Minggu 6: TI4002-Manajemen Rekayasa Industri. Teknik Industri, FTI ITB

Transkripsi

1 Minggu 6: Organizing TI4002-Manajemen Rekayasa Industri Teknik Industri, FTI ITB

2 Referensi Morse, L.C & Babcock, D.L (2007) Managing Engineering and Technology: An Introduction to Management for Engineers, 4 th ed, Pearson Education, Upper Saddle River Sh Schermerhornh Jr, J.R (2008) Management, 9 th ed, John Wiley & Sons, Hoboken Robbins, S.P. & Coulter, M. (2009) Management, 10 th ed, Pearson Education, Upper Saddle River 2

3 Tujuan Pembelajaran Menganalisa berbagai bentuk organisasi Menjelaskan berbagai macam struktur organisasi Memahami beberapa isu penting dalam struktur organisasi Menguraikan perbedaan antara hubungan lini dan staf Menguraikan kegunaan dan nilai dari suatu tim 3

4 Organizing dan Struktur Organisasi Organizing Proses pengaturan/pengorganisasian orang dan sumbersumber lain agar bekerja bersama (selaras) untuk mencapai suatu tujuan (Schermerhorn, 2008) Organizing adalah (Weihrich & Koontz, 1993): 1. Identifikasi dan klasifikasi aktivitas yang diperlukan 2. Pengelompokkan akitiviitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan 3. Penugasan setiap pengelompokan kepada seorang manajer dengan otoritas yang diperlukan untuk hal tersebut 4. Kelengkapan/ketentuan untuk koordinasi horizontal dan vertikal dalam struktur organisasi 4

5 Organizing dan Struktur Organisasi Struktur organisasi Suatu sistem tugas (tasks), aliran kerja (workflows), hubungan pelaporan, dan saluran komunikasi yang menghubungkan berbagai individu dan kelompok yang berbeda dan luas dalam suatu organisasi Organising yang efektif harus mempertimbangkan misi dan tujuan jangka panjang organisasi, untuk itu perlu dicari apa yang menjadi aktivitas kunci (Drucker, 1974): 1. Untuk mencapai tujuan, dalam bidang apakah kita harus unggul? 2. Bidang-bidang apakah yang bila tidak berkinerja akan membahayakan pencapaian atau kehidupan organisasi? 3. Nilai apakah yang paling penting bagi organisasi? 5

6 Bentuk Legal Organisasi 1. Sole Proprietorship p (Perusahaan Perseorangan - UD/PD): Sedikit aturan hukumnya Pemilik membuat semua keputusan Keuntungan dikenai pajak hanya sekali saja Keuntungan hanya untuk pengusaha Organisasi sederhana Pemilik bertanggung jawab atas semua kerugian Tanggung jawab tidak terbatas Dana Terbatas 6

7 Bentuk Legal Organisasi 2. Partnership p( (Firma/CV- comanditaire Vennootschap) Dua atau lebih parner Mudah mengorganisasikannya Ada tambahan dana Para parner membuat pajak sendiri Liability (tanggung jawab) tidak terbatas bagi parner Kerugian ditanggung bersama Laba dibagi diantara parner Pengendalian dibagi-bagi 7

8 Bentuk Legal Organisasi 3. Korporasi (PT, Persero, Perum) Dimiliki oleh pemilik saham Liability terbatas pada saham saja Dikenai pajak dua kali Dibatasi oleh banyak peraturan Transfer kepemilikan Akses terhadap modal Biaya organisasi cukup tinggi Transparansi publik 8

9 Bentuk Legal Organisasi 4. Koperasi (Cooperation) Dimiliki oleh user dan customer (anggota) Anggota adalah individu atau badan hukum koperasi Biasanya bebas dari pajak Kekuasaan tertinggi ada pada Rapat Anggota (Tahunan) Satu anggota satu suara Dikelola secara demokratis Manajemen bersifat terbuka Ada Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib Sisa Hasil Usaha (SHU) dibagi secara adil 9

10 Organizing dengan Fungsi Manajemen yang lain (Sumber: Schermerhorn, 2008, hal. 236) 10

11 Organizing sebagai Fungsi Managemen Struktur Formal Struktur organisasi yang dinyatakan secara resmi. Suatu peta diagram organisasi (organigram) yang menjelaskan hubungan pelaporan dan susunan/pengaturan formal posisi-posisi kerja dalam sebuah organisasi. Sebuah peta organisasi mengidentifikasikan aspek- apsek berikut dari struktur formal: Pembagian kerja Hubungan pengawasan (supervisory) Jalur komunikasi Sub-unit sub-unit utama Level/tingkatan manajemen 11

12 Organizing sebagai Fungsi Managemen Struktur Informal Suatu organisasi bayangan yang tidak resmi, namun seringkali sangat penting, yang mengatur hubungan kerja antara anggota-anggota organisasi. i Struktur informal ini mungkin memiliki beberapa keuntungan: Membantu orang menyelesaikan pekerjaanya Mengatasi keterbatasan-keterbatasan yang ada pada struktur formal Mendapatkan akses atas jaringan interpersonal (anatar perseorangan) Belajar secara informal 12

13 Organizing sebagai Fungsi Managemen Beberapa kelemahan/kerugian dengan adanya struktur informal: Mungkin tidak selaras (bertentangan) dengan tujuan dan keinginan organisasi secara keseluruhan Rentan terhadap rumor Mungkin memberikan/menyampaikan informasi yang tidak akurat Mungkin menumbuhkan resistance to change Pengalihan upaya/usaha kerja dari tujuan yang penting Perasaan diasingkan (tidak puas, tidak menjadi bagian kegiatan sehari-hari) hari) bagi mereka yang tidak masuk kelompok informal ini 13

14 Struktur Organisasi Tradisional Dasar Fungsional Divisional Produk Geografis Pelanggan Proses Matriks 14

15 Struktur Organisasi Tradisional BENTUK DASAR Amir Ina Polan Jango 15

16 Struktur Organisasi Tradisional ORGANISASI FUNGSIONAL Sumber: Schermerhorn, 2008, hal

17 Struktur Organisasi Tradisional ORGANISASI FUNGSIONAL Kelebihan: Skala ekonomi: Efisien karena menyatukan keahlian dan orang yang sama, atas dengan keterampilan, pengetahuan dan orientasi yang sama Penugasan kerja konsisten dengan keahlian dan pendidikannya Penyelesaian masalah teknis dengan kualitas yang tinggi Pengembangan g pelatihan dan ketrampilan yang mendalam Jalur karir yang jelas dalam fungsinya Kerugian: Sulit dalam menetapkan siapa yang paling bertanggung jawab Komunikasi yang kurang baik antar lintas fungsi (functional chimneys problem) Lunturnya rasa kerja sama dan tujuan bersama Pandangan yang terbatas (sempit) atas tujuan-tujuan t j organisasi Banyaknya keputusan-keputusan yang harus direferensikan keatas 17

18 Struktur Organisasi Tradisional ORGANISASI DIVISIONAL: Pengelompokan bersama orang yang bekerja pada produk atau proses yang sama, melayani pelanggan yang sama, dan/atau berlokasi pada area atau daerah geogradis yang sama same area or geographical region. Jenisnya: Struktur Produk berfokus pada satu produk atau jasa Struktur Geografis berfokus pada lokasi atardaerah geografis yang sama Struktur Pelanggan berfokus pada pelangkan atau klien yang sama Sruktur Proses berfokus pada proses proses yang sama 18

19 STRUKTUR PRODUK Bombardier Ltd. Mass Transit Sector Recreational and Utility Vehicle Sector Rail Product Sector Recreational Products Division Logistic Equipment Division Industrial Equipment Division Bombardier Rotax (Gunskirchen) Sumber: Robbins & Coulter (2009), hal. 202 Kelebihan: Spesialisasi i pada produk dan jasa tertentu Manajer dapat menjadi expert dalam industrinya Lebih dekat kepada pelanggan Kerugian: Duplikasi i fungsi Pandangan yang terbatas (sempit) atas tujuan-tujuan organisasi 19

20 STRUKTUR GEOGRAFIS Vice President for Sales Sales Director, Sales Director, Sales Director, Western Southern Midwestern Region Region Region Sales Director, Eastern Region Sumber: Robbins & Coulter (2009), hal. 202 Kelebihan: Lebih efektif dan efisien dalam menangani masalah spesifik reginal yang muncul Melayani dengan lebih baik kebutuhan pasar geografis Kerugian: Duplikasi fungsi Dapat merasa terisolasi dari daerah geografis lainnya 20

21 STRUKTUR PELANGGAN Director of Sales Retail Account Manager Wholesale l Government Account Account Manager Manager Sumber: Robbins & Coulter (2009), hal. 202 Kelebihan: Kebutuhan dan masalah pelanggan dapat dilayani dengan baik oleh para spesialis Kerugian: Duplikasi fungsi Pandangan yang terbatas (sempit) atas tujuan-tujuan organisasi 21

22 STRUKTUR PROSES Plant Superintendent Sawing Department Manager Planing and Milling Department t Manager Assembling Department Manager Lacquering and Sanding Department Manager Finishing Department Manager Inspection and Shipping Department Manager Sumber: Robbins & Coulter (2009), hal. 202 Kelebihan: Aliran kerja kegiatan-kegiatan lebih efisien Kerugian: Hanya dapat digunakan pada kondisi tertentu 22

23 Struktur Organisasi Tradisional STRUKTUR MATRIX Sumber: Schermerhorn, 2008, hal

24 Struktur Organisasi Tradisional STRUKTUR MATRIX Kelebihan: Kooperasi yang lebih baik antar fungsi Pengambilan keputusan lebih baik Fleksibibilas untuk merestrukturisasi meningkat Pelayanan kepada pelanggan lebih baik Performance accountability lebih baik. Manajemen stratejik menjadi lebih baik Kelemahan: Adanya dua boss dapat menimbulkan power struggle Sistem dua boss dapat menimbulkan kebingungan atas tugas-tugas dan konflik tentang prioritas kerja Rapat tim banyak menghabiskan waktu Tim mungkin mengembangkan groupitis. Biaya bertambah karena adanya ketua-ketua tim pada struktur 24

25 Beberapa Issue dalam organisasi Rantai komando (Chain of command) Garis otoritas yang kontinu dari tingkatan yang lebih tinggi dalam organisasi ke tingkatan yang paling rendah dan menjelaskan siapa melapor kepada siapa Otoritas Kekuasaan yang inheren pada suatu posisi manajerial untuk memerintahkan orang melakukan apa dan mengharapkan mereka melakukan hal tersebut Tanggung jawab Kewajiban atau ekspektasi untuk bertindak/melakukan 25

26 Beberapa Issue dalam organisasi Departementalisasi Departementalisasi adalah pembagian organisasi menjadi unitunit yang lebih kecil atau proses pengelompokkan orang/tugas kedalam unit-unit kerja (spesialisasi, divisionalisasi, dll) Diferensiasi dan Integrasi- Diferensiasii i adalah tingkat t perbedaan yang ada diantara komponen-komponen internal organisasi. Integrasi: sub unit dalam organisasi tidak bertindak independen tetapi harus saling berinteraksi dan mendukung satu dengan yang lain. Bagaimana unit-unit inii berinteraksi, i berkoordinasi i dan menyelaraskan/menyesuaikan tindakan-tindakannya untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi disebut sebagai Integrasi. Diferensiasi rendah: Aturan dan prosedur Hierarchical referral Planning Diferensiasi tinggi: Hubungan langsung Liaison role Task force Tim Organisasi matriks 26

27 Beberapa Issue dalam organisasi Sentralisasi dan Desentralisasi Sentralisasi i Seberapa tingginya pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik didalam organisasi Yaitu pada organisasi dimana manajer puncak membuat semua keputusan dan pegawai pada tingkatan yang lebih rendah melaksanakan perintah Desentraliasi Pengambilan keputusan dilakukan dibawah (didesentralisasi kebawah) oleh manajer yang paling dekat dengan kegiatan Employee Empowerment Akan meningkatkan proses pengambilan keputusan Delegasi Proses menyerahkan pekerjaan kepada orang lain dengan memberikan hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan 27

28 Beberapa Issue dalam organisasi Span of control Jumlah pegawai yang secara efektif dan efisien dapat diawasi (supervised) oleh seorang manajer. Span of control ini dipengaruhi oleh: Ketrampilan dan kemampuan manajer tersebut Karakteristik pegawai Karakteristik pekerjaan yang sedang dilakukan Kesamaan tugas-tugas Kompleksitas tugas-tugas Kedekatan fisik dengan bawahan Standardisasi tugas-tugas 28

29 Beberapa Issue dalam organisasi Span of control Morse & Babcock, 2007, Ch. 5 Power Point Presentation Material 29

30 Beberapa Issue dalam organisasi Span of control Sumber: Robbins & Coulter (2009), hal

31 Beberapa Issue dalam organisasi Formalisasi Tingkat standardisasi (seberapa terstandarnya) pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi dan seberapa tingginya tingkah laku pegawaiai diatur/diarahkan ahkan oleh aturan and prosedur (rules and procedures) Pekerjaan dengan formalisasi yang tinggi memberikan sedikit kebebasan b mengenai apa yang dl dilakukan k Formalisasi yang rendah berarti sedikit batasan tentang bagaimana pegawai melaksanakan pekerjaannya 31

32 Beberapa Issue dalam organisasi Hubungan Lini (Garis) dan Staf Lini: i Hubungan atasan/bawahan biasanya dinyatakan secara vertikal pada diagram organisasi Staf: Sifatnya advisory (penasehat), namun tingkat pengaruhnya dapat berupa: Memberikan nasehat/saran bila diminta Merekomendasikan bila sesuai Harus dikonsultasikan oleh lini tetapi tidak memiliki otoritas langsung Concurring authority otoritas veto atas lini Service: Fungsi pendukung yang tersentralisasi, misalnya Custodial, Security, Medical Functional: Otoritas khusus Mengikat sebagaimana otoritas lini Biasanya bersifat prosedural: format anggaran, sistem komputer 32

33 Beberapa Issue dalam organisasi Hubungan Lini (Garis) dan Staf Staff Line Morse & Babcock, 2007, Ch. 5 Power Point Presentation Material 33

34 Struktur Organisasi Kontemporer Tim Secara ekstensif menggunakan kelompok orang yang kecil (tim) baik permanen maupun temporer Untuk memecalahkan masalah, menyelesaikan proyek khusu, dan menyelesaikan tugas sehari-hari Biasanya terdiri dari tim lintas fungsi yang anggota-anggotanya terdiri dari berbagai departemen funsional Dibuat untuk melaksanakan tugas atau proyek spesifik dan dibubarkan ketika sudah selesai Didalam tim dapat terjadi pertukaran gagasan secara bebas dan jelas Memiliki tujuan yang sama dan berkomitmen untuk mencapai tujuan Setiap anggota diperlakukan sama Beroperasi untuk kepentingan (interest) para anggotanya 34

35 Struktur Organisasi Kontemporer Tim Sumber: Schermerhorn, 2008, hal

36 Struktur Organisasi Kontemporer Struktur Jaringan (Network) Suatu central core yang terhubung melalui jaringan hubungan dengan kontraktor dan supplier luar untuk jasa-jasa yang penting Hanya memiliki komponen inti (core) dan menggunakan aliansi strategis (strategic alliances) atau outsourcing dalam penyediaan komponenkomponen lainnya 36

37 Struktur Organisasi Kontemporer Struktur Jaringan (Network) Sumber: Schermerhorn, 2008, hal

38 Struktur Organisasi Kontemporer Organisasi tak berbatas (Boundaryless organisation) Menghilangkan batas internal antar subsistem bit dan batas eksternal kt ldengan lingkungan eksternal Suatu kombinasi antara tim struktur jaringan dengan tambahan adanya temporariness. Persyaratan utama: Tidak adanya hirarki Pemberdayaan anggota tim Penggunaan teknologi Penerimaan atas impermanence Mendorong kreativitas, kualitas, ketepatan, fleksibilitas dan efisiensi Knowledge sharing adalah tujuan dan komponen yang penting Virtual organization. Bentuk khusus dari boundaryless organization Beroperasi dalam suatu jaringan aliansi eksternal yang berubah yang saling berhubungan ketika diperlukan, menggunakan IT dan internet 38

39 Struktur Organisasi Kontemporer Boundaryless organisation Sumber: Schermerhorn, 2008, hal

40 Rancangan Organisasi Merupakan suatu proses pemilihan dan pengimplementasian struktur yang paling baik dalam mengatur sumber-sumber untuk mencapai misi dan tujuan organisasi Merupakan sebuah kegiatan problem-solving yang harus didekati dengan suatu perspektif contingency Artinya tidak ada satu rancangan yang dapat diaplikasikan dalam semua kondisi Karena setiap organisasi menghadapi masalah dan kesempatan yang unik untuk masing-masing, rancangan yang terbaik pada suatu saat adalah rancangan yang paling sesuai antara struktur dan situasi Pilihan diantara alternatif rancangan akhirnya adalah antara rancangan a mechanistic atau aaubureaucratics a di satu auekstrim dan rancangan organic atau adaptive 40

41 Rancangan Organisasi Mechanistic Designs Predictable goals Centralized authority Many rules and procedures Narrow spans of control Specialized tasks Few teams and task forces Formal and impersonal means of coordination Organic Designs Adaptable goals Decentralized authority Few rules and procedures Wide spans of control Shared tasks Many teams and task forces Informal and personal means of coordination 41

42 Sumber: Schermerhorn, 2008, hal