ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG DAGANG BERBASIS KOMPUTER PADA CV. SANDI PUTRA SEMARANG

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG DAGANG BERBASIS KOMPUTER PADA CV. SANDI PUTRA SEMARANG Tri Wibowo Adi Saputro Program Studi Akuntansi S1. Fakultas Ekonomi &Bisnis Universitas Dian Nuswantoro Semarang URL: ABSTRACT At this time information system of inventory in CV Sandi Putra still use manual system. The use of manual system has some constrant of which have difficulty in knowing the inventory stock that are in a warehouse in updates and when the process of making the inventory report the employee should recheck and recalculate the inventory. As for the obstacles of overcome, the author designs the new inventory information system. The information system is designed by the programming language Visual Basic 6.0 and Microsoft Access 2007 as the database. From the research conducted, it produces a program that is able to process inventory data and an updates of inventory report. Application of inventory system can also find out all goods that go in or out without the existences of error in procutement process. Thus, this research can improve the efficiency and effectiveness in managing the inventory at CV. Sandi Putra. Keywords: Information Systems; Merchandise Inventory; Visual Basic 6.0; Microsoft Access 2007 ABSTRAK Sistem informasi persediaan barang pada CV Sandi Putra pada saat ini masih mengunakan sistem manual. penggunaan sistem manual ini memiliki beberapa kendala diantaranya mengalami kesulitan dalam mengetahui stok barang yang ada digudang secara uptodate dan pada saat proses pembuatan laporan persediaan harus mengecek dan menghitung ulang persediaan yang ada. Adapun untuk mengatasi kendala tersebut penulis melakukan perancangan sistem informasi persediaan yang baru. sistem informasi tersebut dirancang menggunakan bahasa pemrogramman Visual Basic 6.0 dan Microsoft Acces 2007 sebagai database. Dari penelitian yang telah dilakukan menghasilkan program yang dapat mengolah data persediaan dan memberikan laporan update persediaan. Aplikasi sistem persediaan juga dapat mengetahui semua barang yang masuk maupun keluar tanpa adanya kesalahan yang mengakibatkan proses penyediaan barang. Dengan demikian penelitian ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan persediaan pada CV Sandi Putra. Kata Kunci: Sistem Informasi; Persediaan barang dagang; Visual Basic 6.0; Microsoft Acces 2007.

2 PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan zaman, ilmu pengetahuan dan teknologi perkembangannya sangat pesat sekali, apalagi persebaran informasi ke penjuru dunia sekarang sangat cepat. Sejalan dengan perkembangannya permasalahan yang kita hadapi saat ini semakin kompleks khususnya pada kehidupan sehari-hari.dengan kenyataan ini kita dituntut untuk memanfaatkan kecanggihan teknologi dalam menyelesaikan permasalahan yang ada,sehingga cepat, tepat dan akurat dalam memberi informasi sehingga dalam melakanakan pekerjaan kita akan mendapat hasil yang sangat optimal. Dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mengolah data-data dari suatu proses transaksi penjualan maka diperlukan sebuah sistem basis data yang mampu menghubungkan data-data yang ada dalam sebuah sistem,sehingga akan memudahkan pengolahan data-data tersebut. Dengan menggunakan sebuah sistem informasi yang terdapat layanan pengolahan dan penyimpanan data sehingga tugas penyimpanan dan pembukuan data lebih cepat dan mudah untuk didapatkan saat diperlukan terutama pada saat laporan tiap bulannya (Indah dan Suprayitno,2012). Seiring perkembangan jaman, banyak aplikasi pencatatan berbasis komputer yang canggih. Aplikasi tersebut tentu sudah banyak di gunakan pada perusahaan yang tergolong sudah besar. Akan tetapi, pada perusahaan berskala kecil menengah tidak digunakan. Hal tersebut dikarenakan biaya yang mahal untuk mendapatkan lisensi aplikasi tersebut.perusahaan berskala menengah yang belum menggunakan aplikasi pencatatan berbasis komputer adalah CV. Sandi Putra yang beralamat di Jalan Kranggan Timur 96 Semarang. CV. Sandi Putra didirikan oleh Tinah Sandi bersama keluarganya. Berdasarkan pengamatan penulis sistem pencatan persediaan barang dagang pada CV. Sandi Putra masih manual,yaitu berupa catatan pada sebuah buku tulis sebagai buku induk. Dengan menggunakan sistem yang masih manual menimbulkan berbagai masalah. Untuk itu agar semua kegiatan CV. Sandi Putra berjalan dengan efektif dan efisien diperlukan suatu program aplikasi database sederhana yang menyediakan data yang sudah terkomputerisasi. TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Menurut Sutabri (2005) Sistem informasi merupakan suatu sistem dalam suatu organisasi untuk mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang bertujuan untuk mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan informasi kepada pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. Ada 6 elemen sistem informasi menurut pratama (2014), yaitu: 1) Perangkat Keras (Hardware) Komponen perangkat keras mencakup semua perangkat keras komputer yang digunakan secara fisik di dalam sistem informasi baik di komputer server maupun dikomputer client. Elemen ini berperan di dalam proses penyimpanan data dan informasi, unit input data, output informasi, pengolahan data, serta menjadi terminal untuk koneksi server dan client pada sistem informasi di jaringan komputer. 2) Perangkat Lunak (Software) Elemen ini berfungsi dalam membantu sistem informasi pada suatu proses pengoperasian data, pengolahan data, manajemen data, analisis, pengambilan keputusan, dan lain-lain. Dengan adanya elemen perangkat lunak, maka fungsionalitas sistem informasi dapat berjalan dengan baik, sehingga akan berdampak pada pelayanan yang lebih baik dan bermanfaat.

3 3) Pengguna Elemen pengguna dalam sistem informasi dikelompokan menjadi dua kelompok yaitu kelompok pengguna yang berinteraksi secara langsung dengan sistem informasi dan kelompok pengembang yang berperan di dalam proses pengembangan sistem informasi. 4) Prosedur Elemen prosedur mencakup semua prosedur di dalam sistem informasi. Prosedur merupakan sekumpulan instruksi atau perintah yang harus diikuti semua pengguna yang terlibat didalam sistem informasi. Dengan adanya prosedur ini, tata kelola sistem informasi dapat berjalan dengan baik, termasuk juga fungsionalitas sistem dan para pengguna di dalamnya. 5) Basis Data Elemen basis data pada sistem informasi berfungsi sebagai media untuk penyimpanan data dan informasi yang dimiliki oleh sistem informasi bersangkutan. Basis data pasti ada pada setiap aplikasi dan sistem yang memiliki data didalamnya (dengan disertai proses manipulasi data berupa insert, delete, edit/update). 6) Komunikasi Meskipun merupakan elemen tambahan, elemen komunikasi memegang peranan sangat penting di dalam sistem informasi. Pada sistem informasi, elemen perangkat keras membantu proses komunikasi antar komputer di dalam sebuah jaringan komputer Persediaan Pada umumnya persediaan merupakan salah satu jenis aktiva lancar yang jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan.hal ini mudah dipahami karena persediaan merupakan faktor penting dalam menentukan kelancaran operasi perusahaan. Ditinjau dari segi neraca persediaan adalah barang-barang atau bahan yang masih tersisa pada tanggal neraca, atau barang-barang yang akan segera dijual, digunakan atau diproses dalam periode normal perusahaan (Sartono,2010). Ada 2 metode dalam melakukan pencatatan perediaan menurut Mulyadi (2008), yaitu: a. Metode mutasi persediaan (perpetual inventory method): Dalam metode ini, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persdiaan Basis Data b. Metode persediaan fisik (physhical inventory method): Dalam metode ini, transaksi yang dicatat di kartu persediaan hanya dari transaksi pembelian, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena penjualan dicatat. Basis data adalah suatu pengelompokan berbagai data yang saling berhubungan untuk mempermudah dalam memperoleh informasi yang diinginkan,dalam melakukan pengolahan basis data diperlukan (Kadir,2009). Sedangkan menurut Fatansyah (2007) basis data adalah sekumpulan data yang saling berhubungan yang terorganisasi sedemikian rupa agar saat yang datang dapat dimanfaatkan kembali.

4 METODE PENELITIAN Objek Penelitian Objek penelitian adalah CV. Sandi Putra, yang merupakan salah satu perusahaan berskala mikro menengah di kota Semarang. CV. Sandi Putra terletak di Jalan Kranggan Timur Nomor 96, Semarang. Dalam penelitian ini Peneliti berfokus pada sistem persediaan barang dagangan CV. Sandi Putra. Jenis dan Sumber Data Jenis data yang digunakan oleh peneliti dalam penelitian ini yaitu jenis data fisik dan data dokumenter.data fisik adalah data perusahaan, data konsumen dan supplier, dan data persediaan. Sedangkan data dokumenter adalah data yang diambil berupa faktur, catatan persediaan, laporan kegiatan. Sumber data yang digunakan oleh peneliti dalam penelitian ini yaitu data primer. Data primer adalah sumber data peneliti yang diperoleh secara langsung dari sumber asli (tidak melalui media perantara) (Nur Dan Bambang,2002). Data tersebut adalah data perusahaan,data supplier, dan persedian barang dagang. Metode Pengembangan Sistem Dalam pengembangan sistem, Peneliti menggunakan metode siklus hidup pengembangan sistem (SDLC).System Development Life Cycle (SDLC) menurut Sutabri (2005) langkah dalam mengembangkan sistem yaitu survei sistem, analisa sistem, desain sistem, pembuatan dan implementasi sistem. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Survei Sistem Identifikasi Masalah Dalam menyelesaikan tugas-tugasnya CV Sandi Putra masih menggunakan sistem pencatatan secara manual. Diantaranya dalam melakukan pengendalian persediaan barang di gudang penyimpanan. Bagian logistik juga sulit dalam menentukan dan menggunakan stok barang yang ada digudang,sehingga bagian logistik kesulitan mengetahui stok akhir barang secara uptodate. Hal tersebut mengakibatkan pemesanan kembali barang yang tidak sesuai, misalnya pemesanan dilakukan pada stok barang yang masih banyak dan sebaliknya. Analisa Sistem Uraian Sistem Yang Berjalan Dalam menganalisa sistem yang sedang berjalan,penulis menggunakan alat bantu berupa diagram alur dokumen. Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang penulis lakukan, sistem yang sedang berjalan dapat digambarkan sebagai berikut 1. Pimpinan Membuat data pembelian yang diserahkan pada supplier. Menerima laporan pembelian, laporan penjualan, laporan persediaan. 2. Administrasi Menerima faktur pembelian saat pembelian barang,dan mencatat nilai transaksi dari faktur tersebut sehingga menghasilkan laporan pembelian untuk bagian logistik dan pimpinan.

5 3. Staff umum Staff umum menerima data order penjualan dari konsumen dan membuat nota penjualan yang diberikan kepada konsumen beserta barang yang telah diorder. Kemudian staff umum mencatat transaksi penjualan yang terjadi sehingga dihasilkan laporan penjualan yang kemudian diberikan kepada pimpinan dan bagian logistik. 4. Logistik/Persediaan Berdasarkan data laporan pembelian dan laporan penjualan yang sudah diterima, dibuatlah laporan persediaan untuk diserahkan kepada pimpinan Gambar 1 Diagram alir dokumen sistem informasi persediaan CV Sandi Putra Desain Sistem Dalam perancangan desain sistem informasi persediaan barang yang akan dibuat, diantaranya sebagai berikut: 1. Perancangan Diagram Konteks dan DFD Gambar 2 Diagram Konteks Sistem Usulan

6 Gambar 3 DFD Level 0 Sistem Usulan Gambar 4 DFD Level 1 Proses Pembelian Gambar 5 DFD Level 1 Proses Penjualan

7 Gambar 6 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan 2. Perancangan Basis Data Gambar 7 Hubungan relasi antar table basis data 3. Perancangan Aplikasi 2. Form Menu Utama Desain Input dan Output 1. Form Login Gambar 9 Desain Form Menu Utama Gambar 8 Desain Form Login

8 3. Form Transaksi Pembelian 6. Form Data Konsumen Gambar 10 Desain Form Pembelian 4. Form Transaksi Penjualan Gambar 12 Desain Form Data Konsumen 7. Form Data Supplier Gambar 11 Desain Form Penjualan 5. Form Data Barang Gambar 13 Desain Form Data Supplier 8. Form Laporan Penjualan Gambar 11 Desain Form Data Barang Gambar 14 Desain Form Laporan Penjualan

9 9. Form Laporan Pembelian 11. Laporan Supplier Gambar 15 Desain Form Laporan Pembelian 10. Laporan Barang Gambar 17 Desain Laporan Data Supplier 12. Laporan Penjualan Gambar 16 Desain Laporan Barang Gambar 18 Desain Laporan Penjualan 13. Laporan Pembelian Gambar 19 Desain Laporan Pembelian

10 4. Pembuatan Sistem Pembuatan sistem adalah pembuatan sourcecode bahasa pemrograman yang menghasilkan program aplikasi yang diinginkan. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft visual basic 6.0 dan basisdatanya menggunakan Microsoft office access Implementasi Sistem Setelah dilakukan pembuatan sistem, tahapan selanjutnya adalah mengimplementasikan hasil sistem yang telah dibuat kepaada pengguna. Selain itu, juga dibahas sarana pendukung agar sistem dapat berjalan dengan baik. Tabel 1 Hasil Pengujian No Nama Tes Hasil yang diharapkan Hasil 1 Login Masuk ke menu utama apllikasi Berhasil 2 Master data barang Data barang bisa Berhasil ditambahkan,diedit dan dihapus 3 Master data Data supplier bisa Berhasil supplier ditambahkan,diedit dan dihapus 4 Master data Data konsumen bisa Berhasil konsumen ditambahkan,diedit dan dihapus 5 Transaksi Transaksi penjualan dapat Berhasil penjualan ditambahkan dalam database 6 Transaksi Transaksi pembelian dapat Berhasil pembelian ditambahkan dalam database 7 Laporan persediaan Dapat menampilkan laporan Berhasil barang persediaan barang 8 Laporan Supplier Dapat menampilkan laporan Berhasil supplier Dapat menampilkan laporan Berhasil 9 Laporan Pembelian pembelian berdasarkan pilihan yang telah dipilih Dapat menampilkan laporan Berhasil 10 Laporan penjualan penjualan berdasarkan pilihan yang telah dipilih 11 Logout/ keluar Keluar dari aplikasi Berhasil KESIMPULAN Berdasarkan dari hasil penelitian yang sudah dilakukan, peneliti dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Dalam menyelesaikan tugas-tugasnya CV Sandi Putra masih menggunakan sistem pencatatan secara manual. Diantaranya dalam melakukan pengendalian persediaan barang di gudang penyimpanan. Bagian logistik juga sulit dalam menentukan dan menggunakan stok barang yang ada digudang,sehingga bagian logistik kesulitan mengetahui stok akhir barang secara uptodate. Hal tersebut mengakibatkan pemesanan kembali barang yang tidak sesuai, misalnya pemesanan dilakukan pada stok barang yang masih banyak dan sebaliknya..

11 2. Dengan adanya sistem informasi persediaan barang yang terkomputerisasi, bagian logistik CV Sandi Putra dapat mengetahui jumlah persediaan secara uptodate sehingga dapat mengetahui kapan barang harus di pesan kembali. 3. Dengan adanya sistem informasi persediaan barang yang terkomputerisasi, pembuatan laporan stok barang,laporan barang masuk(pembelian),laporan barang keluar (penjualan) dapat dilakukan dengan cepat dan tepat SARAN Berdasarkan simpulan dalam penelitian ini, peneliti memberikan saran berikut ini: 1. Fitur yang ada pada aplikasi sistem informasi persediaan yang baru dapat mengatasi masalah pada sistem lama yang masih manual pada CV Sandi Putra, namun seiring perkembangan bisnisnya CV Sandi Putra perlu dilakukan pengembangann lebih lanjut fitur yang sudah ada. 2. Kemampuan aplikasi sistem informasi persediaan ini hanya sebatas pada pengolahan stok barang dan membuat laporan-laporan sederhana. Oleh karena itu peneliti berharap peneliti-peneliti selanjutnya dapat menambah kemampuan aplikasi lebih lanjut. Sebagai contoh aplikasi sudah menyediakan fitur untuk menyetak dan menyimpan nota atau faktur penjualan sehingga tidak dibutuhkan lagi nota atau faktur yang ditulis manual. selain itu juga menyediakan fitur barcode untuk mempercepat pemindaian barang dan dapat menghasilkan laporan-laporan keuangan yang lebih lengkap. DAFTAR PUSTAKA Wardati, Uli Indah,&Suprayitno.(2012). PEMBANGUNAN SISTEM STOK BARANG DAN PENJUALAN PADA TOKO SERO ELEKTRONIK.(IJCSS) 14 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 9 No 3. Sutabri, Tata.(2005).Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta:Andi. Pratama, I.P Agus Eka.(2014).Sisteem Informasi Dan Implementasinya.Bandung:Informatika Sartono, Agus. (2010). Manajemen Keuangan: Teori dan Aplikasi.Yogyakarta:BPFE Yogyakarta. Mulyadi. (2008).Sistem Akuntansi.Jakarta: Salemba Empat. Kadir, Abdul. (2009). Pengenalan Sistem Informasi.Yogyakarta:Andi. Nur, Indriantoro & Bambang P..(2002).Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntani Dan Manajemen.Yogyakarta:BPFE.