BAB II TINJAUAN LITERATUR. teknologi informasi. Perkembangan tersebut juga membawa dampak kepada

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1 Perpustakaan Khusus Pengertian Perpustakaan Khusus Perpustakaan berkembang pesat dari waktu ke waktu menyesuaikan dengan perkembangan pola kehidupan masyarakat, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi. Perkembangan tersebut juga membawa dampak kepada pengelompokkan perpustakaan berdasarkan pola-pola kehidupan, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi tadi. Istilah-istilah perpustakaan membengkak menjadi sangat luas namun cenderung mempunyai sebuah spesifikasi tertentu. Dilihat dari perkembangan teknologi informasinya perpustakaan berkembang dari perpustakaan tradisional, semi-tradisional, elektronik, digital hingga perpustakaan virtual. Kemudian dilihat dari pola kehidupan masyarakat berkembang mulai perpustakaan desa, perpustakaan masjid, perpustakaan pribadi, perpustakaan keliling, dan sebagainya. Kemudian juga dilihat dari perkembangan kebutuhan dan pengetahuan sekarang ini banyak bermunculan istilah perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan anak-anak, perpustakaan sekolah, perpustakaan akademik (perguruan tinggi), perpustakaan perusahaan, dan lain sebagainya. Namun dari sekian banyak istilah dan jenis perpustakaan tersebut, sebenarnya berdasarkan sifat dan golongan besar perpustakaan secara umum terbagi dalam sebuah bentuk perpustakaan khusus dan perpustakaan umum. 5

2 Dimana dari kedua perpustakaan tersebutlah berkembang istilah lain yang disesuaikan dengan cara pengelolaan, pengguna, tujuan, teknologi yang digunakan, pengetahuan yang dikemas, serta tujuan perpustakaan didirikan. Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan, institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan pendidikan misal perguruan tinggi, perusahaan, departemen, asosiasi profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya. Perpustakaan khusus biasanya juga mempunyai karakteristik khusus apabila dilihat dari fungsi, subyek yang ditangani, koleksi yang dikelola, pemakai yang dilayani, dan kedudukannya. Sehingga dari hal tersebut nantinya akan terlihat dengan jelas perbedaannya dengan perpustakaan-perpustakaan pada umumnya. Menurut Undang-Undang Negara Republik Indonesia No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan pasal 1 angka 7 menyatakan Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diperuntukkan secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah, atau organisasi lain. Sedangkan menurut Surachman (2005) menyatakan Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan, institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan 6

3 pendidikan misal perguruan tinggi, perusahaan, departemen, asosiasi profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya. Dalam bukunya yang berjudul Pengantar Ilmu perpustakaan Hasugian (2009, 79) menyatakan Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga atau institusi swasta yang layanannya diperuntukkan bagi pengguna di lingkungan lembaga atau isntansi yang bersangkutan. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan khusus adalah salah satu jenis perpustakaan yang didirikan atau dibentuk oleh sebuah lembaga (pemerintah/swasta) atau perusahaan atau asosiasi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya di lingkungan instansi terkait. Dengan demikian perpustakaan PTKI termasuk ke dalam perpustakaan khusus karena perpustakaan ini merupakan perpustakaan yang didirikan oleh lembaga atau instansi dan bernaung di bawah instansi induknya yaitu Departemen Perindustrian Nasional Tujuan Perpustakaan Khusus Tujuan didirikannya perpustakaan khusus tidak hanya memberikan layanan kepada pemustaka serta meningkatkan kegemaran membaca, namun juga untuk memperluas wawasan dan pengetahuan pemustaka. Hal tersebut sesuai dengan (Bimbingan Teknis Perpustakaan Khusus, 2010, 3) yang dikutip oleh Putri (2013) bahwa : Tujuan perpustakaan khusus adalah untuk memenuhi kebutuhan bahan perpustakaan/informasi di lingkungannya dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan sumber daya manusia. 7

4 Sedangkan tujuan perpustakaan khusus menurut Standar Nasional Perpustakaan (2011) antara lain: 1. Menunjang program lembaga induk, 2. Menunjang penelitian lembaga induk, 3. Menggalakkan minat baca dilingkungan unit kerja lembaga induk, 4. Memenuhi kebutuhan pemustaka dilingkungan perpustakaan Fungsi Perpustakaan Khusus Setiap perpustakaan memiliki fungsi yang berbeda-beda tergantung pada jenis perpustakaannya. Pada dasarnya perpustakaan memiliki fungsi sebagai tempat penyimpanan, pendidikan, penelitian, institusi pengelola informasi, dan juga sebagai tempat rekreasi para penggunanya. Demikian halnya dengan perpustakaan khusus yang selalu dikaitkan dengan visi dan misi yang diembannya memiliki fungsi yaitu: 1. perpustakaan rujukan, 2. pusat deposit, dan 3. pusat sumber belajar masyarakat dilingkungan lembaga induk (Standar Nasional Perpustakaan, 2011) Jika diitinjau dari tujuannya, perpustakaan khusus memang berfungsi sebagai pusat dan sumber informasi bagi pemustaka. Baik ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan instansi induknya atau tidak. Perpustakaan khusus juga mempunyai fungsi lain, yaitu sebagai mediator bagi pemustaka perpustakaan yang ingin mendapatkan informasi. Berikut ini beberapa fungsi yang dimiliki perpustakaan khusus (pawit 2010, 386) yang dikutip oleh Putri (2013), yaitu: 1. Fungsi edukatif Perpustakaan khusus menyediakan buku-buku yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka, sehingga membantu pemustaka dalam meningkatkan minat baca. Semua informasi yang dimiliki perpustakaan khusus, dimaksudkan agar pemustaka aktif memanfaatkan koleksi secara optimal. 8

5 2. Fungsi informatif Perpustakaan tidak hanya menyediakan koleksi yang berupa buku-buku saja, tetapi juga menyediakan koleksi lain, seperti majalah, surat kabar, bahkan koleksi berupa non buku seperti VCD. Tersedianya koleksi-koleksi itu akan memberikan semua informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka. Segala informasi yang dimiliki perpustakaan khusus diharapkan dapat menjawab pertanyaan pemustaka akan pentingnya informasi. 3. Fungsi rekreatif Fungsi rekreasi yang dimaksud adalah rekreasi secara psikologis. Pemustaka dapat berimajinasi dengan memanfaatkan koleksi perpustakaan. Selain itu, pemustaka juga dapat mengisi waktu luang mereka dengan membaca novel, surat kabar ataupun majalah yang ada di perpustakaan. Kondisi masyarakat yang sangat beragam, baik pada tingkat pengetahuan, pendidikan, maupun usianya, membuat sumber informasi yang disediakanpun harus disesuaikan dengan keragaman kondisi masyarakat tersebut Koleksi Perpustakaan Khusus Koleksi adalah salah satu unsur penting dari perpustakaan. Karena koleksi bagian dari sumber informasi yang ada di sebuah perpustakaan. Tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai perpustakaan tidak akan mampu memberikan pelayanan optimal kepada pengguna.sedangkan menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pasal 1 koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/ atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan. Berdasarkan definisi di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan adalah semua sumber informasi dan bahan pustaka dalam berbagai bentuk baik tercetak maupun tidak tercetak dalam berbagai media dan mengandung nilai pendidikan yang dikumpulkan, diolah, disimpan, dan dilayankan kepada pengguna perpustakaan sebagai pemenuhan kebutuhan informasi mereka. 9

6 Menurut Standar Nasional Perpustakaan (2011) jenis koleksi yang harus disediakan oleh perpustakaan khusus: 1. Perpustakaan memiliki jenis koleksi khusus, koleksi deposit, terbitan berkala, koleksi referensi, literatur kelabu, dan audio visual. 2. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan lokal dan koleksi muatan lokal. 3. Lingkup koleksi perpustakaan terdiri dari berbagai disiplin ilmu sesuai kebutuhan pemustaka di lingkungan lembaga induk dan masyarakat di sekitarnya. Sedangkan menurut Surachman (2005) koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi. Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam bentuk tercetak maupun media rekam lainnya. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi merupakan semua jenis bahan pustaka (meliputi berbagai ilmu) yang dikumpulkan dan diolah oleh seseorang atau perpustakaan yang digunakan sebagai sumber informasi bagi pemustaka. Pada dasarnya, jenis koleksi perpustakaan dibagi menjadi dua, yaitu koleksi tercetak (printed materials) seperti buku, majalah, dan koran dan koleksi non cetak (non printed materials) seperti kaset dan VCD. 10

7 Pada buku (Bimbingan Teknis Perpustakaan Khusus, 2010,7) yang dikutip oleh Putri (2013), terdapat beberapa koleksi dasar perpustakaan khusus. Koleksi dasar merupakan koleksi minimal yang harus dimiliki oleh perpustakaan tersebut agar tugas pokok dan misi perpustakaan dapat terpenuhi. 1. Koleksi buku sekurang-kurangnya judul dalam bidang kekhususannya, sekurang-kurangnya 80% koleksinya terdiri dari subyek/disiplin ilmu tertentu sesuai dengan kebutuhan informasi induknya. 2. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan dari dan tentang instansi induknya. 3. Perpustakaan melanggan minimal 10 judul majalah yang berkaitan dengan kekhususan instansi induknya. Jenis koleksi, sekurang-kurangnya meliputi: buku yang terkait di bidangnya, serial, koleksi referensi, dan laporan Ciri Perpustakaan Khusus Pada Institusi Ada beberapa hal yang menjadikan perpustakaan khusus memiliki ciri tersendiri sehingga perpustakaan ini digolongkan ke dalam perpustakaan yang berdiri dalam sebuah isntitusi. Menurut Sulistyo Basuki (1991) ciri-ciri perpustakaan khusus ialah: 1. Lebih menekankan pada fungsi informasi daripada fungsi lainnya. Perpustakaan mempunyai 5 fungsi ialah penyimpanan, pendidikan, penelitian, informasi dan budaya. Fungsi penyimpanan amat menonjol pada perpustakaan nasional, karena perpustakaan nasional berfungsi menyimpan seluruh khazanah bangsa. Karena fungsi tersebut, maka perpustakaan nasional tidak mengenal istilah penyiangan atau weeding artinya dikeluarkan dari koleksi. Pada perpustakaan sekolah, umum dan kadang-kadang pada perpustakaan perguruan tinggi, fungsi utama ialah pendidikan dan rekreasi rohaniah. Fungsi penelitian banyak dilakukan perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan khusus dengan cara menyediakan bahan untuk penelitian. Fungsi budaya lazimnya menjadi bagian perpustakaan umum karena perpustakaan ini bertugas meningkatkan apresiasi budaya pemakainya. Bagi perpustakaan khusus fungsi utamanya ialah menyediakan informasi guna membantu tujuan 11

8 badan induknya. Fungsi informasi perpustakaan khusus ini ialah menyediakan jawaban atas pertanyaan segera dari staf badan induknya. Jawaban ini harus lebih cepat daripada kalau staf badan induk mencari sendiri. Fungsi ini seringkali dikaitkan dengan penyediaan informasi bagi staf badan induk walaupun tidak diminta. Karena fungsi informasi tersebut maka perpustakaan khusus didirikan sebagai kebutuhan dan antisipasi kebutuhan informasi 2. Perpustakaan khusus memiliki berbagai sifat, tergantung pada badan induknya. Keberadaan perpustakaan khusus sangat bervariasi, tergantung pada tata susunan organisasi yang menjadi badan induknya.maka perpustakaan khusus akan dapat ditemukan pada berbagai tempat seperti kompleks perbankan,kompleks pabrik, gedung bersusun, pusat penelitian. Perpustakaan khusus terdapat pada badan yang bergerak dalam bidang bisnis serta bertujuan mencarl keuntungan (seperti bank, perusahaan iklan, konsultan); pada departemen dan lembaga negara non departemen; pada pemerintah daerah; pada badan peradilan; pada lembaga yang tidak bertujuan mencari keuntungan seperti rumah sakit, panti sosial. 3. Perpustakaan khusus hanya memberikan jasanya pada pemakai tertentu saja. Pemakai yang dilayani perpustakaan khusus sudah jelas kriterianya yaitu terbatas pada staf badan induknya. 4. Perpustakaan khusus memberikan jasa terbatas pada ruang lingkup subjek tertentu. Perpustakaan khusus membatasi layanan dan koleksinya terbatas pada satu subyek saja. Penentuan subyek ini ditentukan oleh bidang aktivitas dan kepentingan badan induk. Orientasinya selalu khusus, bukan koleksi umum seperti perpustakaan umum. 5. Karakteristik perpustakaan khusus ialah selalu berskala "mini". Perpustakaan khusus hanya memiliki sedikit staf, koleksi terbatas, acapkali pula ruang kerjanya terbatas. Ada perpustakaan khusus yang memiliki koleksi sekitar 1000 buku namun sangat spesifik, ada pula yang memiliki ruang sekitar 4 x 5 meter saja namun jasa dan layanannya amat diperlukan. Hal demikian tidak perlu mengecilkan hati pengelola perpustakaan khusus, karena memangskala mereka ialah mini. Lain halnya dengan perpustakaan umum yang selalu menempati gedung besar dengan koleksi ribuan judul dalam semua bidang. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa terdapat 5 ciri perpustakaan khusus pada institusi yaitu berdasarkan fungsi perpustakaan, berdasarkan organisasi induk yang menaunginya, berdasarkan jasa perpustakaan kepada pengguna, berdasarkan layanan koleksi dan berdasarkan skalanya. 2.2 Sistem Informasi 12

9 Sistem informasi terdiri dari dua kata yaitu sistem dan informasi. Sistem pada dasarnya merupakan kumpulan unsur-unsur atau elemen-elemen yang saling terkait atau saling berhubungan anatar unsur yang satu dengan unsur yang lain. Hall (2001) mendefinisikan sistem informasi sebagai sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. Sedangkan menurut Wilkinson (1992) menyebutkan sistem informasi sebagai kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output) yang berguna untuk mencapai sasaran-sasaran perusahaan. Lain halnya menurut Isa (2014, 7) menyebutkkan sistem informasi diibaratlkan suatu kumpulan manusia/pengguna, data dan prosedur yang bekerja sama utnuk mencapai tujuan yang sama yaitu manajemen informasi. Dari defenisi di atas maka yang dimaksud dengan Sistem informasi (SI) adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Sistem informasi mencakup sejumlah komponen yaitu manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja Komponen Sistem Informasi 13

10 Dalam sebuah sistem informasi terdapat komponen-komponen yang saling berkaitan satu sama lain yaitu: 1. Perangkat Keras, mencakup persnti-peranti fisik seperti komputer dan printer. 2. Perangkat Lunak, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data. 3. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. 4. Orang/manusia, mencakup semua orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi 5. Basis Data, merupakan sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data. 6. Jaringan Komputer, yakni sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) yang dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai (Kadir 2003, 70) Ke enam komponen tersebut memiliki keterkaitan yang sangat erat antara komponen yang satu dengan komponen yang lainnya sehingga membentuk satu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan Karakteristik Sistem Informasi Sebuah sistem memiliki karakteristik ataupun sifat-sifat sebagai berikut (Jogiyanto, 1999) : 1. Komponen Sistem (System Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa suatu kesatuan subsistem atau bagian-bagian dari sistem. 2. Batas Sistem (System Boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan suatu sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar Sistem (System Environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah batas luar sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 14

11 4. Penghubung Sistem (System Interface) Merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lain dan memungkinkan sumber daya yang mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. 5. Masukan Sistem (Input System) Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk subsistem yang lain. 6. Pengolah Sistem (System Output) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. 7. Sasaran Sistem (System Objectives) Sistem harus mempunyai sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa karakteristik sistem terdiri dari komponen sistem, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem, masukan sistem, pengolah sistem, dan sasaran sistem Sistem Informasi Perpustakaan Sistem informasi juga beragam jenisnya tergantung pada institusi/organisasi yang menggunakannya. Di sini akan membahas sistem informasi perpustakaan secara rinci dan detail.sistem Informasi Perpustakaan menurut Gordon B. Davis (2003) : Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data harian, penunjang kegiatan dalam penyimpanan data, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sedangkan menurut Siregar (2007, 137) menyebutkan, 15

12 Sistem informasi perpustakaan adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi pelayanan publik yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku dan pembuatan laporan harian, bulanan ataupun tahunan guna mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut O Brian dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012, 17) mendefinisikan, Sistem informasi (information system) merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang tergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik, perintah dan prosedur pemrosesan informasi, saluran telekomunikasi atau jaringan, dan data yang disimpan atau sumber daya data. Di dalam perpustakaan, sistem automasi perpustakaan juga disebut dengan sistem perpustakaan terintegrasi (Integrated Library System) sering juga diistilahkan dengan penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan, di mana kegiatan perpustakaan dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi. Automasi Perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dikerjakan dengan lebih efektif dan efisien. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan memilik lebih banyak waktu untuk mengawasi perkembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) telah diambil alih oleh komputer. Cakupan dari automasi perpustakaan menurut Arif (2003) yaitu: 1. Pengadaan koleksi 2. Katalogisasi, inventarisasi 3. Sirkulasi, reserve, inter-library loan 4. Pengelolaan penerbitan berkala 16

13 5. Penyediaan katalog (OPAC) 6. Pengelolaan anggota Sedangkan unsur-unsur dari automasi perpustakaan menurut Arif (2003, yaitu: 1. Pengguna (users) 2. Perangkat keras (hardware) 3. Perangkat lunak (software) 4. Jaringan (Network) 5. Data Untuk mencapai tujuan dalam meng-automasikan sejumlah kegiatan yang ada di dalam perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam pemilihan sistem yang sesuai. Berdasarkan cara pengembangannya, Corbin (1985, 9-14) membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat), yaitu membeli sistem turnkey (turnkey systems), mengadaptasi sistem (adapted systems), mengembangkan sistem lokal (locally development systems), dan menggunakan sistem bersama (shared systems). Sebuah perpustakaan mengaplikasikan komputer untuk sistem kerumahtanggaannya dengan berbagai tujuan, diantaranya untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja, memperluas atau menambah jenis layanan baru yang tudak bisa dilakukan dengan sistem manual. (Duval 1992, 249). Sistem informasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi perpustakaan untuk meningkatkan layanan kepada para pengguna yang membutuhkan berbagai informasi. Sistem informasi perpustakaan memiliki fungsi: 1. Mempercepat layanan informasi yang diberikan, 17

14 2. Meringankan beban tugas pustakawan/staf perpustakaan terhadap pekerjaan yang berisfat mengulang dan rutin (klerikel), 3. Menghemat waktu dan tenaga sehingga memberikan hasil kerja yang konsisten 4. Meningkatkan kerjasama antar layanan/bagian ataupun antarkan perpustakaan, dan 5. Memberikan layanan yang lebih efektif kepada pemakai. Corbin (1985) Sedangkan manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan menurut Ishak (2008) diantaranya adalah: 1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. 3. Meningkatkan citra perpustakaan 4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global. Dengan demikian sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting untuk mengelola dan mengolah perpustakaan jika ditinjau dari fungsinya dan manfaatnya Daur Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) Daur hidup pengembangan sistem (SDLC) merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah pada tahapan tersebut ke dalam proses pengembangan sistem. Daur hidup pengembangan sistem informasi menyajikan metodologi atau proses yang diorganisasikan guna membangun suatu sistem informasi. Untuk membangun sebuah sistem informasi harus mengikuti beberapa tahapan. Menurut Alter (1992) ada 5 tahapan dalam tahapan SDLC yaitu: 1) Inisiasi 2) Pengembangan 3) Implementasi 4) Operasi 18

15 5) Pemeliharan Sedangkan menurut McLeod (1998) tahapan SDLC mencakup 4 kegiatan: 1) Perencanaan 2) Analisis 3) Perancangan 4) Implementasi Menurut pendapat Zwass (1998) yang membagi tahapan SDLC dengan lebih rinci menjadi 7 tahapan yaitu: 1) Studi kelayakan 2) Analisis kebutuhan 3) Perancangan logis 4) Perancangan fisik 5) Pengkodean dan pengujian 6) Konversi 7) Kajian pasca implementasi Dari ke tiga pendapat ahli tersebut maka dapat disimpulkan bahwa tahapan dalam SDLC sistem adalah analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem. 2.3 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem dilakukan karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Namun adakalanya inisiatif pengembangan sistem baru berasal dari bagian yang bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem yang sudah ada atau mengatasi masalah-masalah yang belum tertangani. Untuk melaksanakan hal tersebut, dibentuklah proyek baru yang ditangani dalam bentuk tim yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis sistem informasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal. Dalam hal ini, 19

16 auditor internal berfungsi untuk memastikan bahwa rancangan sistem memenuhi persyaratan yang mencakup akurasian, kontrol, keamanan, kemudahan untuk diaudit. Pengertian analisis sistem menurut Whitten (2004, 33) adalah studi domain masalah bisnis untuk merekomendasikan perbaikan dan menspesifikasikan persyaratan serta prioritas bisnis untuk solusi. Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk menidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikannya yang bertujuan untuk memahami sistem dan masalah yang ada, untuk menguraikan kebutuhan informasi dan untuk menetapkan prioritas pekerjaan sistem selanjutnya. (Jogiyanto 1999, 129). Sedangkan menurut Whitten (2004) menyebutkan bahwa analisis sistem adalah, Sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi meraih sebuah tujuan. Adapun tujuan analisis sistem yaitu untuk menentukan hal-hal detail tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan. (Kadir 2003, 400). Analisis kebutuhan sistem merupakan proses pemilihan software dan hardware yang saling kompatibel. Kadir (2003, 403) menyebutkan analisis kebutuhan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut juga spesifikasi fungsional dan nn-fungsional). Spesikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci 20

17 tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepakatan antara pengembang sistem, pemakai sistem yang kelak menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang laim. Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan keluaran yang akan dihasilkan sistem, masukan yang diperlukan sistem, lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran, volume data yang akan ditangani sistem, jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta kontrol sistem. Untuk menganalisis kebutuhan sistem informasi, Sutabri (2012, 76) mengemukakan terdapat 4 data awal yang harus dikumpulkan yaitu: 1. Data tentang organisasi, meliputi: a) Sasaran dan tujuan organisasi b) Bagan dan struktur organisasi c) Tugas dan fungsi unit-unit dalam organisasi d) Kebijakan organisasi 2. Data tentang personel, mencakup: a) Wewenang dan tanggung jawabnya b) Tugas pokok pekerjaannya c) Hubungan antar personel tersebut d) Apa kebutuhan informasinya 3. Data tentang prosedur kerja a) Bagaimana tentang arus kerja/kegiatan kerja yang ada b) Metode kerja yang digunakan c) Jadwal dan volume pekerjaan yang ada d) Bagaimana kriteria penentuan kualitas kerja 4. Data tentang lingkungan kerja a) Bagaimana pengaturan fisik ruangan kerja b) Sumber daya yang tersedia c) Suasana kerja yang sinergis dan responsif 21

18 Analisis kebutuhan sistem dalam perpustakaan menurut Pujianto (2009) terbagi menjadi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional Kebutuhan Fungsional Kebutuhan Fungsional adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Sistem informasi perpustakaan pada umumnya mengolah sejumlah kegiatan sistem kerumahtnggaan perpustakaan, meliputi kegiatan: 1. Pengadaan, yaitu mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan bahan pustaka, baik yang dilakukan melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Kegiatan pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka termasuk di dalamnya. 2. Pengatalogan, yaitu kegiatan yang ilakukan untuk mempersiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan.. 3. Pengawasan Sirkulasi, yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini mencakup pencatatan peminjaman dan pengembalian koleksi yang biasanya untuk penggunaan di luar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. 4. Pengawasan Serial, merupakan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi serial, pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial. 5. Katalog Online (Online Public Access Catalogue), yaitu penyediaan fasilitas temu kembali informasi melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan. 6. Statistik, yaitu berupa kegiatan pencatatan kuantitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustaka, jumlah pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah bahan pustaka, yang dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian, dan sebagainya. (Hasugian 2009, 171). 22

19 2.3.2 Kebutuhan Non-Fungsional Kebutuhan non-fungsional adalah kebutuhan yang menitikberatkan pada properti prilaku yang dimiliki oleh sistem. Kebutuhan non-fungsional mencakup: 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Pendekatan yang paling penting dilakukan dalam memilih hardware ialah mengumpulkan berbagai informasi berkenaan dengan software yang dijalankan nantinya artinya ada keterkaitan antara hardware dan software yaitu harus kompatibel. 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Untuk memilih software, banyak faktor dan kriteria yang harus dipertimbangkann oleh perpustakaan. Faktor dan kriteria tersebut dapat diidentifikasi melalui berbagai acuan tertentu. Tedd (1993, ) mengemukakan sejumlah pokok pikiran yang bisa digunakan sebagai acuan bagi perpustakaan dalam mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memilih software jadi yang cocok untuk kegiatan sistem kerumahtanggaan perpustakaan. Pokok pikiran tersebut dikelompokkan atas 4 kategori atau faktor yaitu: 1) Faktor Umum a. Ada sejumlah faktor umum yang perlu dipertimbangkan dalam memilih software antara lain: b. pengalaman perpustakaan lain menggunkan software tersebut. c. reputasi dari badan atau organisasi yang menulis atau memproduksi software tersebut. 2) Faktor Teknis a. Ada beberapa faktor teknis yang perlu diperhatikan dalam memilih software yaitu: b. apakah software tersebut dapat melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan dalam waktu yang tepat 23

20 c. apakah software tersebut dapat dijalankan pada hardware yang tersedia d. apakah software tersebut dapat dijalankan pada sistem operasi yang tersedia e. batasan data f. bagaimana kemudahan menggunakan software tersebut g. faktor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalam software 3) Faktor Pendukung a. Beberapa faktor pendukung yang perlu diketahui atau dievaluasi dapat memilih software antara lain: b. dokumentasi untuk pedoman instalasi c. petunjuk pengoperasian d. pemeliharan e. apakah vendor menyediakan fasilitas untuk pemasangan software, pelatihan dan modifikasi sistem sesuai perkembangan teknologi komputer 4) Faktor Biaya a. Faktor biaya adalah faktor terpenting dalam pemilihan software. Harga dari software yang akan dibeli. Mahal atu murahnya software harus dipertimbsngksn dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya. 5) Faktor Hukum a. Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih software adalah faktor hukum yang mencakup ada tidaknya jaminan dalam pembelian software tersebut. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa terdapat 5 faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan software yaitu ditinjau dari segi faktor umum, faktor teknis, faktor pendukung, faktor biaya, dan faktor hokum. 24