolaan dana kas kecil. 3. Bagaimana jika pencatatan dana kas kecil di PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan menggunakan sistem pencatatan metode fluktuasi. 1.3 Batasan Masalah 1. Batasan Data Data yang akan penulis gunakan dalam melakukan penelitian ini adalah data selama pengisian kembali dana kas kecil dengan menggunakan sistem pencatatan metode imprest dan fluktuasi. 2. Batasan Lapangan Perusahaan yang diteliti adalah PT TELKOM INDONESIA, Tbk KANDATEL RIAU KEPULAUAN yang beralamat di Jalan Jaksa Agung. R. Suprapto, Batam 29422, Telepon (0778) , Faksimili (0778)

14 1.4 Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan penulis dalam melakukan penelitian adalah: 1. Untuk mengetahui kebijakan perusahaan dalam pengelolaan dana kas kecil yang dilakukan PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan. 2. Untuk mengetahui pengelolaan dan pencatatan metode sistem pencatatan dana kas kecil dengan menggunakan metode imprest pada PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan. 3. Untuk mengetahui pengelolaan dan pencatatan metode sistem pencatatan dana kas kecil jika menggunakan metode fluktuasi pada PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan. 1.5 Manfaat Penelitian Dari penelitian ini diharapkan akan diperoleh hasil yang dapat bermanfaat bagi pihak-pihak sebagai berikut: 1. Bagi perusahaan, dapat menjadi referensi dalam pengelolaan dana kas kecil dengan menggunakan metode pencatatan sistem imprest dan sistem fluktuasi. 2. Bagi penulis, mengetahui bagaimana pengelolaan dana kas kecil dan metode pencatatan yang diterapkan PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan. 3. Dapat menjadi referensi bagi para pembaca khususnya mengenai pengelolaan dan sistem pencatatan dana kas kecil dengan menggunakan metode imprest dan metode fluktuasi.

15 1.6 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Dalam bab ini penulis menguraikan teori mengenai kas kecil antara lain pengertian kas, pengertian kas kecil, sistem pencatatan, deskripsi kegiatan dari kedua metode yaitu imprest dan fluktuasi. BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Dalam bab ini berisikan teknik pengumpulan data, jenis dan sumber data, metode analisis, sejarah perusahaan, visi, misi dan sasaran perusahaan, struktur organisasi, job description, produk dan jasa perusahaan, kebijakan perusahaan mengenai dana kas kecil. BAB IV PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis menguraikan mengenai pengelolaan kas kecil, deskripsi kegiatan kas kecil perusahaan, perbandingan dengan menggunakan dua metode yakni imprest dan fluktuasi. BAB V PENUTUP Merupakan bab terakhir yang akan berisi kesimpulan dan saran yang diperoleh dari hasil perbandingan dari penggunaan metode dana kas kecil imprest dan fluktuasi.

16 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Kas Halim (2001) mendefiniskan kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kualifikasi atau kriteria kas adalah: 1. Merupakan alat pembayaran yang sah. 2. Tidak dibatasi penggunaannya, artinya perusahaan dapat menggunakannya tanpa pembatasan. 3. Diterima sebesar nilai nominalnya. Sedangkan yang termasuk di dalam kriteria kas menurut Halim (2001), adalah: 1. Uang tunai 2. Cek yang diterima perusahaan 3. Saldo rekening giro 4. Pos wesel Menurut Ardiyos (2006) pengertian kas atau uang tunai (cash) dapat diartikan menjadi 2 (dua) yaitu: 1. Suatu alat tukar yang dapat diterima oleh bank menurut nilai nominalnya. 2. Suatu alat ukur dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Kas diterima oleh masyarakat umum dan digunakan untuk mengadakan transaksi-transaksi yang termasuk kas menurut pengertian akuntansi adalah uang

17 kertas, uang logam, check yang belum disetorkan simpanan dalam bentuk giro dan bilyet, travellers checks, cashier s check, bank draft, money order dan semua instrumen yang diterima setoran oleh bank dengan nilai nominal. Kas merupakan aktiva paling lancar dan memiliki saldo debit. Sedangkan menurut PSAK No.2 Laporan Arus Kas mengenai kas dan setara kas. Kas terdiri atas saldo kas (cash on hand) dan rekening giro dan setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan. Menurut Kieso dan Weygant (1995) mengenai kas, harta yang paling likuid, adalah media pertukaran baku dan dasar bagi pengukuran dan akuntansi untuk semua pos lainnya. Kas terdiri dari uang logam, uang kertas dan dana yang tersedia dalam deposito di bank. Instrumen- instrumen yang dapat dinegosiasikan seperti pos wesel, cek yang disahkan, cek kasir, cek pribadi, dan wesel bank juga dipandang sebagai kas. Definisi lain mengenai kas adalah harta tunggal yang segera dapat dikonversikan menjadi jenis harta lain. 2.2 Pengertian Kas Kecil Sebagaimana diketahui hampir semua perusahaan melakukan pengeluaran kas yang jumlah rupiahnya relatif kecil, seperti pengeluaran kas untuk biaya pos, telegram, pembelian jenis-jenis perlengkapan tertentu, perjalanan dinas dan sebagainya. Jika pengeluaran untuk hal-hal tersebut dilakukan dengan cek, maka jumlah lembar cek yang dibuat untuk pengeluaran-pengeluaran kecil semacam itu

18 akan banyak sekali. Hal ini selain menyebabkan pemborosan waktu, juga mahal. Oleh karena itu, agar perusahaan tidak perlu menarik cek untuk setiap pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil, maka perusahaan perlu membentuk suatu kas kecil yang disediakan khusus itu. Mengenai kas kecil dijelaskan oleh Ardiyos (2006) kas kecil (petty cash) adalah sejumlah uang tunai atau kas yang disediakan untuk melayani pembayaran keperluan perusahaan yang rutin dan meliputi jumlah yang relatif kecil. Misalnya pembelian materai, perangko, kertas, alat tulis menulis, dan lain-lain. Kas kecil merupakan perkiraan aktiva lancar (current asset) dan lazimnya bersaldo debit. Dana kas kecil (petty cash fund) adalah dana dalam bentuk uang kas yang disediakan perusahaan untuk membayar keperluan rutin dan meliputi jumlah yang relatif kecil. Menurut Kieso dan Weygant (1995) dana kas kecil termasuk dalam harta lancar sebagai kas karena dana ini digunakan untuk memenuhi kewajiban beban operasi jangka pendek dan melikuidasikan kewajiban lancar. Sedangkan menurut Baridwan (2001) kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan menggunakan cek. Menurut Gade (2005) kas kecil dibentuk untuk menyediakan dana bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar melalui cek.

19 2.3 Sistem Pencatatan Dana Kas Kecil Pembayaran kas yang harus segera dilaksanakan dan dalam jumlah relatif kecil dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil. Terdapat dua metode untuk mengelola kas kecil, yaitu metode dana tetap (imprest) dan metode dana berfluktuasi. Menurut Ardiyos (2006) metode fluktuasi (fluctuating method) adalah metode yang menetapkan kas kecil (petty cash) tidak dalam jumlah yang selalu tetap melainkan memberi kemungkinan berubah-ubah (berfluktuasi). Dengan demikian pengisian dari kas besar ke kas kecil dilakukan sewaktu-waktu saat dana kas kecil (petty cash) dirasakan menipis. Menurut artikel yang ditulis oleh Prasetyorini (2002) dana tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang menentukan besarnya rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum digunakan di perusahaan. Dalam sistem ini jumlah uang yang dikelola oleh pemegang kas kecil tetap dari waktu ke waktu. Sistem dana tidak tetap (fluctuating fund system) yaitu sistem yang tidak menetapkan besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi) sesuai dengan transaksi yang terjadi. Sedangkan menurut Nasution (2004), metode dana tetap (imprest fund method) ialah dengan menyediakan sejumlah uang tunai yang ditaksir dapat membayar semua pengeluaran perusahaan yang nilainya dianggap kecil untuk setiap periode tertentu dan metode dana tidak tetap (fluctuating fund method) ialah dengan menyediakan sejumlah uang tunai dalam jumlah tidak tetap yang tergantung kepada besarnya pengeluaran perusahaan yang nilainya dianggap dan diduga akan terjadi untuk periode tertentu.

20 Pendapat lainnya mengenai sistem imprest juga tidak jauh berbeda yakni dinyatakan oleh putra (2007) sistem imprest adalah dengan menyediakan sejumlah uang tunai yang ditaksir dapat membayar semua pengeluaran perusahaan yang nilainya dianggap kecil untuk setiap periode tertentu. Sedangkan menurut Baridwan (2001), sistem imprest adalah pencatatan terhadap pengeluaranpengeluaran kas kecil yang kemudian baru akan dilakukan pada saat pengisian kembali. Dikatakan oleh Kieso dan Weygant (1995) mengenai sistem imprest adalah metode sederhana untuk mendapatkan pengendalian yang baik, sekaligus mematuhi aturan pengeluaran cek. Mengenai sistem pencatatan dana kas kecil dijelaskan oleh Halim (2001) sistem dana berfluktuasi adalah jumlah dana kas kecil berubah-ubah, setiap terjadi pengeluaran harus dicatat atau dijurnal sedangkan sistem dana tetap atau yang lebih dikenal dengan sistem imprest adalah jumlah dana kas kecil tetap jumlahnya sepanjang tidak ada perubahan kebijaksanaan. Pencatatan hanya dilakukan bila dilakukan pengisian kembali dana kas kecil. Pada akhir periode bila tidak saat pengisian maka dibuat jurnal penyesuaian dan pada awal tahun dibuat jurnal pembalikan (re-adjusment). Pendapat lain mengenai sistem pencatatan kas kecil dijelaskan oleh Gade (2005) pada sistem imprest jumlah dana kas kecil selalu tetap, sesuai dengan cek yang telah diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Sedangkan sistem fluktuasi, Gade (2005) mendefinisikan bahwa sistem fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti pada sistem imprest. Perbedaannya adalah bahwa dalam sistem fluktuasi saldo perkiraan kas

21 kecil tidak tetap karena berfluktuasi sesuai dengan pengisian kembali dan pengeluaran kas kecil 2.4 Deskripsi Kegiatan Sistem Dana Kas Kecil Sistem Imprest Menurut Mulyadi (2001) dalam sistem imprest, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut: 1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi. 2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil. 3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan, yaitu dengan secara periodik atau mendadak menghitung dana kas kecil. Jumlah uang yang ditambah atas permintaaan pengeluaran kas kecil yang belum dilakukan pertanggungjawaban dan bukti

22 pengeluaran dana kas kecil harus sama dengan saldo rekening dana kas kecil yang tercantum dalam buku besar. Bekerjanya metode dana tetap menurut Sugiri (2005), dana kas kecil mulamula dibentuk dengan cara menguangkan cek dengan jumlah tertentu, misalnya Rp ,- untuk satu periode, misalnya 2 (dua) minggu. Uang tunai dari bank ini kemudian diserahkan ke kasir dana kas kecil untuk disimpan dalm kotak atau laci dana kas kecil. Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang untuk itu, misalnya atasan dari pihak yang membutuhkan. Dengan persetujuan tersebut, kasir dana kas kecil mengeluarkan dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran yang ditantandatangani oleh pihak yang menerima kas kecil. Semua bukti pengeluaran disimpan oleh kasir kas kecil di kotak atau laci dana kas kecil. Pada saat jumlah kas yang tersisa tinggal sedikit atau telah habis periodenya, maka dilakukan pengisian dana kas kecil dengan cara mengeluarkan cek sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan, pengeluaran cek untuk mengisi kembali dana kas kecil harus dengan persetujuan pejabat yang berwenang. Menurut Kieso dan Weygant (1995) dalam penyelenggaraan dengan sistem imprest dilakukan sebagi berikut: 1. Seseorang ditunjuk sebagai pengawas kas kecil dan mendapat sejumlah kecil uang untuk melakukan pembayaran yang kecil. 4. Pada waktu pengeluaran dilakukan, pengawas kas kecil memperoleh tanda terima yang ditandatangani dari setiap orang yang menerima pembayaran kas tersebut. Jika mungkin, bukti pengeluaran harus dilekatkan pada tanda terima

23 kas kecil. (Transaksi kas kecil tidak dicatat sampai dana itu diisi kembali dan kemudian ayat jurnal tersebut dicatat oleh orang yang bukan pengawas kas kecil). 5. Apabila persediaan kas menipis, pengawas melakukan permintaan kepada kasir umum untuk pengisian kembali yang didukung oleh tanda terima kas kecil dan bukti pengeluaran lain. Pengawas menerima sebuah cek perusahaan untuk mengisi kembali dana tersebut. 4. Apabila diputuskan bahwa jumlah kas dalam dana kas kecil terlalu besar, dapat dibuat suatu penyesuaian (menurunkan saldo dana dari $300 menjadi $250). Penggunaan sistem dana imprest menurut Halim (2001) dapat dilihat pada tabel 2.1 dan 2.2 dibawah ini: Tabel 2.1: Pembentukan Dana Kas Kecil Tgl Keterangan Debit Kredit Kas Kecil xxx Kas (di bank) xxx Sumber: Halim Pada saat pembayaran dengan kas kecil Tidak ada jurnal

24 Tabel 2.2: Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Tgl Keterangan Debit Kredit Biaya 1 Biaya 2 Biaya 3 xxx xxx xxx Kas (di bank) xxx Sumber: Halim Sistem Fluktuasi Menurut Mulyadi (2001) dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut: 1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. 2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi. 3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. Sedangkan untuk metode dana berfluktuasi bekerjanya sistem ini menurut Sugiri (2005) sebagai berikut, mula-mula dana kas kecil dibentuk dengan mengeluarkan cek sejumlah tertentu, misalnya Rp ,-. Uang tunai ini kemudian diserahkan ke kasir dana kas kecil. Berbeda dari metode dana tetap, metode dana berfluktuasi mengisi kembali dana kas kecil atas permintaan kasir kas kecil. Pengisian kembali tidak ditetapkan untuk periode tertentu, dan

25 jumlahnya tidak harus sesuai dengan jumlah yang telah dikeluarkan. Jadi, jumlah dana kas kecil berubah-ubah dan pada akhir periode metode ini tidak mengharuskan pengisian kembali dan jurnal penyesuaian sebab setiap pengeluaran segera dicatat dalam buku jurnal. Pendapat lain mengenai penyelenggaraan sistem dana fluktuasi menurut Halim (2001) dapat dilihat pada jurnal di tabel 2.3, 2.4 dan 2.5 berikut ini: Tabel 2.3: Pembentukan Dana Kas Kecil Tgl Keterangan Debit Kredit Kas Kecil xxx Kas (di bank) xxx Sumber: Halim 2001 Tabel 2.4: Pembayaran Dengan Dana Kas Kecil Tgl Keterangan Debit Kredit Biaya xxx Kas Kecil xxx Sumber: Halim 2001 Tabel 2.5: Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Tgl Keterangan Debit Kredit Kas Kecil xxx Kas (di bank) xxx Sumber: Halim 2001

26 BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Metodologi Penelitian Teknik Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini, adalah: 1. Wawancara Wawancara yaitu cara untuk mengumpulkan data dengan mengajukan pertanyaan langsung kepada informan atau seorang autoritas (seorang ahli yang berwenang dalam suatu masalah) Keraf (2001). Wawancara dilakukan dengan metode wawancara personel yakni dengan mewawancarai langsung kepada karyawan yang ada di perusahaan khususnya pada bagian cash dan bank dinas finance service dan bagian terkait lainnya yang menunjang penelitian ini. 2. Observasi Observasi adalah suatu pengamatan langsung suatu objek yang akan diteliti dalam waktu singkat dan bertujuan untuk mendapat gambaran mengenai objek penelitian Keraf (2001). Objek yang diteliti adalah transaksi keuangan yang tergolong dalam pengeluaran dana kas kecil yang terjadi dalam perusahaan.

27 3.1.2 Jenis dan Sumber Data Dalam mendukung penelitian ini dibutuhkan 2 (dua) jenis data, yaitu: 1. Data Primer Data primer adalah data yang diperoleh dari data yang diperoleh langsung dari sumber, diamati dan dicatat untuk pertama kalinya (Marzuki, 2002). Informasi data dalam penelitian ini merupakan hasil wawancara dan observasi langsung yakni dengan melihat bukti transaksi keuangan dana kas kecil yang ada di perusahaan. 2. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri pengumpulannya oleh peneliti, sehingga data sekunder telah melewati satu atau lebih pihak yang bukan peneliti (Marzuki, 2002). Dalam hal ini data yang diperoleh melalui referensi buku-buku terkait dengan penelitian ini yang terdapat diperpustakaan Politeknik Batam Metode Analisis Data Dalam melakukan analisis terhadap data yang dikumpulkan, penulis menggunakan metode analisis deskriptif, menurut Travers (dalam buku Husein yang berjudul Riset Akuntansi) metode deskriptif bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada saat penelitian dilakukan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu. Penulis memilih untuk menggunakan metode deskriptif karena melalui penelitian ini penulis hanya sebatas menggambarkan pengelolaan dan pencatatan dengan menggunakan sistem

28 imprest dan fluktuasi atas kegiatan perusahaan yang terjadi dan tergolong ke dalam pengeluaran dana kas kecil. 3.2 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perundang-undangan PT TELKOM INDONESIA, Tbk Perusahaan Umum Telekomunikasi (PERUMTEL) adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa telekomunikasi untuk umum dalam negeri. Pada awalnya bernama POST EN TELEGRAAFDIENST yang didirikan pada tahun 1884 dengan Staatblad No 52, kemudian pada tahun 1906 dirubah menjadi POST, TELEGRAAF EN TELEFOONDIENST (PTT) dengan Staatsblad No. 395 dan sejak itu disebut PTT-Dients. Tahun 1931 ditetapkan sebagai Perusahaan Negara berdasarkan I.B.W. Selanjutnya pada tahun 1960 pemerintah mengeluarkan peraturan pemerintah pengganti undang-undang No. 19 tahun 1960, tentang persyaratan sebuah Perusahaan Negara (PN) dengan PERPU No. 240 tahun 1961 berubah menjadi PN POS dan TELEKOMUNIKASI. Lapangan usaha PN POS dan TELEKOMUNIKASI ternyata berkembang dengan pesat, maka pada tahun 1965 pemerintah mengadakan peninjauan kembali. Hasilnya berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) No. 29 dan 30 tahun 1965 terjadi pemecahan menjadi: P.N.POS dan TELEKOMUNIKASI. Selanjutnya mulai tanggal 28 April 1970 berdasarkan SK mentri perhubungan No.129/U/1970 PN TELEKOMUNIKASI berubah menjadi perusahaan umum telekomunikasi yang disingkat dengan PERUMTEL.

29 Keberadaan PERUMTEL dikukuhkan dengan peraturan pemerintah No 36 tahun 1974 yang menetapkan sebagai pengelola telekomunikasi untuk umum dalam negeri dan luar negeri. Pada akhir tahun 1980, Pemerintah mengambil kebijaksanaan dengan membeli seluruh saham PT INDOSAT sebuah perusahaan swasta yang didirikan dalam rangka penanaman modal asing yang kemudian diubah statusnya menjadi BUMN berbentuk PERSERO. Pernyataan modal negara Republik Indonesia dalam saham PT INDOSAT tersebut dituangkan dalam peraturan pemerintah No. 52 tahun Selanjutnya untuk lebih meningkatkan pelayanan jasa telekomunikasi untuk umum, maka dengan peraturan pemerintah No. 53 tahun 1980 diadakan perubahan atas peraturan pemerintah No. 22 tahun 1974, yakni dengan menetapkan PERUMTEL sebagai badan usaha yang diberi wewenang untuk menyelenggarakan telekomunikasi dalam negeri dan PT INDOSAT sebagai badan usaha yang diberi wewenang menyelenggarakan telekomunikasi untuk umum internasional. Peraturan pemerintah No. 39 tahun 1974 tentang PERUMTEL juga diubah yang dituangkan dalam peraturan pemerintah No. 54 tahun Sehubungan dengan diundangkannya peraturan pemerintah No. 3 tahun 1983 tentang tata cara pembinaan dan pengawasan PERJAN, PERUM dan PERSERO, diterbitkan Peraturan Pemerintah No. 21 tahun 1984 tentang PERUMTEL sebagai pengganti dari Peraturan Pemerintah No. 36 tahun Peraturan pemerintah No. 54 tahun Satu hal yang sangat menggembirakan dalam sejarah perundang-undangan ini adalah ditetapkannya undang-undang No.

30 3 tahun 1989 tentang telekomunikasi, yang memberikan angin segar dalam pengembangan dan pembangunan pertelekomunikasian di Indonesia. Mengingat perkembangan demikian pesat ditambah dengan pola manajemen yang lebih terbuka, pemerintah melalui peraturan pemerintah No. 25 tahun 1991 tanggal 01 Mei 1991 menetapkan pengalihan bentuk perusahaan umum (PERUM) telekomunikasi menjadi perusahaan perseroan (Persero). Peralihan bentuk perusahaan tersebut ditandai dengan penandatanganan Akte Pendirian Perusahaan Perseroan (Persero) PT Telekomunikasi Indonesia oleh Notaris Imas Fatimah, SH bersama-sama dengan Menparpostel Soesilo Sudarman yang bertindak selaku kuasa dari mentri keuangan sebagai pemegang saham, hari Selasa tanggal 24 September 1991 jam WIB di Depparpostel, Jl. Kebon Sirih 36 Jakarta Pusat Sekilas PT TELKOM INDONESIA, Tbk PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (TELKOM) merupakan perusahaan penyelenggara informasi dan telekomunikasi (InfoComm) serta penyedia jasa dan jaringan telekomunikasi secara lengkap (full service and network provider) yang terbesar di Indonesia. TELKOM (yang selanjutnya disebut juga Perseroan atau Perusahaan) menyediakan jasa telepon tidak bergerak kabel (fixed wire line), jasa telepon tidak bergerak nirkabel (fixed wireless), jasa telepon bergerak (cellular), data & internet dan network & interkoneksi baik secara langsung maupun melalui perusahaan asosiasi. Sampai dengan 31 Desember 2006 jumlah pelanggan TELKOM sebanyak 48,5 juta pelanggan yang terdiri dari pelanggan telepon tidak

31 bergerak kabel sejumlah 8,7 juta, pelanggan telepon tidak bergerak nirkabel sejumlah 4,2 juta pelanggan dan 35,6 juta pelanggan jasa telepon bergerak. Pertumbuhan jumlah pelanggan TELKOM di tahun 2006 sebanyak 30,73% telah mendorong kenaikan Pendapatan Usaha TELKOM dalam tahun 2006 sebesar 23% dibanding tahun Sejalan dengan visi TELKOM untuk menjadi perusahaan InfoComm terkemuka di kawasan regional serta mewujudkan TELKOM Goal 3010 maka berbagai upaya telah dilakukan TELKOM untuk tetap unggul dan leading pada seluruh produk dan layanan. Hasil upaya tersebut tercermin dari market share produk dan layanan yang unggul di antara para pemain telekomunikasi. Selama tahun 2006 TELKOM telah menerima beberapa penghargaan baik dari dalam maupun luar negeri, di antaranya The Best Value Creator, The Best of Performance Excellence Achievement, Asia s Best Companies 2006 Award dari Majalah Finance Asia. Saham TELKOM per 31 Desember 2006 dimiliki oleh pemerintah Indonesia (51,19%) dan pemegang saham publik (48,81%), yang terdiri dari investor asing (45,54%) dan investor lokal (3,27%). Sementara itu harga saham TELKOM di Bursa Efek Jakarta selama tahun 2006 telah meningkat sebesar 71,2% dari tahun 2005 sebesar Rp 5.900,- menjadi Rp ,-. Kapitalisasi pasar saham TELKOM pada akhir 2006 sebesar USD 22,6 miliar. Dengan pencapaian dan pengakuan yang diperoleh TELKOM, penguasaan pasar untuk setiap portofolio bisnisnya, kuatnya kinerja keuangan, serta potensi pertumbuhannya di masa mendatang, saat ini TELKOM menjadi model korporasi terbaik Indonesia.

32 3.2.3 Visi, Misi, dan Sasaran PT TELKOM INDONESIA, Tbk Visi PT TELKOM INDONESIA, Tbk Menjadi perusahaan InfoComm terkemuka di kawasan regional Misi PT TELKOM INDONESIA, Tbk 1. Memberikan pelayanan terbaik, berupa kemudahan, produk dan jaringan berkualitas, dengan harga kompetitif. 2. PT TELKOM INDONESIA, Tbk akan mengelola bisnis melalui praktikpraktik terbaik dengan mengoptimalisasikan sumber daya manusia yang unggul, penggunaan teknologi yang kompetitif, serta membangun kemitraan yang saling menguntungkan dan saling mendukung secara sinergis Sasaran PT TELKOM INDONESIA, Tbk PT TELKOM INDONESIA, Tbk telah menetapkan tiga sasaran strategis yaitu: 1. Upaya untuk mempertahankan tingkat pertumbuhan dan marjin laba yang berkelanjutan. 2. Upaya untuk menciptakan nilai tambah (value creation) bagi segenap stakeholder. 3. Upaya untuk mencapai kualitas unggul (quality excellence) dari segi produk dan layanan.

33 3.2.4 Stuktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi di PT TELKOM INDONESIA, Tbk untuk Kandatel Riau Kepulauan adalah sebagai berikut: % #&' &' ( ) #* $ " +( ( " # $ %!" #$!! % & ( ' )* $( ( +,-- Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan

34 3.2.5 Job Description 1. General manager datel bertanggung jawab atas tercapainya tujuan bisnis yang diselenggarakan melalui operasi kandatel diwilayah geografisnya. 2. Deputy bertugas untuk membantu general manager kandatel dalam efektivitas dan kelancaran penyelenggaraan operasinya. 3. Kandatel secretary bertanggung jawab atas kelancaran dan efektivitas dukungan bagi kegiatan-kegiatan perkantoran dan protokoler pada kandatel. 4. Manager business bertanggung jawab atas penyiapan rencana operasi kandatel, penyedia guideline operasi serta monitoring, evaluasi dan peningkatan performasi. 5. Manager access network maintenance bertanggung jawab atas terjaganya kondisi kesiapan operasi access network. 6. Manager access operational bertanggung jawab atas berfungsinya secara effective access network dalam memenuhi layanan jasa kepada customer. 7. Manager customer care bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas layanan kepada customer. 8. Manager fixed phone sales bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas sale untuk produk fixed phone (wireless dan wireline). 9. Manager sales data & vas bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas sale untuk produk data dan value added service. 10. Manager general support bertanggung jawab atas efektivitas penyelenggaraan fungsi general support pada lingkup wilayah kandatel, sehingga kebutuhan

35 fasilitas kandatel dapat terpenuhi dan dilaksanakan dengan lancar, serta dilaksanakan secara efisien dan dengan administrasi yang tertib. Pada 6 Januari 2006 terjadi perubahan struktur organisasi sesuai dengan keputusan direksi Nomor: KD.02/PS150/CTG-10/2006 yang mana untuk dinas keuangan yang ada dirubah menjadi finance service area Riau Kepulauan yang terpusat langsung ke corporate tepatnya berlokasi di Bandung. Untuk kegiatan operasionalnya finance service area Riau Kepulauan membawahi RO (Representative Operation) agar tidak terjadi penyalahgunaan wewenang dalam pengelolaan keuangan dan lebih bersifat independent. Finance service untuk kandatel Riau Kepulauan memiliki 6 (enam) orang karyawan yang terdiri dari: 1. Asisten manajer finance service yang bertugas mengontrol dan memberikan otorisasi atas kegiatan yang terjadi di finance service dan mengambil keputusan mengenai layak atau tidaknya transaksi keuangan tersebut dimasukkan ke dalam akun yang telah ditentukan. 2. Officer cash & bank, di finance service ini memiliki 2 (dua) orang karyawan yang mana masing-masing officer memiliki tugas yang berbeda. officer-2 cash & bank menangani pendapatan perusahaan sedangkan officer-3 cash & bank menangani pengeluaran kas perusahaan. 3. Officer verification & tax, di finance service juga memiliki 2 (dua) orang karyawan yakni officer-2 verification & tax bertugas menangani verifikasi dokumen-dokumen pertanggungan keuangan yang terjadi sedangkan officer-3 verification & tax menangani perpajakan yang terkait dengan transaksi-

36 transaksi keuangan yang terjadi dan semua yang berhubungan dengan perpajakan Produk dan Jasa Perusahaan Personal 1. Telepon (Fixed Line) TELKOM SLI TELKOM Lokal TELKOM SLJJ TELKOMGlobal Flexi (Fixed Wireless) Flexi Classy Flexi Home Flexi Trendy 3. Internet TELKOMNet Instan (Dial-up service Fixed Line) TELKOMNet Flexi up to 64 kbps (Dial-up service Wireless) Speedy (Dedicated Service) 4. Content and Application I-VAS Ventus 5. Public Phone TELKOM Coin

37 Warung TELKOM Korporat 1. Telepon (Fixed Line) TELKOM Free (0.800) TELKOM SLI TELKOM Lokal TELKOM SLJJ TELKOM Teleconfrence TELKOM Unicall ( Flexi (Flexi Wireless) Flexi Classy Flexi Combo Flexi Home Flexi Trendy 3. Data dan Internet e-business (i-deal) e-business (i-manage) e-business (i-settle) e-business (i-xchange) e-business (TELKOMWeb Kiostron) e-business (TELKOMPlazatron)

38 3.2.7 Kebijakan Perusahaan Adapun kebijakan perusahaan dalam hal ini adalah PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan mengenai dana kas kecil sebagai berikut kas kecil yang ditentukan harus sesuai dengan NOA (Nature Of Account) dalam artian anggaran yang telah direncanakan pada tahun sebelumnya untuk pelaksanaan ditahun berjalan harus sesuai, apabila terjadi ketidaksesuaian seperti kekurangan dana dari pengeluaran kas kecil maka user dalam hal ini adalah pemegang kas kecil akan membuat NoDin (Nota Dinas) atau ABT (Anggaran Biaya Tambahan) kepada senior manager masing-masing dinas yang terpusat di divisi Medan. Sistem dana kas kecil yang digunakan pada PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan adalah metode impest atau biasa disebut impest fund. Jumlah dana yang dialokasikan untuk kegiatan operasional perusahaan telah ditentukan sesuai anggaran yang ditetapkan pada 1 (satu) periode yakni 3 (tiga) bulan. Adapun kegiatan atau belanja operasional tersebut adalah sebagai berikut: 1. Alat Tulis Menulis (ATM) 2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) 3. Kegiatan operasional perusahaan yang bersifat mendesak

39 BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Pengelolaan Dana Kas Kecil Pada PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan metode yang digunakan dalam melakukan pengelolaan dan pencatatan dana kas kecil adalah imprest fund, yaitu sejumlah dana tertentu yang dipisahkan dari kas besar perusahaan dengan tujuan untuk membiayai pengeluaran eksploitasi dan investasi di suatu unit kerja yang besarnya belum dapat ditentukan dengan pasti, jumlah imprest fund adalah tetap dalam satu periode. Dana kas kecil yang ada pada PT TELKOM INDONESIA, Tbk Kandatel Riau Kepulauan adalah dana kas kecil per project, jadi untuk setiap kegiatan operasional perusahaan yang dibiayai dengan menggunakan imprest fund memiliki mata anggaran tersendiri per periodenya dimana 1 periode adalah 3 (tiga) bulan. Adapun contoh kegiatan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Alat Tulis Menulis (ATM) Dana yang disediakan untuk pembelian ATM ini adalah sebesar Rp ,- dan contoh dari kegiatan yang tergolong dalam pembelian ATM adalah pembelian tinta printer, caidor file, kertas HVS, alat tulis kantor, materai, staples, stamp, spanduk workshop, white board magnet. 2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Contoh dari kegiatan ini adalah perintah untuk mengikuti kegiatan operasional dan pelatihan dari pejabat yang berwenang dari masing-masing dinas

40 kepada staff yang ditunjuk ke suatu kota tertentu, kegiatan ini bersifat online jadi SPPD yang bersangkutan telah disetujui oleh asisten manajer unit terkait kemudian diapprove oleh manajer keuangan untuk dapat dicairkan dana yang telah disetujui untuk SPPD tersebut kepada manajer perbendaharaan yang kemudian ditransfer ke pemegang kas kecil. 3. Kegiatan operasional perusahaan yang bersifat mendesak Adapun contoh dari kegiatan ini yaitu pembelian nasi kotak, makan siang, air mineral, snack, yang semuanya digunakan untuk kegiatan rapat dan dana yang disediakan untuk kegiatan ini sebesar Rp ,-. Kegiatan yang tersebut diatas adalah kegiatan yang menunjang berlangsungnya suatu pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan di dalam perusahaan, untuk itu dana kas kecil sangat membantu dalam pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil dan bersifat mendesak. Pengelola imprest fund adalah personil yang ditunjuk oleh pejabat berwenang dan bertanggung jawab untuk mengelola dana imprest fund di unit kerja tersebut. Imprest fund terdiri atas sub prosedur: 1) Pengajuan & persetujuan imprest fund 2) Pendistribusian kas 3) Pengeluaran kas diawali bukti transaksi 4) Penyiapan dokumen pertanggungan untuk pengisian ulang imprest fund

41 4.2 Deskripsi Kegiatan Dana Kas Kecil Perusahaan Perusahaan melakukan pengelolaan dan pencatatan dana kas kecil seperti berikut ini: 1. Pengajuan & persetujuan Imprest Fund, perusahaan melakukan pembentukan dana kas kecil dengan melakukan pengajuan dan persetujuan imprest fund terlebih dahulu dengan penyelenggaraan seperti berikut: - Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) - Officer Pusat pertanggungjawaban membuat surat pengajuan usulan pemegang imprest fund dan besaran imprest fund. - Senior officer kas dan bank: menerima surat pengajuan usulan pemegang imprest fund dan besaran imprest fund. Memvalidasi keabsahan surat pengajuan usulan pemegang imprest fund dan besaran imprest fund kemudian mengevaluasi personil yang diusulkan sebagai pemegang imprest fund dan jumlah pengajuan imprest fund dibandingkan dengan realisasi historis pemakaian imprest fund selama 3 (tiga) bulan terakhir dan RKAP serta membuat draft surat keputusan Divisi Regional Sumatera (DIVRE) yang bertempat di Medan. - Surat keputusan Divisi Regional Sumatera (DIVRE) didistribusikan ke masing-masing pertanggungjawab dan ke pro SIMTEL/SAP (Sistem Informasi Manajemen Telekomunikasi/ System Application and Product). SIMTEL/SAP adalah suatu sistem aplikasi berbasis SAP yang mengintegrasikan semua modul dalam proses administrasi dan transaksi finalisasi.

42 2. Pendistribusian kas, penyelenggaraan untuk melakukan kegiatan ini adalah sebagai berikut: - Officer SAP fungsional master data menerima mendistribusikan Surat Keputusan DIVRE dari bidang keuangan perbendaharaan kemudian memvalidasi keabsahannya. - Master file vendor pemegang imprest fund sudah terregister di SAP. - Officer SAP Master data menginput atau update file vendor imprest fund dan mencetak laporan hasil input atau update vendor imprest fund. - Officer verifikasi perbendaharaan menginput besaran imprest fund sesuai dengan SK DIVRE kemudian memproses Surat Perintah Bayar (SPB) dengan menggunakan T Code 110 dan mencetaknya dengan menggunakan T Code ZSPB (Status 0) serta menandatanganinya. - Personil yang ditunjuk oleh pejabat sesuai dengan kewenangan menerima file SPB dan melakukan proses approval SPB yang kemudian akan dilakukan pembayaran melalui transfer antar rekening atau pengambilan secara tunai. - Jika melakukan pengambilan tunai maka officer kas dan bank menerima fisik SPB, memvalidasi keabsahan fisik SPB kemudian mengisi formulir pengambilan imprest fund. - Kemudian pemegang imprest fund menerima formulir pengambilan imprest fund menyerahkan form tersebut ke bank untuk mengambil uang imprest fund dan kemudian menerima dan menghitung secara fisik jumlah uang yang diterima dari bank.

43 - Jika pembayaran dilakukan melalui transfer antar rekening maka officer kas dan bank mengupdate status pembayaran SPB menjadi paid ( status 0) kemudian membuat dan mencetak perintah pembayaran berupa nota transfer pembayaran dan daftar transfer pembayaran untuk pengisian awal imprest fund. 3. Pengeluaran kas diawali bukti transaksi - Pengguna imprest fund dalam hal ini telah melakukan transaksi penggunaan imprest fund untuk kegiatan operasional perusahaan yang kemudian menyerahkan bukti transaksi tersebut kepada manajer pusat pertanggungjawaban. - Pemegang imprest fund menerima bukti transaksi kemudian memvalidasi keabsahan bukti transaksi tersebut dan melakukan penggantian uang berdasarkan bukti transaksi dan terakhir pemgang imprest fund mencatat penggantian uang di buku bantu imprest fund dan memparafnya bersamaan dengan penerima uang dan memberi cap PAID pada bukti transaksi. 4. Penyiapan dokumen pertanggungan untuk pengisian ulang imprest fund. Sebelum melakukan pengisian kembali dana kas kecil terlebih dahulu harus disiapkan dokumen-dokumen yang menunjang untuk dapat dilakukan pengisian ulang kembali sesuai dana yang tertera didalam dokumen tersebut.

44 4.3 Pencatatan Dana Kas Kecil Sistem Imprest Berikut ini adalah jurnal transaksi pengeluaran dana kas kecil perusahaan khususnya untuk kegiatan pembelian ATM (Alat Tulis Menulis) selama 1 (satu) periode. Tabel 4.1 Jurnal Pencatatan Dana Kas Kecil Pembelian ATM Metode Imprest 1. Pada Saat Pembentukan Dana Kas Kecil Tgl URAIAN Debit Kredit Jan 1 Kas Kecil Rp Kas di Bank Rp Pada Saat Terjadinya Transaksi Pengeluaran Dana Kas Kecil Tgl URAIAN Debit Kredit Tidak ada Jurnal Pada Saat Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Tgl URAIAN Debit Kredit Mar 31 Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp

45 Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp

46 Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp Biaya ATM Rp

47 Biaya ATM Rp Kas di Bank Rp Berikut ini adalah jurnal dari transaksi pengeluaran dana kas kecil perusahaan untuk kegiatan rapat yang terjadi selama 1 (satu) periode. Tabel 4.2 Jurnal Pencatatan Dana Kas Kecil Kegiatan Rapat Metode Imprest 1. Pada Saat Pembentukan Dana Kas Kecil Tgl URAIAN Debit Kredit Jan 1 Kas Kecil Rp Kas di Bank Rp Pada Saat Terjadinya Transaksi Pengeluaran Dana Kas Kecil Tgl URAIAN Debit Kredit Tidak ada Jurnal 3. Pada Saat Pengisian Kembali Dana Kas Kecil NO URAIAN Debit Kredit Mar 31 Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp

48 Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp 31,000 Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp

49 Biaya Rapat Rp Biaya Rapat Rp Kas di Bank Rp Sistem Fluktuasi Berikut ini adalah jurnal transaksi pengeluaran dana kas kecil untuk pembelian ATM (Alat Tulis Menulis) yang terjadi selama 1 (satu) periode. Tabel 4.3 Jurnal Pencatatan Dana Kas Kecil Kegiatan ATM Metode Fluktuasi 1. Pada Saat Pembentukan Dana Kas Kecil Tgl URAIAN Debit Kredit Jan 1 Kas Kecil Rp Kas di Bank Rp Pada Saat Terjadinya Transaksi Pengeluaran Dana Kas Kecil Tgl URAIAN Debit Kredit Jan 15 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Jan 18 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Jan 18 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Jan 23 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp

50 Feb 6 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Feb 6 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Feb 6 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Feb 6 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Feb 6 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Feb 6 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Feb 6 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Feb 6 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Feb 6 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Feb 6 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Feb 6 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp Feb 6 Biaya ATM Rp Kas Kecil Rp