EVALUASI ATAS SISTEM PEMBELIAN DALAM KAITANNYA DENGAN PENGENDALIAN INTERN Studi kasus pada PT INTI SARI PRIMA

Transkripsi

1 JURNAL ILMIAH RANGGAGADING Volume 9 No. 1, April 2009 : EVALUASI ATAS SISTEM PEMBELIAN DALAM KAITANNYA DENGAN PENGENDALIAN INTERN Studi kasus pada PT INTI SARI PRIMA Oleh : * Iriyadi dan Rianna Dosen Tetap Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor ABSTRACT The objective of this research is to find out purchasing accounting system and internal control implementation of company and to find out purchasing system result in accordance with internal control of company. From the result of this research, it can be found out that purchasing system and procedure have been suffice enough, but internal control at PT Intisari Prima still has a lot of shortages. However, the company has endeavored by implementing true purchasing accounting system and procedure by separating three main functions as follows: operational function (purchasing division), storing function (storehouse division), and accounting function (registration section). It can not be permitted that just one function brings about transaction from the beginning to the end in maintaining the company s assets. Keyword : Purchasing Accounting System PENDAHULUAN Sistem Akuntansi Pembelian dalam perusahaan sangatlah penting dimana sistem dan prosedur harus dipergunakan dan dijalankan dengan sebaik-baiknya sebagai landasan yang menjadikan informasi untuk membeli bahan baku atau barang yang diperlukan oleh perusahaan untuk menjaga kelangsungan produksi dan mencegah kelebihan bahan baku atau kekurangan bahan baku. Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan dimana pengendalian intern sangat penting untuk mengendalikan segala kegiatan dalam perusahaan yang bertujuan sesuai dengan definisi untuk menjaga efektifitas dan efisiensi operasi, keandalan laporan keuangan dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku. Suatu perusahaan akan berkembang dan mampu tetap bertahan dengan baik jika didukung oleh sumber daya (resource). Kita mengetahui bahwa sumber daya yang penting bagi perusahaan adalah man, money, material, machine, dan method. Agar suatu perusahaan dapat dikendalikan dan berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan maka pemilik harus dapat memiliki sistem pengendalian intern yang tepat. Tentu saja agar dapat mengontrol kegiatan operasional dalam perusahaan. Namun apabila perusahaan telah menjadi suatu perusahaan dengan taraf yang lebih besar dan memiliki banyak departemen atau divisi, maka perusahaan harus menetapkan Sistem Pengendalian Intern terhadap masing-masing bagian sehingga tindakan pengendalian dapat

2 Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 9 No. 1, April 2009 lebih terkait dengan kegiatan yang bersangkutan. Unsur pengendalian yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi dalam menjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Dalam merancang unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian meliputi organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dan praktek yang sehat. Pada umumnya tujuan utama perusahaan adalah memperoleh laba/keuntungan dengan biaya operasional yang serendah mungkin di samping tujuantujuan lain seperti produktivitas yang tinggi dan efisien. Namun tujuan tersebut tidak selalu meningkatkan kepuasan pelanggan, kualitas/mutu produk, dan motivasi para karyawan. Karena laba, produktivitas dan efisiensi secara optimal didapat dari meningkatnya pendapatan dan menurunnya biaya yang dikeluarkan. METODOLOGI PENELITIAN Penelitian ini dirancang dengan mempergunakan pedoman metode deskriptif yang bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada saat penelitian dilakukan dan memeriksa sebabsebab dari suatu gejala tertentu, yang termasuk didalam penggunaannya sebagai berikut : 1. Studi Pustaka ( Library Research ) Penelitian dilakukan dengan cara mengambil data dan brosur serta mempelajari buku panduan manajemen sumber daya manusia yang berkaitan dengan skripsi ini, dimana data-data dikumpulkan yang tujuannya untuk memperoleh suatu gambaran dan pegangan sebagai panduan dasar dalam alur pembahasan skripsi ini. 2. Studi Lapangan ( Field Research ) Teknis penelitian akan dilakukan yaitu dengan cara observasi, yaitu suatu teknis mengumpulkan data dengan terjun langsung ke lapangan, survey dan melihat secara nyata di lokasi penelitian. Dari data yang dikumpulkan dicoba untuk dianalisa dan disimpulkan yang selanjutnya direlevansikan terhadap judul yang akan dibahas. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa Sistem pembelian dalam kaitannya dengan Pengendalian Intern PT.Inti Sari Prima. Sistem pembelian yang ada di PT Inti Sari Prima sudah ada tetapi belum dijalankan dengan cukup baik dan memadai. Dilihat dari banyaknya kegiatan-kegiatan dalam proses pembelian yang masih banyak kelemahan nya. Unsur pengendalian yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi dalam menjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan akuntansi. Dalam merancang unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam sistem akuntansi akuntansi yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian meliputi organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktek yang sehat. Berdasarkan kuesioner pengendalian intern yang diajukan oleh penulis dapat disimpulkan evaluasi kaitan antara sistem pembelian dengan pengendalian intern yaitu: 1. Otorisasi umum dan khusus untuk setiap pembelian transaksi pembelian Saat ini permintaan pembelian yang dilakukan di PT Inti Sari Prima oleh bagian gudang secara lisan. Hal ini menunjukkan pengendalian intern belum ada. Karena permintaan secara lisan dapat mengakibatkan salah persepsi antara bagian gudang dan bagian pembelian karena tidak adanya dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan dalam hal permintaan pembelian. 2. Tidak adanya dokumen permintaan pembelian barang maka surat order pembelian tidak dilampiri surat permintaan barang dari gudang karena permintaan pembelian barang dari gudang dilakukan secara lisan. Tetapi dalam surat order pembelian ada otorisasi dari pihak 19

3 IRIYADI dan RIANNA, Evaluasi atas Sistem Pembelian dalam Kaitanya dengan Direktur yang mengetahui dan pihak manager yang menyetujui pembelian barang tersebut. 3. Penerimaan barang. Setiap pelaksanaan penerimaan barang dilakukan pengecekan terhadap surat order pembelian yang sudah disampaikan secara lisan oleh bagian gudang dengan bagian pembelian. Karena surat order pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian yang dimana bagian gudang tidak menerima tembusan surat order pembelian tersebut. Bagian gudang dalam menerima barang dari supplier membuat surat penerimaan barang yang dilampirkan dengan bukti surat jalan supplier. 4. Bukti tanda terima barang dibuat oleh bagian gudang karena fungsi penerima barang merangkap sebagai bagian gudang yang berfungsi menerima barang yang sudah dipesan. 5. Pembuatan bukti kas keluar, adanya bukti pendukung yang bersangkutan dengan bukti kas keluar yaitu surat order penerimaan barang yang dibuat dibagian gudang, surat jalan supplier, dan faktur dari supplier. Setiap pembayaran hutang sudah sesuai dengan order pembelian dan surat penerimaan barang dan faktur dari supplier yang bersangkutan. Hal ini untuk menghindari penyelewengan dalam hal pembayaran karena sudah sesuai dengan laporan penerimaan barang yang dibuat dan diotorisasi berdasarkan penerimaan yang telah diperiksa oleh bagian penerimaan barang/gudang jenis, kuantitas, kualitas dan kondisi yang semestinya. 6. Pencatatan Utang, setiap pencatatan utang dilandasi oleh dokumen-dokumen pendukung seperti halnya surat order penerimaan barang, surat jalan supplier, dan faktur dari supplier. Pencatatan utang tersebut dibuat berdasarkan laporan pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian yang dilandasi bukti-bukti yang diungkapkan diatas. Dan setiap pencatatan utang sudah sesuai dengan bukti-bukti tersebut yang sudah diperiksa. 7. Setiap bukti formulir tidak bernomor urut tercetak seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan bukti kas keluar tetapi dilakukan secara manual karena sistem komputer di PT Inti Sari Prima masih belum sempurna. Hal ini dikarenakan sistem penomoran tersebut belum menggunakan program komputer yang sudah diprogram penomoran otomatis. Hal ini dapat menyebabkan penyelewengan surat tersebut yang dapat digunakan berulang-ulang dan diganti isinya sesuai dengan keinginan yang membuat. 8. Setiap laporan yang berisikan perbandingan persediaan, utang dan pembayaran dilakukan pemeriksaan oleh pihak manajemen setiap saat, atau secara periodik.misalnya dengan melalui pemeriksaan adanya otorisasi dalam setiap bukti kas keluar bagi PT Inti Sari Prima sudah merupakan review kerja. Jika dikaitkan dengan Internal Control versi COSO, pengendalian intern pada PT Inti Sari Prima adalah sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian. Dalam lingkungan pengendalian intern perusahaan, PT Inti Sari Prima Jakarta dalam struktur organisasi telah memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas agar dapat melaksanakan kegiatan kegiatan pokok perusahaan. Dan perusahaan memperkerjakan orang-orang yang berkompeten dan dapat dipercaya. 2. Penaksiran Risiko. Prosedur-prosedur pembelian yang dijalankan oleh PT Inti Sari Prima sudah cukup memadai dengan adanya pemilihan supplier yang bonafide dan berkompeten memberikan harga yang relatif dapat menekan biaya dengan kualitas bahan baku yang baik dan bagus. Pembelian bahan baku yang dilakukan secara impor dari luar negeri yang berisiko tinggi, karena pengirimannya dilakukan melalui perjalanan laut yang cukup lama. Untuk mengantisipasi kemungkinan bahan baku tersebut hilang atau kecelakaan dalam perjalanan, pihak supplier mengasuransikan bahan baku yang telah dikirimkan hingga bahan baku tersebut sampai ditujuan/ gudang. 20

4 Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 9 No. 1, April Aktivitas Pengendalian. Prosedurprosedur pembelian yang dijalankan oleh PT Inti Sari Prima sudah cukup memadai dengan adanya otorisasi transaksi, pencatatan transaksi tetapi dalam aktivitas pengendalian yang dilakukan masih kurang memadai seperti tidak adanya surat permintaan pembelian yang sudah diotorisasi oleh bagian gudang yang seharusnya ada dokumentasi dari gudang ke bagian pembelian, tidak adanya tembusan order pembelian kepada bagian gudang yang mencantumkan pembelian barang yang dilakukan oleh perusahaan. Dan adanya pemisahan fungsi yaitu fungsi akuntansi yang terpisah dari fungsi pembelian, produksi dan penyimpanan. 4. Informasi dan Komunikasi. Dalam melakukan prosedur pembelian PT Inti Sari Prima informasi dan komunikasi yang baik sangatlah dibutuhkan dilihat dari aktivitas-aktivitas operasional yang dilakukan oleh setiap fungsi dan bagian, dimulai dari permintaan pembelian yang dilakukan oleh gudang surat order permintaan barang yang dilampirkan dalam pencatatan laporan informasi dan komunikasi sudah dilakukan dengan cukup baik dan memadai. 5. Pemantauan. Dalam melakukan pemantauan sudah dilakukan oleh bagian yang berwenang yaitu manager tiap-tiap bagian yang harus bertanggungjawab setiap aktivitas yang dilakukan oleh masing-masing fungsi kepada direksi yaitu adanya pemeriksaan pada saat pelaporan yang dilakukan oleh pihak manajemen setiap saat. Manager memantau pembelian dari prosedur penawaran harga yang dilakukan oleh supplier, surat order pembelian, hingga pengeluaran kas untuk pembayaran hutang dagang. Pemeriksaan dilakukan dalam setiap aktivitas operasional perusahaan hingga pelaporan oleh tiap-tiap bagian. Tidak ada aktivitas operasional perusahaan yang terjadi tanpa pemeriksaan terlebih dahulu. KESIMPULAN Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, maka penulis dapat menyimpulkan hal-hal sebagai berikut: 1. PT Intisari Prima adalah perusahaan perseroan yang bergerak dibidang perdagangan agrokimia yang menjual bahan-bahan kimia untuk industri pertanian yang beralamat di Jl.K.H.Hasyim Ashari Jakarta Pusat. 2. Tujuan dari PT Intisari Prima adalah menjadi perusahaan agrokimia yang cukup dihormati dan disegani karena banyak belajar dan mampu bertahan. 3. PT Intisari Prima didalam mengadakan persediaan melakukan pembelian dari dalam maupun dari luar negeri. 4. PT Intisari Prima sudah memiliki sistem dan prosedur pembelian yang cukup memadai yaitu: a. Adanya pemisahan fungsi antara bagian akuntansi, penerimaan dan pembelian. b. Pembelian dilakukan apabila persediaan digudang sudah mencapai batas minimum. c. Setiap formulir yang ada diotorisasi oleh pejabat yang berwenang yaitu manager dan direktur. 5. Pengendalian intern pada PT Intisari Prima yang masih belum cukup memadai yaitu masih banyak ditemukan kelemahankelemahan. Dimana pengendalian yang sudah dilakukan oleh perusahaan dengan adanya setiap pembelian selalu dilakukan pemeriksaaan oleh pihak yang berwenang yaitu manager dan disetujui oleh direktur. 6. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan oleh penulis hubungan antara sistem pembelian dengan pengendalian intern dalam perusahaan masih banyak terdapat kelemahan yaitu: a. Bagian gudang tidak membuat dokumen surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian. b. Formulir surat permintaan pembelian, order pembelian, bukti kas keluar tidak diberi nomor urut tercetak. Tetapi dilakukan masih secara manual belum terkomputerisasi. c. Bagian gudang tidak menerima tembusan surat order pembelian dari 21

5 IRIYADI dan RIANNA, Evaluasi atas Sistem Pembelian dalam Kaitanya dengan bagian pembelian yang membuatnya tetapi menerimanya secara lisan. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya kemungkinan menerima barang yang salah, salah jenisnya, salah kuantitasnya. d. Surat order pembelian tidak didokumentasikan bersama dengan surat permintaan barang dari bagian gudang, karena permintaan barang dilakukan secara lisan. Hal ini dapat menyebabkan pengingkaran dari bagian gudang dan pembelian dapat terjadi dengan tidak semestinya. DAFTAR PUSTAKA Agoes, Sukrisno, Auditing (Pemeriksaan Akuntan). Edisi ketiga. Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Amir Abadi Jusuf; Alvin A Arens, James K. Loebbecke, 1997, Auditing, Cetakan Tiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Amir Abadi Jusuf; George H.Bodnar, William S Hopwood, 2000 Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Enam, Penerbit Salemba Empat Jakarta. Amin Widjaja Tunggal COSO-Based Auditing. Penerbit Harvarindo. Narko, 2004, Sistem Akuntansi, Cetakan keempat, Penerbit Yayasan Pustaka Nusatama, Yogyakarta. H.S. Munawir Auditing modern buku 1. Edisi Pertama. Penerbit BPFE Yogyakarta. James A. Hall, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat. Joel G. Siegel, Jae K. Shim, 1999, Kamus Istilah Akuntansi. Alih Bahasa: Moh.Kurdi. Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta. Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi tiga Cetakan ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi, 2002, Auditing, Buku dua, Cetakan kesatu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Michelle Suharli Akuntansi untuk bisnis dan Jasa. Slamet Sugiri Pengantar Akuntansi 1. Edisi kesatu, UPP-AMP YKPN, Yogyakarta Sofyan, Safri Harahap Teori Akuntansi.Edisi keenam, PT Rajagrafindo Persada, Jakarta. Soemarso Akuntansi suatu pengantar. Edisi kelima. Penerbit Salemba Empat. Tata Subardi,2004, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Penerbit Andi Offset,Yogyakarta. Wijayanto, Nugroho, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga Jakarta. Yoseph W.Wilkinson; John Willey & Sons,1992, Accounting Imformation Sistems, Edisi ke dua, Penerbit Harapan Baru, Bandung. 22