Dwi Fatrianto

Transkripsi

1 PEMODELAN SISTEM DINAMIK UNTUK MELIHAT PENGARUH PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGELOLAAN SURAT DI PERUM PERHUTANI Nama Mahasiswa : Dwi Fatrianto Suyatno NRP : Pembimbing : Erma Suryani, ST, MT, Ph.D Dwi Fatrianto

2 Latar Belakang Surat menyurat merupakan kegiatan yang tak terpisahkan dalam sebuah kehidupan organisasi. Penelitian yang dilakukan oleh Zantout (1999) menyatakan bahwa dokumen merupakan salah satu memori dari sebuah organisasi. Perum Perhutani sebagai salah satu BUMN yang ada di Indonesia menyadari pentingnya adanya pengelolaan surat dalam organisasinya. Dwi Fatrianto

3 Peraturan dan Undang Undang UU no 8 tahun 1997, tentang Dokumen Perusahaan UU no 43 Tahun 2009, tentang Kearsipan Secara umum berisi tentang bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, diperlukan suatu pengelolaan kearsipan yang disesuaikan dengan teknologi informasi yang berkembang saat ini. Dwi Fatrianto

4 Perumusan Masalah 1. Bagaimana merancang model simulasi yang dapat menggambarkan kondisi pengelolaan surat di Perum Perhutani yang ada saat ini? 2. Bagaimana merakit skenario kebijakan yang dapat mendukung pengelolaan surat agar berjalan dengan efisien untuk meningkatkan fungsi dari Sistem Informasi Pengelolaan Surat yang sudah dh diterapkan di Perum Perhutani? Dwi Fatrianto

5 Ruang Lingkup 1. Datadiperolehdari dari karyawan Perum Perhutani yang terlibat dalam proses pengeloaan surat. 2. Dalam pemodelan sistem dinamik ini digunakan untuk melihat pemanfaatan Sistem Informasi Pengelolaan Surat yang sudah diterapkan di Perum Perhutani, untuk kemudian dianalisa proses yang sudah berjalan pada saat ini untuk diketahui variabel apa saja yang berpengaruh dalam proses tersebut Dwi Fatrianto

6 Tujuan 1. Merancang model sistem dinamik yang menggambarkan proses pengelolaan surat menggunakan sistem informasi sesuai prosedur dari proses pengelolaan surat yang ada saat ini. 2. Menunjukkan bagaimana model sistem dinamik dapat menganalisa proses penerapan sistem informasi untuk mengetahui variabel variabel apa saja yang mempengaruhi proses penerapan sistem it informasi i dl dalam suatu organisasi. 3. Merakit skenario kebijakan yang berkaitan dengan proses peningkatan pemanfaatan sistem it informasi i manajemen pengelolaan surat dalam rangka meningkatkan efisiensi waktu dan jumlah surat yang terkelola sesuai prosedur. Dwi Fatrianto

7 Manfaat 1. Metode sistem dinamik dapat dijadikan salah satu cara bagi para peneliti dibidang sistem informasi untuk mengevalusi kinerja sistem yang sudah ada dan mengidentifikasikan variabel variabel apa saja yang dapat digunakan untuk mengoptimalisasi sistem informasi tersebut. 2. Dapat memberikan masukan kepada Perum Perhutani untuk dapat mengoptimalkan proses pemanfaatan sistem informasi pengelolaan surat Dwi Fatrianto

8 KAJIAN PUSTAKA Dwi Fatrianto

9 Surat Surat merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi atau instansi, karena surat dapat digunakan sebagai alat komunikasi secara tertulis dan juga dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi organisasi atau instansi. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. (Djoko Purwanto, 2002) Dwi Fatrianto

10 Sistem Informasi Manajemen SIM (Sistem Informasi Manajemen) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manager maupun non manajer dl dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah. (Davis, G.B., 1992) Dwi Fatrianto

11 Sistem Dinamik Sistem dinamik merupakan penggambaran dari perilaku sistem yang mana memiliki hubungan interpedensi dan berubah terhadap waktu. Sistem dinamik merupakan gambaran suatu sistem yang memiliki proses umpan balik atau feedback structure yang saling berkaitan dan menuju ke arah keseimbangan. (Sterman, John. 2000) Dwi Fatrianto

12 Sistem Dinamik (cont...) 1. Problem Articulation 5. Policy Formulation and Evalution 2. Dynamic Hypotesis 4. Testing 3. Formulation Siklus Pemodelan Sistem Dinamik (Sterman, John. 2000) Dwi Fatrianto

13 Distribusi Probabilitas Distribusi probabilitas adalah model matematik yang menghubungkan nilai variabel dengan probabilitas terjadinya nilai itu dalam populasi. (Arifin, 2009) Ada 2 Macam Jenis Distribusi Probabilitas 1. Distribusi Probabilitas Diskrit 2. Distribusi Probabilitas Kontinyu Dwi Fatrianto

14 Overall Equipment Effectiveness Overall Equipment Effectiveness (OEE) adalah Sebuah konsep metrikuntuk mengevaluasi kinerja sebuah peralatan, yang diinterpretasikan sebagai perkalian kli kt ketersediaan, kinerja dan kualitas. (Nakajima,1988) Dwi Fatrianto

15 Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) Merupakan framework atau kerangka kerja Teknologi Informasi (TI) yang dikembangkan oleh IT Governance Intitute (ITGI) padatahun 2007 untuk versi 4.1. (ITGI, COBIT 4.1, 2007) Pada dasarnya COBIT dikembangkan untuk membantu memenuhi berbagai kebutuhan manajemen dengan menjembatani kesenjangan informasi antara risiko bisnis, kontrol, dan masalah teknis (Tanuwijaya, 2010) Dwi Fatrianto

16 Framework COBIT Dwi Fatrianto

17 Diagram Alir Metode Penelitian Dwi Fatrianto

18 Persamaaan Validasi Model dianggap valid jika E2 30% Dwi Fatrianto

19 Percobaan dengan Skenario SpesifikasiSkenariomeliputi Skenario (Sterman, 2000): 1. Kondisi apa yang mungkin timbul dari lingkungan sistem. 2. Kebijakan yang mempengaruhi sistem antara lain, aturan atau keputusan baru, strategi, dan struktur sistem yang ada dunia nyata, bagaimana merepresentasikan dalam model. 3. Analisis sensitivitas: Bagaimana pengaruh rekomendasi sistem perbaikan terhadap kebijakan di bawah. Dwi Fatrianto

20 Jenis Skenario Teori Barlas 1989, menyebutkan dua macam jenis skenario, yaitu 1. Skenario struktur Dilakukan k dengan jalan mengubah struktur dari model. Skenario jenis ini memerlukan pengetahuan yang cukup mengenai sistem agar struktur baru yang diusulkan dapat memperbaiki kinerja sistem. 2. Skenario parameter Dilakukan lkk dengan jalan mengubah bhnilai parameter dari model. Selanjutnya akan dilihat dampaknya terhadap output model. Dwi Fatrianto

21 Penyelarasan Tujuan Bisnis dan Tujuan TI dl dalam COBIT Tahapan tahapan yang dilakukan untuk penyelarasan Tj Tujuan Bisnis i dan TI dari menentukan hubungan antara Tujuan Bisnis yang dipilih dengan Tujuan TI yang terkait berdasarkan tingkat resiko sesuai dengan tujuan organisasi (Haryanto, 2010) Dwi Fatrianto