BAB I PENDAHULUAN. Surat dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB I PENDAHULUAN. Surat dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan"

Yanti Sutedja
6 tahun lalu
Tontonan:

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Surat dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan. (PP nomor 72 Tahun 2012). Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung yang beralamat di Jalan Drs. Warsito No. 35 Bandar Lampung. Instansi ini bertugas mengawasi pegawaian daerah Bandar lampung. Kegiatan operasional di Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung tidak terlepas dari pengolahan data salah satunya surat dinas. Pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih manual sehingga sering terjadi kesalahan pengarsipan dikarenakan masih manual dan sering terjadi surat masuk dan surat keluar rusak atau lama dicari kembali. Pentingnya surat dinas masuk dan keluar yang berjalan pada Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung sehingga diperlukannya suatu manajemen yang dapat menpermudah pengelolaan data yang berkaitan dengan surat dinas Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung. Hal ini seperti pengolahan data surat dinas masuk dan keluar. Data tersebut harus tersimpan dengan baik sehingga mudah untuk dicari apabila dibutuhkan oleh pimpinan. Dalam hal ini pihak Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung masih melakukan penyimpanan dan pemrosesan data secara manual. Data yang tersimpan masih berupa berkas-berkas yang disimpan dalam rak dan tidak

2 2 terpusatnya tempat penyimpanan surat dinas. Berdasarkan permasalahan diatas dibutuhkan suatu cara untuk mengatasi dan memecahkan masalah tersebut. Dalam hal ini Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung tentunya harus memiliki manajemen pengolahan data yang baik sehingga mempermudah penyimpanan, penataan, pemeliharaan dan pencarian kembali surat dinas yang dibutuhkan. Berkenaan dengan hal tersebut, dibutuhkan sebuah sistem untuk mengolah data dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi, sehingga diperlukan adanya perubahan sistem dari sistem pengolahan data manual menjadi sistem pengolahan data yang terkomputerisasi. Hal tersebut yang melatar belakangi penelitian ini dengan judul Rancang Bangun Rekayasa Perangkat Lunak Administrasi Surat Berbasis E - Document. 1.1 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka penulis mengangkat beberapa rumusan masalah yaitu : Bagaimana merancang sistem informasi pengolahan data surat dinas pada Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung berbasis E-Document. 1.2 Batasan Masalah Penulis membatasi penelitian ini antara lain : 1. Surat dinas yang dibahas pada penelitian ini adalah surat dinas masuk dan surat dinas keluar serta disposisi. 2. Pengembangan sistem pengolahan data surat dinas pada Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung menggunakan konsep waterfall.

3 3 3. Sistem pengolahan data surat dinas pada Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung dibangun menggunakan bahasa pemgrograman php dan MySQL sebagai databasenya dan ditulis menggunakan teks editor Dreamweaver. 4. Pengujian sistem menggunakan black box. 1.3 Keaslian Penelitian Penelitian tentang Pengolahan Data Surat Dinas ini belum pernah dibahas oleh peneliti terdahulu khususnya pada Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung, dan memiliki perbedaan serta pengembangan dari penelitian yang sudah pernah dilaksanakan oleh penelitian terdahulu di luar Perguruan Tinggi Teknokrat. Adapun penelitian terdahulu yang serupa namun terdapat perbedaan pada penelitiannya seperti : 1. Kartikasari, Siska Wahyu (2012). Penelitian dilakukan adalah tentang Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar pada Unit Pelaksanaan Teknis Taman Kanak - Kanak dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku. 2. Sofiyanto, Ari Dwi (2012). Penelitian dilakukan adalah Sistem Informasi Pengarsipan Surat Studi Kasus Kantor Dinas Pertanian Kota Surakarta. 3. Kurniasih, Nuning (2012). Penelitian dilakukan adalah Membangun Sistem Informasi Kearsipan. 4. Rico Rahmadeni, Syahyuman (2012). Penelitian dilakukan adalah Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Studi Kasus Kantor Cabang Perum Pegadaian Marapalam Padang.

4 4 5. Cahyaningrum, Nuning, Adi Dewanto (2012) Penelitian dilakukan adalah Pengembangan dan analisis Sistem Informasi pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Studi Kasus SMK Batik Perbaik Purwokerto. Keunggulan dalam penelitian Rancang Bangun Rekayasa Perangkat Lunak administrasi Surat Berbasis E Document. adalah : 1. Pada Sistem ini Surat Dinas yang dibahas Surat Dinas Masuk, Surat Dinas Keluar dan Disposisi. 2. Dalam sistem ini mampu menampilkan berita atau informasi lengkap dengan gambar serta softcopy dari Surat Dinas. 3. Selain menampilkan informasi surat dinas, sistem ini juga sebagai media informasi tentang Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung. 1.1 Manfaat Yang Diharapkan Bagi STMIK Teknokrat Bandar Lampung 1. Bentuk pengamalan pengabdian terhadap masyarakat. 2. Membantu menyelesaikan permasalahan pada Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung, sebagai bentuk tanggung jawab untuk turut serta dalam memanfaatkan komputer, khususnya software pengolahan data Bagi Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung 1. Mendukung pemberitahuan suatu informasi tentang kegiatan pengolahan data surat dinas pada Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung. 2. Meningkatkan pengambilan keputusan oleh pihak Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung.

5 Bagi Penulis 1. Mengamalkan ilmu yang telah penulis pelajari dan diperoleh di STMIK Teknokrat Bandar Lampung. 2. Memenuhi salah satu persyaratan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer pada jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Teknokrat Bandar Lampung. 1.6 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian perancangan dan implementasi sistem informasi pengolahan data surat dinas pada Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung sebagai berikut: 1. Merancang dan mengembangkan sistem pengolahan data surat dinas yang dapat diterapkan pada Bandan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung. 2. Menghasilkan sistem informasi pengolahan data surat dinas pada Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung. 3. Mengetahui kendala-kendala apa yang dihadapi serta mempermudah pengolahan data surat dinas baik surat dinas masuk dan surat dinas keluar, serta disposisi yang sebelumnya masih menggunakan sistem konvensional pada Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung dalam pengolahan surat dinas masuk dan keluar.

6 6 1.7 Metode Pengumpulan Data Dalam rangka memperoleh data dan informasi yang menjadi bahan dalam laporan ini dan untuk mempermudah dalam penulisan laporan ini, maka pengumpulan data pada laporan ini dilakukan dengan beberapa metode yaitu : 1. Wawancara (Interview) Wawancara yaitu mengadakan tanya-jawab dengan bagian pengarsipan pada Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung yang merupakan narasumber yang bertanggung jawab terhadap sistem pengarsipan yang berjalan. 2. Pengamatan (Observation) Pengamatan yaitu melakukan pengamatan secara langsung di Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung. 3. Tinjauan Pustaka (Library Research) Pembuatan laporan ini dilakukan dengan membaca buku Sosialisasi Penerapan Pedoman Tatalaksana Informasi yang berisikan standarisasi dan prosedural Surat Dinas pada Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung.

7 7 1.8 Sistematika Penulisan Laporan Skripsi Agar mempermudah mendapatkan gambaran umum secara singkat laporan ini, maka sistem penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Batasan Masalah, Keaslian Penelitian, Manfaat yang Diharapkan, Tujuan Penelitian, Metode Pengumpulan Data dan Sistematika Penulisan Laporan Skripsi. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi menjelaskan tentang Tinjauan Pustaka, Implementasi, Sistem, Pengolahan Data, Surat Dinas, Unifed Model Language (UML), Kamus Data, Dreamweaver, MySQL, Pengujian Perangakat Lunak, Analisis Kelayakan, Pemodelan. BAB III METODE PENELITIAN Bab ini berisi menjelaskan tentang Bahan Penelitian, Metodologi Penelitian, Analisis PIECES, Analisis Kelayakan, Analisis Kelayakan, UML, Kamus Data, Perancangan Antar Muka (Interface). BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Bab ini berisikan tentang Implementasi Program, Pengujian Sistem, Hasil Pengujian Sistem.

8 8 BAB V SIMPULAN DAN SARAN Bab yang berisikan simpulan dan saran yang dapat di ambil dari hasil kajian pembahasan atas perancangan dan implementasi sistem informasi pengolahan data surat dinas pada Badan Kepegawaian Daerah Bandar Lampung. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

dokumen-dokumen yang mirip

BAB I PENDAHULUAN.

BAB I PENDAHULUAN. BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi saat ini menuntut instansi pemerintah untuk melakukan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian