SISTEM INFORMASI PENJADWALAN KULIAH PADA

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENJADWALAN KULIAH PADA AMIK AKMI BATURAJA Naproni dan Pujianto Program Studi Teknik Informatika dan Manajemen Informatika AMIK AKMI Baturaja Jl. A.Yani No.267 A Baturaja, OKU, Sumatera Selatan, Telp/Fak. (0735) naproni@gmail.com 1 dan pujianto.mail@gmail.com 2 Abstrak Penjadwalan merupakan salah satu proses awal yang dilakukan sebelum proses perkuliahan dilakukan. Terdapat beberapa tools yang dapat digunakan dalam proses penjadwalan baik menggunakan aplikasi maupun dilakukan secara manual. Penjadwalan yang dilakukan secara manual dalam hal ini menggunakan microsoft excel akan berdampak pada penjadwalan yang berulang artinya dapat terjadinya dosen mengajar dalam waktu yang sama pada kelas yang berbeda ataupun sebaliknya. Pada penelitian ini metode yang dilakukan menggunakan waterfall model yaitu penulis melakukan perencanaan dan melakukan analisa kebutuhan fungsional dan non fungsional. Proses perancangan dilakukan setelah kebutuhan fungsional teridentifikasi. Proses terakhir yaitu melakukan implementasi dan testing terhadap sistem yang telah dibuat. Hasil dari penelitian ini adalan sebuah rancangan penjadwalan dan sistem informasi penjadwalan yang dapat digunakan dalam melakukan proses penjadwalan kuliah yang ada pada AMIK AKMI Baturaja. Dosen mengajar dalam kelas yang beda pada waktu yang sama dapat dihindari dengan menggunakan sistem ini. Sistem ini belum menggunakan algoritma untuk melakukan otomatisasi penjadwalan. Kata kunci : Penjadwalan, Sistem informasi dan Waterfall Model Abstract Scheduling is one of the initial process performed prior to the lecture is done. There are several tools that can be used in the process of scheduling either using the application or done manually. Scheduling which is done manually in this case by using Microsoft Excel will have an impact on the scheduling of recurrent, it means that it can occur the teaching faculty in the same time in a different class or vice versa. In this study the method performed using waterfall model: the author doing the planning and analysis of functional and non functional requirements. The designing process is done after the functional requirements identified. The final process is to do the implementation and testing of the system was created. The results of this study are draft scheduling and scheduling information system that can be used in the process of scheduling a lecture existing on AMIK AKMI Baturaja. The lecturers who teaching in different classes at the same time can be avoided by using this system. This system has not been used to automate the scheduling algorithm. Keywords: Scheduling, Information System and Waterfall Model Keywords : Scheduling, information system and Waterfall Model. 131

2 1. PENDAHULUAN Penjadwalan merupakan aktifitas secara periodik yang dilakukan oleh lembaga atau instansi baik yang bergerak dalam bidang jasa maupun produksi guna mempermudah menjalankan aktifitas yang terprogram. Penjadwalan dilakukan selain untuk mempermudah dan menjamin keteraturan dalam melaksanakan tugas juga mempemudah bagian yang melakukan pengaontrolan terhadap tugas yang telah diberikan. Proses pembuatan penjadwalan biasanya dilakukan secara periodik, baik harian, mingguan, bulanan, ataupun persemester tergantung dari kebutuhan masing-masing instansi. Perguruan tinggi biasanya melakukan penjadwalan secara periodik 2 tahun sekali atau setiap semester dalam melakukan pembuatan jadwal kuliah. Sedangkan pada AMIK AKMI Baturaja proses penjadwalan kuliah dilakukan menggunakan perangkat lunak microsoft excel. Kendala yang dihadapi dalam melakukan pembuatan jadwal kuliah dengan menggunakan perangkat lunak microsoft excel ini diantaranya terjadinya jadwal mengajar ganda pada dosen, terjadinya pemakaian ruang yang sama pada waktu yang sama dengan dosen lain serta berulangnya jadwal matakuliah yang diambil oleh mahasiswa. Hal ini menyebapkan ketidak teraturan pada saat proses belajar mengajar dimulai. Sistem merupakan sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan [1] Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu [2]. Sedangkan informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang [3]. Sistem Informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi [1]. Sistem informasi penjadwalan mengajar dan pengelolaan nilai raport secara multiuser menggunakan microsoft SQL Server Laporan-laporan yang dihasilkan diantaranya laporan data guru, laporan data kelas, laporan data mata pelajaran, laporan data ekstrakurikuler, laporan data siswa, laporan data ampu, laporan data jadwal mengajar. Penggunaan mpdf untuk melakukan konversi cetak data ke pdf [4]. Penjadwalan 132

3 didefinisikan sebagai proses mengalokasikan sumber daya yang ada untuk menjalankan sekumpulan tugas-tugas dalam jangka waktu tertentu [5] Sistem informasi yang dikembangkan dapat mempercepat penentuan kebutuhan subyek training persiapan praktikum, sisetem juga dapat membantu asisten supervisor dalam mengalokasikan jadwal dan peserta training dan sistem yang dikembangkan dapat membantu dalam pembuatan portofolio training[6]. Dengan diterapkannya sistem pengolahan data secara komputerisasi maka akan didapatkan suatu sistem yang dapat mempermudah pengolahan data seperti pemasukan, penambahan dan pengecekan data. sistem yang dihasilkan dapat menghasilkan laporan secara cepat, akurat dan efisien serta dapat meningkatkan kinerja karyawan [7] 2. METODE PENELITIAN 2.1 Analisis Permasalahan Analisis permasalahan yang digunakan dalam penelitian ini mengunakan kerangka kerja PIECES (Performance Information Economic Control Efficinecy Service). Pada parameter performance digunakan untuk mengoreksi atau memperbaiki kebutuhan informasi performa institusi. Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki informasi dan data masuk pada parameter information. Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki sistem penggunaan sumberdaya uang atau untuk meningkatkan keuntungan masuk dalam kategori economy. Control digunakan untuk mengevaluasi kendali sistem yang sedang berjalan. Kebutuhan efficiency digunakan untuk melakukan efisiensi proses yang sedang berjalan. Kebutuhan service digunakan untuk melakukan evaluasi terhadap layanan yang diberikan kepada civitas akademika Perancangan diagram konteks Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem secara global, hal ini digunakan untuk menentukan berapa banyak entitas eksternal yang berkaitan dengan sistem informasi penjadwalan. Pada perancangan diagram konteks sistem informasi penjadwalan ini memiliki 3 entitas eksternal yaitu administrator, pengampu dan kaprodi. Diagram konteks sistem terlihat pada Gambar

4 Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Informasi Penjadwalan 2.4. Perancangan data flow diagram Pada perancangan ini merupakan detil dari perancangan diagram konteks. Pada perancangan sistem informasi penjadwalan ini menggambarkan entitas, proses dan media simpanan data. Ada beberapa entitas pada perancangan ini diantaranya entitas administrator, entitas pengampu dan entitas kaprodi. Terdapat proses input data, simpan data dan cetak data. Terdapat media simpanan data diantaranya data dosen, data matakuliah, data ruang, data hari dan data pengampu. Adapun perancangan data flow diagram terlihat seperti Gambar 3. Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Informasi Penjadwalan 134

5 2.5. Pemodelan data Pemodelan data digunakan untuk menentukan dan menganalisis persyaratan data yang diperlukan untuk mendukung proses bisnis. Pada pemodelan data ini menggunakan skema konseptual yaitu menggambarkan semantik sebuah domain menjadi ruang lingkup model. Pada pemodelan ini terdapat beberapa entitas meliputi entitas matakuliah, entitas dosen, entitas pengampu, entitas ruang, entitas hari, entitas jam dan entitas penjadwalan pemodelan data ini dibuat menggunakan microsoft access. Untuk lebih jelasnya pemodelan data pada penelitian ini terlihat seperti Gambar 4. Gambar 4. Pemodelan data sistem penjadwalan 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil dari penelitian ini adalah sebuah rancangan dan sistem informasi penjadwalan. Sistem ini dapat membantu bagian program studi dalam melakukan proses penjadwalan perkuliahan. Pada sistem ini terdapat form validasi pengguna, form menu utama, form data dosen, form data matakuliah, form data pengampu, form data ruang, form jam perkuliahan, form data hari dan form jadwal kuliah. 3.1 Validasi Pengguna Form validasi pengguna digunakan untuk membatasi pengguna dalam melakukan akses ke sistem. Pengguna sistem ini adalah bagian brogram studi yang membidangi bagian penjadwalan. Adapun form validasi pengguna terlihat seperti Gambar

6 Gambar 5. Form Validasi Pengguna 3.2 Menu utama Pada menu utama ini terdapat beberapa fasilitas yang dapat digunakan oleh pengguna sistem. Administrator atau bagian program studi dapat melakukan data matakuliah, data ruangan, data jam, data dosen, data hari, data pengampu, data jadwal kuliah dan cetak jadwal kuliah. Adapun tampilan menu utama terlihat seperti Gamba? Gambar 6. Menu Utama 3.3 Form Data Mata Kuliah Form data mata kuliah ini digunakan untuk melakukan rekam data matakuliah. Pada form ini data yang direkam meliputi data kode mata kuliah, nama matakuliah, sks, semester dan kategori. Adapun tampilan data matakuliah terlihat seperti Gambar

7 Gambar 7. Form Data Mahasiswa 3.4 Laporan Perkuliahan Menu laporan perkuliahan ini digunakan untuk mencetak data perkuliahan yang telah dilaksanakan. Ada 2 pilihan yang dapat dilakukan oleh pengguna untuk melihat laporan ini yaitu pengguna dapat menampilkan data terlebih dahulu dimonitor atau langsung mencetak dalam printer. Pengguna dapat mencetak laporan berdasarkan kategori yang telah ditentukan yaitu berdasarkan kelas, berdasarkan tanggal perkuliahan maupun berdasarkan matakuliah. Adapun tampilan laporan perkuliahan terlihat seperti Gambar

8 Gambar 9. Laporan Perkuliahan 4. KESIMPULAN Adapun kesimpulan dalam penelitian ini adalah: a. Sistem yang kembangkan dapat membantu bagian program studi dalam melakukan penjadwalan perkuliahan. b. Laporan yang dihasilkan dapat ditampilkan di monitor maupun langsung dicetak dikertas. c. Jadwal yang ganda pada masing-masing dosen tidak akan terjadi lagi karena pengaturan pengampu dan penjadwalan sudah diberikan aturan hanya 1 dosen yang hanya mengajar dalam waktu yang sama. 5. SARAN Saran yang dapat diberikan untuk penelitian lanjutan: a. Sistem belum dapat menghasilkan cetak dalam format xls sehingga pengguna hanya bisa membaca laporan hasil dari cetak sistem. b. Sistem yang dikembangkan belum dilengkapi dengan backup basis data, bila terjadi permasalahan pada basis data maka data yang sudah direkam juga akan bermasalah. c. Untuk memperluas dalam akses sistem dapat di kembangkan dalam bentuk sistem yang berbasis web. 138

9 d. Sistem hanya menggunakan 1 akun user, bila pengguna pemegang user tidak masuk kerja maka sistem tidak dapat digunakan. e. Sistem yang dikembangkan masih belum terdapat algoritma otomatisasi proses penjadwalan sehingga pengaturan penjadwalan dilakukan secara manual. DAFTAR PUSTAKA [1] Bin Ladjamudin, Al-Bahra Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta. [2] Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. [3] Supriyanto, Aji Pengantar Teknologi Informasi. Salemba Infotek. Jakarta. [4] Triyanto Wahyu, Widada Bebas dan Firiansyah Sri hariyati, Sistem Informasi Penjadwalan Mengajar dan Pengolahan Nilai Raport Secara Multi user pada SMK Bhinneka Karya Simo Boyolali, Jurnal Tikomsin, ISSN pp [5] Julianus, Industrial Organization and Management, PT Elex Media Komputindo Jakarta, 2000 [6] Meiliana dan Kurniawan Dwi Handri, 2014 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan dan Manajemen Training Pada Software Laboratory Center Universitas Bina Nusantara, Jurnal Sistem informasi Vol. 6, No. 1 ISSN pp [7] Asmara, Rini, 2014 Sistem Informasi Penjadwalan Kuliah (Studi Kasus: Institut Agama Islam Negeri Imam Bonjol Padang), Jurnal Teknoif Vol.2 No.1 ISSN , pp