PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN PROYEK PADA BINUS CREATES

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN PROYEK PADA BINUS CREATES Kevin Christoper, Prayogo, Sundiro Sunaryo, Franky Hadinata Marpaung Computer Science Department, School of Computer Science, BINUS University, Jl. K.H. Syahdan No 9, Palmerah, Jakarta Barat ABSTRACT The purpose of this paper is to record a project management application at Binus Creates that can help project managers to monitor ongoing projects and distribute all related information to involved team. The system methodology used is the waterfall method which consists of communication, planning, modeling, construction, and deployment. The results of the development of this project management application are a web-based application that supports the administration of the data collection process, project supervision, project status that changes automatically and dashboard. In conclusion, the application that has been developed is in compliance with user requirement and able to support project management at Binus Creates. Keywords: project management, web application. ABSTRAK Tujuan penulisan ini adalah untuk mendokumentasikan pengembangan aplikasi manajemen proyek pada Binus Creates yang dapat membantu manajer proyek memonitor informasi mengenai proyek yang sedang berjalan dan mendistribusikan seluruh informasi terkait proyek kepada tim yang terlibat. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah metode waterfall yang terdiri dari communication, planning, modeling, construction, dan deployment. Hasil dari pengembangan aplikasi manajemen proyek adalah aplikasi berbasis web yang mendukung proses pendataan administrasi, pengawasan proyek, perubahan status proyek secara otomatis dan dashboard. Simpulannya, aplikasi yang telah dikembangkan ini telah memenuhi user requirement dan dapat mendukung manajemen proyek pada Binus Creates. Keywords: manajemen proyek, aplikasi web. PENDAHULUAN Pemanfaatan teknologi dan sistem informasi dalam dunia bisnis saat ini sudah menjadi salah satu faktor utama kesuksesan organisasi. Banyak sektor usaha saat ini yang berskala besar hingga kecil sekalipun telah memanfaatkan teknologi dan sistem informasi dalam kegiatan operasional organisasi. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh John E. Van Decker (2013) tentang Studi Teknologi CFO Eksekutif Keuangan International menunjukkan hasil seperti yang digambarkan di gambar 1.1 dibawah ini:

2 Gambar Error! No text of specified style in document.1 Pengaruh Inverstasi TI Dibandingkan dengan Dua Tahun Lalu (Analisis Survei: Studi Teknologi CFO Eksekutif Keuangan International, Gartner 2 Mei 2013, John E. Van Decker) Dari gambar 1.1 menunjukkan bahwa terjadi peningkatan investasi teknologi informasi sebesar 44% dibandingkan dengan periode sebelumnya yaitu tahun Alasan yang paling mempengaruhi dalam investasi teknologi informasi adalah bahwa teknologi informasi merupakan kunci dari strategi perusahaan. Menurut jurnal Zayyana Shehu (2014) tentang Kelebihan Biaya pada Pengerjaan Proyek di Malaysia menyatakan bahwa pengembangan dan implementasi teknologi informasi dalam organisasi sering menghadapi masalah kelebihan biaya dimana biaya merupakan kriteria fundamental untuk mengukur kesuksesan sebuah proyek. Biaya proyek memiliki hubungan dengan kriteria proyek lainnya seperti waktu, kualitas, dan nilai proyek terhadap perusahaan. Sebagai kunci dari strategi organisasi, pengembangan dan implementasi teknologi informasi akan memberikan dampak yang besar pada organisasi jika terjadi kesalahan pada pengelolaan proyek. Berdasarkan survei dari McKinsey dan BT Center for Major Programme Management di Universitas Oxford (2010) tentang perbandingan proyek teknologi informasi berdasarkan biaya, jadwal dan manfaat menunjukkan hasil seperti pada gambar 1.2 dibawah ini: Gambar 1 Performa dari variasi tipe proyek secara signifikan (Analisis Survei: Studi Referensi Perkiraan untuk Proyek TI, 2010, McKinsey-Oxford)

3 Dari gambar 1.2 menunjukkan bahwa 66% proyek teknologi informasi terutama dalam pengembangan dan implementasi aplikasi perangkat lunak selalu melebihi biaya yang direncanakan, 33% melebihi tenggat waktu yang telah ditentukan dan 17% mengalami kerugian. Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana caranya organisasi memaksimalkan peluang pengembangan dan implementasi proyek teknologi informasi agar selesai sesuai dengan ekspektasi biaya dan waktu yang telah ditentukan? Pemanfaatan teknologi informasi yang berhubungan dengan proyek manajemen ini telah diterapkan ke beberapa instansi-instansi umum dan tersebar secara luas di Indonesia. Proyek manajemen ini sudah menjadi hal yang wajar dan berperan penting dalam kehidupan bisnis dalam lingkungan kerja. Maka tidaklah jarang ditemukan perusahaan maupun organisasi yang melakukan kerja-sama dengan beberapa developer dalam pembuatan aplikasi proyek manajemen untuk mengelola proyek internal perusahaan. Universitas Bina Nusantara sebagai salah satu institusi pendidikan swasta ternama di Indonesia merupakan contoh organisasi yang memiliki unit yang berfungsi untuk mengelola proyek baik dari internal maupun eksternal. Unit ini dikenal dengan nama Binus Creates. Binus Creates berperan sebagai penghubung antara fakultas dengan pihak eksternal, hubungan yang dimaksud meliputi kemitraan dalam pengerjaan dan distribusi proyek. Berdasarkan hasil observasi penulis selama melakukan internship di Binus Creates, ditemukan cara pengelolaan proyek secara manual menggunakan Microsoft Excel. Cara manual ini tentunya akan cukup sulit jika semakin hari jumlah proyek yang dikerjakan akan semakin berkembang jumlahnya dan semakin besar pula ruang lingkupnya. Besarnya ruang lingkup dan banyaknya jumlah proyek yang harus dikerjakan menuntut dibutuhkannya suatu aplikasi manajemen proyek untuk mendukung aktivitas pengelolaan proyek yang lebih efektif dan efisien. Rumusan masalah yang dapat ditarik dari latar belakang tersebut adalah: 1. Bagaimana cara mengembangkan aplikasi proyek manajemen yang dapat membantu dan mempermudah pengelolaan proyek pada Binus Creates? 2. Bagaimana cara manajer proyek mendapatkan informasi yang akurat tentang proyek-proyek yang sedang dikerjakan? 3. Bagaimana cara informasi terdistribusi antar tim yang terlibat dalam proyek? Adapun tujuan dari pengembangan aplikasi manajemen proyek ini adalah: 1. Mengembangkan aplikasi proyek manajeman yang dapat membantu manajer proyek memonitor informasi tentang proyek yang dikerjakan dan mendistribusikan informasi kepada tim yang terlibat. 2. Mengembangkan aplikasi proyek manajemen yang dapat menyimpan perubahan variable. Manajer proyek dapat melakukan pegawasan terhadap perubahan tersebut. 3. Mengembangkan aplikasi proyek manajemen yang dapat memberikan informasi perkembangan proyek kepada tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek. Berikut adalah manfaat yang ingin diperoleh dari pengembangan aplikasi manajemen proyek ini adalah: 1. Manajer proyek dapat mengidentifikasi masalah lebih dini dan membuat keputusan perbaikan. 2. Alokasi tugas PIC dalam pengerjaan proyek lebih terorganisir sehingga mempermudah masing-masing PIC untuk memonitor tugasnya. 3. Evaluasi dan pengerjaan proyek lebih efisien dan proyek lebih cepat selesai. METODE PENELITIAN Dalam mengembangkan aplikasi ini, akan digunakan dua metode yaitu sebagai berikut:

4 1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang diperlukan dalam skripsi ini diperoleh dengan: a. Wawancara Melakukan wawancara rutin dengan staf internal Binus Creates untuk memahami kebutuhan perusahaan. Tujuan dari wawancara ini adalah untuk mendapatkan requirement dari Binus Creates dan membahas rancangan fitur yang akan dibuat pada aplikasi. b. Observasi Melakukan pengamatan terhadap internal Binus Creates untuk bisa mendapatkan analisa perihal cara kerja dan sistem yang sedang berjalan dalam Binus Creates. Pengamatan ini bertujuan untuk bisa mendapatkan kriteria-kriteria dan fitur-fitur aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan dari staf Binus Creates. c. Pembacaan Latar Belakang Melakukan pembacaan dokumen-dokumen terkait cara kerja dan sistem yang sedang berjalan di Binus Creates. Tujuan dari pembacaan latar belakang ini untuk mendapatkan tabel-tabel yang digunakan dalam pendataan proyek. 2. Metode Pengembangan Aplikasi Metode yang digunakan dalam pengembangan aplikasi adalah metode waterfall. Menurut Pressman & Maxim (2015:42), model waterfall disebut juga sebagai classic life cycle, menganjurkan sebuah sistematik, pendekatan sekuensial untuk pengembangan piranti lunak yang dimulai dengan spesifikasi dari kebutuhan pelanggan dan proses-proses melalui perencanaan, pemodelan, konstruksi, dan peluncuran, memuncak pada bantuan yang sedang berjalan dari penyelesaian suatu piranti lunak. Tahap-tahap dalam model waterfall antara lain: a. Komunikasi Pada tahap ini, tim melakukan pengumupulan data-data yang berguna demi kepentingan proyek, lalu menginisiasi pembuatan proyek. b. Perencanaan Pada tahap perencanaan, tim memperkirakan setiap detil yang dibutuhkan dalam pembuatan proyek, penjadwalan dan pelacakan terhadap proses yang sedang berjalan. c. Pemodelan Pada tahap ini, dilakukan analisa dan pemodelan, berikut pembuatan desain, sesuai dengan kebutuhan proyek. d. Konstruksi Di tahap berikut ini, tim melakukan konstruksi pembuatan kode-kode guna membangun proyek, serta melakukan percobaan pada prototipe proyek. e. Peluncuran Pada tahap ini, dilaksanakannya penyampaian produk pada pelanggan, menyediakan bantuan kepada para pengguna, dan pengumpulan umpan balik demi memperbaiki dan memperbagus produk terkait.

5 HASIL DAN BAHASAN Coding untuk aplikasi ini menggunakan PHP dengan framework Yii 2.0. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi sebagai berikut: 1. Windows 7 2. XAMPP 1.8.3, PHP Sublime Text MySQL Workbench Browser Chrome versi 40 Pengujian aplikasi manajemen proyek dilakukan pada tanggal 23 January 2015 di Binus Creates. Berikut adalah data-data hasil pengujian aplikasi: Period Expected Test Date Tabel 1 Testing Period Actual Test Date Start End Start End 1 23-Jan Jan Jan Jan-15 Dalam melakukan evaluasi penulis menggunakan teori 8 (delapan) aturan emas yaitu: 1. Berusaha untuk konsisten Bentuk konsisten aplikasi dapat dilihat dari style yang digunakan dalam aplikasi. Aplikasi menggunakan warna, layout dan font yang sama pada setiap halaman. Gambar 3 Tampilan index menu unit

6 Gambar Error! No text of specified style in document.4 Tampilan index project status 2. Menyediakan fungsi yang umum Aplikasi menyediakan beberapa shortcut dalam rancangan dashboard. Dengan bantuan shortcut, user dapat berpindah-pindah halaman dengan cepat. 3. Menyediakan umpan balik yang informatif Gambar 5 Tampilan dashboard Form pendataan pada aplikasi dilengkapi dengan fitur ajax validation, dimana user akan mendapatkan feedback dari sistem secara real time pada melakukan input.

7 Gambar 6 Tampilan ajax validation pada create project definition 4. Merancang dialog untuk mengakhiri suatu aksi Aplikasi memiliki fitur exception handling yang dapat memberikan respon message yang jelas kepada user jika terjadi kesalahan pada sistem. 5. Mencegah kesalahan Gambar 7 Tampilan error message ketika akses method yang tidak diizinkan Pada form pendataan yang berkaitan dengan financial, textbox yang digunakan telah dimodifikasi sehingga hanya dapat menerima input dalam bentuk angka.

8 6. Mudah untuk kembali ke aksi sebelumnya Gambar 8 Tampilan validasi input rate Bagian header aplikasi selalu dilengkapi dengan fitur breadcrumb. Fitur breadcrumb merupakan navigasi menu yang memudahkan user untuk kembali ke halaman sebelumnya. 7. Mendukung pusat kendali internal Gambar 9 Tampilan fitur breadcrumb pada menu proposal Aplikasi menyediakan fitur user management. Fitur user management dapat digunakan untuk membatas hak ases user terhadap menu dan data dalam aplikasi. Gambar 10 Tampilan fitur user management

9 8. Mengurangi beban memori jangka pendek Setiap menu dalam aplikasi selalu dipisah menjadi 4 halaman yaitu: Index, Create, Update, dan View. Dengan pembagian halaman, setiap halaman mempunya tujuan dan fungsinya tersendiri dan tampilan aplikasi menjadi lebih simple. Gambar 11 Tampilan index proposal Gambar 12 Tampilan view proposal Gambar 13 Tampilan update proposal Gambar 14 Tampilan create project status

10 SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil pengembangan project management system, dapat diperoleh simpulan sebagai berikut: 1. Pengembangan sistem manajemen proyek pada Binus Creates telah memenuhi semua kebutuhan user dalam manajemen dan pengerjaan proyek. 2. Pengembangan sistem manajemen proyek menghasilkan aplikasi berbasis web yang dapat membantu dan mempermudah pengelolaan proyek pada Binus Creates. Pada sebelumnya user menggunakan file excel sebagai alat manajemen proyek yang tidak mendukung pengerjaan secara bersamaan. 3. Aplikasi project management menyimpan data secara terpusat dalam database server. Manajer proyek dapat mendapatkan informasi terbaru tentang pengerjaan proyek melalui fitur monitoring proyek. 4. Fitur user management menyediakan konfigurasi akses user terhadap menu dan data yang tersedia didalam aplikasi sehingga mendukung pemberian akses terbatas kepada tim atau unit yang terlibat dalam pengerjaan proyek. Terdapat beberapa saran yang diberikan untuk pengembangan aplikasi di masa yang akan datang yaitu: 1. Fitur notification yang dapat mengirimkan kepada PIC Project tentang status dan perkembangan proyek. 2. Fitur monitoring untuk customer yang berisi informasi perkembangan pengerjaan proyek. 3. Penggunaan widget statistik dalam dashboard. 4. Menyediakan widget gantt chart untuk menampilkan timeline pengerjaan proyek. 5. Fitur pendataan pembagian tugas PIC dalam pengerjaan proyek. REFERENSI Pressman, Roger S., & Maxim, Bruce R. (2014). Software Engineering: A Practicioner s Approach. (8 th edition). New York: McGraw Hill. Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing the User Interface: Strategies for Effective Human- Computer Interaction (5th Edition). United States of America: Pearson Education. RIWAYAT PENULIS Kevin Christoper lahir di kota Rengat pada 28 Maret Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun Prayogo lahir di kota Selatpanjang pada 14 November Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun Saat ini bekerja sebagai ERP & Analytical Staff di Binus University. Sundiro Sunaryo lahir di kota Selatpanjang pada 18 September Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun Saat ini bekerja sebagai ERP & Analytical Staff di Binus University.