LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI

Transkripsi

1 T A H U N LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI B A D A N P E N G A W A S O B A T D A N M A K A N A N

2 KATA PENGANTAR 0CcncnNNwhHURaNhKRNCjRaCN<h0Nh2qIncChT3IGcNNh`38RaLcCh#CaRGacCh /ILhaN<GhL3NCIChG3LEnNhU3IGcNNha38RaLcCh$CaRGacCh0Ch#0NhTQKh `nn<hicn<gnuhg3<cjnhlrncjracn<h0nh3qincchu3igcnnha38ralcch$cargacch K3NjIhUajna.hT3N<scN.hGnNj$CICjc.hF3I3L$<N.hijIGcN.hb/Kh Uajna.hT3ajnaNhT3anN0N<AnN0N<N.h0NhT3IwNNhTn$ICGYh #0NhTQKhc3NNjCchL3IGnGNhjCN0GhINEnjhjchcaNAcaNhU3a$CGNhwN<h c3,ahj3ancal3n3anchv,rnjcnnrnchcluarq3l3njwh0ilhl3igcngnhuar<alh 03UNNwYh DGaj.h hdnnachlzseh BNcU3Gjnah#0NhTQKh c3ignhf3jnhiclhkrn3qh`#.h MBTYhSOfSSzSShSOOSzShlhzzSh

3 i DAFTAR ISI Kata Pengantar i Daftar Isi.. ii Bab I. Pendahuluan... 1 A. Latar Belakang.. 2 B. Tujuan 2 C. Ruang Lingkup. 2 Bab II. Monitoring dan Evaluasi Reformasi Birokrasi... 3 A. Perkembangan dan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Badan POM 4 B. Monitoring dan Evaluasi Reformasi Birokrasi Badan POM Tahun Manajemen Perubahan 5 2. Penguatan Kebijakan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah Penguatan Akuntabilitas Kinerja Kelembagaan Tatalaksana SDM Aparatur Peraturan Perundangan-undangan Pelayanan Publik. 12 Bab III. Simpulan, Hambatan, dan Saran. 28 A. Simpulan.. 28 B. Hambatan 28 C. Saran Lampiran. 31

4 1 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Dalam rangka tercapainya tata kelola pemerintahan yang baik, Badan POM melaksanakan reformasi birokrasi secara menyeluruh yang dilaksanakan bertahap 5 (lima) tahunan sampai tahun 2025 mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi Dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) telah disusun strategi pembangunan melalui tiga dimensi pembangunan, yaitu: 1. Dimensi Pembangunan Manusia, yang meliputi pendidikan, kesehatan, perumahan, dan mental/karakter. 2. Dimensi Pembangunan Sektor Unggulan, yang meliputi kedaulatan pangan, kedaulatan energi dan ketenagalistrikan, kemaritiman dan kelautan, serta pariwisata dan industri. 3. Dimensi Pemerataan dan Kewilayahan, yang meliputi antar kelompok pendapatan, antar wilayah desa, pinggiran, luar Jawa, dan Kawasan Timur. Untuk menjamin terlaksananya tiga dimensi tersebut tentunya juga didukung dengan kepastian dan penegakan hukum, keamanan, dan ketertiban, politik dan demokrasi serta tata kelola reformasi birokrasi yang seharusnya berjalan dengan baik. Oleh karena itu pelaksanaan reformasi birokrasi di Badan POM memiliki peran yang penting untuk mendukung pelaksanaan pembangunan yang dilakukan oleh Badan POM dalam rangka pengawasan obat dan makanan. Pada tujuan akhir lima tahun ke depan diharapkan Badan POM sudah beranjak pada tahapan selanjutnya dengan berbasis kinerja yang akan mencapai visi reformasi birokrasi secara nasional pada tahun 2025 Terwujudnya Pemerintahan Kelas Dunia, yaitu pemerintahan yang profesional dan berintegritas tinggi yang mampu memberikan pelayanan prima kepada masyarakat dan manajemen pemerintahan yang demokratis. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, telah dirumuskan sasaran reformasi birokrasi Badan POM yaitu: 1. Birokrasi yang bersih dan akuntabel. 2. Birokrasi yang efektif dan efisien. 3. Birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas. Selanjutnya untuk mencapai sasaran tersebut, Badan POM telah memiliki Road Map Reformasi Birokrasi yang dimaksudkan sebagai pedoman dan arahan bagi para pengambil kebijakan/keputusan di lingkungan Badan POM dalam melaksanakan reformasi birokrasi Badan POM dan agar diperoleh kesamaan pola pikir dan pola tindak lanjut dari seluruh jajaran Badan POM mulai dari tingkat pimpinan tertinggi hingga terendah dalam pelaksanaan reformasi birokrasi secara terpadu dan utuh. Dalam perjalanan membangun reformasi birokrasi di Badan POM maka diperlukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi di Badan POM agar rencana

5 2 aksi yang dituangkan dalam Road Map Reformasi Birokrasi dapat berjalan sesuai jadwal, target-target, dan tahapan sebagaimana telah ditetapkan. B. TUJUAN Monitoring dan evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi di Badan POM bertujuan untuk: 1. Memastikan rencana aksi berjalan sesuai target yang telah ditetapkan. 2. Mengkoordinir percepatan implementasi pelaksanaan reformasi birokrasi. 3. Memastikan hasil evaluasi telah ditindaklanjuti oleh masing-masing tim pelaksana. C. RUANG LINGKUP Kegiatan monitoring dan evaluasi meliputi dua sub kegiatan dengan ruang lingkup sebagai berikut: A. Monitoring Ruang lingkup kegiatan pemantauan kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi atas pelaksanaan program reformasi birokrasi yang telah ditetapkan dalamroad Map Reformasi Birokrasi Badan POM. B. Evaluasi Ruang Lingkup kegiatan evaluasi kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Badan POM atas pelaksanaan program reformasi birokrasi pada 8 (delapan) area perubahan, yaitu: 1) Mental Aparatur. 2) Pengawasan. 3) Akuntabilitas. 4) Kelembagaan. 5) SDM Aparatur. 6) Tatalaksana. 7) Penguatan Peraturan Perundang-undangan. 8) Pelayanan Publik.

6 3 BAB II MONITORING DAN EVALUASI REFORMASI BIROKRASI Untuk mewujudkan sasaran reformasi birokrasi di Badan POM, maka ditetapkan areaarea perubahan birokrasi. Perubahan-perubahan pada area tertentu dalam lingkup birokrasi diharapkan menciptakan kondisi yang kondusif untuk mendukung pencapaian tiga sasaran reformasi birokrasi, yaitu sebagai berikut: a. Birokrasi yang bersih dan akuntabel Arah kebijakan dari sasaran ini meliputi: 1. Penerapan sistem nilai dan integritas birokrasi yang efektif. 2. Penerapan pengawasan yang independen, profesional, dan sinergis. 3. Peningkatan kualitas pelaksanaan dan integrasi antarasistem akuntabilitas keuangan dan kinerja. 4. Peningkatan fairness, transparansi, dan profesionalisme dalam pengadaan barang dan jasa. Meliputi area perubahan: 1) Mental Aparatur 2) Pengawasan 3) Akuntabilitas b. Birokrasi yang efektif dan efisien Arah kebijakan dari sasaran ini meliputi: 1. Penguatan agenda Reformasi Birokrasi Nasional dan peningkatan kualitasimplementasinya. 2. Penataan kelembagaan instansi pemerintah yang tepat ukuran, tepat fungsi,dan sinergis. 3. Penataan bisnis proses yang sederhana, transparan, partisipatif, dan berbasisegovernment. 4. Penerapan manajemen ASN yang transparan, kompetitif, dan berbasis merit untuk mewujudkan ASN yang profesional dan bermartabat. 5. Penerapan sistem manajemen kinerja nasional yang efektif. 6. Peningkatan kualitas kebijakan publik. 7. Pengembangan kepemimpinan untuk perubahan dalam birokrasi untukmewujudkan kepemimpinan yang visioner, berkomitmen tinggi, dan transformatif. 8. Peningkatan efisiensi (belanja aparatur) penyelenggaraan birokrasi. 9. Penerapan manajemen kearsipan yang handal,komprehensif, dan terpadu. Meliputi area perubahan: 1) Kelembagaan 2) Tatalaksana 3) SDM Aparatur 4) Peraturan perundang-undangan c. Birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas Arah kebijakan dari sasaran ini meliputi: 1. Penguatan kelembagaan dan manajemen pelayanan: 1) Implementasi UU Pelayanan Publik 2) Pemanfaatan ICT 3) Integritas dan kualitas SDM Pelayanan

7 4 4) Budaya pelayanan 5) Quick Wins 2. Penguatan kapasitas pengelolaan kinerja pelayanan publik. 1. Penguatan monev kinerja 2. Efektivitas pengawasan 3. Sistem pengaduan 4. Penerapan reward and punishment Meliputi : Pelayanan Publik 1) Sub Tim Pelaksana Bidang Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Pre Market 2) Sub Tim Pelaksana Bidang Perkuatan Sistem Pengawasan Post Market 3) Sub Tim Pelaksana Bidang Peningkatan Kualitas Pemberdayaan Masyarakat 4) Sub Tim Pelaksana Bidang Promosi dan Komunikasi Reformasi Birokrasi Mengukur suksesnya reformasi birokrasi di Badan POM, dilakukan melalui monitoring dan evaluasi reformasi birokrasi Badan POM sebagaimana diuraikan di bawah ini. A. PERKEMBANGAN DAN PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI BADAN POM Perkembangan dan pelaksanaan reformasi birokrasi Badan POM pada 8 (delapan) area perubahan yang didasarkan pada hasil evaluasi dari Kementerian PAN dan RB diuraikan sebagai berikut: No. Tabel Hasil Evaluasi oleh Kementerian PAN & RB Tahun 2014 dan 2015 Komponen Penilaian Nilai Maksimal Hasil Evaluasi KemenPANRB 2014 Hasil Evaluasi KemenPANRB 2015 Kenaikan Nilai % Nilai % Nilai % A Pengungkit/Proses 1 Manajemen Perubahan 5 3,43 68,60 3,76 75,13 0,33 6,53 2 Penataan Peraturan Perundangundangan 5 2,71 54,25 2,71 54,25 3 Penataan dan Penguatan Organisasi 6 2,82 47,00 3,84 64,06 1,02 17,06 4 Penataan Tatalaksana 5 3,34 66,80 3,60 71,90 0,26 5,10 5 Penataan Sistem Manajemen SDM 15 7,5 50,00 12,03 80,19 4,53 30,19 6 Penguatan Akuntabilitas 6 2,65 44,17 3,80 63,40 1,15 19,23 7 Penguatan Pengawasan 12 4,63 38,58 7,01 58,39 2,38 19,81 8 Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 6 3,56 59,33 3,89 64,90 0,33 5,57 Sub Total Komponen Pengungkit/Proses 60 30,64 51,07 40,64 67,73 10,00 16,66 B Hasil 1 Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi 20 13,51 67,55 14,09 70,43 0,58 2,88 2 Pemerintah yang Bersih dan Bebas KKN 10 6,13 61,30 8,83 88,30 2,70 27,00 3 Kualitas Pelayanan Publik 10 7,29 72,90 7,33 73,30 0,04 0,40 Sub Total Komponen Hasil 40 26,93 67,33 30,24 75,60 3,31 8,27 Indeks Reformasi Birokrasi Badan POM ,57 57,57 70,88 70,88 13,31 13,31

8 5 No. Tabel Hasil Evaluasi oleh Kementerian PAN & RB Tahun 2015 dan Hasil Evaluasi Sementara oleh Kementerian PAN & RB 2016 Komponen Penilaian Nilai Maksimal Hasil Evaluasi KemenPANRB 2015 Hasil Evaluasi Sementara KemenPANRB 2016 Kenaikan (Penurunan) Nilai % Nilai % Nilai % A Pengungkit/Proses 1 Manajemen Perubahan 5 3,76 75,22 3,76 75, Penataan Peraturan Perundangundangan 5 2,71 54,25 3,13 62,50 0,42 9,68 3 Penataan dan Penguatan Organisasi 6 3,84 64,06 4,01 66,83 0,17 3,92 4 Penataan Tatalaksana 5 3,60 71,90 4,13 82,63 0,53 12,21 5 Penataan Sistem Manajemen SDM 15 12,03 80,19 13,01 86,73 0,98 22,58 6 Penguatan Akuntabilitas 6 3,80 63,40 3,14 52,33 (0,66) (15,21) 7 Penguatan Pengawasan 12 7,01 58,39 8,69 72,44 1,68 38,71 8 Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 6 3,89 64,90 5,11 85,13 1,22 28,11 Sub Total Komponen Pengungkit/Proses 60 40,64 67,73 44,98 74,96 4,34 7,23 B Hasil 1 Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi 20 14,09 70,43 14,73 73,65 0,64 37,21 2 Pemerintah yang Bersih dan Bebas KKN 10 8,83 88,30 9,00 90,00 0,17 9,88 3 Kualitas Pelayanan Publik 10 7,33 73,30 8,23 82,25 0,90 52,32 Sub Total Komponen Hasil 40 30,24 75,60 31,96 79,89 1,72 4,29 Indeks Reformasi Birokrasi Badan POM ,88 70,88 76,93 76,93 6,05 6,05 Perkembangan dan pelaksanaan reformasi birokrasi Badan POM meningkat secara signifikan baik pada komponen pengungkit maupun hasil. Berdasarkan table di atas, komponen pengungkit yang masih memperoleh nilai di bawah rata-rata sub totalnya yaitu pada area penataan peraturan perundang-undangan, penataan dan penguatan organisasi, penguatan akuntabilitas, penguatan pengawasan dan peningkatan kualitas pelayanan publik. Area-area tersebut perlu mendapatkan perhatian dan berpotensi besar untuk ditingkatkan. B. MONITORING DAN EVALUASI REFORMASI BIROKRASI BADAN POM TAHUN 2016 Monitoring dan evaluasi reformasi birokrasi Badan POM dilakukan terhadap target roadmap pada 8 (delapan) area perubahan dan quick wins tahun 2016 sebagai berikut. 1. Manajemen Perubahan diharapkan dari area perubahan ini adalah: 1) Meningkatnya kepuasan masyarakat/ publik atas pelayanan pegawai ASN 2) Meningkatnya kinerja seluruh karyawan Badan POM 3) Meningkatnya profesionalitas pegawai ASN Badan POM

9 6 Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu: - Proses perencanaan kegiatan penyusunan tools pengembangan budaya kerja - Pelatihan Front Office sebagai ujung tombak pelayanan publik. - Executive Development untuk seluruh Pejabat Struktural Eselon II Pusat dan Kepala Balai Besar POM / Balai POM di seluruh Indonesia. - Leading for Change untuk Pejabat Struktural Eselon II, III, dan IV. - Pembinaan Mental Aparatur untuk pegawai di unit kerja Kesektamaan. - Dilakukan Audit Manajemen Kepegawaian - Pelaksanaan Rekapitulasi hasil tindak lanjut atas Instruksi Kepala Badan POM Nomor HK tanggal 9 September 2016 dan Nomor HK Tahun 2016 tanggal 20 September 2016 tentang Larangan Bagi Seluruh PNS Badan POM Bekerja di Sarana Produksi, Sarana Distribusi, dan / atau Fasilitas Pelayanan Kesehatan yang Menjadi Obyek Pengawasan Badan POM - Survey IKM yang dilaksanakan majalah tempo dan survey internal Kendala yang dihadapi antara lain: - Keterbatasan anggaran. - Pelatihan Front Office tidak dapat dilakukan untuk semua pegawai yang bertugas di front office karena masih harus memberikan pelayanan publik. Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan: - Melakukan revisi anggaran. - Pelaksanaan dilakukan secara bertahap. - Perencanaan pelaksanaan kegiatanan penyusunan Tools pada tahun Penguatan Kebijakan Sistem Pengawasan Intern Pemerintah diharapkan dari area perubahan ini adalah: 1) Laporan Keuangan Badan POM disusun dengan andal. 2) Meningkatnya kapasitas manajemen APIP 3) Meningkatnya penerapan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu: - Laporan Keuangan Badan POM disusun dengan andal, WTP - Meningkatnya kapasitas manajemen APIP, telah berada pada level 2 pada scema IACM - Penerapan Sistem Pengendalian Internal Pemerintah (SPIP) melalui pelaksanaan worskshop dan sosialisasi PM EPITE Online, Evaluasi efektifitas pengendalian Intern tingkat entitas (EPITE) dan Evaluasi Pengendalian Utama (PPU), Update Identifikasi resiko. - Implementasi whistleblowing system dan/atau pengaduan masyarakat melalui sosialisasi yang dilaksanakan pada tanggal 18 Maret 2016 serta upload materi pemahaman tentang WBS dan Pengaduan masyarakat pada subsite RB BPOM. - Meningkatnya penerapan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN, telah dilaksanakan sosialisasi pada tanggal 18 Maret 2016, materi pemahaman tentang gratifikasi, telah dilaksanakan review terkait Perka Nomor 4 Tahun 2015 tentang pengendalian gratifikasi, telah dilaksanakan sosialisasi pada tanggal 18 Maret 2016, materi pemahaman tentang benturan kepentingan,

10 7 intervensi penilaian WBK pada Unit Pusat dan BBPOM. Pelaksanaan Rekapitulasi gratifikasi juga telah dilaporkan ke KPK. Kendala yang dihadapi antara lain: - PM-EPITE online belum tersosialisasi ke seluruh unit kerja - Belum memperoleh level 3 maturitas SPIP - Peraturan penanganan gratifikasi dan penanganan beturan kepentingan perlu direvisi Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan: - Revisi pemantauasn SPIP - Integrasi dengan ISO Penyusunan dan implementasi maturitas SPIP level 3 - Revisi peraturan Kepala Badan POM penanganan gratifikasi dan penanganan beturan kepentingan - Evaluasi unit kerja yang akan ditetapkan sebagai WBK dan penetapan unit kerja sebagai WBK 3. Penguatan Akuntabilitas Kinerja diharapkan dari area perubahan ini adalah: 1) Meningkatnya kualitas penerapan sistem akuntabilitas keuangan dan kinerja yang terintegrasi. 2) Meningkatnya Penerapan Sistem Manajemen Kinerja. 3) Meningkatnya kualitas penerapan sistem pengadaan barang dan jasa yang adil, transparan, dan professional. 4) Meningkatnya akuntabilitas aparatur. Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu: - Telah dilakukan kegiatan dalam rangka review Renstra BPOM. - Telah dilakukan kegiatan Peningkatan Kompetensi Perencana Kinerja. - Telah dilakukan persiapan pengadaan jasa konsultansi grand design pengawasan obat dan makanan. - Telah dilakukan pertemuan penyusunan dokumen perencanaan tahunan sebagai tahap awal perencanaan dan penganggaran tahun Telah disusun laporan Kinerja Triwulan (RTN) Tahun 2016 RTN 2016 triwulan I dan Draft RTN 2016 triwulan II. - Monitoring kepatuhan implementasi e-performance BPOM. - Pelatihan e-performance BPOM pada Bimtek perkuatan monev online untuk admin seluruh unit kerja April Workshop dan Bimtek SAKIP Badan POM 2016 yang diikuti oleh seluruh Unit Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM Januari Organisasi dan tata laksana ULP berbentuk sentralisasi sebagian yaitu berdasarkan SK Ka. BPOM Nomor HK yang ditandatangani pada 6 Januari Kendala yang dihadapi antara lain: - Adanya kebijakan pemotongan anggaran. - Untuk memastikan sasaran yang ingin dicapai Renstra BPOM , pengawalan dokumen perencanaan tahunan perlu melibatkan lintas unit Pusat

11 8 dan BB/BPOM serta lintas sektor dalam ajang forum koordinasi agar hasil perencanaan pengawasan Obat dan Makanan tahunan lebih terintegrasi dan berdaya guna. - Pedoman evaluasi SAKIP belum disahkan. Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan: - Menganggarkan Kembali Kegiatan Penyusunan Grand Design BPOM pada tahun Melaksanakan pertemuan koordinasi tersebut pada tahun berikutnya sesuai lingkungan strategis terkini. - Finalisasi dan pengesahan Peraturan Kepala Badan POM tentang Pedoman Evaluasi SAKIP. 4. Kelembagaan Area ini mempunyai 2 (dua) hasil yang diharapkan, yaitu: 1) Meningkatnya ketepatan ukuran, ketepatan fungsi dan sinergisme/kesinergisan kelembagaan 2) Menurunnya tumpang tindih tugas dan fungsi Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu: - Izin Prakarsa Penyusunan Rancangan Perpres tentang BPOM melalui surat Sekretaris Negara Nomor B-488/M.Sesneg/D-1/HK.03.00/06/2016 tanggal 3 Juni Pembahasan Rancangan Perpres tentang BPOM secara internal dan eksternal dengan KemenPANRB dan Sekretariat Kabinet pada bulan September s.d. November Pembahasan Panitia Antar Kementerian (PAK) dalam rangka penyusunan Rancangan Perpres tentang BPOM yang melibatkan Menteri Kesehatan, Kementerian Hukum dan HAM, Kementerian Sekretariat Negara, dan Kementerian Keuangan tanggal 24 November Progress dalam Penyusunan Pedoman Pembentukan dan Evaluasi UPT/Pos POM Kendala yang dihadapi antara lain rancangan Peraturan Presiden tentang BPOM masih dibahas di Kementerian PANRB sehingga Rancangan Organisasi dan Tata Kerja BPOM sebagai penjabaran dari Perpres tentang BPOM belum dapat difinalisasi Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan: - Berkoordinasi lebih lanjut dengan KemenPANRB 5. Tatalaksana Area ini mempunyai beberapa hasil yang diharapkan, yaitu: 1) Meningkatnya penerapan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, cepat, terukur sederhana, transparan, partisipatif, dan berbasis e- Government 2) Meningkatnya penerapan keterbukaan informasi publik 3) Meningkatnya penerapan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik 4) Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handal Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu:

12 9 - Hasil kaji ulang peta bisnis proses, peta relasi, peta subproses bisnis, peta lintas fungsi dicantumkan dalam subsite sistem manajemen mutu BPOM (qms.pom.go.id) - Seluruh peta proses bisnis telah dirinci ke dalam peta subproses bisnis dan dijabarkan dalam 95 (sembilan puluh lima) SOP - Dilakukan penjabaran seluruh peta proses bisnis ke dalam SOP makro dan mitigasi risiko berdasarkan hasil kaji ulang peta bisnis proses, peta relasi, peta subproses bisnis dan peta lintas fungsi tanggal 23 Agustus-29 Desember Penerapan SOP oleh seluruh unit organisasi ditetapkan melalui Keputusan Kepala BPOM Nomor HK Tahun 2015 tentang Penerapan Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) BPOM - Informasi publik telah diidentifikasi dan telah diumumkan melalui subsite PPID di website BPOM. - Penerapan kebijakan pengadaan secara elektronik sesuai dengan Peraturan Presiden dan Peraturan Kepala LKPP - Telah dilakukan survei/ pendataan volume arsip yang memuat daftar arsip aktif dan inaktif pada masing-masing unit kerja - Pelaksanaan Audit Surveilan QMS ISO 9001:2008 pada tanggal 27 Oktober-30 November 2016, BPOM kembali mempertahankan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: Awareness ISO 9001:2015 tanggal 28 Desember Laporan PPID yang ditujukan kepada Komisi Informasi Pusat - Penyesuaian/updating Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dari Versi 3.6 menjadi Versi 4. - Monev arsip aktif dan inaktif di 2 (dua) Balai, yaitu Balai Besar POM di Pontianak dan Balai POM di Batam - Pembuatan aplikasi pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan Kendala yang dihadapi antara lain: - Keterbatasan sumber daya - Belum terintegrasinya sistem mutu (SPIP, ISO 9001, ISO 17025) di BPOM - PPID BPOM dijabat secara ex officio - Aplikasi pengelolaan arsip inaktif belum optimal karena baru digunakan untuk menyimpan data arsip inaktif di Sekretariat Utama - Ruangan penyimpanan yang terbatas - Pengelolaan unit LPSE masih Ad Hoc dan tim pengelola masih tersebar di seluruh unit yang ada. Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan: - integrasi sistem mutu (SPIP, ISO 9001, ISO 17025) yang sesuai dengan tugas dan fungsi seluruh unit organisasi - Penyusunan Unit pengelola LPSE yang mandiri dan independen - Melakukan pendampingan ke unit kerja Pusat dan Balai dalam hal penataan arsip aktif dan inaktif dan memfungsikan Gedung I sisi utara untuk ruangan penyimpanan arsip - Dilakukan harmonisasi dan sinkronisasi format data arsip inaktif - Pengadaan sarana penyimpanan arsip sesuai kebutuhan

13 10 6. SDM Aparatur Area ini mempunyai hasil yang diharapkan, yaitu meningkatnya kemampuan unit yang mengelola SDM ASN untuk mewujudkan SDM Aparatur yang kompeten dan kompetitif. Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu: - pertemuan dengan mengundang narasumber dari KemenPANRB dalam rangka penyempurnaan Pedoman Analisis Beban Kerja (11 November 2016) dan Evaluasi Jabatan (14 November 2016). - Pengumpulan data dukung Analisis Beban Kerja dalam rangka Pembangunan sistem aplikasi Analisis Beban Kerja, yang akan dibangun dengan menginduk kepada Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SIASN) yang telah ada. - Workshop Tim Penilai Angka Kredit dan Penyusunan DUPAK guna penyesuaian butir-butir kegiatan Jabatan Fungsional PFM. Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal Desember 2015, di Aula Gedung C Badan POM. - Usulan revisi KepmenPAN tentang Jabatan Fungsional Pengawas Farmasi dan Makanan (PFM) telah dilakukan pada tahun 2015, sesuai Surat Kepala Badan POM Nomor KP tanggal 22 Oktober 2015 perihal Usulan Revisi Keputusan Menteri PAN Nomor 48/KEP/M.PAN/2002 tentang Jabatan Fungsional Pengawas Farmasi dan Makanan (PFM) dan Angka Kreditnya. - validasi hasil Uji Beban Jabatan Fungsional PFM oleh KemenPANRB dan BKN pada tanggal Desember pembahasan dengan KemenPANRB guna antisipasi dalam pemenuhan pegawai sampai dengan wilayah Kabupaten / Kota melalui PPPK. Pembahasan dilakukan di kantor Badan POM pada tanggal 28 November Telah ditetapkan Keputusan Sekretaris Utama Badan POM Nomor KP Tahun 2015 tentang Proyeksi Kebutuhan dan rencana Redistribusi Pegawai Badan Pengawas Obat dan Makanan Tahun Telah ditetapkan Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK Tahun 2015 tentang Pedoman Perpindahan Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan. - Asesmen / Penilaian Kompetensi Pegawai kepada ± pegawai di Badan POM Pusat dan Balai Besar POM / Balai POM, telah selesai disusun hasil mapping kompetensi pegawai sebanyak 570 laporan individu. - Bimbingan Teknis / Workshop Jabfung Arsiparis, bekerjasama dengan ANRI (8-10 November 2016). - Bimtek / Workshop Tim Penilai Instansi untuk Jabfung Analis Kepegawaian, bekerjasama dengan Badan Kepegawaian Negara (5-6 Desember 2016). - Diklat Jabfung Analis Kepegawaian, bekerjasama dengan BPPT (5-23 Desember 2016). - Pada tahun 2016 telah dilakukan Audit Manajemen SDM terhadap 21 unit kerja - Pemberian reward kepada pegawai berdasarkan masa kerja pengabdian untuk tahun 2016 (Satyalancana Karya Satya) = 396 orang, yang diberikan pada tanggal 17 Agustus Membuat kajian review Standar Kompetensi Jabatan (Soft Competency).

14 11 Kendala yang dihadapi antara lain: - Masih terdapat kebijakan moratorium. Belum ada kepastian apakah Badan POM menerima formasi dan dapat melakukan Pengadaan CPNS. - Jumlah Jabatan Fungsional Asesor SDM Aparatur di Badan POM masih terbatas (3 orang), sehingga masih melibatkan Pejabat Struktural untuk menjadi Asesor dan untuk melakukan Asesmen untuk Pejabat Struktural Eselon III ke atas akan melibatkan pihak ke-3. - Pedoman Penempatan dalam jabatan belum ditetapkan. Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan: - Perlu dilakukan uji coba dan pengembangan aplikasi Analisis Beban Kerja lebih lanjut di tahun berikutnya. - Merencanakan untuk menambah Assesor SDM Aparatur dari formasi Badan POM. - Melibatkan Pejabat Struktural untuk menjadi Asesor. - Asesment untuk pejabat struktural eselon III ke atas, akan melibatkan pihak ke-3. - Melibatkan pihak ke-3 untuk membantu melakukan mapping kompetensi - Internalisasi akan dilaksanakan setelah Pedoman ditetapkan. 7. Peraturan Perundang-undangan Area ini mempunyai 2 (dua) hasil yang diharapkan, yaitu: 1) Meningkatnya keterlibatan publik dalam proses perumusan kebijakan 2) Meningkatnya kualitas Peraturan Perundang-undangan yang melindungi, berpihak pada publik, harmonis, tidak tumpang tindih dan mendorong iklim kondusif bagi publik Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu: - Sebanyak 26 rancangan yang terdiri dari 20 Rancangan Peraturan Kepala Badan POM dan 6 Pedoman telah dibahas dengan melibatkan tim ahli, telah dikonsultasi publik oleh Unit Teknis, dan telah dikirimkan kepada stakeholder pada saat konsultasi publik. - Telah dilakukan evaluasi peraturan yang tumpang tindih dan dilakukan proses revisi terhadap peraturan yang tumpang tindih/disharmonis. - Telah dilakukan deregulasi dalam pelayanan SKI yaitu dengan merevisi Peraturan Kepala Badan POM Nomor 12 Tahun 2015 dan Peraturan Kepala Badan POM Nomor 13 Tahun 2015 menjadi Peraturan Kepala Badan POM Nomor 25 Tahun 2016 dan Peraturan Kepala Badan POM Nomor 26 Tahun Telah dilaksanakan sosialisasi peraturan perundang-undangan baik internal maupun eksternal atau stakeholder melalui subsite JDIH dan pertemuan. Kendala yang dihadapi yaitu dalam penyusunan peraturan perundang-undangan, SOP tidak sesuai dengan kondisi terkini. Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan antara lain: - Melaksanakan sistem pengendalian penyusunan peraturan perundangundangan melalui rapat-rapat koordinasi, penyusunan naskah akademis/kajian/policy paper, dan paraf koordinasi (verbal) berdasarkan hasil evaluasi.

15 12 - Melakukan evaluasi pelaksanaan sistem pengendalian penyusunan peraturan perundang-undangan yang mensyaratkan adanya rapat koordinasi, naskah akademis/kajian/policy paper, dan paraf koordinasi (routing slip/verbal) baik di masing-masing anggota Pokja, maupun dalam pelaksanaan Tahubja Pokja 2 sesuai dokumen POM Pelayanan Publik a. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Premarket diharapkan, yaitu: 1) Meningkatkan kualitas pelayanan publik. 2) Meningkatkan kapasitas manajemen penyelenggaraan pelayanan publik. 3) Meningkatnya kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah. 4) Meningkatnya kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik. Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu: Sub Tim Pelaksana Bidang Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Pre Market: - Direktorat Penilaian Keamanan Pangan telah melaksanakan survei kepuasan pelanggan melalui pihak ketiga dengan capaian indeks kepuasan pelanggan untuk layanan e-registration sebesar 77,42 dan indeks kepuasan pelanggan untuk layanan manual sebesar 78,73 (skala 0-100), dengan kategori baik. - Survei IKM yang dilakukan secara mandiri dengan melibatkan pihak ketiga berdasarkan nomor kontrak PR yang dilaksanakan dari tanggal 31 Mei sampai dengan 28 Agustus Telah dilakukan Survei Kepuasan Masyarakat oleh Inspektorat pada unit pelayanan publik dengan hasil sebagai berikut: Dit. Penilaian Obat dan Produk Biologi : 70,50 Dit. Pengawasan Produksi PT dan PKRT : 72,12 Dit. Pengawsaan Distribusi PT dan PKRT : 76,34 Dit. Penilaian OT, SM, dan Kosmetik Sub Dit. Penilaian Produk I : 71,81 Sub Dit. Penilaian Produk II : 73,80 Dit. Inspeksi dan Sertifikasi OT, Kos, PK : 73,63 Dit. Penilaian Keamanan Pangan : 77,78 Dit. Inspeksi dan Sertifikasi Pangan: 78,58 PPOMN : 76,51 Dit. Standardisasi Produk Pangan : 73,08 Dit. Standardisasi PT dan PKRT : 71,49 - Evaluasi kebijakan hasil survei kepuasan masyarakat: Melakukan evaluasi keluhan/saran/masukan dan penetapan CAPA berdasarkan hasil survei IKM tahun Percepatan proses evaluasi melalui penyederhanaan prosedur birokrasi, diantaranya melalui simplifikasi penilaian protokol uji BE. - Tindak lanjut terhadap seluruh hasil survei kepuasan masyarakat adalah telah dilakukan beberapa perbaikan terkait hasil evaluasi survei kepuasan pelanggan, antara lain : Peningkatan kemampuan evaluator melalui pelatihan secara berkelanjutan.

16 13 Keseragaman pemahaman/persepsi petugas melalui kegiatan pencerahan rutin, dan dokumentasi kebijakan terkait penilaian pendaftaran pangan. Peningkatan penyediaan akses pengaduan/saran/masukan melalui beberapa media. Informasi pengumuman pelayanan melalui sistem e-registration, dan website BPOM. Layanan fasilitator pendaftaran pangan olahan di beberapa balai di daerah. Peningkatan kompetensi teknis evaluator pangan. Peningkatan soft competency dalam rangka pelayanan prima. Peningkatan fasilitas sarana dan prasarana (charging box dan sistem antrian, papan pengumuman elektronik, kiosk). Penyempurnaan sistem e-registration. Peningkatan kompetensi pelaku usaha melalui bimbingan teknis, coaching clinic. Keseragaman pemahaman/persamaan persepsi evaluator melalui pencerahan rutin. Penambahan jumlah evaluator sebanyak 20 orang. Perhitungan masih secara kuantitatif. Sudah dibuat kuesioner kepuasan pelanggan dan sudah digunakan sejak Oktober Analisis kualitatif akan dilakukan April Hasil survei kepuasan pelanggan telah diintegrasikan dalam subsite Dit. Penilaian Keamanan Pangan dengan alamat URL - Hasil survei IKM juga telah diintegrasikan ke dalam subsite RB BPOM. - Telah dilakukan penyempurnaan media pengaduan pelayanan yang dikelola melalui media : . Kotak saran di ruang pelayanan pendaftaran produk pangan. Telepon. Konsultasi tatap muka (dengan pendaftaran konsultasi via sms). Kontak kami melalui sistem e-registration dan subsite Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Unit Layanan Pengaduan Konsumen (ULPK) BPOM (via website, sosial media, telepon, sms, fax). Kotak saran di ruang pelayanan OT, SM dan Kos. Konsultasi langsung di ruang pelayanan OT, SM dan Kos. - Pengembangan media pengaduan pelayanan publik secara online melalui: e-ppub telah disempurnakan dan telah dilakukan sosialisasi (soft launching) pada Agustus Telah dilakukan SIT dan UAT. Telah dilakukan uji coba dengan perwakilan industri farmasi - Membuka ruang pastisipasi publik melalui citizen charter seperti konsultasi publik draft Perka BPOM terkait pelayanan publik di website BPOM (JDIH, e- reg dll), tersedia melalui qnababe@gmail.com. - Tindak lanjut keseluruhan pengaduan pelayanan publik: Keseluruhan pengaduan layanan Aplikasi e-registrasi Obat (AeRO) sebanyak 57 pengaduan telah ditindaklanjuti.

17 14 Direktorat Penilaian Keamanan Pangan telah menindaklanjuti 79 pengaduan pelayanan publik. Perhitungan masih secara kuantitatif. Sudah dibuat kuesioner kepuasan pelanggan dan sudah digunakan sejak Oktober Analisis kuantitatif akan dilakukan April Telah dilakukan evaluasi pengelolaan pengaduan layanan AeRO yaitu dengan menyampaikan tindak lanjut kepada pendaftar yang bersangkutan. - Peningkatan kecepatan merespon pengaduan masyarakat dilakukan sebagai berikut: Jangka waktu untuk tindak lanjut terhadap pengaduan layanan AeRO adalah 5 hari kerja. Keseluruhan pengaduan telah ditindaklanjuti dalam waktu kurang dari 5 hari kerja. Merespon pengaduan stakeholder melalui . - Peningkatan soft competency dalam upaya penerapan pelayanan prima melalui pelatihan kepada SDM terkait Layanan Prima. - Peningkatan kemudahan akses informasi terkait pelayanan dengan mengupload standar terkait uji BE obat dalam website Badan POM. - Pengembangan sistem reward and punishment bagi petugas pelayanan, reward-nya adalah memberikan kesempatan mengikuti pelatihan bagi petugas yang baik dan punishment-nya dengan memberikan peringatan bagi petugas yang tidak memberikan pelayanan dengan baik. - Pengembangan dan penyempurnaan sistem elektronik (antara lain simplifikasi dan notifikasi) pelayanan publik sebagai berikut: Direktorat Penilaian Keamanan Pangan melakukan pengembangan dan penyempurnaan sistem e-registration. Pembuatan sistem restrukturisasi ASROT. Pembuatan e-payment OT, SM. Pengembangan aplikasi bahan baku aktif dan tambahan OT dan SM. Upgrade sistem hardware server ASROT dan Notifikasi. Penyeragaman sistem pembayaran notifikasi kosmetik. Pengembangan data base bahan baku kosmetik. Pengembangan dan pemeliharaan server dan aplikasi sistem di Dit Lai OT, SM dan Kos. E-ppub telah disempurnakan dan telah dilakukan sosialisasi (soft launching) pada Agustus Telah dilakukan SIT dan UAT. Telah dilakukan uji coba dengan perwakilan industri farmasi. - Quick Wins: Penilaian Pendaftaran berbasis resiko yang telah ditetapkan melalui peraturan Kepala Badan Nomor 12 Tahun Penerapan pemberian penghargaan (reward) dan sanksi administratif (punishment) bagi perusahaan dalam rangka pendaftaran pangan olahan secara elektronik. Percepatan penyelesaian CPP akan dilaksanakan dengan menggunakan aplikasi e-cpp. Kendala yang dihadapi antara lain: - Belum semua stakeholder memberikan informasi yang diperlukan dalam melakukan penilaian.

18 15 - Belum semua stakeholder memberikan feedback setelah melakukan konsultasi. - Keluhan yang disampaikan tidak spesifik, sehingga sulit untuk diatasi. - Pengaduan via kotak saran seringkali tidak mencantumkan data diri sehingga sulit untuk menindaklanjuti. - Beberapa keluhan tidak terkait langsung dengan Dit. Lai OT, SM dan Kos sehingga memerlukan waktu dan koordinasi dengan pihak lain seperti pengaduan mengenai sarana dan prasarana. - Keluhan yang disampaikan tidak spesifik sehingga sulit untuk diatasi. - E-ppub belum terintegrasi dengan simponi (sistem pembayaran PNBP). - Waktu pemberian respon. - Perlu staf khusus yang menangani. - Beberapa pelapor menyampaikan pengaduan secara langsung kepada petugas sehingga tidak dapat dilakukan pendataan. - Belum semua stakeholder memberikan feedback setelah melakukan konsultasi dan belum ada perhitungan secara kualitatif. - Pengaduan via kotak saran seringkali tidak mencantumkan identitas secara jelas sehingga tidak dapat dikonfirmasi kepada pelapor. - Belum tersedia sistem alert terhadap pengaduan sehingga respon terhadap pengaduan kurang optimal. - Belum semua SDM mendapatkan pelatihan pelayanan prima. - Perlu legalisasi standar terkait uji BE Obat. - Belum ada SOP/IK yang mengatur sistem reward and punishment. - E-ppub belum terintegrasi dengan simponi (sistem pembayaran PNBP). - Namun hingga saat ini aplikasi tersebut masih dalam tahap uji coba, sehingga kegiatan belum berjalan secara optimal. Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan antara lain: - Sosialisasi kepada stakeholder terkait peraturan dan ketentuan yang berlaku. - Memberikan informasi kepada stakeholder untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan setelah menerima setiap layanan. - Mencantumkan catatan pada form pengaduan (baik pada kotak saran agar pelapor mencantumkan keluhan secara spesifik. - Mencantumkan catatan pengaduan pada kotak saran agar pelapor mencantumkan identitas diri, dimana identitas pelapor akan dirahasiakan dan tidak berpengaruh pada proses pendaftaran. - Mencantumkan catatan pada form pengaduan (baik pada kotak saran atau subsite) agar pelapor dapat mencantumkan keluhan secara spesifik. - Continuous improvement untuk memperkuat sistem PPUB online, termasuk kemungkinan untuk dapat mengintegrasikan e-ppub dengan simponi. - Staf khusus yang menangani dan menyiapkan respon. - Penyempurnaan media pengaduan layanan. - Membuat kuesioner kepuasan pelanggan dan analisis kualitatif untuk menetapkan tindak lanjut perbaikan layanan publik. - Telah ditunjuk 4 orang petugas pengelola pengaduan pelayanan publik (duty manager). - Penyempurnaan sistem pengaduan terintegrasi ke dalam PPUB online. - Membuat program pelatihan kepada SDM pelayanan publik.

19 16 - Perlu koordinasi dengan PIOM dan HUKMAS. - Monitoring lebih intensif pada pelayanan petugas. - Membuat SOP/IK yang mengatur sistem reward and punishment. - Continuous improvement untuk memperkuat sistem PPUB online, termasuk kemungkinan untuk dapat mengintegrasikan e-ppub dengan simponi. - Telah dilakukan uji coba aplikasi e-cpp dengan 5-10 pendaftar. Saat ini sedang dilakukan evaluasi berdasarkan masukan-masukan dari pendaftar dengan konsultan aplikasi. Sub Tim Pelaksana Bidang Perkuatan Sistem Pengawasan Post Market - Melaksanakan kebijakan survei kepuasan mesyarakat secara berkala: Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, KOS dan PK telah menggunakan aplikasi satisfaction survey dimana pelanggan dapat langsung memberikan penilaian setelah mendapatkan pelayanan dari petugas. Survey kepuasan masyarakat pada Dit. Inspeksi dan Sertifikasi Pangan juga dilakukan melalui survey langsung menggunakan alat aplikasi kepuasan pelanggan Telah dilakukan Survei Kepuasan Masyarakat oleh Inspektorat pada unit pelayanan publik dengan hasil sebagai berikut: Dit. Penilaian Obat dan Produk Biologi : 70,50 Dit. Pengawasan Produksi PT dan PKRT : 72,12 Dit. Pengawsaan Distribusi PT dan PKRT : 76,34 Dit. Penilaian OT, SM, dan Kosmetik Sub Dit. Penilaian Produk I : 71,81 Sub Dit. Penilaian Produk II : 73,80 Dit. Inspeksi dan Sertifikasi OT, Kos, PK : 73,63 Dit. Penilaian Keamanan Pangan : 77,78 Dit. Inspeksi dan Sertifikasi Pangan: 78,58 PPOMN : 76,51 Dit. Standardisasi Produk Pangan : 73,08 Dit. Standardisasi PT dan PKRT : 71,49 - PPOMN melakukan pengadaan peralatan dan program komputer secara bertahap mulai dari penyiapan istrumen (misalnya HPLC) dan peralatan lainnya belum terlaksana. - Evaluasi kebijakan survey kepuasan masyarakat secara berkala sebagai berikut: Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, KOS dan PK telah melakukan evaluasi terhadap survei kepuasan pelanggan secara mandiri secara berkala. Hasil survei pelayanan publik tentang persepsi korupsi dan kualitas pelayanan publik telah dilaporkan kepada Inspektorat BPOM pada bulan April Survei dengan aplikasi kepuasan pelanggan dilakukan evaluasi setiap bulan. Direktorat Pengawasan Produksi PT dan PKRT telah melakukan evaluasi survey dengan kesimpulan sebagai berikut: Secara keseluruhan mutu pelayanan Direktorat Pengawasan Produksi Produk Terapetik dan PKRT terhadap survei yang

20 17 dilakukan secara internal maupun oleh Inspektorat Badan POM mendapat kategori B. Peningkatan mutu pelayanan perlu dilakukan secara terus menerus baik terkait proses pelayanan, kinerja petugas maupun peningkatan fasilitas pelayanan. Perlu tindak lanjut yang nyata untuk memperbaiki pela yanan di Ditwasprod PT dan PKRT. Direktorat Pengawasan NAPZA telah melakukan evaluasi survei dengan kesimpulan, diterbitkannya Perka Badan POM No. 20 tahun 2016 tentang Perubahan atas Perka Badan POM No. 32 tahun 2013 tentang Persyaratan dan Tata Cara Permohonan Analisa Hasil Pengawasan (AHP) dalam rangka Impor dan Ekspor Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi. Perubahannya yaitu percepatan timeline penyelesaian AHP dari 8 HK menjadi 4 HK. Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT melanjutkan pengembangan Aplikasi Sertifikasi CDOB untuk pengajuan sertifikasi Cara Distribusi Obat yang Baik secara online bagi Pedagang Besar Farmasi/Pedagang Besar Bahan Baku Farmasi - Pengembangan inovasi pelayanan sebagai berikut: Ikut melaksanakan sosialisasi/internalisasi/implementasi Revisi Perka 27 dan 28 tahun 2013 tentang Pemasukan Produk dan Bahan Obat dan Makanan. Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT mengimplementasikan sistem elektronik online pelayanan publik Surat Keterangan Impor (SKI) Obat Prioritas. Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT melaksanakan implementasi sistem pembayaran PNBP SKI secara online (e-payment). Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT melaksanakan implementasi dan pemeliharaan Sistem Aplikasi Persetujuan Iklan Obat (SiAPIk) secara online. Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT mengembangkan sistem elektronik online pelayanan publik sertifikasi CDOB (Sistem Informasi Sertifikasi CDOB). Sistem ini mampu mengolah data sesuai bisnis proses sertifikasi serta melakukan manajemen data hasil sertifikasi CDOB. Dengan pengembangan sistem informasi ini akan mempermudah proses penilaian, pengolahan data, pembuatan laporan, koneksi data, mempercepat interaksi antara publik dengan penyelenggara pelayanan publik serta target kinerja yang dilihat dari pemenuhan timeline dapat dinilai dan terpantau di setiap tahapan. - Tindak lanjut terhadap seluruh hasil evaluasi survei kepuasan masyarakat secara berkala antara lain: Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, KOS dan PK telah melakukan tindak lanjut terhadap evaluasi survei kepuasan pelanggan seperti tersedia informasi mengenai prosedur, persyaratan dan timeline pelayanan melalui leaflet dan banner. Telah dilakukan perbaikan terhadap kualitas pelayanan publik yaitu : Melaksanakan pelatihan Bahasa Inggris dan pelatihan British Retail Consortium (BRC) bagi evaluator.

21 18 Peningkatan pelayanan permohonan Surat Keterangan Ekspor (SKE) yang dilakukan secara online dengan bekerjasama dengan PIOM, telah sampai pada tahapan uji coba terbatas terhadap 10 eksportir. Membuat jadwal pemakaian seragam bagi petugas layanan publik sebagai identitas petugas layanan publik. Direktorat Pengawasan Produksi PT dan PKRT telah melakukan perbaikan terhadap hasil survei sesuai hasil evaluasi antara lain: Peningkatan kompetensi personil secara berkesinambungan, a.l: coaching, Pelatihan CPOB. Penyusunan draft Surat Edaran dalam rangka Penyederhanaan Persetujuan Permohonan RIP. Pengembangan e-tracking system. Penambahan sarana pelayanan publik (kursi ruang tunggu di gedung E lantai 3). Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT telah melakukan tindak lanjut terhadap hasil evaluasi survei kepuasan masyarakat secara berkala. - Hasil survei kepuasan masyarakat sudah diintegrasikan dalam subsite RB Badan POM. - Penyempurnaan media pengaduan pelayanan antara lain: PIOM telah menyelesaikan pengembangan media pengaduan pelayanan publik online. Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, KOS dan PK telah menyiapkan eksimkel@yahoo.com sebagai wadah tanya-jawab/keluhan, untuk memudahkan pengguna layanan. Media pengaduan telah disempurnakan dengan alat aplikasi survei kepuasan pelanggan Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT menyediakan kotak saran, konsultasi langsung maupun via telepon dan telah menyediakan pnbp.distribusi@gmail.com dan distribusi_obat@yahoo.com untuk memudahkan penyampaian keluhan/konsultasi terkait permasalahan layanan publik serta bertujuan untuk mengurangi tatap muka dengan pelanggan. - Pengembangan media pengaduan pelayanan publik online antara lain: PIOM telah menyelesaikan pengembangan media pengaduan pelayanan publik online. Menyediakan media untuk pengaduan pelayanan publik yaitu : Media pengaduan pelayanan publik online telah dilakukan melalui komputer ( ). Memfasilitasi petugas layanan publik untuk ekspor dan impor (help desk) di Tanjung Priok. Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT ikut menggunakan aplikasi terintegrasi antara contact center dengan sistem pelaporan layanan pengaduan konsumen melalui sistem online berbasis web (milik ULPK) untuk penanganan pengaduan yang terkait tupoksi Direktorat. PerKa SKE online telah selesai. Launching aplikasi ECD. Aplikasi e-payment MPN-G2 dengan terintegrasi dengan > 50 Bank.

22 19 - Tindak lanjut keseluruhan pengaduan pelayanan publik antara lain: Menunjuk petugas sebagai tim koordinasi layanan publik di ULPK Badan POM yang bertugas memonitor, menindaklanjuti, merekapitulasi dan mengevaluasi pengaduan yang diterima baik secara langsung melalui surat, , telepon maupun melalui aplikasi Simpel LPK. Direktorat Pengawasan Produksi PT dan PKRT telah memonitoring dan menindaklanjuti pengaduan/pemberian informasi melalui Simpel LPK. Untuk pelayanan SKI dengan aplikasi e-bpom telah dikembangan dan disempurnakan dengan penambahan kebijakan pelayanan prioritas dan sistem pembayaran otomatis (e-payment). - Evaluasi pengelolaan pengaduan antara lain: Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, KOS dan PK telah melakukan Rapat Evaluasi keluhan pelanggan layanan publik secara periodik trisemester. Pada tahun 2016, telah dilakukan sebanyak 2 kali rapat evaluasi keluhan pelanggan yakni pada tanggal 28 April 2016 dan 18 Juli Evaluasi keluhan pelanggan layanan publik dilakukan secara berkala. Direktorat Pengawasan Produksi PT dan PKRT telah melakukan evaluasi keluhan pelanggan layanan publik secara periodik trisemester. - Peningkatan kecepatan merespon pengaduan masyarakat sebagai berikut: Secara umum respon sesuai dengan timeline. Respon pengaduan dilakukan secara berjenjang dari evaluator/staf hingga pejabat struktural. Segera memberikan respon sesuai timeline apabila menerima pengaduan. - Peningkatan soft competency dalam upaya penerapan pelayanan prima antara lain: Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, KOS dan PK telah melakukan upaya peningkatan penerapan pelayanan prima dengan melaksanakan pelatihan ataupun mengikutsertakan evaluator dan SDM teknisnya dalam beberapa pelatihan, yakni : Bimtek CPKB dalam rangka Pelayanan Publik bagi Petugas Daerah Maret Bimtek Penerapan CPOTB dalam rangka Peningkatan Mutu Produk bagi IOT dan UMKM OT Maret 2016 dan April Pelatihan ISPE bagi Petugas Sub Dit Sertifikasi 27 Januari 2016 (3 orang). Pelatihan ISPE bagi Petugas Sub Dit Sertifikasi Juni 2016 (3 orang). Pelatihan CPOTB Dasar Februari 2016 (5 orang). Pelatihan CPOTB Topik Khusus Februari 2016 (1 orang). Peningkatan Kompetensi SDM dalam rangka Implementasi RB April Mengikutsertakan petugas pelayanan publik dalam pelatihan Bahasa Inggris dan pelatihan British Retail Consortium (BRC). Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT telah melakukan upaya peningkatan soft competency penerapan pelayanan prima dengan melaksanakan Pelatihan Peningkatan Kompetensi Komunikasi

23 20 Pelayanan Publik pada 10 Oktober 2015 bagi petugas pelayanan publik di lingkungan Direktorat. - Peningkatan kemudahan akses informasi terkait pelayanan antara lain: Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, Kos dan PK telah membuat leaflet dan banner yang memuat informasi mengenai sertifikasi CPKB/CPOTB, pelayanan importasi dan biaya pelayanan. Peningkatan kemudahan akses informasi pelayanan dengan fasilitas , telepon/faks sebagai wadah untuk merespon pertanyaan, menangani keluhan atau pengaduan pelanggan yang dimaksudkan juga untuk mengurangi tatap muka. Direktorat Pengawasan Produksi PT dan PKRT membuka layanan informasi dan konsultasi setiap hari kerja di Gedung B lantai 4 (Gedung Pelayanan Publik) dan Gedung E lantai 3 (Direktorat Pengawasan Produksi PT dan PKRT). - Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, Kos dan PK telah memberikan kompensasi bagi pelaku usaha yang mendapatkan pelayanan kurang memuaskan - Pengembangan inovasi pelayanan, antara lain Pusat Kewaspadaan sebagai berikut: Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, Kos dan PK saat ini dalam hal pengajuan permohonan Surat Keterangan Ekspor (SKE), SKI Riset/Pameran/Registrasi melalui untuk mempermudah pelaku usaha. Direktorat Pengawasan Produksi PT dan PKRT saat ini bersama PIOM sedang mengembangkan sistem aplikasi untuk pengajuan Sertifikasi CPOB secara online. Saat ini dalam tahap pemaparan model aplikasi, konfirmasi elemen data, konfirmasi output dan pembuatan. Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT ikut melaksanakan sosialisasi/internalisasi/implementasi Revisi Perka 27 dan 28 tahun 2013 tentang Pemasukan Produk dan Bahan Obat dan Makanan. Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT mengimplementasikan sistem elektronik online pelayanan publik Surat Keterangan Impor (SKI) Obat Prioritas. Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT melaksanakan implementasi sistem pembayaran PNBP SKI secara online (e-payment). Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT melaksanakan implementasi dan pemeliharaan Sistem Aplikasi Persetujuan Iklan Obat (SiAPIk) secara online. Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT mengembangkan sistem elektronik online pelayanan publik sertifikasi CDOB (Sistem Informasi Sertifikasi CDOB). Sistem ini mampu mengolah data sesuai bisnis proses sertifikasi serta melakukan manajemen data hasil sertifikasi CDOB. Dengan pengembangan sistem informasi ini akan mempermudah proses penilaian, pengolahan data, pembuatan laporan, koneksi data, mempercepat interaksi antara publik dengan penyelenggara pelayanan publik serta target kinerja yang dilihat dari pemenuhan timeline dapat dinilai dan terpantau di setiap tahapan.

24 21 - Pengembangan dan penyempurnaan sistem elektonik (antara lain simplifikasi dan notifikasi) pelayanan publik sebagai berikut: Untuk pelayanan SKI dengan aplikasi e-bpom telah dikembangan dan disempurnakan dengan penambahan kebijakan pelayanan prioritas dan sistem pembayaran otomatis (e-payment). Simplifikasi proses pelayanan permohonan AHP melalui sistem elektronik pengawasan NPP (e-napza) dari tanda tangan manual menjadi tanda tangan elektronik untuk mempercepat waktu pelayanan dalam rangka meningkatkan kepuasan publik. Dalam rangka memastikan sistem berfungsi dengan baik sehingga diperoleh data/informasi yang valid maka pada tahun 2016 dilakukan pemeliharaan sistem elektronik pengawasan NPP (e-napza). - Quick Wins: Percepatan penyelesaian CPP (Certificate of Pharmaceutical Product) dari 20 HK menjadi 5 HK, Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, Kos dan PK telah menetapkan timeline penyelesaian CPP adalah 3 HK. SKI priotitas bagi importir/distributor OT, Kosmetik dan SK, Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, Kos dan PK telah memberikan pelayanan prioritas kepada 38 importir sesuai dengan SK Deputi II No. HK Tahun 2015 ddengan periode November April Setelah 6 bulan, importir yang memperoleh pelayanan prioritas dievaluasi. Sesuai SK Deputi II No. HK Tahun 2016 terdapat 57 importir yang memperoleh pelayanan prioritas untuk periode 1 Mei Oktober Kendala yang dihadapi antara lain: - Sebagian besar anggaran diblokir untuk efisiensi. - Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT belum memiliki server untuk Aplikasi Sertifikasi CDOB. - Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT sedang melakukan revisi Daftar Periksa Sertifikasi CDOB untuk digunakan dalam Aplikasi Sertifikasi CDOB. - Untuk tindak lanjut yang merupakan kewenangan unit lain tidak dapat ditentukan batas waktu penyelesaian (misalnya sarana-prasarana dan penambahan SDM teknis). - Perka SKE Online masih belum final. - Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT tidak dapat memenuhi semua keluhan karena keluhan yang disampaikan tidak sesuai dengan standar pelayanan publik Badan POM misalnya permintaan konsultasi di luar jam pelayanan. - berupa website umum, sehingga dalam pengamanan data masih diragukan. - Hak akses dibatasi hanya untuk 1 orang dalam tiap direktorat. - Beberapa kendala yang dihadapi oleh Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, KOS dan PK, yaitu : Beberapa Kementerian yang mengeluarkan Peraturan terkait importasi pada tahun 2015 belum harmonis dengan Perka Importasi Badan POM RI.