BAB II PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

Transkripsi

1 BAB II PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi sebagai sarana penyebar informasi dilingkungan universitas yang memiliki fungsi penting bagi lembaga induknya maupun para penggunanya. Untuk itu Perpustakaan perguruan tinggi harus benar-benar melaksanakan fungsi-fungsi tersebut demi terciptanya kesesuaian antara tujuan perguruan tinggi dengan fungsi perpustakaan tersebut Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan perguruan tinggi (Syarial-Pamuntjak 2000: 5). Perpustakaan perguruan tinggi adalah unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi ( Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 : 3). Dari kedua pendapat diatas penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yang didirikan oleh perguruan tinggidan lembaga-lembaga pendidikan bersangkutan yang terletak di daerah kampus serta tugas dan fungsi utamanya adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat atau Tri Dharma Perguruan Tinggi Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan Nasional RI (1999:6) menyatakan tujuan perpustakaan perguruan tinggi aialah untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tri

2 Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dharma Pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti. Dharma Kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti. Dharma Ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan informasi bagi masyarakat. Menurut Massofa (2008) pada dasarnya tujuan perpustakaan adalah : 1. Menunjang program pendidikan, penelitian. 2. Memenuhi kebutuhan akan informasi. 3. Memenuhi kebutuhan sosial. 4. Memenuhi kebutuhan kultural dan spiritual masyarakat. 5. Memenuhi kebutuhan akan rekreasi. 6. Berfungsi sebagai repository atau perpustakaan deposit. Dari kedua pendapat di atas, penulis menyimpulkan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang ada dalam lingkungan lembaga tinggi bukan hanya mahasiswa tetapi juga para dosen, serta memberikan berbagai jasa informasi untuk mendukung, memperlancar sertamempertinggi kualitas program kegiatan perguruan tinggi tempatnya bernaung Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Dalam mencapai visi dan misi perpustakaan tersebut perpustakaan sudah pasti memiliki fungsi.

3 Dalam buku Pedoman Umum PengolahanKoleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994 : 4) fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut: 1. Pusat pelestarian ilmu pengetahuan 2. Pusat belajar 3. Pusat pengajaran 4. Pusat penelitian 5. Pusat penyebaran informasi Secara umum fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, menhgolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakan baik bagi civitas akademika maupun masyarakat luar kampus. Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai pusat belajar mengajar atau sebagai pusat penelitian bagi mahasiswa dan dosen. Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3) dikemukakan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah : 1.Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang medukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. 2.Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi. 3.Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang. 4.Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan. 5.Fungsi Publikasi

4 Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf nonakademik. 6.Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. 7.Fungsi Interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya. Dari uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan berfungsi sebagai penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misi perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi juga dapat berfungsi sebagai pusat rekreasi bagi pengguna dan semua hasil karya-karya yang dimiliki peerguruan tinggi dapat dipublikasikan di perpustakaan perguruan tinggi Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi Dalam mencapai visi dan misi perpustakaan perguruan tinggi memiliki tugastugas yang sudah ditentukan dan disepakati bersama. Dalam buku Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perguruan Tinggi (1999 : 5) yang menjadi tugas dari perpustakaan perguruan tinggi adalah : 1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahanbahan yang dibutuhkan untuk pelajar. 2. Menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan untuk menyediakantugas-tugas dalam rangka studinya 3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan litertur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti.

5 4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa cetak maupun tidak tercetak. Tugas perpustakaan perguruan tinggi yaitu mengikuti perkembangan kurikulum dan informasi yang ada, karena apabila bahan pustaka yang ada di perpustakaan informasinya tidak mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi maka pengguna akan jarang datang ke perpustakaan. Diketahui informasi pada saat ini sangat cepat berkembang, oleh karena itu perpustakaan harus mengikuti perkembangan kurikulum dan informasi yang ada yang menjadikan pengguna perpustakaan akan sering datang ke perpustakaan dan kebutuhan mereka akan terpenuhi. 2.2 Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi Pengembangan koleksi perpustakaan merupakan salah satu kegiatan kerja pelayanan teknis yang harusdilakukan oleh perpustakaan perguruan tinggi. Pengembangan koleksi dilakukan untuk mencapai tujuan perpustakaan yaitu untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi yang bersangkutan Pengertian Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi Sebelum menguraikan pengembangan koleksi, terlebih dahulu diuraikan pengertian pengembangan dan pengertian koleksi. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengembangan artinya proses, sedangkan pengertian koleksi berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 11) adalah Semua pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Jika dihubungkan pengertian pengembangan dengan koleksi, maka dapat diketahui bahwa pengertian pengembangan koleksi adalah usaha yang dilakukan untuk

6 mengembangkan dan memperluas koleksi yang ada di perpustakaan perguruan tinggi terutama aspek pemilihan dan pengadaan bahan pustaka menuju ke arah yang lebih baik. Aspek pemilihan dan pengadaaan bahan pustaka merupakan suatu proses mengidentifikasi informasi yang akan ditambah pada koleksi perpustakaan perguruan tinggi. Pelaksanaan ini terdiri dari pemilihan, pengadaan bahan pustaka baik dengan cara pembelian, tukar menukar, hadiah/sumbangan, dan terbitan sendiri. Dalam melaksanakan kegiatannya, pengembangan koleksi tidak akan terlepas dari pembinaan koleksi. Pengembangan koleksi merupakan salah satu kegiatan kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan oleh perpustakaan perguruan tinggi. Kegiatan ini meliputi, penyediaan dan pemberian pelayanan informasi kepada pengguna demi tercapainya tujuan perpustakaan perguruan tinggi dalam mendukung, memperlancar dan meningkatkan kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi yang bersangkutan Tujuan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi Kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan perguruan tinggi aadalah hendaknya selalu mencerminkan perpustakaan perguruan tinggi sebagai unsur penunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999:14) dirumuskan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut : 1. Mengadakan buku, jurnal dan bahan pustaka lainnya yang diperlukan oleh dosen, mahasiswa, staf dan lainnya bagi kelancaran program pengajaran di perguruan tinggi. 2. Mengadakan buku, jurnal dan bahan pustaka lainnya yang diperlukan peneliti sejauh dana tersedia. 3. Mengusahakan menyimpan dan merawat bahan pustaka yang bernilai sejarah yang dihasilkan oleh civitas akademika. 4. Menyediakan sarana bibliografi untuk menunjang pemakaina bahan pustaka.

7 5. Menyediakan tenaga yang cakap serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan perguruan tinggi, dan memberikan pelatihan dan bimbingan pemakai bahan pustaka. 6. Bekerjasama dengan perpustakaan perguruan tinggi lain untuk mengembangkan program perpustakaan perguruan tinggi. Tujuan pengembangan koleksi akan terlaksana dengan baik dan lancar apabila pihak perpustakaan perguruan tinggi menjalin kerjasama yang baik dengan staf, pengajar, pegawai maupun dengan pengguna lainnya Syarat Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi Untuk dapat memberikan pelayanan informasi dalam rangka mencapai tujuan perpustakaan perguruan tinggi, maka perpustakaan perguruan tinggi harus berusaha menyediakan berbagai informasi yang diperlukan agar dapat mendukung pelaksanaan program Tri Dharma perguruan tinggi. Menurut Soeatminah (1992 : 67), syarat-syarat yang harus diperhatikan dalam pembinaan koleksi agar dapat berjalan dengan baik yaitu : 1. Minat dan Kebutuhan Pemakai perpustakaan perguruan tinggi setiap pribadi atau kelompok masyarakatmempunyai minat dan kebutuhan akan informasi yang berbeda satu sama lain. Setiap perpustakaan perguruan tinggi perlu mengetahui minat masyarakat yang dilayani sehingga perli melakukan survey ke lapangan. 2. Dana dan Sarana Pembinaan koleksi memerlukan dana dan sarana, maka perpustakaan perguruan tinggi harus mempersiapkannya melalui perencanaan yang rinci, legkap dan sistematis. 3. Prosedur dan Tata kerja Prosedur dan tata kerja telah ditentukan dalam perencanaan yang rinci, lengkap dan sistemartis 4. Laporan Perpustakaan perguruan tinggi membuat laporan berkala untuk diserahkan kepada lembaga induk yang membawahinya.

8 Pengembangan koleksi suatu perpustakaan perguruan tinggi tidak akan terlepas dari tujuan perpustakaan perguruan tinggi. Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan harus menyesuaikan koleksi dengan kebutuhan pengguna dengan dana yang telah disediakan, dalam pemilihan koleksi harus mengikuti tata kerja yang yang ada dalam membuat laporan kepada lembaga induk Prinsip-Prinsip Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi Untuk memberikan pelayanan informasi yang baik bagi pengguna perpustakaan perguruan tinggi, maka perlu diperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan prinsipprinsip pengembangan koleksi. Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 69), pinsipprinsip yang perlu diperhatikan dalam pengembangan koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagaimana juga terdapat dalam pembinaan koleksi yaitu : 1. kerelevanan Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Karena perpustakaan perguruan tinggi perlu diperhatikan jenis dan jenjang program yang ada. Jenis program yang berhubungan dengan jumlah dan besar fakultas, jurusan, program studi, lembaga dan lauinnya. 2. Berorientasi pada kebutuhan pengguna Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemanuhan kebutuhan pengguna. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah mahasiswa, tenaga pengajar, tenaga peneliti, karyawan yang kebutuhan informasinya berbeda-beda. 3. Kelengkapan Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku pengajaran yang langsung dalam perkuliahan saja, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap. 4. Kemutakhiran Koleksi hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus mengadakan dan memperbaharui bahan pustaka sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan. 5. Kerjasama Koleksi hendaknya merupakan hasil kerjasama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, tenaga pengajar dan mahasiswa. Dengan kerjasama diharapkan pengembangan koleksi dapat berdaya

9 guna dan berhasil guna. Selain itu perpustakaan perguruan tinggi juga perlu melakukan kerjasama dengan pihak luar perguruan tinggi, kerjasama dilakukan dengan pihak-pihak yang antara lain: Pemerintah, Lembaga-lembaga penelitian, Perpustakaan Perguruan Tinggi lain dan sebagainya. 2.3 Kegiatana Kerja Pengembangan Lokasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Penegembantgan koleksi mneliputi kegiatan memilih dan mengadakan behan perpustakaan sesuai dengan kebijakanyang diterapkan oleh pustakawan bersama-sama dengan sivitas akademika perguruan tinggi. Kegiatan kerja pengembangan koleksi bertujuan : Sebagai alat untukmenyatukan pendapat dalam bidang apa yang perlu dikembangkan Sebagai alat koordinasi antara orang-orang yang terlibat/ bertanggungjawab dalam pengembangan koleksi. Sebagai alat untuk mencapai konsistensi di dalam pembinaan koleksi. Sebagai alat untuk mengurangi jumlah personil pengambilan keputusan. Sebagai alat untuk menghindari perbedaan pendapat antar orang yang terlibat di dalam penmgembangan koleksi dan para pemakai perpustakaan Pemilihan / seleksi Proses pemilihan bahan perpustakaan bias dimulai dari pistakaawan sendiri atau pengguna. Dalam melakukan pemulihan berarti pustakawan menentukan apakah bahan pustaka tersebut sesuai dengan kebutuhan pemakai atau tidak Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi atau pemilihan bahan pustaka adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen, atau juga sebuah komisi penaseat/pengawas perpustakaan yang dibentuk khusus dengan salah satu utgasnya adalah memilih atau menyerahkan terbitan berseri yang akan dilanggan. Komisi tersebut bisa saja terdiri dari pustakawan dosen, pimpinan fakultas dan mahasiswa. Menurut Massofa (2008) pada dasarnya pustakawan yang bertugas di bidang pengembangan koleksi sudah memahami betul pedoman dasar untuk melakukan pemilihan bahan pustaka yaitu :

10 1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran 2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja. 3. mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani 4. Mengenal prinsip-prinsip koleksi. 5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat Bantu koleksi 6. Memahami berbagai kendala yang ada. Beberapa faktor pertimbangan dalam seleksi/pemilihan bahan pustaka adalah : a. Buku, yaitu keadaan buku yang dijadikan koleksi perpustakaan ketika dijual di pasaran dan proyeksi buku tersebut di masa yang akan dating. b. Pengguna, yaitu kebutuhan pengguna yang bervariasi. Namun, tim selektor dari pihak perpustakaan harus mampu menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan pengguna menurut skala prioritas. c. Pustakawan, yaitu tim selector mempunyai keahlian dalam pengembangan koleksi dan mampu memprediksi dan merumuskan koleksi yang akan dilayani perpustakaan dari beberapa usulan dalam pengembangan koleksi. d. Anggaran dana, yaitu kemampuan financial perpustakaan pada program pengembangan koleksi yang bertujuan memberi kepuasan pada pengguna dengan koleksi yang akan disediakan. (Massofa, 2008) Anggaran Sebagai suatu organisasi, perpustakaan juga memerlukan dana. Jumlah dana yang memadai harus disediakan agar perpustakaan mampu menunjang kurikulum, pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyaarakatperguruan tinggi dengan baik. Tidak ada rumus yang umum untuk menentukan berapa dana yang harusdialokasikan untuk perpuistakaan, tetapi jumlah yang disarankan adalah 5 % dari seluruh anggaran perguruan tinggi negeri, gaji pegawai tidak termasuk ke dalam persentase tersebut. Tugas perpustakaan ialah menyusun rencana anggaran setiap tahun yang merinci keprluan dana selama tahun anggaran bersangkutan. Disampinga untuk keperluan yang lajim bagi sebuah lembaga seperti gaji pegawai, bahan habis pakai, perlengkapan kantor dan pemeliharaan gedung, dana perpustakaan diperlukan untuk mengembangakan koleksi dan membeli perlengkapan pepustakaan seperti perlengkapan pandang dengar, computer dan rak buku.

11 Penghematan dana harus dilakukan hal ini dapat dijalankan dengan berbagai cara, misalnya dengan membangun satu perpustakaan dalam satu kampus sehingga duplikasi koleksi dapat dihindari dan titik layanan dapat dikurangi. Hal ini berarti efisiensi nterhadap SDM dan sumber daya lainnya. Bentuk efisiensi lain adalah penempatan terminal computer yang terhubung dalam jaringan local (internet) dan atau global (internet) di jurusan dan unit lain untuk mempermudah pengguna mengakses informasi dan memberikan layanan yang disediakan oleh perpustakaan. Penghematan juga dapat dilakukan denga melaksanakan kerja sama antar perpustakaan dalam bidang pengembangan koleksi dan layanan, yang akan mengurangi duplikasi pengadaan bahan perpustakaan di perpustakaan yang menjadi anggota jaringan kerja sama. Kerja sama perpustakan dapat pula diselenggarakan dalam pengolahan bahan perpustakaan, seperti pembuatan catalog, oleh penyalur buku atau pihak lain di luar perpustakaan. Terdapat berbagai sumber dana bagi anggaran perpustakaan, yaitu daari npemerintah yang berupa anggaran rutin dan anggaran pembangunan, dairi kalangan masyarakat pendidikan dan sumber lainnya. Anggaran rutin umumnya disunakan untuk membiayai keperluan kantor (alat tulis kantor dan lain-lain). Anggaran pembangunan tidak tetap besarnya, tergantung kepada usulan yang diajukan oleh perguruan tinggi masing-masing melaluidaftar Usulan Proyek (DUP). Dalam hubungan ini perpustakaan harus selalu merencanakan kegiatan yang mendukung kegiatan perguruan tingginya, dan kegiatan lain dalam rangka pengmbangan perpustakaan. Sumber dan lainnya yang berasal dari masyarakat, berupa Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), yang yang besarnya berbeda untuk setiap perguruan tinggi. Dapat dicatat pula bahwa pemerintah daerah, lembaga di dalam dan di luar negeri dan pihak-pihak lain pemerhati perpustakaan juga merupaka untuk dana. Perpustakaan perlu memperhatikan berawal dan berakhirnya tahun anggaran. Anggaran berawal pada tanggal 1 Januari dan berakhir pada tanggal 31 Desember. Dana yang sifatnya tambahan (suplemen) bergantung kepada tahun anggaran pemberi dana. Dana yang berasal dari berbagai sumber itu hendaknya dimanfaatkan dengan bijaksana agar tidak terjadi pembelanjaan yang tumpang tindih.

12 2.3.3 Pengadaan Kegiatan pengadaan dilakukan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Setiap koleksi perpustakaan yang telah diseleksi menjadi koleksi perpustakaan yang harus dibina untuk dikembangkan, karena tugas utama dari seluruh perpustakaan adalah meyediakan koleksi bahan pustaka kepada penggu na perpustakaan sesuai dengan kebutuhan. Cara pengadaan bahan pustaka perguruan tinggi dilaksanakan sebagai berikut : 1. Pembelian dan Pelangganan Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian adalah cara terbaik, apabila perpustakaan memiliki dana yang memadai. Melalui pembelian, terdapat kebebasan dalam menentukan pilihan bahan puataka yang dikehendaki. Sebelum pembelian bahab pustaka dilakukan, terlebih dahulu diadakan penelitian secara cermat, yaitu dengan memperhatikan dan meneliti kembali bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Langkah-langkah pembelian bahan pustaka dengan cara berlangganan untuk koleksi terbitan adalah sebagai berikut : Memeriksa dan melengkapi dat bibliografi bahan pustaka yang diusulkan Mencocokkan usulan dengan bahan pustaka yang dimiliki malalui katalog perpustakaan tau pangkalan data perpustakaan. Menerima atau menolak usulan Membuat daftar pesanan beberapa rangka menurut kebutuhan Mengirimkan daftar pesanan Menyiapkan satu rangkap daftar pesanan Membayar pesanan / langganan Menyusus laporan pembelian dan pelangganan (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:54) Pembelian bahan pustaka dapat dilakuka dengan berbagai cara misalnya : Langsung ke took buku atau penerbit Melalui perantara biro jasa perusahaan Mengimpor buku dari luar negeri baik memesan dari internet atau melalui agen via telepon. (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:54).

13 Prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dilanggan adalah sebaga berikut : Memeriksa secara teliti bahan pustaka yang diterimadan surat pengantarnya Mencocokkan bahan pustaka yang diterima dengan pesanan Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat atau rusak disertai dengan permintaan penggantian. Menandatangani tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepda pengirim. Menandai kepemilikan bahan perpustakaan dengan membubuhkan cap perpustakaan. Membuat berita acar penerimaan. (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:54). Proses di atas dilakukan dengan tujuan aga bnahan pustaka tidak ada yang tidak sesuai dengan daftar pesanan, atau tidak sesuai dengan yang telah dipesan oleh perpustakaan. 2. Hadiah / Sumbangan Selain melaluipembelian proses pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan denga cara menerima hadiah / sumbangan. Hadiah / sumbangan didapat melalui dua cara yaitu : hadiah diatas permintaan dan hadiah tidak diatas permintaan. Hadiah / sumbangan yang diteriman tidak atas permintaan, biasanaya diperoleh dari lembaga ilmiah, kedutaan lembaga asing maupun penerimaan dari persseorangan dari kenang kenangan atau tanda terima kasih. Bahan pustaka dapat diterima secara langsungdari penyumbang sebvaiknya diperiksa dengan cara : Meneliti kiriman bahan pustaka hadiah dan mencocokkannya denga surat pengantar Memiih bahan pustaka hadiah yang dibutuhkan Menyisihkan bahan pustaka yang diterima melalui hadiah yang tidak diperlukan. (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:59) Perpustakaan yang meminta hadiah bahan pustaka perlu melkukan hal-hal berikut :

14 Menyusun daftar bahan pustaka yang diperlukan Mengirim ssurat permohonan bahan pustaka Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan fustaka denfga surat pengantarnya Mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. Mengolah bahan pustaka yang diterima seperti pengolahan bahan pustaka lainnya. (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:54) 3. Tukar menukar Tukar menukar adalah suatu kegiatan bahan putaka yang dilakukan antar perpustakaan. Pertukaran ini dilakukan karena perpustakaan memiliki koeksi yang jumlah eksemplarnay berlebihan atau koleksi yang dimiliki tidak sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan. Buku yang akan ditukarkan ini dapat ditawarkan kepada perpustakaan yang mau bekerja sama. Kerja sama tukar-menukar ini dapat dilakukan bukan atas dasar harga buku, tetapi didasarkan atas saling membutuhkan dan juga membina hubungan baik antar perpustakaan yang bersangkutan. Melalui hubungan kerja sama antar perpustakaan dalam hal tukar-menukar dapat diharapkan saling mengisi kekurangan masing-masing baik berupa bahan pustaka maupun informasi. Perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan pustaka perlu : Mendaftar bahan pustaka yang akan ditukarkan Mengirim daftar penawaran disertai persyaratan Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan. Mencatat alamat pemesan Menyampaikan bahan pustaka yang dipilih perpustakaan atau lembaga yang memesan. (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004) 4. Terbitan Sendiri Terbitan sendiri meupakan salah satu kegiatan dalam usaha pengadaan bahan pustaka. Penerbitan sendiri adalah penerbitan yang dilaksanakan oleh perpustakaan itu sendiri dan lembaga yang bersangkutan atau unit- unit dilingkungan. Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004) terbitan sendiri meliputi : Skripsi, tesis, disertai

15 Makalah seminar, symposium, konferensi Laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat Pidato pengukuhan Artikel yang diduplikasikan di media massa Publukasi internal kampus Majalah atau billetin kampus Inventarisasi Inventarisasi bahan pustaka adalah pendapatan bahan pustaka yang menjadi koleksi bahan perpustakaan. Pendapatan tersebut dilakukan pada buku inventaris atau dengan computer jika perpustakaan sudah automasi. Pendapaatan ini dilakukan untuk memudahkan perpustakaan mengetahui bahan pustaka yang menjadi hak milik perpustakaan denga spesifik mulai daari nomor induk, judul, jenis, jumlah, harga dan informasi yang ada dalam buku induk. Menurut Soeatminah (1992:2) mengatakan bahwa inventarisasi adalah: 1. Mencatat setiap eksemplar dalam buku induk 2. memberi nomor induk atau inventarisasi setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku bersangkutan. 3. Majalah lepas dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume dan nomor edisi yang diterima 4. majalah yang dijilid diperlukan sebagai buku 5. Memberikan cap atau stempel milik pada setiap buku, pada halaman tertentu yang telah ditentuka sebelumnya. Pengertian inventarisasi di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan inventarisasi membrikan banyak keuntungan untuk perpustakaan. Adapun keuntungan yang didapat dari kegiatan inventarisasi sebagai berikut : 1. Mempemudah puatakawan dalam merencanakan bahan pustaka 2. mempermudah pustakawan dalam membuat daftar laporan tahunan, munyusun statistic dan sebagainya.

16 3. Pustakawan dapat mengetahui bahan pustaka yang belum ada atau sudah dimiliki 4. mengetahui jumlah bahan pustaka yang dimiliki suatu perpustakaan pada kurun waktu tertentu. 5. mengetahui bahan pustakayang hilang. Setiap buku yang diterima dberi tanda atau cap perpustakaan sebagai milik perpustakaan, selanjutnya didaftar atau diinventarisasi dalam buku induk. Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah : Tanggal penerimaan buku Nomor urut atau nomor induk Pengarang Judul buku Penerbitan atau tempat terbit Edisi atau tahun Harga Sumber Keterangan, dalam kolom ini dicantumkan hal-hal lain yang dianggap perlu dan belum dicantumkan dalam kolom yang disediakan (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004) Proses inventarisasi yang baik dapat menghindari kerugian ataupun kehilangan bahan pustaka yang dapat dilakukan oleh pihak-pihak orang yang tidak bertanggungjawab Stock Opname Seperti yang telah diketahui, pengembangan koleksi suatu perpustakaan harus didasarkan kepada profil koleksi dan kebutuhan pengguna akan bahan pustaka, diperlukan suatu kegiatan pengumpul data jumlah koleksi bahan pustaka menurut subjek

17 yanhg sesuai dengan dubjek yang dicakup oleh perpustakaan, kegiatan ini biasa disebut dengan kegiatan stock opname. Stock opname dilakukan karena perpustakaan akan mengalami perubahan keadaan koleksi Karen rentang waktu yang lama. Perubahan koleksi terjadi pada berbagai macam dan meliputi kualitas dan kuantitas koleksi yang semakinmenurun. Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004) perubahan kualitas koleksi perpustakaan dapat dilihat pada keadaan sebagai berikut : a) Jumlah koleksi tidak sesuai dengan buku induk kerena terjadi kehilangan koleksi akibat ulah pengguna atau ulah pustakawan sendiri. b) Keadaan fisik koleksi telah usang dan sudah tidak layak pakai sehingga harus mendpat perawatan dari perpustakaan. Agar kegiatan stock opname dapat berjalan dengan lancer dan cepat, sebaiknya perpustakaan tidak melakukan pelayanan (tutup) untuk beberapa minggu. Oleh Karena itu perpustakaan melakukan kegiatan stock opname dilakukan pada saat mahasiswa libur panjang. Kegiatan stock opname bertujuan untuk : a) Mengetahui dengan cepat profil koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan b) Mengetahui jumlah buku (judul/eksemplar)koleksi bahan pustaka menurut golongan kalsifikasi dengan tepat. c) Menyedikan jajaran catalog yng tersusun rapi yang mencerminkan kondisi koleksi bahan pustaka d) Mengetahui dengan tepat buku-buku yang tidak ada katalognya e) Mengetahui dengan tepat buku-buku yang dinyatakan hilang f) Mengetahui denga tepat kondisi buku, apakah dalam keadaan rusak atau tidak lengkap. (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004). Perlu banyak pertimbangan dalam melakukan kegiatan stock opname, karena ada beberapa keuntungan dan kerugian yang akan didapatkan dalam kegiatan tersebut.. Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004). Beberapa keuntungan dari stock opname adalah : a) Dapat mengetahui koleksi yang tidak diminati pengguna b) Dapat mengetahui koleksi yang diminati pengguna c) Dapat mengetahui laju kehilangan bahan pustaka di perpustakaan

18 d) Dapat memperoleh susunan koleksi yang rapi pada rak e) Dapat memberikan penambahan program perpustakaan yang lain seperti wedding dan membersihkan koleksi perpustakaan. Adapun kerugian stock opname adalah dapat mengganggu kenyamanan pengguna. Kenyamanan pengguna dapat dilihat pada penagihan buku yang sedang dipinjam. Kenyamanan pengguna dapat juga dilihat pada perturan tidak adanya pelayanan pada pengguna selama kegiatan stock opname berlangsung Pemeliharaan Bahan pustaka yang diseleksi bukan hanya dikjadikan koleksi yang dinylakan kepada pengguna. Namun bahan pustaka tersebut harus dirawat dan dilestarikan. Pemeliharaan bahan pustaka ssangatlah penting dilakukan agar kondisi fisik dan informasi yang tercantum di dalamnya dapat terjaga sehingga dapat dilayankan kepada masyarakat pengguna perpustakaan. Berdasarkan yang tercantum dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004) pemeliharaan dapat dikategorikan kedalam 3 (tiga) jenis yaitu : Perawatan Fisik Perawatan fisik bahan pustaka merupakan upaya untuk menjaga agar kondisi fisik bahan pustaka bertahan lama dan koleksi tetap berdaya guna sejalan dengan perkembangan perguruan tinggi. Pelestarian Pelestarian adalah upaya untuk menyimpan kandungan informasi sebuah pustaka dalam bentuk bahan pustaka aslinya atau dengan cara alih media misalnya surat kabar dibuatkan bahan pustaka reniknya. Pengawetan Pengawetan merupakan upaya agar kondisi fisik bahan pustaka tetap utuh dan bertahan lama dengan cara memperbaiki, menjilid atau melaminasi. Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 63) tujuan perawatan bahan pustaka meliputi hal berikut : 1. Mencegah penyebab keruskan bahan pustaka 2. Melindungi bahan pustaka dari factor kerusakan 3. Memperbaiki bahan pustaka yang masih layak disimpan dan bermanfaat 4. Melestarikan isi bahan pustaka yang masih bermanfaat.

19 2.3.7 Weeding (Penyiangan) Kebutuhan pengguna perpustakaan semakin lama akan semakin bervariasi dan berubah. Hal tersebut akan menuntut perpustakaan untuk segera mengganti koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengguna yang dilayani perpustakaan akan berubah kebutuhannya dari waktu kewaktu. Sebagai contoh perguruan tinggi mungkin berubah kurikulumnya, ataupun dengan adanya kemajuan-kemajuan dalam ilmu pengetahuan dan teknologi,maka sebagian materi bahan pustaka menjadi usang (Yulia: 1998, 193). Menurut yang tercantum dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 64) penyiangan koleksi adalah pemilihan bahan pustaka yang dinilai tidak bermanfaat lagi bagi perpustakaan. Tujuan antara lain, untuk: 1. Membina dan memperbaiki nilai pelayanan informasi oleh perpustakaan 2. Memperbaiki penampilan dan kinerja perpustakaan 3. Meningkatkan daya guna dan hasil guna ruang dan koleksi. Penyiangan koleksi dapat dilakukan sebagai berikut: 1. Menyingkirkan bahan pustaka dari tempatnya ke ruang penyimpanan khusus 2. Menghapus atau memusnahkan bahan pustaka 3. Menghadiahkan bahan pustaka ke perpustakaan lain 4. Menukar bahan pustaka dengan bahan pustaka lain Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 64) Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 65)bahan pustaka yang perlu disiangi antara lain : 1. Bahan pustaka yang isinya tidak relevan dengan program perpustakaan perguruan tinggi 2. Bahan pustaka yang isinya isinya sudah usang 3. Bahan pustaka yang sudah ada edisi barunnya 4. Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap dan tidak dapat dilengkapi atau tidak dapat diganti lagi 5. Bahan pustaka yang jumlah eksemplarnya terlalu banyak 6. Bahan pustaka yang fisiknya sudah sangat rusak.