EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL ATAS FUNGSI PENJUALAN JASA PADA PT GRACINDO EXPRESS ABADI

Transkripsi

1 EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL ATAS FUNGSI PENJUALAN JASA PADA PT GRACINDO EXPRESS ABADI Vera Megawati, Hery Gunawan Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Jakarta Barat ABSTRACT Internal control evaluation aims to assess and examine the company's internal control related to sales function and provide recommendations on the existing issues. The research method used is literature and field studies. Based on the evaluation of internal control at PT. Gracindo Express Abadi, shows the internal control system of sales function in the company has been running well, but there are some weaknesses that need to be improved. For example, the company did not have a written standard operational procedure related the job functions, different price standard to each customer, management does not supervise regularly the activities of the warehouse and do not provide credit limit to customers. Based on these issues, the authors suggest that the company makes a written standard operational procedure related the job functions, classifying the price refer on the amount of shipments and uses the price list consistently, make regular supervise schedule of warehouse activities, determine the credit limit policy to customers.(vm) Keywords: Evaluation of Internal Control, Sales. ABSTRAK Evaluasi pengendalian internal bertujuan untuk menilai dan memeriksa pengendalian internal perusahaan atas fungsi penjualan apakah sudah memadai dan memberikan rekomendasi atas kelemahan yang ditemukan. Metode penelitian yang digunakan adalah kepustakaan dan studi lapangan. Berdasarkan hasil penelitian evaluasi pengendalian internal pada PT. Gracindo Express Abadi menunjukkan sistem pengendalian intern atas fungsi penjualan di perusahaan telah berjalan dengan cukup baik, tetapi masih terdapat beberapa kelemahan yang perlu untuk ditindaklanjuti. Seperti perusahaan tidak memiliki pedoman secara tertulis mengenai fungsi yang terkait, pemberian harga yang berbeda kepada setiap pelanggannya, manajemen perusahaan tidak melakukan peninjauan secara rutin atas aktivitas gudang, tidak memberikan limit kredit kepada pelanggan. Melalui kelemahan yang ditemukan, diberikan saran agar perusahaan membuat prosedur atas fungsi yang terkait secara tertulis, dibuat daftar harga sesuai pengelompokkan berdasarkan kuantitas pengiriman dan perusahaan secara konsisten menggunakan daftar harga tersebut, dibuatnya jadwal rutin untuk peninjauan aktivitas gudang oleh manajemen perusahaan, memberlakukan kebijakan limit kredit kepada setiap pelanggan.(vm) Kata kunci : Evaluasi Pengendalian Internal, Penjualan PENDAHULUAN Pertumbuhan bisnis dan perekonomian di zaman sekarang semakin berkembang sehingga menuntut perusahaan untuk bersaing semakin ketat untuk memperoleh keuntungan yang maksimal. Terutama bisnis dalam bidang ekspor dan impor yang perkembangannya semakin terlihat dari banyaknya produk Luar Negeri yang banyak beredar di Indonesia misalnya produk makanan dan minuman, pakaian, peralatan rumah tangga,aksesoris-aksesoris, dan produk lainnya. Keberhasilan perusahaan dalam mendapatkan keuntungan yang maksimal tidak terlepas dari penerapan pengendalian internal yang efektif dan efisien. Untuk mengukur efektifitas dan efisiensi pada fungsi penjualan adalah dengan melakukan pemeriksaan atas sistem penjualan perusahaan dari awal terjadinya pemesanan sampai uang diterima. 1

2 Pengendalian internal atas fungsi penjualan ini dilakukan dengan harapan untuk mengontrol dan melihat prosedur yang dijalankan apakah sudah baik, dan memberikan rekomendasi-rekomendasi untuk perbaikan bagi perusahaan. Sebelumnya telah terdapat penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Dahlia Ayu Purnamasari berjudul Evaluasi Pengendalian Internal atas Penjualan, Piutang Usaha, dan Penerimaan Kas pada PT Bediri Mobilindo yang dilakukan pada tahun Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi kegiatan operasional bagian penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas PT Berdiri Mobilindo, apakah sudah berjalan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif eksploratoria (studi kasus), yaitu metode yang bertujuan untuk memahami, merumuskan dan menjelaskan masalahmasalah yang terdapat dalam penelitian, penyususunan teoritus, serta pengembangan dan alternatif solusi yang dapat dilakukan. Penelitian ini memusatkan diri secara intensif pada suatu objek tertentu yang dipelajari sebagai suatu data. Data penelitian yang diperoleh dari penelitian ini selain mendalam, juga beragam dan sangat detail. Lingkungan penelitian yang digunakan adalah PT Berdiri Mobilindo yang bergerak di bidang dealer mobil pada penjualan kredit atau tunai (cash). Hasil dari penelitian tersebut adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan tidak melakukan penyeleksian pemberian kredit dan tidak memiliki limit kredit. 2. Karyawan mengerjakan tugas ganda. 3. Kegiatan penjualan dalam suatu perusahaan merupakan suatu kegiatan penting, 4. Sistem pengendalian internal yang baik. Selain penelitian tersebut terdapat pula penelitian yang membahas topik serupa dengan judul Evaluasi Pengendalian Internal atas Fungsi Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas pada CV. Harmoni Jaya yang sebelumnya dilakukan oleh Juventia Margaretha Sahe pada tahun Penelitian ini bertujuan untuk memeriksa pelaksanaan operasional penjualan, piutang dan penerimaan kas perusahaan apakah sudah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya. Metodologi penelitian yang digunakan adalah penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan. Hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas telah cukup memadai. Hal ini ditunjukkan dengan adanya kekuatan yang dimiliki perusahaan antara lain perusahaan memiliki target penjualan dan target tersebut dicapai dengan baik, dokumen-dokumen yang terkait dengan fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas sudah bernomor urut tercetak, proses otorisasi secara umum diatur sesuai dengan tugas dan wewenang masing-masing bagian, pengiriman barang berdasarkan surat jalan, dilakukan pengecekan status piutang sebelum transaksi berikutnya, laporan penjualan dibuat setiap bulan dan diserahkan kepada pemilik perusahaan. Tetapi masih terdapat beberapa kelemahan yang masih perlu diperbaiki antara lain, yang pertama perusahaan tidak memiliki pedoman secara tertulis atas prosedur kebijakan penjualan, piutang dan penerimaan kas. Prosedur yang berjalan di perusahaan sekarang ini hanya disampaikan secara lisan. Hal ini menyebabkan berkurangnya kefektifan kegiatan operasional perusahaan dan memungkinkan terjadinya ketidaksesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan prosedur yang berjalan. Yang kedua tidak adanya pemisahan tugas antara bagian admin dan bagian keuangan yang dikarenakan perusahaan percaya dan yakin bahwa orang tersebut dapat melakukan beberapa tugas sekaligus dengan baik dan juga untuk efisiensi kegiatan operasional perusahaan. Hal ini mengakibatkan beberapa pekerjaan tidak terselesaikan dengan baik karena masing-masing karyawan kurang fokus dalam menjalankan tugasnya. Yang ketiga gudang perusahaan dapat diakses oleh siapa saja dikarenakan lokasi gudang dan kantor perusahaan berada didalam bangunan yang sama dan tidak ada jalan lain selain melewati gudang untuk menuju ke kantor sehingga kemungkinan kehilangan barang meningkat. Yang keempat perusahaan tidak melalukan pemisahan tempat barang retur dan barang berkualitas baik. Barang retur dan barang berkualitas baik di tempatkan di tempat yang sama dan disimpan menurut jenis dan tipenya sehingga menyebabkan tidak terkontrolnya kuantitas barang retur tersebut dan memungkinkan perusahaan dengan kondisi tanpa sadar menjual barang retur tersebut dengan kategori barang berkualitas baik sehingga dapat merugikan pelanggan dan dapat merusak nama baik perusahaan itu sendiri. Yang kelima pembayaran piutang perusahaan oleh pelanggan tidak menentu dan sesuai dengan keinginan pelanggan untuk melunasi piutang tersebut karena tidak adanya jangka waktu yang ditentukan perusahaan mengenai pelunasan kredit. Hal ini mengakibatkan banyak pelanggan yang melakukan pelunasan piutang dalam jangka waktu yang lama dan memungkinkan terjadinya penipuan oleh konsumen yang tidak bertanggungjawab untuk melunasi hutangnya. Berdasarkan latar belakang yang telah disebutkan di atas, maka masalah yang akan dibahas atau diidentifikasi sebagai berikut: 2

3 1. Bagaimana pengendalian internal atas fungsi penjualan jasa ekspor impor pada PT. Gracindo Express Abadi sudah efektif dan berjalan sesuai dengan prosedur? 2. Bagaimana sistem pengendalian internal atas fungsi penjualan jasa ekspor impor PT. Gracindo Express Abadi telah sesuai dengan metode COSO? Tujuan yang diharapkan dari penulisan skripsi adalah untuk mengevaluasi prosedur pengendalian internal atas fungsi penjualan pada PT. Gracindo Express Abadi, mengevaluasi pengendalian internal perusahaan berdasarkan komponen COSO, mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan yang berkaitan dengan pengendalian internal yang diterapkan pada PT. Gracindo Express Abadi, menilai efektivitas dan efisensi dari kegiatan internal perusahaan sehingga memaksimalkan penjualan. METODE PENELITIAN Dalam mencari dan mengumpulkan data yang diperlukan, peneliti menggunakan teknik penelitian lapangan yang dilakukan dengan cara langsung dan jelas pada objek penelitian. Dalam teknik ini, digunakan dua cara yakni : 1. Kepustakaan (Library Research) Penelitian ini dilakukan dengan mencari informasi dan data yang berkaitan dengan topik skripsi melalui teori-teori dari buku-buku auditing, audit manajemen, audit operasional atas fungsi penjualan, jurnal ilmiah dan literatur-literatur lain berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas. 2. Penelitian lapangan (field research) Penelitian ini dilakukan dengan melihat langsung dan meminta data-data yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini. Metode yang digunakan : a. Wawancara dan diskusi Wawancara dilakukan untuk mendapatkan data secara langsung dari narasumber. Wawancara ini dilakukan di kantor PT Gracindo Express Abadi dengan Bapak Budiono selaku Direktur perusahaan. Dalam sesi wawancara tersebut diharapkan mendapatkan kondisi perusahaan yang sedang berjalan, sejarah perusahaan, kegiatan operasional terutama fungsi penjualan perusahaan yang diterapkan perusahaan selama ini. b. Pengamatan Pengamatan terhadap objek penelitian ini dilakukan di kantor PT Gracindo Express Abadi yang berlokasi di Jalan Pejagalan 1 Komplek 72 nomor 11 Jakarta Barat. Pengamatan ini dilakukan dari bulan Januari 2014 yang diharapkan selama pengamatan yang dilakukan di PT Gracindo Express Abadi ini dapat memperoleh informasi dan kondisi yang diperlukan untuk penelitian, khususnya mengenai pengendalian internal atas fungsi penjualan yang diterapkan perusahaan secara lebih spesifik. c. Konfirmasi Data yang diperoleh dari hasil wawancara dan pengamatan yang telah dilakukan sebelumnya akan dikonfirmasikan kepada Direktur perusahaan untuk memastikan data yang diperoleh sudah sesuai. d. Dokumentasi Penulusuran ulang dokumen yang mendukung pelaksanaan proses yang terkait dengan kegiatan penjualan. HASIL DAN BAHASAN Prosedur yang dilakukan mengenai evaluasi pengendalian internal atas fungsi penjualan jasa pada PT Gracindo Express Abadi adalah sebagai berikut: 1. Melakukan evaluasi sistem pengendalian internal. 2. Melakukan pengamatan terhadap proses penjualan. 3. Membuat Internal Control Qustionnaires (ICQ). 4. Melakukan evaluasi dan mengumpulkan bukti-bukti penjualan. 5. Memberikan usulan perbaikan kepada perusahaan. Hasil evaluasi sistem pengendalian internal atas fungsi penjualan jasa berdasarkan komponen COSO: 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) 3

4 a) Komitmen kepada Integritas dan Nilai Etika Pada PT. Gracindo Express Abadi, direktur mengkomunikasikan peraturan mengenai tugas yang harus dijalankan kepada karyawan secara lisan dan tidak terdapat pernyataan kebijakan secara tertulis, akan tetapi direktur sangat menjunjung tinggi nilai kejujuran, sebagai contoh atasan mengharuskan biaya-biaya yang dikeluarkan saat perjalanan mengantar paket kiriman ke pelanggan harus disertai bukti pembayaran (seperti: struk pembayaran tol, struk pengisian bahan bakar, struk parkir, dan biaya lainnya), apabila tidak ada bukti pembayaran maka biaya yang sudah dikeluarkan tidak akan ditanggung oleh perusahaan. Dengan begitu, karyawan akan bertanggungjawab dan tidak melakukan kecurangan atas biaya yang dikeluarkan. Dari hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, terdapat beberapa hal yang telah dilakukan oleh perusahaan terkait dengan integritas dan nilai etika, setiap pegawai menjalankan tugasnya masing-masing, perusahaan telah membentuk kebijakan yang sesuai dengan tujuan dari bisnis, perusahaan telah menciptakan komunikasi yang baik kepada semua karyawan dalam bentuk lisan dengan selalu mengadakan diskusi setiap harinya tentang keluhan pekerjaan yang dialami oleh masing-masing karyawan dan solusi yang tepat dalam menghadapi masalah. b) Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen PT. Gracindo Express Abadi memiliki prosedur dalam memberikan penjualan kredit kepada pelanggan. Untuk pelanggan baru akan diberikan sistem kredit apabila sudah melakukan pengiriman minimal sebanyak dua kali dalam satu bulan, maka pada pengiriman ketiga diperbolehkan untuk menggunakan sistem kredit. Sedangkan untuk pelanggan yang sudah lama diperbolehkan menggunakan sistem kredit dengan batas pembayaran 2 minggu setelah barang diterima di tempat pelanggan. Hal tersebut dilakukan agar bagian yang menjalankan fungsi penjualan dapat memantau terjadinya transaksi. Dengan adanya otorisasi oleh direktur atas penjualan, dapat memantau dalam kegiatan transaksi tersebut, sehingga dalam transaksi penjualan berdasarkan prosedur yang ada. c) Struktur Organisasi PT. Gracindo Express Abadi belum memiliki struktur organisasi secara tertulis yang menjelaskan wewenang dan tanggung jawab, serta garis pelaporan yang tepat. Direktur hanya memberitahukan secara lisan mengenai tingkatan posisi, bagian, tugas dan wewenang masing masing karyawan. Direktur menganggap perusahaan belum terlalu besar sehingga tidak perlu membuat struktur organisasi secara tertulis. Tanpa adanya struktur organisasi yang secara tertulis dianggap karyawan sudah dapat melihat dan mengerti dengan jelas tugas dan wewenang masingmasing. PT. Gracindo Express Abadi untuk kedepannya sebaiknya membuat SOP untuk sistem perekrutan dan jobdesk (uraian tugas/gambaran pekerjaan) karyawan secara tertulis. Melalui uraian tugas tersebut sangat mendukung kinerja atas perusahaan karena melalui wewenang serta tanggung jawab yang tertulis dalam SOP PT.Gracindo Express Abadi, jobdesk masing-masing karyawan saling terkait dan saling membantu guna mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya uraian tugas juga dapat membantu untuk menghindari double job ataupun overlap perkerjaan karyawannya, sehingga karyawan dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Double job artinya satu orang mengerjakan dua pekerjaan yang berbeda, sebaliknya overlap artinya satu pekerjaan dikerjakan oleh dua orang/lebih dimana sebenarnya pekerjaan tersebut sudah cukup apabila dikerjakan oleh satu orang. Dengan demikian, aktivitas yang terjadi didalam perusahaan menjadi lebih lancar karena setiap karyawan mengerti dengan jelas atas wewenang dan tanggung jawabnya dan memahami pengaruh atas tindakannya terhadap aktivitas di perusahaan. d) Komite Audit Dalam PT. Gracindo Express Abadi, terdapat dewan komisaris. Hal ini bisa dilihat dari struktur organisasi perusahaan yang telah dipaparkan pada BAB 3. Mengingat PT. Gracindo Express Abadi berasal dari perusahaan milik keluarga, jadi dewan komisaris tersebut adalah pemilik perusahaan PT. Gracindo Express Abadi itu sendiri. Jadi dewan komisaris dalam PT. Gracindo Express Abadi tidak seperti dewan komisaris di perusahaan perseroan terbatas pada umumnya yang memiliki wakil pemegang saham dalam perusahaan. Jadi owner perusahaan yang 4

5 berkuasa serta mengawasi pengelolaan data perusahaan yang dilaksanakan oleh manajemen. Owner perusahaan juga aktif menjalankan fungsi seperti dewan komisaris. Untuk komite audit, PT. Gracindo Express Abadi tidak memiliki komite audit yang independen. PT. Gracindo Express Abadi beralasan karena ini adalah perusahaan keluarga, jadi dewan komisaris merasa tidak memerlukan bantuan dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya dalam memegang tanggung jawab. Owner perusahaan tersebut memberikan kepercayaan tanggung jawab langsung kepada direktur utama selaku pemimpin semua dewan. Owner melakukan pemeriksaan laporan keuangan yang dibuat oleh bagian keuangan setiap bulannya. Hal tersebut dapat memungkinkan terjadinya kecurangan, penggunaan kas perusahaan oleh karyawan. Karena owner hanya memeriksa laporan keuangan setiap bulan sekali. Oleh karena ketiadaan komite audit untuk pengawasan di dalam perusahaan, maka disarankan sebaiknya perusahaan mengoptimalkan ketiadaan komite audit dengan pengawasan internal yang kuat. Sehingga owner yang bertindak sebagai dewan komisaris dan direktur utama selaku pemimpin semua dewan harus memantau secara rutin operasional perusahaan secara rutin sehingga dapat terkendali dengan baik. Disarankan juga untuk membuat laporan keuangan harian yang akan diperiksa direktur untuk meningkatkan pengendalian pada perusahaan. Dengan dibuat laporan keuangan harian maka owner dapat mengontrol transaksi yang berjalan, serta pemasukan dan pengeluaran kas. e) Metode Penerapan Wewenang dan Tanggung jawab PT. Gracindo Express Abadi belum memiliki kebijakan tertulis mengenai wewenang dan tanggung jawab untuk karyawannya. Selama ini pembagian tugas dan wewenang disampaikan langsung secara lisan oleh direktur kepada karyawannya. Perusahaan diangap belum terlalu besar dan jumlah karyawan juga tidak banyak, direktur merasa pebagian tugas dan wewenang yang disampaikan langsung secara lisan sudah cukup dapat dimengerti oleh setiap karyawannya. f) Praktik dan Kebijakan tentang Sumber Daya Manusia Perekrutan karyawan pada PT. Gracindo Express Abadi dilakukan oleh direktur perusahaan sendiri. Dalam perekrutan karyawan, direktur selalu mencari orang yang berkompeten dalam bidangnya. Misalnya untuk pekerjaan dibidang keuangan dan accounting, direktur mencari orang yang memiliki latar belakang pendidikan sarjana ekonomi dan telah memiliki pengalaman bekerja. Lain halnya untuk karyawan yang ditugaskan sebagai sopir, direktur tidak memberikan persyaratan khusus seperti pendidikan, karena biasanya akan diajarkan terlebih dahulu mengenai apa saja tugas yang harus dilakukan. Dalam perekrutan karyawan, direktur hanya melakukan wawancara, melihat latar belakang pendidikan serta pengalaman pelamar kerja. Tidak ada ujian-ujian yang dilakukan secara tertulis. 2. Penilaian Risiko (Risk Assessment) Penilaian risiko meliputi pertimbangan risiko yang dihubungkan dengan risiko yang terdapat dalam pelaporan keuangan serta berhubungan dengan teknologi informasi. Berikut merupakan beberapa risiko yang harus diantisipasi oleh PT Gracindo Express Abadi: a) Risiko Pesaing Baru Risiko ini muncul karena semakin besar peluang bisnis ekspor impor barang. Semakin banyak muncul perusahaan yang menyediakan jasa pengiriman ekspor impor dan tentunya dengan harga yang sangat bersaing. PT Gracindo Express Abadi merasa munculnya pesaing baru adalah ancaman sekaligus tantangan bagi perusahaan. Tantangannya adalah mendorong perusahaan untuk terus meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan. b) Risiko Piutang Tak Tertagih Perusahaan dalam melaksanakan penjualan kredit tidak menetapkan kebijakan limit kredit bagi pelanggan, sehingga pelanggan yang masih memiliki hutang atau jatuh tempo yang seharusnya sudah dilunasi tetap dapat melakukan permintaan jasa pengiriman. Perusahaan memberi kepercayaan yang besar terhadap pelanggan dan perusahaan tidak ingin membatasi transaksi pelanggan. Perusahaan tidak ingin kehilangan pelanggan dengan batasan kredit. c) Risiko Barang Rusak Perusahaan mempunyai risiko pengiriman barang yang cukup besar. Kadangkala barang yang dikirim ke dalam maupun luar negeri terdapat kerusakan saat barang tiba di Negara tujuan. Biasanya risiko barang yang terjadi kerusakan yaitu saat melakukan pengiriman peralatan 5

6 kesehatan, sparepart mesin karena barang tersebut memiliki komponen-komponen yang sensitif dan mudah rusak apabila terjadi pemindahan barang yang dilakukan dengan tidak hati-hati. Namun perusahaan telah mengatasi risiko adanya barang rusak dengan menyarankan kepada pelanggan untuk menjaminkan barangnya dengan asuransi, sehingga segala kerusakan saat pengiriman akan ditanggung oleh jasa asuransi. Dengan begitu, perusahaan tidak menanggung kerugian atas barang rusak. Terdapat juga risiko pengiriman barang sampai ke pelanggan tidak sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Perusahaan telah meningkatkan pengendalian pada permasalahan keterlambatan barang dengan melakukan pengiriman hanya melalui jalur udara, sebelumnya perusahaan melakukan pengiriman barang melalui jalur laut. Akan tetapi setelah melakukan pengiriman jalur udara juga masih menimbulkan permasalahan keterlambatan, keterlambatan tersebut biasanya muncul akibat dari keterlambatan pada agen pengirim di luar negeri dalam melakukan pengiriman sehingga mempengaruhi waktu penyampaian barang. Perusahaan harus selalu follow up agen pengirim supaya melakukan pengiriman tepat waktu dan menciptakan komunikasi dua arah yang baik. d) Risiko kecelakaan dan musibah yang tidak diprediksi PT. Gracindo Express Abadi tidak ingin mengalami kerugian yang besar yang dapat disebabkan oleh hal-hal seperti pencurian produk, kebakaran serta bencana alam. Oleh karena itu, perusahaan mengantisipasi risiko tersebut dengan memiliki bagian keamanan untuk mencegah adanya pencurian produk dan menyediakan tabung pemadam kebakaran di setiap sudut ruangan serta mengasuransikan bangunannya sehingga kerugian yang terjadi akibat kebakaran ditanggung oleh asuransi. 3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Aktivitas pengendalian terhadap penjualan atas PT. Gracindo Express Abadi, diantaranya: a) Pemisahan Tugas Dalam perusahaan sudah terdapat pemisahan tugas antara bagian penjualan, bagian pemasaran, bagian keuangan, bagian penagihan. PT. Gracindo Express Abadi telah memiliki struktur organisasi yang cukup baik dan memadai tetapi perusahaan hanya melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab secara lisan kepada setiap karyawan. SOP tertulis sangat penting dimiliki perusahaan dimana untuk memberikan penjelasan atas jobdesk masing-masing karyawan. Oleh karena itu, perusahaan disarankan untuk membuat SOP secara tertulis sehingga karyawan memahami wewenang dan tanggungjawab. b) Otorisasi yang Memadai atas Transaksi dan Aktivitas Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari direktur untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dengan demikian, sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya. Dengan adanya otorisasi tersebut akan mencegah adanya kecurangan dan penyelewengan yang dilakukan karyawan. Apabila terjadi kehilangan atau kesalahan data atau dokumen maka karyawan mana yang bertanggung jawab menjadi jelas dengan adanya otorisasi. c) Dokumen dan Catatan yang Memadai Perusahaan telah memiliki dokumen-dokumen pendukung yang digunakan dalam kegiatan penjualan seperti faktur penjualan, packing list, surat penagihan, surat penawaran harga, surat konfirmasi pemesanan jasa. Dokumen-dokumen pendukung pada kegiatan penjualan telah bernomor urut tercetak dikarenakan untuk mempermudah apabila terjadinya kesalahan. Maka dari itu, adanya dokumen penjualan yang bernomor urut cetak, agar dokumen penjualan tidak disalahgunakan demi kepentingan pribadi dan meminimalkan risiko kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. 4. Infomasi dan Komunikasi Bagian keuangan hanya mengidentifikasi dan mencatat transaksi yang valid berdasarkan dokumen- dokumen pendukung. Sehingga apabila ada kesalahan dapat ditelusuri jejaknya. Dokumendokumen yang digunakan berupa PO, SJ, faktur penjualan, bukti penerimaan kas/bank. Piutang yang telah dilunasi akan ditandai dengan memberikan cap pada faktur penjualan. Direktur memberikan kepercayaan kepada bagian keuangan dengan menyerahkan tugas menerima dan mengeluarkan kas serta melakukan pencatatan keuangan. Direktur hanya menerima laporan keuangan yang dibuat oleh bagian keuangan setiap bulannya disertai dengan bukti dokumen pendukung. 6

7 Informasi laporan keuangan hanya diterima sebulan sekali oleh direktur, hal tersebut mengakibatkan bagian keuangan dapat dengan mudah melakukan kecurangan dan penyalahgunaan. 5. Pemantauan Pemantauan melibatkan penilaian rancangan pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Pemantauan dapat dilaksanakan melalui aktivitas yang berkelanjutan. Dari hasil pemantauan maka dapat diketahui kelemahan yang terdapat pada perusahaan sehingga dapat mencari solusi perbaikan. Perusahaan tidak memiliki auditor internal yang menilai kinerja perusahaan. Direktur memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh bagian keuangan sebulan sekali dan sesekali meninjau kinerja karyawannya. Dan direktur melakukan pemantauan melalui adanya keluhan yang diterima dari pelanggan, seperti adanya kerusakan saat barang diterima pelanggan, barang yang hilang pada saat perjalanan pengiriman barang. Direktur PT. Gracindo Express Abadi sangat tegas dalam memberikan tugas kepada karyawannya. Oleh karena itu karyawan merasa segan dan sangat menghormati direktur sehingga karyawan tidak berani melakukan kecurangan. Maka direktur memberi kepercayaan penuh terhadap kinerja karyawan dan pemantauan kinerja karyawan tidak dilakukan secara periodik. SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Pengendalian internal atas fungsi penjualan jasa ekspor impor pada PT. Gracindo Express Abadi sudah berjalan cukup efektif sesuai dengan prosedur perusahaan dan sudah cukup sesuai dengan metode COSO. Hasil penelitian terhadap pengendalian internal atas fungsi penjualan jasa ekspor impor pada PT. Gracindo Express Abadi dilakukan dengan mengevaluasi berdasarkan komponen-komponen pengendalian internal COSO yaitu lingkungan pengendalian, aktivitas pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, dan pemantauan. Simpulan juga diperoleh dari hasil evaluasi prosedur yang berjalan di dalam perusahaan. Dari hasil evaluasi tersebut, ditemukan beberapa kelebihan di dalam pengendalian internal yang di terapkan oleh PT. Gracindo Express Abadi, antara lain: 1. Faktur penjualan PT. Gracindo Express Abadi sudah bernomor urut tercetak. Pemberian nomor urut tercetak ini dimaksudkan untuk pengawasan terhadap penggunaan faktur penjualan tersebut. 2. Semua transaksi perusahaan diotorisasi secara langsung oleh Direktur PT. Gracindo Express Abadi. Direktur perusahaan sendiri yang melakukan otorisasi karena perusahaan belum terlalu besar sehingga tidak memiliki bagian khusus untuk otorisasi transaksi dan direktur merasa dapat melakukan otorisasi langsung agar transaksinya lebih terkendali. 3. Laporan penjualan PT. Gracindo disusun setiap bulan dan diserahkan kepada pemilik perusahaan yang juga merupakan dewan komisaris di PT. Gracindo Express Abadi. Dewan komisaris juga melakukan pemeriksaan atas laporan keuangan yang disusun oleh bagian accounting. 4. Komunikasi yang baik antar semua anggota perusahaan. Komunikasi yang baik dapat menunjang keefektifan dalam bekerja sehingga semua informasi yang disampaikan atasan ke karyawan dan sebaliknya dapat dimengerti dengan baik. 5. Semua kegiatan dalam perusahaan berjalan dengan baik karena direktur dan pemilik perusahaan selalu berada di dalam kantor dan mengawasi semua aktivitas yang terjadi setiap harinya. Apabila ada masalah yang muncul, karyawan lagsung mengkomunikasikan kepada direktur agar diberikan solusi yang tepat. Selain kelebihan dalam pengendalian internal fungsi penjualan, adapun beberapa kelemahan yang didapat setelah melakukan analisa komponen pengendalian internal COSO dan evaluasi prosedur yang masih perlu diperbaiki, antara lain: 1. Perusahaan tidak memiliki pedoman secara tertulis atas prosedur kebijakan penjualan. Prosedur yang berjalan di perusahaan sekarang ini hanya disampaikan secara lisan. Hal ini menyebabkan berkurangnya kefektifan kegiatan operasional perusahaan dan memungkinkan terjadinya ketidaksesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan prosedur yang berjalan. 2. Potongan harga yang diberikan kepada setiap pelanggan berbeda-beda yang dikarenakan tidak adanya kebijakan tertulis atas potongan harga. 3. Perusahaan tidak melakukan penyeleksian pemberian kredit dan tidak memiliki limit kredit. Perusahaan sangat mengejar keuntungan untuk mencapai target laba perusahaannya. Hal ini dapat 7

8 menimbulkan risiko-risiko seperti piutang tak tertagih dan kredit tidak lancar. Dari hasil penelitian, perusahaan sering mengalami piutang tak tertagih yang merugikan perusahaan. Piutang tersebut akan dilakukan penghapusan piutang yang tidak dapat diharapkan lagi pembayarannya dengan allowance method yang dicatat pada debit sebagai akun AFDA (Allowance for Doubtful Account)dan pada kredit sebagai akun Account Receivable. 4. Peninjauan aktivitas dalam gudang tidak dilakukan secara berkala oleh pihak manajemen perusahaan. Perusahaan mempercayakan aktivitas gudang kepada kepala gudang yang ditunjuk sebagai penanggung jawab atas keseluruhan aktivitas di gudang. Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah disebutkan diatas mengenai temuan masalah atas kelemahan, maka berikut ini merupakan beberapa saran perbaikan atas fungsi penjualan jasa ekspor impor pada PT. Gracindo Express Abadi sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan menjadi lebih memadai dan berikut ini saran yang diberikan, antara lain: 1. Perusahaan sebaiknya membuat pedoman prosedur dan kebijakan atas fungsi penjualan secara tertulis karena perusahaan memiliki visi menjadi salah satu perusahaan jasa pengiriman ekspor-impor terbesar dan terkemuka di Indonesia sehingga memerlukan prosedur dan kebijakan tertulis agar pemberian otoritas, tanggung jawab atas semua aktivitas jelas secara tertulis sehingga dapat membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya dan kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 2. Sebaiknya perusahaan memiliki kebijakan resmi atas pemberian potongan harga sehingga pemberian potongan harga menjadi jelas dan meminimalkan terjadinya kesalahan pemberian potongan harga yang berbeda-beda setiap pelanggannya. SOP yang disarankan adalah sebagai berikut: SOP Potongan Harga a) Memberikan potongan harga sebesar 10% kepada pelanggan atas pembayaran yang dilakukan dengan sistem COD (cash on delivery) b) Memberikan potongan harga sebesar 5% kepada pelanggan apabila pelanggan dapat melunasi hutangnya dalam waktu dua minggu setelah barang diterima. c) Tidak memberikan potongan harga kepada pelanggan yang melebihi batas tempo pelunasan yaitu dua minggu setelah barang diterima. 3. Perusahaan sebaiknya melakukan analisa kredit sebelum memberikan keijakan kredit kepada pelanggan. Analisa kredit dilakukan untuk menilai risiko dan memberikan kredit atas dasar kelayakan usaha pelanggan. Selain analisa kredit, sebaiknya perusahaan memiliki kebijakan limit kredit yang menjadi jumlah batasan transaksi kredit pelanggan agar tidak melebihi kemampuan pelanggan dalam melakukan pembayaran. Limit kredit digunakan untuk mengontrol dan mengantisipasi agar perusahaan tidak memiliki piutang yang terlalu besar sehingga dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya risiko kredit tidak lancar dan piutang tak tertagih. 4. Direktur sebaiknya melakukan peninjauan secara rutin ke gudang minimal satu kali dalam satu minggu, karena gudang merupakan tempat penyimpanan barang pelanggan yang menjadi tanggung jawab utama atas barang tersebut sehingga perlu dilakukan peninjauan rutin agar karyawan gudang merasa adanya pengawasan oleh direktur dan meminimalkan terjadinya kerusakan/kehilangan barang yang dilakukan oleh karyawan gudang. 8

9 REFERENSI Arens, A. A. & Loebbecke, J. K. (2011). Auditing: Pendekatan terpadu buku satu dan dua. (Alih bahasa Yusuf, A. A.) Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Aviana, P. M. S. (2012). Penerapan Pengendalian Internal dalam Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Akuntansi. 1 (4): 1-8. Bayangkara, IBK. (2008). Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Empat. Penerbit Salemba Bayangkara, IBK. (2008). Audit Manajemen. Jakarta : Penerbit Salemba Empat Edwinsa. (2013). Audit Operasional atas Fungsi Penjualan pada CV. Abadi Jaya Seluler. Tesis S1 tidak dipublikasikan, Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Fifimayasari. (2012). Audit Operasional atas Fungsi Penjualan Pada PT. Willindo Sukses Abadi. Tesis S1 tidak dipublikasikan, Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Mayangsari, S. dan Wandanarum, P. (2013). Auditing pendekatan Sektor Publik dan Privat. Jakarta: Media Bangsa. Mihaela, D. and Savulescu, I. (2012). Internal Control and the Impact on Corporate Governance, in Romanian Listed Companies. Journal of Eastern Europe Research in Business & Economics. Vol (2012), Article ID , 10 pages. Mohamud, H. A. (2013). Internal Auditing Practices and Internal Control System in Somali Remittance Firms. International Journal of Business and Social Science. 4 (4): 1-8. Mulyadi (2010). Auditing buku 1 dan 2 (edisi ke-6). Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Mulyadi (2010). Sistem akuntansi (edisi ke-3). Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Munawaroh. (2011). Peranan Pengendalian Internal dalam Menunjang Efektivitas Sistem Pemberian Kredit Usaha Kecil dan Menengah (Studi Kasus di Koperasi Pegawai BRI Cabang Kediri). Jurnal Manajemen dan Kewirausahaan. 13 (1): Prayudiawan, Hepi. (2010). PSAK No.23 (revisi 2010) Pendapatan. Diakses pada tanggal 11 Januari Sawyer, L. B., Dittenhofer, M. A. & Scheiner, J. H. Alih bahasa oleh Adhariani, D. (2009). Audit internal sawyer buku 1 (edisi 5). Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Tunggal, A.W. (2012). Pedoman Pokok Operational Auditing. Jakarta: Penerbit Harvarindo. Wang, W. (2010). The Establishment of the Internal Control Frame System of Colleges. International Journal of Business and Management. 5 (5): 1-5. Warren, C.S, Reeve, J.M., & Fees, P.E. (2009). Pengantar Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. RIWAYAT PENULIS Vera Megawati lahir di kota Pontianak pada 26 Mei Penulis menamatkan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun