BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Pada era teknologi saat ini, setiap entitas bisnis berkompetisi untuk menarik minat para konsumen.oleh karena itu, diperlukan strategi dan perangkat khusus yang terarah dan terukur serta memungkinkan dapat mendukung kegiatan bisnis yang dimaksud agar lebih mudah, efektif, dan efisien dengan tetap mempertahankan kualitas pelayanan dan kepuasan konsumen sehingga dapat meningkatkan loyalitas konsumen serta optimalisasi omset yang tinggi. Rumah sakit merupakan suatu entitas yang sangat kompleks dalam menyelenggarakan pelayanan kesehatan melalui pendekatan pemeliharaan kesehatan (promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif)yang dilaksanakan secara menyeluruh sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku tanpa memandang agama, golongan dan kedudukan. Rumah sakit dalam melakukan tugas dan fungsinya harus mampu membiayai hidupnya, sehingga citra rumah sakit bergeser dari fungsi sosial menjadi fungsi ekonomis. Pergeseran citra rumah sakit dari fungsi sosial menjadi fungsi ekonomis atau lebih dikenal dengan sosioekonomis yang berarti, rumah sakit mulai mempergunakan kaidah ekonomi dalam pengelolaannya sehingga akan menunjukkan ciri-ciri bisnis rumah sakit, antara lain ditunjukkan oleh adanya kesadaran tinggi tentang perhitungan biaya dan laba, serta semakin dibutuhkannya manajemen yang profesional Jacobalis dan Sami (1994). Hal ini berarti dalam pengelolaan rumah sakit dibutuhkan manajemen yang profesional. Kemampuan manajemen rumah sakit yang profesional, memerlukan dukungan sistem informasi yang mampu mengembangkan kinerja rumah sakit. Keberadaan sistem informasi yang akurat dan andal, serta cukup memadai untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, baik kepada pelanggan internal maupun pelanggan eksternal serta lingkungan yang terkait lainnya. Cakupan pelayanan yang luas, tentunya banyak sekali permasalahan kompleks yang terjadi dalam proses pelayanan di rumah sakit. Banyaknya variabel di rumah sakit turut 1

2 2 menentukan kecepatan arus informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dan lingkungan rumah sakit. Pengelolaan data di rumah sakit merupakan salah satu komponen yang penting dalam mewujudkan suatu sistem informasi rumah sakit. Pengelolaan data secara manual, mempunyai banyak kelemahan dan membutuhkan waktu yang lama untuk mengolahnya, keakuratan juga kurang dapat diterima, karena kemungkinan kesalahan yang cukup besar. Pengelolaan data dengan manual dapat digantikan dengan suatu sistem informasi dengan menggunakan komputer. Kelebihan dengan sistem informasi komputer, data yang dihasilkan lebih cepat, mudah dan akurat. Wilarso (2000) berpendapat bahwa dalam beberapa hal penting yang mendorong diperlukannya teknologi informasi di organisasi. Hal ini berkaitan dengan proses pengambilan keputusan yang tidak dilandasi informasi, informasi yang tersedia tidak relevan, informasi yang ada tidak dimanfaatkan oleh manajemen, informasi yang ada tidak tepat waktu, terlalu banyak informasi, informasi yang tersedia tidak akurat, adanya data yang cara pemanfaatannya tidak fleksibel. Berdasarkan hal tersebut, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang mampu mendukung dalam pengambilan keputusan. Rumah sakit selaku salah satu entitas bisnis merupakan institusi kesehatan yang melakukan kegiatan pelayanan jasa sebagai kegiatan utama bisnisnya.kepemilikkan rumah sakit terbagi menjadi dua, yaitu milik pemerintah dan milik swasta, tetapi intinya setiap rumah sakit pada dasarnya harus dapat menjalankan usahanya secara mandiri dengan baik. Rumah Sakit Ibu dan Anak Keluarga Kitaatau disingkat RSIA Keluarga Kita merupakan rumah sakit swasta tipe C yang bekedudukan di Curug Kabupaten Tangerang. RSIA Keluarga Kita yang bernaung dibawah PT. Cipta Kesehatan Mandiri, yang dikelola oleh tim ahli yang menerapkan sistem manajemen modern dan ditunjang oleh fasilitas lengkap serta modern dengan memberikan layanan kesehatan berkualitas serta memberikan solusi yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan kesehatan di masyarakat, khususnya di bidang kesehatan ibu dan anak.rsia Keluarga Kita dibangun dengan konsep ramah

3 3 lingkungan, pencahayaan dan ventilasi ruangan yang baik, lahan parkir yang memadai serta di desain untuk memberikan pelayanan kesehatan yang optimal. Berlokasi di titik tengah Jalan Raya Curug tepatnya di Kelurahan Sukabakti Curug Tangerang Banten, dimana Kecamatan Curug diproyeksi menjadi pusat perkotaan dan perdagangan, serta diapit oleh dua perumahan terbesar yaitu: Lippo Village dan Citra Raya, sehingga dapat dijadikan pilihan Rumah Sakit Ibu dan Anak yang tepat khususnya wilayah Curug dan sekitarnya. Jumlah penduduk pada Kecamatan Curug sendiri sebesar jiwa. RSIA Keluarga Kita didirikan pada bulan November 2009 dengan kapasitas tempat tidur sebanyak 79buah dan merupakan rumah sakit yang bersifat profit. RSIA Keluarga Kita berdiri diatas lahan seluas m² dan luas bangunan 2.742,2 m². Pelayanan kesehatan yang diberikan oleh RSIA Keluarga Kita, meliputi: pelayanan medis,penunjang medis, dan administrasi keuangan.aktivitas pelayanan medis meliputi Unit Gawat Darurat (UGD),Unit Rawat Jalan,Unit Rawat Inap,Unit Bedah (Kamar Operasi) dan Unit VK (Kamar Bersalin),Perinatologi dan High Care Unit ( HCU). Aktivitas penunjang medis meliputi:unit Laboratorium, Unit Radiologi, Unit Rekam Medik, Unit Gizi,dan Unit Farmasi. RSIA Keluarga Kitaterletak ditempat yang cukup strategis dan jauh dari rumah sakit sejenis, sehinggarsia Keluarga Kita menjadi salah satu rumah sakit tujuan untuk rujukan dari Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) dan pelayanan kesehatan primer lainnya.untuk mendukung program pemerintah, RSIA Keluarga Kita turut melayani peserta Program Jaminan Kesehatan Nasional (Program JKN) yang diselenggarakan oleh Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS). Saat ini, RSIA Keluarga Kita sedang mengupayakan peningkatan mutu pelayanan.hal ini dikarenakan semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan yang lengkap, mutu pelayanan yang sesuai harapan, dan memenuhi standar keamanan pasien (patient safety) yang mengacu pada standar akreditasi nasional.untuk itu, perlu sistem pendukung pelayanan yang terintegrasi, efektif, dan efesien,baik dari segi waktu, lingkup pelayanan, sampai

4 4 dengan hasil kegiatan kerja. Sistem pendukung pelayanan yang dimaksud ialah Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).Hal ini sesuai dengan misi RSIA Keluarga Kita, yaitu menyiapkan tenaga manajemen yang profesional dan sistem informasiyang menjamin terlaksananya sistem pelayanan yang komprehensif dan nyaman. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013, SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan rumah sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan, dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari sistem informasi kesehatan. SIMRS dapat dimanfaatkan untuk kegiatan pelayanan data dan informasi dengan lebih produktif, transparan, tertib, cepat, mudah, akurat, terpadu, aman dan efisien, khususnya membantu dalam memperlancar dan mempermudah pembentukan kebijakan dalam meningkatkan sistem pelayanan kesehatan di rumah sakit. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit,pasal 52 ayat 1 disebutkan bahwa Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah sakit dalam bentuk sistem informasi manajemen rumah sakit. Perkembangan teknologi yang begitu pesat dan didukung dengan berbagai peraturan perundang-undangan yang ada, mengharuskan semua rumah sakit dapat menyesuaikan diri untuk menerapkan kemajuan teknologi yang dimaksud dalam pelayanan kesehatan, sehingga dapat mengintegrasikan data dan informasi dari berbagai bagian yang ada.seyogyanya dengan adanya SIMRS, pelayanan rumah sakit kepada pasien semakin bermutu, karena SIMRS dapat mengakomodir kebutuhan data dan informasi dari berbagai pihak yang ada, termasuk pasien. Pelayanan kesehatan juga menjadi lebih cepat, efektif, transparan, tertib, mudah, akurat, terpadu, aman dan efisien.selain itu, membantu melancarkan atau memudahkan pembentukan kebijakan dalam meningkatkan sistem pelayanan di rumah sakit. Sejarah operasional SIMRSdi RSIA Keluarga Kita dimulai sejak tahun 2010.Sebelumnya, sistem informasi yang digunakan sudah dengan komputerisasi,

5 5 tetapi sebagian input data masih dilakukan secara manual.sejak tahun 2010,Rumah Sakit bekerjasama dengan pihak ketiga, dan sesuai dengan anggaran yang ada hanya dapat mendukung kegiatan front office. Seiring berjalannya waktu,rsia Keluarga Kita melakukan pengadaan hardware berupa komputer server 2 unit, terdiri dari 1 server utama dan 1 server back up, PC client 20 unit,jaringan lokal area (LAN) sebanyak 39 titik dengan menggunakan kabel UTP dan Hub switch,serta pengadaan UPS dan printer. Meskipun SIMRS memilik potensi besar untuk dapat meningkatkan pelayanan kesehatan, namun karena sistem tersebut kurang dimanfaatkan secara baik, sehingga hasilnya kurang meningkatkan produktivitas pekerja yang ada di rumah sakit.kondisi tersebut diperparah dengan masih minimnya pengetahuan teknis dari para pengguna SIMRS, karena yang bersangkutan kurang mengikuti berbagai pelatihan yang bersifat teknis atau sosialisasi ketika sistem tersebut di up grade. Hal ini merupakan suatu hal yang kontra produktif dan harus dihindari. Adapun sarana sistem informasi berupa perangkat lunak (software)yang berbentuk SIMRS juga masih sederhana dan dikelola atau dikerjasamakan dengan pihak ketiga. Software diadakanhanya untuk mendukung kegiatan pendaftaran (rawat jalan, rawat inap, dan UGD), pembayaran (billing), laporan registrasi, serta keuangan. Pembinaan (brainware) dilakukan melalui pelatihan (training) kepada calon pengguna SIMRS.Pelatihan yang diadakan adalah pelatihan aplikasi software SIMRS.Karyawan yang dilatih adalah karyawan administrasi yang bertugas di bagian pendaftaran pasien rawat jalan,rawat inap, dan bagian keuangan (kasir). Hingga kini lebih kurang 6 tahun lamanyaimplementasi SIMRS di RSIA Keluarga Kita, ternyata hasilnya masih belum sesuai dengan harapan. Masih ditemukan berbagai kendala(barrier)yang diduga berpengaruh pada mutu pelayanan. Di sisi lain, harapan terhadap pelayanan kesehatan yang komprehensif,efektif, dan efisien dengan tetap mengutamakan patient safetybegitu tinggi serta menjadi tuntutan yang harus dipenuhi oleh rumah sakit. Berbagai barrier tersebut perlu diinventarisasi dan dicarikan solusinya sehingga mampu meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit tersebut.

6 6 Sejak satu tahun yang lalu,rsia Keluarga Kita menjadi provider BPJS,sebagai rumah sakit rujukan tingkat pertama,maka beban kerja SDM di RSIA Keluarga Kita menjadi semakin tinggi,dan diperlukan dukungan sistem informasi yang cukup efisien untuk membuat pekerjaan menjadi lebih mudah. Mulai dari unit pendaftaran yang melakukan input data, proses pengkodingan menggunakan INA-CBG s sampai dengan klaim verifikasi ke BPJS mutlak didukung oleh suatu sistem informasi yang baik pula. Dalam hal pelayanan pada pasien-pasien BPJS ini,sistem informasi yang digunakan adalah sistem informasi yang menggunakan software dari BPJS, tetapi diperlukan sosialisasi dengan pelatihan khusus untuk karyawan yang menggunakan langsung sistem informasi tersebut. Beberapa hal yang sering dikeluhkan oleh pengguna langsung SIMRS adalah komputer yang mendadak tidak bisa difungsikan,proses loading yang memakan waktu lama,sampai dengan terlalu banyak kolom dalam inputan data yang harus dilengkapi dan akhirnya lebih banyak dilewatkan atau tidak diisi.bagi pihak manajemen sebagai pengguna tidak langsung SIMRS,terutama bagian keuangan,mengeluhkan masih terdapat temuan resources yang tidak terbayar karena luput diinput pada sistem yang akhirnya berdampak kerugian materiil bagirumah sakit. Belum lagi karena SIMRS belum mendukung kegiatan back office,pihak penentu kebijakan dalam hal ini adalah jajaran direksi,tidak mendapatkan reportbulanan yang dapat melihat dan mengukur kinerja pelayanan pada masing-masing unit. Implementasi SIMRS yang kurang optimal dapat menghambat pengambilan keputusan yang tepat pada tataran manajemen. Hal ini disebabkan karena kelengkapan informasi yang bersumber dari entry data yang sudah diprogram pada aplikasi SIMRS belum tersedia sebagaimana diharapkan. Informasi sudah dapat dimanfaatkan sebatas kunjungan pasien dan informasi biaya perawatan.pada awal tahun 2016 manajemen RSIA Keluarga Kita dan didukung oleh pemilik Rumah Sakit mulai mengganti SIMRS yang sudah ada dengan SIMRS baru yang lebih custom dan dapat mengakomodir kebutuhan back office. SIMRS yang baru ini bekerjasama dengan vendor yaitu Teramedik dengan

7 7 sistem kerjasama operasional(kso). Setelah proses perpindahan atau transisi data base dari SIMRS yang lama kepada SIMRS yang baru pihak vendor juga memberikan pendampingan kepada karyawan yang bertugas sebagai user penginput data entry selama dua minggu. Sebagai rumah sakit yang mengimplementasikan sistem informasi berbasis komputer, selayaknya RSIA Keluarga Kita memperkirakan perubahan organisasi sebagai hasil dari penggunaan sistem informasi yang memerlukan pemahaman yang baik dari fungsi organisasi serta karakteristik organisasi, sehingga diperlukan suatu evaluasi sistem informasi.hal tersebut berkaitan dengan permasalahanpermasalahan yang ditemukan di Indonesia. Permasalahan yang dihadapi di Indonesia antara lain adalah sistem informasi yang ada masih terfragmentasi. Sistem Informasi Kesehatan (SIK) yang ada saat ini masih jauh dari kondisi ideal, serta belum mampu menyediakan data dan informasi kesehatan yang evidance based untuk pembangunan kesehatan yang efektif. Berbagai permasalahan klasik masih dihadapi dalam penyelenggaraan SIK, diantaranya adalah kegiatan pengelolaan data dan informasi belum terintegrasi dan terkoordinasi dalam suatu mekanisme kerjasama yang baik. Adanya overlapping kegiatan dalam pengumpulan dan pengolahan data, dimana masing-masing unit mengumpulkan datanya sendiri-sendiri dengan berbagai instrumen di setiap unit kerja, sehingga data tersebut masih diragukan validitasnya. Pengalaman menunjukkan penerapan sistem informasi berbasis komputer banyak berakhir dengan kegagalan. Dowling (1980) mengestimasi 45% dari pengembangansistem informasi berbasis komputer gagal karena resistensi pengguna,meskipun secara tekhnologi cukup meyakinkan. Penelitian penerapan SIMRS yang akan dilakukan ini mengacu pada kerangka kerja HOT-FIT dan merupakan salah satu kerangka teori yang digunakan untuk mengevaluasi sistem informasi,yaitu Manusia (Human), Organisasi (Organization), Teknologi (Technology) dan kecocokan diantara ketiga komponen tersebut. Evaluasi terhadap penerapan SIMRS harus dilakukan karena evaluasi akan menilai atau mengukur manfaat yang didapatkan dari penerapan SIMRS dan untuk menemukan masalah-masalah potensial yang sedang dihadapi oleh

8 8 pengguna dan organisasi.hasil evaluasi dapat digunakan sebagai acuan untuk memperbaiki atau menyempurnakan SIMRS dan meminimalkan potensi masalah yang masih ada,sehingga SIMRS menjadi lebih baik,sempurna serta dapat mendukung visi, misi dan tujuan organisasi. B. Perumusan Masalah 1. Mengapa terdapat kendala pada implementasi SIMRS di RSIA keluarga Kita dilihat dari perspektif pengguna SIMRS? 2. Bagaimana implementasi SIMRS di RSIA Keluarga Kita pada tataran manajemen (organisasi) mempengaruhi keputusan suatu kebijakan? 3. Apakahsistem teknologi pada SIMRS RSIA Keluarga Kita saat ini telah cukup mengakomodir kebutuhan bisnis di RSIA Keluarga Kita? C. Tujuan Penelitian 1. Umum Mengevaluasi dan mengeksplorasi penerapan SIMRS di RSIA Keluarga Kita berikut hambatan-hambatannya. 2. Khusus a. Mendeskripsikan kendala impementasi SIMRS dari perspektif atau penilaian pengguna. b. Mendeskripsikan faktor-faktor penghambat dan pendukung agar implementasi SIMRS bisa sesuai dengan tujuan organisasi. c. Mendeskripsikan kualitas sistem teknologi pada SIMRS RSIA Keluarga Kita. 1. Manfaat Praktis D. Manfaat Penelitian a. Untuk pengelola Rumah Sakit

9 9 Hasil ini berguna sebagai bahan evaluasi pelaksanaan SIMRS guna menyusun perencanaan lebih lanjut terhadap pemanfaatan SIMRS. 2. Manfaat Teoritis a. Untuk ilmu pengetahuan Alternatif referensi tentang Human Organization and Technology (HOT) dengan implementasi SIMRS. b. Untuk Penulis Menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang teori HOT dan hubungannya dengan implementasi SIMRS. E. Keaslian Penelitian Penelitian tentang evaluasi implementasi sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) belum pernah dilakukan di RSIA Keluarga Kita Curug. Selama ini,top manajemen sadar bahwa ada terdapat masalah pada penerapan SIMRS di rumah sakit tersebut, tetapimanajemenrumah sakit kesulitan dalam mendapatkan data atau informasi untuk membuat laporan dan evaluasi berkala yang dapat mengukur tingkat keberhasilan atau pencapaian SIMRS di RSIA Keluarga Kita. Laporan dan hasil evaluasi terhadap implementasi SIMRS tersebut dapat menjadi dasar bagi manajemen rumah sakit untuk membuat suatu kebijakan atau keputusan strategis. Penulis mencoba menelusuri yang sudah ada yang terkait dengan masalah hambatan pada penerapan SIMRS dengan teori HOT.Adapun beberapa sejenis, antara lain: Penulis & Tahun Sulistyowati (2005) Tabel.1. Penelitian-Penelitian Sebelumnya dan hubungannya Judul Hasil Perbedaan Persamaan Pemanfaatan Sistem Informasi Berbasis Komputer Dalam Pelayanan Resep Rawat Jalan Di Instalasi Farmasi RSU Banyumas Evaluasi pemanfaatan sistem informasi berbasis komputer terhadap pelayanan resep rawat jalan Lokasi Subjek Tujuan Mengevaluasi SIMRS Jenis

10 10 Novianti Puspitasari et al (2013) Penerapan SIMRS Menggunakan Metode Unified Theory Of Acceptance And Use Of Technology (UTAUT) Dan Task Technology Fit (TFT) Menilai penerapan SIMRS dengan metode UTAUT dan TFT. Lokasi Subjek Model Tujuan Mengevaluasi SIMRS Kristanto (2007) Ade Dita Puteri (2013) Endang Hariningsih Penerapan SIMRS Di RSUP Dr. Sardjito Dengan Menggunakan HOT- FIT Evaluasi Penerapan SIMRS Di RS Jiwa Ghrasia Beragam Jenis Model Penelitian Untuk Menguji Kesuksesan Dan Evaluasi Suatu Sistem SIRS Menunjukkan variabel-variabel dalam teori HOT- FIT SIMRS tidak berjalan optimal dikarenakan hambatan dari aspek teknologi, manusia dan organisasi yang mempengaruhi kualitas informasi sehingga informasi yang dihasilkan belum seluruhnya bisa dijadikan bahan pengambilan keputusan bagi manajemen RS Masing-masing metode masih memiliki kelemahan Lokasi Subjek Lokasi Subjek Lokasi Subjek Model Mengevaluasi SIMRS Model evaluasi Mengevaluasi SIMRS Jenis Model evaluasi Tujuan Mengevaluasi SIMRS Jenis Model evaluasi Tujuan