BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Sejarah Unit Donor Darah PMI PMI selalu berpegang teguh pada tujuh prinsip dasar Gerakan Internasional Palang Merah dan Bulan sabit merah yaitu kemanusiaan, kesamaan, kesukarelaan, kemandirian, kesatuan, kenetralan, dan kesemestaan. Sampai saat ini PMI telah berada di 33 PMI Daerah (tingkat provinsi) dan sekitar 408 PMI Cabang (tingkat kota/kabupaten) di seluruh indonesia Palang Merah Indonesia tidak berpihak pada golongan politik, ras, suku ataupun agama tertentu. Palang Merah Indonesia dalam pelaksanaannya juga tidak melakukan pembedaan tetapi mengutamakan objek korban yang paling membutuhkan pertolongan segera untuk keselamatan jiwanya. Berbicara tentang sejarah PMI DKI Jakarta, semua bermuara pada awal mula Palang Merah Indonesia sebagai salah satu organisasi sosial kemanusiaan, yang berdiri sejak tahun Pada saat itu, PMI DKI Jakarta berstatus PMI Cabang. Ketika ada pembagian wilayah kota menjadi Jakarta Pusat, Jakarta Utara, Jakarta Timur, Jakarta Barat dan Jakarta Selatan, kemudian PMI Cabang Jakarta mengembangkan PMI Jakarta dengan membentuk PMI Cabang di wilayah kota. Status sahnya, didukung oleh Surat Keputusan Pengurus Besar PMI Nomor 50/S.KP/PB tanggal 11 September 1970 tentang Pembubaran PMI Cabang Jakarta dan Pengesahan berdirinya PMI DKI Jakarta dan berstatus sebagai Markas Daerah. Berdasarkan Keputusan Pengurus Daerah PMI DKI Jakarta Nomor 0537/SK/G-St/70 tanggal 29 Desember 1970 juga menetapkan pengesahan berdirinya PMI Cabang di lima wilayah kota di DKI Jakarta, dan ditambah dengan Kabupaten Kepulauan Seribu yang disahkan pada tahun Sehingga saat ini PMI DKI Jakarta memiliki 5 Cabang Kota Administrasi dan 1 Cabang Kabupaten. 22

2 23 Dalam menjalankan misi sosial kemanusiaannya, PMI DKI Jakarta telah melakukan bantuan penanggulangan bencana, baik didalam kota maupun dikotakota lainnya di Indonesia. Disamping melaksanakan tugas dalam penanggulangan bencana, PMI DKI Jakarta juga melaksanakan pengelolaan Transfusi Darah, melalui Unit Transfusi Darah Daerah (UTDD) PMI DKI Jakarta, yang dahulu bernama Dinas Dermawan Darah (DDD) dan dikelola oleh Markas Besar PMI dan diserahkan kepada PMI Cabang Jakarta berdasarkan Surat Keputusan Nomor 357/UP tanggal 1 Februari Pada tanggal 21 Oktober 1980 nama Dinas Dermawan Darah PMI (DDD) diganti menjadi Lembaga Transfusi Darah (LTD) dan disahkan oleh Pengurus Besar PMI dengan SK Nomor 592/S.KP/PB. Dan sejak tahun 1993, Lembaga Transfusi Darah telah diganti menjadi Unit Tranfusi Darah. 3.2 Rencana Strategik Sebagai salah satu wujud komitmen UDD PMI DKI Jakarta berupaya memusakan pelanggan dan melakukan perbaikan berkelanjutan, maka manajemen mempunyai Visi, Misi dan menetapkan kebijakan mutu sebagai berikut : Visi : Konsisten dan Profesional dalam upaya kesehatan transfusi darah Misi : 1. Mengembangkan sumber daya manusia yang kompeten dan profesional 2. Menyediakan sarana dan prasarana yang canggih dan mutakhir dalam menghasilkan darah yang sesuai dengan standar 3. Menjaga ketersediaan darah yang cukup, aman dan berkualitas 4. Membangun citra melalui komunikasi yang efektif dengan stakeholder Kebijakan Mutu : UDD PMI DKI JAKARTA bertekad mengutamakan pelayanan darah yang cukup, aman, berkualitas dan terjangkau kepada seluruh lapisan masyarakat, serta senantiasa melakukan perubahan dan perbaikan yang berkesinambungan sesuai dengan pedoman dan peraturan perundangan yang berlaku.

3 Struktur Organisasi Semua organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional membutuhkan suatu struktur organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada UDD PMI

4 Sistem Pelayanan Darah Yang Sedang Berjalan Gambar 3.2 Flow Chart Pelayanan Darah

5 Proses Darah Masuk Calon donor akan diseleksi terlebih dahulu oleh dokter. Untuk lolos seleksi, calon donor harus memenuhi persyaratan yang tertera dalam formulir pendaftaran donor darah yang memuat beberapa kriteria kondisi fisik. Setelah dinyatakan lolos, penyadapan darah akan dilakukan, kemudian pendonor akan instirahat sebentar lalu mengambil kartu donor. Hasil donor harus melalui proses pengolahan sebelum masuk proses produksi. Proses pengolahan adalah proses pemisahan komponen-komponen darah donor dengan prosedur tertentu menjadi komponen darah yang siap pakai. Dalam proses tersebut aspek kualitas dan kemanan harus terjamin untuk mendapatkan produk akhir yang diharapkan. Satu unit darah terdiri dari elemen-elemen selular dan nonselular yang memiliki fungsi beragam. Setelah melalui proses pengolahan, komponen-komponen darah tersebut siap diproduksi menjadi produk darah yang bisa digunakan. Darah yang sudah diproduksi kemudian disimpan didalam stok darah Proses Darah Keluar Setelah melalui proses pengolahan, komponen-komponen darah tersebut siap diproduksi menjadi produk darah yang bisa digunakan. Darah yang sudah diproduksi kemudian disimpan didalam stok darah. UDD PMI melayani permintaan darah dari Rumah Sakit, baik oleh keluarga pasien maupun mencadangkan darah sebagai Bank Darah Rumah Sakit. Permintaan darah dari rumah sakit dapat dipenuhi dengan mengisi formulir permintaan darah yang harus ada cap/stempel dari rumah sakit yang meminta, ditandatangani oleh dokter dan disertai sampel darah pasien sesuai dengan formulir permintaan darah, jika keduanya tidak sesuai maka akan dikembalikan ke rumah sakit.

6 27 Untuk ada atau tidaknya ketersediaan darah, pihak rumah sakit dapat menelpon terlebih dahulu ke UDD PMI untuk informasi ketersediaan. Permintaan darah diteruma petugas UDD PMI, diteliti, terutama mencocokan identitas penderita antara formulir permohonan darah dan contoh darah harus sama. Kemudian dilakukan proses ujisilang serasi (crossmatch) selama 1 jam proses. Sebelum darah diserahkan kepada pemohon, petugas UDD PMI harus memeriksa ulang nama pasien pada formulir label pada kantong darah dan nomor kantong darah harus sesuai dengan yang tertera pada formulir permintaan darah. Pemohon darah menandatangani bukti pemberian darah disertai nama jelas sesuai pada formulir permintaan darah. Setiap permintaan darah yang dalam waktu 2x24 jam sejak menitipkan atau tidak diambil, dianggao batal meminta darah. Maka pihak UDD PMI akan mendistribusikan darah tersebut untuk pasien lain yang membutuhkan.

7 ERD UDD PMI ERD pada system yang berjalan Pendonor TransaksiDonor PengirimanDarah Serologi NoFormPendonor NoAftap NoFpd NoWs NamaPendonor NoFormPendonor NoAftap NoFpd Alamat JnsKantong NoKantong TglAftap NoTelp NoKantong NoKantong GolDarah JnsDonor Kesimpulan Rhesus TglLahir Stock Produksi TanggalDonor NoStock NoProduksi MasterRumahSakit KodeRumahSakit NoProduksi NoKantong NoWS NoKantong GolDarah NoStock NamaRumahSakit JnsDarah GolDarah AlamatRumahSakit TglExp JnsDarah PermintaanDarah TglProduksi TglProduksi NoFormPermintaan TglExp TglPermintaan DetilPermintaanDarah MasterJenisDarah KodeRumahSakit NoFormPermintaan JnsDarah NamaPasien JnsDarah NamaJenisDarah AlamatPasien GolDarah MasaBerlaku UmurPasien Rhesus NamaDokter JmlPermintaan Diagnosis GolDarah PengeluaranDarah DetilPengeluaranDarah NoPengeluaranDarah NoPengeluaranDarah TglPengeluaran NoFormPermintaan TglPengeluaran JmlKantong TglExp GolDarah JnsDarah Gambar 3.4 Entity Relationship Diagram UDD PMI

8 Kamus Data Berikut adalah kamus data dari ERD UDD PMI: Tabel 3.1 Kamus Data Member Tabel 3.1 Kamus Data Pendonor Pendonor Tabel ini berisi data pendonor NoFormPendonor NoFormPendonor Char 10 Nomor pendonor NamaPendonor Varchar 100 Nama lengkap pendonor Alamat Varchar 200 Alamat lengkap pendonor NoTelp Int 20 Nomor telfon pendonor GolDarah Varchar 3 Golongan darah Rhesus Char 8 Jenis rhesus TglLahir Datetime Tanggal lahir TanggalDonor Datetime Tanggal Donor Tabel 3.2 Kamus Data Transaksi Donor TransaksiDonor Tabel ini berisi data transaksi donor NoAftap NoFormPendonor NoAftap Char 10 Nomor transaksi darah NoFormPendonor Char 10 Nomor form pendonor JnsKantong Varchar 8 Jenis Kantong darah NoKantong Char 10 Nomor kantong darah

9 30 JnsDarah Varchar 3 Jenis komponen darah Tabel 3.4 Kamus Data Pengiriman Darah PengirimanDarah Tabel ini berisi data pengiriman darah ke laboratorium NoFpd NoAftap NoFpd Char 10 Nomor pengiriman NoAftap Char 10 Nomor transaksi darah NoKantong Char 10 Nomor kantong darah Tabel 3.5 Kamus Data Serologi Serologi Tabel ini berisi data serologi atau pemeriksaan darah pada laboratorium NoWS NoFpd, NoKantong NoWs Char 10 Nomor pemeriksaan NoFpd Char 10 Nomor pengiriman TglAftap Datetime Tanggal pemeriksaan NoKantong Char 10 Nomor kantong darah Kesimpulan Varchar 50 Hasil pemeriksaan Tabel 3.6 Kamus Data Produksi Produksi Tabel ini berisi data proses produksi darah setelah melewati pemeriksaan pada laboratorium NoProduksi

10 31 NoWs NoProduksi Char 10 Nomor produksi NoKantong Char 10 Nomor kantong darah NoStock Char 10 Nomor stock darah GolDarah Varchar 3 Golongan darah JnsDarah Varchar 3 Jenis darah TglProd Datetime Tanggal produksi NoWs Char 10 Nomor pemeriksaan TglExp Datetime Tanggal kadaluwarsa Tabel 3.7 Kamus Data Stock Darah Stock Tabel ini berisi data stock darah yang sudah diproduksi NoStock NoProd NoStock Char 10 Nomor produksi NoKantong Char 10 Nomor kantong darah GolDarah Varchar 3 Golongan darah JnsDarah Varchar 3 Jenis darah TglExp Datetime Tanggal kadaluwarsa TglProd Datetime Tanggal produksi NoProd Char 10 Nomor produksi Tabel 3.1 Kamus Data Permintaan Darah PermintaanDarah

11 32 Tabel ini berisi data permintaan darah NoFormPermintaan NoRS NoFormPermintaan Char 10 Nomor form permintaan darah TglPermintaan Datetime Tanggal permintaan darah KodeRumahSakit Char 10 Kode rumah sakit NamaPasien Varchar 50 Nama pasien AlamatPasien Varchar 200 Alamat pasien UmurPasien Int 3 Umur pasien NamaDokter Varchar 100 Nama dokter Diagnosis Varchar 20 Nama penyakit GolDarah Varchar 3 Golongan darah Tabel 3.2 Kamus Data Detil Permintaan Darah DetilPermintaanDarah Tabel ini berisi data detil permintaan darah NoFormPermintaan NoFormPermintaan Char 10 Nomor form permintaan darah JnsDarah Varchar 3 Jenis komponen darah GolDarah Varchar 3 Golongan darah Rhesus Char 8 Jenis Rhesus JmlPermintaan Int 3 Jumlah permintaan darah

12 33 Tabel 3.3 Kamus Data Master Rumah Sakit MasterRumahSakit Tabel ini berisi data Rumah Sakit KodeRumahSakit KodeRumahSakit Char 10 Kode rumah sakit NamaRumahSakit Varchar 100 Nama Rumah Sakit AlamatRumahSakit Varchar 200 Alamat rumah sakit Tabel 3.4 Kamus Data Master Jenis Darah MasterJenisDarah Tabel ini berisi data jenis komponen darah JenisDarah JnsDarah Varchar 3 Jenis komponen darah NamaJenisDarah Varchar 20 Nama jenis darah MasaBerlaku Varchar 10 Masa berlaku jenis darah Tabel 3.5 Kamus Data Pengeluaran Darah PengeluaranDarah Tabel ini berisi data serologi atau pemeriksaan darah pada laboratorium NoPengeluaranDarah NoFormPermintaan

13 34 NoPengeluaranDarah Char 10 Nomor transaksi pengeluaran darah TglPengeluaran Datetime 12 Tanggal pengeluaran darah NoFormPermintaan Char 10 Nomor form permintaan darah Tabel 3.6 Kamus Data Detil Pengeluaran Darah DetilPengeluaranDarah Tabel ini berisi data detil pemberian darah NoPengeluaranDarah NoPengeluaranDarah Char 10 Nomor transaksi pengeluaran darah TglPengeluaran Datetime Tanggal pengeluaran darah JmlKantong Int 3 Jumlah kantong darah TglExpire Datetime Tanggal kadaluarsa darah GolDarah Varchar 3 Golongan darah JenisDarah Varchar 3 Jenis komponen darah

14 Rumusan Masalah Berdasarkan analisis yang dijalankan pada UDD PMI maka dapat diketahui adanya permasalahan yang terjadi di dalam UDD PMI, adapun permasalahan tersebut yaitu sebagai berikut: Permasalahan yang dihadapi oleh UDD PMI adalah selalu kurangnya stock darah untuk melayani permintaan darah pasien diakibatkan trend yang selalu berubah-ubah, terutama menurunnya jumlah donor darah sukarela/dds pada bulan puasa dan hari-hari libur panjang. Hal ini berdampak pada turunnya jumlah stok darah dan pemenuhan kebutuhan permintaan darah dari rumah sakit. UDD PMI sulit untuk menentukan komponen jenis darah yang paling banyak diminta pada bulan-bulan tertentu. UDD PMI sulit untuk membandingkan tingkat permintaan darah dari rumah sakit dan ketersediaan darah yang dapat diberikan per-bulan dan per-tahun. UDD PMI membutuhkan dashboard yang dapat menunjukan laporan permintaan darah secara berkala.