PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN KERTAS KARYA OLEH

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN KERTAS KARYA D I S U S U N OLEH NAMA : NEPRYJANA TOBING NIM : UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS SASTRA PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN DAN NFORMASI MEDAN 2009

2 Lembar Persembahan Yunus 2 : 9b Apa yang kunazarkan akan ku bayar. Keselamatan adalah dari Tuhan Lembaran ini kupersembahkan untuk keluarga yang sangat ku kasihi dan ku cintai Teristimewa untuk orang tua ku Ayahanda Drs. James H. L. Tobing dan Ibunda Rolina E. Sidabutar, yang telah banyak memberikan bantuan moril maupun material dan motivasi dalam menyelesaikan kertas karya ini. Terima kasih Pa terima kasih Ma atas segalanya Semoga Tuhan membalas kebaikan Papa dan Mama. Terkhusus buat saudara ku yang ku sayangi Kakak ku Sepbryna Tobing Adik ku Julius Hamonangan L.Tobing Adik ku yang termanis Yuntari Priscilla Helene Tobing Terima kasih atas dukungan kalian, semoga Tuhan melindungi kalian semua.

3 LEMBAR PENGESAHAN Judul Kertas Karya : Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan Oleh : Nepryjana Tobing Nim : Program Studi D-III Perpustakaan dan Informasi Ketua Program Studi : Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si NIP : Tanda Tangan : Tanggal : Juni 2009

4 LEMBAR PERSETUJUAN Judul Kertas Karya : Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan Oleh : Nepryjana Tobing Nim : Dosen Pembimbing : Drs. Syakirin Pangaribuan, SH NIP : Tanda Tangan : Tanggal : Juni 2009 Tim Pembaca : Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si NIP : Tanda Tangan : Tanggal : Juni 2009

5 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat, perlindungan-nya yang tiada henti berlimpah dan kasih karunia-nya serta bimbingan-nya kepada penulis selama menjalani studi perkuliahan dan dalam menyelesaikan kertas karya ini Dalam penyelesaian kertas karya dengan judul PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN, guna untuk melengkapi syarat dalam memperoleh gelar Ahli Madia Perpustakaan pada Program Studi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Penulis menyadari bahwa isi dari kertas karya ini belumlah sempurna baik materi maupun penyajiannya, yang disebabkan terbatasnya tingkat pengetahuan dan kemampuan penulis untuk mengemukakan isi kertas karya ini. Oleh karena itu penulis akan selalu menerima saran dan kritik yang bersifat membangun. Pada penulisan kertas karya ini, penulis telah mendapat bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si, selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan dan selaku Dosen Pembaca yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaiakan kertas karya ini 3. Bapak Drs. Syakirin Pangaribuan, SH, selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan menyediakan waktu selama penulisan kertas karya ini berlangsung. 4. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, selaku dosen wali penulis, yang telah memberikan dorongan kepada penulis selama mengikuti perkuliahan. 5. Seluruh staf pengajar pada Program Studi D-III Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara, yang telah mendidik dan memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis. 6. Ibu Rospika Simarmata, S.Sos, selaku Kepala Perpustakaan Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan yang telah membantu penulis dalam menghimpun data penelitian.

6 7. Ayahanda Drs. James H. L. Tobing dan Ibunda Rolina E. Sidabutar selaku orang tua penulis yang selalu memberikan dukungan baik batuan moril maupun materil kepada penulis dalam menyelesaikan perkuliahan dan kertas karya ini. Penulis mengucapkan terima kasih kepada kakak tersayang Sepbryna Tobing, adik ku yang ku kasihi Julius L.Tobing dan Yuntari Priscilla Helene Tobing yang tiada henti memberikan motivasi dalam penyelesaian kertas karya ini. 8. Buat teman-teman dari stambuk 06 yang ku sayangi Lona Hutagallung, Riris Desi Ujung, Belli Simanjuntak, Agatha Rebecca Rajaguk-guk, dan buat teman-teman ku yang tidak disebut namanya terima kasih atas dukungan dan motivasi. ( keep Rock n Roll ) 9. Teman-teman kos di Ganefo 18 ( K Sondang, Eva, Juni, K Mondang, K Des, Tita, Lina ) terima kasih atas dukungannya. GBU 10. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Idun Sinaga yang telah memberikan dukungan dan motivasi dalam penulisan kertas karya ini. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih semoga kertas karya ini dapat berguna bagi kita semua. Amin Medan, Juni 2009 Penulis, Nepryjana Tobing NIM :

7 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR...i DAFTAR ISI... iii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Tujuan Penulisan Ruang Lingkup Metode Pengumpulan Data... 3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi Pengembangan Koleksi Pengertian dan Tujuan Pengembangan Koleksi Kebijakan Pengembangan Koleksi Kegiatan Pengembangan Koleksi Pemilihan Bahan Pustaka Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka Kewenangan Pemilihan Bahan Pustaka Pengadaan Bahan Pustaka Pembelian Sumbangan / Hadiah Tukar-menukar Inventarisasi Bahan Pustaka Stock Opname Weeding BAB III PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PEPUSTAKAAN UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan Struktur Organisasi Koleksi Perpustakaan Anggaran Perpustakaan Tenaga Perpustakaan Pemilihan Bahan Pustaka Alat Bantu Seleksi Bahan Pustaka Prosedur Pemilihan Pengadaan Bahan Pustaka Pembeliaan Sumbangan/ Hadiah Wajib Serah Karya Ilmiah Terbitan Sendiri Inventarisasi Perawatan Bahan Pustaka Stock Opname dan Wedding... 30

8 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA... 34

9 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang dan Masalah Perkembangan perpustakaan di Indonesia telah berkembang dengan bertahap, seiring dengan salah satu tujuan pembangunan tersebut yaitu untuk meningkatkan kecerdasan serta kehidupan bangsa. Banyak hal yang telah dilakukan oleh para pustakawan ataupun dari pihak lain untuk membangun perpustakaan, khususnya dalam berbagai kegiatan kemasyarakatan. Perpustakaan merupakan suatu lembaga yang memberikan layanan informasi dan menjadi tempat pelestarian hasil budaya bangsa dalam bentuk bahan pustaka yang tercetak maupun terekam untuk tujuan dari Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian, serta pengabdian masyarakat. Dari tujuan tersebut dapat disimpulkan bahwa perpustakaan harus dapat memenuhi permintaan para pengguna perpustakaan dan mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berkembang dengan cepat. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu alat ukur yang dipakai dalam penentuan keberadaan suatu universitas atau perguruan tinggi. Hal ini berarti perpustakaan dikatakan sebagai alat ukur karena keberadaan perpustakaan menentukan, dan menjembatani kebutuhan mahasiswa akan informasi dengan pengajar atau dosen yang mengarahkan dan membimbing mahasiswa. Dengan demikian perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya menjadi jantung sebuah perguruan tinggi namun berkembang menjadi pusat pembelajaran, melalui perpustakaan telah tercipta suatu hubungan segitiga. Hubungan tersebut adalah antara mahasiswa dengan pustakawan dan dosen atau pengajar, yang membimbing mahasiswa. Perpustakaan di tingkat lembaga pendidikan perguruan tinggi sebenarnya telah lama ada dan telah berkembang sesuai dengan perkembangan perguruan tinggi tersebut. Namun belum berperan sebagaimana perpustakaan perguruan tinggi yang baik. Ini disebakan kurangnya perhatian dari pihak sivitas akademika untuk mengembangkan jenis koleksi perpustakaan, maka karena itu koleksi yang tersedia kurang relevan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan dan juga kurangnya minat mahasiswa untuk memanfaatkan perpustakaan tersebut. Pengembangan koleksi dari suatu perpustakaan tidak terlepas dari peranan suatu perpustakaan perguruan tinggi dari keseluruhan, karena suatu perpustakaan perguruan tinggi pada dasarnya merupakan suatu wadah pelayanan dalam suatu masyarakat perguruan yang

10 besar dalam upaya untuk meningkatkan serta mencerminkan tujuan dan arah lembaga induknya. Pengembangan koleksi perpustakaan tidak terlepas dari pembinaan koleksi yang merupakan salah satu kegiataan pelayanan teknis yang dilakukan perpustakaan dalam upaya meningkatkan kualitas perpustakaan dan mutu pelayanan informasi kepada pengguna perpustakaan. Pada umumnya perguruan tinggi mengembangkan beberapa ilmu termasuk bidang informasi studi secara lebih mendalam. Dalam pengembangan koleksi yang baik, maka sebuah perpustakaan dituntut untuk selalu dapat berperan aktif dengan menyediakan informasi yang mutakhir yang dibutuhkan oleh setiap pengguna. Penyediaan koleksi yang sesuai terkait dengan pengembangan koleksi ( collection development ) yang dijadikan sebagai pedoman pengadaan, dasar dalam perencanaan oleh pustakawan. Kegiatan pengembangan koleksi juga dapat menjadi acuaan bagi pustakawan dalam membangun koleksi di perpustakaan. Maka karena itu perpustakaan harus mampu mendukung segala kebutuhan informasi studi yang menjadi bidang pengembangannya, sehingga koleksi perpustakaan benar-benar bermanfaat bagi para pengguna perpustakaan. Dari uraian di atas, maka permasalahan dari pengembangan perpustakaan perlu diperhatikan serta menjadi masalah objek observasi penulis yang membahas segala sesuatu mengenai PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN. Dan yang menjadi permasalahan bagi penulis yaitu bagaimana pengembangan koleksi pada perpustakaan Darma Agung. 1.2 Tujuan Penulisan Adapun yang menjadi tujuan penulis dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui secara langsung pembahasan mengenai pengembangan koleksi pada Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan 2. Untuk menambah wawasan penulis mengenai pengembangan koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi. 1.3 Ruang Lingkup Sesuai dengan judul yang penulis pilih, penulis membatasi ruang lingkup kertas karya yang berhubungan dengan kegiatan pengembangan koleksi, pemilihan bahan pustaka, proses pengadaan pustaka, inventarisasi bahan pustaka, perawatan bahan pustaka, stock opname, dan

11 wedding. Pembatasan ruang lingkup tersebut bertujuan untuk dapat dipedomani dalam penulisan kertas karya ini. 1.4 Metode Pengumpulan Data a. Tinjauan literatur Tinjauan literatur ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dengan menggunakan bahan bacaan yang berhubungan dengan pembahasan kertas karya ini yang bersifat teoritis yaitu dengan cara membaca buku, literatur dan sumber lain yang mendukung dalam penulisan kertas karya ini. b. Observasi Informasi yang diperoleh dengan cara mengadakan pengamatan secara langsung serta mengadakan wawancara dengan pustakawan yang bertugas pada perpustakaan perguruan tinggi tersebut.

12 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Dari segi sejarah, perpustakaan tinggi adalah perpustakaan yang berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama yakni membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Kemudian perpustakaan perguruan tinggi tersebut disebut dengan perpustakaan akademik. Menurut Sulistyo-Basuki (1993: 51) dalam Pengantar Ilmu Perpustakaan menyatakan bahwa Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Perpustakaan Perguruan Tinggi memiliki tugas-tugas khas yang meliputi: a. Memenuhi kebutuhan informasi masyarakat Perguruan Tinggi yang lazimnya mencakup staf pengajar, mahasiswa dan staf administrasi Perguruan Tinggi. b. Menyediakan bahan rujukan atau referensi pada semua tingkat akademis, mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pasca sarjana. c. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat, guna bagi berbagai pemakai serta menyediakan ruang belajar bagi pemakai perpustakaan. d. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan Perguruan Tinggi, tetapi juga lembaga industri lokal yang ada di sekitar Perguruan Tinggi tersebut. Keberadaan perpustakaan perguruan tinggi, adalah merupakan pelaksana tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Mahasiswa datang ke perpustakaan pada dasarnya untuk membaca literatur bagi perkuliahannya. Tidak hanya itu, mereka juga ingin mendapatkan informasi yang lebih untuk keperluan riset maupun untuk referensi thesisnya. Disinilah letak tanggungjawab perpustakaan untuk menyediakan informasi yang diperlukannya, sehingga dengan koleksi itu akan nampak efektifitas perpustakaan. Perpustakaan akan gagal dalam membawakan misinya, apabila koleksinya tak mencukupi sehingga mahasiswa tidak menemukan apa-apa di perpustakaan. Lain halnya dengan staf pengajar, mereka datang ke perpustakaan untuk keperluan mencari informasi yang up-to-date bagi perkuliahan yang mereka berikan, ataupun untuk keperluan riset. Membangun sebuah perpustakaan untuk riset sangat mahal, karena tentunya para pengajar menginginkan jumlah koleksi yang besar. Yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan jurusan, fakultas, universitas, instintut, maupun sekolah tinggi, misalnya lembaga penelitian dan lembaga

13 pengabdiaan masyarakat, juga dimasukkan ke dalam kelompok perpustakaan perguruan tinggi Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 27 ) sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan perguruan tinggi memiliki berbagai fungsi yaitu: 1. Fungsi Interprestasi Perpustakaan ini sudah seharusnya memilki kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya. 2. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, dan oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran dalam setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. 3. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari informasi. 4. Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi yang mutlak, dikarenakan pengaplikasiaannya dipakai untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang. 5. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi yang bersifat rekreatif yang berarti untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat, dan daya inovasi pengguna perpustakaan. 6. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non akademika. 7. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuaan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi Menurut Sulistyo-Basuki (1991:52) dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan bahwasanya tujuan Perpustakaan perguruan tinggi adalah: 1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi. 2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.

14 3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan. 4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. 5. Menyediakan jasa informasi yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus mampu memenuhi keperluan informasi bagi pengguna, menyediakan bahan pustaka yang universal pada semua tingkat akademis, ruang belajar untuk pengguna serta pelayanan yang cepat dan tepat. 2.2 Pengembangan Koleksi Pengertian Pengembangan Koleksi dan Tujuan Pengembangan Koleksi Pengembangan koleksi dimaksudkan untuk membina sebaik-baiknya sesuai dengan kondisi perpustakaan dan masyarakat yang akan dilayani. Pengembangan koleksi merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan pemakai dengan informasi dalam lingkungan perpustakaan atau unit informasi. Bahan pustaka yang beraneka-ragam jenis dan bentuk dihimpun oleh perpustakaan untuk dijadikan koleksi perpustakaan dalam melayani kebutuhan pengguna. Menurut Yulia (1993 : 11) menyatakan bahwa Pengembangan koleksi adalah semua kegiataan untuk memperluas koleksi yang terdapat di perpustakaan, terutama aspek seleksi dan evaluasi. Menurut Mustajab Pengembangan Koleksi Perpustakaan (21 Desember 2008 ) ALA Glossary of Library and Information Science (1983) Pengembangan koleksi merupakan sejumlah kegiatan yang berkaitan dengan penentuan dan koordinasi kebijakan seleksi, menilai kebutuhan pemakai, studi pemakaian koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan kerjasama sumberdaya koleksi, pemeliharaan koleksi dan penyiangan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan hendaknya selalu dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan mampu mencerminkan kemajuan manusia di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari bahan berupa buku teks sampai hasil karya-karya penelitian yang rumit. Maka karena itu perpustakaan dituntut untuk mnegembangkan koleksinya. Dalam menjalankan kegiatan pengembangan koleksi tidak terlepas dari pembinaan koleksi. Pengembangan koleksi merupakan salah satu kegiatan pelayanan teknis yang harus dilakukan oleh perpustakaan perguruan tinggi. Kegiatan ini meliputi pemilihan dan pengadaan bahan pustaka, baik dengan cara pembelian, hadiah/sumbangan, tukar-menukar dan penerbitan sendiri. Dengan demikian dapat diketahui sejauh mana seluruh rangkaian kegiatan pengembangan koleksi yang telah mencapai sasaran akhir, yaitu mengembangangkan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna yang akan dilayani.

15 Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam pengembangan koleksi perpustakaan terutama perpustakaan di perguruan tinggi, antara lain ukuran koleksi dan pertimbangan koleksi itu sendiri. Ukuran koleksi meliputi : kondisi dan kualitas koleksi; kuantitas pemakai; jumlah bidang studi; metode pengajaran; dan jumlah strata pendidikan di perguruan tinggi yang meliputi D1,D2,D3, S1, S2, dan S3 akan memerlukan koleksi perpustakaan yang lebih banyak dibandingkan dengan perguruan tinggi. Maka karena itu, pengembangan koleksi harus ditangani secara cermat dengan melibatkan seluruh unsur yang terlibat di dalamnya. Dengan demikian koleksi dapat memenuhi kebutuhan para pengguna dan tercapainya tujuan perpustakaan perguruan tinggi yaitu, mendukung, memperlancar dan meningkatkan kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi yang bersangkutan. Pengembangan koleksi pada perpustakaan merupakan aktivitas dini dari pembinaan koleksi yang bertujuan untuk: a. Menetapkan ketentuan pada rencana pengadaan bahan pustaka. b. Menentukan metode dalam memperluas koleksi. c. Mengadakan seleksi bahan pustaka sebelum melakukan kegiatan tentang pengadaan bahan pustaka. d. Mengadakan kerja sama pada unit pengadaan bahan pustaka yang dengan unit lain. e. Mengadakan evaluasi koleksi dan kepuasan pengguna perpustakaan. Adapun tujuan pengembangan koleksi adalah untuk menambah koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dan tuntutan pengguna masa kini serta masa mendatang. Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kondisi serta kebutuhan pengguna agar perpustakaan dapat secara berencana mengembangkan koleksinya. Menurut Sulistiyo-Basuki dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan, ( 1991: 429 ) untuk menilai apakah perpustakaan berkwalitas atau tidak, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan standar yang diterbitkan. 2. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan koleksi perpustakaan sejenis, terutama dengan perpustakaan sejenis yang besar. 3. Melakukan kajian berapa banyak koleksi yang digunakan. 4. Meminta bantuan pakar menilai koleksi yang ada sesuai dengan bidang spesialisasi masing-masing.

16 2.2.2 Kebijakan Pengembangan Koleksi Kebijakan pengembangan koleksi merupakan sarana tertulis yang amat penting fungsinya sebagai sarana perencanaan, sarana komunikasi, serta pedoman untuk setiap tahapan proses pengembangan koleksi. Di dalam pengembangan koleksi kegiatan yang dilakukan adalah memilih dan mengadakan bahan pustaka yang disesuaikan dengan kebijakan yang ditetapkan oleh pustakawan bersama-sama dengan pengguna perpustakaan. Dengan maksud adalah untuk mengembangkan bahan pustaka yang sesuai agar tercapai perpustakaan yang berkwalitas sehingga dapat memenuhi keperluan pemakai secara efisien. Kebijakan pengembangan koleksi merupakan alat perencanaan dan sarana untuk mengkomunikasikan tujuan dan pengembangan koleksi perpustakaan. Agar kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan pengembangan koleksi harus disusun secara tertulis. Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan ( 31 May 2008 at 3:10 pm ). Kebijakan pengembangan koleksi tertulis berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi, dan perencanaan, sebab kebijakan tersebut : a. Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina perpustakaan. b. Memberi deskripsi yang sistematis tentang strategi pengelolaan dan pengembangan koleksi yang diterapkan diperpustakaan. c. Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi terjamin. d. Menjadi standar atau tolok ukur untuk menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi telah tercapai. e. Membantu mempertanggung jawabkan alokasi anggaran. f. Menjadi sarana komunikasi baik dengan masyarakat yang harus dilayani maupun pihak luar lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengembangan koleksi. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004: 43 ) kebijakan pengembangan koleksi didasari oleh asas berikut: 1. Kerelevanan Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat perguruan tingginya. Karena itu, perpustakaan perlu memperhatikan jenis dan jenjang program yang ada. Arah pengembangan pembelajaran jarak jauh ( distance learning ) atau pembelajaran maya ( e- learning ) juga akan sangat berpengaruh pada pilihan jenis media dari bahan perpustakaan yang perlu dikembangkan. 2. Berorientasi kepada kebutuhan pengguna

17 Pengembangan koleksi harus ditunjukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah tenaga kerja, tenaga peneliti, tenaga administrasi, mahasiswa, dan alumni yang kebutuhannya akan informasi yang berbeda-beda. 3. Kelengkapan Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dipakai dalam perkuliahan, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap. 4. Kemutakhiran Koleksi hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui bahan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan. 5. Kerja sama Koleksi hendaknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, tenaga pengajar, dan mahasiswa. Dengan kerrja sama, diharapkan pengembangan koleksi dapat berdaya guna dan berhasil guna. Untuk mengadakan koleksi harus berpedoman kepada kebijakan pengembangan koleksi yang dilakukan untuk mempermudah proses kerja pengembangan koleksi dan kebijakan ini perlu diperlukan untuk mencapai hasil yang memuaskan, dan mampu memenuhi kebutuhan pemakai. Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kebutuhan sivitas akademika di perguruan tinggi agar perpustakaan dapat secara terencana mengembangkan koleksinya. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004: 44 ) yang perlu dipertimbangkan dalam merumuskan kebijakan pengembangan koleksi, antara lain: 1. Program lembaga. 2. Model pembelajaran yang dijalankan. 3. Kebutuhan pengguna. 4. Jenis koleksi. 5. Kriteria bahan pustaka. 6. Jumlah eksemplar. 7. Bahasa Kegiatan Pengembangan Koleksi Pengembangan koleksi meliputi kegiatan pemilihan bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, inventarisasi bahan pustaka, stock opname, dan wedding. Pada kegiatan pengembangan koleksi ini akan dijelaskan siapa yang berwenang, untuk memilih, pertimbangan yang dipakai dan siapa yang bertanggung jawab untuk memutuskan pengadaan bahan pustaka.

18 Menurut Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 44 ) pada umumnya pengembangan koleksi meliputi rangkaian sebagai berikut: 1. Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna. Kebijakan ini disusun bersama oleh sebuah tim yang dibentuk dengan keputusan rektor dan anggotanya yang terdiri atas unsur perpustakaan, fakultas atau jurusan, dan unit lain. 2. Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur yang terlibat dalam pengembangan koleksi. 3. Mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari semua anggota sivitas akademika yang dilayani. Hal ini dapat dilakukan dengan cara, antara lain : a. Mempelajari kurikulum setiap program studi. b. Memberi kesempatan sivitas akademika untuk memberikan usulan melalui berbagai media komunikasi. c. Menyediakan formulir usulan pengadaan buku, baik secara tercetak maupun maya. 4. Memilih dan mengadakan pustaka lewat pembelian, tukar-menukar, hadiah/sumbangan, dan penerbitan sendiri. 5. Merawat bahan pustaka. 6. Menyiangi koleksi. 7. Mengevaluasi koleksi. 2.3 Pemilihan Bahan Pustaka Secara umum seleksi diartikan sebagai tindakan, cara, atau proses memilih. Dalam hubungannya dengan pengembangan koleksi perpustakaan, seleksi merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi bahan pustaka untuk ditambahkan pada koleksi yang sudah ada di perpustakaan. Dengan demikian, proses seleksi merupakan kegiatan yang dilaksanakan sebelum kegiatan pengadaan bahan pustaka. Kegiatan pemilihan bahan pustaka adalah kegiatan memilih berbagai macam koleksi yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi harus dapat menunjang kurikulum perguruan tinggi. Karena itu, pustakawan harus mampu untuk mengembangkan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan kurikulum suatu akademik. Seorang pustakawan harus mengetahui dan mampu memilih bahan pustaka yang beragam untuk pengguna. Pemilihan buku artinya memilih buku untuk perpustakaan. Pemilihan buku berarti juga proses menolak buku tertentu untuk perpustakaan. Dalam dunia kepustakawanan, pemilihan buku dianggap sebagai salah satu aspek paling intelek, pemilihan buku dilakukan oleh semua perpustakaan, karena tergantung pada jenisnya. Sistem pendanaan, hubungan dengan badan induk serta peraturan lain yang mengikat masing-masing perpustakaan mengalami berbagai persoalan dalam pemilihan buku (Sulistyo- Basuki, 1991: 426).

19 Adapun tujuan dari pemilihan buku ini adalah untuk mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai pemakai masa kini serta masa mendatang. Menurut Buku (Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004: 47-48) ada beberapa asas yang dipertimbangkan dalam pemilihan bahan pustaka perpustakaan yaitu: a. Wibawa seorang penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang tertentu. b. Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi pengembangan bidang studi. c. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya buku yang memuat masalah yang kontroversial. d. Kualitas isi bahan perpustakaan. e. Harga. f. Pemakain bahasa. g. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan perpustakaan yang lama bisa diadakan sejauh tersedia dananya, dan bisa mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu. h. Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkapi dengan bentuk buku kecuali jika ada alasan tertentu yang dapat diterima. i. Tiap bahan perpustakaan rujukan, misalnya ensiklopedi, cukup diadakan satu perangkat. j. Buku ajar yang diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas. Mahasiswa hendaknya melengkapi diri dengan buku ajar yang diperlukannya. k. Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna, jika lembaga induk juga menyelenggarakan pembelajaran jarak jauh ( distance learning ) maka jumlah bahan perpustakaan dalam media elektronik/digital perlu diperhatikan. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 46 ) untuk mengembangkan koleksi, diperlukan pustakawan yang mampu: a. Memahami kurikulum semua program studi yang ada. b. Menyediakan formulir atau angket usulan pengadaan buku. c. Mengadakan kegiatan survei kepada pengguna dengan cara menyebarkan angket kepada pengguna perpustakaan mengenai koleksi yang ada di perpustakaan d. Mengadakan evaluasi koleksi yaitu menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna. Dari uraian tersebut pemilihan bahan pustaka bertujuan untuk memenuhi keinginan pemakai. Dengan adanya proses pemilihan bahan pustaka yang baik maka diharapkan koleksi perpustakaan harus sesuai dengan kurikulum yang digunakan Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka Sebagai seorang pustakawan untuk mencari informasi yang tepat, maka pustakawa tersebut harus mampu memahami seluk beluk bahan pustaka tersebut. Oleh karena itu dalam

20 melaksanakan pemilihan bahan pustaka, pustakawan sangat terbantu dengan adanya alat bantu bahan pemilihan bahan pustaka. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 53 ) alat bantu yang biasanya digunakan untuk memilih bahan perpustakaan yaitu: a. Silabus mata kuliah. b. Bibliografi. c. Tinjauan dan resensi buku. d. Pangkalan data perpustakaan lain. e. Sumber-sumber lain dari internet. f. Books in print. g. Katalog penerbit. Dengan adanya alat bantu tersebut, maka pengguna dapat mengajukan usulan kepada perpustakaan untuk memesan bahan Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka Menurut Soeatminah ( 1992 : 76 ) dalam buku Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawanan, ada 4 prinsip dalam pemilihan pustaka yaitu : a. Minat dan kebutuhan pemakai. b. Tujuan, fungsi perpustakaan dan ruang lingkup layanan perpustakaan. c. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti positif yang dibawanya. d. Pustaka yang memenuhi kualitas persyaratan. Dari hasil pemilihan bahan pustaka tersebut yang perlu dipertimbangkan adalah : 1. Pihak dari perpustakaan perguruan tinggi paling tidak harus mengetahui kebutuhan pengguna dan kebutuhan akan informasi dari semua pengguna perpustakaan yang akan dilayani. 2. Untuk meningkatkan mutu akademik, maka koleksi yang disediakan tidak hanya buku teks, tetapi harus berhubungan dengan program studi yang digunakan. 3. Informasi yang tersedia di perpustakaan harus bersifat mutakhir, dengan cara menyediakan koleksi terbaru dan dapat menumbuhkan kecintaan akan perpustakaan. Dalam prosedur pemilihan bahan pustaka biasanya dimulai dari pustakawan sendiri atau pengguna. Pengguna dapat mengajukan usulan kepada perpustakaan untuk memesan bahan perpustakaan yang dipilihnya dengan cara: a. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh perpustakaan. b. Menandai katalog penerbit dengan cara tertentu yang mudah dilihat. c. Menghubungi staf perpustakaan melalui telepon dengan memberikan informasi.

21 Tabel 1 Formulir pengusulan bahan pustaka No. Untuk Buku Untuk Terbitan Berkala Untuk Non-buku 1 Pengarang Judul Spesifikasinya 2 Judul Alamat penerbit Jenis 3 Edisi Frekuensi Terbit Ukuran 4 Tahun terbit ISSN ( jika ada ) Informasi sumber 5 Penerbit Harga langganan 6 ISBN ( jika ada ) Subyek 7 Jumlah eksemplar Informasi subyek 8 Harga satuan 9 Informasi sumber Sumber : Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 53) Kewenangan Pemilihan Bahan Pustaka Pemilihan bahan pustaka adalah salah satu usaha bersama antara staf pengajar dan staf perpustakaan. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 45 ) yang berhak dalam melakukan pemilihan bahan pustaka ini adalah: a. Pustakawan. b. Wakil sivitas akademika. c. Wakil unit penelitian dan unit lain yang terkait. Dan yang berhak untuk mengusulkan pembelian bahan perpustakaan adalah : 1. Pustakawan. 2. Tenaga kerja dan peneliti. 3. Mahasiswa. 4. Pihak atau unsur unit kerja lain, bila diperlukan. 2.4 Pengadaan Bahan Pustaka Menurut Soeatminah ( 1992 : 71 ) Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Kebijakan pengadaan menurut Eva Philips ( 1992 : 109 ) adalah sebagai berikut:

22 a. Anggaran organisasi, suatu organisasi harus menyisihkan dananya untuk pembelian buku dan majalah dari anggaran tahunan. b. Tujuan dan prioritas dari organisasi bidang apa saja yang menjadi koleksi perpustakaan karena tidak semua buku dapat dibeli. c. Jenis pemakai dan kebutuhan apakah pemakai memerlukan bahan ilmiah atau informasi yang sederhana dan praktis. d. Staf perpustakaan dalam membeli buku harus dipentingkan jumlah tenaga yang diperlukan atau kemampuannya. e. Hubungan perpustakaan dengan perpustakaan lain dan pusat dokumentasi lain, kemanakah pengguna akan mencari yang ia inginkan. f. Kemampuan bahasa dalam menentukan koleksi perpustakaan. Kebijakan harus dibuat mengenai perincian koleksi berdasarkan bahasa pengantarnya. Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan ( 31 May 2008 at 3:10 pm ) pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian pengadaan. Bagian ini tidak semata-mata bertanggung jawab terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggung jawab atas hal-hal berikut : - Pengadaan atau pengembangan koleksi. - Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam pemesanan bahan pustaka. - Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus menerus. - Pemeriksaan dan mengikut i terus-menerus penerbitan-penerbitan bibliografi. - Berusaha memperoleh bahan-bahan reproduksi apabila bahan aslinya sudah tidak diperoleh (buku-buku out of print), tetapi sangat diperlukan pemakai. - Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur buku. - Mengawasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan pustaka. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 54 ) cara pengadaan koleksi yang biasa digunakan adalah: a. Pembeliaan. b. Sumbangan/hadiah. c. Tukar menukar Pembeliaan Proses pembelian adalah salah satu cara yang paling efektif karena perpustakaan dapat memilih bahan pustaka apa yang paling cocok untuk dijadikan sebagai koleksi. Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan ( 31 May 2008 at 3:10 pm ) pembelian ini dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu : a. Membeli langsung ke toko buku Biasanya sebelum membeli pustakawan menyusun daftar pemesanan bahan pustaka, kegiatan ini biasanya dilakukan oleh perpustakaan yang dananya relatif sedikit karena lebih di khususkan pada jumlah eksemplar dan judul bahan pustaka.

23 Kekurangan yang umumnya terjadi pada pembelian bahan pustaka ke toko buku adalah : - Tidak semua subjek atau judul yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku. - Toko buku tidak selalu bisa ditemukan di setiap kabupaten sehingga tidak mampu melayani kebutuhan perpustakaan. - Toko buku yang terdapat di kota kecil pada umumnya hanya menyediakan bahan pustaka yang berbahasa Indonesia. - Tidak semua pesanan bahan pustaka dari satu perpustakaan dapat dipenuhi dari satu toko buku saja. b. Membeli langsung ke penerbit Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri. Penerbit di Indonesia biasanya melayani pemesanan dari perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Biasanya hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun penjaja sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku. Pemesanan bahan pustaka secara langsung ke penerbit dapat dilakukan apabila juduljudul yang dibutuhkan betul-betul diterbitkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal ini perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung pada penerbitnya. c. Membeli melalui agen buku Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen buku yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berperan sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri Sumbangan/Hadiah Bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan kadang-kadang diperoleh melalui hadiah. Bahan pustaka yang diperoleh lewat hadiah sangat penting untuk mengembangkan koleksi perpustakaan. Perpustakaan yang menerima bahan pustaka berupa hadiah dapat menghemat biaya pembelian. Koleksi bahan pustaka yang berupa hadiah yang diperoleh secara langsung dari penyumbang atau diminta. Menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004: 55 ) perpustakaan yang menerima hadiah secara langsung perlu : a. Meneliti kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya. b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan. c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan. Yang perlu diperhatikan dalam proses penerimaan hadiah atau sumbangan yaitu: a. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan. b. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah/sumbangan dan setelah bahan perpustakaan diterima. c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah/sumbangan dengan surat pengantarnya. d. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. e. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan perpustakaan biasa.

24 2.4.3 Tukar-menukar Suatu perpustakaan dapat melakukan kegiatan tukar-menukar setelah melakukan kesepakatan terlebih dahulu, biasanya yang dijadikan pertukaran adalah bahan yang tak sesuai dengan fungsi serta tujuan perpustakaan. Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu : - Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat diperoleh karena alasan lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran. - Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi. - Dengan pertukaran akan memberi peluang untuk mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:55) perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan perpustakaan perlu: a. Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan. b. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya. c. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipih pemesan. d. Mencatat alamat pemesanan. e. Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesannya. 2.5 Inventarisasi Bahan Pustaka Tiap bahan pustaka yang telah masuk menjadi milik perpustakaan hendaknya dicatat dalam buku inventaris. Inventarisasi bahan pustaka merupakan alur kerja terpenting dari kegiatan di pengadaan. Menurut Soeatminah ( 1992 : 81 ) dalam Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, inventarisasi adalah: a. Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk. b. Memberi nomor induk/inventaris setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan. c. Majalah dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume dan nomor edisi yang diterima. d. Majalah yang dijilid diperlakukan sebagai buku. e. Memberi cap/stempel milik pada setiap buku pada halaman tertentu yang telah ditentukan sebelumnya. Pencatatan kolom yang terdapat dalam buku inventarisi adalah: 1. Tanggal terima. Catat tanggal saat buku diterima oleh bagian penerimaan. 2. Nomor induk. Dimana tiap eksemplar buku mempunyai 1 nomor induk. 3. Pengarang. Menuliskan nama pengarang yang sudah dibalik.

25 4. Judul. Jika judul buku terlalu panjang tidak perlu ditulis lengkap, hanya diberi tanda titik sebanyak 3 buah ( ) 5. Asal perolehan. Apakah buku diperoleh dari B untuk pembelian, H untuk hadiah, dan T untuk tukar-menukar. 6. Penerbit. Nama penerbit buku yang terdapat dalam halaman judul. 7. Tahun terbit. Kapan buku tersebut diterbitkan. 8. Harga buku. 9. Bahasa ( Inggris, Indonesia, Bahasa asing lainnya ). 10. Keterangan. Dengan adanya buku inventaris, maka kita dapat mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan, jumlah eksemplar dan judul, jumlah eksemplar yang berbahasa Indonesia dan asing, dan lain-lain. Tabel 2 Format buku inventaris seperti terlihat pada gambar Tanggal No Induk Judul Pengarang Tahun Bahasa Jumlah Harga Kete rang an Kegiatan inventaris ini bertujuan untuk mengontrol kepemilikan koleksi dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan. Dengan inventaris ini perpustakaan dapat membuat laporan, menyusun statistik bahan pustaka yang sudah atau belum dimiliki perpustakaan. 2.6 Stock Opname Dalam kegiatan pengembangan koleksi suatu perpustakaan didasarkan pada profil koleksi dan kebutuhan pengguna akan bahan pustaka tersebut. Dimana kegiatan untuk mengetahui bagaimana profil koleksi suatu perpustakaan yang merupakan kegiatan pengumpulan data yang jumlah koleksinya menurut subjek yang sesuai dengan subjek yang dicakup disebut stock opname Tujuan dilakukan kegiatan stock opname adalah: a. Mengetahui keadaan koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan.

26 b. Mengetahui jumlah buku ( judul/eksemplar ) koleksi bahan pustaka menurut golongan klasifikasi dengan tepat. c. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi yang menandakan kondisi koleksi bahan pustaka d. Untuk mengetahui dengan tepat bahan pustaka yang tidak ada katalognya. e. Untuk mengetahui pustaka yang dinyatakan hilang. f. Untuk mengetahui dengan tepat kondisi bahan pustaka, apakah dalam keadaan rusak atau tidak lengkap. Keuntungan diadakan stock opname yaitu: a. Dapat disusun dari dafar bahan pustaka yang disiangi karena sudah tidak sesuai dengan subjek, tahun, kondisi bahan pustaka dan susunan bahan pustaka yang mutakhir. b. Mengetahui bahan pustaka yang paling banyak diminati oleh pengguna informasi. Hal ini berarti stock opname digunakan sebagai petunjuk pemilihan bahan pustaka. c. Mengetahui tingkat hilangnya bahan pustaka di perpustakaan. d. Dapat diperolehnya susunan bahan pustaka yang rapi dan baik. e. Mudah membersihkan bahan pustaka dari debu dan kotoran lain. Stock opname memiliki bebarapa prosedur dan metode antara lain : 1. Daftar pengadaan ( accession list ) Daftar pengadaan dicocokkan langsung dengan buku dalam rak. Dibutuhkan 2 orang petugas diamana seorang memeriksa buku satu persatu kemudian menyebutkan nomor induknya, dan petugas lainnya memeriksa dan memberi tanda pada daftar pengadan. 2. Buku inventaris melalui daftar register bahan pustaka. Memberi tanda pada register, untuk buku-buku yang sedang dipinjam, diperbaiki, atau yang tak diketahui. 3. Lembar lepas yang berasal dari buku induk. Lembar lepas ini berisi nomor induk yang dibatasi sampai 100 nomor. 4. Menghitung bahan pustaka. Buku-buku dalam rak langsung dihitung dan ditambahkan dengan buku yang sedang dipinjam, dijilid, dan diperbaiki. Kemudian dikurangi dengan jumlah

27 koleksi yang didasarkan pada buku induk. Selisih dari kedua angka merupakan jumlah buku yang tak diketahui atau hilang. 5. Jajaran katalog yang disusun berdasarkan nomor kelas ( self list ). Self list disebut sebagai daftar pergerakan karena susunan kartu katalog sama dengan susunan buku-buku dalam rak. 6. Kartu uji ( check card ) Kartu uji ini menggunakan kartu katalog dimana tiap rak berisi buku yang diberi nomor atau simbol. Kemudian tiap buku dibuatkan satu kartu uji yang berisi nomor induk atau simbol lokasi. Kartu ini dibuat untuk buku-buku yang dipinjam, dijilid atau diperbaiki. 7. Bantuan komputer. Metode ini membandingkan nomor-nomor induk yang ada di buku dalam jajaran rak, dengan nomor induk buku yang terdaftar dalam buku induk. Tetapi perbandingan nomor induk dilakukan dengan bantuan komputer yaitu dengan lebih dulu memasukkan data-data nomor induk buka yang terdapat dalam rak, dan nomor induk buku yang ada dalam buku induk. 8. Stock opname berdasarkan contoh/sampel. Dengan menggunakan contoh/sampel akan didapat angka laju kehilangan buku per tahun berdasarkan perhitungan rata-rata. 2.7 Weeding Weeding atau penyiangan adalah salah satu bagian yang penting dalam kegiatan perpustakaan apabila tidak menginginkan koleksinya hanya merupakan tumpukan materi yang pernah diterbitkan. Oleh karenanya, harus diadakan penyiangan yang regular, berkelanjutan dalam proses kegiatan perpustakaan. Menurut Yulia (1993: 199) pedoman umum penyiangan koleksi adalah: 1. Subjek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. 2. Bahan pustaka yang sudah usang isinya. 3. Edisi terbaru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari koleksi. 4. Bahan pustaka yang sudah terlalu rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi. 5. Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan gantinya. 6. Bahan pustaka yang jumlah kopinya terlalu banyak, frekuensi pemakaiannya rendah. 7. Bahan pustaka yang terlarang.

28 Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan ( 31 May 2008 at 3:10 pm ) penyiangan yang dilakukan di perpustakaan mempunyai tujuan sebagai berikut : a. Memperoleh tambahan tempat untuk koleksi baru. b. Membuat koleksi lebih dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date, serta menarik. c. Memberikan kemudahan pada pemakai dalam menggunakan koleksi. d. Memungkinkan staf perpustakaan mengelola koleksi secara efektif dan efisien. Kriteria untuk penyiangan yang diterapkan untuk mengidentifikasi judul-judul yang akan ditarik dari koleksi ditinjau kembali secara teratur oleh pustakawan, dan yang berlaku saat ini adalah ( Buku panduan Pengembangan Koleksi, 2001:25 ): a. Koleksi umum Semua judul yang diperoleh sebelum tahun 1999 yang tidak bersirkulasi sejak 1999 dan yang pengarangnya tidak terdaftar, menjadi calon untuk ditarik dari peredaraan. Daftar calon tersebut disusun berdasarkan subjek, dibuat dan dikirim ke semua Dekan, Kepala Departemen, koordinator departemen dan perpustakkaan dan staf pengajar yang berkepentingan. b. Bahan rujukan Sumber rujukan yang disusun secara periodik akan menjadi kadaluarsa, karena telah ada revisi atau edisi baru sebagai penggantinya kemudian akan ditarik. c. Terbitan pemerintah Semua terbitan pemerintah yang telah ada dalam koleksi selama lima tahun menjadi calon untuk ditarik dan keputusannya dibuat per judul. d. Terbitan berseri Tiap tahun ditinjau dan di nilai judul yang hanya sekali-kali dipakai. e. Bahan audio-visual Bagian yang telah rusak menjadi calon untuk ditarik dan dibuat perjudul. f. File bahan efermal Bahan yang telah kadaluarsa ditarik sesuai dengan petunjuk pustakawan refrens yang akan diserahkan untuk mengurus file ini. Menurut Wijoyo, Widodo H. ( 12 Desember 2008 ) untuk melaksanakan kegiatan wedding kategori buku yang dapat dilakukan penyiangan adalah : a. Penggandaan buku, dimana buku terlalu banyak permintaan untuk dibeli maka akibat perkembangan jaman sehingga tidak di manfaatkan lagi. b. Edisi yang lama, dimana edisi terbaru lebih banyak diminati pengguna akibat perkembangan IPTEK. c. Buku-buku yang telah rusak dan tidak mungkin lagi dimanfaatkan lagi. d. Buku-buku yang telah ketinggalan baik berupa isi, bentuk dan themanya.

29 BAB III PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PEPUSTAKAAN UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan Untuk menunjang proses belajar mengajar di lingkungan Universitas Darma Agung tersedia sebuah perpustakaan yang diberi nama Perpustakaan Hermina Napitupulu atau disebut dengan Perpustakaan Perguruan Tinggi Universitas Darma Agung Medan. Lokasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Darma Agung Medan dulunya terletak di lokasi Universitas Darma Agung, kemudian pindah lokasi dan menjadi terpisah dengan lokasi Universitas Darma Agung Medan yang terletak di jalan T.D. Pardede No. 21 Medan. Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan ini didirikan pada tanggal 21 Juli Di samping itu Perpustakaan Perguruan Tinggi Universitas Darma Agung, tiap fakultas juga telah memiliki perpustakaan cabang yang bertujuan untuk memperoleh informasi yang lebih spesifik yang memudahkan tiap pengguna mencari informasi nya. Perpustakaan fakultas yang dimiliki oleh Universitas Darma Agung Medan adalah : - Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik - Fakultas Ekonomi - Fakultas Keperawatan - Fakultas Hukum - Fakultas Teknik - Fakultas Ilmu Pendidikan dan Keguruan - Fakultas Sastra - Pascasarjana Dalam ruangan Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan memiliki 17 rak buku, dimana bahan pustaka yang berbentuk teks disusun berdasarkan subjek tidak menggunakan nomor klasifikasi. Namun dalam mengklasifiksi Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan menggunakan DDC ( Decimal Dewey Classification ) dan LC ( Library of Conggress). Adapun peraturan jam pelayanan Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan Senin s/d Sabtu dengan jadwal sebagai berikut : ( pagi ) pukul WIB ( siang) pukul WIB