Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang ATK Pada PT Kanasakti Internasional Tour Jakarta

Transkripsi

1 Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang ATK Pada PT Kanasakti Internasional Tour Jakarta Elin Panca Saputra 1, Priskillah Zefanya D 2 AMIK BSI Jakarta elin.epa@bsi.ac.id AMIK BSI Jakarta priskillah.zefa@bsi.ac.id Abstract Peranan prancangan sistem informasi sangat penting untuk menunjang kegiatan untuk mempermudah menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Namun hal ini belum dapat diterapkan pada PT Kanasakti Internasional Tour terutama dalam penginputan data pegawai yang masih menggunakan cara manual. Bersumber dari permasalahan di atas, Penulis terdorong untuk dapat mengatasi kesulitan tersebut dengan membuat program yang mengenai persediaan barang ATK menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dengan peralatan pendukung (tools system) seperti normalisasi, flowchart, pengkodean, HIPO serta spesifikasi file system yang meliputi spesikasi file input output, spesifikasi file, spesifikasi program, struktur kode dan sarana pendukung program lainya yang dibuat untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada perusahaan tersebut. Oleh karena itu, program persediaan barang ATK ini dimana pengolahan datanya dengan berbasis komputer merupakan solusi pemecahan yang efektif dan efisien dalam penginputan data, agar tidak terjadi kerangkapan data serta pembuatan laporan yang lebih akurat serta mengurangi kesalahan lainnya dalam proses pengadaan barang ATK walaupun masih jauh dari sempurna, namun harapan dapat memperbaiki efektifitas kerja, meningkatkan pelayanan dan pengolahan data yang lebih mudah dengan ketelitian yang cukup tinggi. Kata Kunci: Perancangan, Sistem, Persediaan Barang ATK I. PENDAHULUAN Komputer merupakan suatu media informasi dimana kita dapat menemukan berbagai jalan keluar dari permasalahan yang ada. Dengan hadirnya teknologi komputer sebagai bagian dari kehidupan sehari-hari, tidak dapat dihindari lagi pemanfaatan positifnya bagi kemajuan suatu perusahaan atau instansi. Komputer telah mengisi dalam segala aspek kehidupan, komputer juga dapat mengubah pola pikir manusia ke dalam suatu perubahan yang terjadi, baik dalam dunia bisnis, metode pendidikan dan perkembangan ilmu pengetahuan lainnya menuju kemajuan. Dengan dimanfaatkannya teknologi komputer ini sebagai sumber daya pendukung kelancaran aktivitas suatu perusahaan maupun instansi, maka selain menciptakan iklim moderenisasi teknologi, sumber daya komputer juga dapat dimanfaatkan untuk mengefektifkan serta mengefesienkan siklus kerja dari sistem yang manual menjadi sistem yang terkomputerisasi. PT. Kanasakti Internasional Tour adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa tour and travel dengan memusatkan perhatian pada pengadaan paket perjalanan (tour) ziarah Nasrani dan sudah mulai berkembang menjadi group wisata religi bagi umat Muslim juga, dimana dalam aktifitasnya persediaan barang alat tulis kantor (ATK) sangat berperan penting sebagai alat pendukung untuk Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-34

2 Simposium Nasional IlmuPengetahuandanTeknologi (SIMNASIPTEK)2014 menunjukkan citra baik serta pelayanan terbaik terhadap para peserta tour. Dikarenakan sistem persediaan barang ATK yang digunakan pada PT. Kanasakti Internasional Tour masih manual sehingga masih terjadi kesalahan dan ketidakakuratan dalam pembuatan laporan serta memakan waktu yang lama. Salah satu kendala yang sering dialami pengelola adalah kurang dapat mengontrol dan mengawasi persediaan barang ATK yaitu dalam melakukan kontrol terhadap pemakaian ATK oleh user, kontrol terhadap persediaan stok yang dapat menyebabkan terjadinya manipulasi data. II. LANDASAN TEORI Perancangan menurut Al Bahra Bin Ladjamudin (2005:39) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, adalah sebagai berikut: Tahapan perancangan (design) memiliki tujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik. Menurut Kusrini dkk (2007:79) dalam bukunya Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server pengertian Perancangan adalah sebagai berikut: Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Berdasarkan definisi-definisi maka penulis dapat mengambil simpulan bahwa Perancangan adalah suatu proses untuk membuat dan mendesain sistem yang baru. a. Normalisasi Normalisasi Menurut Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul Analisis & Desain (2014:403) mengungkapkan bahwa, suatu file yang terdiri dari 7 beberapa grup elemen yang berulangulang perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang ini disebut dengan normalisasi (normalization). Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan pada saat menambah (insert), menghapus (delete), mengubah (update), membaca (retrieve) pada suatu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut, maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi dengan kata lain perancangan belum mendapat database yang optimal. Tujuan dari normalisasi adalah untuk mengetahui apakah terjadi anomali atau tidak. Anomali adalah penyimpangan-penyimpangan atau error atau inkonsistensi data yang terjadi pada saat dilakukan proses penyisipan (insert), penghapusan (delete), ataupun perubahan (update). Terdapat 3 jenis anomali, yaitu: 1. Penyimpangan penyisipan (insert) Penyimpangan yang terjadi karena tidak ada tempat untuk menyisipkan informasi dalam suatu entity. 2. Penyimpangan penghapusan (delete) Penyimpangan yang terjadi karena penghapusan satu record akan menghilangkan semua informasi dan himpunan data dalam satu entity. 3. Penyimpangan perubahan (update) Penyimpangan yang terjadi karena dilakukan perubahan terhadap satu nilai atribut yang harus dilakukan. Pada dasarnya normalisasi adalah proses dua langkah yang meletakkan data dalam bentuk tabulasi dengan menghilangkan data yang terduplikasi dari tabel Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A- 35

3 rasional. Kolom dari tabel menunjukkan atribut dari file. Atribut tersebut menunjukkkan item data atau field. Kumpulan nilai dari field atau item data disebut tuple atau record. Tiap tuple atau record mempunyai suatu kunci yang unik dengan cara mengidentifikasikan field menjadi sebuah kunci yang unik disebut field kunci (key field). Menurut Marlinda (2004:118) Key adalah sejumlah atribute yang mengindentifikasi record/baris dalam sebuah relation secara UNIQUE. Semua Non-key Atribute pada sebuah relation, functionally dependent terhadap keynya. Setiap relation harus mempunyai key dan vallue dan key tersebut harus UNIQUE,yang berarti setiap record/baris disebuah relation harus berbeda. Terdapat beberapa jenis key, yaitu : 1. Candidate Key Atribute-atribute yang menjadi determinan yang dapat dijadikan identitas record pada sebuah relation bisa terdapat satu atau lebih candidate key. 2. Primary Key Candidate key yang menjadi identitas record, karena dapat mengidentifikasi record secara unique. 3. Alternate Key Candidate key yang tidak dijadikan primary key. 4. Composite Key Key yang terdiri dua atribute atau lebih. Atribute-atribute tersebut bila berdiri sendiri tidak menjadi identitas record, tetapi bila dirangkaikan menjadi satu kesatuan akan dapat mengidentifikasi. 5. Foreign Key Non-key atribute pada sebuah relation yang juga menjadi key(primary) attribute di relation lainnya. Foreign key biasanya digunakan sebagai penghubung antara recordrecord dan kedua relation tersebut. Dalam proses normalisasi perlu dikenal definisi dari bentukbentuk atau tahapan-tahapan normalisasi yang ada, yaitu: 1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalizer Form) Bentuk tidak normal adalah suatu bentuk dimana semua data dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti aturanaturan tertentu. Bisa jadi data yang dikumpulkan akan tidak lengkap dan terjadi duplikasi data. 2. Bentuk Normal Pertama (1 NF/First Normal Form) Bentuk normal pertama adalah suatu bentuk dimana data yang dikumpulkan menjadi satu field yang sifatnya tidak akan berulang dan tiap field hanya mempunyai satu pengertian. 3. Bentuk Normal Kedua (2 NF/Second Normal Form) Bentuk normal kedua adalah suatu bentuk yang memenuhi syarat-syarat yaitu sudah memenuhi kriteria sebagai bentuk normal pertama dan field yang bukan kunci tergantuk secara fungsi pada kunci primer. III. METODE PENELITIAN Dalam pengumpulan data terdapat beberapa metode penelitian. Dan dalam penulisan tugas akhir ini yang penulis Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-36

4 Simposium Nasional IlmuPengetahuandanTeknologi (SIMNASIPTEK)2014 susun, metode atau teknik penelitian yang digunakan penulis adalah : a. Metode Observasi Penulis mengadakan pengamatan secara langsung pada bagian terkait untuk mengetahui secara langsung bagaimana proses persediaan barang ATK pada PT. Kanasakti Internasional Tour. b. Metode Wawancara Penulis menanyakan langsung pada staff karyawan yang bersangkutan mengenai proses persediaan barang ATK yang ada di perusahaan tersebut. c. Metode Periodik Penulis melakukan perhitungan pada persedian barang ATK di akhir priodik. Dalam melakukan perhitungan meliputi barang ATK yang masuk dan barang ATK keluar. Dengan melakukan sistem priodik pada dasarnya memiliki karakteristik persedian yang bermacam-macam. Maka dengan metode ini dapat lebih efektif dalam melakukan pengelolahan data yang mengenai persedian barang. d. Metode Studi Pustaka Penulis mengumpulkan dan memperoleh data dengan membaca dan mempelajari buku-buku referensi di perpustakaan yang berkaitan dengan materi Tugas Akhir untuk mendapatkan gambaran mengenai materi yang akan dijadikan bahan penelitian. e. Metode Dengan Pengembangan Sistem dalam melakukan penelitian ini penulis menggunakan metode prototype. Metode tersebut merupakan metode pegembangan sistem dengan pendekatan program tersebut dapat di gunakan dengan cepat dan bertahap. Dengan metode prototype dapat membuat proses pengembangan suatu program menjadi lebih cepat serta mengurangi tingkat kesulitan, sehingga mudah untuk di lakukan. Gambar 3.1 Pengembangan Sistem Dengan Prototype IV. PEMBAHASAN a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized form) suatu bentuk dimana semua data dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti aturan-aturan tertentu. Bisa jadi data yang dikumpulkan akan tidak lengkap dan terjadi duplikasi data. Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A- 37

5 KodeBarang* NamaBarang Merk Stok Satuan KodeUser * NamaUser Password Jenis kdsup* nmsup alamatsup notlp nofax Nip* nm_pgw Alamat_pgw telp_pgw divisi Nopo* TglPO jmlpo noterima* tglterima TotalTerima jmlterima nota* tglnota Qty TotalTransaksi Table IV.1 Bentuk Normalisasi Tidak Normal (Unnormalized Form) Gambar VI.2 Bentuk Normalisasi Kesatu (1NF) Keterangan: * Candidate Key b. Bentuk Normal Kesatu (1NF) c. Bentuk Normal Kedua (2NF) Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-38

6 Simposium Nasional IlmuPengetahuandanTeknologi (SIMNASIPTEK)2014 Gambar IV.3 Bentuk Normalisasi Kedua (2NF) Keterangan : * Candidate Key * * Foreign Key One to one relationship One many relationship to Gambar IV.4 Bentuk Normalisasi Ketiga (3NF) Keterangan : * Primary Key * * Foreign Key One to one relationship One to many relationship e. Gambar Login d. Bentuk Normal Ketiga (3NF) Gambar IV.5 Gambar II.5 Menunjukkan login untuk masuk kedalam aplikasi program f. Gambar Data Barang Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A- 39

7 Gambar IV.6 Gambar IV.6 Mengenai tentang isi dari Data barang ATK g. Gambar Data Pegawai Gambar IV.8 Gambar IV.8 Menunjukkan data suplier untuk masuk mengenai tentang data suplier sebagai pemasok i. Gambar Transaksi Gambar IV.7 Gambar VI.7 Menunjukkan data pegawai untuk mengetahui data pegawai yang mengajukan ATK h. Gambar Data Suplier Gambar IV.9 Gambar IV.9 Menunjukkan transaksi pengeluaran ATK untuk mengetahui keluar masuknya ATK yang di gunakan. IV. kesimpulan Berdasarkan pembahasan mengenai pembuatan program persediaan barang ATK pada PT. Kanasakti Internasional Tour yang sebelumnya masih menggunakan sistem secara manual, dimana masih terdapat kekurangan dalam hal pemrosesan dan penyimpanan data yang kurang efektif dan efisien Dengan Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-40

8 Simposium Nasional IlmuPengetahuandanTeknologi (SIMNASIPTEK)2014 keadaan yang demikian maka sangat dibutuhkan suatu sistem komputerisasi yang dapat menjamin pengolahan data yang cepat, akurat dan efisien dalam hal pembuatan dokumen serta laporan dalam tiap bulan dan tanggal sebelumnya. Secara umum kesimpulan penulis mengenai sistem tersebut akan dijelaskan sebagai berikut : a. Pengolahan data dapat dilakukan secara cepat dan akurat yang dapat dijadikan dokumen penting serta terhindar dari kesalahan input data. b. Sistem komputerisasi sebagai hasil dari perkembangan teknologi yang dapat membantu manusia dalam menangani proses pengolahan data sehingga memudahkan dalam hal pembuatan suatu bentuk output yang diperlukan. Berdasarkan pembahasan dan penjelasan yang telah diuraikan diatas, maka penulis mencoba memberikan masukan yang dapat dijadikan acuan demi mengoptimalkan kinerja program. Saran-saran yang dapat penulis berikan dalam pembahasan penggunaan program ini antara lain : 1. Sebagai tahap awal penggunaan program ini, sebaiknya perlu diadakan pelatihan kepada pengguna program untuk memberikan petunjuk penggunaan dan mengantisipasi terjadinya kesalahan yang mungkin dapat disebabkan oleh penggina program. 2. Menempatkan petugas pengguna program yang bertanggung jawab, mengerti dan menguasai jalannya program. 3. Ketelitian saat menggunakan program aplikasi ini sangat diperlukan sehingga dapat menghindari kesalahan dan kekeliruan dalam penggunaan program. 4. Mengadakan perawatan (maintenance) secara rutin agar software dan hardware dapat terjaga dan terawat dengan baik. 5. Perlunya dilakukan update terhadap program untuk menghadapi masalahmasalah yang semakin kompleks di masa yang akan datang. 6. Melakukan Back Up Database secara berkala untuk mengantisipasi hilangnya data secara tiba-tiba. REFERENSI Binanto, Iwan Konsep Dasar Program. Jakarta: Elexmedia Komputindo. Bin Ladjamudin, Al Bahra Analisis dan Desain Sistem Informasi. Tanggerang : Graha Ilmu Hanafiah, M. Jusuf dan Amri Amir Etika Kedokteran dan Hukum Kesehatan. Jakarta: EGC Himawan, Wahyu Tri Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Unicorn Toys Semarang. Universitas Dian Nuswantoro. Jogiyanto, HM Analisis Design Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Publisher. Kusrini dan Andri Koniyo Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi. Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi Razaq, Abdul Visual Basic 6.0. Surabaya: Indah Publisher Soleh, Redi Taofik Aplikasi Penjualan Menggunakan Visual Basic 6.0 dan Navicat MySql. Jakarta: Elexmedia Komputindo. Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A- 41

9 Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-42