PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN KULIAH BERBASIS CLIENT-SERVER PADA AKMI BATURAJA

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN KULIAH BERBASIS CLIENT-SERVER PADA AKMI BATURAJA M. Romzi Program Studi Manajemen Informatika, AMIK AKMI Baturaja Jl. A. Yani No. 267 A Baturaja, OKU, Sumatera Selatan ujromzi@yahoo.co.id ABSTRAK Seiring perkembangan jumlah mahasiswa AMIK AKMI Baturaja, maka akan meningkat pula jumlah data yang diolah untuk menghasilkan suatu informasi. Begitu juga dengan data keuangan khususnya data transaksi pembayaran mahasiswa.pada saat sekarang, pencatatan transaksi pembayaran masih diolah secara terpisah pada beberapa unit komputer.pada bagian pendaftaran menyimpan data biaya pendaftaran pada komputer yang terdapat pada bagian pendaftaran, bagian administrasi keuangan mencatat transaksi pembayaran lanjutan.kedua bagian ini mencatat transaksi pembayaran menggunakan aplikasi yang terpisah, sehingga kemungkinan inskonsistensi terhadap data dapat terjadi.untuk itulah dalam penelitian ini mebahas tentang rancangan system informasi pembayaran dengan menggunakan konsep jaringan client-server dengan harapan dapat membantu dalam pengolah data pembayaran serta mengurangi inkonsistensi terhadap data. Keyword : Transakasi Pembayaran, Inkonsistensi Data 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Meningkatnya jumlah mahasiswa AKMI dari tahun ke tahun merupakan salah satu indikator bahwa perguruan tinggi tersebut mengalami perkembangan. Peningkatan tersebut tentunya harus diimbangi dengan peningkatan mutu layanan serta sarana dan prasarana agar tercapai kepuasan dalam proses belajar mengajar. Mahasiswa sebagai stakeholder tentunya menginginkan ruang kuliah yang nyaman, l 1

2 koleksi buku yang lengkap pada perpustakaan, laboratorium komputer yang ergonomis, pengajar yang kompeten dibidangnya serta sarana penunjang lainnya yang dapat meningkatkan mutu dan kualitas pembelajaran. Keinginan mahasiswa tersebut dapat terpenuhi dengan baik apabila perguruan tinggi tersebut memiliki cukup sumber dana. Kecukupan sumberdana diperoleh salah satunya dari biaya kuliah oleh mahasiswa yang dibayarkan pada tiap semester yang mencakup biaya spp, biaya sks, biaya pratikum serta biaya sarana dan prasarana. Pembayaran uang kuliah sebagai salah satu sumber dana, memegang peranan penting dalam keberlangsungan operasional perguruan tinggi, sulit dibayangkan apabila mahasiswa tidak memenuhi pembayaran sesuai dengan waktu yang ditentukan. Tentunya hal ini dapat mengganggu kelancaran operasional perguruan tinggi.mengingat pentingnya pembayaran oleh mahasiswa, maka sudah semestinya pembayaran dikelola dengan baik. Salah satu cara pengelolaan yang baik adalah mencatat setiap transaksi pembayaran dengan cepat dan akurat dengan menggunakan komputer. Bagian keuangan yang dibawahi oleh Bagian Adiministrasi Umum (BAU) AKMI Baturaja, telah menggunakan komputer dalam mencatat setiap transaksi pembayaran yang dilakukan oleh mahasiswa.namun walau telah menggunakan komputer, bagian keuangan masih merasakan beberapa kesulitan, diantaranya kesulitan menentukan berapa jumlah mahasiswa yang telah melunasi biaya semester secara tunai, berapa jumlah mahasiswa yang melunasi dengan cara mencicil. Kesulitan ini dapat dimaklumi dikarenakan bagian keuangan belum menggunakan aplikasi pembayaran yang sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan kerja, aplikasi yang dipakai merupakan aplikasi office yang mencatat data-data dalam bentuk baris dan kolom yang masih berbentuk umum dan perlu penanganan secara manual. Berdasarkan kenyataan tersebut maka perlu dibuat sistem informasi pembayaran yang dapat memenuhi keinginan pengguna, keinginan tersebut antara lain: dapat mengetahui berapa jumlah mahasiswa yang telah melakukan pelunasan, dapat mengetahui berapa jumlah mahasiswa yag telah mencicil, dapat mengetahui berapa jumlah mahasiswa yang belum sama sekali membayar pada semester yang 2

3 berjalan, dapat mengetahui berapa sisa angsuran tiap-tiap mahasiswa pada saat seorang mahasiswa akan melakukan pelunasan Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, rumusan masalahnya adalah: 1. Pencatatan transaksi pembayaran belum menggunakan aplikasi yang sesuai kebutuhan. 2. Kesulitan untuk mengetahui mahasiswa yang telah melakukan pelunasan. 3. Kesulitan mengetahui mahasiswa yang telah mencicil pembayaran. 4. Kesulitan mengetahui secara cepat berapa sisa cicilan bayaran mahasiswa Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini untuk meningkatkan kulitas pencatatan pada bagian keuangan AKMI Baturaja dengan harapan dapat: 1. Mempermudah petugas dalam mencatat transaksi pembayaran. 2. Mengetahui secara pasti sisa angsuran tiap mahasiswa. 3. Meningkatkan layanan kepada mahasiswa dengan memberikan informasi sisa pembayaran yang perlu dilunasi. 4. Meringankan mahasiswa dalam membayar uang kuliah. 5. Mempermudah dalam pembuatan laporan pembayaran. 2. KAJIAN TEORI 2.1. Pembayaran Uang Kuliah Pembayaran uang kuliah di AKMI Baturaja dapat dilakukan secara lunas maupun cicilan, cicilan pembayaran dapat dilakukan pada waktu pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) dan pada saat menjelang Ujian Tengah Semester (UTS), hal ini sesuai dengan kebijakan dari bagian keuangan. Selain kebijakan tersebut ada juga kebijakan tambahan dalam membayar uang kuliah yaitu mahasiswa dapat membayar uang kuliah secara bulanan maupun harian, akan tetapi untuk memudahkan proses pencatatan lebih diarahkan untuk membayar dalam dua kali cicilan atau pembayaran bulan maksimal enam kali cicilan. Proses pembayaran langsung lunas dan dua kali 3

4 cicilan dapat dilakukan melalui bank yang telah ditunjuk oleh pihak kampus dan juga dapat dilakukan melalui loket pembayaran pada bagian Biro Administrasi Umum (BAU). Khusus untuk pembayaran enam kali cicilan hanya dapat dilakukan melalui loket pembayaran BAU. Guna ketertiban dalam proses pembayaran uang kuliah, pihak BAU telah membuat sejumlah prosedur berkaitan dengan pembayaran uang kuliah yang digolongkan kedalam tiga kelompok prosedur, yaitu: 1. Prosedur Pembayaran Untuk Mahasiswa Baru a. Mahasiswa yang akan melakukan pembayaran biaya kuliah mendatangi/menghadap BAU dengan menunjukan kwitansi pendaftaran dan bukti lulus test PMB. b. Mahasiswa mengisi slip Bank yang diberikan oleh BAU c. Mahasiswa membayar biaya kuliah di BAU d. Mahasiswa menunjukan bukti membayaran biaya kuliah kepada panitia PMB. 2. Prosedur Pembayaran Untuk Mahasiswa Transfer a. Mahasiswa ke Bagian keuangan dengan menyerahkan bukti pendaftaran mahasiswa transfer, Surat keterangan dari Program Studi, dan KRS yang sudah di tandatangani Pembimbing Akademik. b. Mahasiswa mengisi slip setoran bank. c. Mahasiswa membayar biaya kuliah di Bank. d. Mahasiswa menyerahkan bukti setoran dari bank. e. BAU mencatat dan menginput data registrasi mahasiswa f. BAU memvalidasi KRS mahasiswa. 3. Prosedur Pembayaran Untuk Mahasiswa Lama a. Mahasiswa yang akan melakukan pembayaran biaya kuliah mendatangi/menghadap BAU untuk mengisi slip pembayaran atau datang langsung ke Bank yang ditunjuk. b. Mahasiswa melakukan pembayaran di Bank yang ditunjuk sebesar 100% (seratus persen atau 50 % (lima puluh persen) c. Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran dari Bank ke BAU d. BAU melakukan pencatatan dan memberikan kwitasi kepada mahasiswa. 4

5 e. Mahasiswa memberikan kwitasi dari BAU kepada BAAK. f. BAAK mencetak KRS mahasiswa 2.2. Sistem Informasi Pengertian sitem menurut Jogianto (1999), adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pengertian informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Berdasarkan defenisi diatas, sistem informasi dapat diartikan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk menghasilkan informasi dengan sasaran tertentu Visual FoxPro Visual FoxPro merupakan perangkat lunak pengolah data yang dilengkapi dengan bahasa pemrograman yang bekerja pada sistem operasi windows.visual FoxPro mendukung pemrograman berorientasi objek disamping kemampuan pemrograman procedural yang tetap diperthankan. Saat ini Visual FoxPro telah mencapai versi 9 yang memiliki kemampuan untuk berinteraksi dengan produk desktop dan client/server serta dapat membangun aplikasi yang berbasis web MySQL MySQL merupakan Database Management System (DBMS) Open Source yang dibuat dan dikembangkan di Swedia oleh David Axmark, Allan Larsson dan Michael Monty Widenius pada tahun 1980-an. MySQL dapat bekerja secara fleksibel pada sejumlah sistem operasi, diantaranya sistem operasi windows LAN (Local Area Network) LAN merupakan jaringan komputer lokal yang terdiri dari beberapa unit komputer yang saling terhubung satu dengan yang lainnya baik melalui kabel maupun wireless.salah satu keuntungan dari jaringan adalah dapat mengakses data 5

6 dari satu komputer melalui komputer lainnya, sehingga dapat meningkatkan efesiensi kerja. 3. DESAIN PENELITIAN 3.1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagaiberikut : a. Studi Literatur Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan referensi berupa buku, jurnal yang berhubungan dengan penelitian. b. Observasi Teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan terhadap sistm yang lama untuk bahan penelitian pengembangan sistem yang baru. c. Wawancara Pengumpulan data dengan mengadakan wawancara langsung kepada karyawan dan staf pada bagian keuangan khususnya pembayaran uang kuliah Analisis Sistem Pencatatan pembayaran yang ada sekarang telah menggunakan komputer dan software Microsoft Excel untuk pengolah data keuangan. Berikut gambaran dari sistem pencatatan pembayaran: a. Bagian keuangan mencatat rincian pembayaran uang kuliah untuk tiap angkatan. Ada perbedaan rincian uang kuliah untuk mahasiswa pada tiap angkatan, pada tiap angkatan ada juga perbedaan rincian uang kuliah antara mahasiswa yang kuliah pada kelas regular (pagi dan malam) dan pada kelas week-end (Sabu, Minggu). b. Bagian keuangan meyerahkan rincian pembayaran ke mahasiswa c. Mahasiswa menyerahkan bukti setoran (jika melalui bank) ke bagian keuangan atau langsung melakukan pembayaran pada loket keuangan. 6

7 d. Bagian keuangan mencatat data pembayaran menggunakan Microsoft Excel, dan menyimpan slip setoran serta menulis nominal bayaran pada kwitansi pembayaran untuk diserahkan ke mahasiswa. e. Kwitansi pembayaran rangkap dua, satu diberikan kepada mahasiswa, salinannya disimpan bagian keuangan. f. Bagian keuangan membuat laporan keuangan yang dilaporkan ke Pembantu Direktur Dua (Pudir 2). Untuk lebih jelasnya berikut disertakan flowchart tata cara pembayaran: MAHASISW A MULA I BA U PANITIA PMB Kwitansi Pendaftaran dan Bukti Lulus Seleks i Mengisi setoran slip membayar dan biaya kulia h Melakuka Pencatata n n Kwitansi dari mahasisw a Membua t registras kwitans i i Melakuka Pencatata n n Kwitans i SELESA I Gambar 1.FlowChart Pembayaran Untuk Mahasiswa Baru 7

8 (Sumber : Dokumen SOP BAU tahun 2012) MAHASISWA AKMI BAU BAAK MULAI Mahasiswa mengisi slip setoran bank Mahasiswa membayar biaya kuliah ke bank Mahasiswa menyerahkan bukti setoran dari bank Melakukan pencatatan Kwitansi dari mahasiswa Memeberikan kwitansi kepada mahasiswa Cetak KRS Dokumen KRS SELESAI Gambar 2.FlowChart Pembayaran Untuk Mahasiswa Lama 8

9 (Sumber : Dokumen SOP BAU tahun 2012) MAHASISWA BAU MULAI Menyerahkan bukti pendaftaran, surat ket. Dari Prodi dan KRS Mengisi slip setoran dan membayar ke bank Slip setoran dari bank Slip setoran dari bank Kwitansi pembayran Melakukan pencatatan dan membuat kwitansi Input data registrasi Validasi KRS KRS yg sudah divalidasi KRS yg sudah divalidasi Pengarsip an SELESAI Gambar 3.FlowChart Pembayaran Untuk Mahasiswa Pindahan (Sumber : Dokumen SOP BAU tahun 2012) 9

10 3.3. RANCANGAN PENELITIAN Penelitian ini dirancang sesuai dengan metode pengembangan sistem waterfall yang salah satu tahapannya adalah perancangan sistem, berikut rancangan sistem yang diajukan pada penelitian ini: Rancangan DFD Konteks Diagram konteks merupakan gambaran dari sistem yang terdapat dalam suatu organisasi yang menunjukan batasan sistem dan entity luar yang berintegrasi dengan sistem, berikut digram konteks dari sistem yang diajukan: Gambar 4. Diagram Konteks Rancangan DFD Level 0 Penjelasan lebih rinci proses-proses yang terjadi antara entity dapat dilihat pada ddfd Level 0 seperti pada gambar berikut: Gambar 5. Data Flow Diagram 10

11 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1. Arsitektur Sistem Informasi Sistem informasi yang akan dikembangkan ini rencananya akan menggunakan tiga unit komputer untuk client dan satu unit komputer server. Satu unit komputer client ditempatkan pada ruangan pendaftaran untuk mencatat data mahasiswa baru yang mendaftar berikut biaya pendaftaran dan besaran potongan pembiayaan kuliah. Dua unit komputer client terletak pada bagian keuangan yang berada pada ruangan BAU yang diperuntukkan untuk mencatat transaksi pembayaran uang kuliah. Selain dua unit komputer client, pada ruangan BAU juga terletak komputer server sebagai pusat data. Masing-asing ruangan terdapat satu printer untuk mencetak bukti transaksi pembayaran uang pendaftaran dan pembayaran uang kuliah. Gamabaran dari arsitektur tersebut dapat dilihat pada gambar 6 berikut: Gambar 6. Arsitektur Jaringan 11

12 4.2. Rancangan Form Jenis Pembayaran Form ini digunakan untuk menyimpan data jenis pembayaran yang terdiri dari Nomor, Rekening, dan Jenis Pembayaran. Gambar 7.Form Jenis Pembayaran 4.3. Rancangan Form Pembayaran Form ini digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran. Data yang dimasukkan pada form ini adalah data mahasiswa beserta besarnya bayaran beserta potongan. Gambar 8. Form Pembayaran 12

13 Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik AMIK AKMI Baturaja Berbasis Web 5. KESIMPULAN Dari hasil penelitian yang dilakukan maka dapat diambil kesimpulan bahawa bagian keuangan memerlukan system informasi untuk menangani transaksi pembayaran.rancangan dari hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi rujukan untuk pengembangan system informasi pembayaran uang kuliah dilingkungan AMIK AKMI Baturaja. DAFTAR REFERENSI Hentzen Whil, (2007), MySQL Client-Server Application With Visual FoxPro, Hentzen Werke Publishing, United States of America Jogiyanto HM., (2003), Sistem Teknologi Informasi, Andi Offset Yogyakarta. Martina Inge, (2003), 36 Jam Belajar Komputer Visual Foxpro 6.0, Elexmedia Jakarta Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta Raymod McLeod, (1995), Sistem Informasi Manajemen, Prenhallindo Jakarta Tommy, (2008), Tip dan Trik Profesional MySQL 5, Elexmedia Jakarta 13