PETUNJUK PENILAIAN HASIL SURVEI (UNIT KAJIAN)

Transkripsi

1 PETUNJUK PENILAIAN HASIL SURVEI (UNIT KAJIAN) Kelompok Penilaian INDIKATOR A. Struktur Standar Pelayanan ( ) 2% B. Sistem dan Prosedur ( ) % C. Sumber Daya Manusia ( ) 15% D. Sarana dan Prasarana ( ) 15% (1.1) Apakah Standar Pelayanan sudah disosialisasikan/dikomunikasikan kepada para pelaksana? STRUKTUR STANDAR PELAYANAN a. Tidak Standar belum diinformasikan kepada para pelaksana b. Ya Standar yang ada telah diinformasikan kepada para pelaksana (misalnya melalui rapat intern Biro atau rapat staf) Catatan hasil sosialisasi (notulen sosialisasi dan daftar hadir) (1.2) Apakah Standar Pelayanan mudah dipahami dan mudah dilaksanakan oleh Pelaksana Pelayanan? a. Tidak b. Ya, namun hanya sebagian Sebagian ketentuan dalam standar sulit dipahami dan diaplikasikan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari c. Ya, seluruhnya Standar mudah dipahami dan mudah diaplikasikan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari

2 (1.3) Apakah Standar Pelayanan yang sudah ditetapkan sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan di unit kerja Bapak/Ibu? a. Tidak Ketentuan dalam standar belum sesuai dengan kondisi di lapangan b. Ya Ketentuan dalam standar telah sesuai dengan kondisi di lapangan (1.4) Apakah Standar Pelayanan yang sudah ditetapkan bersifat terbuka untuk mendapatkan saran dan masukan untuk penyempurnaan? a. Tidak Tidak terdapat mekanisme penyampaian saran dan masukan b. Ya Terdapat mekanisme penyampaian saran dan masukan Copy arsip saran dan masukan tentang standar SISTEM DAN PROSEDUR (2.1) Apakah Standar Pelayanan yang ditetapkan telah digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan? a. Tidak b. Ya, sebagian menjadi acuan Pelaksanaan kegiatan/ tidak seluruhnya dilakukan menurut standar yang ditetapkan tentang tata kerja atau melakukan observasi kesesuaian fakta cara kerja dengan standar atau observasi kesesuaian uraian tugas dengan fakta pelaksanaan tugas c. Ya, selalu menjadi acuan Pelaksanaan kegiatan/ dilaksanakan sesuai standar yang ditentukan tentang tata kerja atau melakukan observasi kesesuaian fakta cara kerja dengan Standar atau observasi kesesuaian uraian tugas dengan fakta pelaksanaan tugas

3 (2.2) Apakah terdapat prosedur pengelolaan pengguna? a. Tidak ada b. Ada namun tidak dilaksanakan dengan baik Ada prosedur pengelolaan pengguna Ada pelaksana atau unit kerja lini tertentu yang ditunjuk untuk mengelola Pengelolaan tidak dilakukan sesuai dengan prosedur pengelolaan pengguna Meminta arsip pengelolaan tentang fakta pengelolaan Copy dokumen tentang prosedur pengelolaan dan penunjukan petugas/unit pengelola Copy arsip pengelolaan atau observasi kesesuaian prosedur pengelolaan dengan fakta pelaksanaan tugas pengelolaan c. Ada dan berfungsi dengan baik Ada prosedur pengelolaan pengguna Ada pelaksana atau unit kerja yang ditunjuk untuk mengelola Pengelolaan dilakukan sesuai dengan prosedur pengelolaan pengguna Meminta arsip pengelolaan tentang fakta pengelolaan Copy dokumen tentang prosedur pengelolaan dan penunjukan petugas/unit pengelola Copy arsip pengelolaan atau observasi kesesuaian prosedur pengelolaan dengan fakta pelaksanaan tugas pengelolaan

4 (2.3) Apakah prosedur telah dilaksanakan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan? (2.4) Apakah pelaksanaan secara keseluruhan telah sesuai dengan waktu yang ditetapkan? a. Tidak b. Ya, sebagian telah dilaksanakan c. Ya, seluruhnya telah dilaksanakan Prosedur yang dilaksanakan belum seluruhnya sesuai dengan standar yang ditetapkan Prosedur telah sepenuhnya dilaksanakan sesuai dengan standar yang ditetapkan tentang fakta pemenuhan standar waktu Observasi fakta kesesuaian proses penyelesaian dengan prosedur yang ditetapkan tentang fakta pemenuhan standar prosedur Observasi fakta kesesuaian proses penyelesaian dengan prosedur yang ditetapkan. Copy dokumen standar Foto situasi di lingkungan unit (hasil observasi) a. Tidak b. Ya, sama dengan standar waktu Rata-rata akumulasi waktu pelaksanaan sama dengan standar waktu yang ditetapkan tentang fakta pemenuhan standar waktu Observasi fakta kesesuaian proses penyelesaian dengan standar waktu yang ditetapkan c. Ya, lebih cepat dari standar waktu Rata-rata akumulasi waktu pelaksanaan lebih cepat dari standar waktu yang ditetapkan tentang fakta pemenuhan standar waktu Observasi fakta kesesuaian

5 proses penyelesaian dengan standar waktu yang ditetapkan (2.5) Apakah setiap tahapan prosedur telah dilaksanakan sesuai dengan alokasi waktu masing-masing tahapan yang telah ditentukan? a. Tidak b. Ya, sebagian Lama waktu pelaksanaan setiap tahapan prosedur sebagian telah sesuai dengan standar waktu yang ditetapkan tentang fakta pemenuhan standar waktu Observasi fakta kesesuaian proses penyelesaian dengan standar waktu yang ditetapkan Foto situasi di lingkungan unit di mana ketentuan tentang standar waktu diumumkan c. Ya, seluruhnya Lama waktu pelaksanaan setiap tahapan prosedur seluruhnya telah sesuai dengan standar waktu yang ditetapkan tentang fakta pemenuhan standar waktu Observasi fakta kesesuaian proses penyelesaian dengan standar waktu yang ditetapkan Foto situasi di lingkungan unit di mana ketentuan tentang standar waktu diumumkan SUMBER DAYA MANUSIA (3.1) Apakah setiap pelaksana memiliki uraian tugas yang jelas? b. Ya, sebagian Ada uraian tugas yang berkaitan dengan standar, tetapi tidak semua pelaksana memilikinya a. Tidak Meminta copy dokumen tentang uraian tugas Memeriksa isi uraian tugas Copy dokumen tentang uraian tugas kesesuaian uraian tugas dengan fakta pelaksanaan tugas

6 c. Ya, seluruhnya Ada uraian tugas untuk setiap pelaksana Uraian tugas secara jelas menggambarkan kegiatan apa saja yang harus dlakukan oleh setiap pelaksana sesuai jabatan/fungsinya masing-masing Meminta copy dokumen tentang uraian tugas Memeriksa isi uraian tugas Copy dokumen tentang uraian tugas kesesuaian uraian tugas dengan fakta pelaksanaan tugas (3.2) Apakah terdapat pedoman internal tentang sikap dan perilaku (etika pelaksana )? a. Tidak ada b. Ada, tapi belum tertulis Ada ketentuan tidak tertulis tentang pedoman sikap dan perilaku bagi pelaksana (misalnya adanya kebijakan pimpinan secara lisan mengenai sikap yang berlaku di intern unit kerja yang bersangkutan) Hanya sebagian yang diterapkan Tidak ada evaluasi berkala tentang ketaatan pelaksana terhadap pedoman sikap dan perilaku yang ditetapkan tentang ketentuan sikap dan perilaku yang ada di lingkungan unit kerja tersebut Observasi fakta sikap dan perilaku pelaksana tentang kesesuaian fakta sikap dan perilaku pelaksana dengan ketentuan yang ada fakta sikap dan perilaku pelaksana c. Ada dan tertulis Ada ketentuan resmi tentang pedoman sikap dan perilaku pelaksana Seluruh ketentuan tentang pedoman sikap dan perilaku pelaksana sudah diterapkan Ada evaluasi berkala tentang ketaatan pelaksana terhadap pedoman sikap dan perilaku yang ditetapkan Minta copy dokumen pedoman sikap dan perilaku tentang penerapan ketentuan tersebut Observasi fakta sikap dan perilaku pelaksana Copy dokumen pedoman sikap dan perilaku tentang kesesuaian fakta sikap dan perilaku pelaksana dengan ketentuan yang ada fakta sikap dan perilaku pelaksana Keluhan pengguna tentang Laporan evaluasi ketaatan

7 pelanggaran terhadap ketentuan sikap dan perilaku diterima dan ditindaklanjuti terhadap pedoman sikap dan perilaku Catatan tanggapan/tindak lanjut keluhan pengguna tentang pelanggaran (3.3) Bagaimana kedisiplinan pelaksana dalam memberikan kepada pengguna? a. Tidak disiplin Sampai 3 menit dari mulai jam, baru kurang dari % pelaksana yang sudah mulai bekerja Meminta copy rekam (check clock, jika ada) dan/atau absensi Observasi ketaatan pelaksana terhadap jam kerja rekam (check clock, jika ada) dan/atau absensi ketaatan pelaksana terhadap jam kerja tentang kedisiplinan pelaksana b. Cukup disiplin Sampai 3 menit dari mulai jam, baru kurang dari 75% pelaksana yang sudah mulai bekerja Meminta copy rekam (check clock, jika ada) dan/atau absensi Observasi ketaatan pelaksana terhadap jam kerja rekam (check clock, jika ada) dan/atau absensi ketaatan pelaksana terhadap jam kerja tentang kedisiplinan pelaksana c. Disiplin Sampai 3 menit dari mulai jam, sudah lebih dari 75% pelaksana yang sudah mulai bekerja Meminta copy rekam (check clock, jika ada) dan/atau absensi Observasi ketaatan pelaksana rekam (check clock, jika ada) dan/atau absensi - -

8 terhadap jam kerja ketaatan pelaksana terhadap jam kerja tentang kedisiplinan pelaksana (3.4) Bagaimana tingkat keterampilan pelaksana dalam memberikan kepada pengguna? a. Kurang terampil Pelaksana terlihat tidak cekatan Pelaksana terlihat tidak cakap atau tidak terbiasa menggunakan alat bantu Sering membuat kekeliruan/kesalahan yang membuat proses menjadi lebih lama dan/atau bahkan merugikan pengguna Observasi fakta keterampilan dan kesigapan pelaksana melaksanakan pekerjaan mengenai kemampuan dalam menggunakan alat bantu (misalnya mesin tik, mesin fotokopi, dll) dalam melaksanakan pekerjaannya fakta keterampilan dan kesigapan melaksanakan pekerjaan tentang fakta-fakta keterampilan dan kesigapan pelaksana dalam melaksanakan pekerjaan b. Cukup terampil Pelaksana terlihat cukup cekatan dan sigap melaksanakan tugas Pelaksana terlihat cukup cakap dan terbiasa menggunakan alat bantu dan tidak segera mengetahui jika alat bantu yang digunakan bermasalah Masih cukup banyak terjadi kelambanan dan kekeliruan/kesalahan yang kadang-kadang membuat proses menjadi lebih lama dari yang semestinya Observasi fakta keterampilan dan kesigapan pelaksana melaksanakan pekerjaan mengenai kemampuan dalam menggunakan alat bantu (misalnya mesin tik, mesin fotokopi, dll) dalam melaksanakan pekerjaannya fakta keterampilan dan kesigapan melaksanakan pekerjaan tentang fakta-fakta keterampilan dan kesigapan pelaksana dalam melaksanakan pekerjaan

9 c. Sangat terampil (sangat cepat dan teliti) Pelaksana terlihat sangat cekatan dan sigap melaksanakan tugas Pelaksana terlihat sangat cakap dan terbiasa menggunakan alat bantu dan segera mengetahui jika alat bantu yang digunakan bermasalah Semua pekerjaan diselesaikan secara cepat dan tepat Tidak terjadi kekeliruan/kesalahan yang membuat proses menjadi lebih lama dari yang semestinya atau bahkan merugikan pengguna Observasi fakta keterampilan dan kesigapan pelaksana melaksanakan pekerjaan mengenai tingkat kemampuan dalam menggunakan alat bantu (misalnya mesin tik, mesin fotokopi, kamera digital, dll) dan tingkat pengetahuan tentang alat bantu tersebut apabila mengalami masalah/kerusakan fakta keterampilan dan kesigapan melaksanakan pekerjaan tentang fakta-fakta keterampilan dan kesigapan pelaksana dalam melaksanakan pekerjaan (3.5) Apakah terdapat kebijakan pengembangan pegawai dalam rangka peningkatan keterampilan/ profesionalisme pelaksana? a. Tidak ada Tidak ada kebijakan dan rencana pengembangan pegawai Peningkatan kemampuan dan keterampilan pegawai atas prakarsa unit jarang dilakukan hanya mengikutsertakan pegawai jika ada tawaran dari pihak lain Pelatihan peningkatan kemampuan dan keterampilan yang diikuti sering tidak relevan dengan upaya peningkatan kualitas Meminta copy dokumen usulan/rencana kerja komponen pengembangan pegawai Meminta copy laporan/sertifikat pelatihan yang pernah diikuti oleh para pegawai Catatan hasil analisis isi dokumen rencana kerja (program kerja), pengembangan pegawai Catatan hasil analisis pelatihan-pelatihan yang pernah diikuti oleh para pegawai b. Ada tetapi belum selalu sesuai dengan rencana dan kebutuhan peningkatan kualitas Ada kebijakan dan rencana pengembangan pegawai Peningkatan kemampuan dan keterampilan pegawai yang dilakukan hanya mengikutsertakan pegawai jika ada tawaran dari pihak lain Meminta copy dokumen rencana kerja (program kerja) dan memeriksa komponen rencana pengembangan pegawai di dalamnya Meminta copy laporan/sertifikat Catatan hasil analisis isi dokumen usulan pengembangan pegawai Catatan hasil analisis pelatihan-pelatihan yang pernah diikuti oleh para

10 Pelatihan peningkatan kemampuan dan masih kurang relevan dengan upaya peningkatan kualitas pelatihan yang pernah diikuti oleh para pegawai pegawai c. Ada dan selalu disesuaikan dengan rencana dan kebutuhan peningkatan kualitas Ada kebijakan dan pengembangan pegawai dalam rangka peningkatan kemampuan dan keterampilan Rencana pengembangan, peningkatan kemampuan dan keterampilan pegawai sesuai dengan rencana peningkatan kualitas Kegiatan pengembangan kemampuan dan keterampilan pegawai yang diikuti oleh para pegawai selalu disesuaikan dengan kebutuhan rencana peningkatan kualitas Meminta copy dokumen rencana kerja (program kerja) dan memeriksa komponen rencana pengembangan pegawai di dalamnya Meminta copy laporan/sertifikat pelatihan yang pernah diikuti oleh para pegawai Catatan hasil analisis isi dokumen rencana kerja (program kerja), pengembangan pegawai Catatan hasil analisis pelatihan-pelatihan yang pernah diikuti oleh para pegawai SARANA DAN PRASARANA (4.1) Apakah sarana dan prasarana yang ada untuk melaksanakan telah memadai? a. Tidak Daftar inventaris menunjukkan bahwa sarana kurang lengkap Lebih dari % sarana yang ada di dalam daftar tidak didayagunakan Meminta copy daftar inventaris sarana Memeriksa kesesuaian daftar inventaris dengan sarana yang ada dan digunakan dalam Memeriksa gudang/tempat penyimpanan sarana Copy daftar inventaris sarana kesesuaian daftar inventaris dengan sarana yang ada dan yang digunakan dalam gudang/tempat penyimpanan sarana b. Ya, sebagian Daftar inventaris menunjukkan bahwa sarana cukup lengkap sesuai dengan jenis dan komponen Meminta copy daftar inventaris sarana Copy Daftar Inventaris sarana

11 yang ada Kurang dari % sarana yang ada di dalam daftar tidak dapat didayagunakan atau kondisinya sebagian telah rusak Memeriksa kesesuaian daftar inventaris dengan sarana yang ada dan digunakan dalam Memeriksa gudang/tempat penyimpanan sarana kesesuaian daftar inventaris dengan sarana yang ada dan yang digunakan dalam gudang/tempat penyimpanan sarana c. Ya, seluruhnya Daftar inventaris menunjukkan bahwa sarana cukup lengkap sesuai dengan jenis dan komponen yang ada 9% sarana yang ada di dalam daftar didayagunakan Meminta copy daftar inventaris sarana Memeriksa kesesuaian daftar inventaris dengan sarana yang ada dan digunakan dalam Memeriksa gudang/tempat penyimpanan sarana Copy daftar inventaris sarana kesesuaian daftar inventaris dengan sarana yang ada dan yang digunakan dalam gudang/tempat penyimpanan sarana (4.2) Apakah sarana yang tersedia memberikan kenyamanan kepada pengguna? (kebersihan, kelayakan dan kemanfaatan) a. Tidak Daftar inventaris menunjukkan bahwa sarana yang ada sudah ketinggalan jika dibandingkan dengan perkembangan teknologi Sebagian sarana yang tersedia itupun sudah ada yang rusak ringan tetapi tidak diperbaiki Kelengkapan sarana tidak memungkinkan kenyamanan Meminta copy daftar inventaris sarana Mengobservasi tata letak ruang dan kelengkapannya Copy daftar inventaris sarana observasi tata letak ruang dan kelengkapannya Foto situasi. Penataan ruangan tidak mencerminkan ruangan

12 yang nyaman b. Ya, sebagian Sebagian sarana sudah menggunakan teknologi terbaru Sarana yang rusak segera diperbaiki Kelengkapan sarana cukup memberikan kenyamanan Penataan ruangan cukup baik untuk menciptakan kenyamanan Meminta copy daftar inventaris sarana Mengobservasi tata letak ruang dan kelengkapannya Copy daftar inventaris sarana observasi tata letak ruang dan kelengkapannya Foto situasi c. Ya, seluruhnya Sarana sudah menggunakan teknologi terbaru Meminta copy daftar inventaris sarana Copy daftar inventaris sarana, Sarana tidak ada yang rusak Kelengkapan sarana memberikan kenyamanan Penataan ruangan mempertimbangkan alur sehingga menciptakan kenyamanan Mengobservasi tata letak ruang dan kelengkapannya observasi tata letak ruang dan kelengkapannya Foto situasi