Rancangan Sistem Informasi Pegawai AKMI Baturaja

Transkripsi

1 JIK, VOL. 8, No. 1, Juni Rancangan Sistem Informasi Pegawai AKMI Baturaja Muhammad Romzi 1, Rusidi 2 Intisari Informasi merupakan sumber daya yang penting bagi dunia usaha dan industri, apalagi bagi dunia pendidikan. Meningkatnya tuntutan akan kebutuhan informasi yang berkualitas memerlukan suatu rancangan sistem yang tepat dan sesuai dengan bisnis proses yang ada pada suatu perusahaan. Perancangan sistem informasi yang sesuai dengan bisnis proses yang ada, akan mempermudah penerapannya didalam sistem informasi yang akan dibangun dan juga dapat memaksimalkan kinerja dari manajemen basis data, sehingga dapat mewujudkan informasi yang berkualitas. Bagian kepegawaian AKMI Baturaja memerlukan rancangan sistem informasi untuk mengolah dan meyimpan data karyawan yang ada. Sebelumnya data yang ada tersimpan dalam bentuk yang berbeda dan beragam sehingga cukup menyulitkan dalam mendapatkan data yang diinginkan. Penelitian ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui observasi ke lapangan serta wawancara dengan pihak terkait. Adapun rancangan sistem, menggunakan metode waterfall, yaitu sebuah model pengembangan perangkat lunak sekuensial linier dan sistematik dengan beberapa tahapan, yaitu: (1) tahap analisis, (2) tahap desain, (3) Coding, (4) Testing, dan (5) Maintenance. Penelitian ini menghasilkan rancangan sistem dalam bentuk Data Flow Diagram, ER-Diagram dan rancangan tabel. Penelitian ini diharapakan dapat membantu bagian kepegawaian dalam merancang 1 Manajemen Informatika AMIK AKMI Baturaja, Jl. A. Yani. No. 267 A. Baturaja, OKU, Sumatera Selatan INDONESIA (tlp: ; fax: ujromzi@yahoo.co.id 2 Teknik Informatika AMIK AKMI Baturaja, Jl. A. Yani. No. 267 A. Baturaja, OKU, Sumatera Selatan INDONESIA (tlp: ; fax: rusidi_tipong@yahoo.co.id sistem yang dapat mengolah data pegawai hingga menghasilkan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Kata Kunci: Perancangan, Sistem Informasi, Pegawai Abstract Information is an important resource for business and industry, especially for education. Increased demand for quality information needs requires a design of the right system and in accordance with the business processes that exist in a company. The design of information systems in accordance with the existing business processes, will facilitate its application in information systems to be built and also can maximize the performance of database management, so as to realize quality information. The employment department of AKMI Baturaja requires the design of information systems to process and save existing employee data. Previously existing data stored in different forms and diverse so quite difficult in obtaining the desired data. This research is done by collecting data through field observation and interview with related parties. The system design, using waterfall method, is a model of linear and systematic sequential software development with several steps, namely: (1) analysis phase, (2) design stage, (3) Coding, (4) Testing, and (5) Maintenance. This research produces system design in the form of Data Flow Diagram, ER-Diagram and table design. This research is expected to assist the personnel in designing systems that can process employee data to produce information systems that suit the needs. Keywords: Design, Information System, Employee 1. PENDAHULUAN Informasi merupakan sumber daya yang penting bagi dunia usaha dan industri, apalagi Rancangan Sistem Informasi... ISSN

2 50 JIK, VOL. 8, No. 1, Juni 2017 bagi dunia pendidikan. Meningkatnya tuntutan akan kebutuhan informasi yang berkualitas memerlukan suatu rancangan sistem yang tepat dan sesuai dengan bisnis proses yang ada pada suatu perusahaan. Perancangan sistem informasi yang sesuai dengan bisnis proses yang ada, akan mempermudah penerapannya didalam sistem informasi yang akan dibangun dan juga dapat memaksimalkan kinerja dari manajemen basis data, sehingga dapat mewujudkan informasi yang berkualitas. Kualitas dari suatu informasi setidaknya mengandung unsur: (1) akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya, (2) tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, (3) Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Sistem informasi menurut Robert dalam Jogiyanto adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu [1]. Bagian kepegawaian AKMI Baturaja memerlukan rancangan sistem untuk mengolah dan meyimpan data karyawan yang ada. Sebelumnya data yang ada tersimpan dalam bentuk yang berbeda dan beragam sehingga cukup menyulitkan dalam mendapatkan data yang diinginkan. Bagian kepegawaian berada dibawah kordinasi pembantu direktur dua, yang memiliki tugas: (1) merekrut karyawan, (2) menempatkan karyawan, (3) mutasi karyawan, (4) pemberhentian karyawan. Tugas sub bagian kepegawaian antara lain: (1) menyiapkan bahan pengangkatan dan kepangkatan pegawai (proses pengangkatan dan kepangkatan, analisis penempatan pegawai, rencana pengisian lowongan jabatan struktural atau fungsional dan, perpindahan pegawai), (2) melakukan evaluasi pegawai serta menyiapkan rancangan formasi pegawai di perguruan tinggi [2]. Sebuah perguruan tinggi harus memiliki sistem pengelolaan mutu SDM yang memadai untuk pembinaan dan peningkatan mutu tenaga kependidikan, baik bagi dosen, pustakawan, laboran, teknisi, staf administrasi, dan tenaga kependidikan lainnya. Program studi sarjana yang baik harus memiliki tenaga kependidikan dengan jumlah, kualifikasi dan mutu kinerja yang sesuai dengan kebutuhan penyelenggaraan program-program yang ada di program studi sarjana yang bersangkutan [3]. Karyawan atau pegawai, merupakan sumber daya manusia (SDM) yang ada di perguruan tinggi yang terdiri atas pendidik dan tenaga kependidikan. Adapun tugas masing-masing, yaitu: (1) tenaga kependidikan bertugas melaksanakan administrasi, pengelolaan, pengembangan, pengawasan, dan pelayanan teknis untuk menunjang proses pendidikan pada satuan pendidikan. (2) pendidik merupakan tenaga profesional yang bertugas merencanakan dan melaksanakan proses pembelajaran, menilai hasil pembelajaran, melakukan pembimbingan dan pelatihan, serta melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, terutama bagi pendidik pada perguruan tinggi. Pendidik dan tenaga kependidikan berhak memperoleh: (1) penghasilan dan jaminan kesejahteraan sosial yang pantas dan memadai, (2) penghargaan ISSN Rancangan Sistem Informasi...

3 JIK, VOL. 8, No. 1, Juni sesuai dengan tugas dan prestasi kerja, (3) pembinaan karier sesuai dengan tuntutan pengembangan kualitas, (4) perlindungan hukum dalam melaksanakan tugas dan hak atas hasil kekayaan intelektual, (5) kesempatan untuk menggunakan sarana, prasarana, dan fasilitas pendidikan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas [4]. Perencanaan basis data merupakan aktivitas manajemen untuk merealisasikan tahapan database Application Lifecycle secara efektif dan efesien. Perencanaan basis data mencakup cara pengumpulan data, format data, dokumentasi yang diperlukan, cara membuat desain, dan cara implementasi. Perancanaan basis data terintegrasi dengan keseluruhan strategi sistem informasi organisasi. Secara garis besar, tahapan perancangan basis data terdiri atas: (1) perencanaan basis data, yang mencakup cara pengumpulan data, format data, dokumentasi yang diperlukan, cara membuat desain, dan implementasi, (2) defenisi sistem, bertujuan untuk mendeskripsikan batasan dan ruang lingkup aplikasi basis data serta sudut pandang user yang utama (3) pengumpulan dan analisis, merupakan proses mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang organisasi yang akan didukung oleh aplikasi basis data dan menggunakan informasi tersebut untuk mengidentifikasikan kebutuhan user terhadap sistem yang baru (4) desain basis data, adalah proses membuat desain yang akan mendukung operasional dan tujuan perusahaan. Terdapat tiga fase dalam perancangan basis data, yaitu: (a) perancangan basis data secara konsep, merupakan proses pembentukan model yang berasal dari informasi yang digunakan dalam perusahaan yang bersifat independen dari keseluruhan aspek fisik, (b) perancangan basis data secara logika, merupakan proses pembentukan model yang berasal dari informasi yang digunakan dalam perusahaan yang berdasarkan model data tertentu, (c) perancangan basis data secara fisik, merupakan proses yang menghasilkan deskripsi implementasi basis data pada penyimpanan skunder. (5) seleksi DBMS, adalah kegiatan memilih DBMS yang akan digunakan dalam pembuatan basis data (6) perancangan aplikasi, merupakan perancangan user interface dan program aplikasi yang menggunakan dan melakukan proses terhadap basis data. (7) pembuatan prototipe, yaitu membuat model kerja suatu aplikasi basis data, (8) implementasi, merupakan realisasi fisik dari basis data dan desain aplikasi, (9) konversi data, yaitu pemindahan data yang ada ke dalam basis data yang baru dan mengkonversikan aplikasi yang ada agar dapat menggunakan basis data yang baru, (10) pengujian, yaitu proses eksekusi program aplikasi dengan tujuan untuk menemukan kesalahan dengan skenario pengujian yang direncanakan dengan data yang sesungguhnya, (11) perawatan, yaitu proses pengawasan dan pemeliharaan sistem setelah instalasi [5]. Berikut gambar tahapan basis data. Rancangan Sistem Informasi... ISSN

4 52 JIK, VOL. 8, No. 1, Juni 2017 Gambar 1. Tahapan Basis Data Basisdata adalah kumpulan data (elementer) yang secara logik berkaitan dalam merepresentasikan fenomena /fakta secara tersruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu. Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di organisasi. Basisdata merupakan komponen utama sistem informasi karena semua informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari data di basis data. Manajemen basis data atau DBMS (Database Management System) adalah perangkat lunak untuk mendefenisikan, menciptakan, mengelola dan mengendalikan pengaksesan basis data. Tujuan dari manajemen basis data adalah menyediakan lingkungan yang nyaman dan efesien untuk penyimpanan dan pengambilan data dari basis data. Tujuan lainnya adalah: (1) Menghindari redundansi dan inkonsistensi data, (2) menghindari kesulitan pengaksesan data, (3) Menghindari isolasi data, (4) Menghindari terjadinya anomali pengaksesan konkuren, (5) menghindari masalah keamanan, (6) menghindari masalah integritas [6]. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan rancangan sistem untuk diterapkan dalam pembuatan sistem informasi pegawai AKMI Baturaja, yang diharapkan dapat terwujudnya sistem informasi yang mampu menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai. 2. METODE PENELITIAN Penelitian ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui observasi ke lapangan serta wawancara dengan pihak terkait. Adapun rancangan sistem, menggunakan metode waterfall, yaitu sebuah model pengembangan perangkat lunak sekuensial linier dan sistematik dengan beberapa tahapan, yaitu: (1) tahap analisis, tahap ini adalah tahap menganalisis dan mengumpulkan kebutuhan sistem yang sesuai dengan kebutuhan atau sesuai dengan bisnis proses yang ada, (2) tahap desain, adalah tahap menterjemahkan kebutuhan sistem yang diperoleh dari tahap sebelumnya (tahap analisis). Pada tahap ini dibuat rancangan struktur data, arsitektur sistem, desain interface serta algoritma, (3) Coding, adalah tahap menterjemahkan desain menjadi kode-kode program yang dapat dimengerti oleh komputer dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu, (4) Testing adalah tahap pengujian terhadap kode program, untuk memastikan seluruh pernyataan ditulis dengan benar, serta menemukan kesalahan penulisan atau kesalahan logika program, (5) Maintenance adalah proses pemeliharaan terhadap program, seiring dengan dengan kebutuhan pengguna atau kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak, terkadang program yang dihasilkan harus mengalami beberapa penyesuaian atau perubahan. Secara skematik waterfall model dapat digambarkan seperti gambar 2. Gambar 2. Waterfall Model 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan yang dilakukan, diperoleh kebutuhan terhadap sistem pegawai seperti pada tabel 1. ISSN Rancangan Sistem Informasi...

5 JIK, VOL. 8, No. 1, Juni TABEL 1. KEBUTUHAN SISTEM BERDASARKAN UNIT KERJA No. Unit Kerja Kebutuhan Sistem 1. Kepegawaian a.pendataan Berkas Lamaran Pendataan berkas pelamar yang masuk Pencatatan hasil wawancara Arsip hardcopy dan softcopy berkas lamaran (KTP, Surat Lamaran, CV, Ijazah) b. Pendataan Karyawan Kontrak Pembuatan kesepatan kerja Pembuatan SK Kontrak Pembuatan SK penempatan Arsip hardcopy dan softcopy SK c.pendataan Karyawan Tetap Pembuatan SK Karyawan Tetap Informasi masa kerja Informasi SK habis masa berlaku d. Pembuatan Surat Menerbitkan Surat Tugas Menerbitkan Surat Pengantar e.kehadiran Karyawan Informasi kehadiran Informasi cuti Informasi sakit Informasi tugas luar 2. Pendidik Tersedia arsip hardcopy dan (Dosen) softcopy seluruh dokumen, mencakup data pribadi dan data tridharma. 3. Tenaga Kependidikan (Staf) Tersedia arsip hardcopy dan softcopy seluruh dokumen, mencakup data pribadi dan data keluarga. 4. PDE Kelengkapan berkas pengajuan Dosen arsip SK pengangkatan dosen arsip perjanjian kerja Arsip surat keterangan sehat jasmani dan rohani Arsip surat keterangan bebas narkoba Arsip surat ijin dari instansi induk Arsip Pas photo 5. Ka. Prodi a. Arsip SK dosen b. Arsip SK inpassing c. Arsip Ijazah dosen d. Arsip ijazah dosen e. Arsip transkrip dosen f. Arsip jenjang jabatan akademik g. Informasi data dosen masing-masing prodi 6. LPPM Inventarisir data penelitian dan pengabdian dosen 7. Keuangan a. Arsip Data PPh Karyawan b. Arsip data asuransi ketenagakerjaan, kesehatan, jaminan hari tua, jaminan pensiun c. Arsip data tanggungan / keluarga 8. Pimpinan a. Informasi pelamar b. Informasi riwayat dosen dan karyawan c. Informasi kegiatan tridharma dosen d. Informasi sertifikasi e. Informasi jabatan structural dan fungsional f. Informasi kehadiran karyawan Berdasarkan tabel kebutuhan, tergambar bahwa setiap entitas memiliki kebutuhan data yang berbeda antara satu dengan lainnya, namun saling berkaitan. Guna mempermudah dalam pengelolaan terhadap data maka diperlukan suatu sistem yang dapat mengatasi kebutuhan pengolahan data, yaitu sistem informasi kepegawaian. Pembuatan sistem informasi Rancangan Sistem Informasi... ISSN

6 54 JIK, VOL. 8, No. 1, Juni 2017 menggunakan beberapa tahapan yang tergambar dalam waterfall model. Perancangan sistem informasi pegawai, melibatkan beberapa entitas yang berkaitan dengan sistem informasi kepegawaian. Entitas yang dimaksud adalah: kepegawaian, pendidik, tenaga kependidikan, bagian PDE, Ka.Prodi, LPPM, bagian Keuangan, dan Pimpinan. Entitas yang terlibat dalam sistem informasi pegawai dapat dilihat pada gambar 3. Gambar 3. Diagram Konteks SI Pegawai AKMI Dari diagram konteks, selanjutnya diterjemahkan kedalam entity relationship digram (ER-D) seperti pada gambar 3, Gambar 4. ER-Digram SI Pegawai Gambar 4, adalah rancangan tabel secara konsep, rancangan ini selanjutnya diterjemahkan kedalam rancangan tabel secara logika, dari rancangan secara logika, kemudian dilanjutkan dengan ISSN Rancangan Sistem Informasi...

7 JIK, VOL. 8, No. 1, Juni rancangan secara fisik yag diimplementasikan kedalam database managemen system yang digunakan. Pada gambar 5, terlihat hasil rancangan tabel secara fisik yang digambarkan dalam bentuk relasi tabel. Gambar 5. Desain Database SI Pegawai Berikut gambar 6, salah satu bentuk desain tampilan dari sistem informasi kepegawaian yang dihasilkan. Gambar 6. Desain Entry Data Pegawai 4. KESIMPULAN Sistem informasi kepegawaian sangat diperlukan guna memenuhi pengolahan data terhadap pegawai, sistem informasi dihasilkan berdasarkan kebutuhan pengguna terhadap sistem, dalam ini kebutuhan bagian kepegawaian terhadap sistem. Salah satu model pengembangan sistem yang dapat digunakan adalah waterfall model, yaitu model pengembangan sistem yang berdarkan beberapa tahapan, yaitu: tahap analisis, tahap desain, tahap pembuatan kode program, tahap percobaan, dan tahap pemeliharaan. Bagian kepegawaian AKMI Baturaja memerlukan sistem informasi guna mengolah data pegawai yang ada. Pembuatan sistem informasi dapat memafaatkan rancangan yang telah dihasilkan, yaitu: Diagram Konteks, ER-Diagram dan Rancangan basis data, serta kebutuhan sistem berdasarkan unit kerja yang Diharapkan penelitian ini dapat mempermudah pihak kepegawaian dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaian dilingkungan AKMI Baturaja. 5. SARAN Guna memaksimalkan kinerja sistem informasi kepegawaian, sebaiknya dipilih database management system (DBMS) yang mendukung fasilitas jaringan dan dapat dipergunakan oleh banyak pengguna secara bersamaan. UCAPAN TERIMAKASIH Terimakasih kami ucapkan kepada staf kepegawaian AKMI yang telah membantu dalam penelitian ini, terkhusus kepada Pudir 2 dan Direktur, yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian di bagian kepegawaian. Rancangan Sistem Informasi... ISSN

8 56 JIK, VOL. 8, No. 1, Juni 2017 Semoga hasil penelitian ini dapat bermanfaat dalam pengolahan data kepegawaian AKMI Baturaja. DAFTAR PUSTAKA [1] Jogiyanto, H.M Analisis Sistem Informasi. Andi, Yogyakarta [2] Damayanti, Retno Wulan dkk Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian sebagai Pendukung Keputusan Daftar Urut Kepangkatan di Universitas Sebelas Maret dengan Metode RAD. Performa Vol. 7, No. 1: 1-9 [3] Nuraeni, Yeni. Perancangan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Bidang Sumber Daya Manusia. Jurnal Sistem Informasi MTI-UI, Vol. 6, No. 1 Page [4] Sistem Pendidikan Nasional. Pasal 39, 40, Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Th [5] Indrajani Database System. Elexmedia [6] Hariyanto Bambang Sistem Manajemen Basis Data. Informatika. Bandung ISSN Rancangan Sistem Informasi...