BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi Informasi adalah sektor yang paling dinamis dan inovatif. Perkembangan teknologi informasi memberikan kemudahan bagi manusia untuk membuat cara kerja sistem yang lebih praktis dalam melakukan suatu pekerjaan, salah satu adalah memonitoring verifikasi berkas pengajuan rencana kegiatan dibagian Keuangan. Pengimplementasian teknologi informasi dalam pengurusan berkas rencana kegiatan ini merupakan pengembangan dari perangkat lunak yang juga semakin berkembang seiring dengan perkembangan yang terjadi saat ini. Penerimaan verifikasi pengurusan berkas rencana kegiatan saat ini dibagian Keuangan Direktorat Jenderal Industri Kecil Menengah Kementerian Perindustrian masih manual menggunakan buku tulis. Didalam kementerian jika ingin melakukan suatu kegiatan, pasti akan memerlukan dana untuk menjalankannya kegitan tersebut. Maka dari Satuan Kerja masing-masing akan mengajukan berkas kegitan kebagian bagian Keuangan. Misal kegitan tersebuat adalah Perjalanan Dinas kesurabaya, kelengkapan berkas yang harus diajukkan seperti Surat Dinas, Daftar Usulan kegiatan,daftar nominative, SPP (Surat Permintaan Pembayaran) dan SPTJB (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja) yang sudah ditandatangani pimpinan. Setelah itu berkas tersebut dibawa kebagian Keuangan untuk diproses ke KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara) yang sebelumnya akan diverifikasi dibagian Keuangan untuk memastikan kelengkapan dan kebenaran berkas yang diajukan. Apabila didalam verifikasi dibagian Keuangan sudah dinyatakan benar dan tidak ada kekurangan dalam pengajuan berkas kegiatan, maka kelengkapan berkas akan diberikan SPM (Surat Perintah Membayar) yang disetujuin Kepala bagian keuangan. Jika berkas itu masih salah dalam penulisan atau kelengkapan berkas yang diajukan belum lengkap, maka verifikator dikeuangan akan mengembalikan berkas kegiatan tersebut Kesatuan Kerja. Berkas yang sudah disetujuin dibagian keuangan dan sudah dilengkapi dengan SPM (Surat Perintah Membayar), akan dikirim ke kantor KPPN (Kantor 1

2 2 Pelayanan Perbendaharaan Negara) untuk divalidasi. Dikantor KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara), berkas kegiatan yang sudah benar maka akan mendapatkan SP2D ( Surat Perintah Pencairan Dana ) yang akan dikirim kebagian keuangan untuk dicairkan dananya, terkadang masih ada juga berkas yang sudah diverifikasi dikeuangan sudah benar, namun dikppn (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara) masih terjadi kesalah, maka berkas tersebut akan dikembalikan dibagian keuangan dan dikirim balik ke Satuan Kerja.. Dalam pengiriman berkas pengajuan kegiatan kebagian keuangan, Satuan Kerja tidak bisa memantau berkas yang diajukan sudah di proses apa belum dibagian keuangan. Berkas yang belum terdokumentasi dengan baik mengakibatkan saat pencarian dokumen memerlukan waktu ekstra. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka masalah yang ada dirumuskan sebagai berikut. a. Bagaimana menjadikan suatu informasi yang selalu up to date yang dihasilkan dari masing-masing fungsi kerja dan dapat saling berintegrasi sehingga informasi yang dihasilkan dapat segera diketahui oleh tim kerja. b. Bagaimana membuat suatu sistem yang dapat membantu meminimalisir kesalahan dan kekurangan berkas yang terjadi. c. Bagaimana membuat suatu sistem yang dapat membantu dalam monitoring kerja dari masing-masing bagian kerja. d. Bagaimana membuat sebuah sistem dapat membantu dalam pencarian dokumen data lebih cepat. e. Bagaimana membuat suatu sistem yang dapat memberikan kejelasan waktu dalam pencairan dana kegiatan yang sudah diajukan. 1.3 Batasan Masalah Untuk menghindari pembahasan yang meluas maka dalam tugas akhir ini ditetapkan batasan-batasan masalah dengan hal-hal sebagai berikut: 1. Aplikasi yang dibangun untuk membantu Satuan Kerja memonitor berkas kegiatan yang diajukan dibagian keuangan.

3 3 2. Aplikasi yang dibangun ini nantinya juga berfokus membantu Verifikator untuk meminimalisir kesalahan dan kekurangan berkas. 3. Aplikasi ini dibangun hanya untuk mengurusi verifikasi berkas kegiatan saja. 4. Aplikasi ini berbasis web dan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan php basic, perancangan user interface dengan framework Bootstrap dan basis data yang digunakan adalah Microsof SQL Server. 1.4 Tujuan dan Manfaat Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, tujuan pelaksanaan penelitian ini adalah Monitoring berkas kegitan yang diajukan dibagian Keuangan juga membantu verifikator dalam memverifikasi berkas kegiatan yang diajukan dari Satuan Kerja agar minim akan kesalahan dan kekuarangan berkas data yang diajukan. Dan menghasilkan sebuah Web Aplikasi yang berguna untuk membantu dalam pengurusan berkas kegiatan baik dari satuan kerja dan dibagian keuangan sendiri, sampai dana cair sesuai dengan berkas yang diajukan. Manfaat dari penelitian dan perancangan aplikasi ini diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Satker mengetahui proses berkas kegiatan sampai mana diproses 2. Dalam memberikan informasi jika data salah dan kurang lengkap bisa melaui aplikasi ini. 3. Bukti penerimaan berkas dari satker kebagian keuangan lebih rapi dan aman tidak takut jika hilang bisa diliat diaplikasi ini dan diprint 4. Kerja verifikator lebih bisa dipantau dalam aplikasi ini karena adanya status berkas sampai mana. 1.5 Metode Penelitian 1. Penelitian Lapangan (Field Research) Melakukan pengamatan secara langsung dengan berusaha memaparkan kegiatan yang dilakukan sesuai dengan fakta yang terjadi. Dalam hal ini penulis melakukan penelitian, pengumpulan fakta dan data yang ada di Industri Kecil Menengah Kementerian Perindustrian

4 4 2. Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan cara : a. Observasi Pengumpulan data dengan pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian, dengan mencatat hal-hal penting yang berhubungan dengan judul laporan sehingga diperoleh data yang dapat mendukung pembuatan sistem informasi ini. b. Wawancara Wawancara dilakukan terhadap satuan kerja dan verifikator dibagian keuangan. mengenai sistem informasi yang ingin dibuat agar dapat mengidentifikasi kebutuhan yang diperlukan dalam sistem informasi tersebut. c. Studi Literatur Mengumpulkan data pendukung dan referensi dari buku, jurnal, serta artikel&e-book mengenai monitoring verifikasi suatu berkas. Agar memperoleh data teoritis yang berkaitan dengan masalah-masalah yang ada. 3. Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan untuk membuat Aplikasi Berbasis Web adalah metode waterfall atau sering disebut juga model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian dan tahap pendukung (support). Berikut ini adalah gambar model air terjun: Gambar 1.1 Ilustrasi Model Waterfall

5 5 1.6 Sistematika Penulisan Adapun dalam penulisan Tugas Akhir sistematika pembahasannya adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini berisi tentang Latar Belakang, Batasan Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat, Metode Penelitian dan Sistematika Penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Dalam bab ini berisi tentang rangkuman informasi yang dihimpun dari pustaka yang relevan dengan masalah yang menjadi objek kajian untuk memperluas basis informasi dalam melakukan kajian. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Dalam bab ini menguraikan tentang analisis terhadap permasalahan yang sedang diteliti meliputi analisis terhadap masalah sistem yang sedang berjalan, analisis hasil solusinya, analisis terhadap kebutuhan terhadap sistem yang diusulkan. Perancangan sistem menjelaskan rancangan untuk sistem baru yang akan dibuat. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Dalam bab ini menjelaskan hasil akhir dari rancangan yang sudah diselesaikan meliputi fungsi-fungsi yang akan ada pada sistem, masukan dan keluaran yang dihasilkan sistem. Pengujian dilakukan untuk memberikan nilai evaluasi terhadap sistem informasi manajemen proyek. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil implementasi sistem dan saran-saran untuk pengembangan sistem selanjutnya.