DESAIN ORGANISASI. Presented by : M Anang Firmansyah

Transkripsi

1 DESAIN ORGANISASI Presented by : M Anang Firmansyah 1

2 Desain Organisasi yang Umum Struktur sederhana Struktur birokratis Struktur matriks Struktur tim Struktur organisasi virtual Boundaryless organization tanpa tapal batas 2

3 Struktur Sederhana Keunggulan: Simple. Fast and flexible, Inexpensive to maintain and accountability is clear Kelemahan : Difficult to maintain in anything other than small organizations. Increasingly inadequate its low formalization and high centralization tend to create information overload at the top 3

4 STRUKTUR SEDERHANA OWNERS (husband wife) Secretary Inventory Balancer Salespeople 4

5 Struktur Birokrasi Tugas sangat rutin Dicapai melalui spesialisasi, Aturan dan kebijakan sangat formal, Penugasan dikelompokkan ke dalam departemen fungsional, Otoritas tersentralisasi, Rentang kendali sempit, Pengambilan keputusan mengikuti rantai komando 5

6 MACHINE BUREAUCRACY Based on the standardization of WORK PROCESSES Board of Directors CEO Secretary and General Counsel Executive Vice President Operation Department Marketing Department Finance Department HRM Department - raw material - quality control -. -Product sales - customer service - - Taxation - treasury - - counseling - public relation - 6

7 PROFESSIONAL BUREAUCRACY Based on the standardization of SKILLS of PROFESSIONAL SENATE RECTOR General Administrators Vice Rector 1 Academic Vice Rector 2 Administration Vice Rector 3 Vice Rector 4 Faculty of Economics Faculty of Law Faculty of Pharmacy.. Study Programs Study Programs Study Programs Study Programs 7

8 THE MATRIX ORGANIZATION Departementalisasi Fungsional Mengelompokkan para spesialis bersama-sama, yg akan meminimisasi jumlah yang dibutuhkan dan memungkinkan pengelompokkan dan penggunaan bersama sumberdaya khusus lintas produk. Kelemahan utama adalah pada koordinasi tugas antar spesialis fungsional sehingga aktivitas yang dilakukan diselesaikan tepat waktu dan tepat anggaran Departementalisasi Produk Memfasilitasi koordinasi antar spesialis untuk mencapai penyelesaian yang tepat waktu dan tepat anggaran. Memberikan tanggungjawab yang jelas pada semua aktivitas yang terkait dengan produk tetapi dengan duplikasi aktivitas dan biaya 8

9 ORGANISASI MATRIKS KEUNGGULAN Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien Fleksibilitas dan adaptabilitas pada lingkungan Pengembangan ketrampilan manajemen spesialis dan umum Kerjasama interdisiplin, ketersediaan ahli utk semua divisi Pelebaran tugas bagi karyawan KELEMAHAN Konflik tinggi antara 2 sisi matriks Frustasi dan kebingunan karena rantai komando ganda Banyak pertemuan, diskusi daripada tindakan Membutuhkan pelatihan hubungan manusia Dominasi kekuasaan oleh salah satu sisi matriks 9

10 PRODUCTS DEPARTMENT S DIRECTOR Financial HRD Operation A B C 10

11 TEAM STRUCTURE Teams have become an extremely popular The primary characteristics : MENG-ELIMINASI batasan antar departemen Decentralizes decision making pada level teamwork. Menuntut karyawan untuk dapat menjadi GENERALIS dan juga SPESIALIS 11

12 TEAM STRUCTURE KEUNGGULAN Punya beberapa keunggulan struktur fungsional Mengurangi hambatan antar departemen, meningkatkan kompromi Mengurangi waktu untuk merespon, keputusan lebih cepat diambil Moril yang lebih baik, antusiasme dan keterlibatan karyawan Mengurangi biaya overhead administratif rutin KELEMAHAN Loyalitas ganda dan konflik Waktu dan sumberdaya lebih banyak untuk pertemuan Desentralisasi tidak terencana 12

13 PENDEKATAN JARINGAN - virtual Disebut juga dengan ARANSEMEN VIRTUAL atau ORGANISASI MODULAR. Biasanya inti organisasinya lumayan kecil karena melakukan OUTSOURCING pada FUNGSI BISNIS yang dilakukan Dalam Terminologi struktural, ORGANISASI JARINGAN ini sangat TERSENTRALISASI dan terdapat SEDIKIT atau bahkan TIDAK ADA DEPARTEMENTALISASI 13

14 PENDEKATAN JARINGAN - virtual KEUNGGULAN Memungkinkan organisasi untuk mendapatkan fleksibilitas maksimum, Menciptakan hubungan kerja/jaringan yang memungkinkan untuk melakukan kontrak keluar untuk produksi, distribusi, pemasaran, atau fungsi bisnis lainnya dimana manajemen melihat bahwa PIHAK LAIN dapat melakukannnya dengan LEBIH BAIK. KELEMAHAN Mengurangi kendali manajemen pada bagian-bagian bisnis yang dioutsource 14

15 Evolusi Struktur Organisasi : Pergeseran paradigma menuju Learning Organization Struktur Vertikal Tradisional Koordinasi Horisontal dgn Tim dan Manajer Proyek Rekayasa ulang ke arah proses horisontal Kurang Responsif pada Perubahan Gugus tugas untuk pemecahan masalah jangka pendek (ad hoc). Teamwork dari berbagai departemen secara reguler Project Manager untuk proyek temporer Business Process Reengineering Struktur mulai menjadi flat dan tim Organisasi Pembelajar Spider-web organization (tidak ada struktur yang kaku-fleksibel) 15 May apply Team-based structure

16 Karakter Organisasi MODEL MEKANISTIK Biasanya direpresentasikan dengan tingkat departementalisasi tinggi, formalisasi tinggi, komunikasi ke bawah dan desentralisasi tinggi MODEL ORGANIK Lebih cair dan fleksibel. Struktur datas, menggunakan team, formalisasi rendah, desentralisasi tinggi. Direpresentasikan dengan virtual dan organisasi tanpa batas 16

17 Faktor yang Mempengaruhi 1. Strategy. Struktur Organisasi Structure-Follows-Strategy Struktur tradisional lebih menekankan pada cost efficiency LEBIH KE MEKANISTIK Learning Organization lebih pada diferensiasi dan inovasi. LEBIH KE ORGANIK 17

18 Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi 2. Environment/Lingkungan Kekuatan di luar organsiasi yang secara potensial mempengaruhi kinerja organisasi, yang mungkin memunculkan hal-hal seperti: Meningkatnya perbedaan antar departemen Meningkatnya kebutuhan koordinasi antar departemen Kebutuhan untuk menyesuaikan dengan perubahan. 3 dimensi lingkungan Kapasitas kemampuan utk mendukung pertumbuhan Volatilitas ketidakstabilan lingkungan butuh lebih banyak alternatif keputusan Kompleksitas bentuk, isi, dan penyebaran dari semua komponen pemain yang ada dalam lingkungannya 18

19 Faktor yang Mempengaruhi 3. TECHNOLOGY. Struktur Organisasi how an organization transfers its inputs into outputs. 3 Tipe teknologi manufaktur arus kerja: Small Batch Production customized Mass production routines dalam volume besar Continuous Process Production sophisticated manufacturing tech. Trend terbaru Flexible Manufacturing kustomisasi dalam jumlah besar! 19

20 Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi : Routine-Non Routine Technology Dimensi Struktur KOMPLEKSITAS ROUTINE Kompleksitas rendah Rentang kendali cenderung lebar TECHNOLOGY NON ROUTINE Kompleksitas tinggi, dilakukan penyesuaian Rentang kendali sempit, Diferensiasi vertikal tinggi FORMALISASI Keberadaan aturan, prosedur yang banyak formalisasi tinggi Kontrol yang leluasa, fleksibel, formalisasi rendah Struktur yang tersentralisasi Struktur yang terdesentralisasi SENTRALISASI Hasil tidak konsisten karena dilunakkan dengan tingkat formalisasi Rutin kontrol yang tersentral jika aturan minimum. Tetapi jika formalisasi tinggi, dapat didesentralisasikan 20

21 Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi 4. UKURAN ORGANISASI HOW BIG is BIG? Dilihat dari JUMLAH PEGAWAI Tergantung pada SIAPA yang membuat DEFINISI tersebut? Badan Statistik Negara Badan-badan perekonomian dunia 21

22 Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi 4. UKURAN ORGANISASI Penambahan pegawai, makin lama bawa dampak MAKIN kecil pada struktur Perubahan besaran memberikan dampak terbesar jika organisasi itu KECIL! Terdapat hubungan yang kuat antara besaran dan kompleksitas Semakin besar, terdapat tendensi melakukan kontrol aktivitas dan koordinasi yang relatif tinggi! Tidak mungkin mengontrol organisasi yang besar dari atas untuk itu perlu dilakukan PENDELEGASIAN 22