ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT DI RUMAH SAKIT AMAL SEHAT WONOGIRI 2012

Transkripsi

1 ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT DI RUMAH SAKIT AMAL SEHAT WONOGIRI 2012 Oleh: Chanif Kurnia Sari ABSTRACT Background: The service of hospital management information system (HMIS) had been applied in Amal Sehat Wonogiri Hospital based electronics then hope were that health care provided by the hospital getting better, accurate, fast and easy. The problems that occurred in hospital was a slow process of inputting patient data into HMIS because human resource use was not maximized in using the HMIS. Objective: To know the description of hospital management information system in Amal Sehat Wonogiri Hospital. Method: The type of this research was qualitative descriptive. Subjects in this research was HMIS officer. This research was a step works that describe an event, phenomenon, or social setting in a written narrative, then the data and facts collected in the form of words or images. Result: Implementation of management information systems in hospital by using software Khansa HMS and LAN network (local area network) using UTP cable cat-6 that has been accompanied by a guiding book. Conclusion: Amal Sehat Wonogiri Hospital had already been provide services quickly and accurately, providing better health care and minimize the mistakes made by the officer. Keywords: Information Systems, Hospital Management Information System (HMIS), Human Resources (HR) STIKES Surya Global Yogyakarta

2 PENDAHULUAN Di dalam era globalisasi sekarang ini kebutuhan akan informasi yang cepat tepat akurat relevan dan tepat waktu sudah merupakan kebutuhan yang tidak dapat ditawar lagi. Demikian halnya dengan dunia kesehatan, hal yang terpentingdalam dunia kesehatan adalah memberikan pelayanan informasi kepada organisasi dan para ahli kesehatan dan kepada pasien guna memenuhi tuntutan setiap manajemen terutama dalam pengolahan data (Hatta, 2008). Sistem informasi manajemen rumah sakit merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelayanan rumah sakit secara keseluruhan dan bahkan merupakan salah satu sandi utama untuk kegiatan sehari hari. Dengan adanya sistem informasi manajemen rumah sakit diharapkan dapat membantu meringankan beban administratif yang semula dilakukan dengan cara manual yang cukup memakan waktu untuk proses penyelesaian tugas dan berbagai laporan serta banyaknya tumpukan kertas berupa data data penting yang akan disimpan setelah dikelola datanya. Sistem informasi administrasi merupakan bagian dari proses efisiensi pelaksanaan yang berhubungan dengan pencatatan perhintungan dan pelaporan (Hatta, 2008). UU nomor 44 tahun 2009 tentang rumah sakit yang disahkan oleh presiden pada pasal 52 (1) disebutkan setiap rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentan semua kegiatan penyelenggaraan rumah sakit dalam bentuk sistem informasi manajemen rumah sakit. Dalam undang undang tersebut dinyatakan bahwa hendakanya setiap rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan rumah sakit dalam bentuk sistem informasi manajemen rumah sakit, sehingga sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) ini penting bagi rumah sakit. Dalam sistem kesehatan nasional departemen kesehatan RI telah mencantumkan informasi kesehatan sebagai bagian dari unsur utama dalam subsistem manajemen dan informasi kesehatan dengan didukung pula oleh unsur kebijakan hukum dan administrasi kesehatan informasi kesehatan dinyatan sebagai bahan pendukung bagi proses pengambilan keputusan diberbagai jenjang administrasi (Depkes RI, 2009). Berdasarkan studi pendahuluan di Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri terdapat beberapa permasalahan diantaranya sistem informasi manajemen rumah sakit yang baru saja menggunakan sistem informasi berbasis komputer. Di Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri hampir seluruh bagian menggunakan SIMRS diantaranya bagian pendaftaran rekam medis, farmasi, kasir, laboratorium, gizi, keperawatan dan kebidanan. Dari hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti dibagian bangsal mengenai pelaksanaan sistem informasi manajemen rumah sakit ditemukan permasalahan dalam hal lambatnya proses penginputan data pasien ke dalam SIMRS. Jika hal ini tidak diperhatikan maka akan timbul kesalahan informasi data pasien. Hal ini tentu memerlukan sistem pengolahan data dan kedisiplinan petugas yang dapat menunjang dalam proses input data menjadi informasi. Dengan dilakukanya SIMRS yang berbasis elektronika maka diharapkan pelayanan kesehatan yang diberikan Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri

3 semakin baik cepat tepat dan mudah, oleh karena itu peneliti tertarik mengambil judul Analisis Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Di Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri. TUJUAN PENELITIAN Untuk mengetahui gambaran sistem informasi manajemen rumah sakit di Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif yaitu sebagai langkah kerja untuk mendeskripsikan suatu objek fenomena atau seting sosial, mendeskripsikan sesuatu yang berarti menggambarkan apa, mengapa dan bagaimana suatu kejadian terjadi (Satori dan Komariah, 2010). SUBJEK DAN OBJEK PENELITIAN Subjek dalam penelitian ini adalah petugas bangsal sebagai informan 1, petugas pendaftaran sebagai informan 2, kepala rekam medis sebagai informan 3, penanggungjawab IT sebagai informan 4. Objek penelitian ini adalah sejumlah benda yang dapat digunakan sebagai sumber informasi dalam pengumpulan data penelitian (lexi 2005). Dalam penelitian ini yang menjadi objek adalah sistem informasi manajemen Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri VARIABEL Variabel dalam penelitian ini adalah variabel tunggal yaitu Analisis Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Di Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri. TEKNIK PENGUMPULAN DATA Dalam penelitian ini yaitu menggunakan teknik triangulasi. Triangulasi diartikan sebagai teknik pengumpulan data yang bersifat menggabungkan dari berbagai teknik pengumpulan data dan sumber data yang telah ada. Teknik pengumpulan data yaitu observasi partisipatif, wawancara mendalam dan dokumentasi. Pengamatan (Observasi) Pengamatan adalah suatu prosedur yang berencana, yang meliputi melihat dan mencatat jumlah dan taraf aktivitas tertentu yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti (Notoatmodjo, 2005). Wawancara Wawancara adalah suatu metode yang dipergunakan untuk mengumpulkan data, dimana peneliti mendapat keterangan atau pendirian secara lisan darisasaran seseorang penelitian (responden), atau bercakap-cakap berhadapan muka dengan orang tersebut (Notoatmodjo, 2005). Dokumentasi Dokumentasi adalah suatu yang tertulis, tercetak atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Menurut Sugiono (2009), jika dilihat dari sumber data maka pengumpulan datanya menggunakan sumber data primer dan sumber data sekunder. INSTRUMENT PENELITIAN Peneliti sebagai instrument penelitian (human instrument), panduan wawancara berisi daftar pertanyaan terbuka terkait dengan pelaksanaan SIMRS, checklist

4 observasi berisi daftar observasi untuk pengamatan pelaksanaan SIMRS dan penelusuran database SIMRS, kuisioner berisi daftar pertanyaan untuk pengamatan yang fungsinya sebagai bukti kuat dalam penelusuran kesiapan petugas, alat perekam atau pencatat langsung yang digunakan untuk menulis jawaban dari informan. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil wawancara a. Pengetahuan SIMRS Menurut hasil wawancara dengan informan yaitu petugas pendataran (informan 1) perawat dibangsal (informan 2) kepala bagian rekam medis (informan 3) dan penanggungjawab IT (informan 4) faham dalam mendefinisikan pengertian SIMRS. Dari pertanyaan informan 1, informan 2, informan 3 dan informan 4 dapat ditarik kesimpulan bahwa keempat informan faham dengan definisi sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS). b. Pengoperasian SIMRS Menurut hasil observasi pengetahuan petugas tentang SIMRS baik, hal ini didukung dari hasil wawancara dengan informan yaitu petugas pendataran (informan 1) perawat dibangsal (informan 2) kepala bagian rekam medis(informan 3) dan penanggungjawab IT (informan) faham dan bisa mengoperasikan SIMRS sesuai job description. Tabel 1 Checklist Observasi Observasi Ya Tidak Keterangan Petugas mampu mengoperasikan SIMRS sesuai dengan bidang pelayanannya masing-masing. c. Faktor penghambat pelaksanaan SIMRS Menurut hasil wawancara dengan informan yaitu petugas pendataran (informan 1) perawat dibangsal (informan 2) kepala bagian rekam medis (informan 3) dan penanggungjawab IT (infor - man 4) ada beberapa faktor penghambat dalam pelaksanaan SIMRS baik berupa teknis maupun SDM. Menurut hasil wanwancara dengan informan ada beberapa kendala dalam pelaksanaan SIMRS yaitu berupa teknik peralatan maupun dari segi SDM. Dan berdasarkan triangulasi sumber dinyatakan ada faktor penghambat dalam segi teknik dan SDM.dalam segi teknik yakni komputer sering error kemudian dalam segi SDM yakni kurangnya SDM penginput data pasien ke SIMRS dan kurangnya kesadaran petugas dalam penginputan data ke SIMRS. Hal tersebut diperkuat dengan hasil observasi.

5 Tabel 2 Checklist Observasi Observasi Ya Tidak Keterangan Kesadaran petugas menginput Terbukti ketika observasi data ke ditemukan SIMRS petugas yang tidak menginput data ke SIMRS Jaringan lancar dalam mengakses informasi SMRS d. Evaluasi dalam SIMRS Menurut hasil wawancara dengan infoman yaitu petugas pendataran (informan 1) perawat dibangsal (informan 2) kepala bagian rekam medis (informan 3) dan penanggungjawab IT (informan 4) tentang evaluasi SIMRS berikut hasil kutipan wawancara : Informan 1 Menanyakan ada keluhan atau tidaknya kemudian dilihat hasilnya dan bagaimana cara mengoperasikannya. Informan 2 Kita tiap bulan selalu ada evaluasi pelayanan selama perbulan lalu kita sampaikan kendala kendala kita dalam proses pelaksanaan sim itu bagaimana, sim ini kalau gak salah dari beberapa bulan ini, berjalan banyak kendala berarti insyaalloh kedepanay ada perbaikan perbaikan ya semoga bisa lebiah lancer dan lebih baik lagi. Jawaban serupa juga diperkuat oleh informan 3 dan informan 4 yang menyatakan bahwa evaluasi dalam penggunaan SIMRS dikatakan ada.berikut hasil kutipan wawancara : Informan 3 Evaluasi selalu ada 3 bulan sekali biasanya ada 1 bulan sekali jadi jika tidak ada permasalahan menjadi 3 bulan sekali. Informan 4 Evaluasi sedang dilakukan menentukan time schedule, pendampingan tahap 1,2,3 dari tiap petugas yang mendata dan input di sim. Ditanyakan kendalanya lalu sharing untuk pemberian solusi itu sendiri. Dari pernyataan informan terlihat bahwa dalam evaluasi penggunaan manajemen rumah sakit dikatakan ada. Hal tersebut diperkuat dengan hasil observasi menggunakan lembar checklist bahwa ada evaluasi dalam penggunaan SIMRS. Tabel 3 Checklist Observasi Observasi Ya Tidak Keterangan Ada evaluasi pengguna an SIMRS Terbukti ketika observasi ditemukan petugas yang tidak menginput

6 data ke SIMRS Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri telah memberlakukan beberapa upaya dalam meningkatkan mutu pelayanan yaitu membuat pelatihan untuk petugas dalam pengaplikasian SIMRS. Bukti bahwa pelatihan benar diadakan adalah wawancara pada informan. Selanjutnya dengan memonitoring petugas dalam menggunakan SIMRS ada beberapa 3 tahap dalam monitoring. Pada tahap pertama dilakukan pengecekan dan dibantu untuk menginput data pasien, tahap kedua dengan cara memberikan himbauan kepada petugas yang menginput data dengan tanpa membantu menginput data pasien.tahap ketiga yakni dengan cara pengecekan saja tanpa dihimbau dan dibantu dengan hasil ternyata tahap ketiga tidak berjalan sebagaimana mestinya. Hal ini terbukti bahwa harus ada petugas pengontrol dalam petugas yang terkait dalam proses input data pasien. Selanjutnya penanggungjawab IT dan pengembang IT juga melakukan penanganan langsung pada hal kendala teknik kecil misalnya komputer error. Serta diadakanya evaluasi, mesti belum berkala namun usaha ini sudah dilakukan, terbukti dengan hasil wawancara pada informan. e. Pelaksanaan sistem informasi manajemen Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri menggunakan SIMRS sejak tahun 2013 dengan software khanza HMS software milik bapak Windiarto Nugroho sekaligus sebagai pengembang IT Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri yang membersamai sebagai penanggungjawab IT Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri yaitu bapak Eko Prasetyo. Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri menggunakan model komputer tunggal yang melayani seluruah tugas tugas komputasi suatu organisasi telah diganti oleh sekumpulan komputer berjumlah cukup banyak yang terpisah pisah tetapi saling berhubungan dalam melaksanakan tugasnya. Jenis jaringan komputer pada Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri menggunakan local area network (LAN) yakni jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. Jaringan LAN di Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri menggunakan kabel UTP cat-6. Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri menggunakan SIMRS karena perlunya informasi untuk memperoleh kepastian dalam mengambil keputusan. Keputusan yang diambil harus cepat akurat dan dapat dipercaya. Perlu pengolahan data yang sistematis untuk pengambilan keputusan yang sifatnya strategis.

7 Pelaksanaan sistem informasi manajemen Rumah Sakit Amal Sehat Wonogiri menggunakan software Khansa HMS menggunakan jaringan LAN ( local area network) menggunakan kabel UTP cat-6 yang sudah disertai dengan buku panduanya. Kendala dalam pelaksanaan SIMRS amal sehat wonogiri adalah petugas SIMRS pada bangsal tidak tertib menginput data pasien ke SIMRS. KESIMPULAN Rumah sakit Amal Sehat Wonogiri sudah memberikan pelayanan yang cepat dan akurat, memberikan pelayanan kesehatan yang lebih baik serta meminimalisir kesalahan yang dilakukan oleh petugas. DAFTAR PUSTAKA Departemen Kesehatan Republik Indonesia, (2009), pedoman penyelenggaraan dan prosedur rekam medis rumah sakit di Indonesia, Jakarta: Departemen Kesehatan RI Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medis. Pelayanan Kesehatan, Jakarta: Edisi Revisi, UI. Menkes RI, (2009), UU RI No 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit, Peraturan Menteri Kesehatan Tentang Rumah Sakit, 1-24, Retrieved from Moleong, Lexy J (200 5). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosda Karya. Notoatmojo, (2005), Promosi Kesehatan Dan Perilaku Kesehatan, Jakarta: Rineka Cipta. Sugiyono, (200 9), Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung: Alfabeta. D j a m a n S a t o r i, d a n A a n K o m a r i a h, ( ), Metodologi Penelitian Kualitatif Bandung : Alfabeta Hatta, Gemala, (2008) Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana

8