TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK. PERPUSTAKAAN. oleh: 'Drs. 'Budiharto. Abstract

Transkripsi

1 TEKNOLOGI UNTUK. PERPUSTAKAAN oleh: 'Drs. 'Budiharto Sanusi. Abstract [Jnformation rrechnology is a technology to be used to store. to produce. to handle and to disperse information. [Jt originated from telecommunication in general and the audio-video system in pre-digital era. [jollowing the need of communication between each computer system. it gave birth to the developtnent of science called "digital network ".[Jnformation technology could be applied to every aspect of human Life. induding Libraries. [Jn the Library the purpose of this technology is creating a journal. a base to store electronic data. also to disperse available journals. rrhe existence of information technology in Libraries will bring forth clranges to the current electronic Library system or a "paperless society". Pendahuluan Istilah Teknologi Infonnasi (selanjutnya disebut T I) merupakan gabtmgan dari teknologi, yang berarti penerapan ilmu pengetahuan; dan infonnasi, yang mempunyai beraneka ragam arti. Oxford English Dictionary menjabarkan infonnasi sebagai sesuatu yang diberitahukan atau diceritakan (that which is apprised or told) ; keterangan (intelligence); berita (news). Kamus yang lain menyamakan dengan "sesuatu yang diketahui". Ada juga yang menekankan aspek "pengalihan pengetahuan". Penyebab dari keragaman definisi karena pada dasarnya istilah infonnasi tidak dapat diuraikan (intang;ble). Dalam Guide to Concepts and terms in Data Processing infonnasi merupakan suatu pengertian yang diekspresikan melalui tmgkapan mengenai suatu kejadian, kenyataan dan gagasan, dengan menggunakan lambang-lambang yang telah diketahui dan disepakati bersama. Yang dimaksud dengan lambang-lambang disini adalah bahasa baik lisan mauptm tulisan. Secara sederhana Teknologi Infonnasi adalah teknologi yang digtmakan tmtuk menyimpan, menghasilkan, mengolah serta menyebarkan infonnasi. Infonnasi sendiri terdiri dari 4 (empat) kategori: 1. Numerik, lazimnya berupa angka; * Karyawan Non Akademik (Kontrak) Meditek 71

2 2.Audio, lazimnya berupa suara; 3. Teks, lazimnya berupa tulisan; 4. Citra, lazimnya berupa gambar (image) I) Asal-usul T I adalah bidang telekomunikasi dan sistem audio video zaman pradigital. Komputer digital merupakan tunas sehat yang muncul pertama (karena berkembang dari teknik dasar switching dan perekaman). Kemudian, kebutuhan akan komunikasi antara komputer yang satu dan yang lain telah merangsang berkembangnya cabang yang disebut jaringan digital. Sejalan dengan berkembangnya teknologi rnikroelektronik dan optik, serta makin meningkatnya kebutuhan akan pelayanan informasi, maka makin banyak "tunas baru" (teknologi terapan baru) yang muncul dan terus tumbuh bersama cabang-cabang yang telah mapan. Yang termasuk dalam pohon T I adalah : telekomunikasi, sistem komunikasi optik, sistem pita video dan cakrarn video, dan lain-lain. Gambar di bawah ini mencoba melukiskan pertumbuhan pohon T I. 2) Sistem. pakar PenerIma ~ukan dan PengCIji keluanm lisan surat elektronik sistem komunikasi videotex optik 'Mata komputer' si8tem In,armul Pef1indungan data jaringan Komputer digital MIc,afoIma (computerized) audio dan video Telekomunikasi GeI'nbBr 3.1. Csbang-csbang baru pada 'pohon fflknoiogi informal'. Sumber: Peter Zorkoczy Teknologi Informasi. Jakarta. Elex Media Komputindo, Banyak orang menyimpulkan bahwa manusia sekarang ini sedang memasuki era baru, yaitu era informasi. Proses perubahan yang sekarang berlangsung dikatakan sebagai proses transformasi masyarakat industri menjadi masyarakat informasi, yaitu suatu masyarakat yang kehidupan dan kemajuannya sangat dipengaruhi oleh penguasaan informasi. 3) Pada saat ini arah revolusi T I menjadi semakin jelas, usaha-usaha sedang dijalankan untuk menciptakan jaringan telekomunikasi global tanpa batas dari jaringan-jaringan yang akan memungkinkan setiap orang di dunia berhubungan dengan orang lain. Jaringan global yang (kebanyakan) digital akan memungkinkan 72 Meditek "

3 individu berkomtmikasidengan siapa saja dan di mana saja di planet ini dalam waktu yang sebenamya,mengubah selamanyacara kita bekeda, cara kita bermain, cara kita bergerak,dan carakita memandangsesamawargadalamjaringan global.4) Melalui T I kita memasuki era globalisasi dimana dengan menggunakan T I memtmgkinkanorang bekeda dengan bertukar informasi hampir tanpa hambatan (informasi apa saja, kapan saja, di mana ~a, dengan siapa saja) tanpa be~ak setapak ptm dari meja kedanya. 5) Perpustakaan yang kegiatan sehari-harinya mau tidak mau harus berhubtmgan dengan informasi, seharusnya memanfaatkan perkembangan T I dimana pada tahap sebelumnya perpustakaan hanya mengumpulkan dan menyimpan informasi dalam bentuk tercetak, maka pada saat ini perpustakaan harusnya sudah dapat menyimpan! mendistribusikan dan mengakses informasi dalam bentuk elektronik. Bila pemakai terdahulu terbiasa menggunakan/membaca suratkabar dan m~alah dalam bentuk tercetak maka pada saat ini dengan bantuan T I pemakai dapat membaca su"ratkabar dan majalah dalam bentuk elektronik. Perpustakaan diharapkan dapat memanfaatkan kemajuan-kemajuan T I yang satu ini, karena salah satu ketmggulan suratkabar dan majalah elektronik adalah pembaca dapat mengakses dari edisi/nomor pertama dari penerbitan suratkabar dan m~ialah tersebut atau dengan kata lain pembaca dapat membaca semua artikel yang pemah dimuat di suratkabar dan majalah tersebut sejak pertama kali diterbitkan. Keunggulan Teknologi Informasi Dengan adanya informasi dalam bentuk elektronik, perpustakaan diharapkan akan mendapatkaninformasiyang lebih: 1.Cepat,2. Akurat,3. Upto date Teknologi Informasi menawarkan bentuk baru dalam pengelolaan sistem informasidi perpustakaan,dimana T I oleh perpustakaandapat dimanfaatkandalam hal: 1. Pengadaan INTERNET merupakan jaringan komputer yang terdiri dari jaringan dan memiliki 1.7 juta komputer yang saling berhubungan 6) dengan 15 juta individu di seluruh dunia.. Hadirnya INTERNET memungkinkan akses informasi yang akurat mengenai bahan-bahan pustaka yang paling baru atau yang akan diterbitkan, jika pengguna INTERNET menginginkan bahan pustaka tertentu maka si pengguna dapat langsung memesan bahan pustaka tersebut dengan mencatatkan nomor kartu kredit (Visa, Mastercard, Amex, Dinners) yang Meditek 73

4 dimilikinya dan alamat yang dituju untuk pengiriman. Bahan pustaka yang dipesan akan tiba di depan rumah dalam jangka waktu:t I minggu. 2. Pangkalan Data Elektronik Perpustakaan dapat menyimpan semua data yang dimilikinya terutama data bibliografi bahan pustaka dalam bentuk elektronik, mengingat kemampuan pangkalan data elektronik yang lebih cepat & akurat dalam menemukan kembali bahan pustaka baik melalui judul, pengarang, subjek dan bahkan penerbit dari bahan pustaka tersebut. Pengarsipan dan pencarian bahan pustaka secara elektronik mengkombinasikan sistem penunjukkan (indexing) dan kata pengenal (keywording) Dengan memanfaatkan Pangkalan Data Elektronik diharapkan ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan semua data tidak terlalu luas dan kapasitas penyimpanan data dengan Pangkalan Data Elektronik pasti lebih besar jika dibandingkan dengan penyimpanan sistem manual. 3. Sirkulasi bahan pustaka. Peraturan perpustakaan yang membatasi seorang mahasiswa untuk dapat meminjam dalam jumlah tertentu bahan pustaka (2, 3, atau lebih) dalam jangka waktu tertentu akan menyulitkan petugas jika ada mahasiswa lain yang menginginkan/meminjam bahan pustaka tersebut. Akan sulit bagi petugas perpustakaan untuk mengetahui mahasiswa yang sedang meminjam bahan pustaka tersebut, karena petugas harus memeriksa dari semua jajaran tanggal kembali untuk memastikan mahasiswa X yang sedang meminjam bahan pustaka tersebut dan kemudian mahasiswa Y dicatatkan sebagai peminjam berikutnya. Dengan aplikasi T I di perpustakaan untuk bagian sirkulasi ini diharapkan berkurangnya waktu yang diperlukan untuk mencari peminjam bahan pustaka yang sekarang dan secara otomatis mencatatkan nama dari peminjam berikutnya. 4. Efisensi Tenaga Kerja Pengunaan T I di perpustakaan akan menjadikan pekerjaan lebih efisien dan mengakibatkan bertambah sedikitnya tenaga kerja yang diperlukan untuk pekerjaan yang bersifat teknis (klerikal) karena satu petugas dapat mengerjakan dua atau tiga pekerjaan sekaligus, tetapi di lain pihak petugas yang sudah ada harus dibekali dengan kemampuan untuk menangani aplikasi T I di perpustakaan. 74 Meditek ~

5 Permasalahan Aplikasi T I diperpustakaan tidak selalu mel1ianjikan keuntungan dan kemudahan, tetapi juga akan menimbulkan masalah. Berikut ini disampaikan beberapamasalahyang akan timbuljika T I diaplikasikanpada sistemperpustakaan. 1. Biaya yang besar Besarnya biaya disebabkan oleh dua faktor utama, yaitu tenaga intelektual yang bertugas membuat serta menangani informasi dan unsur bukan manusia seperti perangkat pengolah dan penyimpan data, media distribusi, dan sebagainya. 2. Ruangan Dari gambar pohon T I dapat dilihat beraneka ragamnya produk T I, diharapkan perpustakaan dapat memanfaatkan berbagai produk tersebut. Ruangan yang lebih luas akan sangat dibutuhkan dengan pertimbangan, pertama: koleksi perpustakaan yang akan terus bertambah/berkembang mengikuti kemajuan ilmu pengetahuan, kedua: beberapa produk T I yang harus disimpan dalam ruangan khusus seperti audio & video, microform (lihat gambar pohon T I) 3. Masih dipertahankannya sistem lama Masuknya T I di perpustakaan sering menimbulkan perbedaan pendapat mengenai sistem lama/manual. Apakah sistem tersebut masih dapat dipertahankan atau tidak? Dimana salah satu pertanyaan yang sering muncul adalah mengenai kartu katalog. Apabila T I memang sudah diaplikasikan pada perpustakaan, kartu katalog yang sekarang ada masih dipertahankan atau tidak jika perpustakaan sudah memiliki katalog elektronik. Sehingga diambil jalan tengah dengan tetap mempertahankan keberadaan katalog kartu dan menerima kehadiran katalog elektronik. Pada dasarnya fungsi sebuah katalog adalah untuk memudahkan dalam temu balik informasi. Kehadiran katalog elektronik secara otomatis menghilangkan katalog kartu karena dengan katalog elektronik waktu yang digunakan dalam mencari / mengakses informasi menjadi jauh lebih cepat tanpa menghilangkan fungsi utama dari sebuah katalog yaitu sebagai salah satu sarana temu balik informasi. Selain itu jika katalog kartu dihilangkan maka terdapat ruangan yang lebih luas Meditek 75

6 (ruang yang tadinya dipakai untuk lemari katalog kartu) yang mungkin dapat dipakai untuk memperluas ruang baca. Yang harus diperhatikan dalam Aplikasi T I Dalam mengaplikasikan T I di perpustakaan faktor penting yang harus mendapat perhatian khusus adalah : I. Faktor pemakai. Mengingat produk dari suatu perpustakaan adalah jasa, maka jasa yang dihasilkan oleh perpustakaan harus memuaskan pemakai perpustakaan. Tujuan utama diselenggarakannya jasa perpustakaan adalah untuk memenuhi kebutuhuan pemakai, karena itu hal yang dituntut oleh pemakai dalam menggunakan T I adalah: a. Biaya, ar.tinya, biaya yang dikeluarkan oleh pemakai jika menggunakan sistem berbantuan T I tidak berbeda jauh dengan biaya jika menggunakan sistem manual b. Mudah digunakan, artinya prosedur dan instruksi untuk menggunakan T I mudah dimengerti dan tidak bertele-tele. 2. Pengendalian manajemen atas sistem informasi. Jika T I sudah diterapkan dalam suatu sistem perpustakaan maka dituntut adanya suatu pengendalian atas sistem informasi tadi yang berupa : a. Pendayagunaan staf yang berkualitas (seleksi, pelatihan,dan evaluasi). b. Pengendalian atas file komputer (rencana pemeliharaan file dan rencana pembangunan kembali file). c. Pengendalian atas pengembangan untuk aplikasi baru. d. Pengendalian atas pemeliharaan (koreksi dan revisi dari aplikasi yang sedang dipakai) 7) Penutup Digunakannya T I di perpustakaan akan mengakibatkan tetjadinya pergeseran-pergeserandan perubahan-perubahandalam pola beketja, hasil ketja, dan kehidupan sosial. Perubahan dari pola beketja berarti semakin berkurangnya peketjaan-peketjaanyang bersifat teknis (klerikal).perubahandari hasil ketja yang berarti dengan tenaga ketja & waktu yang lebih sedikit menghasilkan keluaran 76 Meditek

7 yang lebih banyak dengan demikian aplikasi T I mengkibatkan efisiensi waktu dan tenaga Perubahan sosial yang diakibatkan oleh T I adalah menjadikan bergesernya perilaku sosial manusia yang mentiju masyarakat infornasi. yang pada akhimya perpustakaan yang berisi bahan tercetak lambat laun akan berubah menjadi perpustakaan elektronik yang secara perlahan-lahan mengarah pada sebuah tatanan paperless society (masyarakat tanpa kertas). Kita tunggu?!!? Kepustakaan 1. Sulistyo Basuki. Pengantar llmu Perpustakaan. Jakarta, Gramedia Pustaka Utama, Peter Zorkoczy. Teknologi If!fornwsi. Jakarta, Elex Media Komputindo, M. Hafidz. DR.Ir. "Perkembangan tekonologi komunikasi dan informasi serta dampaknya terhadap dinamika perkotaan di Indonesia". Meditek. V.2 No John NC}isbitt.Global Paradox : semakin besar ekonomi dunia, semakin kuat perumhaan kecil. Jakarta : Binarupa Aksara, Heryanto, Ariel. Revolusi Global Informatika. Kompa<;.26 Januari John Naisbitt, op cit. 7. Gordon Davis. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen: struktur dan pengembangannya Jakarta: pustaka Binaman Pressindo, Meditek 77