EVALUASI KELEMBAGAAN SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA

Transkripsi

1 EVALUASI KELEMBAGAAN SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA

2 BAB SATU PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Organisasi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (Setjen DPR RI) memegang peran penting dalam konteks pemerintahan karena Setjen DPR RI bertanggungjawab untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsi DPR RI sebagai pilar demokrasi melalui kedudukannya sebagai unsur penunjang DPR yang akan mendukung bagi proses checks and balances antara DPR RI dengan Pemerintah. Saat ini Setjen DPR RI memiliki tugas dan fungsi untuk memberikan segala pelayanan kepada anggota mulai dari administrasi, keahlian dan teknis. Selama ini praktek dari tugas Setjen DPR RI untuk layanan administrasi misalnya adalah melakukan layanan tata usaha, menyelenggarakan rapat, mengadministrasikan hal yang terkait dengan keuangan dan keanggotaan, dsb. Dalam bidang teknis, misalnya melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana yang digunakan untuk mendukung kerja DPR RI. Sementara dalam bidang keahlian, misalnya menyediakan analisis terhadap permasalahan-permasalahan yang menjadi perhatian DPR RI, analisis terhadap APBN, dan tak kalah penting adalah menyusun naskah akademik dan merancang draft undang-undang. 2

3 Meskipun Setjen DPR RI sebagai organisasi unsur penunjang DPR RI termasuk sudah mapan secara kelembagaan tetapi tetap dituntut untuk meningkatkan kinerjanya agar dapat mendukung terhadap peningkatan kinerja DPR RI. Gambar 1.1, yang diperoleh dari survei pada tahun 2009 terhadap Anggota DPR dan Fraksi yang memperlihatkan masih adanya pandangan ketidakpuasan DPR RI terhadap dukungan Setjen DPR RI, meskipun kalau dibandingkan dengan yang puas masih lebih besar. Selanjutnya bagaimana Setjen DPR RI dapat meningkatkan kinerjanya melalui visi dan misi yang diembannya, maka sangat dipengaruhi oleh kemampuan organisasi dalam mengelola berbagai sumber daya organisasi. Terdapat empat sumber daya penting untuk diperhatikan, yaitu kesisteman (method), sumber daya manusia (man), anggaran serta sarana dan prasarana (material). Keempat aspek inilah yang harus dikelola dan dievaluasi secara berkesinambungan sehingga visi dan misi Sekretariat Jenderal DPR-RI untuk memberikan bantuan teknis, administrasi, dan keahlian kepada DPR-RI dapat tercapai. Dalam perkembangannya, untuk mengefektifkan pengelolaan berbagai sumber daya tersebut dalam kerangka peningkatan kinerja organisasi, Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Namun demikian peraturan ini hanya melihat pada satu aspek organisasi saja yaitu aspek struktur. Padahal dalam organisasi banyak aspek yang harus diperhatikan, karena pada dasarkan organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu melalui pengelolaan berbagai sumber daya. Berdasarkan penjelasan di atas, maka perlu dilakukan kegiatan evaluasi terhadap Organisasi Setjen DPR RI. Evaluasi dilakukan melalui penilaian terhadap struktur organisasi dan evaluasi terhadap organisasi dalam melakukan pengelolaan berbagai sumber daya organisasi yaitu kesisteman (method), SDM (man), anggaran (money) dan sarana prasarana (material) yang dilakukan dari tahun 2008 sampai

4 B. TUJUAN Pelaksanaan evaluasi organisasi Setjen DPR RI memiliki tujuan untuk menganalisis apakah struktur organisasi, sistem, SDM, anggaran, serta sarana dan prasarana sudah sesuai dengan kebutuhan dan mendukung kinerja untuk memberikan dukungan administrasi, teknis dan keahlian kepada DPR-RI. C. METODOLOGI Model evaluasi mengunakan dua pendekatan. Pendekatan pertama adalah evaluasi atas struktur organisasi sebagaimana yang menjadi tujuan dari Peraturan Men PAN dan RB Nomor 67 Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi Kelembagaan Pemerintah, meskipun dengan mengunakan metode analisis deskripsi. Analisis deskripsi ini dilakukan terhadap Struktur Organisasi Setjen DPRI RI berdasarkan Perpres 23/2005 dan Persekjen 400/2005. Pendekatan kedua, adalah evaluasi terhadap Organisasi Setjen DPR RI dilakukan melalui penilaian terhadap pengelolaan sumber daya-sumber daya organisasi yang dilakukan selama ini yaitu kesisteman, SDM, anggaran dan sarana prasarana. Adapun penjelasan dari masing-masing sumber daya adalah: 1. Kesisteman adalah sumber daya yang berbentuk seperangkat peraturan yang membentuk suatu sistem pengelolaan organisasi Setjen DPR RI. 2. SDM adalah individu-individu yang mengelola organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI dalam rangka mencapai tujuan dari dibentuknya organisasi. 3. Anggaran adalah sumber daya yang berbentuk uang yang tertuang dalam suatu anggaran yang digunakan untuk menjalankan tugas dan fungsi organisasi Setjen DPR RI. 4. Sarana dan prasarana adalah sumber daya yang berbentuk fisik yang digunakan untuk mendukung berjalannya tugas dan fungsi organisasi Setjen DPR RI. 4

5 Adapun model evaluasi adalah analisis terhadap komponen model evaluasi yang terdiri dari konteks, input, proses dan produk dimaksudkan sebagai: 1. Konteks (Context), yaitu berfokus pada pendekatan sistem dan tujuan, kondisi aktual dan masalah-masalah melalui telaah diagnostik yaitu menemukan kesenjangan antara tujuan dengan dampak yang tercapai. 2. Masukan (Input), yaitu berfokus pada strategi pencapaian tujuan. 3. Proses (Process), yaitu catatan terhadap pelaksanaan program. 4. Produk (Product), yaitu berfokus pada mengukur pencapaian tujuan pada akhir program. Data yang digunakan untuk menilai kesiapan organisasi yang dilihat dari berbagai sumber daya adalah data sekunder. Data sekunder berasal dari unit-unit organisasi yang terkait dengan pengelolaan dari masing-masing sumber daya. D. SISTIMATIKA LAPORAN Keselurahan laporan Evaluasi Kelembagaan Sekretariat Jenderal DPR RI terbagi dalam tujuh bab. 1. Bab pertama merupakan bab pendahuluan yang akan mengetengahkan tentang latar belakang, tujuan dan metodologi. 2. Bab dua membahas tentang evaluasi terhadap Struktur Organisasi Setjen DPRI RI berdasarkan Perpres 23/2005 dan Persekjen 400/ Bab tiga membahas tentang evaluasi terhadap bekerjanya kesisteman. Secara lebih detil akan dibahas tentang peraturan perundangundangan yang menjadi landasan dan operasional organisasi, serta pedoman, ketatalaksanaan dan budaya organisasi. 4. Bab empat membahas tentang evaluasi terhadap kebijakan pengelolaan SDM. Pada bagian ini juga akan dijelaskan tentang gambaran SDM baik dari sisi kuantitas dan kualitas serta kebijakan pengelolaan SDM mulai dari perencanaan sampai dengan pengawasan terhadap kinerjanya. 5. Bab lima membahas tentang kinerja keuangan. Pada bab ini akan diketengahkan tentang perkembangan anggaran untuk bebrapa tahun 5

6 terakhir. Pada bagian ini juga akan dijelaskan tentang kinerja keuangan dan akuntabilitas. 6. Bab enam membahas tentang ketersediaan sarana dan prasarana. Pada bab ini akan dibahas tentang ketersediaan sarana dan prasarna gedung termasuk perkembangan dari information, communication and technology (ICT) dan perpustakaan. 7. Bab tujuh mengetengahkan tentang kesimpulan dan rekomendasi. 6

7 BAB DUA EVALUASI STRUKTUR ORGANISASI SETJEN DPR RI BERDASARKAN PERPRES 23/2005 DAN PERSEKJEN 400/2005 Berakhirnya keanggotaan DPR RI masa bakti periode , yang digantikan dengan keanggotaan DPR RI masa bakti periode diikuti dengan perubahan UU Nomor 22 Tahun 2003 tentang Susunan dan Kedudukan MPR, DPR, DPD, dan DPRD diubah dengan Undang-undang Nomor 27 Tahun 2009 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Pergantian keanggotaan DPR dan perubahan undang-undang tersebut membawa konsekuensi terhadap tuntutan perubahan Sekretariat Jenderal DPR RI sebagai sistem pendukung. Beberapa ketentuan dalam UU Nomor 27 Tahun 2009 berimplikasi terhadap kebutuhan perubahan pengaturan tentang Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal DPR, antara lain: 1. Bab III tentang DPR, Bagian Kedelapan tentang Alat Kelengkapan, Pasal 81 ayat (1) huruf e, yang menyebutkan Badan Anggaran, mengubah nomenklatur yang sebelumnya disebut Panitia Anggaran; 2. Bab III tentang DPR, Bagian Kedelapan tentang Alat Kelengkapan, Pasal 81 ayat (1) huruf f, yang menyebutkan Badan Akuntabilitas Keuangan Negara, merupakan penambahan alat kelengkapan baru yang bersifat tetap (permanen); 3. Bab III tentang DPR, Bagian Kedelapan tentang Alat Kelengkapan, Paragraf 1 tentang Pimpinan, Pasal 82 ayat (1), yang menyatakan bahwa Pimpinan DPR terdiri atas 1 (satu) ketua dan 4 (empat) wakil ketua, mengakibatkan penambahan unsur jumlah wakil ketua yang semula hanya 3 (tiga) wakil ketua; dan 4. Bab VI tentang Sistem Pendukung, Bagian Kesatu Sistem Pendukung MPR, DPR, dan DPD, Paragraf 1 tentang Organisasi Pasal 392 ayat (1), (2), dan (3), sepanjang yang mengatur tentang badan fungsional/keahlian. 7

8 Pada tahun 2010, restrukturisasi yang dilakukan Setjen DPR RI adalah perubahan nomenklatur dan penambahan unit kerja baru sebagai pendukung tugas dan fungsi DPR RI, sebagai amanat dari Undang-undang Nomor 27 Tahun 2009 tentang MPR, DPR, DPD, dan DPRD, yaitu: a. Pembentukan Bagian Sekretariat Badan Akuntabilitas Keuangan Negara (BAKN) sebagai bentuk supporting system kepada BAKN DPR RI. Penambahan Eselon III dan IV untuk Sekretariat Bagian BAKN di lingkungan Biro Pengawasan Legislatif Deputi Anggaran dan Pengawasan b. Perubahan nomenklatur Bagian Sekretariat Panitia Anggaran menjadi Bagian Sekretariat Badan Anggaran sesuai dengan perubahan nomenklatur Badan DPR RI dalam UU Nomor 27 tahun c. Pembentukan dan penyesuaian nomenklatur Bagian Sekretariat yang melayani tata usaha untuk wakil-wakil Ketua. Semula berjumlah 3 bagian, yaitu: 1) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Politik, Ekonomi, dan Keuangan; 2) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Industri, Perdagangan, dan Pembangunan;dan 3) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Kesejahteraan rakyat. Diubah menjadi: 1) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Politik dan Keamanan; 2) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Industri dan Pembangunan; 3) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Kesejahteraan;dan 4) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Ekonomi dan Keuangan. Perubahan tersebut di atas tertuang dalam Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 03/PER-SEKJEN/2010 tentang Perubahan atas Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI. Selanjutnya, guna mendukung tugas DPR RI secara optimal dan sesuai dengan amanat dari Tata Tertib DPR RI Pasal 290 disebutkan bahwa Pegawai Sekretariat Jenderal terdiri atas pegawai negeri sipil dan pegawai tidak tetap, dan pada Pasal 293 disebutkan bahwa Dalam rangka melaksanakan tugas dan wewenang DPR dibentuk kelompok pakar atau tim ahli yang diperbantukan terutama kepada anggota. Saat ini terdapat 1352 Tenaga Ahli dan 560 Asisten Anggota, yang mana memerlukan suatu unit guna menyelengggarakan pelayanan 8

9 ketatausahaan/pelayanan administrasi dan bagi para Tenaga Ahli dan Asisten Anggota. Sesuai dengan Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI RI Nomor 400/Sekjen/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI, sebagaimana telah diubah dengan terakhir dengan Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI RI Nomor 3/PER-SEKJEN/2010, tidak terdapat tugas pokok dan fungsi pelayanan ketatausahaan/pelayanan administrasi bagi para Tenaga Ahli dan Asisten Anggota. Tugas pelayanan ketatausahaan/pelayanan administrasi bagi para Tenaga Ahli dan Asisten Anggota dilaksanakan oleh Bagian Kepegawaian, Biro Keanggotaan dan Kepegawaian, pelayanan dimaksud meliputi konsep Keputusan Sekjen DPR RI tentang pengangkatan maupun pemberhentian para tenaga ahli dan asisten anggota, penginventarisiran surat-surat pengajuan Tenaga Ahli dan Asisten Anggota dari masing-masing Anggota, Alat Kelengkapan Dewan (AKD), dan fraksi-fraksi di DPR RI, input data-data kedalam database, pencetakan Keputusan Sekjen untuk masing-masing Tenaga Ahli dan Asisten Anggota, pendistribusian Keputusan kepada masing-masing Tenaga Ahli dan Asisten Anggota. Dalam rangka memaksimalkan dukungan bagi 1352 Tenaga Ahli dan 560 Asisten Anggota perlu suatu unit tersendiri guna menyelenggarakan pelayanan ketatausahaan bagi para Tenaga Ahli dan Asisten Anggota tersebut, maka pada tahun 2011, Setjen DPR RI melakukan restrukturisasi berupa pembentukan Bagian Tata Usaha Tenaga Ahli dan Asisten Anggota di bawah Biro Kesekretariatan Pimpinan yang berada di unit eselon III. Penempatan Bagian Tata Usaha Tenaga Ahli dan Asisten Anggota di bawah Biro Kesekretariatan Pimpinan mempertimbangkan Perpres nomor 23/2005 Pasal 19 ayat (3) menyatakan bahwa jumlah batasan paling banyak Bagian pada Biro yang menangani urusan persidangan dan urusan pelayanan pimpinan dapat dikecualikan (tidak dibatasi). Dengan pemahaman ini penambahan unit baru untuk pelayanan ketatausahaan/pelayanan administrasi dan dukungan persidangan yang diberikan para Tenaga Ahli dan Asisten Anggota DPR RI dapat dilakukan dengan menempatkan Bagian di Biro Kesekretariatan Pimpinan. Mengingat tugas dari Biro Kesekretariatan Pimpinan adalah pelayanan teknis dan administratif kepada Pimpinan Dewan, dan hasil kerja Tenaga Ahli 9

10 akan disampaikan kepada AKD, maka hal ini akan mempermudah koordinasi dari eselon II ke eselon III Perubahan tersebut di atas tertuang dalam Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 01/PER-SEKJEN/2011 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 03/PER-SEKJEN/2010. Berkaitan dengan fungsi Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi, sesuai dengan amanah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik Pasal 13 ayat (1) dan (2), berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor 866/SEKJEN/2010, Sekretariat Jenderal DPR RI telah menetapkan Kepala Biro Humas dan Pemberitaan sebagai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dengan demikian selain sebagai Kepala Biro Humas dan Pemberitaan ybs juga menjalankan fungsi sebagai pengelola informasi publik. Sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 106 Tahun 2007 tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan sejalan dengan tuntutan reformasi birokrasi dalam rangka mewujudkan Good Governance serta dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat dan dunia usaha yang terus meningkat untuk mendapatkan informasi tentang penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa Pemerintah, Setjen DPR RI telah menerbitkan Keputusan Sekjen Nomor 756 Tahun 2010 tentang Pembentukan Tim Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) dan telah dibuka resmi oleh Ketua DPR RI tanggal 12 Juli 2010 yang dapat diakses melalui website dan pada tahun 2011 Setjen DPR RI juga telah menerbitkan Keputusan Sekjen Nomor 220 Tahun 2011 tentang Pembentukan Tim Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). LPSE dikelola oleh Bidang Data dan Sarana Informasi, dengan demikian Bidang tersebut selain menjalankan tupoksinya juga melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan LPSE. Berkaitan dengan struktur Korps Pegawai RI Setjen DPR RI, Bahwa Pegawai Negeri Sipil berhimpun dalam satu wadah Korps Pegawai Republik Indonesia (Korpri) sebagai wahana pembinaan jiwa korps dalam rangka membangun sikap, tingkah laku, etos kerja, dan perbuatan terpuji yang harus 10

11 dilaksanakan oleh setiap Pegawai Negeri Sipil dalam kedinasan dan kehidupan sehari-hari. Pembinaan jiwa korps Pegawai Negeri Sipil bertujuan untuk : 1. Membina karakter/watak, memelihara rasa persatuan dan kesatuan secara kekeluargaan guna mewujudkan kerja sama dan semangat pengabdian kepada masyarakat serta meningkatkan kemempuan, dan keteladanan Pegawai Negeri Sipil. 2. Mendorong etos kerja Pegawai Negeri sipil untuk mewujudkan Pegawai Negeri Sipil yang bermutu tinggi dan sadar akan tanggung jawabnya sebagai unsur aparatur Negara, dan abdi masyarakat. 3. Menumbuhkan dan meningkatkan semangat, kesadaran, dan wawasan kebangsaan Pegawai Negeri Sipil sehingga dapat menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia. Dalam rangka pemberian dukungan teknis operasional dan administrasi terhadap pelaksanaan program dan kepengurusan Korpri tersebut, telah ditetapkan pengaturan tentang Sekretariat Dewan Pengurus Korpri, yaitu: 1. Keputusan Presiden Nomor 24 tahun 2010 tentang Pengesahan Anggaran Dasar Korps Pegawai Republik Indonesia (Korpri); 2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 31/M.PAN/5/2008 tentang Eselonisasi Jabatan Struktural di Lingkungan Dewan Pengurus dan Sekretariat Pengurus Korps Pegawai Republik Indonesia; 3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2008 tentang Pegawai Negeri Sipil yang ditugaskan Secara Penuh dan Diangkat dalam Jabatan Struktural di Lingkungan Sekretariat Dewan Pengurus dan Sekretariat Pengurus Unit Nasional Korps Pegawai Republik Indonesia; dan 4. Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Pengurus Nasional Korps Pegawai Republik Indonesia Nomor 01 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Pengurus Unit Nasional, Sekretariat Dewan Pengurus Provinsi, dan Sekretariat Dewan Pengurus Kabupaten/Kota Korps Pegawai Republik Indonesia. 11

12 Berdasarkan ketentuan tersebut di atas, dalam rangka melayani dan memberikan dukungan administrasi terhadap pelaksanaan tugas Dewan Pengurus Korps Pegawai RI Setjen DPR RI telah dibentuk Sekretariat Dewan Pengurus, seperti yang tertuang dalam Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 02/PER-SEKJEN/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Pengurus Korps Pegawai RI Setjen DPR RI, yang berada di luar Struktur Setjen DPR RI. Berdasarkan Renstra DPR RI , kelembagaan sistem pendukung Setjen DPR RI kedepan digambarkan sebagaimana terlampir dan sampai saat ini sedang dilakukan pembahasan lebih lanjut oleh BURT. oleh karena itu, evaluasi organisasi Setjen DPR RI untuk sementara tidak dilakukan sampai dengan selesainya pembahasan pembentukan Badan Fungsional Keahlian (BFK) di BURT/terbentuknya Peraturan tentang BFK. Gambar.2.1. DIAGRAM RINGKAS KELEMBAGAAN SISTEM PENDUKUNG DPR-RI Garis Pertanggungjawaban Garis Administrasi DPR BFK SETJEN Unit Pengawasan Internal BFK dipimpin Kepala Badan; Eselon I; atau setara Kepala Badan bertanggung jawab langsung kepada Pimpinan DPR RI Didukung sekretariat Miskin struktur, kaya fungsi Tenaga Fungsional berjenjang dan berkeahlian Menyandang misi penguatan kelembagaan Sekjen Eselon I Sekjen bertanggung jawab langsung kepada Pimpinan DPR RI Sekjen mengkoordinasikan secara langsung administrasi BFK dan unit Pengawasan Internal Struktural, sebagai tenaga pendukung administrasi dan teknis (prasarana dan sarana) Dipimpin oleh pejabat ber-eselon I atau II Membantu BURT dalam tugas pengawasan internal Bertanggung jawab langsung kepada Pimpinan DPR melalui BURT Ada di Undang- Undang & belum exist Ada di Undang- Undang & exist Dibutuhkan & tidak eksplisit disebutkan dalam UU No 27 ttg MD3, perlu dikonsultasikan dengan Pemerintah. 12

13 BAB TIGA EVALUASI KESISTEMAN A. PERATURAN PERUNDANG-UNDANG Sekretariat Jenderal DPR RI sebagai bagian dari lembaga pemerintahan dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan harus berdasarkan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. Begitu juga dengan kedudukannya sebagai bagian dari Lembaga Birokrasi, pengaturan tentang bekerjanya Organisasi Setjen tunduk pada berbagai peraturan perundang-undangan. Sebagai contoh Perundang-undangan yang mengatur tentang pengelolaan pegawai adalah berpedoman kepada UU No.8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagaimana yang telah diubah dengan UU No.43 Tahun Di samping itu Sekretariat Jenderal DPR RI berdasarkan kewenangan yang diberikan oleh peraturan perundang-undangan dapat membuat peraturan dan kebijakan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI, dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya memberikan dukungan kepada pelaksanaan tugas dan fungsi konstitusional DPR RI. Peraturan Perundang-undangan adalah peraturan tertulis yang memuat norma hukum yang mengikat secara umum dan dibentuk atau ditetapkan oleh lembaga negara atau pejabat yang berwenang melalui prosedur yang ditetapkan dalam Peraturan Perundang-undangan. Dalam lingkup Sekretariat Jenderal DPR RI, peraturan perundang-undangan yang dimaksudkan adalah peraturan dan keputusan yang dikeluarkan oleh Sekretaris Jenderal DPR RI. Namun untuk pelaksanaan teknis Setjen DPR RI masih minim pengaturan teknisnya, misalnya peraturan Sekjen yang terkait dengan pengelolaan kepegawaian adalah Sosialisasi Peraturan Sekjen DPR RI Nomor 70/SEKJEN/2011 tentang Pedoman Tugas Belajar bagi PNS (lihat tabel 2.1). Beberapa jenis produk peraturan perundang-undangan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI yaitu: 1. Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI, berjumlah 10 (sepuluh) peraturan; 13

14 2. Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI tahun 2011 berjumlah ± 1300 secara garis besar Keputusan Sekretaris Jenderal berupa: a. Penetapan pejabat untuk menduduki jabatan tertentu; b. Penetapan penggunaan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan unitunit kerja; c. Pembentukan tim kerja/panitia; d. Penetapan pedoman pelaksanaan kegiatan tertentu; 3. Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran, Tahun 2011 berjumlah ± berupa pembentukan panitia pengadaan barang dan jasa serta penetapan kegiatan unit kerja tertentu. 4. Keputusan Pejabat Pembuat Komitmen pada tahun 2011 berjumlah 88 (delapan puluh delapan) keputusan berupa pembentukan tim kerja/panitia. 5. Instruksi Sekretaris Jenderal DPR RI. 6. Surat Edaran Sekretaris Jenderal DPR RI. Tabel.3.1 Peraturan Perundangan-undangan yang Melandasi Bekerjanya Organisasi Setjen DPR RI Aspek Undang-undang/PP Peraturan Setjen Kesisteman Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2009 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2005 tentang Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Peraturan DPR RI Nomor 1 Tahun 2009 tentang Tata Tertib 14 Peraturan Sekjen DPR RI No.01/Per-Sekjen/2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Sekjen DPR RI No. 400/Sekjen/2005 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Sebagaimana Telah Diubah Dengan Peraturan Sekjen DPR RI No.03/Per- Sekjen/2010. Peraturan Sekjen Nomor 02/PER-SEKJEN/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Pengurus Korps Pegawai Republik Indonesia Sekjen DPR RI. Peraturan Sekjen Nomor 02/PER-SEKJEN/2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI, (namun belum sesuai dg Per- MenPAN).

15 Kepegawaian Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 jo. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokokpokok Kepegawaian. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 1994 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Fungsional. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 jo. Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil. Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 jo. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil. Peraturan Pemerintah Nomor 100 Tahun 2000 jo. Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2002 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Struktural. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 jo. Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2008 jo. Peraturan Pemerintah Nomor 63 Tahun 2009 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil. Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 1994 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Fungsional. Peraturan Sekjen DPR RI Nomor 70/SEKJEN/2011 tentang Pedoman Tugas Belajar bagi PNS di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI Anggaran Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggungjawab Keuangan Negara. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional. Peraturan Sekjen Nomor 01/PER-SEKJEN/2010 tentang Tata Cara Penyelesaian Ganti Kerugian Negara di Lingkungan Sekjen DPR RI. Peraturan Sekjen DPR RI No.01A/PER-SEKJEN/2010 tentang Pedoman Pengawasan di lingkungan Setjen DPR RI.Peraturan Sekjen DPR RI Nomor 219/Sekjen/2011 tentang Pedoman Penyusunan LAKIP Setjen DPR RI 15

16 Peraturan Presiden No.5 Tahun 2010 tentang RJPMN Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah Keputusan DPR RI No.08/DPR RI/IV/ tentang Penetapan Rencana Strategis Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Peraturan Sekjen No.1157/Sekjen/2010 tentang Pedoman Evaluasi LAKIP yang telah diubah menjadi Keputusan Setjen DPR RI No. 828A/SEKJEN/2010 tentang Pedoman Evaluasi LAKIP di Lingkungan Setjen DPR RI. Sarana Prasarana dan PP No. 29 tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi dan Kepmen Permukiman dan Prasarana Wilayah No. 339/KPTS/M/2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi oleh Instansi Pemerintah. Peraturan Sekjen Nomor 03/PER-SEKJEN/2007 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara di Lingkungan Sekjen DPR RI. B. PEDOMAN PENGELOLAAN ORGANISASI Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan satuan organisasi kesekretariatan yang mendukung pelaksanaan tugas, wewenang, dan fungsi DPR. Dukungan dan pelayanan Sekretariat Jenderal DPR RI, baik secara teknis, administratif, maupun keahlian perlu dilakukan dengan suatu pedoman untuk menjamin proses kegiatan yang transparan dan akuntabel, serta mempunyai kinerja yang cepat, tepat, akurat, dan netral. Pedoman tersebut juga diperlukan dalam upaya pembenahan dan penguatan lembaga DPR RI, sehingga diharapkan dapat meningkatkan kepercayaan DPR dan masyarakat terhadap profesionalisme Sekretariat Jenderal DPR RI. Sebagai bagian dari upaya pembenahan kelembagaan, DPR RI dan Setjen DPR RI telah menyusun berbagai pedoman yang melandasi dari teknis pelayanan sistem. Berbagai pedoman pelaksanaan tugas dan fungsi Setjen DPR RI yang diatur dalam berbagai Pedoman, antara lain: 1. Pedoman Pengadaan Tenaga Ahli dan Asisten Anggota DPR RI Pedoman ini ditetapkan pada tahun 2010 untuk mengatur tentang Rekrutmen Tenaga Ahli dan Asisten Anggota yang dimaksudkan untuk meningkatkan dan memperkuat peran, tugas dan fungsi DPR RI bagi 16

17 peningkatan kinerja DPR RI sebagai lembaga negara dan lembaga perwakilan rakyat sesuai dengan harapan rakyat. Tujuan perekrutan Tenaga Ahli dan Asisten Anggota adalah untuk melakukan seleksi sejumlah Calon Tenaga Ahli dan Calon Asisten Anggota yang memiliki kompetensi, kapabilitas dan integritas yang baik guna memberikan dukungan keahlian atau teknis administrasi bagi Anggota Dewan, Alat Kelengkapan maupun Fraksi dalam menjalankan tugas dan fungsinya sebagai wakil rakyat. 2. Pedoman Pengelolaan Tenaga Ahli DPR RI dan Asisten Anggota Mengingat DPR RI telah memiliki Tenaga Ahli sebanyak orang yang memberikan tambahan dukungan keahlian dan Asisten Anggota sebanyak 560 orang yang memberikan pelayanan administrasi kepada Anggota, maka untuk memastikan agar pengelolaannya dapat berjalan dengan baik dan mewujudkan kontribusi yang optimal dalam memberikan dukungan kepada DPR RI maka disusun Pedoman Pengelolaan Tenaga Ahli DPR RI dan Asisten Anggota. Pedoman ini dan telah ditetapkan pada tanggal 30 September 2011 sebagai acuan dalam pengelolaan Tenaga Ahli DPR dan Asisten Anggota. 3. Pedoman Pengelolaan Kehumasan DPR RI Saat ini sedang terjadi perubahan sosial yang ditandai dengan era keterbukaan sehingga komunikasi dan informasi berkembang dengan pesat dalam waktu yang relatif singkat. DPR sebagai lembaga perwakilan yang menjadi tumpuan aspirasi masyarakat dalam pembentukan kebijakan yang sesuai dengan kebutuhan, tentunya memiliki kewajiban untuk menyampaikan kepada publik atas apa yang sudah, sedang dan akan dilakukan. Komunikasi publik secara kelembagaan sangat penting untuk meningkatkan citra DPR. Karena itu untuk memperkuat peran kehumasan ini agar dapat memberikan informasi yang seimbang di masyarakat mengenai kinerja DPR. Oleh karena itu, BURT menyusun Pedoman Pengelolaan Kehumasan DPR RI dengan mengakomodir dari berbagai masukan/pandangan melalui workshop yang telah diselenggarakan dengan memanggil pakar/narasumber yang mempunyai kompetensi di bidangnya. Pedoman Umum Pengelolaan 17

18 Kehumasan DPR RI telah selesai disusun dan ditetapkan dengan Keputusan BURT pada tanggal 22 Oktober Pedoman Pengelolaan Aspirasi dan Pengaduan Masyarakat Penyampaian aspirasi kepada DPR sebagai Lembaga Perwakilan Rakyat dan tempat masyarakat menyampaikan aspirasinya baik secara langsung maupun tidak langsung merupakan bentuk kepercayaan masyarakat yang menaruh harapan besar kepada DPR dalam membantu memperjuangkan dan menyelesaikan aspirasi atau permasalahan mereka. Hal ini sangat penting untuk menjadi perhatian peningkatkan citra dan kredibilitas DPR. DPR dituntut untuk dapat bersikap pro-aktif dan sungguhsungguh dalam memahami, menyerap dan menindaklanjuti aspirasi yang disampaikan oleh masyarakat. Beberapa keputusan penting yang perlu diatur dalam pedoman ini adalah perlu disusun indikator kinerja Anggota dan AKD yang jelas, adanya sumber daya manusia (SDM) dan menyiapkan fasilitas SMS dan Hotline service dalam menangani aspirasi dan pengaduan masyarakat. Untuk itu BURT telah selesai menyusun Pedoman Pengelolaan Aspirasi dan Pengaduan Masyarakat yang ditetapkan oleh Keputusan BURT pada tanggal 22 Oktober Pedoman Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI Menindaklanjuti UU Nomor 27 tahun 2009 tentang MPR, DPR, DPD, dan DPRD terkait dengan Pengelolaan Anggaran dan dalam rangka mewujudkan pengelolaan keuangan negara yang tertib, taat pada peraturan perundang-undangan, efesien, efektif, transparan, dan bertanggungjawab, serta mempermudah Alat Kelengkapan Dewan dan Sekretariat Jenderal DPR RI dalam pelaksanaan penyusunan program dan anggaran dalam pengalokasian untuk mencapai output dan outcome yang telah direncanakan, maka BURT perlu membuat suatu Pedoman Pengelolaan Anggaran DPR RI yang disesuaikan dengan Siklus Anggaran Nasional dan teknis pelaksanaannya yang nantinya dapat digunakan sebagai dasar acuan DPR RI dalam pengelolaan anggarannya ke depan. Pedoman ini disusun dalam rangka meningkatkan akuntabilitas lembaga menuju kemandirian anggaran serta guna mewujudkan visi DPR RI sebagaimana tercantum dalam Renstra 18

19 DPR RI yaitu terwujudnya DPR RI sebagai lembaga perwakilan yang kredibel dalam mengemban tanggungjawab mewujudkan masyarakat yang adil dan makmur. Berdasarkan hal di atas, maka pada tanggal 8 Oktober 2010, Rapat Pleno BURT secara bulat menerima pedoman untuk dijadikan sebagai Surat Keputusan BURT. 6. Pedoman Pengawasan Pelaksanaan Kebijakan Kerumahtanggaan DPR RI Sesuai Peraturan DPR RI Nomor 1 tahun 2009 tentang Tata Tertib Pasal 86 huruf b menyebutkan salah satu tugas BURT yaitu melakukan pengawasan terhadap Sekretariat Jenderal dalam Pelaksanaan kebijakan kerumahtanggan DPR sebagaimana dimaksud dalam huruf a, termasuk Pelaksanaan dan pengelolaan anggaran DPR, dan dalam rangka meningkatkan pelaksanaan tugas pengawasan tersebut, BURT memandang perlu untuk menyusun Mekanisme Pengawasan sebagai acuan kerja dalam melakukan pengawasan terhadap Sekretariat Jenderal yang terkait dengan pelaksanaan kebijakan kerumahtanggan DPR termasuk pelaksanaan dan pengelolaan Anggaran DPR. Berdasarkan hal di atas, maka melalui Surat Keputusan BURT tanggal 15 Desember 2010, pedoman Pengawasan Pelaksanaan Kebijakan Kerumahtanggaan DPR RI ditetapkan. Dengan ditetapkannya pedoman ini, diharapkan tugas pengawasan yang dilakukan oleh BURT dapat berjalan lebih tertib, taat azas, efisien, efektif, transparan, dan bertanggungjawab dengan memperhatikan azas keadilan dan kepatutan. 7. Pedoman Pengawasan Terhadap Pelaksanaan dan Pengelolaan Anggaran DPR RI Sebagai sebuah rangkaian pengelolaan anggaran DPR RI, anggaran yang dilaksanakan dan dikelola perlu dilakukan pengawasan agar setiap kegiatan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan perencanaan dan tercipta efisien dan efektif. Untuk mewujudkan hal tersebut, perlu adanya suatu pedoman pengawasan terhadap pelaksanaan dan pengelolaan anggaran DPR RI. Karena itu melalui Surat Keputusan BURT pada tanggal 25 Oktober 2010, Pedoman Pengawasan Terhadap Pelaksanaan dan Pengelolaan Anggaran DPR RI ditetapkan. 19

20 8. Pedoman Umum Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Guna mendukung terwujudnya keberlangsungan keterbukaan informasi publik dan meningkatkan sarana prasarana yang mendukung kecepatan informasi secara internal maupun eksternal maka DPR memandang perlu melakukan perbaikan pengelolaan sarana informasinya secara berkelanjutan. Oleh karena itu, DPR RI menyusun Pedoman Umum Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Penyusunan Pedoman ini dimaksudkan agar sarana dan prasarana dibidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), sistem informasi dan manajemen informasi yang dibutuhkan untuk menunjang tugas dan fungsi DPR RI dapat berjalan secara efektif dan efisien. Pedoman ini ditetapkan melalui Surat Keputusan BURT pada tanggal 9 Desember 2011 untuk dijadikan acuan dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi pada pelaksanaan tugas dan fungsi Dewan sehingga transparansi, akuntabilitas dan keterbukaan berkaitan dengan dokumentasi dari kegiatankegiatan yang dilakukan oleh Dewan dapat terwujud. 9. Pedoman Umum Pengelolaan Perpustakaan DPR RI Sesuai dengan Agenda Prioritas Rencana Strategis DPR RI , DPR RI menyoroti pentingnya peran perpustakaan DPR RI dalam memberikan dukungan informasi dan referensi yang aktual dan mudah diakses. Oleh karena itu, pada Tahun Sidang ini, DPR RI berhasil menyusun dan menetapkan Pedoman Umum Pengelolaan Perpustakaan DPR RI. Pedoman umum ini ditujukan untuk meningkatkan pelayanan bagi Anggota DPR RI terkait dengan kebutuhan data, Informasi dan referensi guna mendukung pelaksanaan tugasnya. Disamping itu, Pedoman ini juga menjadi acuan dalam pelaksanaan pelayanan perpustakaan kepada pegawai yang ada dilingkungan DPR RI dan masyarakat. Berdasarkan perkembangan di atas, maka Pedoman ini ditetapkan melalui Surat Keputusan BURT pada tanggal 9 Desember 2011 dengan catatan tambahan yaitu rencana pengembangan perpustakaan DPR RI ke depan harus berbasis pada konsep perpustakaan elektronik (digital library). (Editing Pencetakan) 20

21 10. Pedoman Penyusunan Naskah Resmi dan Surat Dinas DPR RI Hal lain yang juga menjadi sorotan DPR RI dalam pembenahan lembaga adalah belum adanya keseragaman format dan mekanisme terkait dengan dokumen kedinasan, surat menyurat dan sistem kearsipan surat-surat dinas yang merupakan dokumen pendukung legalitas dari setiap kegiatan DPR RI. Guna menciptakan tertib administrasi dalam pelaksanaan Tata Persuratan guna menunjang tugas pokok Dewan dan sesuai Tatib DPR Pasal 295 maka perlu ada petunjuk teknis Tata Naskah Dinas yang disebut Pedoman Tata Naskah DPR RI. Pedoman ini akan dijadikan dasar acuan pengelolaan dokumen kedinasan, surat menyurat dan sistem kearsipan terkait dengan surat-surat dinas. Oleh karena itu, DPR RI menganggap bahwa semua ini perlu dibenahi dan dikelola dengan baik yang dirumuskan dalam suatu pedoman. Pedoman yang berhasil disusun dan ditetapkan adalah Pedoman Penyusunan Naskah Resmi dan Surat Dinas Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Penyusunan pedoman ini dimaksudkan untuk memberikan panduan bagi pembuatan naskah resmi yang dihasilkan oleh Dewan dan sekaligus bagi para pejabat di lingkungan Sekretariat Jenderal agar dalam menunaikan tugasnya diperoleh keseragaman terhadap naskah resmi dalam bentuk laporan dan surat-surat dinas dengan format yang baku. Dengan disusunnya pedoman ini, diharapkan dapat terwujud tertib administrasi dalam pelaksanaan Tata Persuratan guna menunjang tugas pokok Dewan dan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dalam penyelenggaraan pemerintahan umum dan pembangunan. Untuk itu maka Surat Keputusan BURT pada tanggal 9 Desember 2011 telah ditetapkan Pedoman Penyusunan Naskah Resmi dan Surat Dinas DPR RIuntuk dijadikan acuan dalam pelaksanaan kegiatan di lingkungan DPR RI sehingga penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan DPR RI dan Sekretariat Jenderal DPR RI memiliki kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran. 21

22 C. KETATALAKSANAAN 1. Standard, Operating and Procedure (SOP) Di lingkungan Setjen DPR RI selama ini sudah diterapkan prosedur kerja yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari. Berangkat dari prosedur kerja yang telah ada dan untuk menyesuaikan perkembangan kebutuhan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam rangka peningkatan efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas, maka prosedur kerja yang telah ada dapat dikembangkan menjadi suatu Standar Operasional Prosedur (SOP). SOP dimaksud sebagai pedoman/petunjuk bagi para aparatur (pejabat/pegawai) dalam melaksanakan tugas (dukungan dan pelayanan) bagi para pengguna jasa pelayanan untuk mengetahui/memahami akan suatu prosedur pelayanan yang dilakukan oleh aparatur. Dengan demikian, dapat dihindarkan adanya tumpang tindih, kesalahan prosedur melaksanakan tugas dan kejelasan tanggung jawab, serta memberikan informasi yang diperlukan dalam menyusun standar pelayanan sehingga dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas kinerja organisasi dalam mencapai tujuannya. Pedoman penyusunan SOP di lingkungan Setjen DPR RI didasarkan pada Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 02/Per-Sekjen/2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI. Berdasarkan Peraturan Sekretaris Jenderal tersebut, setiap unit organisasi di lingkungan Setjen DPR RI diharuskan menyusun SOP-nya sendiri yang kemudian penetapannya akan ditandatangani oleh masing-masing Deputi atas persetujuan Sekretaris Jenderal DPR RI. SOP bersifat dinamis dan dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan teknis masing-masing unit organisasi. Secara umum, jenis dokumen SOP Setjen DPR RI dapat dibedakan menjadi: 1. SOP Teknis. SOP Teknis pada umumnya disusun untuk berbagai kegiatan teknis seperti: kegiatan perekaman pembicaraan rapat-rapat Alat Kelengkapan DPR RI, kegiatan pemeriksaan dan penelitian barangbarang untuk disimpan dan didistribusikan dari Bagian Perlengkapan. Selain itu, SOP teknis juga dibutuhkan untuk kegiatan-kegiatan seperti 22

23 memproses dan mengevaluasi data (termasuk verifikasi dan validasi), pemodelan, pengenalan risiko, dan mengaudit peralatan operasional. 2. SOP Administratif. SOP Administratif dipergunakan untuk menyusun berbagai macam prosedur kegiatan yang bersifat administratif, antara lain me-review dokumen seperti kontrak, proyek; menentukan kebutuhan diklat; ataupun menggambarkan prosedur surat menyurat kantor. 3. SOP Kognitif. SOP Kognitif dipergunakan untuk menyusun berbagai macam prosedur kegiatan yang bersifat penggabungan teknis dan administratif, antara lain pencarian, pengumpulan, pengolahan, pemberian data dan informasi, pengkajian, analisa, dan perancangan. Melalui Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 911/Sekjen/2010 tentang Penetapan Standar Operasional Prosedur (Standar Operating Procedures) di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI, maka telah ditetapkan SOP di lingkungan Setjen DPR RI (contoh SOP lihat tabel 3.2). Tabel.3.2 Standar Pperasional Prosedur (Standard Operating Procedures) di Lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia No Standar Operasional Prosedur (SOP) Unit Kerja No. SOP Deputi Bidang Perundang-undangan 1. SOP tentang Penyusunan Naskah Akademik RUU SOP.001/PU.00/2010 Bidang Polkesra, Hukum dan HAM 2. SOP tentang Penyusunan Naskah Akademik RUU Bidang SOP.001/PU.01/2010 Ekku Indag 3 SOP tentang Pembentukan Tim Kuasa DPR RI di SOP.001/HK/2010 Pengadilan. 4 SOP tentang Penyusunan Keterangan DPR RI dalam SOP.002/HK/2010 Perkara Pengujian Undang-Undang terhadap UUD tahun 1945 di Mahkamah Konstitusi. Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan 5 SOP tentang Kegiatan Analisis Penyiapan RAPBN SOP.001/AA/ SOP tentang Penyusunan Ringkasan atas Hasil SOP.002/AA/2010 Pemeriksaan BPK Semester I dan II 7 SOP tentang Pelayanan Data SOP.001/KJ/ SOP tentang Pengelolaan website dpr.go.id SOP.002/KJ/2010 Deputi Bidang Persidangan dan KSAP 9 SOP tentang Penyelenggaraan Rapat di Komisi/Pansus SOP.001/PS/ SOP tentang Pembentukan Tim Pendamping dalam SOP.002/PS/2010 Pembahasan RUU di AKD DPR RI 11 SOP tentang Penyusunan Risalah Rapat Paripurna DPR SOP.003/PS/2010 RI 12 SOP tentang Penyusunan Risalah Rapat AKD SOP.004/PS/ SOP tentang Penyelenggaraan Rapat BAMUS SOP.002/TU/

24 14 SOP tentang Penyelenggaraan Rapat Pimpinan DPR RI SOP.001/TU/ SOP tentang Penyaluran Delegasi Pengaduan SOP.001/HM/2010 Masyarakat Deputi Bidang Administrasi 16 SOP tentang Pembentukan Rapat Panitia (Panja) Kerja SOP.001/PR/2010 BURT 17 SOP tentang Pelayanan Dokter Umum SOP.001/KA/2010 Perkembangan berikutnya untuk tahun 2011, Setjen DPR RI telah menyelesaikan 244 SOP. Sehingga sampai dengan tahun 2011, Setjen DPR RI telah memiliki dan menetapkan 319 SOP. Sampai bulan Desember 2011, Setjen DPR RI telah mengidentifikasi kembali kebutuhan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi unit kerja, hasilnya adalah SOP. Sementara untuk pemanfaatan e-government di lingkungan Setjen DPR RI, telah diaplikasikan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) dan Sistem Informasi Keuangan (SISKA). 2. E-Government dan E-Parliament Tanpa mengecilkan arti dari beragam definisi definisi e-government (E- Gov), setidak-tidaknya e-government, yaitu masing-masing adalah merupakan suatu mekanisme interaksi baru (moderen) antara pemerintah dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan (stakeholder); dimana melibatkan penggunaan teknologi informasi (terutama internet); dengan tujuan memperbaiki mutu (kualitas) pelayanan yang selama berjalan. Karena Setjen DPR RI bagian dari Birokrasi Pemerintahan maka Setjen DPR RI juga diharuskan mengembangakan E-Gov. Namun di sisi lain DPR RI sebagai parlemen perlu mengembangkan E-Parliament (E-Par) yang pengelolaannya dilakukan oleh Setjen DPR RI sebagai unsur pendukung DPR. Karena itu Setjen DPR RI harus mengembangkan keduanya dengan tujuan memperbaiki kualitas pelayanan Setjen DPR RI kepada para stakeholder-nya (DPR RI, Pemerintah, dan masyarakat) terutama dalam hal kinerja efektivitas dan efisiensi dari pelaksanaan tugas dan fungsi DPR RI dan Setjen DPR RI. Tujuan dari Setjen DPR RI mengembangkan E-Gov dan E-Par adalah untuk: 1. Meningkatkan transparansi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan kedewanan dalam konteks Tata Kelola Kedewanan yang baik. 24

25 2. Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan interaksi yang dikeluarkan Setjen DPR RI maupun stakeholdernya untuk keperluan aktivitas sehari-hari. 3. Memberikan peluang bagi DPR RI dan Setjen DPR RI untuk mendapatkan masukan melalui interaksinya dengan pihak-pihak yang berkepentingan. 4. Menciptakan suatu lingkungan masyarakat baru yang dapat secara cepat dan tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada. 5. Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra DPR RI dan Setjen DPR RI dalam proses pengambilan berbagai kebijakan publik secara merata dan demokratis. Sebagai salah satu bentuk dari E-Gov dan E-Par, maka sesuai Keputusan Rapat BURT tanggal Januari 2010 bahwa Pengadaan Barang dan Jasa yang akan ditenderkan, diumumkan pada papan pengumuman di lingkungan DPR RI dan pelaksanaanya dilakukan melalui e- auction/e-procurement. Menindaklanjuti keputusan tersebut pada tanggal 12 Juli 2010 Ketua BURT meresmikan layanan e-procurement untuk mendukung proses kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa DPR RI dan SETJEN DPR RI merupakan salah satu dari enam instansi pemerintah yang telah melaksanakan pengadaan barang dan jasa melalui e-procurement (Penjelasan lebih lanjut tentang E-Gov dan E-Par dipaparkan dalam Bab V). D. BUDAYA ORGANISASI Dalam rangka menumbuhkembangkan etos kerja aparatur, tanggung jawab moral dan guna meningkatkan produktivitas serta kinerja pelayanan aparatur kepada masyarakat, dipandang perlu mengembangkan nilai-nilai dasar Budaya Kerja Aparatur Negara secara intensif dan menyeluruh pada jajaran aparatur penyelenggara negara. Kemudian agar pelaksanaan pengembangan nilai-nilai dasar Budaya Kerja Aparatur Negara dapat berjalan secara terencana, sistematis dan efektif, maka perlu diberikan Pedoman Pengembangan Budaya Kerja Aparatur Negara dalam bentuk Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara SK Nomor 25/KEP/M.PAN/4/

26 tanggal 25 April 2002 tentang Nilai-nilai Dasar Budaya Kerja bagi Aparatur Negara. Setjen DPR RI telah berusaha untuk melakukan perubahan budaya kerja dengan meningkatkan kedisiplinan pegawai, yaitu sejak tahun 2003 telah diterapkannya sistem absensi elektronik (finger print) sebagaimana yang diatur dalam Surat Edaran Sekjen DPR RI No. KP.07/7747/DPR RI/2003 tertanggal 31 Desember 2003 perihal Absen Elektrik. Kemudian usaha ini dikuatkan dengan penggunaan absen elektrik dan pengaturan jam kerja sebagaimana diatur dalam Surat Edaran Sekjen DPR RI No. KP/0485/DPR RI/2009 tertanggal 29 Januari 2009 perihal penggunaan Absen Elektrik. Namun demikian budaya kerja ini masih belum banyak berubah karena masih terdapat pegawai yang masuk dan pulang tidak sesuai dengan ketentuan serta jam efektif yang masih kurang dari yang dipersyaratkan. Menyadari hal tersebut Setjen DPR RI di awal tahun 2012 telah merumuskan nilai-nilai budaya organisasi yang disebut dengan RAPI (Religius, Akuntabel, Profesional dan Integritas). E. ANALISIS 1. Peraturan Secara konteks, permasalahan umum yang terkait peraturan Perundang-undangan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI adalah produk peraturan perundang-undangan yang sudah ada belum mampu memenuhi kebutuhan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab dari semua unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI. Permasalahan tersebut ditandai dengan adanya tumpang tindih kewenangan pejabat dalam membuat peraturan atau keputusan. Selain itu permasalahan terdapat pada konsistensi materi muatan antara Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI dan Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI, ketidakjelasan dalam mekanisme dan prosedur penyusunan peraturan perundang-undangan, belum adanya peraturan Sekretaris Jenderal yang mengatur suatu permasalahan tertentu, sistem penomoran yang tidak teratur atau tidak jelas, sistem pendokumentasian dan sosialisasi yang belum baku, serta kemampuan staf penyusunan peraturan perundang-undangan yang belum memadai. 26

27 Menyadari arti penting peraturan turunan dari Undang-undang dan Peraturan Pemerintah, saat ini Setjen DPR RI sedang melakukan penataan peraturan perundang-undangan. Karena itu secara input, saat ini telah tersedia peta permasalahan peraturan perundangan-undangan yang sedang diselesaikan oleh Setjen DPR RI. Peta tersebut salah satunya mengisyaratkan adanya peraturan perundang-undangan yang diterbitkan Setjen DPR RI perlu menyesuaikan dengan UU No. 12 Tahun 2011 yang mengatur mengenai jenis produk hukum di lingkungan Setjen DPR RI, asas-asas pengaturan, perencanaan, penyusunan, pembahasan, penomoran, pendokumentasian, dan penyebarluasan peraturan perundang-undangan di lingkungan Setjen DPR R. Begitu juga masih terdapat tumpang tindih substansi, ketidakjelasan perbedaan antara substansi Peraturan Setjen DPR RI dan Keputusan Setjen DPR RI, tumpang tindih kewenangan antara unit kerja. Dari sisi proses, sejauh ini langkah-langkah perbaikan sudah dimulai namun belum dilaksanakan secara terprogram dan sistematis. Ada kesan, kondisi di bidang peraturan perundang-undangan merupakan masalah biasa yang tidak perlu dilakukan pembenahan khusus. Namun, beberapa langkah penting untuk memenuhi kebutuhan peraturan perundang-undangan antara lain dilakukan melalui: Penyempurnaan terhadap Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI. Pembenahan terhadap Peraturan Sekjen tersebut melalui Peraturan Sekjen Nomor 03/SEKJEN/2010 Perubahan atas peraturan Sekjen DPR RI Nomor 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI yang kemudian diubah kembali dengan Persekjen Nomor 01/PER-SEKJEN/2011 tentang Perubahan kedua atas peraturan Sekjen DPR RI Nomor 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Sekjen Nomor 3/SEKJEN/2010. Peraturan Sekjen Nomor 01/PER-SEKJEN/2010 tentang Tata Cara Penyelesaian Ganti Kerugian Negara di Lingkungan Sekjen DPR RI. 27

28 Peraturan Sekjen Nomor 01A/PER-SEKJEN/2010 tentang Pedoman Pengawasan di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI. Peraturan Sekjen Nomor 02/PER-SEKJEN/2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI, (namun belum sesuai dg Per- MenPAN). Peraturan Sekjen Nomor 02/PER-SEKJEN/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Pengurus Korps Pegawai Republik Indonesia Sekjen DPR RI. Peraturan Sekjen Nomor 03/PER-SEKJEN/2007 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara di Lingkungan Sekjen DPR RI. 2. Pedoman Secara konteks, meskipun sudah banyak disusun dan ditetapkan Pedoman tetapi belum ada kegiatan evaluasi atas efektivitas Pedoman yang telah ditetapkan tersebut sehingga belum dapat diketahui apakah Pedoman yang sudah disusun dapat terlaksana dengan baik dan dapat mencapai tujuan sasaran perbaikan pengelolaan suatu objek yang diatur. Berdasarkan permasalahan dan kondisi dari perkembangan dari berbagai Pedoman yang dimiliki menunjukkan bahwa Organisasi Setjen DPR menyadari arti penting bahwa perbaikan dalam mengelola berbagai sumber daya organisasi maka secara input Setjen DPR RI mengembangkan strategi penyusunan mekanisme kerja yang jelas antara hubungan Setjen DPR RI dengan DPR RI, maupun antar unit organisasi yang ada dalam struktur Organisasi Setjen DPR RI. Karena itu disusunlah berbagai Pedoman dengan tujuan agar dimilikinya panduan agar pengelolaan berbagai sumber daya menjadi efisien dan efektif. Kesadaran akan pentingnya Pedoman setidaknya menggambarkan keinginan Organisasi untuk menata dirinya lebih baik kedepannya. Dari sisi proses, Setjen DPR RI saat ini sedang menyelesaikan beberapa Pedoman yang sudah menjadi prioritas untuk segera disusun dan ditetapkan, setidaknya pada tahun 2012, misalnya Pedoman Pelaksanaan Fungsi Legislasi yang sudah pada tahap penyempurnaan oleh Badan Legislasi (Baleg). Pedoman ini mengatur standar kegiatan dan waktu yang 28

29 dibutuhkan oleh setiap Alat Kelengkapan Dewan khususnya Komisi dalam proses penyusunan dan pembahasan undang-undang. Begitu juga dengan Pedoman Pelaksanaan Fungsi Pengawasan DPR RI yang masih dalam taraf pengkajian. Pedoman ini akan menjadi acuan bagi Alat Kelengkapan Dewan dan Anggota DPR RI dalam melakukan fungsi pengawasannya sehingga terdapat standar minimum pelaksanaan pengawasan. 3. Ketatalaksanaan Berdasarkan konteks, sama halnya dengan Pedoman yang telah banyak disusun dan ditetapkan SOP tetapi belum ada kegiatan evaluasi atas efektivitas SOP yang telah ditetapkan tersebut sehingga belum dapat diketahui apakah SOP yang sudah disusun dapat terlaksana dengan baik dan dapat mencapai tujuan sasaran perbaikan suatu mekanisme kerja terkait dengan layanan yang diberikan oleh Setjen DPR RI kepada DPR RI. Berdasarkan permasalahan dan kondisi dari perkembangan dari berbagai SOP yang dimiliki, maka secara input menunjukkan bahwa Organisasi Setjen DPR menyadari arti penting bahwa perbaikan dalam mekanisme kerja sehinggan dikembangkan strategi penataan ketatalaksanaan dengan ditetapkannya berbagai SOP dengan tujuan agar setiap tahapan kerja menjadi jelas urutan kerjanya sekaligus memperlihatkan siapa yang harus bertanggungjawab. Kesadaran akan pentingnya SOP setidaknya menggambarkan keinginan Organisasi untuk memperbaiki mekanisme kerjanya. Namun demikian secara proses ke depan perlu adanya evaluasi terhadap berbagai SOP agar dapat memastikan bahwa SOP yang telah disusun dapat memudahkan atau mendorong bagi perbaikan kinerja. Kemudian terkait dengan permasalahan E-Gov dan E-Par, berdasarkan sisi konteks meskipun Setjen DPR RI telah menerapkan E-Gov dan E-Par tetapi belum ada kegiatan evaluasi atas efektivitas penerapan E-Gov dan E- Par. Sedangkan secara input, berdasarkan permasalahan dan kondisi dari perkembangan penerapan E-Gov dan E-Par menunjukkan bahwa Organisasi Setjen DPR RI memiliki kesiapan untuk melakukan penyempurnaanpenyempurnaan dan pengembangan-pengembangan sistem aplikasi dengan mengacu kepada System Development Life Circle (SDLC)i. Begitu juga dari 29

30 sisi proses sekarang ini Bagian Data dan Sarana Informasi sudah memiliki rencana pengembangan 46 sistem aplikasi. 4. Budaya Kerja Berdasarkan konteks, maka permasalahan dan kondisi dari pola pikir dan budaya kerja yang dimiliki menunjukkan bahwa Organisasi Setjen DPR RI perlu ekstra keras dalam melakukan perubahan terutama perubahan dari pola pikir. Setjen DPR RI harus mampu mendefinisikan atau mengoperasionalkan pola pikir apa yang harus dirubah. Hal ini menjadi penting karena untuk mampu merubah sistem dalam pengelolaan berbagai sumberdaya organisasi dari model yang selama ini berjalan menuju sesuatu yang baru harus dilandasi dengan perubahan pola pikir. Pola pikir (mind set) pegawai Setjen DPR RI belum sepenuhnya mendukung organisasi yang efisien, efektif, produktif dan profesional. Selain itu pegawai belum benar-benar memiliki pola pikir yang melayani DPR RI secara profesional, belum menghasilkan kinerja yang baik dan belum berorientasi pada hasil (outcome). Begitu juga budaya kerja (culture set) organisasi saat ini sama halnya dengan masalah birokrasi secara umum yaitu belum berorientasi keluar, minim pemberdayaan, cenderung lambat dalam pengambilan keputusan, masih bersifat tertutup dan belum berintegrasi serta tidak responsif. Berdasarkan hal di atas secara input, Setjen DPR RI perlu mempertegas pola pikir seperti yang memang dibutuhkan, dan hal ini belum nampak sampai evaluasi ini dilakukan. Karena pola pikir ini akan mempengaruhi terhadap kebijakan yang akan disusun dan ditetapkan oleh Setjen DPR RI. Karena itu strategi yang perlu dikembangkan adalah perubahan pola pikir pada pejabat struktural dan ini perlu mendapatkan prioritas utama. Sementara itu dari sisi proses, kegiatan ini akan membutuhkan waktu yang relatif lama karena secara agenda belum nampak. Sedangkan secara proses perlu terus dilakukan upaya-upaya internalisasi nilai-nilai budaya tersebut ke dalam cara kerja di organisasi. 30

31 BAB EMPAT EVALUASI ATAS PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA A. KETERSEDIAAN PEGAWAI Sesuai dengan tugas dan fungsi Setjen DPR-RI, yaitu memberikan dukungan administrasi, teknis dan keahlian kepada DPR RI maka untuk menjalankan tugas dan fungsinya Setjen DPR RI didukung melalui kebaradaan PNS sebanyak Sebaran berdasarkan golongan dan jumlahnya sampai Juli 2012 dapat dilihat pada tabel 4.1. Tabel 4.1. Jumlah Pegawai Berdasar Golongan (Per Juli 2012) Golongan Jumlah Golongan Jumlah Gol. IV/e 3 Gol. II/d 90 Gol. IV/d 15 Gol. II/c 102 Gol. IV/c 15 Gol. II/b 81 Gol. IV/b 45 Gol. II/a 101 Gol. IV/a 48 Gol. I/d 8 Gol. III/d 161 Gol. I/c 6 Gol. III/c 122 Gol. I/b 12 Gol. III/b 357 Gol. I/a 1 Gol. III/a 195 Jumlah Usaha pembinaan dan pengembangan kompetensi sumber daya manusia (SDM) di lingkungan Setjen DPR-RI diarahkan untuk mendukung tugas tersebut. Secara lebih detail, usaha pengembangan kompetensi diarahkan untuk mendukung fungsi legislasi, anggaran, dan pengawasan yang merupakan tugas dari DPR. Dalam upaya lebih meningkatkan daya guna dan hasil guna dari SDM Setjen DPR-RI setidaknya ada tiga aspek utama yang harus selalu disempurnakan agar semakin efektif dan efisien yaitu kelembagaan, kepegawaian dan ketatalaksanaan. Penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur negara langkah utama dan pertama yang harus dilakukan adalah melakukan analisa jabatan. Analisa jabatan merupakan syarat utama yang harus dilakukan karena analisa jabatan merupakan dasar kebutuhan. Dalam penataan kepegawaian banyak hasil analisa jabatan yang dapat dimanfaatkan 31

32 atau banyak masalah kepegawaian dapat dipecahkan dengan analisa jabatan diantaranya adalah kebutuhan pegawai dan formasi pegawai. Analisa jabatan juga berguna untuk masalah ketatalaksanaan terutama dalam menyusun prosedur kerja dan hubungan. Tujuan dilakukannya pengukuran beban kerja secara regular adalah: (1) Untuk mengevaluasi sejauh mana seorang pegawai telah melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dalam organisasi; (2) Untuk menghindari adanya kelebihan beban kerja (workload overwhelming) dari seorang pegawai, karena hal tersebut akan secara langsung berdampak pada produktivitas kerja dan secara tidak langsung menghambat pencapaian tujuan organisasi; dan (3) Untuk mengevaluasi pembagian kerja berdasarkan job design dan kebutuhan organisasi. Hal ini bermanfaat untuk membagi tugas dan kerja berdasarkan tujuan yang akan dicapai oleh organisasi. Untuk mendukung hasil yang lebih validitas dan reliabelnya dari hasil analisa jabatan maka diperlukan analisa beban kerja karena untuk menghitung jumlah waktu dan kapasitas pegawai dalam melaksanakan tugas.beban kerja diartikan sebagai serangkaian tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan dan diemban oleh seorang pegawai berkaitan dengan posisi dan tupoksi kerja yang dimilikinya. Pengukuran beban kerja (workload measurement) dimaksudkan sebagai suatu mekanisme untuk meninjau kembali porsi tugas dan tanggung jawab dari seorang pegawai direfleksikan dengan pekerjaan yang diembannya dan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi. Beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dilaksanakan suatu jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu.efektivitas dan efisiensi kerja adalah perbandingan antara bobot/beban kerja dengan jam kerja efektif dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi. Hasil perhitungan tersebut, lebih dikenal dengan efisiensi dan efektivitas jabatan (EJ). EJ dikategorisasikan dalam lima interval yang kemudian diberi penilaian atas prestasi kerja jabatan (PJ) yaitu A (sangat baik) sampai dengan E (kurang); dengan ketentuan:ej di atas 1 = A (Sangat Baik); EJ antara 0,90 1 = B (Baik); EJ antara 0,70 0,89 = C (Cukup); EJ antara 0,50 0,69 = D (Sedang); dan EJ di bawah 0,50 = E (Kurang). 32

33 1. Sekretaris Jenderal Beban kerja Sekretaris Jenderal berdasarkan aktivitas yang dilakukan pada tahun 2011 dalam pelaksanaan tugasnya mencapai10.661,5 dengan nilai efisiensi 1,480. Beban kerja yang demikian tinggi mencerminkan beratnya beban tugas yang diemban oleh Sekretaris Jenderal. Oleh karena itu, sebaiknya posisi Wakil Sekretaris Jenderal yang masih kosong dapat segera dilantik pejabatnya sehingga Sekretaris Jenderal dan Wakil Sekretaris Jenderal dapat berbagi dalam menjalankan tugasnya memimpin Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. 2. Deputi Bidang Perundang-undangan Jumlah pemangku jabatan dalam lingkup unit-unit kerja Deputi Bidang Perundangundangan sebanyak 91 (sembilan puluh satu) pemangku jabatan dengan jumlah beban kerja mencapai Berdasarkan hasil analisa beban kerja (ABK), total kebutuhan pegawai dalam lingkup Deputi Bidang Perundang-undangan mencapai 122 (seratus dua puluh dua) orang pegawai, sehingga jika dibandingkan dengan jumlah pemangku jabatan saat ini maka terjadi kekurangan pegawai sebanyak 31 (tiga puluh satu) orang pegawai. 3. Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan Jumlah pemangku jabatan dalam lingkup unit-unit kerja Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan sebanyak 229 (dua ratus dua puluh sembilan) pemangku jabatan dengan jumlah beban kerja mencapai Berdasarkan hasil analisa beban kerja (ABK), total kebutuhan pegawai dalam lingkup Deputi Bidang Bidang Anggaran dan Pengawasan mencapai 250 (dua ratus lima puluh) orang pegawai, sehingga jika dibandingkan dengan jumlah pemangku jabatan saat ini maka terjadi kekurangan pegawai sebanyak 21 (dua puluh satu) orang pegawai, yaitu untuk jabatan fungsional Penganalisa Pendapatan Negara dan Pembiayaan Anggaran (-5), Penganalisa Belanja Negara (-5), Penganalisa Ekonomi Makro (-3), dan Pranata Komputer (-8). 33

34 4. Deputi Bidang Persidangan dan Kerjasama Antar Parlemen Jumlah pemangku jabatan dalam lingkup unit-unit kerja Deputi Bidang Persidangan dan Kerjasama Antar Parlemen sebanyak 370 (tiga ratus tujuh puluh) pemangku jabatan dengan jumlah beban kerja mencapai Berdasarkan hasil ABK, total kebutuhan pegawai dalam lingkup Deputi Bidang Persidangan dan Kerjasama Antar Parlemen mencapai 375 (tiga ratus tujuh puluh lima) orang pegawai, sehingga jika dibandingkan dengan jumlah pemangku jabatan saat ini maka terjadi kekurangan pegawai sebanyak 5 (lima) orang pegawai, yaitu pada jabatan Pranata Humas (-5). 5. Deputi Bidang Administrasi Jumlah pemangku jabatan dalam lingkup unit-unit kerja Deputi Bidang Administrasi sebanyak (seribu dua belas) pemangku jabatan dengan jumlah beban kerja mencapai Berdasarkan hasil analisa beban kerja (ABK), total kebutuhan pegawai dalam lingkup Deputi Bidang Administrasi mencapai (seribu delapan puluh enam) orang pegawai, sehingga jika dibandingkan dengan jumlah pemangku jabatan saat ini maka terjadi kekurangan pegawai sebanyak 74 (tujuh puluh empat) orang pegawai, yaitu pada jabatan Perencana Anggaran Dewan (-1), Perencana Anggaran Setjen (-2), Analis Tatalaksana (-1), Pemeriksa Anggaran (-2), Pemeriksa Materiil/Auditor (-2), Pemeriksa Administrasi Umum/Auditor (-2), Perawat Gigi (-3), Pranata Laboratorium Kesehatan (-4), Apoteker (-1), Bidan (-3), Pengadministrasi Perjalanan Dinas Dalam Negeri (-3), Perencana Pemeliharaan Gedung dan Peralatan (-10), Pengganda dan Penjilid (-1), dan Anggota Pengamanan Dalam (- 45). B. JENIS PEGAWAI Sesuai dengan tugas Setjen DPR-RI untuk memberikan bantuan berupa teknis, keahlian, dan administrasi bagi fungsi kedewanan, maka jenis SDM di Setjen DPR-RI juga terbagi menjadi 3, yaitu pejabat struktural dan pejabat fungsional khusus dan pejabat fungsional umum. Jumlah pegawai berdasar golongan dan jenis jabatan dapat dilihat pada tabel

35 Tabel 4.2. Jumlah Pegawai Berdasarkan Jabatan Golongan Struktural Fungsional Fungsional Khusus Umum Gol IV/d 9 6 Gol IV/c 9 6 Gol IV/b 37 8 Gol IV/a Gol III/d Gol III/c Gol III/b Gol III/a Gol II/d 3 87 Gol II/c Gol. II/b 81 Gol. II/a 102 Gol. I/d 8 Gol. I/c 6 Gol. I/b 12 Gol. I/a 1 Sesuai dengan arah kebijakan dan strategi DPR-RI sebagaimana tercantum dalam Rencana Strategis DPR-RI telah menetapkan DPR-RI pada kedudukan dan fungsi strategis dalam hal pembentukan UU, penetapan APBN, dan melakukan pengawasan. Perubahan tersebut membawa konsekuensi meningkatnya peran dan fungsi DPR-RI. Sebagai lembaga negara yang mengemban amanat dan aspirasi rakyat Indonesia, maka DPR-RI dituntut untuk menghasilkan kinerja yang optimal. Arah kebijakan dan strategi DPR-RI tersebut diwujudkan dalam program dukungan manajemen dan pelaksanaan tugas teknis dengan diarahkan kepada peningkatan dukungan Setjen DPR-RI terhadap pelaksanaan fungsi dan tugas Dewan. Strategi besar yang ditempuh adalah mewujudkan mekanisme kerja dukungan kedewanan yang optimal dengan diiringan manajemen perubahan melalui mutu layanan yang didukung oleh pengembangan pembelajaran organisasi dan budaya organisasi. Untuk mewujudkan hal tersebut langkah awal yang perlu dilakukan adalah melakukan identifikasi terhadap jumlah tenaga pendukung teknis, administrasi, dan keahlian yang ada saat ini dengan kebutuhan yang sebenarnya (diterjemahkan dengan jumlah tenaga struktural dan tenaga fungsional saat ini dan yang dibutuhkan). Dari hasil Analisis Beban Kerja, maka terdapat kekurangan tenaga di Setjen DPR-RI baik pada pos tenaga struktural sebanyak 84 orang dan pos tenaga fungsional sebanyak 53 orang. 35

36 Perincian kekurangan tenaga struktural dan fungsional dapat dilihat pada tabel 4.3. Tabel 4.3. Kekurangan Pegawai Struktural dan Fungsional di Setjen DPR-RI Unit Organisasi Struktural Fungsional Biro Perancangan Undang-undang Bidang Politik, Hukum, HAM dan Kesejahteraan Rakyat Perancang Peraturan Perundang-undangan 11 Biro Perancangan Undang-undang Bidang Ekonomi, Keuangan, Industri dan Perdagangan: Perancang Peraturan Perundang-undangan 18 Biro Hukum dan Pemantau Pelaksanaan Undang-undang: Pelaksana Pertimbangan dan Bantuan Hukum 2 Biro Analisa Anggaran dan Pelaksanaan APBN Penganalisa Negara dan Pembiayaan Anggaran 5 Penganalisa Belanja Negara 5 Penganalisa Ekonomi Makro 3 Pusat Pengkajian, Pengolahan Data dan Informasi Pranata Komputer 8 Biro Hubungan Masyarakat dan Pemberitaan Pranata Humas 5 Biro Perencanaan dan Pengawasan Perencana Anggaran Dewan 1 Perencana Anggaran Setjen 2 Analis Tata Laksana 1 Pemeriksa Anggaran 2 Pemeriksa Materiil/Auditor 2 Pemeriksa Administrasi Umum/Auditor 2 Perawat Gigi 3 Pranata Laboratorium 4 Apoteker 1 Bidan 3 Biro Keuangan Pengadministrasi Perjalanan Dinas Dalam Negeri 3 Biro Pemeliharaan Bangunan dan Instalasi Perencana Pemeliharaan Gedung dan Peralatan 10 Biro Umum Pengganda dan Penjilid 1 Anggota Pengamanan Dalam 45 Total C. KUALITAS PEGAWAI Berdasarkan hasil asesmen tahun 2009 Setjen DPR RI telah mengetahui sejauh mana potensi dan kesiapan dari pejabat dan pegawai untuk dijadikan kader kepemimpinan di organisasi pada setiap jenjang hirarki yang ada. Dari 244 pegawai yang berasal dari Pejabat Eselon III, IV dan Non Eselon ternyata untuk masing-masing eselon terjadi gap kompetensi, artinya pejabat-pejabat yang berada pada posisinya sekarang ini sebenarnya masih memiliki potensi yang kurang pada jabatan tersebut. Rata-rata kompetensi pejabat eselon dan pegawai non eselon dapat dilihat pada tabel

37 Tabel 4.4. Rata-Rata Kompetensi Pejabat Eselon dan Pegawai Non Eselon No Eselon Rata-rata Skor Nilai yang diharapkan Gap 1 Eselon II Eselon III Eselon IV Non Eselon Keterangan: untuk Eselon II nilai diperoleh dari 6 pejabat yang diasesmen. D. KEBIJAKAN PENGELOLAAN SDM Sejalan dengan adanya keharusan untuk melakukan reformasi birokrasi seperti yang telah diamanatkan dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No Per/15/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi yang kemudian direvisi dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 8 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Dokumen Usulan dan Road Map Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Kementerian/Lembaga. Melalui peraturan ini, semua kementerian/lembaga/pemerintah daerah untuk menyusun dan melaksanakan program reformasi birokrasi di lingkungan instansinya masing-masing. Reformasi birokrasi dilaksanakan dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik sehingga akan terbangun aparatur negara agar lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam mengembangkan tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional. Terkait reformasi birokrasi, maka Setjen DPR-RI telah melaksanakan program Penataan Sistem Manajemen SDM. Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur ini ditujukan untuk memetakan kondisi SDM yang ada sehingga arah pengembangan dipersiapkan untuk menjadi seorang profesional pada bidangnya masing-masing. Dalam periode , hal mendasar yang dilakukan oleh Sekretariat Jenderal DPR RI dalam hal pengelolaan SDM adalah disusunnya Cetak Biru Pengelolaan SDM. Cetak Biru tersebut telah diimplementasikan ke dalam berbagai kebijakan dan kegiatan yang telah, sedang dan akan dilaksanakan. 1. Rekrutmen Rekrutmen memiliki tujuan memperoleh sejumlah kandidat karyawan yang qualified sehingga memungkinkan organisasi Setjen DPR-RI dapat 37

38 menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan. Rekrutmen tersebut terutama dilakukan dengan rekrutmen baru maupun perbantuan dari instansi lain. Rekrutmen pegawai dari luar instansi (open karir terbatas) dilakukan oleh Setjen DPR RI secara sangat selektif dan hanya untuk mengisi jabatan-jabatan tertentu yang membutuhkan kompetensi khusus. Untuk rekrutmen baru disusun dengan konsep zero tolerant to KKN dan dilaksanakan berdasar pada Pedoman Rekrutmen dengan konsep zero tolerant to KKN yang digunakan pada pelaksanaan rekrutmen pegawai tahun Dari hasil rekrutmen tersebut berhasil terjaring sejumlah 96 CPNS, 47 diantaranya calon peneliti dan 6 perancang undang-undang. Dengan demikian saat ini jumlah seluruh PNS adalah 1369, diantaranya 191 orang Tenaga Fungsional. Hasil rekrutmen dengan konsep Zero Tolerant to KKN telah memberikan manfaat bagi organisasi berupa hadirnya pegawai-pegawai yang memiliki kompetensi yang dibutuhkan keberadaannya untuk memperkuat dukungan bagi pelayanan keahlian kepada DPR. 2. Pembinaan Karir Semangat reformasi dalam bidang SDM sudah dimulai jauh sebelum adanya program nasional Reformasi Birokrasi. Langkah penting dimulai pada tahun 2003 di mana telah dilakukan Penataan SDM melalui kegiatan Pemetaan Jabatan. Setiap pemegang jabatan dituntut untuk memiliki kompetensi dibidangnya. Terkait dengan kompetensi pegawai, sejak tahun sudah dilakukan asesmen meskipun secara terbatas terhadap para Pejabat Struktural (eselon I, II, III, dan IV), Pejabat Fungsional (Peneliti, Calon Perancang PUU, Calon Perencana Anggaran), dan Jabatan Umum/Staf. Output dari kegiatan asesmen tersebut, saat ini Setjen DPR-RI dapat mengetahui profil kompetensi pejabat. Oleh karena itu penataan SDM melalui kegiatan asesmen dilanjutkan untuk para Pejabat Fungsional (calon perancang peraturan perundang-undangan dan calon analis anggaran) dan Pegawai Golongan III. Berdasarkan hasil asesmen ternyata terdapat ± 50% pegawai yang kurang kompeten. Kegiatan asesmen terus dilakukan sampai dengan tahun Sejak tahun 2008, hasil asesmen juga digunakan sebagai dasar pertimbangan bagi 38

39 Baperjakat untuk mutasi pegawai/pejabat dan yang akan mendapatkan promosi jabatan ke jenjang yang lebih tinggi. Hal ini dituangkan dalam bentuk pedoman pengangkatan pejabat eselon I, II, III, dan IV dan Mutasi Pejabat/Pegawai Setjen DPR-RI. Manfaat dari hasil asesmen tersebut telah memberikan kemudahan bagi Setjen DPR-RI dalam melakukan pemantauan dan evaluasi bagi pejabat struktural. Dari hasil evaluasi pada tahun 2003, telah dilakukan evaluasi terhadap 5 orang pejabat eselon IV yang harus dibebaskan dari jabatannya dikarenakan kurang disiplin dan kurang dapat melaksanakan tugas pada jabatannya secara akuntabel. Evaluasi terhadap kinerja pejabat struktural ini dilakukan secara terus menerus. Untuk memperkuat kinerja para pejabat kemudian dikeluarkan kebijakan dengan membuat surat pernyatan bersedia dilakukan evaluasi yang ditandatangani di atas materai bagi Pejabat Eselon II, III, IV untuk mempertanggungjawabkan jabatannya. Evaluasi terhadap kinerja jabatan fungsional secara umum bertujuan untuk menciptakan Sistem Pengelolaan SDM Fungsional yang efisien dan efektif sesuai dengan peran Setjen DPR-RI sebagai Supporting System bagi DPR, yang mampu memberikan keseimbangan terjaminnya hak dan kewajiban PNS Fungsional dengan misi untuk memotivasi kinerja PNS Fungsional di lingkungan Setjen DPR RI. a. Pengembangan Talent Pool Hasil asesmen dari 244 pegawai yang berasal dari Pejabat Eselon III, IV dan Non Eselon berhasil diperoleh 139 talent, 88 alternative talent dan 9 untalented. Jumlah ini sangat kurang jika dikaitkan dengan jumlah jabatan yang ada sebanyak 230 (di luar Eselon I). Hasil asesmen lebih rinci dapat dilihat pada tabel 4.5. Tabel 4.5. Hasil Pemetaan Talent Pool Eselon Kategori Jumlah Talent Alternative Talent Untalented III IV Non Eselon Jumlah

40 Penentuan talent di Setjen DPR RI digunakan penghitungan alternatif yaitu dihitung berdasarkan Nilai Rata-rata Kelompok Asesmen (mereka diperbandingkan dengan sesama pejabat struktural dalam kelompok yang sama di lingkungan Setjen DPR RI). Tabel 4.6. Jumlah Talent Berdasarkan Potensi Karir Eselonering Eselonering Jabatan Saat Ini Jumlah Eselon III Eselon IV Non Eselon Eselon II Eselon III Eselon IV Jumlah Dari jumlah talent sebanyak 139 orang untuk masing-masing eselon dapat dilihat pada tabel 4.6, sebagai berikut: 1. Hanya 10 orang talent yang berasal dari Eselon III, IV dan Non Eselon memiliki potensi untuk menduduki Eselon II. 2. Terdapat 75 orang talent yang berasal dari Eselon IV dan Non Eselon memiliki potensi untuk menduduki Eselon III. 3. Terdapat 54 orang talent yang berasal dari Non Eselon memiliki potensi untuk menduduki Eselon IV. b. Pengembangan Jabatan Fungsional Terkait dengan pembinaan SDM dalam kerangka peningkatan dukungan kepada Dewan, Setjen DPR-RI pada tahun 2010 sudah melaksanakan asesmen untuk menjaring SDM yang mempunyai kemampuan sebagai analis anggaran dan transkriptor. Sejalan dengan itu, Bagian Organisasi dan Tata Laksana sudah menyiapkan pula Naskah Akademis bagi Jabatan Fungsional Analisis Anggaran dan Transkriptor untuk disampaikan kepada Menpan dan Reformasi Birokrasi dalam rangka pembentukan jabatan fungsional tersebut. 3. Penerapan Disiplin Pegawai Untuk meningkatkan kedisiplinan pegawai sejak tahun 2003 dilakukan penerapan sistem absensi elektronik (finger print), antara lain : 40

41 1) Dengan NIP lama, sejumlah 6 buah, yang ditempatkan di : a) Gd. Nusantara I Lt. 1 : 2 Buah b) Gd. Nusantara I Lt. 23 : 1 Buah c) Gd. Nusantara 3 Lt. 1 : 1 Buah d) Gd. Samania Lt. 1 : 2 Buah Penggunaan absen elektrik diatur dalam Surat Edaran Sekjen DPR RI No. KP.07/7747/DPR RI/2003 tertanggal 31 Desember 2003 perihal Absen Elektrik. 2) Dengan konversi NIP yang baru sejumlah 8 buah yang ditempatkan di : a) Gd. Nusantara 1 Lt. 1 : 2 Buah b) Gd. Nusantara 2 Lt. I : 2 Buah c) Gd. Nusantara 3 Lt. 1 : 1 Buah d) Gd. Sekretariat Lt. 1 : 2 Buah e) Gd. Mekanik Lt. 1 : 1 Buah Penggunaan absen elektrik dan pengaturan jam kerja diatur dalam Surat Edaran Sekjen DPR RI No. KP/0485/DPR RI/2009 tertanggal 29 Januari 2009 perihal penggunaan Absen Elektrik. E. ANALISIS Berdasarkan sisi konteks yang dilihat dari hasil pemetaan memperlihatkan bahwa Setjen DPR RI sedang menghadapi permasalahan serius terkait dengan SDM manajerial dikarenakan masing-masing eselon memiliki pejabat yang potensi untuk menjadi kader eselon di atasnya sangat sedikit dibandingkan dengan kebutuhan. Idealnya jumlah talent yang ada seharusnya minimum mengikuti jumlah jabatan yang ada, artinya ketika seluruh jabatan yang ada mulai dari Eselon IV sampai Eselon IV berjumlah 230 posisi maka mereka yang tidak berada pada jabatan minimum 230 orang masuk dalam talent, dan semua talent memiliki potensi sampai dengan Eselon I. Begitu juga pejabat yang berada pada Eselon IV minimal 66 orang masuk sebagai talent dan memiliki potensi sampai Eselon I. Selanjutnya berbagai permasalahan yang bersifat kritis yang dihadapi dalam pengelolaan SDM Aparatur dirangkum dalam tabel

42 Tabel 4.7. Permasalahan Kritis Dalam Penataan Sistem Manajemen SDM Setjen DPR RI No Kegiatan Masalah Kritis 1 Rekrutmen pegawai Penyempurnaan sistem rekrutmen yang secara berangsur-angsur mengarah kepada konsep transparan dan bersih dari KKN 2 Analisis jabatan Analisis jabatan belum sepenuhnya menggambarkan deskripsi jabatan dan syarat jabatan. 3 Evaluasi Jabatan Evaluasi jabatan belum dilaksanakan 4 Analisis Beban Kerja Analisis Beban Kerja belum dilaksanakan 5 Standar Kompetensi Jabatan Standar Kompetensi Jabatan belum dilaksanakan 6 Asesmen Kompetensi Individu Hasil asesmen belum sepenuhnya digunakan sebagai dasar pertimbangan dalam pengelolaan SDM aparatur. 7 Penerapan sistem penilaian kinerja individu 8 Pembangunan/pengembangan database pegawai 9 Pengembangan pendidikan dan pelatihan berbasis kompetensi 10 Pengintegrasian pengelolaan Tenaga Ahli dan Asisten Anggota 11 Pengembangan jabatan fungsional Penerapan sistem penilaian kinerja individu masih bersandar pada penilaian atasan langsung dan dituangkan dalam DP3. Pembangunan/pengembangan database belum sepenuhnya memuat informasi tentang administrasi kepegawaian. Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan belum sepenuhnya mengacu kepada hasil asesmen. Masih adanya ketidak sesuaian kompetensi Tenaga Ahli dan Asisten Anggota sebagaimana yang dipersyaratkan dalam pedoman Jenis jabatan fungsional masih perlu dikembangkan. Selanjutnya dilihat berdasarkan kualitas SDM, Organisasi Setjen DPR RI sedang menghadapi kondisi yang tidak jauh berbeda dengan keadaan birokrasi secara umum yaitu rendahnya kualitas. Karena itu dalam membenahi pengelolaan SDM diperlukan input, dalam hal ini bagaimana menerapkan strategi pengelolaan SDM berbasis Strategic Human Resources. Hal ini sudah mulai dilakukan melalui penyusunan Cetak Biru Pengelolaan SDM dan secara proses sudah diimplementasikan, misalnya dengan penerapan konsep Zero Tolerant to KKN pada Pengadaan CPNS Tahun Ke depan terkait dengan strategi di atas, maka secara proses sudah ada konsistensi dari cara pengelolaan SDM yang menuju ke arah perbaikan sebagaimana yang ditetapkan dalam Cetak Biru Pengelolaan SDM. Namun demikian kedepan hal-hal yang perlu melakukan kegiatan-kegiatan yang membutuhkan penanganan segera, seperti: penyempurnaan analisis jabatan 42

43 yang harus disusun berdasarkan fungsi dan kompetensi sesungguhnya yang dipersyaratkan, pengunaan analisis jabatan dan evaluasi jabatan sebagai dasar untuk menentukan formasi kebutuhan pegawai dan pembinaan karir, peningkatan pemahaman pegawai terhadap tupoksinya secara utuh melalui penyempurnaan job description, penyusunan profil kompetensi jabatan, dan menyusun sistem penilaian kinerja pegawai, penyempurnaan sistem database, serta penyusunan kebutuhan diklat yang diperlukan bagi pegawai berbasis kompetensi. 43

44 BAB LIMA EVALUASI ATAS PENGELOLAAN ANGGARAN A. PERKEMBANGAN ANGGARAN Untuk melaksanakan tugas dan fungsi organisasi dibutuhkan anggaran yang cukup. Dengan sistem anggaran yang berlaku saat ini maka anggaran disusun dengan pendekatan anggaran berbasis kinerja. Anggaran Setjen DPR RI merupakan bagian dari Anggaran DPR RI. Sebagaimana diketahui bahwa Anggaran DPR RI terbagi ke dalam dua Satuan Kerja (satker) yaitu Satker Dewan dan Satker Setjen. Meskipun ada dua satker, Setjen DPR RI tetap menjadi penguna anggaran baik untuk Setjen DPR RI maupun untuk DPR RI. Gambar 5.1. Persentase Serapan DIPA PERSENTASE SERAPAN DIPA DPR RI % 80.00% 75.00% 70.00% 65.00% DPR RI 80.52% 77.51% 70.70% 78.06% 79.41% Dari sisi perencanaan, pengelolaan anggaran DPR sudah menunjukkan perbaikan karena didasarkan pada Rencana Strategis (Renstra). Bahkan untuk DPR RI merupakan catatan sejarah karena DPR RI Periode merupakan yang pertama memiliki perencanaan (Renstra). Dari Renstra DPR RI ini kemudian diterjemahkan oleh Setjen dalam bentuk Renstra Setjen DPR RI. 44

45 Secara operasional, pengalokasian anggaran diawali dengan penyusunan Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI. Proses ini sudah dimulai sejak tahun Sebagai tindak lanjut dari perbaikan dalam sistem penganggaran juga telah dilakukan pembenahan internal melalui penyusunan pedoman pelaksanaan tugas dan fungsi DPR RI telah dilaksanakan melalui penyusunan Pedoman Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI. Berikut adalah contoh untuk anggaran tahun Penyusunan anggaran tahun 2011 disusun berdasarkan Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI Tahun Penyusunan Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI Tahun 2011 merupakan bukti nyata DPR terus berusaha untuk menjadi lebih efisien. Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI Tahun 2011 menjadi pedoman bagi setiap Alat Kelengkapan Dewan maupun Sekretariat Jenderal dalam menyusun rencana kerja dan anggarannya di tahun Di samping itu untuk memastikan bahwa dalam penggunaan anggaran negara DPR tahun 2011 mendatang diawali dengan membuat prioritas kegiatan yang akan dilakukan pada tahun Dengan adanya Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI Tahun 2011, setiap penggunaan anggaran DPR menjadi lebih jelas dimana DPR berupaya menselaraskan kebutuhan anggaran berdasarkan pelaksanaan setiap fungsi DPR yang kegiatannya melekat pada setiap Alat Kelengkapan Dewan. BURT telah membahas dan menghasilkan dokumen Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI Tahun 2011 yang ditetapkan melalui Surat Keputusan BURT pada tanggal 4 Februari 2010 sebagai dasar acuan bagi AKD dan Setjen dalam menyusun kebutuhan Anggarannya untuk Tahun Contoh lainnya adalah untuk anggaran 2012, pengelolaannya diawali dengan perencanaan anggaran yang didasarkan kepada Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran Tahun Memasuki awal tahun 2011, BURT telah melakukan persiapan untuk menyusun anggaran DPR RI Tahun 2012 yang diawali dengan disusunnya Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI. Selanjutnya Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI Tahun 2012 yang ditetapkan melalui Surat Keputusan BURT tanggal 45

46 10 Februari 2011 akan menjadi acuan bagi AKD dan Setjen dalam menyusun kebutuhan anggarannya untuk Tahun Memasuki awal tahun 2012, BURT telah melakukan persiapan untuk menyusun anggaran DPR RI Tahun Mengacu pada siklus penyusunan anggaran DPR RI yang menyatakan bahwa penyusunan usulan anggaran DPR RI diawali dengan disusunnya Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI Tahun 2013 yang mengacu pada kebutuhan kegiatan Dewan. Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI juga merupakan penjabaran Rencana Strategis DPR RI untuk tahun keempat yang diuraikan ke dalam program dan kegiatan terhadap tugas dan fungsi Dewan. Selanjutnya Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI Tahun 2013 yang ditetapkan melalui Surat Keputusan BURT tanggal 15 Desember 2011 akan menjadi acuan bagi AKD dan Setjen dalam menyusun kebutuhan anggarannya untuk Tahun Gambar 5.2. Pagu vs Realisasi DIPA PAGU vs REALISASI DIPA DPR RI PAGU 836,992,648,000 1,212,984,900,000 1,519,174,351,000 1,653,922,098,000 1,948,629,571,000 REALISASI 673,977,540, ,233,727,453 1,074,126,082,336 1,291,065,179,040 1,547,333,765, Realisasi Anggaran Satker Dewan Rencana strategis Dewan memuat tentang visi dan misi jangka panjang sebagai landasan dalam menyiapkan arah kebijakan 5 (lima) tahun ( ). Visi DPR adalah terwujudnya Lembaga Perwakilan yang kredibel dalam mengemban tanggung jawab mewujudkan masyarakat yang adil dan makmur. Adapun salah satu misi DPR adalah mewujudkan 46

47 penyelenggaraan fungsi penganggaran Negara yang akuntabel dan transparan. Dalam rangka mencapai visi sekaligus melaksanakan misi DPR tersebut maka pengelolaan anggaran harus dilaksanakan secara profesional baik dalam segi pelaksanaan maupun pelaporannya. Realisasi penerimaan Satker Dewan Semester I TA 2012 hanya berasal dari PNBP sebesar Rp ,-. Jumlah ini meningkat Rp atau 84,6% dibandingkan Semester I TA Pos penerimaan Satker Dewan hanya berasal dari pos penerimaan kembali belanja lainnya TA Realisasi belanja Satker Dewan Semester I TA 2012 dalam laporan Realisasi Anggaran Belanja adalah sebesar Rp ,- yang merupakan nilai realisasi belanja netto dari nilai realisasi belanja bruto sebesar Rp ,- setelah dikurangi pengembalian belanja sebesar Rp ,-. Realisasi belanja Satker Dewan pada semester I TA 2011 sebesar Rp ,- yang merupakan realisasi belanja netto dari realisasi belanja bruto sebesar Rp ,- setelah dikurangi pengembalian belanja sebesar Rp ,-. Dari angka tersebut terlihat bahwa realisasi belanja Semester I TA 2012 meningkat sebesar Rp ,- atau 36,3% dibandingkan realisasi belanja Semester I TA Realisasi Anggaran Satker Sekretariat Jenderal DPR-RI Setjen DPR-RI yang memiliki tugas memberikan dukungan teknis, administrasi, dan keahlian kepada anggota Dewan diharuskan menjalankan pengelolaan anggaran yang profesional. Dalam kaitan dengan profesionalisme pengelolaan anggaran, maka kinerja dan akuntabilitas penerimaan dan penggunaan anggaran merupakan dua hal yang tidak bisa dilepaskan dalam pelaksanaan tugas. Realisasi belanja Satker Setjen DPR-RI semester I TA 2012 dalam laporan realisasi anggaran belanja sebesar Rp ,- yang merupakan realisasi belanja netto dari realisasi belanja bruto sebesar Rp ,- dikurangi pengembalian belanja sebesar Rp ,-. Realisasi belanja semester I TA 2012 ini mengalami kenaikan sebesar Rp ,- atau 12,4% dibandingka realisasi belanja semester I TA 47

48 2011. Realisasi terbesar berasal dari pos belanja barang, yaitu sebesar Rp ,-, diikuti dengan pos belanja pegawai dan belanja modal masing-masing sebesar Rp ,- dan Rp ,-. Sedangkan realisasi penerimaan Satker Setjen DPR-RI dari pos Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) semeseter I TA 2012 sebesar Rp ,-. Sedangkan pada semester I TA 2011 sebesar Rp ,-. Terdapat kenaikan penerimaan sebesar Rp ,- atau naik 131,5% pada semester I TA 2012 dibandingkan pada semester I TA Pendapatan terbesar berasal dari pos sewa gedung, bangunan, dan gudang sebesar Rp ,-, kemudian diikuti pendapatan dari pos denda keterlambatan penyelesaian pekerjaan Pemerintah dan penerimaan belanja lainnya TA 2011 sebesar Rp ,-. 3. Proses Perbaikan Berkesinambungan Dari deskripsi di atas dapat terlihat bahwa baik di Satker Setjen DPR- RI maupun Satker Dewan terdapat peningkatan yang cukup signifikan pada semester I TA 2012 dibandingkan semester I TA 2011, terutama pada pos realisasi anggaran. Faktor pendorong utama dari peningkatan ini adalah perbaikan sistem organisasi pada Setjen DPR-RI yang meliputi pengembangan struktur, budaya organisasi dan perilaku organisasi, perubahan terhadap tata laksana organisasi, dan pendayagunaan sumber daya manusia agar efektif dan efisien, serta pola pikir dan budaya kerja. Perbaikan sistem tersebut tidak terlepas dari proses reformasi birokrasi Setjen DPR-RI yang mengarah pada pembentukan organisasi pembelajar (building learning organization). Pembelajaran ini merupakan kegiatan organisasi dimana pejabat dan pegawai secara terus menerus meningkatkan kapasitas mereka untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya perubahan dalam struktur organisasi Setjen DPR-RI sebagai mitra kerja dengan DPR, maka paradigma tugas memberi pelayanan berubah menjadi memberi dukungan. Hal ini diperkuat dengan perubahan budaya dan perilaku organisasi yang mengedepankan dukungan substansi atau keahlian yang mengikuti dukungan administrasi dan teknis. Dukungan keahlian disini bersifat proaktif dengan mengikuti kebutuhan anggota Dewan. 48

49 Perubahan paradigma yang mengedepankan dukungan keahlian pada akhirnya akan menggerakkan fungsi administrasi dan teknis secara efektif. Gambar 5.3. Persentase Serapan DIPA PERSENTASE SERAPAN DIPA SATKER DEWAN & SATKER SETJEN % 80.00% 75.00% 70.00% 65.00% 60.00% SATKER DEWAN 80.21% 77.63% 70.07% 79.46% 77.92% SATKER SETJEN 81.00% 77.28% 72.18% 75.02% 81.87% Dalam upaya untuk menata tatalaksana kerja Setjen DPR-RI maka dua program yang telah diaplikasikan adalah Program peningkatan efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan Setjen DPR-RI dan Program peningkatan penggunaan eknologi informasi (TI) dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan di Setjen DPR-RI. Sasaran yang ingin dicapai dari pelaksanaan program ini adalah meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan dan kinerja Setjen DPR-RI yang berbasis standar operasional prosedur baku dan meningkatnya penggunaan TI dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan di Setjen DPR- RI. Dengan demikian semua pihak mengetahui urutan pekerjaan yang harus dilakukan dan bertanggung jawab pada setiap tahapan pekerjaan, dapat mengaplikasikan teknologi informasi TI dalam pelaksanaan tugas dan melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Perubahan struktur, budaya, dan perilaku organisasi yang difasilitasi dengan pengunaan teknologi informasi, tentunya dibutuhkan SDM yang berkinerja dan mampu beradaptasi dengan lingkungan yang menuntut efisiensi dan efektifitas. Salah satu aspek penting dalam usaha peningkatan 49