SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP SEKOLAH VIA SMS GATEWAY BERBASIS WEBSITE PADA SMK NEGERI 3 KENDAL

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP SEKOLAH VIA SMS GATEWAY BERBASIS WEBSITE PADA SMK NEGERI 3 KENDAL Bramanto Aji Maulana Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswantoro Semarang bramantoajim@gmail.com ABSTRACT IT term used to refer to a variety of items and skills used in the manufacture, storage, and dissemination of data and information. IT utilization is only one website that can be used as information systems efficiently and to minimize errors employment at an agency or school. In this case the school is SMK Negeri 3 Kendal using School Fee Payment information system, which is still done manually so it is still often data error, and not practical in providing information to parents who are still using paper. As information systems are made to minimize data errors and facilitate in providing information in the information system using SMS Gateway. Planning system using the method of payment information School Fee Payment SDLC (System Development Life Cycle), and tools used to design the system includes Flow of Document, Context Diagram, DFD and ERD. The research is expected to result in the payment of School Fee Payment-based information system that helps website optimally. In the end it can be concluded that the information system is very helpful in the performance of schools and dissemination of information to parents of students. And to increase the completeness of the system, can add a few features that are not available in the system that is reviewed at the end of the report. Keywords : School, School Fee Payment, Information Systems, Website, SMS Gateway ABSTRAK Istilah TI digunakan untuk mengacu pada sebuah item yang bermacam-macam dan kemampuan yang digunakan dalam pembuatan, penyimpanan, dan penyebaran data serta informasi. Pemanfaatan TI salah satunya adalah website yang dapat digunakan sebagai sistem informasi yang dapat mengefisiensikan pekerjaan serta dapat meminimalisir kesalahan pada sebuah instansi ataupun sekolah. Dalam hal ini adalah sekolah SMK Negeri 3 Kendal yang menggunakan sistem informasi pembayaran SPP, yang masih dilakukan secara manual sehingga masih sering terjadi kesalahan data, dan belum praktis dalam memberikan informasi terhadap orang tua yang masih menggunakan kertas. Adapun sistem informasi yang dibuat untuk meminimalisir kesalahan data dan memudahkan dalam memberikan informasi pada sistem informasi tersebut digunakanlah SMS Gateway. Perancangan sistem informasi pembayaran spp menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle), serta alat yang digunakan untuk merancang sistem antara lain Flow of Document, Diagram Konteks, DFD dan ERD. Dari Penelitian tersebut diharapkan dapat menghasilkan sistem informasi pembayaran SPP berbasis website yang dapat membantu secara maksimal. Pada bagian akhir dapat disimpulkan bahwa sistem informasi ini sangat membantu dalam kinerja sekolah dan penyebaran informasi terhadap orang tua siswa. Serta untuk menambahkan kesempurnaan

2 pada sistem ini, dapat menambah beberapa fitur yang belum terdapat dalam sistem yang diulas pada akhir laporan. Kata Kunci : Sekolah, SPP, Sistem Informasi, Website, SMS Gateway 1. PENDAHULAN Istilah TI digunakan untuk mengacu pada sebuah item yang bermacam-macam dan kemampuan yang digunakan dalam pembuatan, penyimpanan, dan penyebaran data serta informasi. Komponen utamanya ada tiga, yaitu komputer (computer), komunikasi (communication), dan keterampilan (know-how). Dalam dunia TI banyak fasilitas yang dapat dimanfaatkan, salah satunya adalah website. Web atau website adalah sebuah sistem di mana informasi dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah internet webserver dipresentasikan dalam bentuk hypertext. Informasi di web dalam bentuk teks umumnya ditulis dalam bentuk HTML ( Hypertext Markup Language). Sebagai dokumen hypertext, dokumen- dokumen di web dapat memiliki link dengan dokumen lain, baik yang tersimpan dalam webserver yang sama maupun di webserver lainnya. Link memudahkan para pengakses web berpindah dari satu halaman ke halaman lainnya, dan berkelanan dari server ke server lain[1]. Pemanfaatan website salah satunya adalah sebagai sistem informasi, sistem informasi digunakan di berbagai instansi pemerintah maupun swasta. Sistem informasi dapat membantu memudahkan dan mengefisiensikan pekerjaan serta dapat meminimalisir kesalahan. Salah satu instansi pemerintah yang memanfaatkan sistem informasi adalah sekolah. Sekolah sendiri adalah suatu lembaga yang memang dirancang khusus untuk pengajaran para murid (siswa) di bawah pengawasan para guru[2]. Dalam pengelolaan sekolah terdapat administrasi, di mana sistem administrasi membutuhkan ketepatan waktu dan data yang akurat untuk meningkatkan pelayanan sekolah. Maka salah satu sistem informasi yang dapat menunjang hal tersebut adalah sistem informasi pembayaran sekolah yang berbasis website. SMS gateway adalah teknologi mengirim, menerima dan bahkan mengolah sms melalui komputer dan sistem komputerisasi(software). Seperti diketahui, pada zaman sekarang, hampir semua individu telah memiliki telepon selular (handphone), bahkan ada individu yang memiliki lebih dari 1 handphone. SMS merupakan salah satu fitur pada handphone yang pasti digunakan oleh pengguna(user), baik untuk mengirim, maupun untuk menerima sms. Dari segi kecepatan sms, semakin banyak terminal (handphone/modem) yang terhubung ke komputer (dan disetting ke software sms), maka semakin cepat proses pengiriman smsnya[3]. SMS gateway cocok juga digunakan pada instansi sekolahan seperti pada SMK Negeri 3 Kendal. SMK Negeri 3 Kendal, merupakan sebuah instansi pendidikan yang terletak di Kecamatan Boja Kabupaten Kendal. Sekolah ini memiliki 5 jurusan yaitu Teknik Elektro Industri(TEI), Kimia Industri(KI), Teknik Komputer dan

3 Jaringan(TKJ), Teknik Kendaraan Ringan(TKR), dan Rekayasa Perangkat Lunak (RPL). Pada sekolah ini masih banyak pengolahan data yang dilakukan secara manual. Cara tersebut masih di catat dalam media kertas, belum ada media komputer yang mem-backup nya. Salah satunya adalah sistem pembayaran SPP. Sehingga penyimpanan dan pencatatan data-datanya tidak efisien sehingga rawan terjadinya kerusakan dan kehilangan data. Selain masalah tersebut, juga terdapat masalah lagi yang utama yaitu penyampaian informasi tagihan SPP terhadap orang tua siswa yang masih dengan cara konvensional. Konvensional adalah masih menggunakan metode surat (kertas) yang dititipkan kepada siswa. Hal ini selain membutuhkan waktu yang lama, juga mengindikasikan tidak sampainya surat tersebut, selain itu juga ketika siswa yang sudah disuruh membayar administrasi sekolah justru uangnya digunakan untuk keperluan yang tidak semestinya, sehingga orang tua tidak tahu uangnya sudah terbayarkan atau belum dan bermasalah ketika terjadi tunggakan di akhir tahun. Sehingga dapat menghambat kualitas belajar siswa karena tidak dipantau oleh orang tuanya. Berdasarkan permasalahan yang dihadapi oleh SMK N 3 Kendal, maka penulis menyarankan perlu dibuatnya sistem informasi berbasis web, yang penulis beri judul Sistem Informasi Pembayaran SPP Sekolah Via SMS Gateway Berbasis Web. Sistem ini akan mengirimkan tagihan terhadap orang tua setiap bulan dan memberitahukan bahwa uang sudah terbayar, bahkan orang tua dapat mengetahui tagihan dengan mengirim sms melalui sms gateway. 2. LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [4]. John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut [4] : 1. Blok Masukan 2. Blok Model 3. Blok Keluaran 4. Blok Teknologi 5. Blok Basis Data 6. Blok Kendali 2.2. Pengertian SPP SPP(Sumbangan Pembinaan Pendidikan) adalah sumbangan yang dikenakan kepada wajib bayar untuk digunakan bagi keperluan penyelenggaraan dan pembinaan pendidikan. Wajib bayar adalah orangtua kandung, orangtua tiri atau angkat atau wali siswa yang mengikuti pendidikan pada sekolah, dibayar secara bulanan selama 12 bulan atau satu tahun ajaran. Besarnya uang SPP tidak didasarkan atas kemampuan wajib bayar secara perseorangan tetapi kemampuan rata-rata wajib bayar tersebut dan dinyatakan dalam bentuk kategori pungutan. Untuk semua siswa dalam satu sekolah berlaku sebuah kategori yang sama. Bagi siswa-siswa yang kurang mampu dapat diberikan keringanan sebesar 50% atau pembebasan 100% dari tarif pungutan, misalnya anak Pahlawan

4 Kemerdekaan Nasional, anak Pahlawan Revolusi, anak Veteran, anak Perintis Pergerakan Kebangsaan/ Kemerdekaan Republik Indonesia. Keringanan pembayaran SPP ditetapkan oleh Kepala Sekolah yang bersangkutan, sedangkan pembebasan pembayaran SPP ditetapkan oleh Kepala Kanwil yang bersangkutan atas usul kepala sekolah. Siswa yang terkena wajib pembayaran SPP dan tidak memenuhi kewajibannya, dikenakan sanksi oleh Kepala Sekolah sesuai dengan tata tertib yang berlaku[5] Pengertian SMS GATEWAY SMS Gateway adalah suatu sistem yang menjembatani atara handphone dengan sistem yang menjadi server dengan SMS sebagai informasinya[6]. SMS Gateway tidak memerlukan koneksi internet manapun karena sifatnya memang bekerja sendirian(stand alone). SMS Gateway memerlukan satu atau beberapa buah terminal. Pemilihan banyak terminal akan menjadikan pengiriman dan penerimaan SMS semakin cepat. Pada SMS Gateway data yang dikirimkan ke telepon selular peminta sebagai renspon atas permintaan tersebut. Data-data yang disediakan oleh penyedia data dikelompokkan dengan kode-kode tertentu yang sudah distandarkan dan sudah terbentuk format tertentu yang disesuaikan dengan kemampuan SMS. Jadi peminta dapat memilih data mana yang diinginkan dengan mengirimkan kode tertentu yang sudah distandarkan tadi Pengertian Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) Siklus hidup pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya. Di System Development Life Cycle, tiap-tiap bagian dari pengembangan dibagi menajdi beberapa tahapan kerja. Tiap-tiap tahapan mempunyai karakteristik tersendiri. Tahapan-tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem dapat terdiri dari tahapan perencanaan sistem (systems planning), analisis sistem (systems analysis), desain sistem (systems design), seleksi sistem (systems selection), implementasi sistem (systems implementation), dan perawatan sistem (systems maintenance) [4]. 3. METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan dalam proses pembuatan sistem informasi pembayaran spp via sms gateway berbasis website pada SMK Negeri 3 Kendal ini terdiri dari berbagai tahapan. Dimulai dari studi pustaka untuk mengumpulakan berbagai literatur terkait, lalu dilanjutkan dengan metode observasi dan wawancara. Observasi dilakukan di perpustakaan SMK Negeri 3 Kendal dan wawancara dilakukan pada pustakawan dan kepala perpustakaan di perpustakaan tersebut. Berikutnya adalah tahapan perancangan yang dilakukan dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) serta perancangannya dibantu dengan berbagai alat antara lain Flow of Document, Context Diagaram, DFD, ERD dan sebagainya. 4. PERANCANGAN 4.1. Narasi Manual Kerja Narasi manual kerja merupakan prosedur sistem tradisional yang selama ini dijalankan dalam perpustakaan tersebut. Untuk menggambar manual kerja dapat

5 menggunakan alat bantu Flow of Document. Perancangan dengan Flow of Document dapat memberikan gambaran yang lebih mudah mengenai proses kerja manual yang dipresentasikan dengan menggunakan simbol simbol. Dalam pembuatan sistem ini narasi kerja yaitu narasi proses pembayaran SPP Analisa Kebutuhan Dalam merancang sistem pembayaran spp ini, perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan harus dipertimbangkan dan dianalisa supaya sistem tersebut berjalan dengan baik Analisa Sistem Analisa sistem dilakukan untuk dapat mengidentifikasi data yang diperlukan serta informasi yang akan dihasilkan. Selain itu juga untuk mengidentifikasi sumber data dan sumber informasi yang akan digunakan Context Diagram 3. Proses Laporan 4.6. DFD Pada DFD menggambarkan alur proses data yang berjalan dalam sistem. Dari dekomposisi yang ada maka DFD yang terbentuk antara lain : 1. DFD level 0 2. DFD level 1 proses pendataan 3. DFD level 1 proses transaksi 4. DFD level 1 proses laporan 4.7. ERD Gambar 2 : ERD 4.8. Relasi Tabel Gambar 1 : Context Diagram Gambar 3 : Relasi Tabel 4.5. Dekomposisi Diagram Dekomposisi merupakan gambaran tentang penggolongan dan pengelompokan dari semua proses yang terjadi pada suatu sistem informasi. Pada sistem ini terdapat tiga (3) penggolongan proses, antara lain : 1. Proses Pendataan 2. Proses Transaksi

6 5. IMPLEMENTASI Pada sistem yang telah jadi, sehingga dapat diimplementasikan dengan tampilan sistem seperti di bawah ini : Gambar 4 : Halaman Login Gambar 5 : Menu Utama Halaman ini merupakan halaman utama pada sistem informasi pembayaran spp, pada halaman ini terdapat 11 item menu yaitu: 1. Input Data : berfungsi untuk melakukan pendataan orang tua dan siswa. 2. Input Master Biaya : berfungsi untuk mendata biaya apa saja yang nantinya akan dibayar oleh siswa ketika transaksi. 3. Transaksi : berfungsi untuk melakukan transaksi baik biaya perbulan, persemester, pertahun dan pengiriman pemberitahuan sms untuk orang tua ketika terjadi transaksi. 4. Lapoan : berfungsi untuk mencetak laporan perbulan, persemester, pertahun, persiswa, dan semua kekurangan setiap akhir tahun. 5. Broadcast : berfungsi untuk mlakukan pengiriman sms terhadap orang tua secara serentak untuk mengingatkan bahwa tagihan sudah jatuh tempo. 6. User : berfungsi untuk menambah, mengedit, menghapus user yang dapat login berdasarkan tingkat levelnya. 7. Ubah Password dan Profil : berfungsi sama untuk mengubah password setiap akun user. 8. Backup : untuk membackup database supaya aman ketika terjadi kerusakan. 9. Restore : untuk merestore database ketika terjadi kerusakan database. 10. Logout : digunakan untuk keluar dari halaman.

7 Gambar 8 : SMS Transaksi Perbulan Gambar 6 : Form Transaksi Perbulan Gambar 7 : Laporan Pembayaran Perbulan 6. PENUTUP Dari hasil perancangan dan pembuatan sistem informasi pembayaran spp via sms gateway pada SMK Negeri 3 Kendal dapat ditarik kesumpulan sebagai berikut : 1. Dengan menggunakan sistem ini, akan lebih membantu dalam proses mengolah, mengecek data pembayaran, dan serta mencetak laporan menjadi lebih cepat dan efisien. 2. Dengan adanya SMS Gateway pengiriman informasi mengenai transaksi, tunggakan, dan tagihan menjadi lebih cepat dan efisien, sehingga orang tua dapat lebih cepat mengetahui informasinya.

8 7. DAFTAR PUSTAKA [1] Simarmata, Janner (2005). Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi. Yogyakarta: Andi Publisher. [2] Seputar Pendidikan, Arti Sekolah.( 003.blogspot.com, diakses 5 Mei 2014 jam WIB). [3] P Mihaddi Wikma, Pengertian SMS Gateway.( diakses 5 Agustus 2014 jam WIB). [4] HM, Jogiyanto, MBA, Akt, Ph.D (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Publisher. [5] Suharsimi Arikunto & Lia Yuliana (2008). Manajemen Pendidikan. Yogyakarta: Aditya Media. [6] Dwi Budicahyanto, 2003, SMS Gateway, Jakarta, PT Elex Media Komputindo.