PERANGKAT LUNAK PERSEDIAAN BARANG DI CV. CAHAYA KHARISMA SEJAHTERA

Transkripsi

1 PERANGKAT LUNAK PERSEDIAAN BARANG DI CV. CAHAYA KHARISMA SEJAHTERA Heri Purwanto 1, Rian Hermawan 2 1,2 Manajemen Informatika, Program Studi Manajemen Informatika, PKN LPKIA 3 Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax Heri.purwanto164@gmail.com, 2 rian.hermawan93@gmail.com Abstrak Kemajuan teknologi informasi saat ini telah memberikan dampak yang sangat baik dalam dunia usaha. Hal itu mengakibatkan kebutuhan perusahaan akan penggunaan teknologi pada kegiataan perusahaan telah menjadi sebuah keharusan. Dengan demikian aktifitas yang biasa dilakukan oleh manusia dapat juga dilakukan oleh komputer yang merupakan buatan manusia itu sendiri, bahkan hal itu dapat mempercepat proses kerja dengan efisiensi waktu yang cukup akurat. Oleh karena itu yang dibutuhkan oleh perusahaan ataupun lembaga untuk suatu pekerjaan dengan suatu sistem yang terkompiterisasi dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 2010 dan Cristal Report agar dalam pembuatan laporan bulanan dapat di lakukan secara singkat tidak memakan waktu yang cukup lama. Maka dibutukan suatu perangkat lunak yang dapat membantu di dalam proses pengelolaan persedian barang sehingga kegiatan pengadaan barang, persediaan barang, penjualan barang hingga proses pembuatan dan penyajian laporan persediaan,penjualan dan pembelian barang dapat dilaksanakan dengan semaksimal mungkin. Kata kunci : Perangkat Lunak, Penjualan, Pembelian, Stock Barang 1. Pendahuluan Kemajuan teknologi informasi saat ini telah memberikan dampak yang sangat baik dalam dunia usaha. Hal itu mengakibatkan kebutuhan perusahaan akan penggunaan teknologi pada kegiataan perusahaan telah menjadi sebuah keharusan. Dengan demikian aktifitas yang biasa dilakukan oleh manusia dapat juga dilakukan oleh komputer yang merupakan buatan manusia itu sendiri, bahkan hal itu dapat mempercepat proses kerja dengan efisiensi waktu yang cukup akurat. Pengaruh tersebut memaksa pihak manajemen perusahaan untuk perubahan visi, misi maupun strategi organisasi yang dilandasi oleh kultur, struktur dan sistem organisasi yang dimiliki perusahaan sebagai bentuk adaptasi organisasi terhadap perubahan lingkungan. Begitu pula yang terjadi di CV. Cahaya Kharisma Sejahtera yang Bergerak di bidang Otomotif yaitu penjualan barang sperpat kendaraan bermotor seperti Oli,Rante,Jari- Jari dll sekaligus menawarkan jasa servis sesuai dengan merek kendaraan motor. Proses bisnis yang terjadi di CV. Cahaya Kharisma Sejahtera bukanlah suatu kegiatan yang sederhana oleh karena itu CV. Cahaya Kharisma Sejahtera membutuhkan alat bantu yang dapat memaksimalkan kinerja proses bisnis yang terjadi pada CV. Cahaya Kharisma Sejahtera, sistem informasi persediaan barang merupakan hal yang penting karena dengan sistem persediaan yang baik maka proses binis utama perusahaan akan berjalan dengan lancar. Tetapi masih kurangnnya aliran informasi pada perekapan laporan penjualan, pembelian dan stock barang seringkali mengakibatkan pihak menejemen kesulitan dalam menentukan pembelian barang kepada supplier barang apa yang seharusnya dipesan kembali. Dari permasalahan di atas maka dibutukan suatu perangkat lunak yang dapat membantu CV. Cahaya Kharisma Sejahtera di dalam proses pengelolaan persedian barang sehingga kegiatan pengadaan barang, persediaan barang, penjualan barang hingga proses pembuatan dan penyajian laporan persediaan barang dapat dilaksanakan dengan semaksimal mungkin.

2 Adapun permasalahan yang menjadi kendala bagi CV. Cahaya Kharisma Sejahtera adalah sebagai berikut: 1. Barang yang beragam dan stok yang banyak seringkali mengakibatkan kesalahan pencatatan persediaan barang. 2. Laporan persediaan barang yang dimiliki masih dikerjakan secara manual sehingga sering terjadi kesalahan dalam proses pencatatan laporan persediaan. 3. Laporan persediaan barang yang masih manual sering kali berakibat pada proses bisnis persediaan yang akan menjadi kurang efektif dan efisien Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai masalah yang mungkin dihadapi, akan tetapi pada kesempatan ini penulis membatasi ruang lingkup pembahasan, agar terarah pada pokok permasalahan 1. Pengelolaan persediaan barang dikembangkan kearah otomatisasi dan terkomputerisasi dengan perangkat lunak. 2. Perangkat lunak yang akan dibuat hanya perekapan laporan penjualan,pembelian dan persediaan barang di CV. Cahaya Kharisma Sejahtera. 3. Membuat hak akses berbeda pada setiap bagian yang terkait dalam system persediaan barang yang di kembangkan. Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perangkat lunak merupakan program komputer yang terasosiasi dengan dokumentasi perangkat lunak yang berfungsi menjembatani interaksi user dengan komputer. Assauri (2008) mengatakan bahwa persediaan adalah Sejumlah bahan-bahan, parts yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari komponen atau langganan setiap waktu [2]. Menurut Rosa A. S dan M. Shalahuddin memberikan penjelasan mengenai metodologi waterfall adalah Model sistem air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimuai dari analisa, desain, pengkodean, pengujian, dan tahap pendukung (support). (Rosa A. S dan M. Shalahuddin, 2011 : 26) Requirement and Definition System and Software Design Implementation and Unit Testing Adapun Tujuan Perancangan Adalah 1. Membuat sebuah system Database untuk meminimalisir kesalahan pencatatan persediaan barang. 2. Menyediakan fasilitas Report sehingga dengan adanya perangkat lunak ini diharapkan Laporan persediaan barang disajikan secara akurat. 3. Menyediakan Form untuk membantu dalam pencatatan dan pelaporan yang dibuat secara otomatis sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. 2. Dasar Teori Menurut (Melwin,2007) mendefinisikan perangkat lunak Berfungsi sebagai pengatur aktivitas kerja komputer dan semua intruksi yang mengarah pada sistem komputer. Perangkat lunak menjembatani interaksi user dengan komputer yang hanya memahami bahasa mesin. Definisi lain mengenai perangkat lunak adalah Program komputer yang terasosiasi dengan dokumentasi perangkat lunak seperti dokumentasi kebutuhan, model desain, dan cara penggunaan (user manual). Sebuah program komputer tanpa terasosiasi dengan dokumentasinya maka belum dapat disebut perangkat lunak (Rosa A.S., 2013) Gambar 1 Waterfall Integration and System Testing Operation and Maintenance 1. Analisis kebutuhan perangkat lunak Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan. 2. Desain Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan. 3. Pembuatan kode program

3 Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain. 4. Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. 5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance) Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru. (Rosa A.S, 2013: 28-30) 3. Hasil Penelitian Dalam perancangan perangkat lunak penggambaran analisis data digambarkan dalam bentuk ERD. ERD ini kemudian dijabarkan lebih lanjut kedalam skema relasi yang digunakan untuk menyimpan semua atribut, entitas dan relasi yang muncul pada ERD. Analisis data bertujuan untuk menjabarkan semua entitas yang terlibat dalam suatu perangkat lunak, hubungan dan atribut-atributnya. Biasanya digambarkan dalam Entity Relationship Diagram (ERD) atau dalam Conceptual Data Model (CDM). Perancangan data perangkat lunak kali ini digambarkan pada gambar berikut : ID Pelanggan Nama alamat Kode Pos Identifier_1 <pi> Pelanggan <pi> Characters (6) Variable characters (35) Variable characters (50) Characters (5) <M> Gambar 3 Context Diagram Gambar 4 Data Flow Diagram Level 1 Dalam perancangan perangkat lunak terdapat beberapa kendala yang menjadi hambatan baik saat menganalisis sistem maupun pada saat membangun perangkat lunak. Adapun kendala yang dihadapi Kendala dalam perancangan sistem ini dikarenakan tidak melihat secara langsung kedalam sistem yang sedang berjalan, hal ini dikarenakan penelitian dilakukan pada sebuah perusahaan IT Konsultan. Dalam penanganan permasalahan yang ada dibantu oleh pembimbing dari pihak perusahaan yang memberikan pengarahan mengenai sistem yang berjalan serta bimbingan secara langsung dalam membangun aplikasi yang diinginkan. Perancangan aplikasi yang dibuat untuk mempermudah user dalam penggunaan aplikasi ini, diharapkan dapat diaplikasikan dengan sebaik mungkin oleh pihak user. Untuk mempermudah penggunaannya dibuatkan dialog-dialog screen yang ditunjuk oleh struktur menu dalam pemanggilannya. Adapun struktur menu yang digunakan adalah Petugas Id petugas <pi> Characters (7) <M> Nama_Petugas Variable characters (35) Alamat_Petugas Variable characters (10) no telepon Variable characters (12) jabatan Characters (7) jenis kelamin Variable characters (20) Penjualan No Jual <pi> Characters (10) <M> Tanggal_Penjualan Date Tunai_Penjualan Integer mepunyai Pembelian No Beli <pi> Characters (10) <M> Tanggal_Pembelian Date Tunai_Pembelian Integer mempunyai Barang Kode Barang <pi> Characters (12) <M> Nama_Barang Variable characters (20) Merek Variable characters (20) Harga_Beli Money Harga Money stock Integer Pemasok ID Pemasok Nama_Pemasok Alamat_Pemasok Kode_Pos_Pemasok Identifier_1 <pi> Characters (6) Variable characters (35) Variable characters (50) Characters (5) Gambar 2 Conceptual Data Model Selain CDM, perancangan sistem berjalan di gambarkan melalui Data Flow Diagram (DFD) <pi> <M> Gambar 5 Struktur Menu Selanjutnya setelah memiliki struktur menu maka akan dibuatkan antarmuka perangkat lunak yang akan menjembatani antara sistem dengan user. Berikut adalah antarmuka pada perangkat lunak ini :

4 Rancangan prosedural (Pseudocode) Melakukan Pembelian Gambar 6 Form Faktur Pembelian Nama : Pembelian Modul Kegunaan : Mengelola Transaksi Pembelian Input : Barang Output : Faktur Pembelian Algoritma : If Stock barang >= Standar Stock Perusahaan Insert into H_Beli values (No_Beli, Tanggal, ID_supplier, ID_Petugas, Tunai) Insert into D_Beli Values (No_Beli, Kode_Barang, Jumlah, Sub_Harga, Status, Jml_Retur) Insert into H_R_Beli (No_R_Beli, Tanggal, ID_Pemasok, ID_Petugas, No_Beli) Gambar 7 Form Faktur Penjualan Rancangan prosedural (Pseudocode) Melakukan Penjualan Nama : Penjualan Modul Kegunaan : Melakukan proses pemesanan dengan status awal Menunggu Input : Data Barang, Data Penjualan Output : Faktur Penjualan Algoritma : Insert into H_Jual values (No_Jual, Tanggal, ID_Pelanggan, ID_Petugas, Tunai) Insert into D_Jual values (No_Jual, Kode_Barang, Jumlah, Sub_Harga, Status, Jumlah_Retur) Insert into H_R_Jual values (No_R_Jual,Tanggal, ID_Pelanggan, ID_Petugas, No_Jual) Gambar 8 Form Laporan Pembelian Gambar 9 Form Laporan Penjualan Setelah perancangan antar muka selesai dibuat, selanjutnya membentuk algoritma setiap bagian dari program dengan menggunakan perancangan prosedural, berikut adalah penjelasan dari modulmodul yang dirancang. Dalam perancangan perangkat lunak ini terdapat rangkaian kegiatan yang berjalan secara berurutan. Berikut merupakan daftar aktifitas yang dilakukan : 1. Analisis sistem yang akan dibangun Proses ini merupakan langkah awal yang diambil untuk membangun perangkat lunak agar sesuai dengan apa yang diharapkan 2. Pembuatan database Pada tahap ini dilakukan proses pembuatan database yang berguna sebagai media penyimpanan data. 3. Pembuatan desain menu utama Pada tahap ini dilakukan proses pembuatan desain untuk perangkat lunak yang akan menjadi media utama untuk media interaksi antara pengguna dengan perangkat lunak. 4. Koneksi database dan pengkodean Pada tahap ini dilakukan proses untuk koneksi antara database dengan perangkat lunak serta

5 pembentukan kode untuk setiap proses pada perangkat lunak. 5. Pengujian perangkat lunak Setelah proses koneksi serta pengujian selesai maka dilakukan pengujian kelayakan. Apabila masih ada kesalahan dalam pengoperasiannya, maka tahap desain menu, koneksi database dan pengkodean akan dilakukan kembali terutama pada bagian yang terjadi kesalahan. 6. Evaluasi dan perbaikan perangkat lunak Setelah perangkat lunak lulus uji kelayakan dan telah diimplementasikan, maka tahap selanjutnya adalah tahap perbaikan dan evaluasi. 7. Tahap penyelesaian Tahap akhir penyelesaian masalah hasil evaluasi pada perangkat lunak sebelum perangkat lunak akan digunakan oleh pengguna. Berikut adalah table rencana implementasi untuk perangkat lunak dari tahap instalasi perangkat lunak hingga tahap evaluasi dan tahap akhir penyelesaian perangkat lunak. Tabel 1 Rencana aktivitas dan waktu Kode Waktu Nama aktivitas aktivitas (minggu) A Analisis sistem yang akan dibangun 4 B Pembuatan database 2 C Pembuatan desain menu utama 4 D Koneksi database dan pengkodean 6 E Pengujian perangkat lunak 2 Evaluasi dan F perbaiakan perangkat 2 lunak G Tahap penyelesaian 2 Dalam perancangan serta pengelolaan operasional sistem baru dibutuhkan beberapa sumber daya manusia (brainware) yang terdiri dari : 1. Sistem Analis. Bertugas sebagai penanggung jawab dan analisa terhadap pengembangan sistem serta pengawasan terhadap penerapan sistem baru yang telah dirancang. 2. Programmer Aplikasi merangkap database administrator Mempunyai tugas untuk membuat database, desain aplikasi serta konstruksi coding sesuai dengan sistem yang telah dirancang dan juga bertanggung jawab terhadap pemeliharaan database. 3. Teknisi Menangani instalasi jaringan serta pemeliharaan hardware. Selain kebutuhan terhadap brainware untuk mengimplementasikan perangkat lunak ini juga di butuhkan sumberdaya lainnya, yaitu : Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) 1. Windows 7 atau windows 8 2. Notepad++ 3. Xampp versi Web Browser minimal setara IE 10 Kebutuhan Prangkat Keras (Hardware) 1. Processor dengan clock speed minimal 1,8 GHz 2. MotherBoard support dengan Processor 3. RAM minimal 512 MB RAM 4. Harddisk free space minimal 5 GB 5. Monitor 6. Keyboard 7. Mouse 4. Kesimpulan Setelah penelitian, penganalisaan dan pengujian perangkat lunak pada CV. Kharisma Sejahtera, dapat disimpulkan bahwa: 1. Hasil dari data kuisioner, 3 dari 5 orang beranggapan bahwa pencatatan persediaan barang dapat dilakukan secara baik dengan cara menginputkan data barang, kemudian data tersebut akan langsung tersimpan di dalam Database untuk meminimalisir kesalahan pencatatan persediaan barang. 2. Hasil dari data kuisioner, 4 dari 5 orang beranggapan bahwa penyajian laporan persediaan barang dapat dilakukan dengan akurat, petugas memilih laporan mana yang akan di cetak sesuai kebutuhan. kemudian laporan tersebut secara otomatis akan muncul dengan menggunakan Crystal Report. 3. Hasil dari data kuisioner, 3 dari 5 orang beranggapan bahwa penyajian laporan penjualan dan pembelian serta persediaan barang dapat dilakukan secara efektif dan efisien, dengan cara petugas memilih combo box yang tersedia berdasarkan laporan yang dicari seperti: laporan penjualan dan pembelian barang serta stock barang. Dan kemudian laporan penjualan yang telah dipilih dapat dicetak berdasarkan periode yang ditentukan. Saran 1. Perangkat lunak bisa dikembangkan untuk mendukung keputusan, mempredikiskan pengembangan penjualan,pembelian dan stock barang yang akan dikembangkan oleh CV. Kharisma Sejahtera. 2. Pembuatan perangkat lunak bisa dikembangkan untuk merancangkan pendukung keputusan dalam program-program promosi, seperti pemberian diskon ke setiap pelanggan.

6 3. Perangkat lunak tidak terbatas hanya pada ruang lingkup penjualan,pembelian dan stock barang bisa dikembangkan lebih luas pada pada bagian keuangan yang akan meliputi mengenai hutang usaha dan piutang usaha yang terjadi pada perusahaan dan pada bagian gudang yang mempermudah mengenai persedian barang yang tersedia di gudang. DAFTAR PUSTAKA [1]Al-Bahrabin Ladjamudin Analisis dan Desain Sistem Informasi.Yogyakarta : Graha Ilmu. [2]Assauri, Soyjan Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: LPFEUI. [3]Assauri, sofyan, 2004, Manajemen Pemasaran (Dasar, Konsep Dan Strategi), penerbit PT. Grafindo Persada, Jakarta: [4]Baroto Teguh, (2002), Perencanaan dan Pengendalian Produksi, PT. Ghalia Indonesia. [5]Darmayuda, Ketut. Program Aplikasi Client Server.InformatikaBandung [6]Handoko, T. H Dasar-dasar Manajemen Produksi dan Oprasi cetakan keduabelas. Yogyakarta: BPFE [7]Madcoms Dasar Teknis Instalasi Jaringan Komputer.Yogyakarta : Pener-bit Andi. [8]Madcoms.2005.Mahir Dalam 7 Hari Pemrograman Visual Basic 6.0. Yogyakarta : Andi. [9]Bunafit Nugroho dan Indah Indriyana, 2007, Membuat Aplikasi Database SQL Server dengan Visual Basic 6.0, Gava Media,Yogyakarta. [10]Nursal, s.kom dalam bukunya Visual Basic I tahun 2007 [11]Pressman, R.S. (2010), Software Engineering : a practitioner s approach, McGrawHill, New York, 68 [12]Rosa A.S & M. Shalahuddin. 2013, Rekayasa Perangkat Lunank Terstruktur dan Berorientasi Objek, Informatika, Bandung