SISTEM INFORMASI INVENTORI OBAT DI BAGIAN FARMASI RSUD WALUYO JATI

Transkripsi

1 71

2 SISTEM INFORMASI INVENTORI OBAT DI BAGIAN FARMASI RSUD WALUYO JATI Sulistiyanto Jurusan Teknik Informatika, STT Nurul Jadid Paiton ABSTRAK Persediaan adalah suatu elemen penting dalam operasional sebuah perusahaan. Rumah Sakit sebagai suatu perusahaan jasa juga memiliki persediaan, salah satunya adalah persediaan obat yang memiliki arti yang sangat penting karena persediaan obat merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kualitas pelayanan suatu rumah sakit. Masalah yang hendak dibahas dalam penelitian ini adalah sistem inventori persediaan obat, yang diterapkan pada bagian farmasi di RSUD Waluyo Jati. Metode yang digunakan adalah watelfall model, dan tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui sistem inventori obat yang dijalankan oleh rumah sakit tersebut dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic dan memakai database Microsoft Access Dengan adanya Aplikasi ini diharapkan pengguna menjadi lebih mudah dalam mendapatkan informasi mengenai persediaan obat, transaksi obat dan berapa pasien yang telah membeli obat dibagian instalasi farmasi RSUD Waluyo Jati. Kata Kunci : Sistem Informasi Inventori, Rumah Sakit, watelfall model, visual basic I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era informasi ini, kebutuhan informasi menjadi semakin kompleks dan beragam. Masyarakat memerlukan akses secara cepat dan mudah untuk memperoleh informasi. Informasi yang dibutuhkan masyarakat pada saat ini. Penggunaan komputer dan penguasaan keterampilan penggunaan software yang terintegrasi membuat proses pengolahan data menjadi lebih mudah, cepat, dan akurat. RSUD Waluyo Jati Kandang Jati merupakan salah satu Lembaga Kesehatan milik pemerintah yang bergerak dalam bidang medis yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi, sehingga akan menghasilkan data maupun informasi yang jumlahnya sangat banyak. Kemudahan, kecepatan dan kepuasan masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan menjadi hal yang sangat penting dalam usahanya memperoleh keuntungan. Sistem yang dirancang akan digunakan untuk mengganti sistem yang semula masih manual dengan sistem informasi berbasis komputer. Cara-cara yang digunakan di RSUD Waluyo Jati masih manual. Pertama, supplier yang menyediakan obat-obatan akan memberikan faktur yang berisi berbagai obat yang dikehendaki pihak Instalasi Farmasi. Faktur yang diterima Instalasi Farmasi akan disimpan dan direkap di akhir bulan. Kedua, konsumen yang Dalam hal ini memudahkan dalam memberikan gambaran letak atau lokasi kesehatan, penyebaran penyakit, tenaga kesehatan, jumlah pasien dan lain-lain. Visualisasi dalam bentuk data spasial berpotensi secara signifikan untuk memperbaiki perencanaan dan pengambilan keputusan. 72

3 Membeli obat akan ditulis di sebuah buku penjualan dengan menuliskan nama obat, jumlah dan harganya. Pembuatan laporan yang dilakukan Instalasi Farmasi tiap bulanan yaitu stok awal obat yang dimiliki akan ditambah dengan rekapan faktur-faktur pembelian yang masuk dari supplier dan dikurangi dengan jumlah obat yang telah terjual. Jumlah akhir dari rekapan tadi akan digunakan sebagai stok awal untuk bulan berikutnya. Cara seperti ini kurang efektif karena pernah terjadi perbedaan antara tulisan dan keuangan yang ada. Hal ini akan lebih rumit lagi jika suatu ketika harga obat dari supplier mengalami kenaikan harga. Instalasi Farmasi akan mengalami selisih keuangan jika kurang pantauan akan hal tersebut. 1.2 Rumusan Masalah 1. Bagaimana mengetahui jumlah obat yang terjual dibagian Instalasi Farmasi RSUD Waluyo Jati, 2. Bagaimana mengetahui jumlah stock obat yang tersedia dibagian Instalasi Farmasi RSUD Waluyo Jati. 3. Bagaimana untuk mengetahui siapa saja pasien yang membeli obat dibagian Instalasi Farmasi RSUD Waluyo Jati, 1.3 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam Penelitian ini adalah : 1. Sistem ini mendata transaksi jual beli obat. 2. Sistem menangani masalah pendataan supplier dan pasien. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah membantu manajemen RSUD Waluyo Jati khususnya pada pegawai instalasi farmasi agar dapat memberikan pelayanan yang cepat pada masyarakat dan menghasilkan informasi yang akurat pada manajemen RSUD Waluyo Jati dalam hal: 1. Mengetahui semua transaksi penjualan obat di bagian Instalasi Farmasi. 2. Mengetahui Stock obat yang masih tersedia. 3. Merekap data pasien yang perna membeli obat di bagian Instalasi Farmasi.. II. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi. (Husein dan Wibowo, 2002:8). Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) atau yang sering dikenal dengan singkatan MIS) merupakan penerapan sistem informasi dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. (Jogiyanto, 2005:24). 2.2 Pengertian Inventori Inventori adalah suatu proses terjadinya transaksi jual beli barang antara konsumen yang membeli barang dan produsen sebagai penjual barang. Proses itu 73

4 terjadi terus menerus secara kontinyu selama mereka sebagai pelaku bisnis bisa mempertahankan usahanya dan kegiatannya. Transaksi haruslah melibatkan kedua pihak yaitu penjual dan pembeli tak terkecuali harga juga haruslah menjadi prioritas utama, karena tanpa ada hubungan kerja yang erat antara penjual, pembeli, dan harga itu sendiri maka tidaklah mungkin transaksi ini akan berlangsung. Penjual disini memiliki pengertian orang yang telah menyerahkan barang dan mendapatkan ganti dari barang tersebut dengan transaksi penjualan. Sedangkan pembeli itu sendiri memiliki pengertian yaitu sebagai pihak yang menerima barang dengan menyerahkan ganti rugi uang sesuai dengan harga yang telah disepakati bersama. 2.3 Basisdata Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena berfungsi sebagai penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam dalam suatu organisasi. (Jogiyanto, 2005:217). Istilah-istilah yang sering ditemukan dalam basis data diantaranya: - Atribut (Data Element), karakteristik dari suatu entitas. - Kunci Elemen Data (Key Data Element), tanda pengenal yang secara unik mengidentifikasi entitas dari suatu kumpulan entitas. - Field Data, merepresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data, seperti misalnya nama, alamat dan lain sebagainya. Kumpulan dari field membentuk suatu record. - Record Data, Kumpulan dari field. - Tabel Data, penggabungan field data dalam record data, setiap record data berisi banyak field data. 2.4 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) Diagram arus data (data flow diagram) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, hard disk dan sebagainya). (Jogiyanto, 2005:700). 2.5 Entity Relationship Diagram (ER-Diagram) Entity Relationship Diagram merupakan diagram yang menggambarkan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak, ditampilkan dalam bentuk entitasentitas, atribute-atribute beserta relasi antar entitas-entitas tersebut. 2.6 Microsoft Visual Basic 6.0 Ms. Visual Basic 6.0 merupakan salah satu aplikasi pemrograman visual yang memiliki bahasa pemrograman yang cukup populer dan mudah dipelajari. Basis bahasa pemrograman yang digunakan dalam visual basic adalah bahasa BASIC (Beginners All Purpose Symbolic Instruction Code) yang merupakan salah satu bahasa pemrograman tingkat tinggi yang sederhana dan mudah dipelajari. Dengan visual basic, kita bisa membuat program dengan aplikasi GUI (Graphical User 74

5 Interface) yang memungkinkan pengguna komputer berkomunikasi dengan komputer tersebut menggunakan grafik atau gambar. (Madcoms, 2008: 1). 2.7 Microsoft Access 2003 Microsoft Access adalah software Database Management System (DBMS). Seperti produk software DBMS lainnya, Microsoft Access mempunyai kemampuan untuk menyimpan data dan menampilkan informasi. Ms-access dapat bekerja dengan baik pada platform windows, baik itu pada windows 95, windows 98, windows ME, windows NT, Windows XP maupun Windows 7. (Susanto dan Hartono, 2003: 1). III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Metode kegiatan Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah waterfall model oleh Sommerville (2007) yang memiliki tahapan-tahapan sebagai berikut : Gambar 3.1. Metode Waterfall Requirements Definition Merupakan layanan, batasan dan tujuan dari sistem yang dibuat dengan mengkonsultasikannya bersama para pengguna sistem. Hal tersebut didefinisikan secara detail dan ditampilkan sebagai spesifikasi dari sistem System and software design Proses desain sistem membagi kebutuhan sistem akan software dan hardware. Hal tersebut membangun arsitektur sistem keseluruhan. Desain software meliputi identifikasi dan penjabaran abstrasi sistem software dasar dan keterhubungannya Implementation and unit testing Selama tahapan ini, desain software direalisasikan sebagai sekumpulan program atau unit program. Unit testing meliputi verifikasi bahwa setiap unit telah memenuhi spesifikasinya Integration and system testing Unit-unit program individual digabungkan (integrated) dan diujicoba (tested) sebagai sebuah sistem lengkap untuk memastikan bahwa kebutuhankebutuhan software telah terpenuh. Setelah pengujian, sistem software desampaikan pada pelanggan. 75

6 3.1.5 Operation and maintenance Biasanya tahapan ini merupakan tahapan terpanjang dalam lifecycle. Sistem di-install dan digunakan secara praktikal. Pemeliharaan meliputi perbaikan kesalahan yang tidak diketahui pada tahapan sebelumnya, memperbaiki implementasi unit sistem dan meningkatkan layanan sistem ketika terdapat kebutuhan baru. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Context Diagram Context Diagram itu menunjukkan semua data dan entity yang terlibat dalam sistem. Gambar 4.1. Context Diagram 76

7 4.2 Data Flow Diagram Level 1 Gambar 4.2. Data Flow Diagram Level 1 77

8 4.3 Data Flow Diagram Level 2 Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level Entity Relationship Diagram (ER-D) Berikut adalah merupakan diagram ER-D dari sistem ini : Gambar 4.4. ER-Diagram Kamus Data - Petugas :{kd_petugas, nama_petugas, tempat, tanggal_lahir, alamat, password, status} - Dokter :{Kd_dokter, nama_dokter, tempat, tanggal_lahir, alamat, telp } - Golongan Pasien: {Kd_golongan, nama_golongan} - Suplier : {Kd_suplier, nama_suplier, alamat, kota, telp} - Pasien : {kd_pasien, nama_pasien, tempat, tanggal_lahir, alamat, telp} - Obat : {kd_obat, nama_obat, satuan, harga_beli, hrga_jual, stok_tersedia, stok_minimum} - Resep : {no_resep, tgl_resep, kd_dokter, total_obat, kd_pasien} - Nota beli : {No_beli, tgl beli, kd_suplier, Total_beli, kd_petugas} - Detail beli : {No_Beli, Kd_obat, qty, Harga_beli} - Nota jual : {no_jual, tgl_jual, kd_golongan, kd_dokter, Kd_petugas, 78

9 no_resep, Total_jual} - Detail jual : {No_jual, Kd_obat, qty, harga_jual} 4.5 Implementasi dan Unit testing Halaman Login Halaman ini digunakan untuk login ketika mau masuk ke sistem. Gambar 4.5. Menu Login Menu Utama Halaman depan yang akan muncul ketika login berhasil, dan memuat menumenu yang dipakai dalam sistem. Gambar 4.6. Halaman Depan Gambar 4.7. Form Obat 79

10 Gambar 4.8. Form Dokter Gambar 4.9. Form Suplier Gambar Form Pembelian Obat 80

11 Gambar Laporan Data Obat Gambar Laporan Pembelian Obat V. KESIMPULAN 5.1. Kesimpulan Kesimpulan dari Penelitian ini adalah : 1. Otomatisasi update stok obat sehingga stok obat dapat diketahui sewaktuwaktu tanpa harus mencari di stok obat. 2. Dapat menghemat waktu dan tenaga sehingga efektifitas dan efisiensi kerja dapat tercipta. 3. Dapat lebih memaksimalkan pelayanan kepada pasien yang akan melakukan pengambilan obat, serta dapat menyajikan laporan pada manajemen dengan cepat dan akurat 4. Keamanan terhadap data yang ada dalam sistem baru lebih terjamin dengan adanya menu log in yang merupakan verifikasi petugas, sehingga hanya petugas yang berhak yang bisa menggunakan aplikasi ini Saran Saran-saran untuk penyempurnaan penelitian ini adalah: 1. Perlu adanya laporan dalam 1 bulan berapa pasien yang dikirim per dokter. 81

12 2. Bisa dikembangkan untuk perencanaan pembelian obat berikutnya, dengan melihat obat yang paling banyak di beli oleh pasien dengan sistem pendukung keputusan DAFTAR PUSTAKA. Arief, Abadi, Sistem Inventori dan Pengaturan Tata Letak barang Serta Visualisasinya. 96 hal. Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo Sistem Informasi Manajemen. Jogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN. Imam, Kamarul,2008. Manajemen Persediaan, diakses april 2012, 98 hal. Jogiyanto Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi Yogyakarta Kristianto Harianto, Ir, Konsep dan Perancangan Database, Andy Offset, Yogyakarta, 154 hal Kusrini, Startegi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. Simarmata, Janner Perancangan Basis data. Jogyakarta: Andi Yogyakarta. 82