PADA PT MEDAN NIAGAA. Pendidikan. Program. Oleh AGUSTINA

Transkripsi

1 TINJAUAN PENAN NGANAN SURAT MASUK PADA PT PLN ( PERSERO) UDIKLA AT TUNTUNGAN MEDAN TUGAS AKHIR Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh AGUSTINA NIM PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGAA POLITEKNIKK NEGERI MEDAN MEDAN 2013

2 KATA PENGANTAR Puji dan Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan anugrah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul Tinjauan Penanganan Surat Masuk Pada PT PLN (Persero) Udiklat Tuntungan Medan tepat pada waktunya. Tugas Akhir ini disusun sebagai satu syarat untuk menyelesaikan Program Diploma 3 Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis banyak menerima bantuan dan dukungan dari berbagai pihak baik secara materil maupun moril. Untuk itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Syahruddin, ST., M.T, Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3.Edy Syahputra Sitepu, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Safaruddin, S.E., M.Si, Kepala Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Rosita, S.E., M.Si., Dosen Pembimbing I penulis. 6. Suri Purnami, S.E., M.A., Dosen Pembimbing II penulis. 7. Drs. Suriyadi, M. Hum., Wali Kelas AB 6F 8. Seluruh Dosen dan Staff Pengajar Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 9. Seluruh Pegawai PT PLN (Persero) Udiklat Tuntungan, khususnya pada bagian Keuangan dan SDM PT PLN (Persero) Udiklat Tuntungan.

3 10. Teman-teman di AB-6F yang telah mewarnai hari-hari dengan penuh keceriaan terkhusus buat Risma dan Mariana yang telah memberikan motivasi kepada penulis dalam menyelesaikann Tugas Akhir ini. Teristimewa kepada orang tua penulis, Alm. Ayahanda Elmin Tambun, dan Ibunda Rosintan Manurung yang saya sayangi dan juga kepada Saudara/i saya yang senantiasa memberikan dukungan moril, motivasi maupun materi kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Namun demikian penulis telah mencoba dan berusaha agar Tugas Akhir ini disajikan dengan baik. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, dari semua pihak agar dapat menjadi masukan yang berhaarga bagi penulis. Medan, Agustus 2013 Penulis, AGUSTINA

4 ABSTRAK Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dilakukan dalam sebuah kerjasama. Salah satu media komunikasi yang sering digunakan dalam perusahaan adalah surat, karena surat dapat dijadikan bukti yang dapat dilihat, disentuh dan dapat disimpan serta dapat dicari sewaktu diperlukan. Tugas akhir ini membahas mengenai prosedur penanganan surat masuk pada PT PLN (Persero) Udiklat Tuntungan Medan. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode studi lapangan dan metode studi pustaka. Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui penanganan surat masuk pada PT PLN (Persero) Udiklat Tuntungan Medan. Berdasarkan data yang diperoleh, dapat diketahui bahwa penanganan surat masuk meliputi penerimaan, penyortiran, pencatatan, pengarahan, pengolahan dan penyimpanan. Tujuan adanya penanganan surat masuk adalah untuk mengatur setiap surat yang diterima oleh perusahaan supaya diolah dan diproses dengan baik. Dalam pelaksanaan penanganan surat masuk pada PT PLN (Persero) Udiklat Tuntungan Medan telah berlangsung dengan baik. Kata kunci: Surat Masuk

5 ABSTRACT Communication is very important in a partnership. One of the commonly used communication media in the enterprise is a letter, because letters can be used as evidence that can be seen, touched and can be stored and can be sought when necessary. The final assigment is to discuss the handling incoming mail to the PT PLN (Persero) Udiklat Tuntungan Medan. Methodes of data collection method used is field study and book study method. The purpose of writing this final assigment was to determine the procedures for handling incoming mail to the PT PLN (Persero) Udiklat Tuntungan Medan. Based on the data obtained, it is known that the procedures for handling incoming mail including receiving, sorting, recording, directing, processing and storage. Purpose of the handling incoming mail is to set each letter received by the company that processed and processed properly. In the implementation of handling incoming mail to the PT PLN (Persero) Udiklat Tuntungan Medan has been progressing well. Keywords: Incoming Letter

6 DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR... i ABSTRAK... iii ABSTRACT... iv DAFTAR ISI... v DAFTAR LAMPIRAN... vii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir Rumusan Masalah Tugas Akhir Tujuan Penulisan Tugas Akhir Manfaat Penulisan Tugas Akhir Sistematika Penulisan Tugas Akhir... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Surat Fungsi Surat Kriteria dan Ciri Umum Surat Yang Baik Bentuk Bentuk Surat Bagian Bagian Surat Penanganan Surat Masuk BAB 3 METODE PENELITIAN Cara Pengumpulan Data Jenis Sumber Data Teknik Analisis Data BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Berdirinya Struktur Organisasi Makna Logo Perusahaan Visi dan Misi Penanganan Surat Masuk Pada PT PLN (Persero) Udiklat Tuntungan... 49

7 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

8 DAFTAR LAMPIRAN Nomor Judul Halaman Lampiran 1 Bentuk Surat Indonesia Lama (Official Style) 58 Lampiran 2 Bentuk Surat Resmi Indonesia Baru 59 Lampiran 3 Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style) 60 Lampiran 4 Bentu Surat Lurus (Block Style) 61 Lampiran 5 Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style) 62 Lampiran 6 Bentuk Surat Bertakuk (Indented Style) 63 Lampiran 7 Bentuk Surat Alinea Menggantung 64 Lampiran 8 Bentuk Surat Berjudul ( Dengan Sub Judul) 65 Lampiran 9 Gambar Bentuk Surat Berjudul (Tanpa Sub Judul) 66 Lampiran 10 Formulir Pengendalian Surat Masuk 67 Lampiran 11 Daftar Wawancara 68 Lampiran 12 Contoh Surat yang digunakan Oleh PT PLN (Persero) Udiklat Tuntungan Medan 69 Lampiran 13 Agenda Surat Masuk 70 Lampiran 14 Kartu Bimbingan Mahasiswa 71