Sistem Informasi Eksekutif Pemasaran Dengan Metode Drill Down

Transkripsi

1 Sistem Informasi Eksekutif Dengan Metode Drill Down M. Hadi Prayitno dan STMIK Bani Saleh, ABSTRAK - Pemantauan informasi pemasaran dalam suatu perusahaan diperlukan untuk menunjang proses bisnis. Informasi tersebut didapat dari kumpulan data yang disimpan dalam kurun waktu yang lama untuk selanjutnya diolah menjadi suatu informasi. Kebutuhan informasi oleh pengambil keputusan harus didapat dalam waktu relative cepat, efektif dan efisien. Informasi tersebut harus dapat menggambarkan kondisi yang saat ini terjadi, dan dapat pula menunjang keputusan untuk masa depan. Selain itu, para pengambil keputusan, haruslah dapat memperoleh informasi dimamapun dan kapanpun, serta memperoleh informasi yang menyeluruh dalam sebuah tampilan. Hal ini dapat dilakukan dengan menciptakan sebuah system informasi eksekutif, termasuk dalam hal pemasaran. Sistem informasi eksekutuif pemasaran yang dibangun dengan menggunakan metode Drill Down yang berfungsi untuk menampilkan informasi secara detail. Sistem akan menampilkan informasi berupa grafik dan table serta informasi yang bias dilihat secara terperinci. Sistem akan menjadi lebih efektif dan efisien jika menggunakan program berbasis web sebagai alat bantu. Data pemasaran disimpan ke dalam database guna mempermudah user dalam pencarian data. Sistem Informasi Eksekutif ini akan mempermudah seorang eksekutif dalam membuat sebuah keputusan guna kelangsungan perusahaan.memperhatikan hal diatas, dan agar sistem informasi eksekutif pemasaran dibangun sesuai dengan kebutuhan perusahaan, agar lebih terarah, maka harus dibangun dengan kaidah System Development Life Cycle (SDLC) dengan harapan system informasi eksekutif pemasaran ini dapat digunakan oleh perusahaan. Kata Kunci : Sistem Informasi Eksekutif, Drill Down, SDLC ABSTRACT - Monitoring of marketing information within a company is necessary to support business processes. The information is obtained from a collection of data stored in a long time to further processed into an information. Information needs by decision makers must be obtained in a relatively quick, effective and efficient. Such information should be able to describe the current conditions, and may also support decisions for the future. In addition, decision makers, must be able to obtain information at any time and anytime, and obtain comprehensive information in a view. This can be done by creating an executive information system, including in marketing. Executive marketing information system built using the Drill Down method that serves to display detailed information. The system will display information in the form of graphs and tables and information that can be viewed in detail. The system will be more effective and efficient if using a web-based program as a tool. Marketing data is stored into the database to facilitate the user in the search data. This Executive Marketing Information System will make it easier for an executive to make a decision for the company's continuity. Taking note of the above, and for executive marketing information systems built in accordance with the needs of the company, to be more focused, it must be built with the rules of System Development Life Cycle (SDLC) in the hope that this executive marketing information system can be used by the company. Keywords: Executive Information Systems, Drill Down, SDLC Diterima: 10 Juni 2017, Direvisi: 03 Agustus 2017, Diterbitkan: 15 September 2017 Jurnal Kajian Ilmiah 105

2 PENDAHULUAN Informasi merupakan hal penting dalam suatu organisasi. Penyampaian informasi yang kurang baik akan menyebabkan sistem tidak berjalan dengan baik pula. Sumber dari informasi adalah data, kemudian diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya. Informasi yang disampaikan dengan baik tentu akan membantu organisasi dalam mengambil keputusan. Hal ini tentu akan mempengaruhi kinerja organisasi tersebut menjadi lebih baik. Untuk itu suatu organisasi harus mengadakan penyesuaian dalam perkembangan teknologi saat ini, agar data dapat diolah lebih baik lagi supaya informasi yang didapatkan menjadi lebih mudah dibaca, mudah dimengerti serta dapat memperoleh detail dari informasi tersebut. Selama ini pihak eksekutif pada perusahaan mengalami kesulitan dalam mendapatkan informasi karena pencatatan pemasaran masih dilakukan secara manual. Sistem yang selama ini berjalan membutuhkan waktu banyak untuk mengelola data menjadi informasi. Selain itu pula, belum ada database sebagai tempat penyimpanan data, hal ini tentu rentan terjadinya kehilangan maupun kerusakan data. Kelemahan lain dari sistem manual adalah, update data rentan terjadi kesalahan sehingga data pemasaran belum akurat. Jadi untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan suatu Sistem Informasi Eksekutif yang memadai, yakni lengkap, praktis, cepat dan mudah, siap digunakan oleh pihak Eksekutif sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan. Sistem Informasi Eksekutif merupakan solusi yang mampu membantu menangani permasalahan dalam mendapatkan informasi tentang pemasaran di perusahaan tersebut. Sistem Informasi Eksekutif menampilkan informasi berupa dashboard, yakni laporan berbentuk grafik atau tabel yang mudah dipahami dan dimengerti. Dengan metode Drill Down, laporan dapat ditampilkan menjadi lebih spesifik dan mendetail. Selain itu, diperlukannya sistem berbasis web agar pihak eksekutif dapat mengakses sistem informasi eksekutif pemasaran dimanapun mereka berada dan lebih praktis. LANDASAN TEORI Sistem Informasi Eksekutif Menurut Gaol (2008:9) mendefinisikan bahwa sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang saling berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan serta menuju suatu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Sutabri (2005:8) sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya antara satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut McLeod (2008:245) Sistem Informasi Eksekutif (executive information system-eis) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan perusahaan secara keseluruhan. Sistem ini merupakan sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan eksekutif dalam mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang.. Menurut Djahir dan Pratita (2014:238) pemasaran adalah kegiatan perorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi, dan penentuan harga barang dan gagasan. Metode Drill Down Menurut McLeod (2008:534) drill down suatu cara untuk mendapatkan informasi di mana seorang pemecah masalah akan dapat menampilkan tampilan ringkasan, kemudian secara berturut-turut menampilkan rincian-rincian di tingkat yang lebih rendah. Jurnal Kajian Ilmiah 106

3 Metode drill down dapat memberikan informasi dan dapat diakses secara hierarkis, mulai dari yang bersifat umum atau global kemudian dipecah hingga ke level yang lebih detail. Informasi yang ditampilkan berupa grafik maupun tabel. METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini, pengembangan perangkat lunak, yang juga digunakan sebagai metode penelitian, menggunakan Model SDLC air terjun (waterfall). Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013:28-30) bahwa Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Berikut adalah tahapan-tahapan model waterfall yang digunakan: 1. Analisis kebutuhan perangkat lunak Proses pengumpulan kebutuhan perusahaan untuk mespesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan. 2. Desain Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan. 3. Pembuatan kode program Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain. 4. Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. 5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance) Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru. Dalam penelitian, obyek penelitian berada di PT Supernova Flexible Packaging yang berlokasi di Kawasan Industri Jababeka, 35 km di timur Jakarta, dan melibatkan para pihak yang terkait pada bagian Marketting. PEMBAHASAN Analisa Kebutuhan Dari penelitian ini, penulis telah menghimpun kebutuhan apa saja yang diharapkan dalam sistem baru yang akan diusulkan, diantaranya: 1. Banyaknya transaksi setiap bulan yakni sekitar 200 transaksi. 2. Penyampaian laporan pemasaran kepada Eksekutif dilakukan setiap bulan dan setiap awal tahun. 3. User yang mengakses sistem informasi eksekutif pemasaran ini, terdiri dari: 8 orang admin Marketing dan 7 orang level Eksekutif Marketing. 4. Sistem Informasi Eksekutif dapat diakses melalui web browser dan terhubung dengan jaringan internet. Akses bisa menggunakan perangkat komputer atau laptop dan handphone. Jurnal Kajian Ilmiah 107

4 Perancangan Sistem Informasi Eksekutif Dalam perancangan sistem ini terdiri dari dua sudut pandang yaitu sudut pandang User dan sudut pandang Logical.. Identifikasi Kebutuhan Sistem dari Sudut Pandang User Identifikasi dari sudut pandang user dapat digambarkan dengan keterlibatan aktor dalam lingkungan sistem informasi eksekutif yang akan dibangun. Gambar 1. SIE Usecase Diagram Identifikasi Kebutuhan Sistem dari Sudut Pandang Logikal Identifikasi dari sudut pandang logical digambarkan dalam Class Diagram, yang akan menggambarkan relasi data yang akan digunakan pada Sistem Informasi Eksekutif (SIE). Gambar 2. SIE Class Diagram Jurnal Kajian Ilmiah 108

5 Implementasi Sistem Informasi Eksekutif Gambar 3. Halaman Home Admin Gambar 4. Halaman Dashboard Perbandingan Efisien dan Efektifitas Tabel 1. Perbandingan Efisien dan Efektifitas No PERBANDINGAN EFISIEN DAN EFEKTIFITAS Sistem Berjalan tanpa SIE Sistem Informasi Eksekutif dengan Metode Drill Down 1 Informasi pemasaran dapat disajikan Informasi pemasaran dapat langsung setelah Assisten GM membuat laporan dipantau dengan mengakses web SIE 2 Informasi pemasaran tidak bisa dipantau secara mendetail Informasi pemasaran dapat dipantau secara mendetail dengan drill down 3 Membuat laporan pemasaran secara manual Transaksi pemasaran diinput ke sistem, lalu tim Eksekutif dapat melihat dan mencetak laporan pemasaran yang dibutuhkan 4 Transaksi disimpan dalam Transaksi disimpan di Ms. Excel dalam database 5 Pencarian data sulit Pencarian data lebih mudah dan cepat KESIMPULAN Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa penyampaian informasi pemasaran dapat lebih mudah dipahami oleh pihak eksekutif sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih cepat. Sistem Informasi Eksekutif yang dibuat mampu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif dalam memantau perkembangan pemasaran secara cepat dan tepat. Pihak eksekutif dapat mengakses system informasi eksekutif pemasaran berbasis web dimanapun mereka berada dan lebih praktis. DAFTAR PUSTAKA Gaol, C. J Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi.Grasindo, Jakarta. Gambar 5. Halaman Sales Area IBISA Evaluasi Paket Sistem Aplikasi: Sistem Evaluasi dan Auditing Sistem Aplikasi Bagi Perusahaan. Penerbit ANDI, Jogiyanto, H Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit ANDI, Jurnal Kajian Ilmiah 109

6 Junindar Panduan Lengkap Menjadi Programmer: Membuat Aplikasi Penjualan Menggunakan VB.Net. Mediakita, Jakarta. Kusrini, S.Kom dan Koniyo, Andri Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Penerbit ANDI, Laudon, Kenneth C dan Laudon, Jane P Sistem Informasi Manajamen, Edisi 10 Buku 1. penerbit Salemba Empat, Jakarta. Marlinda, Linda Sistem Basis Data. Penerbit ANDI, Mc Leod, Jr Raymond dan Schell, George P Sistem Informasi Manajemen Edisi 10. Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Oktavian, Diar Puji Menjadi Programmer Jempolan Menggunakan PHP. MediaKom, Sutabri, T Sistem Informasi Manajemen.Penerbit ANDI, Whitten, Jeffery L Metode Desain dan Analisis Sistem. Penerbit ANDI, Wibowo, Januar Sistem Informasi Eksekutif Berbasis Web pada Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU) PT. Pertamina,STIKOM Surabaya (2012). Widodo, Prabowo Pudjo dan Herlawati Menggunakan UML: UML Secara Luas Digunakan untuk Memodelkan Analisis & Desain Sistem Berorientasi Objek. Informatika Bandung, Jurnal Kajian Ilmiah 110