LAPORAN PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN Capaian pelaksanaan Reformasi Birokrasi telah berhasil melakukan transformasi kelembagaan yang ditandai dengan terbitnya Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2015 tentang Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI (Setjen dan BK DPR RI). Babak baru dalam mengoptimalkan peran dan dukungan kepada Dewan tercermin dalam Organisasi baru yang difokuskan pada penguatan dan penajaman fungsi serta membangun budaya baru seiring dengan tuntutan dinamika lembaga DPR. Sebagai sistem pendukung DPR RI sebagaimana diamanatkan di dalam Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2014 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, maka Setjen dan BK DPR RI melalui Reformasi Birokrasi berbenah diri dalam memberikan peran sertanya mendukung terwujudnya parlemen modern yang merupakan tujuan DPR RI periode DPR yang modern sebagaimana terdapat dalam Rencana Strategis DPR RI merupakan parlemen yang menjalankan fungsi representasi, legislasi, anggaran dan pengawasan, DPR yang membawa aspirasi publik, DPR yang membuka ruang seluas-luasnya untuk partisipasi publik, DPR yang mudah diakses, terbuka, dan transparan, dan DPR yang mampu memanfaatkan teknologi informasi digital untuk menjangkau publik lebih luas dan memudahkan pekerjaan. 1

2 Gambar 1.1 DPR Modern Road map reformasi birokrasi Setjen dan BK DPR RI tahun disusun untuk mendukung terwujudnya DPR Modern. Sebagaimana yang telah ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris jenderal DPR RI Nomor 550/SEKJEN/2016 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI. Dalam road map tersebut, telah disusun kegiatan berdasarkan area perubahan reformasi birokrasi sebagaimana yang telah ditetapkan pemerintah melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Adapun kegiatan reformasi birokrasi sebagai yang tertuang dalam road map Sekjen dan BK DPR RI Tahun adalah sebagai berikut: Tabel 1 Kegiatan Reformasi Birokrasi pada Tingkat Mikro di Setjen dan BK DPR RI AREA PERUBAHAN KEGIATAN a. Manajemen Perubahan a. Pengembangan nilai-nilai religious, akuntabel, professional, dan integritas atau RAPI yang dianut oleh seluruh pegawai; dan b. Pembentukan agen perubahanyang dapat mendorong terjadinyaperubahan pola 2urve. b. Penguatan Pengawasan a. Pembangunan unit kerja untukmemperoleh predikat menuju WBK/WBBM; b. Pelaksanaan pengendaliangratifikasi; c. Implementasi whistleblowingsystem; d. Penerapan penanganan benturan kepentingan; e. Pembangunan SPIP di lingkunganunit kerja; f. Pengelolaan Pelaporan LHKSAN; g. Peningkatan Kapabilitas APIP melalui IACM menuju Level 3 pada 2

3 AREA PERUBAHAN KEGIATAN tahun 2019; dan h. Survey Maturity Level SPIP. c. Penguatan a. Pembangunan/pengembangan teknologi informasi dalam Akuntabilitas Kinerja manajemen kinerja; dan b. Pembangunan SAKIP untuk mencapai sasaran penilaian LAKIP A pada tahun d. Penguatan Kelembagaan Evaluasi dan restrukturisasi kelembagaan ASN di masing-masing K/L dan Pemda e. Penguatan Tatalaksana a. Perluasan penerapan e-government yang terintegrasi dalam penyelenggaraan pemberian dukungan lepada DPR; b. Penerapan efisiensi penyelenggaraan pemberian dukungan kepada DPR; c. Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik; dan d. Penerapan sistem kearsipan yang handal. f. Penguatan Sistem a. Perbaikan berkelanjutan system perencanaan kebutuhan Manajemen SDM pegawai ASN di Setjen dan BK DPR RI; Aparatur b. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem rekruitmen dan seleksi secara transparan dan berbasis kompetensi di Setjen dan BK DPR RI; c. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem promosi secara terbuka di Setjen dan BK DPR RI; d. kebijakan pemanfaatan assessment center; e. Perumusan dan penetapan kebijakan penilaian kinerja pegawai di Setjen dan BK DPR RI; f. Perumusan dan penetapan kebijakan reward andpunishment berbasis kinerja di Setjen dan BK DPR RI; g. Pembangunan/pengembangan sistem informasi ASN di Setjen dan BK DPR RI; h. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem pengkaderan pegawai ASN di Setjen dan BK DPR RI; i. Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan/pengembangan data base profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN di Setjen dan BK DPR RI; j. Perumusan dan penetapan kebijakan pengendalian kualitas diklat di Setjen dan BK DPR RI; k. Penerapan sistem promosi secara terbuka, kompetitif, dan berbasis kompetensi didukung oleh makin efektifnya pengawasan oleh Komisi Aparatur Sipil Negara (KASN); l. Menyusun dan menetapkan pola karier pegawai Setjen dan BK DPR RI; m. Pengukuran gap competency antara pemangku jabatan dan syarat kompetensi jabatan; dan n. Penguatan sistem dan kualitas pendidikan dan pelatihan untuk mendukung kinerja. 3

4 AREA PERUBAHAN KEGIATAN g. Penguatan Peraturan a. Evaluasi secara berkala berbagai peraturan perundangundangan Perundang-undangan yang sedang diberlakukan; b. Menyempurnakan/mengubah berbagai peraturan perundangundangan yang dipandang tidak relevan lagi, 4urvey4 tindih, atau disharmonis dengan peraturan perundang-undangan lain; c. Melakukan deregulasi untuk memangkas peraturan perundangundangan yang dipandang menghambat pelayanan; h. Peningkatan Kualitas a. Pengembangan Maklumat Pelayanan; dan Pelayanan Publik b. Meningkatkan standar pelayanan. i. Quick Wins a. Percepatan penyusunan Naskah Akademik (NA) dan Draft RUU sesuai Prioritas Prolegnas b. Pengembangan Sistem Informasi Legislasi (SILEG) Reformasi Birokrasi pada hakekatnya adalah untuk melakukan perubahan sikap dan mental aparatur negara dalam menjalankan tugas-tugas pemerintahan secara akuntabel, profesional, dan transparan. Sedangkan road map adalah instrumen yang digunakan untuk mewujudkan sikap akuntabel, profesional, dan transparan. Oleh karena itu, untuk mencapai suatu perubahan yang diharapkan maka dalam setiap prosesnya perlu dievaluasi dan dilaporkan perkembangannya. Sebagai bentuk pertanggungjawaban publik, maka perlu disampaikan laporan pelaksanaan RB yang telah dilakukan pada tahun Tujuan penyusunan laporan ini adalah untuk mengukur tingkat capaian organisasi dalam pelaksanaan RB sesuai dengan road map yang ditetapkan. Selain itu, juga untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi oleh setiap area perubahan dan penyesuaian-penyesuaian yang telah dilakukan. Laporan RB ini selanjutnya akan menjadi tolak ukur terciptanya good governance di Setjen dan BK DPR RI dan dapat menggambarkan perubahan-perubahan yang terjadi secara bertahap dan berkelanjutan serta terukur sesuai dengan rencana aksi yang telah ditetapkan dalam road map. Selain itu, laporan pelaksanaan RB ini juga merupakan dokumen untuk mendukung Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) yang akan dilaksanakan sekitar bulan Maret Hasil PMPRB ini nantinya akan dievaluasi KemPAN RB yang hasilnya akan menentukan nilai kinerja organisasi Setjen dan BK DPR RI. Laporan RB disusun dengan sistematika sebagai berikut: Bab I Pendahuluan Bab II Rencana Aksi Bab III Capaian Reformasi Birokrasi Bab IV Penutup 4

5 BAB II RENCANA AKSI Dalam menyusun Rencana Aksi Reformasi Birokrasi Setjen dan BK DPR RI Tahun senantiasa mendasarkan kepada arahan pemerintah secara umum sebagaimana terdapat Peraturan Menteri PANRB No. 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Tahun Selain itu, dalam menyusun Agenda Reformasi juga memperhatikan kegiatan sebagaimana sudah ditetapkan dalam Renstra Setjen dan BK DPR RI DPR RI A. Rencana Aksi Tahun Berdasarkan Road Map Reformasi Birokrasi Setjen dan BK DPR RI yang telah ditetapkan dalam Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 550/SEKJEN/2016 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Tahun , Setjen dan BK DPR RI menyusun rencana aksi program reformasi birokrasi yang akan dilaksanakan pada tahun Manajemen Perubahan Hal utama yang mendapatkan perhatian pada progam manajemen perubahan adalah bagaimana menjaga komitmen pimpinan dan perluasan media sosialisasi reformasi birokrasi. Secara khusus terkait dengan perubahan pola 5urve dan budaya kinerja (mental aparatur) adalah melakukan konseptualisasi atas pola 5urve organisasi, mengoptimalkan peran agen perubahan dalam dalam meningkatkan kinerja organisasi dan pemantapan nilai-nilai budaya unggul RAPI agar terinternalisasi secara baik ke seluruh pegawai. Begitu juga harus diketahui pengetahuan, pemahaman dan 5

6 pelaksanaan refromasi birokrasi di antara seluruh pegawai termasuk semangat reformasi birokrasi ke depan. Hal yang tak kalah penting untuk dilakukan adalah mengetahui sejauh mana pemangku utama (DPR RI) merasakan puas terhadap kinerja Setjen dan BK DPR RI. Untuk itu perlu adanya 6urvey kepuasan DPR RI terhadap kinerja Setjen dan BK DPR RI yang dilakukan setiap tahun. Kegiatan ini sejalan dengan penetapan sasaran kinerja yang ditetapkan dalam Renstra Setjen dan BK DPR RI DPR RI Selanjutnya, Rencana Aksi area manajemen perubahan yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI DPR RI adalah sebagai berikut: Tabel 2 Rencana Aksi Area Manajemen Perubahan URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT 1. Pembentukan Tim Reformasi Birokrasi. 2. Penyusunan Road Map 3. Pemantauan dan Evaluasi. Pembentukan Tim Reformasi. Penetapan Rencana Kerja Tim RBI. Monitoring, evaluasi dan tindaklanjut. Penyusunan dan Penetapan Road Map yang memuat 8 area perubahan dan quick win. Pelibatan seluruh unit organisasi dalam penyusunan Road Map. Sosialisasi dan internalisasi Road Map kepada seluruh anggota organisasi. Pengorganisasian PMPRB. Sosialisasi PMPRB. Pelatihan Assessor. PembentukanTim PMPRB. Penyusunan Pedoman Mekanisme Kerja PMPRB (termasuk pengaturan tentang riviu kertas kerja). Rencana Aksi dan Tindak Lanjut. Keputusan Sekjen tentang Pembentukan Tim RB Keputusan tentang Rencana Kerja TIM RB WAKTU PELAKSANAAN Laporan monitoring Keputusan Sekjen tentang Penetapan Road Map RB Setjen dan BK DPR RI Laporan Kegiatan Penyusunan Road Map Laporan Kegiatan Sosialisasi Kepada Pegawai Keputusan Sekjen tentang Pembentukan Tim PMPRB Laporan Kegiatan Sosialisasi PMPRB Laporan Kegiatan Diklat Assessor RB Keputusan Sekjen tentang Pembentukan Tim PMPRB Keputusan Sekjen tentang Pedoman Mekanisme Kerja PMPRB Laporan Rencana Aksi dan Tindak Lanjut 4. Perubahan Pola Penyelenggaraan pertemuan Laporan Kegiatan Rapat 6

7 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT Pikir dan Budaya Kinerja. yang dipimpin oleh pimpinan tertinggi. (Melanjutkan kegiatan Raboan) Pengembangan kepemimpinan untuk perubahan kepada semua pejabat struktural. (Melanjutkan program diklat Leadership and Management) Sosialisasi mengenai langkah-langkah reformasi birokrasi yang sedang dilakukan. (Dilaksanakan secara periodik minimal enam bulan sekali) Sosialisasi dengan memanfaatkan media komunikasi cetak seperti banner, poster, booklet atau buku saku. (Melaksanakan updating setiap ada informasi baru) Sosialisasi dengan memanfaatkan media IT seperti (Melaksanakan updating setiap adai nformasi baru) Pembentukan Agen Perubahan (Sudah dilakukan melalui Keputusan Sekjen Nomor 1228/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Pedoman Pembentukan Agen Perubahan Setjen dan Badan Keahlian DPR RI) Pengembangan kapasitas agen perubahan melalui berbagai pelatihan, misalnya pelatihan agen perubahan, ceramah implementasi RAPI, pemberian consulting, coaching and training, serta knowledge sharing. Penetapan RAPI sebagai budaya unggul. Raboan Laporan Kegiatan Diklat Leadership and Management Laporan Kegiatan Sosialisasi Media Komunikasi Cetak WAKTU PELAKSANAAN Media IT Pelaksanaan Keputusan Sekjen Nomor 1228/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Pedoman Pembentukan Agen Perubahan Setjen dan Badan Keahlian DPR RI (Laporan Pembentukan Agen Perubahan) Kegiatan Diklat Revisi Peraturan Sekjen DPR I Nomor 03/PER- 7

8 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT Pencanangan budaya kerja positif. Penegakan kode etik dan kode perilaku. Penanganan konflik kepentingan. Pengelolaan laporan kekayaan pegawai. Pelaksanaan sistem whistleblowing Penanganan gratifikasi dan transparansi Survei internal RAPI kepada seluruh pegawai yang ditujukan untuk mengetahui Pengetahuan, Pemahaman, dan Pelaksanaan dalam keseharian di lingkungan kerja SEN/202 tentang Kode Etik Pegawai Negeri Sipil Sekretariat Jenderal DPR RI). Laporan Pelaksanaan Kegiatan Pencanangan Budaya Kerja Positif. Revisi Persekjen tentang Pembentukan, Susunan, Tugas dan Tata Beracara Majelis Kode Etik Pegawai Negeri Sipil Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia) Pelaksanaan penegakan kode etik dan kode perilaku Laporan Kegiatan Pelaksanaan Penerapan Persekjen No.8 Tahun 2015 tentang Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan di Sekretariat Jenderal DPR RI Laporan Kegiatan Pelaksanaan LHKPN dan LHKASN Laporan Kegiatan Pelaksanaan Penerapan Persekjen No.9 Tahun 2015 tentang whistleblower system) Tersusunnya Pedoman Penanganan Gratifikasi dan Transparansi Laporan Kegiatan Penanganan Gratifikasi dan Transparansi Laporan Survei RAPI WAKTU PELAKSANAAN

9 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT Survei kepuasan pemangku utama (DPR RI) terhadap kinerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI. WAKTU PELAKSANAAN Laporan Survei Kepuasan 2. Penguatan Sistem Pengawasan Dalam Area Penguatan Pengawasan tersebut terdapat 2 (dua) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun yaitu: a. Peningkatan Penerapan SPIP di lingkungan Setjen dan BK DPR RI. b. Peningkatan Kapabilitas APIP di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI 1. Penguatan Sistem Pengawasan Dalam kerangka penerapan SPIP di lingkungan Setjen dan BK DPR RI, selain melihat terselenggaranya SPIP itu sendiri juga menekankan beberapa indikator lainnya diantaranya penerapan whistleblowing system, penerapan gratifikasi, pembangunan wilayah zona integritas, penanganan pengaduan masyarakat terhadap kinerja Setjen dan BK DPR RI, dan penanganan benturan kepentingan. Sedangkan dalam kerangka peningkatan kapabilitas APIP kegiatan yang dilakukan berupa peningkatan kualitas dan kuantitas auditor serta pembangunan infrastruktur pengawasan. Selanjutnya, Rencana Aksi area Penguatan Sistem Pengawasan yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI adalah sebagai berikut. Tabel 3 Rencana Aksi Area Penguatan Sistem Pengawasan URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT WAKTU PELAKSANAAN Sosialisasi Surat Keputusan Sekjen No. 1268/SEKJEN/2015 Kegiatan Sosialisasi ttg Pedoman SPIP Membentuk Satgas SPIP Terbentuknya Satgas SPIP Membuat MOU dengan BPKP MOU dengan BPKP Diagnostik asesmen Diagnostik asesmen Melakukan penilaian resiko unit kerja baik internal maupun eksternal Reviu penilaian resiko unit kerja baik internal maupun eksternal Melakukan kegiatan pengendalian intern melalui Probity Audit Membangun sistem informasi dan komunikasi dengan unit Penilaian resiko unit kerja baik internal maupun eksternal Hasil Reviu penilaian resiko unit kerja baik internal maupun eksternal Kegiatan pengendalian intern melalui Probity Audit Terbentuknya sistem informasi dan 9

10 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT 2. penerapan WBS 3. Penerapan Gratifikasi 4. Pembangunan wilayah zona integritas kerja atas pelaksanaan SPIP Revisi peraturan Sekjen No. 9/SEKJEN/2015 ttg WBS Sosialisasi peraturan Sekjen No. 9/SEKJEN/2015 ttg WBS Implementasi Peraturan Sekjen No. 9/SEKJEN/2015 ttg WBS Pemantauan dan evaluasi implementasi peraturan Sekjen No. 9/SEKJEN/2015 ttg WBS Penyusunan aplikasi WBS Sosialisasi dan implementasi aplikasi WBS Pemantauan penggunaan aplikasi WBS Evaluasi penggunaan aplikasi WBS Penyusunan konsep peraturan Sekjen ttg Penanganan Gratifikasi Penetapan peraturan Sekjen ttg gratifikasi dan rencana pembentukan Unit Penanganan Gratifikasi (UPG) Sosialisasi peraturan Sekjen ttg penanganan gratifikasi Implementasi peraturan Sekjen ttg penanganan gratifikasi pencanangan zona integritas oleh Menpan dan penunjukkan unit kerja yang diusulkan untuk mendapat predikat menuju WBK/WBBM Penilaian Mandiri terhadap unit kerja yang diusulkan Pengusulan kepada MenPANRB untuk Unit yang telah WBK untuk menuju WBBM Penunjukkan unit kerja baru yang diusulkan untuk mendapat predikat menuju WBK/WBBM Pengusulan reviu kepada MenPAN RB komunikasi dengan unit kerja atas pelaksanaan SPIP Revisi peraturan Sekjen No. 9/SEKJEN/2015 ttg WBS Kegiatan sosialisasi WAKTU PELAKSANAAN

11 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT Penetapan Predikat WBBM oleh KemenPANRB WAKTU PELAKSANAAN Penilaian Mandiri terhadap unit kerja yang diusulkan Penetapan predikat WBK oleh Instansi terkait Pengusulan reviu kepada MenPAN RB 5. Pengaduan Masyarakat terhadap kinerja Sekretariat Jenderal 6. Penanganan Benturan Kepentingan 7. Peningkatan kapabitas APIP Penetapan predikat WBK oleh Instansi terkait Penyusunan peraturan Sekjen tentang pengaduan masyarakat terhadap Kinerja Setjen dan BKD DPR RI Sosialisasi Peraturan Sekjen tentang pengaduan masyarakat terhadap Kinerja Setjen dan BKD DPR RI Implementasi Peraturan Sekjen tentang pengaduan masyarakat terhadap Kinerja Setjen dan BKD DPR RI Pemantauan dan Evaluasi Peraturan Sekjen tentang pengaduan masyarakat terhadap Kinerja Setjen dan BKD DPR RI Sosialisasi SK Sekjen No.8/SEKJEN/2015 ttg Benturan kepentingan Implementasi SK Sekjen No.8/SEKJEN/2015 ttg Benturan kepentingan Pemantauan dan Evaluasi SK Sekjen No.8/SEKJEN/2015 ttg Benturan kepentingan Revisi SK Sekjen No.8/SEKJEN/2015 ttg Benturan kepentingan Pengajuan diklat pembentukan JFA dan diklat perjenjangan Penambahan kuantitas JFA dari internal dan eksternal peraturan Sekjen tentang pengaduan masyarakat terhadap Kinerja Setjen dan BKD DPR RI Kegiatan sosialisasi Kegiatan implementasi Kegiatan pemantauan dan Evaluasi Kegiatan sosialisasi Kegiatan implementasi Kegiatan Pemantauan Hasil Revisi Kegiatan Diklat kuantitas JFA dari internal dan eksternal Rekruitmen JFA baru rekruitmen JFA baru 11

12 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT WAKTU PELAKSANAAN PKM/PKS PKM/PKS Pendampingan oleh BPKP Kegiatan pendampingan Bimtek IACM dan melaksanakan Intern Audit Capability Model (IACM) dan Maturity level 1 Kegiatan Bimtek 8. Pembangunan Infrastruktur pengawasan Pelaksanaan Intern Audit Capability Model (IACM) dan Maturity level 2 Pelaksanaan Intern Audit Capability Model (IACM) dan Maturity level 3 Pelaksanaan Intern Audit Capability Model (IACM) dan Maturity level 4 Sosialisasi peraturan Sekjen No. 10/SEKJEN/2015 tentang Standar Pengawasan Intern Inspektorat Utama Sekretariat Janderal DPR RI Implementasi Peraturan Sekjen No. 10/SEKJEN/2015 tentang Standar Pengawasan Intern Inspektorat Utama Sekretariat Janderal DPR RI Pemantauan dan evaluasi implementasi No. 10/SEKJEN/2015 tentang Standar Pengawasan Intern Inspektorat Utama Sekretariat Janderal DPR RI Penyesuaian /revisi SK Sekjen No. 10/SEKJEN/2015 tentang Standar Pengawasan Intern Inspektorat Utama Sekretariat Janderal DPR RI dan penyusunan peraturan Sekjen tentang pedoman reviu, dan sosialisasi peraturan Kegiatan Intern Audit Capability Model (IACM) dan Maturity level 2 Kegiatan Intern Audit Capability Model (IACM) dan Maturity level 3 Kegiatan Intern Audit Capability Model (IACM) dan Maturity level 4 Kegiatan Sosialisasi Kegiatan Implementasi Kegiatan Pemantauan Hasil Revisi Sosialisasi Keputusan Sekjen Nomor 1075/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Piagam Pengawasan Internal (Internal Audit Charter) di lingkungan Kegiatan Sosialisasi 12

13 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT WAKTU PELAKSANAAN Inspektorat Utama Sekretariat Jenderal DPR RI Implementasi Keputusan Sekjen Nomor 1075/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Piagam Pengawasan Internal (Internal Kegiatan Implementasi Audit Charter) di lingkungan Inspektorat Utama Sekretariat Jenderal DPR RI Evaluasi Keputusan Sekjen Nomor 1075/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Piagam Pengawasan Internal (Internal Kegiatan Evaluasi Audit Charter) di lingkungan Inspektorat Utama Sekretariat Jenderal DPR RI Penyesuaian/revisi Keputusan Sekjen Nomor 1075/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Piagam Pengawasan Internal (Internal Hasil Revisi Audit Charter) di lingkungan Inspektorat Utama Sekretariat Jenderal DPR RI Sosialisasi peraturan Sekjen No. 7/SEKJEN/015 tentang Kode Etik Auditor di Lingkungan Kegiatan Sosialisasi Setjen DPR RI Pemantauan implementasi Peraturan Sekjen No. 7/SEKJEN/015 tentang Kode Kegiatan Pemantauan Etik Auditor di Lingkungan Setjen DPR RI Pemantauan dan evaluasi implementasi peraturan Sekjen No. 7/SEKJEN/015 tentang Kegiatan Pemantauan Kode Etik Auditor di Lingkungan Setjen DPR RI Penyesuaian /revisi SK Sekjen No. 7/SEKJEN/015 tentang Kode Etik Auditor di Lingkungan Hasil Revisi Setjen DPR RI Pembuatan SOP kegiatan pengawasan dan Internalisasi SOP SOP Pelaksanaan SOP kegiatan pengawasan SOP Evaluasi SOP kegiatan Hasil Evaluasi 13

14 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT pengawasan Penyesuaian /revisi SOP kegiatan pengawasan Hasil Revisi WAKTU PELAKSANAAN Penguatan Akuntabilitas Kinerja Untuk mendorong peningkatan akuntabilitas kinerja Setjen dan BK DPR RI perlu dilakukan penguatan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Setjen dan BK DPR RI. Sesuai dengan Perpres Nomor 29 Tahun 2014 tentang SAKIP, penyelenggaraan SAKIP sebagaimana tergambarkan dalam Gambar berikut. Penyelenggaraan SAKIP RENCANA STRATEGIS PERJANJIAN KINERJA PENGUKURAN KINERJA PENGELOLAAN DATA KINERJA Dalam Area Penguatan Akuntabilitas Kinerja tersebut terdapat 5 (lima) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun yaitu: a. Penguatan Sistem Perencanaan Kinerja b. Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja c. Penguatan Sistem Pelaporan Kinerja d. Penguatan Sistem Evaluasi Internal e. Penguatan Sistem Pembangunan/ Pengembangan TI dalam Manajemen Kinerja PELAPORAN KINERJA REVIU DAN EVALUASI KINERJA Selanjutnya, Rencana Aksi area Penguatan Akuntabilitas Kinerja yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI adalah sebagai berikut. Tabel 4 Rencana Aksi Area Penguatan Akuntabilitas Kinerja URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT WAKTU PELAKSANAAN Penyempurnaan Renstra Renstra 1. Penguatan Sistem Perencanaan Kinerja 2. Penyempurnaan Rencana Kinerja Tahunan (RKT) 3. Penetapan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) RKT RKA 14

15 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT 2. Pengukuran Kinerja 3. Penguatan Sistem Pelaporan Kinerja 4. Evaluasi Internal 5. Pembangunan/ Pengembangan TI dalam Manajemen Kinerja 4. Penetapan Rencana Aksi (kinerja dan keuangan) tiap bulan 5. Penerapan Perjanjian Kinerja (PK) 1. Sistem Penilaian Kinerja secara berjenjang 2. Monitoring dan evaluasi pencapaian kinerja 1. Peningkatan kemampuan pegawai dalam menyusun laporan kinerja 2. Peningkatan ketepatan waktu penyerahan laporan 1. Penyusunan pedoman evaluasi laporan kinerja 2. Pemantauan atas tindak lanjut hasil evaluasi 1. Penyusunan rencana pembangunan informasi manajemen kinerja 2. Pembangunan sistem database kinerja 3. Pembangunan sistem monev kinerja Laporan kinerja dan keuangan per bulan WAKTU PELAKSANAAN PK Penilaian kinerja Monev Laporan Kinerja Evaluasi Kinerja Aplikasi 4. Penguatan Kelembagaan Seiring dengan revisi Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2009 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (MD3), menjadi Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2014 tentang MD3, salah satu perubahan yang membawa dampak signifikan adalah perubahan bentuk hukum lembaga pendukung Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI) yang semula ditetapkan dalam Peraturan DPR RI menjadi dalam Peraturan Presiden. Dan pada tanggal 2 Maret 2015 telah ditetapkan Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2015 tentang Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Sebagai peraturan pelaksanaan atas Peraturan Presiden tersebut maka perlu disusun Peraturan Sekretaris Jenderal tentang Organisasi dan Tata Kerja. Setelah melewati serangkaian proses pembahasan dengan pihak Kemenpan dan RB dengan melibatkan Kementerian Keuangan dan Badan Kepegawaian Negara maka diterbitkan surat persetujuan penataan organisasi dengan Nomor B/3153/M.PAN-RB/09/

16 pada tanggal 28 September Dengan keluarnya surat persetujuan tersebut, maka ditetapkanlah Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 6 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI pada tanggal 1 Oktober Organisasi merupakan sesuatu yang dinamis. Dengan mempertimbangkan faktor internal maupun faktor eksternal, organisasi senantiasa menuntut untuk dilakukan evaluasi. Terkait dengan capaian reformasi birokrasi pada area perubahan penguatan kelembagaan, Setjen dan BK DPR RI dihadapkan pada beberapa kondisi yang diindikasikan dapat menghambat pelaksanaan tugas dan fungsi, diantaranya: a. ketepatan fungsi dan ketepatan ukuran organisasi dilihat dari peraturan tentang organisasi dan tata kerja yang dibuat dengan permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan di lapangan; b. duplikasi fungsi, tumpang tindih, tambahan tugas dan fungsi organisasi; dan c. kesesuaian struktur dengan peraturan yang diamanatkan dan adaptif dalam menghadapi perubahan lingkungan strategis. Harapan dari pemangku kepentingan sebagaimana tuntutan area perubahan penguatan kelembagaan yaitu: a. meningkatnya ketepatan ukuran, ketepatan fungsi dan sinergisme/ kesinergisan di antara Setjen dan BK DPR RI; b. menurunnya tumpang tindih tugas dan fungsi antar unit kerja di lingkungan Setjen dan BK DPR RI; c. meningkatnya kejelasan pembagian kewenangan antara Setjen dan BK DPR RI; dan d. meningkatnya kinerja aparatur di lingkungan Setjen dan BK DPR RI. Untuk mendapatkan hasil terwujudnya kelembagaan yang tepat ukuran, tepat fungsi, tidak tumpang tindih dan bersinergi antara Setjen dan BK DPR RI sehingga mampu mendorong upaya perwujudan tata pemerintahan yang baik, maka pada area 4 penguatan kelembagaan terdapat 2 (dua) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun yaitu: 1. Evaluasi kelembagaan 2. Penataan kelembagaan yang meliputi penyusunan kebijakan penataan organisasi Agenda prioritas pada penguatan kelembagaan di Setjen dan BK DPR RI adalah penataan dan pendampingan dalam menyusun dan mengevaluasi rincian tugas dan fungsi organisasi, yang pada tahun pertama ini difokuskan pada evaluasi unit kerja yang baru dibentuk dan belum dilengkapi dengan pembentukan organ dan alat-alat 16

17 kerja seperti pedoman di dalam unit kerja tersebut. Setiap tahun kegiatan pendampingan akan dilaksanakan, namun dengan penentuan target objek evaluasi unit kerja yang berbeda. Selanjutnya, Rencana Aksi area Penguatan Kelembagaan yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI adalah sebagai berikut: Tabel 5 Rencana Aksi Area Penguatan Kelembagaan URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT WAKTU PELAKSANAAN Penyusunan rencana kerja evaluasi organisasi Penyusunan instrument evaluasi organisasi Evaluasi Organisasi Pengumpulan data evaluasi Laporan Evaluasi organisasi Pengolahan dan analisis data evaluasi organisasi Laporan evaluasi organisasi Penyusunan Pedoman Penyusunan Penataan Organisasi Pedoman Kebijakan Penataan Organisasi Pembangunan sistem penataan organisasi berbasis teknologi informasi Aplikasi Sistem Penataan Organisasi 5. Penguatan Tata Laksana Dalam Area Penguatan Tata Laksana tersebut terdapat 4 (empat) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun yaitu : a. Penyusunan Peta Proses Bisnis di Setjen dan BK DPR RI; b. Penyusunan SOP ; c. Pembangunan/ Pengembangan Aplikasi; dan d. Manajemen Kearsipan Berbasis TIK. Selanjutnya, Rencana Aksi area Penguatan Tata Laksana yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI adalah sebagai berikut: Tabel 6 Rencana Aksi Area Penguatan Tata Laksana URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT 1. Penyusunan Peta Proses Bisnis di Setjen DPR Pembentukan Tim Penyusunan Rencana Kerja Pelaksanaan penyusunan peta proses bisnis Penetapan hasil penyusunan peta Peta Proses Bisnis WAKTU PELAKSANAAN

18 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT WAKTU PELAKSANAAN proses bisnis Penyusunan Rencana Kerja 2. Penyusunan Pelaksanaan penyusunan SOP SOP SOP Penetapan hasil penyusunan SOP 3. Pembangunan/ Pengembangan Aplikasi 4. Manajemen Kearsipan Berbasis TIK Pembentukan Tim Pembangunan/Pengembangan Aplikasi Ti m Pengembang an Aplikasi Penyusunan Rencana Kerja Implementasi Pembangunan/Pengembangan Aplikasi Aplikasi 1. Pembangunan Aplikasi Arsip dan Museum 2. Pembangunan website Badan Keahlian 3. Penerapan dan Evaluasi Aplikasi SILEG 4. Pembangunan website ITTAMA dan Whistleblowing System 5. Pengembangan Aplikasi Arsip dan Museum 6. Pembangunan Website TV dan Radio Parlemen 7. Pembangunan aplikasi e-paper 8. Pengembangan website Perpustakaan diintegrasikan dengan SLIMS 9. Pembangunan website Biro KSAP 10. Integrasi Aplikasi Arsip dan Museum dengan PPID 11. Pembangunan aplikasi e- Repository Institusi Penyerahan Aplikasi Penyusunan SK penggunaan aplikasi untuk unit kerja lain yang terkait SK Sekjen Meng-alihmediakan dokumen legislasi kedalam bentuk digital Arsip Digital Meng-alihmediakan dokumen anggaran kedalam bentuk digital Meng-alihmediakan dokumen pengawasan kedalam bentuk digital Meng-alihmediakan personal files kedalam bentuk digital Memasukkan dokumen yang telah berbentuk digital ke dalam aplikasi 18

19 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT Menambah jenis konten arsip, antara lain: foto, video, audio Launching aplikasi Arsip dan Museum (ARMUS) untuk publik WAKTU PELAKSANAAN Penguatan Sistem Manajemen SDM Aparatur Rencana aksi Penguatan Sistem Manajemen SDM diarahkan untuk mewujudkan pegawai Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR yang memiliki kompetensi tinggi dibidang tugasnya. Untuk itu perlu dilakukan penilaian terhadap kompetensi yang dimiliki para pegawai melalui pemetaan kompetensi. Dalam area perubahan Penguatan Sistem Manajemen SDM Aparatur terdapat 15 (lima belas) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun yaitu: a. Perbaikan berkelanjutan sistem perencanaan kebutuhan pegawai ASN; b. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem rekrutmen dan seleksi secara transparan dan berbasis kompetensi; c. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem promosi secara terbuka, kompetitif, berbasis kompetensi didukung makin efektifnya pengawasan oleh KASN; d. Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan assessment center; e. Pengukuran gap competency antara pemangku jabatan dan syarat kompetensi jabatan; f. Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan/pengembangan database profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN ; g. Menyusun dan menetapkan pola karir termasuk pengkaderan pegawai ASN; h. Perumusan dan penetapan kebijakan pengendalian kualitas diklat; i. Penguatan sistem dan kualitas pendidikan dan pelatihan untuk mendukung kinerja; j. Perumusan dan penetapan kebijakan penilaian kinerja pegawai. k. Perumusan dan penetapan kebijakan reward and punishment berbasis kinerja; l. Pembangunan /pengembangan sistem informasi pegawai ASN; m. Pembentukan Jabatan Fungsional Transkriptor; n. Penataan Jabatan; dan o. Pembentukan Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR. Selanjutnya, Rencana Aksi Area Penguatan Sistem Managemen SDM Aparatur yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI adalah sebagai berikut: 19

20 Tabel 7 Rencana Aksi Area Penguatan Sistem Manajemen SDM Aparatur URAIAN KEGIATAN 1. Perbaikan berkelanjutan sistem perencanaan kebutuhan pegawai ASN 2. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem rekrutmen dan seleksi secara transparan dan berbasis kompetensi 3. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem promosi secara terbuka, kompetitif, berbasis kompetensi didukung makin efektifnya pengawasan oleh KASN 4. Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan assessment center SUB KEGIATAN Menyusun rencana kebutuhan pegawai Menerapkan rencana kebutuhan pegawai di dalam sistem manajemen ASN Monitoring dan evaluasi perencanaan kebutuhan pegawai ASN Melaksanakan system rekrutmen dan seleksi secara transparan dan berbasis kompetensi Monitoring dan evaluasi system rekrutmen dan seleksi Mengganti Persetjen DPR RI No 561/Sekjen/2015 tentang Pedoman Tata Cara Pengisian Jabatan Pimpinan Tinggi Lingkungan Setjen DPR RI dan Persetjen DPR RI 01A/PER- SEKJEN/2013 tentang Pedoman Pengangkatan Pejabat Eselon I, II, III dan IV Setjen DPR RI dengan peraturan baru terkait system promosi Melaksanakan peraturan mengenai sistem promosi secara terbuka berbasis kompetensi Monitoring dan evaluasi system promosi Merumuskan pedoman pelaksanaan dan pemanfaatan assessment center Melaksanakan assessment center di dalam manajemen pegawai ASN Monitoring dan evaluasi pelaksanaan assessment OUTPUT Rencana Kebutuhan Pegawai Laporan Pelaksanaan Rencana Kebutuhan Pegawai Laporan Monitoring dan Evaluasi Perecanaan Kebutuhan Pegawai ASN Laporan Pelaksanaan Sistem Rekrutmen dan Seleksi Secara Transparan Berbasis Kompetensi Laporan Monitoring dan Evaluasi Sistem Rekrutmen dan Seleksi Peraturan Setjen DPR RI tentang Sistem Promosi Laporan Pelaksanaan Sistem Promosi Secara Terbuka Berbasis Kompetensi Laporan monitoring dan evaluasi system promosi Pedoman Pelaksanaan dan Pemanfaatan Assessment Center Laporan Pelaksanaan Assessment Center Laporan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan WAKTU PELAKSANAAN

21 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN center di dalam manajemen pegawai ASN OUTPUT Assessment Center WAKTU PELAKSANAAN Pengukuran gap competency antara pemangku jabatan dan syarat kompetensi jabatan 6. Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan/ pengembang an database profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN 7. Menyusun dan menetapkan pola karir termasuk pengkaderan pegawai ASN 8. Perumusan dan penetapan kebijakan pengendalian kualitas diklat 9. Penguatan sistem dan kualitas pendidikan dan pelatihan untuk mendukung kinerja 10. Perumusan dan penetapan Mengukur gap competency pegawai ASN Menerapkan hasil rekomendasi tindaklanjut atas hasil pengukuran gap competency Mengevaluasi peraturan mengenai database profil kompetensi Merumuskan kebijakan mengenai pemanfaatan/ pengembangan database profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN Melaksanakan pemanfaatan/ pengembangan database profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN Melaksanakan pola karir dan pengkaderan pegawai ASN Monitoring dan evaluasi pelaksanaan pola karir dan pengkaderan pegawai ASN Merumuskan kebijakan pengendalian kualitas diklat Menetapkan kebijakan pengendalian kualitas diklat Menerapkan sistem diklat sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan Monitoring dan evaluasi pelaksanaan system diklat Laporan Hasil Pengukuran Gap Competency pegawai ASN Laporan Tindaklanjut Pengukuran Gap Competency Laporan Evaluasi Kebijakan Pemanfaatan/ Pengembangan Database Profil Kompetensi Laporan Pelaksanaan Pemanfaatan/ Pengembangan Database Profil Kompetensi Laporan Pelaksanaan Pola Karir Pegawai ASN Laporan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Pola Karir Pegawai ASN Kebijakan Pengendalian Kualitas Diklat Keputusan Setjen tentang Pengendalian Kualitas Diklat Laporan Pelaksanaan Sistem Diklat Laporan monitoring dan evaluasi pelaksanaan system diklat Melaksanakan penilaian kinerja Laporan Pelaksanaan pegawai Kinerja Pegawai Monitoring dan evaluasi Laporan Monitoring dan 21

22 URAIAN KEGIATAN kebijakan penilaian kinerja pegawai 11. Perumusan dan penetapan kebijakan reward and punishment berbasis kinerja 12. Pembanguna n /pengembang an sistem informasi pegawai ASN 13. Pembentukan Jabatan Fungsional Transkriptor 14. Penataan Jabatan SUB KEGIATAN pelaksanaan penilaian kinerja pegawai Mengganti Persertjen DPR RI No. 2A Tahun 2015 sebagaimana diubah dengan Persetjen DPR RI No. 12 Tahun 2015 dengan menetapkan peraturan baru tentang pemberian tunjangan kinerja dan tunjangan tambahan bagi PNS Melaksanakan kebijakan reward and punishment berbasis kinerja Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan reward and punishment Melaksanakan system informasi pegawai ASN Monitoring dan evaluasi pelaksanaan system informasi pegawai ASN Perumusan Permenpan tentang Jabatan Fungsional Transkriptor Perumusan Petunjuk Pelaksanaan Permenpan Penetapan Petunjuk Pelaksanaan Permenpan Pengangkatan Jabatan Fungsional Transkriptor Pelaksanaan Analisis Jabatan Pelaksanaan Evaluasi Jabatan Pelaksanaan Analisis Beban Kerja OUTPUT Evaluasi pelaksanaan penilaian kinerja pegawai Peraturan Setjen DPR RI tentang Pemberian Tunjangan Kinerja dan Tunjangan Tambahan Bagi PNS Laporan Pelaksanaan Kebijakan Reward and Punishment berbasis kinerja Laporan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kebijakan Reward and Punishment berbasis kinerja Laporan Pelaksanaan Sistem Informasi pegawai ASN Laporan Monitoring dan Evaluasi Sistem Informasi Pegawai ASN Laporan Perumusan Permenpan tentang Jabatan Fungsional Transkriptor Laporan Perumusan Petunjuk Pelaksanaan Permenpan Peraturan Setjen DPR RI tentang Petunjuk Pelaksanaan Permenpan Peraturan Setjen DPR RI tentang Pengangkatan Jabatan Fungsional Transkriptor Laporan Pelaksanaan Analisis jabatan Laporan Evaluasi Jabatan Laporan Pelaksanaan Analisa beban Kerja WAKTU PELAKSANAAN

23 URAIAN KEGIATAN 15. Pembentukan Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR SUB KEGIATAN Penyusunan NA Peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR Penyusunan Draft Peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR Penetapan Peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR OUTPUT NA Peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR RI Draft Peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR Peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR RI WAKTU PELAKSANAAN Penguatan Peraturan Perundang-Undangan Dalam area perubahan Penguatan Peraturan Perundang-Undangan terdapat 4 (empat) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun yaitu: a. Program Pembuatan Peraturan Perundang-Undangan; b. Penyusunan Pedoman Evaluasi terhadap peraturan perundang-undangan di lingkungan Setjen dan BK DPR RI; c. Evaluasi terhadap Peraturan Perundang-undangan di lingkungan Setjen dan BK DPR RI; dan d. PenataanAdministrasi/Dokumentasi/Sosialisasi Peraturan Perundang - Undangan. Selanjutnya, Rencana Aksi area Penataan Peraturan Perundang-Undangan yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI adalah sebagai berikut: Tabel 8 Rencana Aksi Area Penguatan Peraturan Perundang-undangan URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT 1. Penyusunan program Pembentukan Peraturan Perundangundangan di lingkungan Setjen DPR RI Membentuk tim inter unit kerja Identifikasi kebutuhan peraturan Menyusun program prioritas pembentukan peraturan Keputusan Sekjen tentang Penetapan prolegset untuk 5 tahun dan prioritas tahunan WAKTU PELAKSANAAN Menyusun program pembentukan peraturan jangka panjang Penyebarluasan program Evaluasi program 23

24 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT 2. Penyusunan Pedoman Evaluasi terhadap peraturan perundangundangan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPRI 3. Evaluasi terhadap Peraturan Perundang- Undangan di lingkungan Setjen DPR RI yang ada 4. Penataan sistem administrasi peraturan, pendokumentasian dan informasi peraturan perundangundangan Membentuk tim inter unit kerja Menyusun konsep Pedoman Evaluasi Keputusan Sekjen tentang pembentukan Tim Keputusan Sekjen tentang Pedoman Evaluasi WAKTU PELAKSANAAN Uji konsep Pedoman Penyebarluasan PEDOMAN EVALUASI Melanjutkan Identifikasi peraturan sekjen yang mengatur/ kebijakan di masingmasing Hasil Inventarisasi unit kerja Melakukan maping Mengevaluasi peraturan Sekjen yang sudah ada Keputusan Sekjen Pembentukan tim inter unit tentang pembentukan Tim Database peraturan, Pembuatan aplikasi database pendokumentasian dan informasi peraturan perundang-undangan Entry data Sosialisasi Evaluasi 8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Dalam area Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik terdapat 4 (empat) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun yaitu: a. Penerapan Pelayanan Publik terintegrasi; b. Penguatan kualitas Pelayanan Publik; c. Pembangunan/pengembangan penggunaan teknologi informasi dalam pelayanan di masing-masing kementerian/lembaga; dan d. Pembangunan Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM). Selanjutnya, Rencana Aksi area Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI adalah sebagai berikut: 24

25 Tabel 9 Rencana Aksi Area Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT 1. Penerapan Pelayanan Publik terintegrasi Evaluasi Penerapan Pelayanan Publik Satu Atap Penyusunan Regulas Kebijakan Pelayanan Satu Atap Penetapan Kebijakan Pelayanan Satu Atap Penerapan Kebijakan Pelayanan Satu Atap Review SOP: Layanan informasi pubik, pengaduan masyarakat, penyaluran delegasi masyarakat SOP: Layanan informasi pubik, pengaduan masyarakat, penyaluran delegasi masyarakat SK Sekjen tentang penetapan SOP: Layanan informasi pubik, pengaduan masyarakat, penyaluran delegasi masyarakat Layanan satu atap Aplikasi pengaduan masyarakat yang terintegrasi dengan aplikasi LAPOR WAKTU PELAKSANAAN Penguatan kualitas Pelayanan Publik. Evaluasi standar pelayanan Terbentuknya Forum Komunikasi Pengelola Pengaduan Masyarakat Hasil evaluasi layanan yg ada di tiap unit: 1. Penyediaan Risalah 2. Penyediaan Bahan Rapat 3. Konsep Daftar Pertanyaan Rapat 4. Penyusunan naskah pidato 5. Pendampingan Delegasi 6. Penyusunan Laporan Delegasi Dalam dan Luar Negeri 7. Layanan Pemberitaan melalui website dan media sosial. 8. Layanan Pemberitaan melalui Majalah dan Buletin 25

26 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT 3. Pembangunan/p engembangan penggunaan teknologi informasi dalam pelayanan Survey kepuasan layanan informasi publik Penyusunan Standar Pelayanan Penguatan pelayanan informasi berbasis teknologi informasi Parlementaria 9. Layanan Pemberitaan melalui TV Parlemen 10. Konsep naskah akademik & draft RUU 11. Pemantauan pelaksanaan UU 12. Konsep keterangan tertulis DPR 13. Analisis surat pengaduan masyarakat 14. Penelitian atau pengkajian 15. Pengelolaan jaringan internet 16. Pengelolaan website DPR RI 17. Layanan perpustakaan 18. Layanan kearsipan 19. Analisis audit BPK 20. Analisis APBN 21. Layanan administrasi keuangan 22. Layanan kesehatan 23. Sistem pengamanan WAKTU PELAKSANAAN Hasil Survey Standar Pelayanan a. Laporan hasil evaluasi dan inovasi aplikasi b. Sistem penyiaran digital TV Radio Parlemen c. Inovasi program siaran digital dan inovasi pemancar luasan siaran melalui satelit. d. Sistem arsip digital untuk pemberitaan website dan media sosial e. Terbentuknya 26

27 URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT 4. Pembangunan Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) Penyusunan Standar Pelayanan Penyusunan Maklumat Pelayanan Penetapan Standar Pelayanan dan Maklumat Pelayanan Penerapan Standar Pelayanan dan Maklumat Pelayanan Survey Kepuasan Publik Penyempurnaan Standar Pelayanan dan Maklumat Pelayanan publishing house dan pengelola e-journal dan e-book SOP tentang layanan di tiap unit Maklumat Layanan Publik SK Sekjen tentang Standar layanan di tiap unit Laporan pertanggung jawaban layanan publik Survey Kepuasan Publik tentang layanan public bebas korupsi dan birokrasi bersih dan melayani Revisi SOP tentang layanan di tiap unit WAKTU PELAKSANAAN B. Indikator Keberhasilan. Semua rencana aksi pada 8 (delapan) area perubahan yang dilakukan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun akan diukur keberhasilannya melalui indikator keberhasilan sebagaimana tabel dibawah ini. Tabel 10 Indikator Keberhasilan NO AREA PERUBAHAN INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Manajemen Perubahan a. perubahan pola pikir dan budaya kinerja (mental aparatur) pada setiap pegawai melalui pembentukan pola pikir (mind set) dan penerapan budaya organisasi (culture set) yang berorientasi kinerja, efektif, efisien, dan akuntabel yang tertuang dalam budaya unggul yaitu Religius, Akuntabel, Profesional dan Integritas (RAPI). b. pembentukan dan optimalisasi peran agen perubahan. 2. Penguatan Pengawasan a. peningkatan penerapan SPIP di lingkungan Setjen dan BK DPR RI. b. peningkatan peran dan Kapabilitas Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP). 3. Penguatan Akuntabilitas kinerja Peningkatan penilaian kinerja Setjen dan BK DPR RI mencapai nilai A pada tahun Penguatan Kelembagaan Organisasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI yang tepat ukuran dan fungsi 5. Penguatan Tata Laksana a. Pengembangan e-government yang terintegrasi; 27

28 NO AREA PERUBAHAN INDIKATOR KEBERHASILAN b. Tersusunnya Peta Proses Bisnis; dan c. Manajemen Kearsipan berbasis TIK. 6. Penguatan Sistem Manajemen SDM Aparatur 7. Penguatan Peraturan Perundangundangan 8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik a. meningkatan kualitas sumber daya manusia dalam memberikan dukungan keahlian dan persidangan; b. Penempatan pegawai dalam jabatan sesuai derngan persyaratan kompetensinya; c. Terjadi peningkatan integritas pegawai; d. terlaksananya identifikasi kelompok pegawai yang potensial (talent pool) untuk kaderisasi kepemimpinan; e. Terlaksananya pelatihan yang berorientasi pada pengembangan kompetensi; f. peningkatan kesempatan pengembangan potensi pada semua pegawai; dan g. peningkatan dukungan prima kepada DPR dengan Quality and Innovation Driven. a. pembentukan peraturan perundang-undangan yang terstandarisasi; b. menurunnya tumpang tindih dalam pembentukan peraturan perundang-undangan; c. tugas unit kerja di lingkungan Setjen dan BK DPR RI menjadi lebih terarah, teratur dan terencana; dan d. efektifitas pengelolaan peraturan perundang-undangan di Setjen dan BK DPR RI. a. Peningkatan Kualitas pelayanan publik; b. Terbentuknya standar layanan di semua unit yang melakukan pelayanan publik ; dan c. Meningkatnya Citra Positif pelayanan publik di DPR RI. 28

29 BAB III CAPAIAN PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI A. CAPAIAN AREA PERUBAHAN Reformasi Birokrasi Setjen dan BK DPR RI pada periode fokus kepada 8 area perubahan yang dilaksanakan berdasarkan road map Reformasi Birokrasi Setjen dan BK DPR RI sebagaimana telah ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal 1. Manajemen Perubahan Hal utama yang mendapatkan perhatian pada program manajemen perubahan adalah bagaimana menjaga komitmen pimpinan dan perluasan media sosialisasi reformasi birokrasi. Hal ini ditandai dengan keterlibatan Pimpinan Tinggi Madya dalam pelaksanaan kegiatankegiatan Reformasi Birokrasi. Dengan perhatian dan komitmen tersebut maka program manajemen perubahan khususnya perubahan pola pikir dan budaya kinerja (mental aparatur) secara relatif sudah dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan dalam Road Map Reformasi Birokrasi. Kegiatan yang terkait dengan perubahan pola pikir dan budaya kinerja (mental aparatur) adalah mengoptimalkan peran role model. Kegiatan utama sepanjang tahun 2016 adalah melakukan sosialisasi RAPI dan internalisasi melalui penerapan di lingkungan kerja. Kebiasaan yang mulai terbangun adalah kegiatan berdoa sebelum melakukan kegiatankegiatan di lingkungan kerja masing-masing. Perubahan pola pikir dan budaya kinerja juga mengoptimalkan peran dari agen perubahan. Agen perubahan yang terbentuk sudah melakukan perannya melalui penyusunan dan pelaksanaan rencana tindak pada lingkungan kerjanya masing-masing. 29

30 Selanjutnya langkah-langkah atau rencana aksi yang telah dilakukan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI sampai dengan 22 Februari 2017 disajikan pada tabel berikut. Tabel 11 Capaian Area Manajemen Perubahan Tahun Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Langkah-Langkah yang Telah Dilakukan Pembentukan Tim Reformasi Birokrasi. 1. Pembentukan Tim Reformasi Birokrasi Keputusan Sekjen No.291/SEKJEN/2016 tentang Pembentukan Tim Pengarah, Tim Pelaksana, dan Tim Kerja Perumusan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI. 2. Penetapan rencana kerja. Penetapan Rencana Kerja Tim RBI. 3. Monitoring, evaluasi, dan tindaklanjuti. Monitoring, evaluasi dan tindaklanjut dilakukan sepanjang tahun. Penyusunan Road Map. 1. Road Map disusun dan ditetapkan Penyusunan dan Penetapan Road Map yang memuat 8 area sebagai dokumen formal. perubahan dan quick win (Keputusan Sekjen DPR RI No.550/SEKJEN/2016 tentang Road Map Reformasi Birokrsai Sekjen dan Badan Keahlian DPR RI dan Keputusan Sekjen DPR RI No.551/SEKJEN/2016 tentang Penetapan Quick Wins Reformasi Birokrsai Sekjen dan Badan Keahlian DPR RI ). 2. Pelibatkan seluruh unit organisasi dalam penyusunan Road Map. 3. Seluruh anggota organisasi mendapatkan sosialisasi dan internalisasi Road Map. Pemantauan dan Evaluasi. 1. Pembentukan dan pengorganisasian PMPRB. Pelibatan seluruh unit organisasi dalam penyusunan Road Map. (Keputusan Sekjen No.291/SEKJEN/2016 tentang Pembentukan Tim Pengarah, Tim Pelaksana, dan Tim Kerja Perumusan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI). Sosialisasi melalui website dan pencetakan buku Road Map. Keputusan Sekjen No.535/SEKJEN/2016 tentang Pembentukan Tim Evaluasi Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI Tahun Anggaran Sosialisasi PMPRB. Sosialisasi PMPRB telah dilaksanakan melalui kegiatan reboan, website dan banner. 3. Pelatihan Asessor PMPRB. Pelatihan dilakukan melalui diskusi dengan Narasumber dari Kemenpan pada tanggal 16 dan 17 Februari 2016, dan terakhir pada awal Februari Pembentukan Tim PMPRB. Pembentukan Tim PMPRB (2016 dan 2017). 5. Penyusunan Pedoman Mekanisme Dalam proses penyempurnaan Rancangan Persekjen tentang Kerja PMPRB. Pedoman Mekanisme Kerja PMPRB. 6. Rencana Aksi dan Tindak Lanjut. Rencana Aksi dan Tindak Lanjut. Perubahan Pola Pikir dan Budaya Kinerja. 1. Penyelenggaraan pertemuan yang Kegiatan reboan. dipimpin oleh pimpinan tertinggi/ pendelegasian. 2. Pengembangan kepemimpinan untuk Sudah dilaksanakan melalui Diklatpim dan Tansformasional perubahan kepada semua pejabat 30

31 Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Langkah-Langkah yang Telah Dilakukan struktural Leadership (16-17 Desember 2016). 3. Sosialisasi mengenai langkah-langkah reformasi birokrasi yang sedang dilakukan. 4. Sosialisasi dengan memanfaatkan media komunikasi cetak seperti banner, poster, booklet atau buku saku. 5. Sosialisasi dengan memanfaatkan media IT seperti website dpr.go.id 6. Penetapan Pedoman Pembentukan Agen Perubahan. 7. Pengembangan kapasitas agen perubahan melalui berbagai pelatihan, misalnya pelatihan agen perubahan. 8. Penegakan kode etik dan kode perilaku. Sosialisasi melalui website dpr, portal dan acrylic. Sudah dilaksanakan melalui pemasangan spanduk, banner acrylic dan pembagian sticker. Sudah dilaksanakan melalui website dpr dan portal. Keputusan Sekjen Nomor 1228/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Pedoman Pembentukan Agen Perubahan Setjen dan Badan Keahlian DPR RI. Pelaksanaan workshop pada tanggal 20 April 2016 dan Pelatihan Revolusi Mental pada tanggal Agustus Penegakan kode etik dan kode perilaku melalui penerapan disiplin pegawai. Dari pemantauan terhadap pelaksanaan jam kerja sampai dengan 31 Desember 2016 terdapat 402 orang yang melakukan pelanggaran disiplin masuk kerja dan ketentuan jam kerja, namun yang telah diproses dan dijatuhkan hukuman disiplin baru 201 orang atau 50 persen. 9. Penanganan konflik kepentingan. Persekjen No.8 Tahun 2015 tentang Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan di Sekretariat Jenderal DPR RI Tahun Pengelolaan laporan kekayaan Pegawai yang sudah mengisi LHKASN sudah mencapai pegawai. 75,018%. 11. Pelaksanaan sistem whistleblowing. Persekjen No.9 Tahun 2015 tentang Pedoman Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) Tindak Pidana Korupsi di Lingkungan Sekretariat Jenderal. 12. Penanganan gratifikasi dan transparansi. 13. Survei internal RAPI yang ditujukan untuk mengetahui Pengetahuan, Pemahaman, dan Pelaksanaan dalam keseharian di lingkungan kerja. 14. Survei kepuasan pemangku utama (DPR RI) terhadap kinerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI. Persiapan Pembentukan Unit Penanganan Gratifikasi (UPG) yang diawali dengan konsultasi kepada KPK pada tanggal 12 April Survei internal RAPI sudah dilaksanakan pada 17 Februari 2017, dengan hasil survei menunjukan bahwa 76 persen mengetahui RAPI, 47 persen memahami RAPI dan 80,6 persen mengamalkan RAPI. Survei kepuasan pemangku utama (DPR RI) terhadap kinerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI sudah dilaksanakan pada Minggu ke-2 Oktober s/d Minggu ke-2 Januari. Hasil survei menunjukkan Indeks Kepuasan Dukungan Setjen sebesar 3,5 dan Indeks Kepuasan Dukungan BK sebesar 3,59 serta total 3,55 untuk Indeks Kepuasan Dukungan Setjen dan BK DPR RI. Daam rangka perubahan pola pikir dan budaya kerja yang dilaksanakan melalui kegiatan pengembangan kepemimpinan melalui diklat kepemimpinan dan diklat pendukung 31

32 lainnya. Dalam tabel berikut merupakan diklat kepemimpinan yang dilaksanakan pada tahun Tabel 12 Peserta Diklat Kepemimpinan Tahun 2016 NO NAMA DIKLAT NAMA PESERTA JABATAN JUDUL PROYEK PERUBAHAN 1 Diklat Kepemimpinan Dra. Damayanti, Deputi Pengelolaan Pegawai Pemerintah Non Tingkat I Angkatan III Tahun 2016 M.si. Persidangan Pegawai Negeri Sipil Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI Guna Meningkatkan LAN RI Kinerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI. 2 Diklat Kepemimpinan Tingkat II Angkatan LII Kelas C Tahun Diklat Kepemimpinan Tingkat III 4 Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan Tahun 2016 LAN RI NO 1 Tingkat IV Angkatan Tahun 2016 Kementerian Sekretariat Negara RI Dr. Dewi Barliana S., M.Psi. Juliasih, SH., MH. Widiharto, S.H., M.H. Sarilan Putri Kh., S.Sos. Iis Muldiyanti, S.Sos., M.M Saeful Anwar, S.IP., M.E Intan Pujakesuma, S.E. Inspektur I Pola Program Pelatihan Mandiri (PPM) dan E- Learning Sebagai Model Peningkatan Kapabilitas Auditor di Inspektorat Utama Sekretariat Jenderal DPR RI. Kepala Biro Hukum dan Pengaduan Masyarakat Kepala Bagian Sekretariat Badan Legislasi Kepala Bagian Sekretariat Komisi Kepala Subbagian Rapat, Bag. Set. KSB Kepala Subbagian Teknik Televisi, Bag. Televisi dan Radio Parlemen Kepala Subbagian TU Sekretaris Jenderal, Bag. TU Pimpinan Setjen Strategi Pengelolaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) Sekretariat Jenderal DPR RI. Optimalisasi Penyiapan Bahan Rapat Melalui Media Online di Badan Legislasi DPR RI. Aplikasi Kunjungan Kerja dan Hasil Tindak Lanjut Kunjungan Kerja Komisi DPR RI. Penyusunan Standar Operasional Prosedur Rapat Pimpinan BKSAP DPR RI Peningkatan Pelayanan Administrasi Kunjungan Individual Anggota DPR RI pada Sub Bagian Penyiapan Administrasi Bagian Administrasi Kegiatan Luar Negeri Anggota Pembangunan Aplikasi Administrasi Persuratan di Sekretariat Jenderal DPR RI Dalam tabel berikut merupakan gambaran diklat yang mendukung area perubahan mental aparatur. Tabel 13 Diklat terkait Area Perubahan Mental Aparatur NAMA DIKLAT Diklat Transformational Leadership JUMLAH PESERTA PELAKSANAAN Desember Diklat Berbasis Kompetensi November Diklat Revolusi Mental Eselon III dan IV Oktober 2016 KETERANGAN Peserta Diklat ini adalah Pejabat Eselon I dan II Peserta Diklat ini adalah Pejabat Eselon III 32

33 NO NAMA DIKLAT Diklat Peningkatan Motivasi Kerja (Achievement Motivation) Diklat Revolusi Mental Agen Perubahan Workshop Pengembangan Kapasitas Agen Perubahan JUMLAH PESERTA PELAKSANAAN September Agustus April 2016 KETERANGAN Peserta Diklat ini adalah Pejabat Eselon IV Peserta Diklat ini adalah Pejabat Eselon III dan IV Perubahan pola pikir dan budaya kerja terlihat dari penerapan budaya organisasi Setjen dan BK DPR RI. Budaya kerja merupakan roh dari kehidupan suatu organisasi, jika budaya kerja bagus maka organisasinya juga akan bagus, tapi berlaku sebaliknya. Budaya kerja yang diharapkan dalam reformasi birokrasi adalah menjadi birokrasi yang efesien, efektif, produktif, dan profesional. Budaya kerja ini juga diharapkan bisa merubah pola pikir yang belum baik menjadi lebih baik lagi. Untuk mewujudkan budaya kerja yang diharapkan dalam reformasi birokrasi tersebut, Setjen dan BK DPR RI telah menetapkan nilai-nilai dasar bagi pegawai negeri sipil sebagai budaya organisasi yang legalitasnya termuat di dalam Peraturan Sekjen DPR RI Nomor : 03/PER-SEKJEN/2012 tentang Kode Etik Pegawai Negeri Sipil Sekretariat Jenderal DPR RI. Nilai-nilai dasar tersebut adalah Religius, Akuntabilitas, Profesional, dan Integritas yang disingkat menjadi RAPI. RAPI tersebut sangat diharapkan bisa dilaksanakan dalam menjalankan tugas dan fungsi sebagai pegawai negeri sipil. Pada tanggal 17 Januari telah dilaksanakan survey budaya organisasi Setjen dan BK DPR RI dengan melibatkan responden dari berbagai jenis jabatan (jabatan pimpinan tinggi pratama, jabatan administrator, jabatan pengawas, jabatan fungsional, dan jabatan pelaksana) dan berbagai tingkat pendidikan. Dari survey tersebut didapatkan hasil bahwa pegawai negeri sipil Setjen dan BK DPR RI mayoritas sudah mengetahui dan memahami terhadap nilai-nilai dasar PNS sebagai budaya organisasi. Angka 76% tersebut merupakan langkah yang baik bagi organisasi Setjen dan BK DPR RI untuk bisa mewujudkan reformasi birokasi secara menyeluruh. Nilai-nilai budaya organisasi bukan hanya untuk dibuat dan menjadi slogan dalam organisasi, tapi nilai tersebut harus dilaksanakan dalam menjalankan kehidupan organisasi. Komitmen seluruh pegawai khususnya para pimpinan sebagai pemangku kebijakan sangat diperlukan untuk bisa melaksanakan budaya tersebut. Dalam hal ini Setjen dan BK DPR RI telah membentuk Majelis Kode Etik dan membuat Sanksi Pelanggaran Kode Etik sebagai upaya mewujudkan komitmen yang tinggi untuk melaksanakan RAPI sebagai budaya organisasi. Pelaksanaan budaya tersebut perlu selalu di evaluasi setiap tahunnya. Evaluasi tersebut bertujuan untuk mengetahui sejauh mana pegawai bisa melaksanakannya. Sedangkan dari survey yang sama, diperoleh hasil bahwa penerapan budaya organisasi pada religius, akuntabilitas, dan integritas mendapatkan nilai lebih dari 3 (tiga), maka pelaksanaan religius, akuntabilitas, dan integritas sudah mencapai kriteria baik, sedangkan professional mendapat nilai 2,97, maka professional hanya mencapai kriteria cukup baik. Jika nilai dilihat 33

34 dari rata-rata keseluruhan pelaksanaan budaya organisasi, diperoleh nilai sebesar 3,23, maka penerapan budaya organisasi sudah baik. Dari hasil survei yang telah dilakukan diperoleh masukan bagi pemangku kebijakan agar sosialisasi RAPI sebagai budaya kerja organisasi lebih ditingkatkan lagi. Selain ada sanksi bagi yang melanggar kode Etik, pegawai mengharapkan ada penghargaan bagi pegawai yang telah menerapkan budaya organisasi dengan tentunya alat ukur yang jelas. Selain survey budaya organisasi, pada tahun 2016 juga telah dilaksanakan survey pemangku kepentingan yang ditetapkan dengan Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 420/SEKJEN/2017 tentang Penetapan Hasil Survei Indeks Kepuasan Pengguna Layanan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Tahun Dari hasil survey tersebut didapatkan kesimpulan sebagai berikut: a) Hasil survey penilaian kepuasan pengguna terhadap Kualitas Dukungan SDM Setjen yang dilakukan kepada 162 orang Anggota DPR Rl, secara keseluruhan menunjukkan skor kepuasan 3,71 skala Likert. Apabila dihitung dengan rentang kriteria diperoleh hasil sebesar 73,36 persen. Hasil tersebut menunjukkan bahwa tingkat kepuasan Anggota DPR Rl terhadap layanan yang diberikan oleh Setjen DPR Rl sudah sangat baik, lebih dari target yang telah ditetapkan dalam Renstra Setjen dan BK DPR Rl. Hasil survei terhadap penilaiankepuasan pengguna terhadap Kualitas Dukungan SDM Setjen DPR Rl menunjukkan skor tertinggi ada pada Layanan Kesehatan, diikuti Profesionalitas SDM dan Layanan Administrasi Perjalanan Dinas. Skor kepuasan terendah ada pada layanan Penyediaan Sarana dan Prasarana. b) Hasil survei terhadap Kepuasan Pengguna Layanan BK DPR Rl menunjukkan skor kepuasan 3,64 skala Likert. Apabila dihitung dengan rentang kriteria diperoleh hasil sebesar 72,65 persen. Hasil tersebut menunjukkan bahwa tingkat kepuasan Anggota DPR Rl terhadap layanan yang diberikan oleh BK DPR Rl sudah sangat baik, lebih dari target yang telah ditetapkan dalam Renstra Setjen dan BK DPR Rl. Hasil survei terhadap peniiaian Kepuasan Pengguna Layanan BK DPR Rl, skor tertinggi ada pada Kesesuaian Layanan dengan Kebutuhan, diikuti Kualitas Produk, Kemudahan Mendapatkan Produk, dan Kualitas SDM. Skor kepuasan terendah ada pada Kemudahan Mendapatkan Layanan Dukungan Keahlian dan Kesesuaian Produk dengan Kebutuhan Dewan. 34

35 2. Penguatan Sistem Pengawasan Pesan dalam Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi mengamanatkan bahwa reformasi birokrasi pada area pengawasan ditujukan untuk meningkatkan penyelenggaraan Pemerintahan yang bersih dan bebas dari KKN. Untuk mewujudkan tujuan yang terdapat dalam Grand Design tersebut, Sekretariat Jenderal DPR RI telah memperkuat unit pengawasan dimana sebelumnya fungsi pengawasan dijalankan pada Eselon III, sejak bulan September tahun 2015 fungsi pengawasan berada pada tingkat Eselon I. Fungsi pengawasan pada Sekretariat Jenderal DPR RI melekat pada Inspektorat Utama sebagaiama tercantum dalam Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 6 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia sebagaiaman diubah dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 2 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Inspektorat Utama merupakan unsur pengawasan intern di lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian, yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris Jenderal. Diharapkan dengan perubahan pelaksanaan fungsi pengawasan intern di Inspektorat Utama maka upaya penguatan pengawasan intern dapat diwujudkan. Peningkatan area penguatan pengawasan telah dilaksanakan melalui kegiatan antara lain: a. Kebijakan Penanganan Gratifikasi telah dilakukan public campign secara berkala (melalui himbauan menjelang hari raya). Namun sampai saat ini belum dibentuk unit penanganan Gratifikasi. Beberapa kali telah diadakan workshop dengan nara sumber dari Komisi Pemerantasan Korupsi (KPK) dan Bappenas. Pada intinya untuk membentuk unit penanganan gratifikasi memerlukan tahapan yang cukup panjang dan waktu yang lama, maka disarankan untuk sementara agar menerbitkan Surat Keputusan Sekjen DPR RI tentang pemberian tugas kepada Inspektur Utama untuk menerima hasil gratifikasi yang selanjutnya akan diteruskan kepada KPK. b. Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), belum seluruh organisasi melakukan kegiatan pengendalian untuk meminimalisir risiko, belum mengidentifikasi resiko, Sistim Pengendalian Intern belum dimonitoring dan dievaluasi secara berkala. Disarankan seluruh komponen organisasi dalam hal ini masing-masing individu dalam pelaksanaan tugasnya menerapkan SPI dan seluruh kegiatannya terdokumentasi, serta perlu dibentuk Satgas SPIP di tingkat Eselon II. Contoh praktek penerapan SPIP, antara lain: 1) Pakta Integritas ditandatangani pada saat pelantikan atau mutasi pejabat dan pegawai. 2) Pendelegasian wewenang yang jelas, yaitu pada saat seorang pejabat tidak dapat melaksanakan tugasnya karena suatu hal (cuti, dinas luar, diklat, sakit) maka 35

36 dibuatkan surat penugasan Pelaksana Tugas (Plt)/Pelaksana Harian (Plh) yang tercantum secara jelas mengenai penugasan dari siapa kepada siapa, jabatan yang ditugaskan, dan jangka waktu penugasan. Pada akhir masa penugasan maka si pelaksana tugas/pelaksana harian membuat laporan mengenai hal-hal apa saja yang telah dilakukan selama penugasan. Hal ini dikarenakan history kegiatan selama penugasan penting untuk diketahui oleh pejabat yang bersangkutan. 3) Survey internal dilakukan dengan tujuan untuk menilai integritas dan etika para pegawai. Selain itu, juga untuk menilai kepemimpinan bagi para pejabat. Dampak dari survey internal diharapkan menghasilkan hal yang positif, yaitu misalnya ditunjukkan dengan trend menurunnya indisipliner pegawai. a) Peran APIP yang efektif. (1) APIP dievaluasi mengenai hasil kerjanya, (2) Sosialisasi peningkatan kapabilitas APIP, dan (3) Sosialisasi oleh pemangku kepentingan mengenai pentingnya peningkatan kapabilitas APIP. b) Hubungan kerja yang harmonis. Hubungan antara APIP selaku pengawas dan manajemen atau auditi dibangun atas dasar persamaan pemikiran, bahwa baik pengawas maupun auditi dalam menjalankan peran dan tugasnya adalah untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi. Contoh: Penyampaian laporan hasil pengawasan (per semester) yang dibuat oleh Inspektur Utama; Penentuan indikator kinerja yang dirumuskan dan ditetapkan bersama dalam kegiatan audit kinerja. c) Identifikasi dan penilaian resiko. Identifikasi resiko dibuat per satuan kerja atau biro. Hasil identifikasi resiko dibahas bersama dalam rapat koordinasi dan dievaluasi bersama. Hasil yang ingin dicapai adalah pembenahan sistem, salah satunya melalui penyusunan SOP pelaksanaan kegiatan. d) Kegiatan pengendalian. Beberapa contoh kegiatan pengendalian adalah (1) Reviu kinerja (LAKIP dan Laporan per kegiatan), (2) Pembinaan SDM (contoh: jum at tidak boleh dinas dan setelah diklat diwajibkan sharing knowledge melalui Program Pelatihan Mandiri/PPM), (3) pengendalian pengelolaan sistem informasi, dan (4) pengamanan atas aset fisik. e) Informasi dan komunikasi. Diantaranya melalui pembangunan aplikasi dan website, majalah terbitan, SMS center, dan laporan per periodik dari setiap biro. 36

37 f) Pemantauan dan pengendalian. Telah dilakukan pemantauan upacara bendera, pemantauan penggunaan area parkir di gedung Nusantara I dan bentuk pengendaliannya telah memanfaatkan alat komunikasi yang terhubung ke unit-unit kerja. c. Pembentukan Whistle Blowing System (WBS); telah terdapat kebijakan tentang Whistle Blowing System, telah ditetapkan Surat Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 9 Tahun 2015 tentang Pedoman Sistim Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing System) Tindak Pidana Korupsi dilingkungan Setjen DPR RI dan telah disosialisasikan kepada Pejabat Eselon I dan Eselon II pada acara Rakor Sekjen DPR RI tanggal 13 April 2016 namun sampai saat ini belum ada yang menyampaikan keluhan melalui WBS. d. Penanganan Benturan Kepentingan; telah ditetapkan Surat Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 8 Tahun 2015 tentang Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan dan telah disosialisasikan kepada Pejabat Eselon I dan Eselon II Sekjen DPR RI pada tanggal 13 April e. Pembangunan Zona Integritas; telah dilakukan pencanangan zona integritas pada bulan Nopember 2015, dan telah ditetapkan dan disampaikan unit yang akan dikembangkan menjadi unit WBK/WBBM yaitu Biro Persidangan yang disampaikan pada acara Pencanangan. Saat ini telah dilaksanakan rapat-rapat kordinasi dan sosialisasi oleh KemenPAN dan RB, tetapi belum dapat dilakukan evaluasi karena unit yang ditunjuk belum melakukan kegiatan yang dipersyaratkan untuk WBK/WBBM. Apabila unit WBK/WBBM akan diubah harus ditetapkan kembali dengan Surat Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI. f. Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP); beberapa rekomendasi APIP yang memerlukan komitmen pimpinan telah ditindaklanjuti dan kegiatan APIP saat ini telah didukung oleh anggaran yang memadai. Untuk peningkatan kapabilitas APIP menuju Level 3 (teridentifikasi) melalui Internal Audit Capability Model (IACM), kegiatan yang sedang dilaksanakan diantaranya peningkatan kapabilitas Auditor (SDM) melalui diklat, baik tekhnis maupun substansi, seminar, conferensi, Program Pelatihan Mandiri (PPM) baik tatap muka maupun melalui e-learning, benchmarking, serta penyusunan regulasi dibidang pengawasan. Dalam rangka pencapaian hasil yang diharapkan tersebut, ada beberapa target yang ingin dicapai melalui program penguatan pengawasan, yaitu: Pertama, peningkatan kepatuhan terhadap pengelolaan keuangan negara, yang tingkat keberhasilannya dapat diukur dari tersusun dan terlaksananya kegiatan SPIP pada Tahun 2019 Level 3 (terdefinisi) dan. Kapabilitas APIP melalui Internal Audit Capability Model (IACM) pada tahun 2019 Level 3 (teridentifikasi), Kedua, program peningkatan efektifitas pengelolaan keuangan negara di lingkungan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI) yang tingkat keberhasilannya diukur dari tersedianya laporan evaluasi atas kemanfaatan dari produk 37

38 layanan dan kegiatan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI. Ketiga, peningkatan status opini Badan Pemeriksa Keuangan terhadap laporan keuangan DPR RI dengan tingkat keberhasilan berupa tersedianya Peraturan Sekjen DPR RI tentang Tindak Lanjut Temuan hasil Pemeriksaan BPK. Keempat, penurunan tingkat penyalahgunaan wewenang yang tingkat keberhasilannya diukur dari adanya unit-unit kerja Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM) di lingkungan Setjen dan Badan Keahlian DPR RI. Manfaat dari keempat target tersebut adalah adanya perbaikan dan peningkatan kualitas kepatuhan unit kerja dan pegawai terhadap peraturan perundangundangan yang berlaku. 3. Penguatan Akuntabilitas Kinerja Dalam meningkatkan akuntabilitas kinerja, Setjen dan BK DPR RI memiliki 5 kegiatan yang masuk ke dalam road map reformasi birokrasi, yaitu: a. Penguatan sistem perencanaan kinerja b. Penguatan sistem pengukuran kinerja c. Penguatan sistem pelaporan kinerja d. Evaluasi internal e. Pembangunan/pengembangan teknologi informasi dalam manajemen kinerja Capaian area penguatan akuntabilitas kinerja pada tahun 2016 adalah sebagai berikut: a. Penguatan sistem perencanaan kinerja Sebagai awal penguatan sistem perencanaan kinerja, Setjen dan BK DPR RI telah melaksanakan perubahan rencana strategis disesuaikan dengan perubahan struktur organisasi Setjen dan BK DPR RI. Pada saat ini perjanjian kinerja disusun sampai dengan eselon II, sedangkan untuk turunan ke kinerja eselon III diperjanjikan dalam sasaran kerja pegawai masing-masing eselon III. Pelaksanaan penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) Setjen dan BK DPR RI telah dilengkapi dengan reviu oleh APIP namun tidak semua unit kerja melengkapi dengan Rencana Anggaran Biaya (RAB), Term of Reference (TOR), dan pricelist. Sedangkan untuk sinkronisasi perencanaan kinerja dalam penyusunan RKT dan PK sudah mengacu kepada Renstra. Penyesuaian dilakukan pada target yang ditetapkan. Oleh karena itu perlu dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem perencanaan kinerja yang sudah ada. Dari sisi aturan sudah memenuhi norma yang ada, akan tetapi perlu dilakukan peningkatan kualitas untuk mendukung akuntabilitas kinerja. b. Penguatan sistem pengukuran kinerja Dalam hal pengukuran kinerja, sistem penilaian kinerja seharusnya dilakukan secara berjenjang dan juga oleh dua rekan sejawat, akan tetapi pada saat ini penilaian kinerja masih dilakukan oleh atasan. Sedangkan untuk monitoring pencapaian kinerja telah dilaksanakan dengan pencapaian pada tahun 2016 untuk realisasi kinerja mencapai 100% 38

39 sedangkan realisasi anggaran mencapai 80%. Secara sistem, sudah tersedia sistem pengukuran kinerja berupa e-monev (Bappenas), SMART (Kemenkeu), dan TEPRA (LKPP) akan tetapi perlu dioptimalkan penggunaannya. c. Penguatan sistem pelaporan kinerja Dalam rangka penguatan sistem pelaporan kinerja, maka Setjen dan BK DPR RI telah menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan terkait penyusunan laporan kinerja untuk eselon I dan eselon II pada tahun Sejalan dengan siklus penyusunan laporan kinerja, Setjen dan BK DPR RI telah mengeluarkan surat NoSJ/19708/SETJENDPRRI/KP.03/11/2016 tanggal 15 November 2016 perihal pemberitahuan penyusunan laporan kinerja eselon I dan eselon II di lingkungan Setjen dan BK DPR RI. Dalam surat dimaksud telah ditetapkan tenggat waktu penyampaian laporan kinerja yaitu 23 Januari 2017 untuk laporan kinerja eselon II dan 3 Februari 2017 untuk laporan kinerja eselon I. Sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan, sejumlah 7 Eselon II dari 20 eselon II dan 1 Eselon I dari 4 eselon I yang menyerahkan laporan kinerja tepat waktu. Sementara untuk laporan kinerja unit eselon I dan eselon II di lingkungan Setjen dan BK DPR RI sampai saat ini belum dipergunakan untuk melakukan perbaikan manajemen kinerja. Di sisi lain, target laporan kinerja Setjen yaitu B belum dapat diketahui karena Kemenpan dan RB belum menyerahkan hasil evaluasi atas laporan kinerja Setjen dan BK DPR RI. d. Evaluasi internal Terkait evaluasi internal, telah terdapat pedoman evaluasi kinerja dengan mengacu kepada Peraturan Sekjen DPR RI Nomor 07/SEKJEN/2012 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Akan tetapi pedoman yang bersangkutan perlu untuk dilakukan revisi seiring perubahan peraturan yang menaunginya yaitu Peraturan Presiden Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi pemerintah dan Peraturan Menteri pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja, dan Tata Cara Reviu atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah. Pada tahun 2016 telah dilaksanakan evaluasi atas Renstra-RKT_PK dan laporan kinerja dengan bekerjasama dengan Kemenpan dan RB. Akan tetapi pada saat ini belum ditentukan unit kerja eselon I dan eselon II yang dijadikan sampel dalam penilaian laporan kinerja. e. Pembangunan/pengembangan teknologi informasi dalam manajemen kinerja Penggunaan teknologi informais dalam manajemen kinerja telah diawali dengan pembuatan aplikasi PORTAL pegawai yang didalamnya terdapat aplikasi penilaian prestasi kerja pegawai yang menunjukkan kinerja yang diperjanjikan dan dihasilkan oleh pegawai. Untuk pembaharuan data atas manajemen kinerja utamanya dalam aplikasi 39

40 penilaian prestasi kerja pegawai dilakukan secara berkala sesuai dengan perubahan jabatan. Sedangkan untuk monev kinerja melalui aplikasi penilaian prestasi kerja pegawai belum dapat dilaksanakan karena belum terintegrasi dengan aplikasi catatan harian. Selain itu monev kinerja yang dilaksanakan juga belum komprehensif terutama terkait dengan anggaran. 4. Penguatan Kelembagaan Capaian reformasi birokrasi area perubahan penguatan kelembagaan secara garis besar dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Evaluasi organisasi Sejalan dengan dinamika organisasi dan mempertimbangkan permasalahan yang ditemukan di lapangan, Setjen dan BK DPR RI melakukan evaluasi organisasi dengan melakukan penguatan beberapa tugas dan fungsi unit kerja. Kegiatan evaluasi organisasi yang dilaksanakan Setjen dan BK DPR RI pada tahun 2016 meliputi: a. Perubahan struktur organisasi Beberapa permasalahan yang ditemui diantaranya permasalahan di bidang analisis kebijakan dan perumusan produk hukum, di bidang penataan pelaksanaan kegiatan analisa surat pengaduan masyarakat, di bidang pengelolaan anggaran/keuangan, pengelolaan pegawai tidak tetap (tenaga ahli, staf administrasi, dan pegawai non pegawai negeri lainnya), serta permasalahan dukungan terhadap musyawarah pimpinan DPR RI. Sehingga disusunlah naskah akademik perubahan struktur organisasi yang pada akhirnya mendapat persetujuan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi melalui Surat Persetujuan Nomor B/467/M.PAN-RB/01/2016 perihal Penataan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Dengan memperhatikan surat Kemenpan dan RB tersebut, Sekretariat Jenderal menetapkan perubahan struktur organisasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI dalam Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 2 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 6 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Secara garis besar perubahan struktur organisasi sebagaimana diatur dalam Peraturan Sekretaris Jenderal di atas adalah sebagai berikut: 1) Penataan kembali pelaksanaan tugas analisa surat pengaduan masyarakat yang dilaksanakan oleh Bagian Pengaduan Masyarakat. Semula tugas melaksanakan analisis surat pengaduan masyarakat terpusat dalam satu subbagian menjadi terbagi dalam dua subbagian yaitu Subbagian Analisis Pengaduan Masyarakat I dan Subbagian Analisis Pengaduan Masyarakat II, 40

41 dengan melekatkan tugas tata usaha Bagian pada Subbagian Analisis Pengaduan Masyarakat II. 2) Penataan kembali dukungan pengelolaan administrasi pegawai tidak tetap (tenaga ahli, staf administrasi, dan pegawai non pegawai negeri lainnya), yang semula dilaksanakan oleh Subbagian Pengelolaan Pegawai Tidak Tetap di Bagian Keanggotaan dan Pengelolaan Pegawai Tidak Tetap Biro Kepegawaian dan Organisasi, menjadi dilaksanakan khusus oleh Bagian Tata Usaha Tenaga Ahli dan Staf Administrasi Anggota DPR yang ditempatkan di Biro Kesekretariatan Pimpinan. Bagian Tata Usaha Tenaga Ahli dan Staf Administrasi Anggota DPR terdiri atas Subbagian Tata Usaha Tenaga Ahli dan Subbagian Tata Usaha Staf Administrasi Anggota DPR. Dampak penataan ini unit kerja Bagian Keanggotaan dan Pengelolaan Pegawai Tidak Tetap berubah nomenklatur menjadi Bagian Keanggotaan dan Kesekretariatan Fraksi dengan organisasi terdiri atas Subbagian Administrasi Keanggotaan dan Kesekretariatan Fraksi. 3) Penataan kembali tugas dan fungsi perencanaan dan pengelolaan keuangan. Dua bagian di Biro Perencanaan dan Keuangan yaitu Bagian Perencanaan yang terdiri atas 3 subbagian yaitu Subbagian Penyusunan Program dan Anggaran DPR, Subbagian Penyusunan Program dan Anggaran Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian, dan Subbagian Pelaksanaan Anggaran, serta Bagian Akuntansi dan Pelaporan yang terdiri atas 3 subbgaian yaitu Subbagian Kas dan Pembukuan, Subbagian Evaluasi dan Pelaporan Keuangan, dan Subbagian Penggajian dilakukan penataan menjadi 3 bagian dengan susunan organisasi sebagai berikut: a) Bagian Perencanaan, yang terdiri atas: (1) Subbagian Penyusunan Program dan Anggaran DPR; dan (2) Subbagian Penyusunan Program dan Anggaran Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian. b) Bagian Administrasi Keuangan, yang terdiri atas: (1) Subbagian Kas dan Pembukuan; dan (2) Subbagian Penggajian. c) Bagian Evaluasi dan Pelaporan, yang terdiri atas: (1) Subbagian Monitoring dan Evaluasi; dan (2) Subbagian Pelaporan. 4) Penataan kembali dukungan musyawarah Pimpinan DPR RI, yang semula dilaksanakan oleh Bagian Sekretariat Badan Musyawarah, dilakukan pemisahan fungsi, sehingga berdampak penambahan 1 unit kerja eselon 3 yaitu Bagian Sekretariat Musyawarah Pimpinan yang mempunyai tugas 41

42 melaksanakan pelayanan rapat dan administrasi Musyawarah Pimpinan DPR RI, pertemuan koordinasi, dan konsultasi. Bagian Sekretariat Musyawarah Pimpinan terdiri atas Subbagian Rapat dan Subbagian Tata Usaha. b. Pendampingan terhadap unit kerja yang baru terbentuk Selain melaksanakan perubahan struktur sebagaimana dijelaskan di atas, Setjen dan BK DPR RI juga melakukan pendampingan sebagaimana agenda prioritas pada penguatan kelembagaan di Setjen dan BK DPR RI. Kegiatan penataan dan pendampingan dalam menyusun dan mengevaluasi rincian tugas dan fungsi organisasi, pada tahun pertama ini, evaluasi difokuskan kepada unit kerja yang baru dibentuk dan belum lengkap pembentukan organ dan alat-alat kerja seperti pedoman di dalam unit kerja tersebut diantaranya adalah Bagian Hubungan Masyarakat dan Bagian Televisi dan Radio Parlemen. Walaupun fungsi pelayanan informasi publik dan pengelolaan televisi parlemen bukan merupakan fungsi baru di Setjen dan BK DPR RI, akan tetapi dengan perubahan struktur perlu dilakukan penilaian atas ketepatan fungsi dan ketepatan ukuran organisasi dilihat dari peraturan tentang organisasi dan tata kerja yang dibuat dengan permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan di lapangan. c. Penyiapan kegiatan evaluasi organisasi Mencermati dinamika DPR RI yang begitu cepat, yang menuntut adanya perceptan perubahan menuju DPR modern, serta adanya usulan dari unit kerja untuk menyesuaikan tugas dan fungsi maka dilakukan evaluasi organisasi pada akhir tahun Dari hasil evaluasi tersebut, Setjen dan BK DPR RI mengajukan perubahan struktur organisasi yang berdampak pada perubahan Peraturan Presiden tentang Setjen dan BK DPR RI. Secara garis besar perubahan yang dilaksanakan pada Peraturan Presiden dimaksud adalah sebagai berikut: 1) Penambahan Staf Khusus Pimpinan DPR, khususnya Staf Khusus Ketua DPR yang semula 3 orang menjadi 5 orang. 2) Penataan kembali rumusan fungsi Deputi Bidang Persidangan dan Deputi Bidang Administrasi. 3) Pada Badan Keahlian, yaitu ditambahkan 1 eselon II dengan nomenklatur Sekretariat Badan Keahlian dan peningkatan fungsi TU pada masing-masing pusat yang sebelumnya ditangani oleh eselon IV menjadi eselon III. 4) Pada Deputi Bidang Persidangan, dilaksanakan penambahan fungsi protokol yang merupakan pindahan dari Deputi Bidang Administrasi. Dampaknya dalam batasan organisasi dilakukan penambahan jumlah eselon II, yang semula berjumlah 5 Biro menjadi 6 Biro. 42

43 5) Pada Deputi Bidang Administrasi, dilaksanakan penambahan fungsi pengelolaan administrasi keanggotaan dan pengelolaan pegawai non pegawai negeri serta pemisahan fungi perencanaan dengan keuangan. 6) Pada Inspektorat Utama, yaitu penguatan fungsi TU pada masing-masing inspektorat yang sebelumnya ditangani oleh eselon III yang melaksanakan dukungan adminisrasi kepada keseluruhan inspektorat utama menjadi eselon III yang langsung berada di bawah masing-masing inspektorat. 7) Perubahan tersebut di atas juga berimplikasi kepada beberapa unit kerja eselon III dan IV sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Dalam proses penataan organisasi yang berdampak pada peraturan presiden maka proses pembentukan Peraturan Presiden berada dalam koordinasi dengan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Mengingat penataan organisasi yang akan dilaksanakan berdampak pada perubahan peraturan presiden maka kegiatan ini dapat memakan waktu yang lebih lama. Sehingga kegiatan ini akan menjadi prioritas dalam kegiatan penataan organisasi di tahun 2017, yang selanjutnya ditindaklanjuti dengan persiapan penyusunan Peraturan Sekretaris Jenderal tentang Organisasi dan Tata Kerja Setjen dan BK DPR RI. 2. Penyusunan kebijakan penataan organisasi Kegiatan penyusunan kebijakan penataan organisasi yang dilaksanakan Setjen dan BK DPR RI pada tahun 2016 meliputi: a. Penyusunan Pedoman Penataan Organisasi Dalam rangka mewujudkan pelaksanaan penataan organisasi dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien serta menjaga kualitas penataan organisasi, Setjen dan BK DPR RI telah menyusun kebijakan penataan organisasi, yang diatur dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 18 Tahun 2016 tentang Pedoman Penataan Organisasi di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Pedoman penataan organisasi di lingkungan Setjen dan BK DPR RI disusun dengan tujuan: 1) Untuk memberikan panduan bagi tiap-tiap unit kerja di lingkungan Setjen dan BK DPR dalam menyiapkan, menyusun, dan melaksanakan penataan organisasi sesuai dengan prinsip-prinsip organisasi, prosedur dan ketentuan yang berlaku; dan 2) Untuk memberikan panduan kepada unit kerja di lingkungan Setjen dan BK DPR dalam melakukan penataan organisasi dengan mengutamakan kepentingan organisasi secara keseluruhan. 43

44 Secara garis besar pedoman ini berisi tentang pertimbangan penataan organisasi, pengorganisasian, prinsip penataan organisasi, analisis organisasi, perumusan nomeklatur dan titelatur organisasi, perumusan tugas dan funsgi organisasi, rentang kendali, perumusan struktur organsiasi dan peta jabatan, beban kerja organisasi, eselon, menkanisme dan prosedur penataan organisasi, format naskah akademik dan rancangan peraturan sekretaris jenderal tentang organisasi dan tata kerja, serta monitoing dan evaluasi organisasi. b. Pembangunan sistem penataan organisasi berbasis teknologi informasi Agar pelaksanaan penataan organisasi dapat berjalan dengan efektif dan efisien secara perlahan Setjen dan BK DPR RI berencana untuk memanfaatkan teknologi informasi dalam proses penataan organisasi. Kegiatan ini direncanakan akan mulai dilaksanakan pada tahun 2017 dan ditargetkan akan selesai pada tahun Dalam rangka menjaga keberlangsungan sistem informasi penataan organisasi, setelah dilaksanakan pembangunan sistem informasi penataan organisasi, untuk tahun selanjutnya Setjen dan BK DPR RI melaksanakan kegiatan pengembangan sistem informasi penataan organisasi. Dalam kerangka monitoring dan evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi area perubahan penguatan kelembagaan dilaksanakan melalui rapat dalam kelompok kerja area perubahan penguatan kelembagaan (yaitu Penanggung Jawab Area Perubahan Penguatan Kelembagaan dan Bagian Organisasi dan Tata Laksana) dan dilaporkan dalam rapat koordinasi Reformasi Birokrasi Setjen dan BK DPR RI (reboan). 5. Penguatan Tata Laksana Road Map Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI telah menetapkan rencana aksi dari tahun 2016 sampai dengan 2019, untuk 8 area perubahan. Dalam area Penguatan Tatalaksana terdapat 4 rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun yaitu : a. Penyusunan Peta Proses Bisnis di Setjen dan BK DPR RI; b. Penyusunan SOP; c. Pembangunan/ Pengembangan Aplikasi; dan d. Manajemen Kearsipan Berbasis TIK. Unit kerja sebagai pelaksana dari keempat rencana aksi tersebut adalah Bagian Ortala, Bidang Data dan Teknologi Informasi, dan Bidang Arsip dan Museum. Untuk melihat perkembangan pelaksanaan rencana aksi sampai dengan Desember 2016 dapat diuraikan sebagai berikut : 44

45 a. Peta Proses Bisnis Proses Bisnis atau metode bisnis adalah kumpulan aktivitas atau proses yang terstruktur dan saling berhubungan di dalam organisasi untuk mengelola sumber daya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Proses bisnis organisasi digambarkan secara visual dalam bentuk peta prosses bisnis. Peta proses bisnis ditampilkan dalam bentuk diagram alir yang menggambarkan secara jelas rangkaian aktivitas dalam melaksanakan sebuah proses. Peta proses bisnis memperlihatkan aliran aktivitas lintas fungsi. Sejalan dengan rencana aksi penyusunan peta proses bisnis tahun 2016, telah dibentuk Tim Peta Proses Bisnis dengan Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 632/SEKJEN/2016. Tim melaksanakan rapat sebanyak enam (6) kali yang meliputi rapatrapat internal Bagian Ortala dan FGD dengan narasumber, menghasilkan konsep Peta Proses Bisnis Level 0. Selanjutnya Tim dimaksud telah menyelesaikan pembuatan Peta Proses Bisnis Level 0 di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia yang ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor; 1528/SEKJEN/2016 tentang Penetapan Peta Proses Bisnis Level 0 Di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Target selanjutnya dari penetapan Peta Proses Bisnis Level 0 ini adalah penyelesaian Peta Proses Bisnis Level 1 dan Peta Proses Bisnis Level 2 pada tahun b. SOP Sesuai dengan rencana aksi penyusunan SOP, telah dilakukan rapat-rapat dalam rangka penyusunan SOP, baik untuk unit kerja baru maupun perbaikan SOP bagi unit kerja yang sudah ada. Laporan Tim Monitoring dan Evaluasi terhadap Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretariat Jenderal DPR RI Tahun 2015 digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan review SOP pada tahun SOP yang diselesaikan pada tahun 2016 berasal dari 8 (delapan) Biro/Pusat, yaitu Biro Protokol, Biro Kepegawaian dan Organisasi, Biro Persidangan II, Pusat Data dan Informasi, Biro Perencanaan dan Keuangan, Pusat Penelitian, Pusat Perancangan Undang-Undang, dan Biro Kerja Sama Antar Parlemen. Target yang ditetapkan di awal tahun 2016 untuk penyusunan SOP adalah sebanyak 60 dokumen dan pada akhir tahun 2016 terealisasi mencapai 114 dokumen atau 190%. Jumlah SOP secara keseluruhan pada tahun 2016 sebanyak 114 SOP telah ditetapkan berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor : 1603/Sekjen/2016 Tentang Penetapan Standar 45

46 Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Di Lingkungan Sekretariat Jenderal Dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Selanjutnya untuk tahun 2017, akan dilakukan revisi SOP yang terdapat di Biro Persidangan I, Biro Hukum dan Pengaduan Masyarakat, Biro Kepegawaian dan Organisasi. Selain itu, juga direncanakan untuk pembuatan SOP pada unit kerja baru seperti Inspektorat Utama, dan Pusat Pendidikan dan Pelatihan. c. Pembangunan/Pengembangan Aplikasi Sesuai dengan rencana aksi Pembangunan/Pengembangan Aplikasi, telah dilakukan rapat-rapat pembahasan aplikasi dengan unit kerja pemohon aplikasi. Sampai dengan Desember 2016, perkembangan rencana aksi aplikasi dapat diuraikan sebagai berikut : 1) Telah diselesaikan pembangunan website ITTAMA dan Whistleblowing System. 2) Website Badan Keahlian DPR RI masih dalam proses penyelesaian (70%). 3) Pembangunan aplikasi Kearsipan masih dalam proses, dengan prioritas pada data dokumen legislasi. 4) Konsep SK penggunaan aplikasi masih dalam proses. 5) Pembangunan aplikasi sistem informasi Legislasi (SILEG) sudah selesai, namun seiring dengan adanya perubahan struktur organisasi perlu dilakukan lagi sosialisasi tentang manajemen pengelolaan aplikasi SILEG. d. Manajemen Kearsipan Berbasis TIK Sesuai dengan rencana aksi Manajemen Kearsipan Berbasis TIK, telah dilaksanakan proses alihmedia dokumen legislasi/anggaran/ pengawasan personal files kedalam bentuk digital. Untuk selanjutnya, rapat-rapat antara Bidang Arsip dan BDTI dilakukan untuk penyelesaian aplikasi kearsipan beserta isi dari aplikasi tersebut. Diperkirakan aplikasi tersebut akan selesai pada tahun Berdasarkan uraian diatas, menunjukkan bahwa rencana aksi area Penguatan Tatalaksana untuk tahun 2016 telah dilaksanakan sesuai rencana. Hasil dari pelaksanaan rencana aksi tersebut adalah : a. Peta Proses Bisnis Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI Level 0. b. Pencapaian pembentukan SOP unit kerja melebihi target. c. Website ITTAMA dan Whistleblowing System. d. Website Badan Keahlian DPR RI (70%) e. Aplikasi Kearsipan (dalam proses, target selesai tahun 2018) f. Konsep SK penggunaan aplikasi (dalam proses) g. Pembangunan aplikasi sistem informasi Legislasi (SILEG) sudah selesai, namun seiring dengan adanya perubahan struktur organisasi perlu dilakukan lagi sosialisasi tentang manajemen pengelolaan aplikasi SILEG. 46

47 6. Penguatan Sistem Manajemen SDM ASN Dalam rangka perbaikan dan peningkatan sistem manajemen sumber daya manusia aparatur sipil Negara (SDM ASN) melalui area perubahan penguatan sistem manajemen SDM ASN, terdapat 15 kegiatan yang dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI yaitu: a. Perbaikan berkelanjutan System Perencanaan Kebutuhan Pegawai ASN b. Perumusan dan penetapan kebijakan system rekrutmen dan seleksi secara transparan dan berbasis kompetensi c. Perumusan dan penetapan kebijakan system promosi secara terbuka, kompetitif, berbasis kompetensi didukung makin efektifnya pengawasan oleh KASN d. Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan assessment center e. Pengukuran gap competency antara pemangku jabatan dan syarat kompetensi jabatan f. Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan/pengembangan database profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN. g. Menyusun dan menetapkan pola karier termasuk pengkaderan pegawai ASN h. Perumusan dan penetapan kebijakan pengendalian kualitas diklat. i. Penguatan sistem dan kualitas pendidikan dan pelatihan untuk mendukug kinerja. j. Perumusan dan penetapan kebijakan penilaian kinerja pegawai. k. Perumusan dan Penetapan kebijakan reward and punishment berbasis kinerja. l. Pembangunan/pengembangan Sistem informasi Administrasi Pegawai (SIAP) ASN m. Pembentukan jabatan fungsional transkriptor. n. Penataan jabatan. o. Pembentukan manajemen pegawai non PNS. Kegiatan yang berhasil dilaksanakan pada tahun 2016 dapat digambarkan sebagai berikut: a. Perbaikan berkelanjutan System Perencanaan Kebutuhan Pegawai ASN Dalam melaksanakan perencanaan kebutuhan pegawai ASN, Setjen dan BK DPR RI telah menyusun rencana kebutuhan pegawai. Pada tahun 2016 Setjen dan BK DPR RI melalui Bagian Kepegawaian telah mengirimkan peta kebutuhan pegawai ASN tahun anggaran 2016 ke Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan dan RB) melalui Surat Nomor SJ/01880/SETJENDPR RI/KP.01/01/2017, tanggal 31 Januari 2017 Perihal Peta Kebutuhan Pegawai ASN TA Selain itu Setjen dan BK DPR RI juga telah menerapkan rencana kebutuhan pegawai didalam sistem manajemen ASN. Hal ini sejalan dengan penerapan e-formasi di MenPan dan RB, yang setelah dilakukan analisa terhadap jabatan yang ada di Setjen dan BK DPR RI jika diselaraskan dengan Permenpan dan RB Nomor 25 Tahun 2016 tentang Nomenklatur Jabatan Pelaksana bagi Pegawai Negeri Sipil di Instansi Pemerintah maka terdapat 77 jabatan pelaksana di Sekretariat Jenderal DPR RI yang tidak ada dalam Permenpan dimaksud, yaitu: 47

48 1) 36 Jabatan yang memiliki kemiripan nama, memiliki kemiripan dalam kualifikasi pendidikan dan memiliki kemiripan dalam tugas jabatan (dengan kata lain terdapat sandingan) 2) 41 Jabatan yang tidak memiliki sandingan dalam Permenpan dan RB Nomor 25 Tahun 2016 Sebagai tindaklajut atas temuan tersebut, maka Setjen dan BK DPR RI melalui Bagian Kepegawaian telah menyampaikan nomenklatur jabatan pelaksana di lingkungan Setjen dan BK DPR RI yang belum terakomodir dalam Peraturan Menpan dan RB N0. 25 Tahun 2016 kepada Menteri PAN dan RB u.p Deputi Bidang SDM Aparatur melalui surat kepada No. SJ/0241/SETJEN DPR RI/KP.01/02/2017, tanggal 7 Februari Untuk selanjutnya terhadap rencana kebutuhan pegawai khususnya untuk tahun 2017, Setjen dan BK DPR RI melakukan monitoring dan evaluasi perencanaan kebutuhan pegawai sambal menunggu proses penyelesaian dari Menpan dan RB serta BKN. Langkah tindak lanjut dalam melaksanakan monitoring dan evaluasi rencana kebutuhan pegawai, Setjen dan BK DPR RI melaksanakan proses input data pegawai berdasarkan struktur organisasi Setjen dan BK DPR RI yg baru ke dalam aplikasi SAPK dari BKN. b. Perumusan dan penetapan kebijakan system rekrutmen dan seleksi secara transparan dan berbasis kompetensi Untuk melaksanakan kebijakan sistem rekrutmen dan seleksi secara transparan dan berbasis kompetensi secara bertahap dan berkesinambungan telah dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI. Pada tahun 2016 dikarenakan kebijakan moratorium penerimaan PNS yang dikeluarkan oleh Negara, maka Setjen dan BK DPR RI tidak menyelenggarakan Rekrutmen/Penerimaan Pegawai Baru/CPNS. Oleh karena itu, untuk memenuhi kebutuhan pegawai maka Setjen dan BK DPR RI menerima pegawai, yang terdiri atas: 1) Pegawai pindah instansi sebanyak 3 orang 2) Pegawai dipekerjakan sebanyak 18 orang 3) Pegawai alih jabatan kedalam jabatan fungsional tertentu sebanyak 11 orang Untuk memenuhi kebutuhan pegawai fungsional Auditor dan Analis APBN, Setjen DPR RI telah membuka formasi untuk pindah instansi ke Setjen DPR RI dengan menyampaikan surat kepada Sekretaris Jenderal BPK RI, BPKP RI, Kepala Badan Kebijakan Fiskal Sekjen Kementerian PPN (Bappenas) dan Sekjen Kementerian Perhubungan, yang hasilnya : 1) Tahun 2016 ada 25 pelamar namun yang diproses lebih lanjut ke BKN hanya 2 orang penempatan TMT 1 Maret ) Tahun 2017 ada 7 pelamar sedang dalam pemrosesan surat menyurat. 48

49 Sebagai tindak lanjut atas kebutuhan pegawai Setjen dan BK DPR RI, telah dikirimkan permohonan alokasi penerimaan CPNS tahun 2017 kepada Kemenpan dan RB berdasarkan peta kebutuhan pegawai ASN di Setjen dan BK DPR RI tahun2017. Namun apabila tidak memungkinkan dapat dipenuhi alokasi penambahan pegawai ASN untuk jabatan Pelaksana dan jabatan Fungsional sejumlah 160 orang. Sementara untuk kegiatan monitoring dan evaluasi sistem rekrutmen dan seleksi tidak dilaksanakan hal ini dikarenakan adanya moratorium penerimaan CPNS. c. Perumusan dan penetapan kebijakan system promosi secara terbuka, kompetitif, berbasis kompetensi didukung makin efektifnya pengawasan oleh KASN Sebagai bentuk pelaksanaan kebijakan sistem promosi secara terbuka, kompetitif, dan berbasis kompetensi, maka pada tahun 2016 Setjen dan BK DPR RI melakukan penggantian terhadap Persekjen DPR RI No 561/Sekjen/2015 tentang Pedoman Tata Cara Pengisian Jabatan Pimpinan Tinggi Lingkungan Setjen DPR RI dan Persetjen DPR RI 01A/PER-SEKJEN/2013 tentang Pedoman Pengangkatan Pejabat Eselon I, II, III dan IV Setjen DPR RI dengan peraturan baru terkait system promosi. Pada saat ini pembahasan rancangan peraturan Sekjen DPR RI tentang tata cara pengisian jabatan pimpinan tinggi secara terbuka di lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI telah dilaksanakan dan sudah dalam bentuk Draft Final. Sebagai tindak lanjut atas persekjen tersebut, maka Setjen dan BK DPR RI mulai mempersiapkan untuk penyusunan draft Pedoman Penilaian Calon Pejabat Pimpinan Tinggi Madya dan Pratama Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI. Pada tahun 2016, sejalan dengan perubahan struktur Setjen dan BK DPR RI maka terkait pengisian jabatan pimpinan tinggi di lingkungan Setjen dan BK DPR RI telah melaksanakan peraturan mengenai sistem promosi secara terbuka berbasis kompetensi. Beberapa kegiatan pengisian jabatan pimpinan tinggi yang telah dilaksanakan selama tahun 2016 adalah sebagai berikut: 1) Pengisian jabatan untuk Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama yaitu jabatan Kepala Biro Kerja Sama Antar Parlemen dan Kepala Pusat Data dan Informasi. Pada saat ini telah dilakukan pelantikan terhadap pejabat terpilih. 2) Pengisian jabatan untuk Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama yaitu jabatan Kepala Biro Persidangan II. Proses pengisian jabatan ini diawali dengan pembentukan Panitia Seleksi berdasarkan Keputusan Sekjen No. 1665/SEKJEN/2016. Pada saat ini telah dilakukan pelantikan terhadap pejabat terpilih. 3) Pengisian jabatan untuk Jabatan Pimpinan Tinggi Madya yaitu jabatan Sekretaris Jenderal DPR RI. Proses pengisian jabatan ini diawali dengan pembentukan Panitia Seleksi berdasarkan Keputusan Sekjen No. 361/SEKJEN/2017. Pada saat ini belum dilakukan pelantikan terhadap pejabat terpilih. 49

50 Sebagai bentuk monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan kebijakan sistem promosi secara terbuka, kompetitif, dan berbasis kompetensi maka dilakukan penyusunan laporan monitoring dan evaluasi sistem promosi yaitu: 1) Laporan Pelaksanaan Seleksi JPT Pratama kepada Ketua KASN serta MenPAN dan RB melalui Surat Plt Sekjen DPR RI No. SJ/01923/SETJEN DPR RI/.01/01/2017, tanggal 30 Januari ) Laporan Pelaksanaan Seleksi JPT Madya Formasi Sekjen DPR RI Kepada Ketua KASN serta Mentri PAN dan RB melalui Surat Plt Sekjen DPR RI No. SJ/03098/SETJEN DPR RI/KP.01/02/2017, tanggal 16 Februari d. Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan assessment center Walaupun belum terbentuk assessment center di Setjen dan BK DPR RI, akan tetapi Setjen dan BK DPR RI telah melaksanakan kegiatan dalam manajemen pegawai ASN. Kegiatan asesmen yang telah dilaksanakan pada tahun 2016, adalah sebagai berikut: 1) Asesmen pengisian JPT (eselon IIa) sebanyak 5 orang yang dilaksanakan pada tanggal 14 dan 15 Januari ) Asesmen pegawai pindah instansi sebanyak 7 orang yang dilaksanakan pada tanggal 7 April ) Asesmen penyesuaian Ijasah sebanyak 7 orang yang dilaksanakan pada tanggal 8 dan 9 Juni ) Asesmen Ujian Dinas sebanyak 16 orang yang dilaksanakan pada tanggal 8 dan 9 Agustus ) Asesmen calon penerima tugas belajar /beasiswa sebanyak 14 orang yang dilaksanakan pada bulan Agustus ) Asesmen Pengisian JPT Pratama dan Madya Setjen dan BKD DPR RI. 7) Asesmen Pejabat Fungsional Auditor, Calon Pranata Humas, Pranata Komputer sebanyak 18 orang yang dilaksanakan pada tanggal Februari Kegiatan asesmen ini masih dan akan terus dilakukan secara bertahap, dan hasil asesmen tersebut akan dipergunakan untuk: 1) Mempersiapkan calon pejabat struktural yang akan dipromosikan sehingga dapat mengetahui profil masing-masing calon pejabat. 2) Memetakan profil kompetensi setiap pegawai melalui asesmen yang disesuaikan dengan kebutuhan. Sementara itu untuk kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan asesmen dalam manajemen pegawai ASN, telah dilaksanakan penjajakan kebutuhan Assessement Center di Setjen dan BK DPR RI dengan Bagian Kepegawaian, Bagian Organisasi dan Tata Laksana, Pusat Diklat, dan Peneliti di Pusat Penelitian. Sebagai 50

51 bentuk persiapan penjajan kebutuhan Assessement Center ini telah dilakukan beberapa kegiatan yaitu: 1) Penyusunan kamus kompetensi 2) Penetapan standar kompetensi tiap jabatan struktural dan fungsional 3) Studi banding ke Instansi Pemerintah yang sudah menggunakan AC (BKN, BPKP, BPK, Kemenkeu, Kemenkehut ) 4) Kajian sistem operasional dan kebutuhan AC (SDM, fasilitas, metode, biaya, kelembagaan, dll) e. Pengukuran gap competency antara pemangku jabatan dan syarat kompetensi jabatan Pada tahun 2012 telah ditetapkan Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 1043/SEKJEN/2012 tentang Standarisasi Kompetensi Jabatan Sekretariat Jenderal DPR RI. Sejalan dengan perubahan struktur organisasi serta penataan jabatan di lingkungan Setjen dan BK DPR RI maka pelu dilakukan revisi atas Keputusan/Peraturan dimaksud. Dalam mempersiapkan revisi atas peraturan tentang standar kompetensi jabatan, Setjen dan BK DPR RI pada tahun 2016 terlebih dahulu melakukan pemisahan aturan tentang kompetensi yaitu penyusunan kamus kompetensi dan penyusunan standar kompetensi jabatan itu sendiri. Melalui Keputusan Sekjen No 353/SEKJEN/2016, tanggal 10 Maret 2016 tentang pembentukan Tim Penyusun Kamus Kompetensi Jabatan di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI, maka dimulailah kegiatan penyusunan kamus kompetensi. Sedangkan hasil penyusunan kamus kompetensi sendiri telah selesai dikerjakan dan ditetapkan dengan Peraturan Sekjen No 20 Tahun 2016 tentang Kamus Kompetensi Jabatan di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Sesuai dengan waktu pelaksanaan kegiatan sebagaimana ditetapkan dalam Road Map kegiatan pengukuran gap competency antara pemangku jabatan dan syarat kompetensi jabatan akan dilaksanakan dari tahun 2016 sampai Pada tahun 2017, Setjen dan BK DPR RI akan mulai menyusun standar kompetensi jabatan untuk seluruh jabatan di lingkungan Setjen dan BK DPR RI. Selanjutnya setelah dilakukan penyusunan standar kompetensi jabatan dimulailah kegiatan pengukuran gap competency anatara pemangku jabatan dengan syarat jabatanya. Dari hasil pengukuran gap competency, Pusat Pendidikan dan Pelatihan dapat menggunakan hasilnya untuk kegiatan pengembangan kompetensi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Setjen dan BK DPR RI. f. Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan/pengembangan database profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN. Terkait database pegawai, Setjen dan BK DPR RI mengevaluasi peraturan mengenai database pegawai yang didalamnya terdapat profil kompetensi pegawai yang bersangkutan. Pada tahun 2016, Setjen dan BK DPR RI masih terus mengembangkan aplikasi database pegawai yang telah dibentuk pada tahun 2013 melalui Keputusan Sekjen Nomor 1275/SEKJEN/2013, tanggal 25 November 2013 tentang Penggunaan 51

52 Aplikasi Sistem Informasi Administrasi Pegawai (SIAP) di Lingkungan Setjen DPR RI. Dari database profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN yang ada dalam SIAP dapat diakses oleh Pusat Pendidikan dan Latihan untuk pengembangan kompetensi pejabat/pegawai Negeri Sipil di lingkungan Setjen dan BK DPR RI. Selain pembangunan sistem database profil kompetensi, Setjen dan BK DPR RI juga merumuskan kebijakan mengenai pemanfaatan/ pengembangan database profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN. Pada tahun 2016, Setjen dan BK DPR RI memulai pembahasan dan penyusunan rancangan peraturan Sekjen DPR RI tentang Pemanfaatan Aplikasi Assesemen dalam SIAP sebagai Data Base Profil Kompetensi dan Pola Karir Pegawai Setjen dan Badan Keahlian DPR RI. Pada saat ini rancangan peraturan dimaksud belum selesai dilakukan pembahasan. Dari sisi pelaksanaan pemanfaatan/pengembangan database profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN, maka Setjen dan BK DPR RI senentiasa melakukan pembaharuan/update database profil kompetensi dilakukan secara bertahap mengikuti hasil asesmen yang telah dilaksanakan. Sebagai tindak lanjutnya maka dilakukan pembangunan dan penyempurnaan aplikasi Assesemen dalam SIAP sebagai Data Base Profil Kompetensi dan Pola Karir Pegawai Setjen dan BK DPR RI. g. Menyusun dan menetapkan pola karier termasuk pengkaderan pegawai ASN Pada saat ini belum terdapat pola karir dan pengkaderan yang jelas bagi pegawai ASN di lingkungan Setjen dan BK DPR RI. Maka pada tahun 2016, Setjen dan BK DPR RI melakukan penyusunan rancangan peraturan Sekjen DPR RI Tentang Pola Karir Pegawai Negeri Sipil di Setjen dan Badan Keahlian DPR RI. Kegiatan ini diawali dengan pelaksanaan bimtek dengan Menpan tentang penyusunan manajemen pola karir di Setjen DPR RI yang diikuti Pejabat/pegawai di Bagian Kepegawaian, Bagian Organisasi dan Tata Laksana, Bagian Hukum, Bagian Perencanaan, dan Pranata Komputer di BDTI. Sebagai bentuk monitoring dan evaluasi pelaksanaan pola karir dan pengkaderan pegawai ASN, nantinya akan dilaksanakan setelah penyusunan peraturan tentang pola karir di Setjen dan BK DPR RI. Untuk dapat melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pola karir ini dilakukan pembangunan aplikasi pola karir pegawai di Setjen DPR RI yang terintegrasi dengan aplikasi asessment di SIAP, Sidiklat, dan aplikasi di Ortala h. Perumusan dan penetapan kebijakan pengendalian kualitas diklat. Dalam merumuskan kebijakan pengendalian kualitas diklat, Setjen dan BK DPR RI dalam hal ini Pusat Pendidikan dan Pelatihan telah mengawali dengan pembentukan Tim Penyusun pedoman evaluasi diklat berdasarkan Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 388/SEKJEN/2016 tentang Pembentukan Tim Penyusun Pedoman Evaluasi Pendidikan dan Pelatihan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Tahun Anggaran Sebagai hasil pelaksanaan tim tersebut telah ditetapkan pedoman evaluasi diklat dalam Peraturan Sekjen DPR RI Nomor 21 Tahun 2016 tentang Pedoman 52

53 Evaluasi Pendidikan dan Pelatihan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Langkah selanjutnya yaitu melaksanakan monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan pedoman tersebut. Bersamaan dengan monitoring dan evaluasi pelaksanaan diklat, Setjen dan BK DPR RI menyelenggarakan diskusi/fgd mengenai Analisis Kebutuhan Diklat/Training Need Analysis (TNA) Tahun 2017 Tanggal 28 Februari Untuk menjaga kualitas pelaksanaan diklat, maka Setjen dan BK DPR RI telah menetapkan kebijakan pengendalian kualitas diklat yaitu Persekjen No. 7 Tahun 2016 Tentang Tugas Belajar Persekjen No. 8 Tahun 2016 Tentang Izin Belajar Sebagai tindak lanjut atas peraturan tentang tugas belajar, pada tahun 2016, Setjen dan BK DPR RI telah menghentikan 1 orang pegawai tugas belajar yang dijatuhi hukuman disiplin tingkat berat i. Penguatan sistem dan kualitas pendidikan dan pelatihan untuk mendukung kinerja. Kegiatan ini dilaksanakan melalui dua sub kegiatan yaitu: 1) Menerapkan sistem diklat sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Dengan pemisahan jenis diklat menjadi Diklat Kepemimpinan dan diklat Fungsional yang meliputi diklat Pim I, II, III, dan IV. Berdasarkan data pelaksanaan diklat tahun 2016, pelaksanaan diklat adalah sebagai berikut: a) Diklat Kepemimpinan : Diklat Pim Tk 1 : 1 orang Diklat Pim Tk II : 2 orang Diklat Pim Tk III : 2 orang Diklat Pim Tk IV : 3 orang b) Diklat Fungsional : Calon Pustakawan Tk Ahli : 1 orang Analis Kepegawaian Keahlian : 1 orang Calon Analis Keijakan : 1 orang Auditor : 8 orang Parana Humas Tk Keahlian : 5 orang c) Diklat Teknis : 54 Diklat yang diikuti oleh orang pegawai 2) Monitoring dan evaluasi pelaksanaan system diklat. Dengan penyempurnaan sistem diklat melalui evalui evaluasi diklat yang telah dilaksanakan meliputi diklat calon pustakawan tingkat ahli, diklat analisis kepegawaian keahlian, diklat analis kebiajakan, diklat auditor, dan diklat pranata humas. Sementara untuk pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan system 53

54 diklat maka dilakukan penyempurnaan sistem diklat (sisdiklat) tanggal 11 Februari 2016 dan 5 September 2016 j. Perumusan dan penetapan kebijakan penilaian kinerja pegawai. Sebagai bentuk pelaksanaan Peraturan Pereminta Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai, maka pada tahun mulai tahun 2011 Setjen dan BK DPR RI mulai membentuk sistem untuk penilaian kerja pegawai. Pada tahun 2014 Setjen dan BK PR RI telah mengintegrasikan aplikasi penilaian prestasi kerja pegawai dengan aplikasi PORTAL. Tahun 2016 merupakan tahun kedua pelaksanaan penilaian kinerja pegawai melalui penggunaan teknologi informasi. Untuk mempermudah pelaksanaan pengisian sasaran kerja pegawai dan memonitor pelaksanaan pengisiannya maka dibentuk tim yang ditetapkan dengan Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 179/SEKJEN/2016, tanggal 5 Februari 2016 tentang Pembentukan Tim Evaluasi Pelaksanaan Pengisian Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI sebagaimana di ubah dengan Keputusan Sekjen Nomor 541/SEKJEN/2016, tanggal 5 April Sebagai upaya agar pegawai segera menyelesaikan pengisian SKP dan PPKP pada tahun 2016, telah di sampaikan 10 surat edaran dan pemberitahuan tentang penyelesaian SKP dan PPKP tahun Dampaknya berdasarkan data yang telah diperbaharui per tanggal 1 Meret 2016 dari 1315 orang pegawai yang telah menyerahkan PPKP tahun 2016 sejumlah 1089 orang. Selain itu, dalam rangka monitoring dan evaluasi pelaksanaan penilaian kinerja pegawai, Setjen dan BK DPR RI melakukan review dan revisi terhadap SK Sekjen DPR RI No. 242/SEKJEN/2015, tanggal 03 Maret 2015 tentang Sistem Manajemen Kinerja Bagi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Setjen DPR RI, dan meyelaraskan dengan kinerja organisasi. Dari pelaksanaan tugas Tim Evaluasi PPKP Tahun 2016, maka telah disampaikan laporan kepada pemangku kepentingan sebagai berikut: Laporan dan rekapitulasi penyelesaian SKP tahun 2016 sampai dengan bulan 31 Oktober 2016 kepada Sekjen DPR RI. Surat Karo Kepegawaian dan Organisasi Kepada Sekjen DPR RI No. DA/18839/SETJEN DPR RI/KP.01/11/2016, tanggal 1 November 2016 Laporan Evaluasi Pelaksanaan Penilaian Prestasi Kerja PNS (PPKP) tahun 2016 di Setjen DPR RI. Surat Setjen DPR RI Kepada Kepala BKN No. SJ/20269/SETJEN DPR RI/KP.01/11/2016, tanggal 25 November 2016 perihal laporan Penilaian Prestasi Kerja PNS Tahun laporan Penilaian Prestasi Kerja PNS Tahun 2016 kepada BKN akan disampaikan pada 31 Maret

55 Sebagai tindak lanjut maka Setjen dan BK DPR RI akan melaksanakan penyusunan Pedoman Standar Teknis Kegiatan Sasaran Kerja Pegawai Berdasarkan Perka BKN No. 3 Tahun 2016 dan Sasaran Kerja Pegawai Negeri Sipil (SKP) Dalam PP No. 46 Tahun 2011 Tentang penilian Prestasi kerja PNS k. Perumusan dan Penetapan kebijakan reward and punishment berbasis kinerja. Terkait kebijakan tentang reward and punishment berbasis kinerja, kegiatan di Setjen dan BK diawali dengan penataan pengaturan tentang pemberian tunjangan kinerja di lingkungan Setjen dan BK DPR RI. Pada tahun 2016, Setjen dan BK DPR RI mengganti Peraturan Sekjen DPR RI No. 2A Tahun 2015 sebagaimana diubah dengan Peraturan Sekjen DPR RI No. 12 Tahun 2015 dengan menetapkan peraturan baru tentang pemberian tunjangan kinerja dan tunjangan tambahan bagi PNS yaitu Peraturan Sekjen DPR RI Nomor 23 Tahun 2016, tanggal 25 November 2016 tentang Penetapan Tunjangan Kinerja dan Tunjangan Selisih Bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI. Selanjutnya Setjen dan BK DPR RI juga akan melaksanakan revisi atas Peraturan Sekretaris Jenderal DPR R I Tentang Pelaksanaan Pemberian Tunjangan Kinerja Dan Tunjangan Tambahan Bagi Pegawai Sekretariat Jenderal DPR RI yang pada saat ini sedang menunggu proses penetapan. Dalam rangka pelaksanaan Peraturan presiden No. 92 Tahun 2016 Tentang Tunjangan Kinerja Pegawai di Lingkungan Setjen dan Badan Keahlian DPR RI telah diterbitkan Surat Edaran Deputi Bidang Administrasi No SJ/20732/SETJEN DPR RI/KP.01/12/2016, tanggal 2 Desember 2016 Tentang Pembayaran Tunjangan Kinerja Pegawai di lingkungan Setjen dan Badan keahlian DPR RI. Dalam melaksanakan kebijakan reward and punishment berbasis kinerja, selain pembenahan aturaan tetang tunjanga kinerja, Setjen dan BK DPR RI juga melaksanakan pembenahan aturan tentang disiplin. Pada tahun 2016, Setjen dan BK DPR RI telah menyusun rancangan Juknis PP 53 Tahun 2010 Tentang Disiplin PNS Setjen dan Badan Keahlian DPR RI. Untuk mendukung penyusunan juknis tersebut, Setjen dan BK DPR RI telah melaksanakan FGD dengan BKN dalam rangka penyusunan Juknis dan Pedoman Disilin PNS Setjen DPR RI pada tanggal 22 Agustus Selain penyusunan juknis, untuk mempemudah pelaksanaan displin, Setjen dan BK DPR RI telah membangun aplikasi disiplin yang ditetapkan dengan Keputusan Sekjen DPR RI No. 1527/SEKJEN/2016, Tanggal 1 November 2016 tentang Penetapan Penggunaan Aplikasi e-disiplin PNS di Lingkungan Setjen dan Badan Keahlian DPR RI. Agar pelaksanaan pembenahan disiplin pegawai dapat berjalan efektif, maka Setjen dan BK DPR RI melaksanakan sosialisasi terkait tantangantantangan dalam pelaksanaan PP 53 Tahun 2010 tentang Disiplin PNS dan solusinya, 55

56 serta pengenalan aplikasi e-disiplin kepada para pejabat eselon IV s.d eselon II pada tangga 6 s.d 9 Desember Dari sisi pengelolaan penghargaan yang diberikan pada pegawai, telah dibentuk tim yang ditetapkan dengan Keputusan Sekjen DPR RI No. 1114/SEKJEN/2016, Tanggal 2 September 2016 tentang Pembentukan Tim Penelitian Atas Usulan Pemberian Tanda Kehormatan Bintang Jasa/Satyalancana Karya Satya Di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI. Tim ini bekerja dalam menyusun rancangan Peraturan Sekjen DPR RI Tentang Tata Cara Pemberian Tanda Jasa /Kehormatan kepada pejabat/pegawai di lingkungan Setjen DPR RI. Pemberian penghargaan yang telah dilaksanakan pada tahun 2016 adalah sebagai berikut: Penganugrahan tanda kehormatan Satyalancana Karya Satya,, tahun kepada188 Pegawai Setjen dan Badan Keahlian DPR RI berdasarkan Keputusan Presiden No 46/TK/Tahun 2016, tanggal 11 Juli Pemberian penghargaan : a. Bendaharawan Setjen DPR RI yang telah berkinerja baik : 2 orang dari Bagian Administrasi Keuangan b. Pegawai Berprestasi baik dalam penyelematan aset negara/barang milik negara : 2 orang dari Pamdal Sebagai bentuk monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan kebijakan reward and punishment, maka Setjen dan BK DPR RI telah melaksanakan koordinasi terhadap mekanisme penganugrahan tanda kehormatan Satyalancana Karya satya Tahun 2017 dengan Sesjen MPR dan Sesjen DPD RI. Sehingga rencananya pada tahun 2017, penganugrahan tanda kehormatan Satyalancana Karya satya Tahun 2017 diberikan secara bertahap 3 kali dalam 1 tahun. Sementara itu, untuk monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan kebijakan reward and punishment di sisi disiplin, telah dibentuk tim dengan Keputusan Sekjen DPR RI Nomor1115/SEKJEN/2016, tanggal 2 September 2016 Tentang Pembentukan Tim Evaluasi Disiplin PNS di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI. Terkait pelaksanaan aplikasi e-disiplin, pada tahun 2016 telah mendata pegawai dengan pelanggaran disiplin terhadap kewajiban masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja. Sebagai laporan kepada Sekretaris Kementerian Pan dan RB telah dikirimkan surat dengan Nomor SJ/18038/SETJEN-DPRRI/KP.01/ 10/2016, tanggal 19 Oktober 2016, yang isinya berupa informasi tentang penjatuhan hukuman disiplin bagi pegawai di lingkungan Setjen dan BK DPR RI tahun 2011 sampai dengan 31 September 2016 dimana total pelanggaran disiplin dari tingkat ringan sampai tingkat berat yaitu 33 orang. Berdasarkan data sampai dengan tanggal 31 Desember 2016 terdapat 402 Pelanggaran disiplin terhadap kewajiban masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja. 56

57 Sampai dengan tanggal 24 Februari 2017, baru 205 orang yang mendapatkan penjatuhan hukuman disiplin. l. Pembangunan/pengembangan Sistem informasi Administrasi Pegawai ASN Dalam rangka pengembangan Sistem Informasi Administrasi Pegawai (SIAP) Aparatur Sipi Negara (ASN), maka Setjen dan BK DPR RI tahun 2016 melakukan penyempurnaan SIAP dan pembaharuan data pegawai dengan mengeluarkan Surat Edaran Sekjen No. SJ/17916/SETJEN DPR RI/KP.01/10/2016, tanggal 18 Oktober 2016 Tentang Pemutahiran Data pegawai Setjen DPR RI Dalam SIAP Tahap 1 serta Surat Edaran Sekjen No. SJ/20152/SETJEN DPR RI/KP.01/11/2016, tanggal 24 November 2016 Tentang Pemutahiran Data pegawai Setjen DPR RI Dalam SIAP Tahap 2. Kedua surat edaran dimaksud dikeluarkan untuk melaksanakan pembaharuan data tentang: 1. Daftar Urut kepangkatan (DUK) 2. Tata Naskah Pegawai 3. Daftar Riwayat Hirup (DRH) 4. Riwayat Izin Perkawinan/Perceraian 5. Kartu Hukuman Disiplin dan pemotongan Karena Hukuman Disiplin 6. Cuti dan Formulir 7. Kenaikan Gaji Berkala (KGB) 8. Pegawai Pensiun dan Ucapan 9. Administrasi Pansel Sejalan dengan pemutakhiran data, Setjen dan BK DPR RI juga melaksanakan pembenahan administrasi pegawai diantaranya: Mengeluarkan Surat Edaran Sekjen No SJ/17441/SETJEN DPR RI/KP.01/10/2016, tanggal 13 Oktober 2016 tentang Karis/Karsu. Dan hasilnya telah dilakukan pembenahan administrasi karis/karsu bagi 157 pegawai. Mengeluarkan Surat Edaran Deputi Bidang Administrasi No. DA/21473/SETJEN DPR RI/PK.02/12/2016, tanggal 16 Desember 2016 perihal Pengisian KP4. Dan hasilnya terdapat 800 pegawai yang menyerahkan dan diantaranya Mutasi keluarga sebanyak 100 orang. Penyelesaian SK Gaji Berkala sejumlah 236 orang. Pelepasan pegawai pensiun tahun 2016 sejumlah 29 orang Untuk monitoring dan evaluasi pelaksanaan system informasi pegawai ASN, maka dilakukan pemutahiran Data pegawai Setjen DPR RI salam SIAP Tahap 1 dan Tahap 2. Dan dihasilkan 46 laporan pemutahiran data. Agar pemutahiran data lebih optimal maka : 57

58 Tahun 2017 akan dilakukan pemutahiran data melalui pemanfaatan aplikasi Daftar Riwayat Hidup dalam aplikasi SIAP yang ada pada masing-masing pegawai. Tahun 2018 akan diperkenalkan aplikasi dokumen/tata naskah pegawai yang dapat dipergunakan oleh setiap pegawai untuk mengunduh dokumen masingmasing, dimana saat ini sedang dalam proses up load data pegawai dalam aplikasi dokumen/tata nasakah pegawai. m. Pembentukan jabatan fungsional transkriptor. Proses pembentukan jabatan fungsional transkriptor merupakan proses yang telah dimulai pada tahun Sejalan dengan dinamika yang terjadi di Setjen dan BK DPR RI dan Kemenpan dan RB, serta perubahan penataan jabatan fungsional secara nasional sehingga proses pembentukan jabatan fungsional transkriptor ini belum dapat diselesaikan sampai saat ini. Pada tanggal 14 Maret 2016, Setjen dan BK DPR RI memenuhi undangan Kementerian Menpan dan RB melalui surat undangan No. Und/325/D.IIII.PAN- RB/3/2016, Tanggal 10 Maret 2010, perihal pembahasan Jabatan Fungsional Transkriptor yang bertujuan untuk menindaklanjuti usulan pembentukan JF Transkriptor yang diajukan oleh Sekjen DPR RI melalui surat No. SJ/17375/SETJEN DPR RI/PR.03/11/2015, tanggal 16 November Setelah dilakukan pembahasan terdapat perubahan terhadap usulan jabatan transkiptor menjadi jabatan fungsional perisalah dan asisten perisalah. Selanjutnya pada tanggal 30 Agustus 2016, Sekjen DPR RI telah mengirimkan surat No. SJ/14196/SETJEN DPR RI/KP.03/08/2016 kepada MenPAN dan RB mengenai penyampaian naskah akademis dan draft butir kegiatan jabatan fungsional Transkriptor, dengan harapan agar segera dilakukan pembahasan bersama. Pelaksanaan tugas pembentukan jabatan fungsional tertentu pada tahun 2016 menghasilkan output berupa Naskah Akademis Pembentukan Jabatan Fungsional Perisalah dan Nasakah Akademis Pembentukan Jabatan Fungsional Asisten Perisalah, beserta draft uraian kegiatan masing-masing. Usulan tersebut mendapatkan tanggapan Deputi Bid. SDM Aparatur yang disampaikan melalui Surat Nomor : B/3909/D.III.PAN-RB/11/2016, tanggal 28 November 2016, hal : usul pembentukan jabatan fungsional Perisalah, disebutkan bahwa Kemenpan dan RB merekomendasikan untuk membentuk jabatan fungsional dengan 2 (dua) kategori, yaitu : (1) jabatan fungsional Transkriptor yang merupakan kategori keterampilan, dan (2) jabatan fungsional Perisalah yang merupakan kategori keahlian. 58

59 n. Penataan jabatan. Perubahan struktur organisasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian sebagaimana telah diatur dalam Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, selanjutnya ditindaklanjuti oleh Bagian Organisasi dan Tata Laksana dengan melaksanakan penataan jabatan melalui kegiatan analisa jabatan terhadap keseluruhan jabatan struktural, jabatan fungsional tertentu, dan jabatan fungsional umum di dalam struktur yang baru. Kegiatan analisis jabatan dimaksud telah selesai dilaksanakan pada tahun 2015 dan ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 1283/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Analisis Jabatan di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Pada tahun 2016, Sekretariat Jenderal kembali melakukan evaluasi terhadap organisasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian ditindaklanjuti dengan pelaksanaan perubahan struktur organisasi yang ditetapkan dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 2 Tahun Dengan dikeluarkannya Peraturan Sekretaris Jenderal dimaksud, Bagian Organisasi dan Tata Laksana kembali melakukan analisa jabatan terhadap jabatan yang merupakan dampak adanya perubahan struktur tersebut.hasil kegiatan analisis jabatan ini ditetapkan pada tanggal 31 Maret 2016 dengan Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 517/SEKJEN/2016 tentang Perubahan atas Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 1283/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Analisis Jabatan di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan analisis beban kerja, Bagian Organisasi dan Tata Laksana menemukan beberapa jabatan yang harus dilakukan penataan informasi jabatan kembali. Informasi jabatan yang telah dilakukan penataan kembaliini ditetapkan pada tanggal 2 Mei 2016 dengan Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 634/SEKJEN/2016 tentang Perubahan Kedua atas Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 1283/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Analisis Jabatan di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Pelaksanaan analisis jabatan di lingkungan Setjen dan BK DPR RI selama ini mengacu kepada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 33 Tahun 2011 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan. Pada tahun 2016, Sekretariat Jenderal melakukan internalisasi peraturan tentang pelaksanaan analisis jabatan. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pemahaman dalam melaksanakan analisis jabatan di lingkungan Setjen 59

60 dan BK DPR RI. Pedoman ini diatur dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 13 Tahun 2016 tentang Pedoman Analisis Jabatan di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Secara garis besar pedoman ini berisi tentang pelaksanaan analisis jabatan yang meliputi tahapan persiapan, pengumpulan data, pengolahan data, verifikasi data, dan penetapan hasil analisis jabatan serta menjelaskan tentang gambaran hasil analisis jabatan. Setelah dilaksanakan kegiatan analisis jabatan yang ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 1283/SEKJEN/2015, selanjutnya Bagian Organisasi dan Tata Laksana melaksanakan evaluasi jabatan untuk mendapatkan nilai dan kelas jabatan. Hasil evaluasi jabatan ini telah selesai dilaksanakan pada awal tahun 2016 dengan ditetapkan melalui Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 137/SEKJEN/2016 tentang Penetapan Nilai dan Kelas Jabatan di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Sejalan dengan perubahan struktur organisasi sebagaimana Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 2 Tahun 2016 dan penetapan hasil analisis jabatan sebagaimana Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 517/SEKJEN/2016 maka dilakukan kegiatan evaluasi jabatan yang telah disetujui Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan dan RB) melalui Surat Persetujuan Nomor B/1618/M.PANRB/4/2016 perihal Persetujuan Perubahan Hasil Evaluasi Jabatan di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Dengan memperhatikan surat Kemenpan tersebut, Sekretariat Jenderal menetapkan hasil evaluasi jabatan dalam Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 6 Tahun 2016 tentang Penetapan Nilai dan Kelas Jabatan di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan analisis beban kerja dan penetapan hasil analisis jabatan sebagaimana Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 634/SEKJEN/2016 maka dilakukan kegiatan evaluasi jabatan yang telah disetujui Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan dan RB) melalui Surat Persetujuan Nomor B/3930/M.PANRB/11/2016 perihal Persetujuan Penetapan Perubahan Hasil Evaluasi Jabatan di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.Dengan memperhatikan surat Kemenpan tersebut, Sekretariat Jenderal menetapkan hasil evaluasi jabatan dalam Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 24 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 6 Tahun 2016 tentang Penetapan Nilai dan Kelas Jabatan di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. 60

61 Tahun 2016 Bagian Organisasi dan Tata Laksana memfokuskan kegiatan analisa beban kerja terhadap 5 unit kerja eselon II yang baru terbentuk akibat perubahan struktur organisasi, yaitu Biro Pengelolaan Barang Milik Negara, Biro Pemberitaan Parlemen, Biro Protokol, Pusat Pemantauan Pelaksanaan Undang- Undang, dan Pusat Kajian Akuntabilitas Keuangan Negara. Hasil analisa beban kerja ini ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 1008/SEKJEN/2016 tentang Penetapan Hasil Analisa Beban Kerja di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Dari hasil analisa beban kerja ini menjadi dasar dalam menentukan jumlah pegawai yang akan mengisi jabatan di lingkungan 5 biro di atas. Salah sau tindak lanjut yang telah dilaksanakan adalah kegiatan pengisian jabatan analis hukum di Pusat Pemantauan Pelaksanaan Undang-Undang dan jabatan analis anggaran pendapatan dan belanja negara di Pusat Kajian Akuntabilitas Keuangan Negara. o. Pembentukan manajemen pegawai non PNS. Mengingat banyaknya jumlah pegawai non PNS di lingkungan Setjen dan BK DPR RI maka Setjen dan BK DPR RI merasa perlu untuk melakukan penyusunan manajemen pegawai non PNS. Pada saat ini telah ada peraturan tentang pengelolaan pegawai non PNS khususnya tenaga ahli dan asisten anggota DPR RI yang memberikan dukungan langsung kepada Anggota DPR, Alat Kelengkapan DPR, dan Fraksi. Untuk memfasilitasi pengelolaan pegawai Non PNS maka perlu membentuk peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS. Pada tahun 2016 telah dilakukan penyusunan Naskah Akademik dan Rancangan Peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR yang telah melalui proses pembahasan dengan unit kerja terkait di lingkungan Setjen dan BK DPR RI. Selain peraturan DPR, Setjen dan BK DPR RI juga menyusun konsep Peraturan Sekjen tentang Manajemen Pegawai Non PNS di lingkungan Setjen dan BK DPR RI. Pada tanggal 16 September 2016 telah ditetapkan Peraturan Sekjen DPR RI No. 16 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan Pegawai Pemerintah Non PNS Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. 7. Penguatan Peraturan Perundang-undangan Dalam Pelaksanaan agenda Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal DPR RI khususnya pada Area Perubahan Penguatan Peraturan Perundangan (Area 7) terdapat 4 (empat) rencana aksi yang akan dan sedang dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun yaitu: a. Program Pembuatan Produk Hukum; b. Penyusunan Pedoman Evaluasi terhadap Peraturan Perundangan di lingkungan Setjen dan BK DPR RI; c. Evaluasi terhadap Peraturan Perundangan di lingkungan Setjen dan BK DPR RI; dan 61

62 d. Penataan Administrasi/Dokumentasi/Sosialisasi Peraturan Perundangan. Untuk pencapaian area perubahan penguatan peraturan perundang-undangan pada tahun 2016 dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Program Pembuatan Produk Hukum Dalam rangka melaksanakan penyusunan program pembentukan Produk Hukum di lingkungan Setjen dan BK DPR RI sebagaimana diamanatkan oleh Pasal 7 Peraturan Sekjen DPR RI Nomor 5 Tahun 2014 tentang Pedoman Pembentukan Produk Hukum Di Lingkungan Setjen DPR RI dan juga merupakan bagian dari kelanjutan pelaksanaan Program PERTAMA Reformasi Birokrasi pada Area 7 (Penguatan Peraturan Perundang-undangan), Biro Hukum dan Pengaduan Masyarakat telah melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1) Menetapkan Program Pembentukan Persekjen Tahun (long list) sebanyak 85 Peraturan, dengan Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 823/SEKJEN/2016; 2) Melakukan perubahan Program Pembentukan Persekjen Tahun (long list) yang semula 85 Peraturan menjadi 89 Peraturan. Perubahan Program Pembentukan Persekjen tersebut dilakukan untuk memenuhi kebutuhan peraturan guna mendukung dinamika perkembangan kinerja dari unit kerja di lingkungan Setjen dan BK DPR RI yang memerlukan landasan hukum. Perubahan Program Pembentukan tersebut dilakukan dengan mengubah Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 270/SEKJEN/2016 tentang Program Pembentukan Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Tahun , Perubahan dimaksud telah dilakukan sebanyak dua kali yaitu dengan Keputusan Nomor 823/SEKJEN/2016 dan Keputusan Nomor 102/SEKJEN/ ) Menetapkan Program Pembentukan Persekjen Prioritas Tahun 2016 sebanyak 20 Peraturan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 1533/SEKJEN/2016, dan sampai dengan akhir bulan Desember tahun 2016 Program tersebut telah selesai dilakukan pembahasan dan ditetapkan menjadi Persekjen sesuai dengan mekanisme yang diatur dalam Persekjen Nomor 5 Tahun ) Menetapkan Program Pembentukan Persekjen Prioritas Tahun 2017 sebanyak 15 Peraturan, yang ditetapkan Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 142/SEKJEN/2017 tentang Program Pembentukan Peraturan Sekjen DPR RI Prioritas Dalam menetapkan program Prioritas tersebut, Biro Hukum dan Pengaduan Masyarakat berkoordinasi dengan Unit Pengusul draft Persekjen. 5) Pelaksanaan pembahasan Draft Persekjen Prioritas 2017 sampai dengan awal bulan Maret 2017 adalah sebagai berikut: 62

63 a) Pembahasan draft Persekjen tentang Pelaksanaan Pemberian Tunkin telah selesai dan ditetapkan menjadi Persekjen Nomor 8 Tahun 2017 pada tanggal 1 Maret 2017 dan efektif berlaku pada tanggal 1 April b) Pembahasan draft Persekjen tentang Repositori dilaksanakan sebagai berikut: (1) Pada awal bulan Februari telah dilakukan rapat pembahasan dengan unit pengusul dan unit terkait draft Persekjen tentang Repositori, yang menghasilkan beberapa kesepakatan antara lain: Terkait dengan asas-asas dalam Repositori di DPR RI didasarkan pada asas akuntabilitas; transparansi, keamanan, aksesibilitas,efektif dan efisien serta partisipasi. (2) Pada pertengahan bulan Februari 2017 pembahasan Rapersekjen tentang Repositori dilanjutkan dengan beberapa kesepakatan antara lain: Mempertegas bahwa pengelola Repositori tidak melakukan analisa namun mengklasifikasikan konten Repositori. Konten repositori di DPR RI berupa Karya Ilmiah, yang terdiri dari : Karya Ilmiah yang diterbitkan antara lain berbentuk : artikel jurnal, artikel majalah ilmiah, prosiding seminar/simposium/lokakarya, dan buku. Karya Ilmiah yang tidak diterbitkan antara lain berbentuk : makalah seminar/simposium/lokakarya, skripsi, tesis, disertasi, hasil penelitian tentang DPR, laporan penelitian/kegiatan/pengumpulan data, hasil analisa/kajian, laporan kinerja, dan makalah kebijakan. c) Pembahasan draft Persekjen dari unit pengusul Biro Pengelolaan BMN yaitu Persekjen tentang Pendelegasian dan Tanggungjawab Tertentu atas Pengelolaan BMN dan persekjen tentang Amortisasi BMN berupa Aset Tak Berwujud dilakukan secara paralel pada bulan Januari- Februari 2017, mengingat substansi dari dua Persekjen dimaksud saling terkait. d) Pembahasan draft Persekjen tentang Pendelegasian dan Tanggungjawab Tertentu atas Pengelolaan BMN telah selesai dan ditetapkan menjadi Persekjen Nomor 1 Tahun 2017 pada tanggal 9 Januari e) Pembahasan draft Persekjen tentang Amortisasi telah selesai dilakukan dan saat ini masih dalam proses paraf koordinasi antara unit pengusul dan Biro Hukum dan Pengaduan Masyarakat untuk selanjutnya disampaikan kepada Sekretaris Jenderal untuk ditandatangani dan ditetapkan. 63

64 f) Pembahasan draft Persekjen tentang RDK masih dilakukan sejak bulan Februari- Maret 2017 dengan unit pengusul dan unit terkait yang menghasilkan beberapa substansi yang telah disepakati antara lain: Ruang lingkup Persekjen tentang RDK meliputi syarat pelaksanaan RDK, mekanisme RDK, dan pelaksanaan pembayaran RDK; Peserta RDK, dapat terdiri dari: a. Pejabat Eselon I atau Eselon II; b. Pejabat/pegawai unit kerja Eselon I lainnya atau Eselon II lainnya atau Kementerian Negara/Lembaga lainnya/ Instansi Pemerintah; c. Pejabat Eselon III dan IV; d. Pegawai Negeri Sipil/ CPNS; e. PPNPNS; dan f. masyarakat tertentu yang memiliki keterkaitan langsung dengan substansi RDK Persyaratan RDK; Mekanisme pembayaran uang saku RDK disepakati dilakukan pada awal bulan berikutnya setelah rekapitulasi kehadiran. 6) Untuk Persekjen Prioritas Tahun 2017 sampai dengan bulan Maret 2017 telah ditetapkan 3 (tiga) Persekjen DPR RI yaitu: a) Persekjen Nomor 1 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pelaksanaan Kewenangan dan Tanggungjawab Tertentu atas Pengelolaan Barang Milik Negara di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia; b) Persekjen Nomor 2 Tahun 2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia; c) Persekjen Nomor 8 tahun 2017 tentang Pelaksanaan Pemberian Tunjangan Kinerja dan Tunjangan Selisih bagi Pegawai di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia; 7) Terhadap seluruh 20 Persekjen Prioritas Tahun 2016 dan 3 Persekjen Prioritas Tahun 2017 harus dilakukan sosialisasi oleh unit pengusul sesuai dengan ketentuan Pasal 30 Persekjen Nomor 5 Tahun 2014 tentang Pedoman Pembentukan Produk Hukum Di Lingkungan Setjen DPR RI. 8) Diharapkan kepada unit pengusul yang telah mengajukan usulan persekjen Prioritas 2017 yaitu Biro Kepegawaian dan Organisasi,, Biro Perencanaan dan Keuangan dan Pusdiklat untuk dapat segera menyampaikan draft Persekjen sesuai dengan mekanisme yang terdapat dalam Persekjen Nomor 5 Tahun

65 b. Penyusunan Pedoman Evaluasi terhadap Peraturan Perundangan Bahwa sasaran program area Penguatan Peraturan Perundangan adalah mengurangi tumpang tindih dan disharmonisasi Produk Hukum yang diterbitkan di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI serta meningkatnya efektifitas pengelolaan Peraturan Perundangan/ Produk Hukum yang diterbitkan. Salah satu kegiatan agar tercapainya sasaran program bidang area Penguatan Peraturan Perundangan adalah dengan melakukan evaluasi terhadap Peraturan Perundangan/Produk Hukum. Untuk melakukan evaluasi tersebut perlu terlebih dahulu dibuat suatu pedoman evaluasi terhadap Produk Hukum di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI. Dalam rangka penyusunan pedoman evaluasi terhadap Peraturan Produk Hukum di lingkungan Setjen dan BK DPR RI, Biro Hukum dan Pengaduan Masyarakat telah melakukan serangkaian kegiatan sebagai berikut: 1) Pada awal bulan Maret 2016 diadakan Rapat Koordinasi internal membahas penyusunan pedoman evaluasi terhadap Produk Hukum di Lingkungan Sekjen dan BK DPR RI dalam bentuk Peraturan Sekjen DPR RI, yang menghasilkan kesepakatan diantaranya sebagai berikut: a. Menyepakati bahwa produk hukum di lingkungan Setjen dan BK DPR RI yang akan dievaluasi adalah Peraturan, Keputusan dan Surat Edaran Sekjen DPR RI; b. Membuat point-point penting yang akan dimasukkan kedalam rancangan Persekjen tentang Pedoman Evaluasi Produk Hukum di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI; c. Mencari referensi pada lembaga atau instansi lain yang telah memiliki peraturan memgenai pedoman Evaluasi Produk Hukum. d. Merencanakan untuk mengundang Pakar Hukum agar dapat memberikan masukan terkait penyusunan Persekjen tentang Pedoman Evaluasi Produk Hukum di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI; dan e. Membuat susunan jadwal pembahasan Persekjen tentang Pedoman Evaluasi Produk Hukum di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI. 2) Sebagai tindak lanjut dari rapat koordinasi internal, telah dilakukan diskusi dengan beberapa Pakar Hukum yang memberi masukan terhadap penyusunan Persekjen tentang Pedoman Evaluasi Produk Hukum di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI. Beberapa point-point yang dapat menjadi masukan diantaranya sebagai berikut: Mengenai kewenangan pembuat produk hukum, materi/ruang lingkup produk hukum, hubungan produk hukum dan efektifitas pelaksanaannya; Produk Hukum apa saja yang dapat dievaluasi;dan Bagaimana cara dan kapan evaluasi tersebut dapat dilakukan. 65

66 Membuat format evaluasi (dalam Lampiran) agar memudahkan dalam melakukan evaluasi. Pemahaman mengenai pengertian Produk Hukum; Dasar hukum Pembentukan Persekjen dimaksud apakah ada amanah dari Peraturan Perundang-Undangan yang lebih tinggi; Teknik penyusunan Persekjen dimaksud mengacu pada UU Nomor 12 tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan. 3) Melakukan pembahasan terhadap rancangan Persekjen tentang Pedoman Evaluasi Produk Hukum di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI yang pada tanggal 7 April, 12 April dan 26 April ) Setelah dilakukan pembahasan dan harmonisasi maka ditetapkanlah Persekjen Nomor 4 Tahun 2016 tentang Pedoman Evaluasi Produk Hukum di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI. c. Evaluasi terhadap Peraturan Perundang-Undangan di lingkungan Setjen dan BK DPR RI Bahwa untuk mewujudkan Produk Hukum yang bermanfaat dan dapat dilaksanakan sesuai dengan dinamika kebutuhan organisasi di lingkungan Setjen dan BK DPR RI, perlu dilakukan penataan Produk Hukum melalui kegiatan Evaluasi Produk Hukum. Evaluasi Produk Hukum merupakan proses penelaahan dan penilaian terhadap Produk Hukum di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI yang dilakukan secara berkala. Evaluasi Produk Hukum dilaksanakan berdasarkan prinsip hierarki, kegunaan, harmonis dan koordinatif. Pelaksanaan Evaluasi Produk Hukum dilakukan dengan cara menganalisa efektivitas pelaksanaan, permasalahan yang terjadi dalam pelaksanaan, penyelesaian permasalahan dan harmonisasi substansi materi dengan Peraturan Perundang-Undangan yang lebih tinggi. Bahwa berdasarkan Persekjen tentang Pedoman Evaluasi Produk Hukum di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI, Evaluasi Produk Hukum dilakukan terhadap Peraturan Sekjen DPR RI, Keputusan Sekjen DPR RI, dan Surat Edaran Sekjen DPR RI. Dalam rangka melaksanakan Evaluasi Produk Hukum di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI sesuai dengan amanat Pasal 11 ayat (1) Persekjen tentang Pedoman Evaluasi Produk Hukum di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI, Biro Hukum dan Pengaduan Masyarakat telah melakukan kegiatan Evaluasi Persekjen terhadap 6 (enam) Persekjen DPR RI yaitu: 1) Persekjen Nomor 1 Tahun 2015 tentang Pelaksanaan Pemberian Izin Belajar bagi PNS Setjen dan BK DPR RI. 66

67 Terhadap evaluasi tersebut telah dilakukan penggantian Persekjen Nomor 7 Tahun 2016 pada tanggal 1 Juni ) Persekjen Nomor 2 Tahun 2015 tentang Pelaksanaan Pemberian Tugas Belajar bagi PNS Setjen dan BK DPR RI. Terhadap evaluasi tersebut telah dilakukan penggantian Persekjen Nomor 6 Tahun 2016 pada tanggal 1 Juni ) Persekjen Nomor 5 Tahun 2014 tentang Pedoman Pembentukan Produk Hukum Setjen DPR RI. Evaluasi akan dilakukan dengan mengubah atau mengganti Persekjen Nomor 5 Tahun 2014, penggantian atau perubahan Persekjen dimaksud masuk kedalam daftar long list Program Pembentukan Persekjen Tahun ) Persekjen tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan PP Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin PNS. Evaluasi akan dilakukan dengan mengganti Keputusan Sekjen Nomor 448/SEKJEN/2013, Penggantian Keputusan Sekjen dimaksud masuk dalam Prioritas Tahun ) Persekjen 01/PER-SEKJEN/2013 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan dan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Tidak Tetap di Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Evaluasi terhadap Persekjen ini telah dilakukan dengan rekomendasi agar substansi persekjen dimaksud dilakukan sinkronisasi sesuai dengan perkembangan peraturan perundang-undangan. 6) Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor 9 tahun 2015 tentang Pedoman Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing System) Tindak Pidana Korupsi di Lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Evaluasi akan dilakukan dengan mengubah beberapa substansi Persekjen dimaksud dan dijadikan prioritas pembahasan produk hukum pada tahun Evaluasi Produk Hukum pada tahun 2017 akan tetap dilakukan terhadap beberapa 4 (empat) Persekjen DPR RI, yang hingga saat ini masih dalam proses identifikasi, analisis dan pemetaan terhadap peraturan-peraturan yang akan dievaluasi. d. Penataan Administrasi/Dokumentasi/Sosialisasi Peraturan Perundang undangan 1) Penataan Dokumentasi dan Informasi Perundang-Undangan telah dilakukan dengan menyusun data base Peraturan Perundang-undangan tingkat Pusat yang berisi seluruh rumusan UU (dalam bentuk PDF), status keberlakuan UU, abstraksi UU, peraturan pelaksanaannya, dan status UU apakah pernah diuji materiil atau formil di Makhamah Konstitusi dan dipublikasi melalui Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) melalui website dpr.go.id dan telah 67

68 ditetapkan aplikasi penggunaannya oleh Sekjen DPR RI dengan Keputusan Sekjen Nomor 783/SEKJEN/2016 pada tanggal 17 Juni 2016; 2) Terhadap Peraturan Sekjen karena berlaku mengikat internal Sekjen dan BKD DPR RI dilakukan sosialisasi dengan publikasi melalui Portal DPR RI sejak bulan Maret 2016 hingga bulan Maret 2017, Biro Hukum dan Pengaduan Masyarakat tetap melakukan sosialisasi dengan publikasi melalui Portal DPR RI. 3) Untuk penataan administrasi produk-produk hukum di lingkungan Setjen dan BKD DPR RI masih dicari bentuk sistem yang dapat diterapkan khususnya dalam hal penomoran Peraturan/Keputusan berbasis aplikasi. Namun untuk mewujudkan sistem penataan administrasi produk-produk hukum tersebut diperlukan dukungan dan komitmen seluruh unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI sebagai unit pengusul. 8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Kebijakan mikro reformasi birokrasi area perubahan pelayanan publik di Sekretariat Jenderal DPR Rl pada tahun 2016 meliputi: a. Penerapan pelayanan satu atap di masing-masing kementerian/lembaga; b. Deregulasi dalam rangka mempercepat proses pelayanan publik; c. Pembangunan/pengembangan penggunaan teknologi informasi dalam pelayanan publik; dan d. Pembangunan Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM). Untuk itu rencana aksi yang ditetapkan Setjen DPR Rl atas kebijakan mikro pelayanan publik yaitu: a. Penerapan pelayanan satu atap, yaitu: 1) Evaluasi Penerapan Pelayanan Publik Satu Atap 2) Penyusunan Kebijakan Pelayanan Satu Atap (Regulasi) 3) Penetapan Kebijakan Pelayanan Satu Atap 4) Penerapan Kebijakan Pelayanan Satu Atap b. Deregulasi dalam rangka mempercepat proses pelayanan publik, yaitu penguatan penerapan standar pelayanan c. Pembangunan/pengembangan penggunaan teknologi informasi dalam pelayanan publik, yaitu penguatan pelayanan informasi berbasis teknologi informasi d. Pembangunan Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM), terdiri dari: 1) Penetapan Unit Kerja sebagai Pilot Project Zona Integritas 2) Penyusunan Standar Pelayanan 3) Penyusunan Maklumat Pelayanan 4) Penetapan Standar Pelayanan dan Maklumat Pelayanan 68

69 5) Penerapan Standar Pelayanan dan Maklumat Pelayanan 6) Survey Kepuasan Publik 7) Penyempurnaan Standar Pelayanan dan Maklumat Pelayanan Keseluruhan kebijakan mikro pelayanan publik berikut penerapan di Sekretariat Jenderal DPR Rl, dilaksanakan secara sistematis setiap tahunnya dari tahun Pada tahun 2016 berbagai kegiatan yang telah dilakukan yaitu: a. Penerapan pelayanan publik satu atap, yaitu: 1) Evaluasi Penerapan Pelayanan Publik Satu Atap Telah diresmikan pelayanan publik satu atap yang terdiri dari layanan pengaduan masyarakat, layanan PPID dan layanan penerimaan delegasi masyarakat yang berada di dalam satu ruangan pelayanan. Namun pada pelaksanaannya, pelayanan satu atap ini belum dapat berjalan maksimal dan berdasarkan hasil evaluasi diketahui: a) Perlu dilakukan review terlebih dahulu terhadap SOP Layanan Informasi Pubik (PPID), SOP Pengaduan Masyarakat, dan SOP Penyaluran Delegasi Masyarakat, agar bisa ditemukan irisan pelaksanaan tugas pelayanan publik satu atap. b) Pelayanan publik untuk bidang masalah PPID, pengaduan masyarakat, dan penyaluran delegasi masyarakat masih bertumpu pada masing-masing tupoksi unit kerja yaitu bagian humas dan bagian pengaduan masyarakat. c) Pada perkembangannya, masalah penyaluran delegasi masyarakat dipindahkan menjadi tupoksi biro protokol yang perlu disesuaikan SOP nya. d) Perlu di review SOP Pengamanan Dalam agar bisa beririsan dengan SOP lain dalam rangka pelayanan publik satu atap. Untuk itu pada tahun 2016 kegiatan strategis yang telah dilakukan yaitu: a) Telah dibentuk tim kerja perubahan Pedoman Pengaduan Masyarakat menjadi Peraturan DPR tentang Pengaduan Masyarakat. b) Tim kerja telah melakukan pengumpulan data dan menyusun draft awal Peraturan DPR tentang Pengaduan Masyarakat yang masih disempurnakan pada tahun ) Penyusunan Kebijakan Pelayanan Satu Atap (Regulasi) Penyusunan Kebijakan Pelayanan Satu Atap (Regulasi) berupa penyempumaan SOP Pengaduan Masyarakat, SOP PPID, SOP Penyaluran Delegasi Masyarakat, dan SOP Pengamanan Dalam yang bisa beririsan dan menjadi pelayanan terpadu satu atap disusun pada tahun Selain itu juga disusun Peraturan DPR tentang Pengaduan Masyarakat. Selanjutnya peraturan yang telah di susun perlu di tetapkan dalam Penetapan Kebijakan Pelayanan Satu Atap dan diterapkan menjadi kebijakan pelayanan satu atap pada tahun

70 b. Deregulasi dalam rangka mempercepat proses pelayanan publik, yaitu penguatan penerapan standar pelayanan Pada tahun 2016 telah dilakukan identifikasi layanan yang harus dilakukan penyusunan standar pelayanan diantaranya yaitu: 1) Penyediaan Risalah 2) Penyediaan Bahan Rapat 3) Konsep Daftar Pertanyaan Rapat 4) Penyusunan naskah pidato 5) Pendampingan Delegasi 6) Penyusunan Laporan Delegasi Dalam dan Luar Negeri 7) Layanan Pemberitaan melalui website dan media sosial. 8) Layanan Pemberitaan melalui Majalah dan Buletin Parlementaria 9) Layanan Pemberitaan melalui TV Parlemen 10) Konsep naskah akademik & draft RUU 11) Pemantauan pelaksanaan UU 12) Konsep keterangan tertulis DPR 13) Analisis surat pengaduan masyarakat 14) Peneiitian atau pengkajian 15) Pengelolaan jaringan internet 16) Pengelolaan website DPR Rl 17) Layanan perpustakaan 18) Layanan kearsipan 19) Analisis audit BPK 20) AnalisisAPBN 21) Layanan administrasi keuangan 22) Layanan kesehatan 23) Sistem pengamanan Dari 23 layanan tersebut, terdapat 4 layanan yang telah disusun standar pelayanan yaitu analisis surat pengaduan masyarakat, layanan perpustakaan, layanan kearsipan, dan layanan kesehatan. Pada tahun 2016 telah dilakukan reviu atas standar pelayanan untuk layanan kesehatan. c. Pembangunan/pengembangan penggunaan teknologi informasi dalam pelayanan publik, yaitu penguatan pelayanan informasi berbasis teknologi informasi Beberapa aplikasi yang telah ada, digunakan untuk memberikan dan meningkatkan kualitas pelayanan publik telah dibangun dan disempurnakan, diantaranya yaitu 1) Aplikasi layanan informasi publik elektronik 2) Website baru DPR Rl 3) Aplikasi Kliping 4) Aplikasi Perpustakaan DPR 70

71 5) Apikasi Pengaduan Masyarakat. 6) SMS Aspirasi DPR Rl 7) Aplikasi LPSE 8) Aplikasi Sitanang 9) Aplikasi Sigota 10) Aplikasi Kepegawaian 11) Aplikasi Diklat 12) Aplikasi Gaji Anggota 13) Aplikasi Arsip 14) Aplikasi Tata Persuratan 15) Aplikasi Pelayanan Kesehatan 16) Aplikasi SMS Gateway Penggunaan IT juga dimaksudkan untuk menambahkan pilihan penggunaan media bagi publik dalam mendapatkan informasi yang dimiliki oleh DPR diantaranya: 1) Sistem penyiaran digital TVR Parlemen dan penggunaan streaming. 2) Sistem arsip digital untuk pemberitaan cetak di website dan media sosial 3) Repositori koleksi perpustakaan DPR 4) Pembangunan aplikasi e-journal 5) Merencanakan membangun link dengan jaringan pengelola pengaduan masyarakat milik instansi pusat atau daerah dalam rangka penguatan analisis pengaduan masyarakat d. Pembangunan Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM). Langkah strategis yang dilakukan pada tahun 2016 yaitu: 1) Telah ditetapkan Biro Persidangan II sebagai zona wilayah bebas korupsi (WBK) dan wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM) 2) Telah dibentuk tim kerja dan pengumpulan data pembanding ke pemda dan instansi lain dalam rangka membangun zoba WBK dan WBBM 3) Telah dilakukan survei kepuasan publik (anggota DPR) terkait dengan dukungan keahlian, administrasi dan teknis yang dilakukan oleh Setjen DPR Rl dan Badan Keahlian DPR yang hasilnya telah ditetapkan dengan Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 420/SEKJEN/2017 tentang Penetapan Hasil Survei Indeks Kepuasan Pengguna Layanan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Tahun Dari hasil survey tersebut didapatkan kesimpulan sebagai berikut: c) Hasil survey penilaian kepuasan pengguna terhadap Kualitas Dukungan SDM Sekretariat Jenderal yang dilakukan kepada 162 orang Anggota DPR Rl, secara keseluruhan menunjukkan skor kepuasan 3,71 skala Likert. Apabila dihitung dengan rentang kriteria diperoleh hasil sebesar 73,36 persen. Hasil 71

72 tersebut menunjukkan bahwa tingkat kepuasan Anggota DPR Rl terhadap layanan yang diberikan oleh Setjen DPR Rl sudah sangat baik, lebih dari target yang telah ditetapkan dalam Renstra Setjen dan BK DPR Rl. Hasil survei terhadap penilaian kepuasan pengguna terhadap Kualitas Dukungan SDM Setjen DPR Rl menunjukkan skor tertinggi ada pada Layanan Kesehatan, diikuti Profesionalitas SDM dan Layanan Administrasi Perjalanan Dinas. Skor kepuasan terendah ada pada layanan Penyediaan Sarana dan Prasarana. d) Hasil survei terhadap Kepuasan Pengguna Layanan Badan Keahlian DPR Rl menunjukkan skor kepuasan 3,64 skala Likert. Apabila dihitung dengan rentang kriteria diperoleh hasil sebesar 72,65 persen. Hasil tersebut menunjukkan bahwa tingkat kepuasan Anggota DPR Rl terhadap layanan yang diberikan oleh BK DPR Rl sudah sangat baik, lebih dari target yang telah ditetapkan dalam Renstra Setjen dan BK DPR Rl. Hasil survei terhadap peniiaian Kepuasan Pengguna Layanan BK DPR Rl, skor tertinggi ada pada Kesesuaian Layanan dengan Kebutuhan, diikuti Kualitas Produk, Kemudahan Mendapatkan Produk, dan Kualitas SDM. Skor kepuasan terendah ada pada Kemudahan Mendapatkan Layanan Dukungan Keahlian dan Kesesuaian Produk dengan Kebutuhan Dewan. Hal-hal lain yang menjadi syarat dari pembangunan WBK dan WBBM diteruskan di tahun 2017 dan Sedangkan survei kepuasan publik tetap dilakukan secara periodik setiap tahunnya. Langkah strategis yang dilakukan pada tahun 2017 yaitu: 1) Penyempurnaan SOP di lingkungan Biro Persidangan II 2) Menyusun dan menetapkan standar dan maklumat pelayanan 3) Menerapkan standar dan maklumat pelayanan di seluruh unit kerja pada Biro Persidangan II B. QUICK WINS Quick Wins Setjen dan BK DPR RI pada tahun 2016 sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 551/SEKJEN/2016 tentang Penetapan Quick Wins Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, adalah sebagai berikut: 1. Penyusunan Naskah Akademik (NA) dan Rancangan Undang-Undang (RUU). 2. Sistem Informasi Legislasi (SILEG). Laporan pelaksanaan Quick Wins selama tahun 2016 dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Penyusunan Naskah Akademik dan Rancangan Undang-Undang Program Quick Wins pada Pusat Perancangan Undang-Undang Badan Keahlian DPR RI merupakan sebuah momentum awal bagi Sekretariat Jenderal dan Badan 72

73 Keahlian DPR RI untuk melaksanakan reformasi birokrasi secara konsisten dan berkelanjutan. Keluaran dari pelaksanaan Quick Wins adalah perbaikan sistem dan mekanisme kerja atau produk utama Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI yang sesuai dengan peran, tupoksi, dan karakteristiknya. Penentuan Quick Wins dilakukan dengan memperhatikan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 13 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Quick Wins. Setelah melalui keseluruhan langkah dalam penentuan Quick Wins, maka Sekretariat Jenderal DPR RI menetapkan bahwa Quick Wins tahun 2016 adalah Penyusunan Naskah Akademik dan Rancangan Undang-Undang. Penyusunan naskah akademik (NA) dan rancangan undang-undang (RUU) yang dilaksanakan di Pusat Perancangan Undang-Undang (Pusat PUU) merupakan salah satu tugas pokok dan fungsi Badan Keahlian DPR RI, sebagai struktur baru dalam Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR-RI. Penyusunan NA merupakan bagian penting dalam proses penyusunan RUU. Dalam Pasal 43 ayat (3) Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan disebutkan bahwa setiap Rancangan Undang-Undang yang berasal dari DPR, Presiden, atau DPD harus disertai Naskah Akademik. Produk NA dan Draft RUU menjadi indicator kinerja utama Badan Keahlian DPR RI. Saat ini penyusunan NA belum dapat mendukung pelaksanaan fungsi legislasi DPR RI secara maksimal karena belum memiliki batasan waktu dan standar pelaksanaan yang tepat. Substansi NA yang telah diselesaikan belum mencapai hasil yang optimal karena belum memuat berbagai aspek penting seperti perspektif perbandingan (ROCCIPI, RIA, dan regulatory cost and benefit analysis); waktu yang belum terstandar; dan belum ada keseragaman format antara bidang di lingkungan Pusat PUU. Terkait penyusunan RUU, kebutuhan akan RUU yang sesuai standar menjadi penting karena dapat menunjang salah satu tugas dan kewenangan DPR RI dalam fungsi legislasi. Penyusunan RUU harus sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, baik dalam tahapan maupun teknik perancangannya. Sebuah RUU idealnya mencerminkan konsep dalam NA (adanya kesesuaian antara NA dan RUU). Proses penyusunan NA dan draf RUU dinilai masih dapat ditingkatkan lebih dari 50% (estimasi perbaikannya). Kedua keluaran utama tersebut juga masih dalam kendali reformasi birokrasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI, tingkat kesulitan melakukan perbaikan kinerja dimaksud dapat dilakukan kurang dari 12 bulan. Berdasarkan identifikasi tersebut maka penyusunan NA dan RUU dalam mendukung fungsi legislasi DPR RI dapat dijadikan 2 (dua) program Quick Wins Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI Tahun

74 Secara umum kriteria keberhasilan Quick Wins pada Pusat Perancangan Undang-Undangan diharapkan dapat menjawab kebutuhan pelayanan keahlian di bidang legislasi, yaitu: a. Prolegnas yang menggambarkan prioritas kebutuhan pembangunan dan telah memiliki kajian awal. b. NA yang sesuai dengan standar yang diatur dalam UU No. 12 Tahun 2011 sesuai dengan lampiran 1 UU No. 12 Tahun c. RUU yang sesuai atau memenuhi standar penyusunan RUU dalam lampiran 2 UU No. 12 Tahun d. Kesesuaian RUU dan Naskah Akademik. e. Ketepatan waktu penyelesaian NA DAN RUU. f. Kualitas kajian dan rumusan dalam pendampingan pembahasan RUU. g. Mengurangi jumlah kesalahan drafting RUU yang telah mendapat persetujuan bersama sebelum dikirim ke Presiden. Kegiatan yang dilaksanakan dalam program Quick Wins ini dibagi ke dalam 3 kegiatan besar, yaitu: a. Pembenahan sistem kerja dalam rangka efektivitas dan efisiensi. Kegiatan ini dilaksanakan dengan melakukan: 1) Evaluasi dan penyusunan standar operasional prosedur (SOP) kedua Program Quick Wins, 2) Penyusunan manual standar format dan isi NA RUU, 3) Sosialisasi hasil revisi SOP dan standar format dan isi NA dan draf RUU. 4) Pelaksanaan aktivitas sesuai dengan rencana dan jadwal kerja. 5) Penyelesaian Quick Wins sesuai target dalam jadwal kerja, 6) Pelaksanaan uji coba penyusunan NA dan RUU sesuai dengan pedoman dan SOP. dan 7) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Quick Wins, akan dilaksanakan pada bulan November b. Penguatan Sumber Daya Manusia (SDM) Kegiatan yang dilakukan dalam penguatan SDM antara lain pemberian beberapa pendidikan dan pelatihan (diklat) bagi pemangku kepentingan yang terlibat dalam kegiatan Quick Wins. c. Penguatan Pendukung Kegiatan yang dilakukan berupa pengadaan Personal Computer (PC), Laptop, tape recorder, Alat Rumah Tangga Kantor (ARTK) pengadaan jaringan atau Local Area Network (LAN), pembuatan website Pusat PUU. 74

75 Capaian Quick Wins Penyusunan Naskah Akademik dan Rancangan Undang-Undang dapat digambarkan sebagai berikut: a. Evaluasi dan Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Evaluasi dan penyusunan SOP dilaksanakan pada bulan Maret sampai dengan Agustus Evaluasi dilakukan terhadap SOP tentang Penyusunan NA dan RUU Usul DPR RI di tahun 2010 oleh Deputi Perundang-undangan yang kemudian ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 911/SEKJEN/2010. SOP ini masih mengacu kepada struktur organisasi yang lama di bawah Deputi Perundang-undangan dengan 2 (dua) biro PUU, yaitu SOP tentang penyusunan NA RUU bidang Polhukhamkesra dan Ekkuindag. Berdasarkan evaluasi terhadap SOP tahun 2010 tersebut telah disempurnakan SOP dan disusun SOP yang belum ada sehingga menjadi 9 (sembilan)sop yaitu: 1) SOP Pembentukan Tim atas Permintaan NA dan RUU 2) SOP Penyusunan NA dan RUU 3) SOP Pengumpulan Data Penyusunan NA dan RUU 4) SOP Diskusi Pakar/ Narasumber dalam Penyusunan NA dan RUU 5) SOP Uji Konsep NA dan RUU 6) SOP dalam Harmonisasi, Pembulatan, dan Pemantapan Konsepsi RUU usul inisiatif DPR RI di Badan Legislasi 7) SOP Pendampingan Perumusan/Penyusunan NA dan RUU di AKD 8) SOP Pendampingan di Alat Kelengkapan DPR dalam Pembahasan RUU dengan Pemerintah 9) SOP Pendokumentasian Hasil Kerja SOP-SOP ini mengatur lebih rinci mengenai alur penyusunan NA dan RUU. Pelaksanaan pekerjaan dimulai dengan pembentukan tim, dilanjutkan dengan, pengumpulan data lapangan, penyusunan NA dan RUU, diskusi dengan pakar/narasumber, uji konsep hasil penyusunan NA dan RUU tersebut, hingga pendampingan di alat kelengkapan dewan (AKD) dalam perumusan/penyusunan NA dan RUU di AKD, harmonisasi, dan pembahasan RUU dengan Pemerintah. SOP ini telah memberi standar tenggat waktu sehingga akan terwujud konsistensi pada setiap kegiatan yang akan dilakukan. Sehingga diharapkan dengan adanya SOP ini pelaksanaan penyusunan NA dan draf RUU tidak lagi diselesaikan dalam jangka waktu yang berbeda-beda di masing-masing RUU dan tidak lagi berdasarkan permintaan dari Pimpinan alat kelengkapan Dewan yang terkadang sangat singkat, dengan demikian hasil NA dan draf RUU akan memenuhi standar dan berkualitas. 75

76 Kesembilan SOP tersebut telah diserahkan kepada bagian Ortala pada tanggal 23 Agustus 2016 untuk dilakukan penyempurnaan. Dari 9 SOP, sebanyak 5 (lima) SOP telah di-review dan dibahas oleh bagian Ortala bersama tim kerja Pusat PUU pada tanggal 24 Agustus Review SOP yang dilakukan Ortala meliputi: a. penyederhanaan alur mekanisme kerja; b. perbaikan mekanisme kerja; c. keterkaitan antar SOP; d. penyempurnaan bahasa; Bagian Ortala merekomendasikan untuk membuat SOP terpisah antara output kerja Perancang Undang-Undang dan Pertanggungjawaban Tata Usaha (Administrasi) yaitu SOP Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Pengumpulan Data dan Uji Konsep Penyusunan NA dan RUU. Review akan dilanjutkan dengan agenda pembahasan 4 SOP tersisa ditambah 1 (satu) SOP Laporan Pertanggungjawaban Tata Usaha (adminstrasi) pada tanggal 14 September b. Penyusunan Pedoman Penyusunan NA Pedoman/manual standar format penyusunan NA dan RUU yang disusun merupakan penyesuaian dari pedoman format penyusunan NA dan RUU yang berdasarkan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 menjadi pedoman format penyusunan NA dan RUU yang berdasarkan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 serta penyempurnaan dari mekanisme yang telah dilaksanakan. Penyusunan pedoman ini diperlukan untuk menyamakan pemahaman mengenai sistematika dan susbstansi Naskah Akademik RUU dan menjamin penympurnaan atau peningkatan kualitas NA. Pedoman penyusunan NA menguraikan dengan bahasa yang mudah dimengerti mengenai isi dari suatu NA RUU. Pada saat ini, pedoman penyusunan NA sampai pada tahap pengeditan dan penghalusan kalimat. Langkah selanjutnya adalah penerbitan dalam bentuk buku dan sosialisasi. Walaupun pedoman ini belum selesai, namun praktek penyusunan NA sudah disesuaikan dengan pedoman yang baru, sehingga secara tidak langsung telah dilakukan sosialisasi secara langsung dalam praktek penyusunan NA dan RUU. Beberapa substansi penting dalam pedoman ini adalah disamping menjelaskan lebih rinci dan sederhana mengenai isi NA, juga dilengkapi dengan lampiran yaitu instrument-instrumen pendukung seperti uraian singkat mengenai metode penelitian hukum, instrument Regulatory Impact Assesment, Regulatory 76

77 Cost and Benefit Analysis, dan metode ROCCIPI (Rule, Opportunity, Capacity Communication,Interest, Process, Ideology) c. Peningkatan Kapasitas Pejabat Fungsional Perancang Undang-Undang Kegiatan yang dilakukan dalam penguatan SDM antara lain melalui pendidikan dan pelatihan (diklat) bagi perancang undang-undang. Pendidikan dan pelatihan ini dilakukan untuk meningkatkan kompetensi pegawai di Pusat PUU dengan telah diikutkan dalam berbagai diklat. Diklat-diklat tersebut dilaksanakan pada bulan Januari sampai dengan September 2016 yaitu: Tabel 14 Pelatihan untuk Peningkatan Kompetensi di Pusat Perancangan Undang-Undang NAMA DIKLAT/SEMINAR/ NO WORKSHOP 1. Seminar Comparative Legislative Drafting Process The UK and Indonesian System 2. Workshop Penelitian Hukum dan Roccipi 3. Workshop Penelitian Hukum dan Roccipi 4. Seminar Nasional Penguatan BKD dalam Rangka Percepatan Reformasi DPR RI BKD I 5. Seminar Nasional Peningkatan Kapasitas Perancang TEMPAT DAN TANGGAL Hotel Sultan pada tanggal 24 Februari 2016 Hotel Santika BSD pada tanggal Maret 2016 Hotel Grand Zuri BSD pada tanggal Maret 2016 Ruang KK II DPR RI pada tanggal 28 April 2016 Hotel Royal Kuningan pada tanggal Agustus 2016 Ruang Rapat MKD pada tanggal 25 Agustus Workshop 71 Tahun DPR RI dan Kinerjanya 9. Diklat Bahasa Indonesia Park Hotel Jakarta pada tanggal 4 Agustus International Symposium Perbandingan Pembentukan Undang-Undang di Beberapa Negara di Dunia Hotel Bidakara Jakarta pada tanggal 22 Agustus Diklat Presentasi yang Efektif Ruang Belajar Pusdiklat Nusantara I pada tanggal Agustus Seminar Nasional tentang Ruang rapat KK II Terorisme (Pansus Terorisme) DPR RI 13. Seminar Sosialisai Layanan Perpustakaan Ruang Rapat Badan Anggaran Nusantara II PENYELENGGARA Westminster Foundation dan Pusat PUU BKD Westminster Foundation dan Pusat PUU BKD Westminster Foundation dan Pusat PUU BKD BKD DPR RI Pusat PUU BKD DPR RI dan Ditjen PP Kemenkumham Pusat Penelitian BKD DPR RI Pusdiklat Setjen DPR RI Ditjen PP Kemenkumham Pusdiklat Setjen DPR RI Pansus Terorisme DPR RI Perpustakaan DPR RI 77

78 NO NAMA DIKLAT/SEMINAR/ WORKSHOP TEMPAT DAN TANGGAL pada tanggal 31 Maret Seminar Evaluasi Sistem Aula Serba Guna Pustaka Ketenagajerjaan Pemerintahan Loka Gedung Nusantara IV Jokowi-JK Dalam Menghadapi pada tanggal 24 Maret Persaingan Global Ekonomi 2016 Sesuai dengan UUD NRI Tahun 1945 Pasal Seminar Nasional Evaluasi dan Nusantara IV pada tanggal Pembaharuan Hukum Pidana Agustus 2016 Nasional 16. Seminar Kesehatan Kerja Ruang Pansus B DPR RI pada tanggal 4 Maret Seminar Penanggulangan Stres Ruang Pansus B DPR RI pada bulan Maret Workshop on Development Effectiveness to Implement The SDGs Operational Room DPR RI pada tanggal Agustus 2016 PENYELENGGARA Komisi I DPR RI Komisi III DPR RI Pusdiklat Setjen DPR RI Pusdiklat Setjen DPR RI DPR RI d. Penguatan Sarana dan Prasarana Pendukung Sesuai hasil rapat website tertanggal 27 Juli 2016, saat ini sedang dalam penyusunan website PUU yang menjadi satu kesatuan dengan Website Badan Keahlian DPR RI. Namun kegiatan ini masih dalam proses untuk disesuaikan dengan pembentukan website Badan Keahlian DPR RI. Sedangkan sarana prasarana pendukung seperti computer belum dilaksanakan selama kegiatan quick wins ini. Kegiatan yang masih akan dilanjutkan pada tahun 2017 adalah sebagai berikut: a. Penyelesaian Pedoman Penyusunan Naskah Akademik. b. Penyelesaian SOP Penyusunan NA dan RUU. c. Penerapan Pedoman dan SOP 1) RUU tentang Kehutanan. 2) RUU tentang Perikanan. 3) RUU tentang Otoritas Jasa Keuangan. 4) RUU tentang Persandian. d. Pembuatan Website PUU e. Evaluasi dan Monitoring. f. Penyempurnaan kegiatan berdasarkan hasil evaluasi dan monitoring. 78

79 2. Sistem Informasi Legislasi Sistem informasi legislasi (Sileg) merupakan gambaran rekam jejak program legislasi nasional rancangan undang-undang. Aplikasi Sileg atau sistem informasi legislasi merupakan aplikasi yang telah dirintis Setjen DPR RI sejak tahun Dengan adanya sileg maka dapat memberikan informasi tentang proses legislasi di DPR RI dan masyarakat dapat mengakses proses penyusunan dan pembahasan RUU di DPR. Keberadaan sileg saat ini telah melalui tahapan implementasi, sosialiasi, evaluasi, dan perbaikan. Pada tahap implementasi, sileg telah dapat diakses secara online mengenai proses pembahasan rancangan undang-undang DPR RI. Selanjutnya dilakukan sosialiasi kepada seluruh pemangku kepentingan. Setelah berjalan terdapat evaluasi yaitu untuk memberikan informasi tentang proses awal pembentukan undang-undang, maka dilakukan penambahan menu penyusunan yang didalamnya terdapat informasi konsep naskah akademik dan draft RUU yang telah disiapkan oleh Badan Keahlian, selanjutnya dilakukan presentasi di hadapan Alat Kelengkapan, apabila telah disetujui akan diupload ke sileg. Selain itu juga dilakukan penambahan menu harmonisasi yang didalamnya terdapat informasi tentang konsep yang telah dilakukan harmonisasi di Badan Legislasi. Selain itu setelah melalui evaluasi, sileg yang baru juga memberikan kemudahan bagi masyarakat untuk memberikan feedback terkait penyusunan undang-undang yang ditujukan kepada masing-masing alat kelengkapan. Terkait pengisian/upload data sileg, perlu disusun pedoman. Hal ini untuk menjaga kelengkapan informasi yang ada dalam sileg. Gambaran perubahan sebelum dan sesudah evaluasi sileg sebagaimana terdapat dalam tabel berikut: Tabel 15 Gambaran Sileg sebelum dan sesudah evaluasi Lama 1. Proses pembahasan RUU tidak tampak dan masih berdiri sendiri 2. Tidak ada proses pembahasan penyiapan RUU 3. Menu Prolegnas, Harmonisasi, berdiri sendiri berada pada menu Badan Legislasi 4. Menu RUU berdiri sendiri, dalam menu RUU berisi tentang: Baru 1. Proses pembahasan setiap RUU terlihat jelas dan telah terintegrasi pada tautan setiap Nama RUU 2. Untuk mengetahui proses pembahasan setiap RUU dapat ditelusuri pada menu rekam jejak 3. Menu Prolegnas, Harmonisasi sudah terintegrasi pada setiap tautan Nama RUU, terdapat 2 kategori Prolegnas yaitu Prolegnas (long list) dan Prolegnas Prioritas yang telah dikelompokkan berdasarkan tahun 4. Pada menu Prolegnas dan Prolegnas Prioritas secara umum memuat informasi tentang: 79

80 Lama a. Nama RUU yang diusulkan b. Komisi/Pansus yang membahas c. komisi/pansus yang membahas Baru a. Nama RUU yang diusulkan b. Komisi dan Fraksi Pengusul RUU c. Masyarakat Pengusul d. Pasangan Kerja Komisi/Pansus pembahas RUU e. Komisi/Pansus yang membahas f. Status RUU g. Tanggal Pengusulan h. Posisi RUU i. Menu RUU yang berisi tentang deskripsi konsepsi (DPR/Pemerintah/DPD), rekam jejak, dan komisi/pansus yang membahas Aplikasi Sileg secara keseluruhan telah selesai digunakan secara baik. dibangun dan sudah bisa 80