SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI

Transkripsi

1 TUGAS AKHIR SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI ANISAH MUTIARA ZAHRA HANIFAH PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI DEPARTEMEN TEKNIK FAKULTAS VOKASI UNIVERSITAS AIRLANGGA 2016

2 HALAMAN JUDUL TUGAS AKHIR SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI ANISAH MUTIARA ZAHRA HANIFAH PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI DEPARTEMEN TEKNIK FAKULTAS VOKASI UNIVERSITAS AIRLANGGA 2016 i

3 HALAMAN PERNYATAAN SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI TUGAS AKHIR Sebagai Salah Satu Syarat untuk Dinyatakan Lulus Program Studi D3 Sistem Informasi Pada Fakultas Vokasi Universitas Airlangga oleh : ANISAH MUTIARA ZAHRA HANIFAH NIM Disetujui Oleh : Pembimbing I Pembimbing II Eva Hariyanti, S.Si, M.T NIP Taufik, S.T, M.Kom NIP ii

4 LEMBAR PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR Judul : SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI Penulis : Anisah Mutiara Zahra Hanifah NIM : Pembimbing I Pembimbing II : Eva Hariyanti, S.Si, M.T : Taufik, S.T, M.Kom Tanggal Ujian : 3 Agustus 2016 Disetujui Oleh : Pembimbing I Pembimbing II Eva Hariyanti, S.Si, M.T NIP Taufik, S.T, M.Kom NIP Mengetahui : Ketua Departemen Teknik Koordinator Program Studi D3 Sistem Informasi Ir. Dyah Herawatie, M.Si. NIP iii Endah Purwanti, S.Si, M.Kom NIP

5 PEDOMAN PENGGUNAAN LAPORAN TUGAS AKHIR Naskah Laporan Tugas Akhir ini tidak dipublikasikan, namun tersedia di perpustakaan dalam lingkungan Universitas Airlangga. Diperkenankan untuk dipakai sebagai referensi kepustakaan, tetapi pengutipan seijin penulis dan harus menyebutkan sumbernya sesuai kebiasaan ilmiah. Airlangga. Dokumen Laporan Tugas Akhir ini merupakan hak milik Universitas iv

6 KATA PENGANTAR Segala puji syukur terlimpah ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir dengan judul SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI. Dalam Laporan Tugas Akhir ini, penulis mencoba membuat sistem yang memudahkan transaksi proses bisnis dan membuat tampilan yang mudah untuk digunakan oleh pihak Hotel Ramayana. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada Dosen Pembimbing I dan II, yakni Ibu Eva Hariyanti, S.Si, M.T dan Bapak Taufik, S.T, M.Kom serta semua pihak yang telah membantu penulis agar dapat terlaksana dan terselesaikannya Laporan Tugas Akhir ini. Meskipun masih banyak kekurangan dalam penulisan dan pembuatan Laporan Tugas Akhir ini, besar harapan Penulis agar isi dari Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan untuk pembuatan laporan selanjutnya agar menjadi lebih baik. v

7 UCAPAN TERIMA KASIH Syukur Alhamdulillah penulis curahkan kehadirat Allah SWT karena hanya dengan rahmat dan hidayah-nya, sehingga penulisan Laporan tugas Akhir dengan judul SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA, GENTENG - BANYUWANGI ini dapat diselesaikan dengan baik. Dalam pelaksanaan dan penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis banyak menemukan kendala dan atas bantuan dari berbagai pihak, akhirnya laporan ini bisa diselesaikan. Maka tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Allah SWT, yang Maha mengatur segala sesuatunya, termasuk mengatur hati dan segala kondisi dalam proses penulisan Tugas Akhir ini. Allah SWT yang selalu melimpahkan berkah dan pertolongannya kepada penulis dalam berproses untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. 2. Kedua orang tua, terimakasih Mama-Papa yang telah memberikan dukungan lahir dan batin bagi penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan dan proses pendidikan dengan baik. 3. Eva Hariyanti, S.Si, M.T selaku dosen pembimbing pertama yang dengan sabar telah banyak memberi inspirasi, motivasi, saran dan kritik yang sangat berarti untuk penulis. vi

8 4. Taufik, S.T, M.Kom selaku dosen pembimbing kedua yang turut berperan membimbing penulis dengan sabar dan telah memberikan motivasi, saran dan kritik membangun sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik 5. Dra. Rini Semiati selaku dosen wali yang turut berperan membimbing penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik. 6. Endah Purwanti, S.Si, M.Kom selaku Ketua Program Studi Diploma 3 Sistem Informasi, Fakultas Vokasi Universitas Airlangga Surabaya. Terima kasih atas bantuannya selama masa perkuliahan. 7. Keluarga Ramayana yang telah bersedia memberikan tempat untuk menulis laporan Tugas Akhir dan telah memberikan informasi mengenai proses, prosedur, dan permasalahan yang terjadi pada proses bisnis Hotel Ramayana. 8. Seluruh bapak dan ibu dosen D3 SI. Terima kasih atas semua ilmu yang diberikan dengan ikhlas dan penuh manfaat bagi penulis. 9. Teman-teman Diploma 3 Sistem Informasi angkatan 2013, terutama untuk Dysa Dyah Kurniawati, Arbi Wiranata, Fitria Yasmita Sari dan Herdy Firmasyah, terima kasih atas kekompakan dan kebersamaan kalian yang telah memberikan semangat, saran dan bantuan kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. Kalian luar biasa. vii

9 10. Terimakasih untuk sahabat tercinta, Mahdiyyatul Mudhi ah, Faihah Amaliya, Ari Swaratunggadewi, Anggia Lusiani Santoso, Agustinawati Febiana Sitorus, kalian yang memberikan semangat terkuat untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. 11. Kakak-kakak tingkat Diploma 3 Sistem Informasi yang telah berperan banyak, telah menyediakan waktu luang, dan membagi ilmunya untuk membantu penulis menyelesaikan Tugas Akhir ini. Terimakasih banyak. 12. Seluruh anggota keluarga yang telah membantu dan siap sedia memberikan semangat serta bahu sandaran bagi penulis untuk terus semangat menyelesaikan Tugas Akhir ini. 13. Bapak dan ibu karyawan di Fakultas Sains dan Teknologi yang selalu siap membantu. 14. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan. Semoga semua pemikiran yang tertuang dalam laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khusunya dan pembaca pada umumnya. Surabaya, 7 Agustus 2016 Penyusun, viii

10 Anisah Mutiara Zahra Hanifah ix

11 Anisah Mutiara Zahra Hanifah, 2016, Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Genteng Banyuwangi. Tugas Akhir ini dibawah bimbingan Eva Hariyanti, S.Si,M.T dan Taufik, S.T,M.Kom Program Studi Diploma Tiga Sistem Informasi, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga. ABSTRAK Hotel Ramayana merupakan hotel melati 1 yang berada di Kecamatan Genteng-banyuwangi yang menawarkan usaha jasa penginapan hotel. Permasalahan yang dialami oleh Hotel Ramayana adalah belum efektifnya proses pemesanan, check-in, check-out, dan pembuatan laporan. Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah membuat Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Genteng Banyuwangi yang mencakup lima proses, meliputi proses pemesanan, proses Check-In, proses Check-Out, dan proses Generate Laporan. Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Genteng Banyuwangi dibangun melalui empat tahapan. Tahap pertama adalah mengidentifikasi proses saat ini yang dijelaskan pada diagram docflow kemudian merumuskan permasalahan yang terjadi yang digambarkan dengan diagram fishbone sehingga dapat menganalisa kebutuhan yang berkaitan dengan proses-proses tersebut untuk mendesain sistem dan database. Tahap kedua adalah mendesain database, proses yang dilakukan adalah membuat Conceptual Data Model (CDM) yang terdiri dari 12 entitas, kemudian di-generate ke Physical Data Model (PDM) yang terdiri dari 13 tabel. Sedangkan desain proses digambarkan dengan hierarchy chart dan Data Flow Diagram (DFD) menghasilkan lima proses besar. Tahap ketiga adalah mendesain form input dan output. Tahap terakhir adalah mengimplementasikan desain input dan output sistem yang telah didesain ke dalam program dengan menggunakan bahasa pemrograman berbasis web kemudian melakukan uji coba sistem dimulai dari proses login, proses pengelolaan data master, proses pemesanan, proses Check-In, proses Check-Out, proses pembatalan pemesanan, proses pengelolaan data kamar, dan proses Generate Laporan. Berdasarkan hasil implementasi dan uji coba sistem, Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Genteng Banyuwangi yang dibuat telah sesuai dengan kebutuhan fungsional pada proses bisnis Hotel Ramayana Genteng Banyuwangi yaitu dapat menangani beberapa proses bisnis secara efisien dan dapat menampilkan laporan secara tepat. Kata kunci : Sistem Informasi, Layanan Hotel, pemesanan, check-in, check-out x

12 Anisah Mutiara Zahra Hanifah, 2016, Information System of Ramayana Hotel Services. This final project was guidance by Eva Hariyanti, S.Si,M.T dan Taufik, S.T,M.Kom DiplomaThree of Information System Study Program, Faculty of Vocational, Universitas Airlangga. ABSTRACT Ramayana Hotel is a hotel located in Genteng-Banyuwangi that offer service business hotel. The problems were experienced by Hotel Ramayana was the ineffective process of booking, check-in, check-out, and report. The purpose of this final project is to make the Information System of Ramayana Hotel Services that includes five processes, including ordering process, Check-In process, Check-Out process, and the process of Generate Report. Information System of Ramayana Hotel Services built through four stages. The first stage was identifying the current process that was described in the diagram docflow, then formulate the problems that occur were describe with fishbone diagram so it could analyze their requirements related with those processes to design systems and databases. The second stage was to designing a database, a process that was made to Conceptual Data Model (CDM), which is consists of 12 entities, then generated to Physical Data Model (PDM), which is consists of 13 tables. While the design process was defined by the hierarchy chart and Data Flow Diagrams (DFD) produces five major processes. The third stage was to design form input and output. The last step was the processing of implementing the design input and output systems that have been designed into the program by using a web-based programming language and testing the system which from the login process, the process of master data management, order process, Check-In process, Check-Out process, the process of booking cancellations, room data management processes, and Generate Report process. Based on the results of implementation and system testing, Information System of Hotel Ramayana Service is compatible with the functional requirements of the business process in Hotel Ramayana that could handle multiple business processes efficiently and can display reports properly. Keywords: Information Systems, Hotel Services, booking, check-in, check-out xi

13 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERNYATAAN... ii LEMBAR PENGESAHAN NASKAH... iii PEDOMAN PENGGUNAAN LAPORAN TUGAS AKHIR... iv KATA PENGANTAR... v UCAPAN TERIMA KASIH... vi ABSTRAK... x ABSTRACT... xi DAFTAR ISI... xii DAFTAR GAMBAR... xv DAFTAR TABEL... xx DAFTAR LAMPIRAN... xxii BAB I PENDAHULUAN... 1 I.1 Latar Belakang... 1 I.2 Rumusan Masalah... 3 I.3 Tujuan dan Manfaat... 3 xii

14 I.4 Batasan Masalah... 4 BAB II ANALISIS KEBUTUHAN Metode Pengembangan Sistem Analisis Permasalahan Kebutuhan Fungsional Sistem Baru BAB III DESAIN SISTEM Sistem Kerja Baru Desain Proses Desain Database Struktur Tabel Desain Input dan Output BAB IV IMPLEMENTASI DAN UJI COBA Implementasi Sistem Uji Coba Sistem BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN I DOKUMEN PENDUKUNG... Lampiran1-1 xiii

15 LAMPIRAN II INTERVIEW OUTLINE... Lampiran2-1 LAMPIRAN III PENGUJIAN SISTEM... Lampiran3-1 xiv

16 DAFTAR GAMBAR Judul Gambar Halaman Gambar 2. 1 Struktur Umum Diagram Fishbone... 9 Gambar 2. 2 Contoh Struktur Diagram Jenjang Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Hotel Ramayana Banyuwangi Gambar 2. 4 Document Flow Diagram untuk proses Pemesanan Gambar 2. 5 Document Flow Diagram untuk proses Check-in Gambar 2. 6 Document Flow Diagram untuk proses Check-Out Gambar 2. 7 Document Flow Diagram untuk proses Pembuatan Laporan Gambar 2. 8 Fishbone Diagram untuk permasalahn Hotel Ramayana saat ini Gambar 3. 1 Diagram Jenjang / HIPO Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Gambar 3. 2 Context Diagram Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Gambar 3. 3 DFD level 0 Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Gambar 3. 4 DFD level 1 Proses Pemesanan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Gambar 3. 5 DFD level 1 Proses Check-In Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana xv

17 Gambar 3. 6 DFD level 1 Proses Generate Laporan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Gambar 3. 7 DFD level 1 Proses Pengelolaan data Kamar Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Gambar 3. 8 DFD level 2 Proses Pembayaran Pemesanan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Gambar 3. 9 DFD level 2 Proses Pembayaran Check-In Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Gambar DFD level 2 Proses Tambah Data Check-In Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Gambar Diagram CDM Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Gambar Diagram PDM Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Gambar Form Transaksi Pemesanan Gambar Form Transaksi Pemesanan - Detil Pemesanan Gambar Form Transaksi Pemesanan - Pilih Kamar Gambar Form Transaksi Pemesanan Insert Jumlah Pemesanan Gambar Form Login Gambar Desain Halaman Transaksi Check-In Gambar Desain Halaman Transaksi Check-In xvi

18 Gambar Desain Halaman Transaksi Check-In Gambar Desain Transaksi CheckOut Gambar Desain Tabel data kamar Gambar Desain Form Input Data Kamar Gambar Desain Tabel data fasilitas Gambar Desain Form Input DataFasilitas Gambar Desain Tabel data Pegawai Gambar Desain Form Input Data Pegawai Gambar Desain Tabel data hak akses Gambar Desain Form Input Data hak akses Gambar Desain Output Transaksi Pemesanan Gambar Desain Output Laporan Keuangan Gambar 4. 1 Pseudocode Login Gambar 4. 2 Pseudocode Pengolahan Data Master Gambar 4. 3 Pseudocode Fungsi Pemesanan Gambar 4. 4 Pseudocode Fungsi Detail Pemesanan Gambar 4. 5 Pseudocode Fungsi Check-In Gambar 4. 6 Pseudocode Fungsi Check-Out Gambar 4. 7 Pseudocode Fungsi Pembatalan Pemesanan xvii

19 Gambar 4. 8 Pseudocode Generate Laporan Gambar 4. 9 Bagan Alir Login Gambar Bagan Alir Menu Receptionist Gambar Bagan Alir Menu Administrasi Keuangan Masuk Gambar Bagan Alir Menu Manager Gambar Bagan Alir Master Gambar Bagan Alir Pendaftaran Pemesanan Gambar Bagan Alir Pembatalan Pemesanan Gambar Bagan Alir Check-In Gambar Bagan Alir Check-Out Gambar Bagan Alir Generate Laporan Keuangan Masuk Gambar Fitur Login Gambar Form Input Data Master Gambar Form Update Data Master Gambar Form Input Tipe Kamar Gambar Form Input kamar Gambar Form Pemesanan Kamar Gambar Form Pilih kamar Gambar Form Pilih dan Input Detil Pemesanan xviii

20 Gambar output cetak nota pemesanan Gambar Form Pembatalan Pemesanan Gambar Pencarian Data Pemesanan Gambar Tabel Data Pemesanan untuk Check-In Gambar Form Pembayaran Check-In Gambar Output Pembayaran Check-In Gambar Tabel data Kamar untuk Check-In Gambar Form Input Data Tamu untuk Check-In Gambar Hasil Pencarian Data tamu untuk Check-In Gambar Tabel Data Check-In untuk Proses Check-Out Gambar Proses Check-Out Gambar Proses Generate Laporan Keuangan Masuk Gambar Output Cetak Laporan Keuangan Masuk xix

21 DAFTAR TABEL Judul Tabel Halaman Tabel 2. 1 Tabel Simbol-Simbol Document Flow Diagram... 8 Tabel 2. 2 Tabel komponen Data low Diagram (DFD) Tabel 2. 3 Simbol Simbol CDM Tabel 2. 4 Obyek dalam PDM Tabel 3. 1 Struktur Tabel Fasilitas Tabel 3. 2 Struktur Tabel Detail Fasilitas. 63 Tabel 3. 3 Struktur Tabel kamar Tabel 3. 4 Struktur Tabel Tamu Tabel 3. 5 Struktur Tabel Detil Pemesanan Tabel 3. 6 Struktur Tabel Hak Akses Tabel 3. 7 Struktur Tabel pemesanan.66 Tabel 3. 8 Struktur Tabel Check-In...66 Tabel 3. 9 Struktur Tabel Pegawai Tabel Struktur Tabel Pembayaran Tabel 4.1 Pengujian Proses Login xx

22 Tabel 4. 3 Hasil Pengujian Data Master Tabel 4.4 Hasil Pengujian Proses Pengelolaan Kamar Tabel 4.5 Hasil Pengujian Proses Pemesanan kamar Tabel 4.6 Hasil Pegujian Proses Pembatalan Pemesanan Tabel 4.7 Hasil Pengujian Proses Check-In Tabel 4.8 Hasil Pengujian Proses Check-Out Tabel 4.9 Hasil Pegujian Generate Laporan Keuangan Masuk xxi

23 DAFTAR LAMPIRAN Judul Lampiran Halaman 1. Form Catatan Harian... Lampiran Form Data Pengunjung... Lampiran Form Rekap Catatan Harian... Lampiran Kwitansi Pembayaran... Lampiran Outline Wawancara... Lampiran Pengujian Sistem... Lampiran 3-1 xxii

24 BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Hotel Ramayana merupakan Usaha Keluarga dalam bidang layanan jasa penginapan di Genteng, Banyuwangi. Hotel Ramayana termasuk hotel Melati 1 dan memiliki 30 unit kamar yang beroperasional aktif dari 32 unit kamar dan terbagi dalam beberapa jenis kamar dengan klasifikasi fasilitas serta harga yang berbeda. Pada saat menjalankan operasional bisnis ini, Hotel ramayana masih memiliki beberapa kendala. Setiap transaksi pemesanan, check-in, dan check-out di Hotel Ramayana selalu disertai transaksi pembayaran. Namun, sistem reservasi yang berjalan selama ini hanya memanfaatkan buku besar untuk pencatatan keseluruhan data seperti data tamu, fasilitas kamar, pindah kamar serta pembayaran. Hotel Raayana memiliki bukti transaksi berupa kwitansi dua rangkap, dan bagi pengunjung akan diberikan kwitansi tersebut sebagai bukti bayar. Transaksi bisnis yang terjadi membutuhkan waktu dan proses transaksi yang cukup memakan waktu. Seperti transaksi Check-In dan Check-Out, Receptionist harus mencari data dan informasi bagi tamu ataupun kamar dari Buku Besar. Buku Besar disini merupakan kumpulan dari beberapa rangkap format. Format dalam Buku Besar ada tiga, yaitu Catatan Harian, Rekap Catatan Harian, dan Data Pengunjung. Buku besar tersebut merupakan satu-satunya bukti 1

25 sekaligus laporan bagi pihak Administrasi Keuangan dan Manajer yang rawan akan kesalahan manusia dalam proses input data dan 2

26 3 pembuatan laporan. Selain itu pencarian data pengunjung serta tamu hotel menjadi lebih rumit. Pada masa yang akan datang, pihak Manajemen Hotel ingin mengembangakan sistem layanan pada pelanggan dengan lebih baik. Untuk menangani permasalahan pengolahan data dan memperkecil kemungkinan kesalahan manusia seperti input data serta sulitnya mencari data pengunjung maka diperlukan sebuah Sistem Informasi Layanan Hotel yang terkomputerisasi. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas mutu pelayanan dalam proses transaksi di Hotel Ramayana. Kepuasan Pengunjung merupakan hal yang utama bagi Hotel. I.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan tersebut maka didapatkan rumusan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana membangun Sistem Informasi Layanan di Hotel Ramayana yang meliputi proses pemesanan, check-in, check-out, dan pengeolaan data kamar? 2. Bagaimana mengolah dan menampilkan laporan keuangan masuk pada Hotel Ramayana? I.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dan manfaat dari perancangan dan pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut:

27 4 I.3.1 Tujuan Tujuan dibuatnya Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana adalah untuk: 1. Membuat Sistem Informasi untuk proses pemesanan kamar, proses check-in, check-out, dan pengelolaan data kamar pada Hotel Ramayana agar dapat menjadikan proses transaksi menjadi lebih cepat dan akurat 2. Mengolah data dan informasi tentang data keuangan masuk sesuai dengan keadaan nyata serta untuk memangkas waktu dalam proses pembuatan laporan. I.3.2 Manfaat Apabila tujuan Pembuatan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat tercapai adapun manfaat yang diperoleh, antara lain: a. Dapat mempercepat dan mempermudah proses pemesanan, check-in, dan check-out pada Hotel Ramayana. b. Dapat meminimalisir kesalahan dalam pendataan data tamu, data kamar, dan fasilitas kamar Hotel Ramayana. c. Memberikan laporan data keuangan masuk secara cepat dan akurat. I.4 Batasan Masalah Batasan masalah dari perencanaan dan pembuatan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana terbatas pada: 1. Proses Pemesanan Kamar.

28 5 2. Proses Check-in. 3. Proses Check-out. 4. Proses Pembuatan laporan Keuangan Masuk. 5. Proses Pengelolaan Data Kamar

29 BAB II ANALISIS KEBUTUHAN Analisis Kebutuhan adalah suatu cara atau metode untuk mengetahui perbedaan antara kondisi yang diinginkan/seharusnya ( should be / ought to be ) atau diharapkan dengan kondisi yang ada ( what is ). Kondisi yang diingkan seringkali disebut dengan kondisi ideal, sedangkan kondisi yang ada seringkali disebut dengan kondisi riil atau kondisi nyata. Untuk menentukan analisis kebutuhan dibutuhkan suatu metode untuk menganalisisdan mendesain sistem untuk perancangan dan pembuatan aplikasi. (Whitten dkk, 2004) 2.1 Metode Pengembangan Sistem Dalam bab ini akan membahas lebih dalam tentang proses kerja, prosedur, serta permasalahan yang ada dalam Sistem Layanan Hotel Ramayana, Genteng- Banyuwangi selama ini. Metode analisis yang digunakan pada Sistem Layanan Hotel Ramayana, Genteng-Banyuwangi saat ini adalah dengan menggunakan metode pendekatan proses, process-oriented. Berikut merupakan metode analisis kebutuhan dan desain sistem yang digunakan untuk perancangan dan pembuatan sistem informasi yaitu Metode Analisis, Desain Sistem, Gambaran Umum Perusahaan dan Sistem Kerja Sistem Layanan Hotel Ramayana, Genteng-Banyuwangi. 6

30 Metode Analisis dan Desain Sistem Analisa sistem adalah sebuah tehnik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka. Desain sistem adalah sebuah tehnik pemecah masalah yang saling melengkapi (dengan analisa sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian komponen menjadi sebuah sistem yang lengkap (Whitten dkk, 2004). Pendekatan proses, process oriented dimulai dengan mengidentifikasi suatu masalah. Setelah masalah teridentifikasi, data dan pemrosesan yang berhubungan dengan solusi masalah tersebut juga akan dapat ditentukan. Kekuatan dari pendekatan processoriented adalah bahwa pendekatan ini dapat mengatasi masalah dengan baik. seperti : Berikut merupakan sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data, A. Document Flow Diagram Bagan Alir Dokumen (Flow of Document) atau disebut juga bagan alir formulir (form flow chart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya (Whitten dkk, 2004). Bagan alir dokumen ini berfungsi untuk menggambarkan proses saat ini. Komponen dari bagan tersebut ditunjukkan pada Tabel 2.1

31 8 Tabel 2. 1 Tabel Simbol-Simbol Document Flow Diagram Simbol Simbol Gambar Penjelasan Utama Simbol Titik Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses. Terminal Simbol Dokumen Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer. Simbol Proses Manual Simbol Keputusan/Decision Simbol Penghubung Simbol Penyimpanan Offline Simbol Garis Alir Simbol Penjelasan Menunjukkan pekerjaan manual. Menunjukkan kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban, yaitu ya atau tidak. a. Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama. b. Menunjukkan penghubung ke halaman ini. a. File non-komputer yang diarsipkan urut angka (numerical). b. File non-komputer yang diarsipkan urut huruf (alphabetical). c. File non-komputer yang diarsipkan urut tanggal (chronological). Menunjukkan arus dari proses. a. Menunjukkan penjelasan dari suatu proses. b. Menunjukkan penjelasan dari suatu proses yang berasal dari luar system. B. Fishbone Diagram Metode analisis kebutuhan sistem layanan Hotel Ramayana menggunakan diagram fishbone. Diagram Fishbone adalah diagram yang berfungsi untuk mengidentifikasi permasalahan dan penyebab dari suatu masalah. Karena dari fungsinya tersebut, diagram fishbone sering juga disebut Cause and Effect diagram. Konsep dasar dari dari diagram fishbone adalah nama masalah yang

32 9 mendapat perhatian dicantumkan di sebelah kanan diagram ( atau pada kepala ikan ) dan penyebab masalah yang mungkin digambarkan sebagai tulang tulang dari tulang utama. Secara khusus, tulang tulang ini mendeskripsikan empat kategori dasar : material, mesin, kekuatan mesin, dan metode ( empat M : material, machine. manpower, method ). Nama lain dapat digunakan untuk menyatakan masalah (Whitten dkk, 2004 ). Gambar 2. 1 Struktur Umum Diagram Fishbone Gambar diagram fishbone dimana problem merupakan permasalahan utama dari sistem yang akan dibangun. Tulang rusuk yang besar (Main cause) adalah penyebab utama dari permalasahan utama. Level 1 cause adalah penyebab dari main cause dan seterusnya. Contoh diagram fishbone dapat dilihat pada Gambar 2.1. Untuk menganalisis kebutuhan sistem metode survei yang dilakukan yaitu dengan wawancara dan analisis dokumen. Tujuan wawancara untuk mengetahui

33 10 permasalahan dan kendala pada sistem saat ini yang sedang berjalan, untuk mengetahui proses atau prosedur kerja, dan untuk mendapatkan format-format data dalam proses transaksi tersebut. C. Diagram Jenjang Diagram jenjang disebut juga Hierarchy plus Input Proses Output (HIPO), digunakan untuk mempersiapkan penggambaran Document Flow Diagram ke level-level lebih bawah lagi. Diagram jenjang dapat digambar menggunakan notasi proses yang digunkan di Document Flow Diagram(Jogiyanto, 1990).. Contoh pembuatan Diagram Jenjang dapat dilihat pada Gambar 2.2. D. Data Flow Diagram. Data Flow Diagram atau sering disingkat DFD merupakan suatu diagram yang menggunakan simbol dalam menggambarkan aliran dari data sistem, yang penggunanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan aliran data. DFD sering juga disebut dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. (Jogiyanto, 1990). Komponen dalam Data Flow Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.2.

34 11 Gambar 2. 2 Contoh Struktur Diagram Jenjang Tabel 2. 2 Tabel komponen Data low Diagram (DFD) Simbol Gambar Penjelasan Terminator Terminator merupakan sumber atau tujuan data dilambangkan dengan persegi panjang. Data Flow (arus Data) Process (Proses) Data Store (simpan Data) Data Flow atau Arus Data menunjukkan keluar atau masuk ke suatu proses. Jadi sebagai alur data atau informasi dari suatu bagian kebagian lainnya dalam suatu sistem. Proses merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses, untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Data Store digunakan sebagai sarana untuk pengumpulan data. Data Store juga diberi nama.

35 12 E. Conceptual Data Model (CDM) CDM merupakan analisa struktur data dari sebuah sistem informasi untuk melakukan identifikasi entitas, atribut dan relasi antar entitas. CDM menguraikan hubungan konseptual dari sistem informasi tanpa memperhatikan struktur fisik sebenarnya. (Whitten dkk, 2004) Kardinalitas atau cardinality mendefinisikan jumlah kemunculan baik minimum maupun maksimum satu entitas yang dapat dihubungkan dengan kemunculan tunggal entitas lain. Karena semua hubungan bersifat dua arah, maka kardinalitas harus didefinsikan untuk setiap hubungan ( Whitten dkk, 2004 ). Terdapat macam-macam kardinalitas dalam CDM. Simbol kardinalitas relasi pada CDM yang dikemukakan oleh Kendall ( Kendall dkk, 2006) dapat dilihat pada Tabel 2.3. Relationship, relasi - hubungan asosiasi antar entitas dalam CDM (kadangkadang mereka disebut asosiasi data). Jenis pertama dari relasi entitas adalah relasi satu-ke-satu (ditunjuk sebagai 1 : 1). Tipe lain dari relasi adalah satu-kebanyak (1: M) atau banyak-ke-satu asosiasi menggambarkan kemungkinan bahwa satu entitas dapat ditangani oleh banyak elemen dari entitas lain, dan elemen pada entitas satunya hanya menangani satu elemen entitas. Terakhir, relasi banyak-kebanyak (yang ditunjuk sebagai M: N) menggambarkan kemungkinan bahwa entitas mungkin memiliki banyak asosiasi di kedua arah ( Kendall dkk, 2006).

36 13 Tabel 2. 3 Simbol Simbol CDM. Nama Simbol Notasi Grafis Keterangan To 1 relationship Berelasi pada tepat hanya satu entitas. Tepat satu (satu dan hanya satu ). Minimum 1 entitas, maksimum 1 entitas. To 0 or 1 relationship Berelasi pada nol atau satu relasi saja. Minimum 0 entitas, To many relationsip To 0 or more relationship. To more than one relationship maksimum 1 entitas. Berelasi pada satu atau banyak entitas. Minimum 1 entitas, maksimum lebih dari 1 entitas Berelasi pada 0 atau banyak entitas. Minimum 0 entitas, maksimum lebih dari 1 entitas Berelasi dengan lebih dari 1 entitas. Minimum lebih dari 1 entitas, maksimum lebih dari 1 entitas. F. Physical Data Model (PDM) Physical data model (PDM) menspesifikasikan implementasi secara fisik pada database. Selain itu, harus mempertimbangkan secara detail implementasi fisik dan memperhitungkan target software dan struktur storage-nya. PDM adalah organisasi fisik dalam suatu format grafis yang menghasilkan catatan modifikasi dan rancangan database yang mempertimbangkan perangkat lunak dan penimpanan data struktur. PDM didapatkan dari hasil generate CDM dengan atribut yang diperluas. Obyek dalam PDM ditunjukkan pada tabel 2.4.

37 14 Tabel 2. 4 Obyek dalam PDM No Simbol Keterangan 1. Tabel Menggambarkan sekumpulan data yang diatur dalam bentuk baris dan kolom yang merupakan pemodelan dari tabel basis data. 2. Kolom Merupakan struktur data yang sudah dipilih untuk mengidentiikasikan baris secara unik yang berfungsi untuk mempermudah pengaturan dan perbaikan data. Primary Key Suatu atribut yang sudah dipilih untuk 3. mengidentifikasikan baris secara unik yang berfungsi untuk mempermudah pengaturan dan perbaikan data. Foreign Key Merupakan kunci (key) pada suatu tabel yang 4. terhubung dengan primary key pada tabel yang lain. Reference Merupakan hubungan antara primary key dan foreign 5. key dari tabel yang berbeda. 2.2 Analisis Permasalahan Pada analisis permasalahan ini akan dijelaskan mengenai Profil Organisasi, dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi bisnis, dan sistem kerja yang meliputi bagian yang terlibat, proses dan prosedur kerja sistem saat ini Profil Organisasi Pada bagian ini akan dijelaskan lebih detail mengenai Sejarah, lokasi serta Struktur organisasi dari Hotel Ramayana itu sendiri Sejarah Singkat Hotel Ramayana ini merupakan usaha Hotel tingkat Melati I milik keluarga, yang didirikan oleh Bapak Haji Sholeh pada tahun Pak Haji Sholeh mendirikan Hotel Ramayana untuk membuat peruntungan usaha dan diharapkan dapat menjadi usaha keluarga yang dilanjutkan oleh penerus keturunannya.

38 15 Pak Haji Sholeh membangun dan mengelola Hotel Ramayana ini berdasarkan asas kepercayaan kekeluargaan. Karena Hotel Ramayana ini dikelola oleh keluarga, maka Pak Haji Sholeh membuat segala proses dan prosedur transaksi hotel menjadi mudah dan tidak menyulitkan untuk bagian-bagiannya. Setelah Pak Haji Sholeh meninggal dunia, Usaha perhotelan ini dilanjutkan oleh anak-cucu pak Haji Sholeh. Mulai dari pelayanan Pengunjung hingga pembuatan laporan, sistem yang digunakan tetap menyesuaikan sistem yang pernah dikelola Pak Haji Sholeh sebelumnya. Karena setiap proses transaksi yang berlangsung di Hotel Ramayana ini dikelola lngsung oleh pihak keluarga, maka di dalam Hotel tidak menggunakan sistem yang pakem dan kaku seperti Hotel-hotel pada umumnya Lokasi Instansi Hotel Ramayana berlokasi pada Jl. Gajahmada No.374, Kecamatan Genteng, Banyuwangi Struktur Organisasi Berikut ini adalah Struktur Organisasi Umum dari Hotel Ramayana Banyuwangi : 1. Manager, disini Manager sebagai penanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan Hotel. Manager merupakan pimpinan teratas pada di dalam struktur Organisasi ini.

39 16 2. Receptionist, berperan sebagai petugas penerima Pengunjung yang menangani segala transaksi antara pihak hotel dengan Pengunjung. Receptionist bertanggung jawab atas segala transaksi yang terjadi. 3. Administrasi Keuangan, di dalam administrasi keuangan terbagi menjadi dua bagian yaitu, Administrasi Keuangan Masuk dan Adminstrasi Keuangan Keluar. Bagian Administrasi Keuangan Masuk bertanggung jawab atas laporan pemasukan hotel yang berasal dari proses transaksi dengan Pengunjung. Bagian Administrasi Keuangan Keluar bertanggung jawab atas laporan pengeluaran hotel untuk biaya operasional bisnis, seperti pembayaran pajak, listrik, air, dan sebagainya. 4. Service Room, bertanggung jawab menangani segala pelayanan terhadap Pengunjung. Pelayanan pengantar Pengunjung menuju kamar serta pelayanan pengantar fasilitas hotel kepada kamar Pengunjung. 5. Cleaning Service, bertanggung jawab atas kebersihan hotel. Segala yang berhubungan dengan kebersihan dan keindahan hotel akan menjadi tanggung jawab dari petugas Cleaning Service.

40 17 Bentuk dari Struktur Organisasi umum yang terdapat pada manajemen Hotel Ramayana, Genteng - Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar 2.3 Manager Administrasi Keuangan Receptionist Service Room Cleaning Service Administrasi Keuangan Keluar Administrasi Keuangan Masuk Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Hotel Ramayana Banyuwangi Dokumen yang Digunakan antara lain: Dokumen yang digunakan dalam Sistem Layanan Hotel Ramayana saat ini a. Form Catatan Harian Form ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mendata tanggal datang, jumlah Pengunjung, kamar yang digunakan, jam kedatangan dan kepulangan Pengunjung, total pembayaran Pengunjung, dan keterangan tambahan lainnya. Form ini diurutkan sesuai dengan nomor transaksi yang terjadi pada hari tersebut. Form Catatan Harian dapat dilihat pada Lampiran I. b. Form Data Pengunjung Form data Pengunjung ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mencatat data diri Pengunjung yang bertanggung jawab atas kamar yang disewa, data

41 18 Pengunjung ini disesuaikan dengan data diri Pengunjung yang terdapat pada kartu identitas Pengunjung. Form Data Pengunjung dapat dilihat pada LampiranI. c. Form Rekap Catatan Harian Form ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mencatat rekapan dari Form Pendataan Pengunjung tiap harinya. Form ini diurutkan berdasarkan nomor kamar, jumlah Pengunjung, jumlah hari, jumlah bayar, nama Pengunjung, penerima (receptionist yang menerima) serta keterangan. Form Rekap Catatan Harian dapat dilihat pada Lampiran I. d. Kwitansi Pembayaran Kwitansi Pembayaran ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mencatat bukti bayar. Kwitansi pembayaran ini memiliki dua rangkap. Rangkap pertama akan diberikan pada Pengunjung, dan rangkap dua dijadikan arsip. Kwitansi Pembayaran dapat dilihat pada Lampiran I. e. Memo Pencatatan Pemesanan Memo ini dibuat oleh petugas receptionist untuk mencatat data kamar, data Pengunjung, jumlah pembayaran DP (tanda jadi), tanggal dan jam rencana Check-In, jumlah hari yang dipesan dan ditempel pada meja pemesanan sebagai pengingat petugas receptionist bahwa kamar ada pemesanan dengan kamar sekian di hari sekian selama sekian hari.

42 Sistem Kerja Saat Ini Sistem kerja saat ini menceritakan bagian yang terlibat, proses dan prosedur kerja dan permasalahan sistem saat ini yaitu: Bagian Yang Terlibat Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem informasi layanan Hotel Ramayana Banyuwangi ini adalah: 1. Receptionist Receptionist merupakan petugas Front-Office bertugas sebagai penanggung jawab saat proses pemesanan, pindah kamar, check-in, check- Out, serta pembuatan catatan harian. Di dalam masing-masing proses tersebut, Receptionist berkewajiban mencatat keseluruhan data lengkap sesuai dengan Format yang telah disediakan. 2. Administrasi keuangan masuk Administrasi Keuangan Masuk merupakan bagian yang mencatat, memeriksa, dan merangkum rekap catatan harian dari receptionist yang dimana nantinya akan dijaikan rekap laporan harian dan bulanan. 3. Manager Manager merupakan pihak penanggung jawab yang setiap bulannya mendapatkan dan memeriksa laporan bulanan.

43 Proses Kerja Proses kerja yang ada di Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana saat ini adalah sebagai berikut: 1. Proses Pemesanan Proses pemesanan ini dapat dilakukan dengan dua cara oleh Pengunjung, datang langsung ke Hotel Ramayana atau dengan menelpon pihak Hotel. Petugas yang melayani Pengunjung dalam pemesanan ialah petugas receptionist, baik untuk proses pemesanan via telpon maupun datang langsung. Untuk proses pemesanan yang langsung di tempat, pemesan dapat langsung memilih kamar, memberikan data Pengunjung, jumlah hari dan melakukan pembayaran tanda jadi, minimal 50 %, kemudian petugas receptionist akan membuatkan bukti bayar tanda jadi dan membuatkan memo reminder. Untuk pemesanan via telpon, pemesan akan diberikan pilihan kamar, dan pemesan dapat memilih kamar, memberikan data Pengunjung, jumlah hari, dan melakukan pembayaran via transfer, minimal 50% dari total bayar. Setelah pemesan melakukan pembayaran via transfer, pemesan dapat melakukan konfirmasi pembayaran, yang kemudian pihak hotel akan membuat memo pemesanan sebagai reminder. Untuk pembayaran DP ini maksimal dilaksanakan dua hari sebelum tanggal rencana Check-In. Proses Pembatalan pemesanan dapat dilakukan, akan tetapi tidak ada pengembalian uang DP yang telah dibayarkan sebelumnya.

44 21 2. Proses Check-in Proses Check-In dilakukan oleh Pengunjung dengan menemui petugas receptionist. Bagi Pengunjung yang telah melakukan pemesanan sebelumnya, petugas receptionist akan mengecek data pesanan dan menyesuaikan dengan bukti bayar, kemudian Pengunjung diminta untuk melunasi sisa pembayaran barulah petugas receptionist mencatat dalam catatan harian serta membuat kwitansi pembayaran pelunasan. Untuk Pengunjung yang belum melakukan proses pemesanan, maka Pengunjung langsung memberikan info data Pengunjung, jumlah Pengunjung, jumlah hari dan kamar yang dipilih dan Pengunjung diminta untuk melunasi pembayaran terlebih dahulu, barulah petugas receptionist mencatat dalam Form Catatan Harian serta membuat kwitansi pembayaran. Untuk proses check-in setiap Pengunjung diharapkan memberikan kartu identitasnya kepada receptionist. Kartu identitas ini diberikan untuk memenuhi prosedur standart keamanan hotel. Kartu identitas inilah yang nantinya akan menjadi jaminan dan proses pertukaran denan kunci kamar hotel. 3. Proses Check-Out Proses Check-Out dilakukan dengan Pengunjung yang melaporkan bahwa ingin Check-Out kepada petugas receptionist. Petugas receptionist akan mengecek kembali kapan Pengunjung datang, dan kamar Pengunjung, barulah kemudian Petugas receptionist mencatat dalam Form Catatan Harian. Dalam proses Checkout petugas akan meminta kunci dan mengembalikan Kartu Identitas Pengunjung.

45 22 4. Proses Pembuatan Laporan Laporan harian dibuat oleh petugas receptionist dengan merekap satu per satu data Pengunjung dari Form Catatan Harian, yang kemudian laporan hasil rekapan dijadikan satu dalam Form Rekap Catatan Harian tersebut diserahkan kepada bagian Administrasi, kemudian bagian Administrasi akan melakukan pengecekan dan menyimpan laporan harian tersebut untuk direkap pada akhir bulan Prosedur Kerja Adapun prosedur untuk masing-masing proses dalam sistem kerja, dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Prosedur Pemesanan Proses pemesanan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan telepon dan dengan datang langsung. a. Pengunjung memesan kamar, dan memberikan data diri pemesan, Petugas memberikan pilihan kamar. b. Pengunjung memilih kamar, dan memberikan data tanggal dan jam rencana Check-In jumlah Pengunjung, tanggal check-out dan jumlah hari, petugas akan memberikan informasi pembayaran. c. Bagi pemesan yang melakukan pemesanan via telpon maka pembayaran DP minimal 50% dilakukan via transfer, kemudian memberikan konfirmasi pembayaran kepada petugas receptionist.

46 23 d. Petugas receptionist mencatat pada memo sebagai reminder. Pencatatan dilakukan ketika pemesan telah melakukan pembayaran DP yang maksimal dilakukan dua hari sebelum tanggal Check-In. e. Bagi pemesan yang melakukan pemesanan langsung, setelah memberikan informasi data Pengunjung. f. kemudian melakukan pembayaran DP minimal 50%, barulah petugas receptionist membuat kwitansi pembayaran dan mencatat pada memo sebagai reminder. g. Pembatalan pemesanan dilakukan oleh pengunjung yang telah melakukan pemesanan. Pembatalan dilakukan dengan mencoret data pemesanan. h. Sesuai dengan kebijakan Manajemen Hotek uang yang telah dibayarkan untuk pemesanan, apabila dibatalkan uang tidak dapat dikembalkan. Prosedur Pemesanan digambarkan pada document flow diagram, seperti pada Gambar 2.4.

47 24 Proses Pemesanan Kamar <Pengunjung> <Receptionist> Mulai Memesan Kamar Menyampaikan Data Pemesan dan pemesanan Membuat catatan pemesanan (memo) memo By Phone Pemesanan Transfer pembayaran DP Memberikan konfirmasi bayar Ditempat Membayar DP Kwitansi pembayaran DP minimal 50% dari total jumlah pemesa nan Uang pembayaran DP Memberikan Info Pembayaran Uang pembayaran DP membuat kwitansi dan mencatat pada memo Kwitansi pembayaran Kwitansi pembayaran memo c Memo ini merupakan memo yang sama dengan sebelumnya, data pembayaran ditambahkan di dalam memo yang telah dibuat sebelumnya FINISH c Cek konfirmasi bayar pada bank Mencatat pada memo memo Memo ini merupakan memo yang sama dengan sebelumnya, data pembayaran ditambahkan di dalam memo yang telah dibuat sebelumnya c FINISH Gambar 2. 4 Document Flow Diagram untuk proses Pemesanan

48 25 2. Prosedur Check-In Proses Check-In dapat dilakukan di meja receptionist. a. Pengunjung yang datang untuk melaksanakan Check-In akan dilihat apakah Pengunjung tersebut telah melakukan pemesanan atau belum sebelumnya. b. Bagi Pengunjung yang telah melakukan pemesanan sebelumnya, diharapkan untuk memberikan konfirmasi data pemesanan dan menunjukkan bukti transaksi pembayaran saat pemesanan (baik bukti bayar dari receptionist ataupun bukti transfer bagi yang melakukan pemesanan via telepon). c. Bagi Pengunjung yang telah melakukan pemesanan belum membayar lunas, maka diharapkan untuk membayar pelunasan terlebih dahulu, barulah petugas receptionist membuatkan bukti bayar dan menyelesaikan proses transaksi Check-In dengan mencatat data Pengunjung dan menarik KTP Pengunjung serta memberikan kunci kamar. d. Bagi Pengunjung yang datang langsung, maka Pengunjung akan diminta data diri serta menyelesaikan proses pembayaran (dalam proses Check-In, diharapkan Pengunjung telah membayar lunas jumlah yang ditagihkan), barulah petugas receptionist membuatkan bukti bayar dan menyelesaikan proses transaksi Check-In dengan mencatat data Pengunjung dan memberikan kunci kamar. Prosedur Check-In digambarkan pada document flow diagram, seperti pada Gambar 2.5

49 26 <Proses Check-In> <Pengunjung> <Receptionist> Start 1 tidak Dengan Pemesanan Konfirmasi data pemesan dan KTP Telah membayar Lunas ya KTP KTP KTP KTP Menerima konfirmasi data pemesan dan KTP Kwitansi pembayaran 1 sudah belum Memberikan data tamu dan KTP FINISH Kwitansi pembayaran Kwitansi pembayaran Kwitansi pembayaran KTP Mencatat data tamu pada catatan harian dan KTP Mengecek data Dan menambahkan data pada Catatan Harian Catatan Harian KTP c Menerima pembayaran c Kwitansi pembayaran DP Kwitansi pembayaran DP Catatan Harian Kwitansi pembayaran DP c FINISH Memberikan informasi pelunasan Uang pembayaran lunas Uang pembayaran lunas Kwitansi pembayaran pelunasan Membuat bukti bayar Kwitansi pembayaran pelunasan Kwitansi pembayaran pelunasan c FINISH Gambar 2. 5 Document Flow Diagram untuk proses Check-in

50 27 3. Prosedur Check-Out Proses Check-Out dilakukan pada meja receptionist. a. Pengunjung yang hendak melakukan Check-Out datang ke meja receptionist dan meberikan data diri dan laporan Check-Out kepada petugas receptionist. b. Petugas receptionist akan mencatat dalam catatan harian dan mengembalikan kartu identitas diri kepada Pengunjung. c. Petugas Receptionist mencatat dalam Form Catatan Harian. d. Petugas akan memeriksa kamar yang telah dihuni. e. Apabila terjadi kehilangan atau kerusakan fasilitas hotel, maka aka nada proses ganti rugi dari tamu. f. Petugas Receptionist akan membuat dan memberikan kwitansi dari jumlah bayar yang dibayarkan oleh tamu. g. Kwitansi tersebut disimpan dan diarsipkan oleh petugas Receptionist, dan rangkap lainnya diberikan kepada tamu. Prosedur Pemesanan digambarkan pada document flow diagram, seperti pada Gambar 2.6

51 28 <Proses Check-out> <Pengunjung> <Receptionist> START Menyampaikan info data diri dan hendak check-out Mencatat data check-out pada catatan harian Catatan Harian Memberikan kunci kamar Meminta kunci kamar 1 tidak Terjadi kerusakan / kehilangan c ya Uang pembayaran lunas Membayar ganti rugi Membuat bukti bayar Uang pembayaran lunas Kwitansi pembayaran pelunasan Kwitansi pembayaran pelunasan Kwitansi pembayaran pelunasan c 1 Mencatat pada catatan harian KTP FINISH KTP Catatan harian c Gambar 2. 6 Document Flow Diagram untuk proses Check-Out

52 29 4. Prosedur Pembuatan Laporan Proses pembuatan laporan ini dilakukan oeh petugas Receptionist dan Administrasi pemasukan. a. Petugas receptionist yang sebelumya telah mencatat setiap proses transaksi dengan Pengunjung dalam Form Catatan Harian akan merekap seluruh transaksi yang terjadi pada hari tersebut dala Form Rekap Catatan Harian. b. Form Rekap Catatan Harian tersebut akan diserahkan kepada petugas Administrasi Pemasukan. Petugas Administrasi pemasukan akan mengecek keseluruhan transaksi yang ada dalam Form Rekap Catatan Harian kemudian menyimpannya. c. Petugas Administrasi yang telah menyimpan Form Rekap Catatan Harian akan merekap seluruh laporan harian menjadi laporan bulanan dan menyimpannya. Prosedur Pemesanan digambarkan pada document flow diagram, seperti pada Gambar Permasalahan Sistem Saat Ini Pengelolaan data Pengunjung, data pemesanan dan check-in yang masih menggunakan cara manual, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk proses pencatatan dan memerlukan banyak kertas untuk format yang berbeda-beda setiap harinya.

53 30 Untuk data kamar yang kurang update juga menyulitkan petugas receptionist dalam proses transaksi pemesanan ataupun check-in, yang dimana dalam setiap proses transaksi, pihak hotel dituntut untuk dapat melayani dengan cepat, tepat, dan akurat. Bukti tanda bayar yang disimpan oleh pihak hotel hanya satu bukti, dimana bukti tersebut juga yang akan menjadi acuan dalam proses pembuatan laporan. Dalam setiap proses transaksi yang berlangsung tak lepas dari kesalahankesalahan sumber daya manusia yang ada. Seperti, perhitungan yang terkadang meleset, kehilangan beberapa arsip bukti bayar, ataupun juga kesalahan penulisan dalam setiap proses transaksi dan laporan. Dalam setiap proses transaksi yang berlangsung, proses pencarian data juga memerlukan waktu yang singkat. Akan tetapi, selama ini proses pencarian data berlangsung sedikit lama dan rumit dikarenakan banyaknya format data dalam Buku Besar yang digunakan serta melibatkan kertas yang cukup banyak pula setiap harinya. Permasalahan sistem saat ini digambarkan pada fishbone diagram, seperti pada Gambar 2.8

54 31 <Proses Pembuatan Laporan> <Receptionist> <Administrasi Keuangan Masuk> start Membuat rekapan catatan harian Form Rekap Catatan Harian Form Rekap Cattan Harian Memeriksa rekap catatan harian dan mengarsipnya Form Rekap Catatan Harian c Membuat rekapan laporan bulanan Rekap Laporan bulanan c Finish Gambar 2. 7 Document Flow Diagram untuk proses Pembuatan Laporan

55 32 Proses Pembuatan laporan rumit Menggunakan banyak format tiap harinya Human error Perhitungan kurang tepat Proses pendataan melibatkan banyak kertas Bukti bayar sering terselip Pencarian data berlangsung lama Pencarian data Tamu berlangsung lama Format data yang digunakan banyak Tamu membayar tagihan telambat Human error Perhitungan kurang tepat Data kamar kosong kurang update Tidak ada format pencatatatn pemesanan Format data yang digunakan banyak Sistem Layanan Hotel kurang maksimal Proses pencatatan berlangsung lama Proses Check-out Berlangsung lama Proses pemesanan lama Gambar 2. 8 Fishbone Diagram untuk permasalahn Hotel Ramayana saat ini 2.3 Kebutuhan Fungsional Sistem Baru berikut: Kebutuhan sistem yang baru akan dilengkapi dengan fitur-fitur sebagai 1. Fitur Login Fitur ini untuk memberikan batasan hak akses pengguna agar tidak terjadi penyalahgunaan hak akses.

56 33 2. Fitur Pemesanan Kamar Fitur ini untuk mempermudah petugas receptionist dalam melakukan transaksi pemesanan kamar dengan Pengunjung. 3. Fitur Check-In Fitur ini digunakan untuk mempermudah petugas receptionist dalam berlangsungnya transaksi Check-In. 4. Fitur Check-Out Fitur ini untuk mempermudah petugas receptionist dalam berlangsungnya proses transaksi Check-Out. 5. Fitur Pencarian Data Fitur ini akan memudahkan petugas receptionist dalam mencari data-data yang dibutuhkan. Seperti data Pengunjung, data kamar yang update. 6. Fitur Pembuatan Laporan Fitur ini akan memudahkan petugas dalam pembuatan laporan.

57 BAB III DESAIN SISTEM Desain sistem adalah tahap setelah menganalisa kebutuhan dari siklus pengembangan sistem yang mendefinisikan kebutuhan - kebutuhan fungsional, persiapan untuk merancang membangun implementasi, menggambarkan bagaimana sustu sistem di bentuk dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, termasuk menyangkut konfigurasi dari komponen komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. 3.1 Sistem Kerja Baru Sistem kerja yang akan dibuat adalah sistem penyimpanan data dari proses pemesanan, check-in dan check-out, Pengelolaan Data Kamar, Pengelolaan Data Pegawai ke database sampai pembuatan laporannya Proses Kerja Baru Proses kerja baru Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana yaitu : Proses Pemesanan Kamar Proses Pemesanan kamar ini digunakan untuk membuat data pemesanan kamar yang dipesan oleh pemesan. Proses ini akan menjadi acuan dari petugas Receptionist dalam mengelola kamar-kamar hotel dan pendataan pemesanan yang dilakukan oleh pemesan. Pada proses ini dapat melakukan pembatalan pemesanan, dimana pembatalan pemesanan ini digunakan untuk pengunjung yang hendak mengganti kamar. 34

58 35 yang ingin ditinggali. Pembatalan pemesanan dilakukan dengan mengubah status pemesanan menjadi cancel. Proses ini dapat di akses oleh Petugas Receptionist Proses Check In Proses Check-In ini digunakan untuk menyimpan data tamu yang telah check-in dan merekap data kamar yang sedang terisi. Proses ini juga yang akan menjadi acuan pelunasan pembayaran biaya yang dimana juga berhubungan dengan proses pemesanan bagi Pengunjung yang telah memesan kamar terlebih dahulu. Pada proses ini mengubah status kamar yang semula kosong menjadi terisi, dan mengubah status pemesanan yang semula proses menjadi jadi. Proses ini dapat di akses oleh Petugas Receptionist Proses Check-Out Proses Check-Out digunakan untuk mengubah status checkin menjadi Check-Out dan status kamar dari terisi menjadi kosong. Selain proses Check-In dan pemesanan yang menjadi acuan pembayaran biaya kamar. Pada proses ini mengubah status kamar yang semula terisi menjadi kosong, dan status checkin yang semula checkin menjadi checkout. Adapula pembayaran yang dilakukan pada proses Check-Out ini, apabila adanya kehilangan tau kerusakan pada fasilitas Hotel. Pembayaran ini menjadi proses pembayaran ganti rugi, atau pembayaran lainnya. Proses ini dapat di akses oleh Petugas Receptionist.

59 Proses Generate Laporan Proses Generate laporan digunakan untuk mengenerate laporan pembayaran yang diambil dari proses-proses transaksi seperti proses Pemesanan, dan proses Check-In. Proses ini dapat di akses oleh Petugas Administrasi Proses Pengelolaan Data Kamar Proses Pengeolaan Data Kamar ini bertujuan untuk mengelola data kamar ke dalam database. Mulai dari Input Data Kamar hingga Update Data Kamar sesuai dengan aturan dan kebijakan Hotel yang tengah berlaku. Proses ini dapat diakses oleh petugas Receptionist Prosedur Sistem Kerja Baru Prosedur sistem kerja yang ada pada saat Sistem Informasi Layanan Kamar Hotel Ramayana adalah sebagai berikut Prosedur Pemesanan Kamar Prosedur dalam pemesanan kmar adalah sebagai berikut : 1. Petugas Receptionist membuka halaman Pemesanan. 2. Petugas Receptionist mengisi form pemesanan yang terdiri dari jumlah kamar, nama pemesan, tanggal pemesanan, tanggal dan jam rencana Check- In. kemudian klik button pilih kamar. 3. Pada form detil pemesanan, akan tampak data yang telah di inputkan sebelumnya dan juga tabel untuk data kamar yang akan dipesan. Untuk

60 37 mengisi detil kamar yang akan dipesan, petugas Receptinist klik button pilih kamar. 4. Akan tampak data kamar dengan status kosong. Petugas memilih salah satu kamar yang telah dipilh oleh tamu, maka muncul pada halaman jumlah pemesanan. 5. Form jumlah pemesanan akan menampilkan pengisian data kamar, jumlah hari, dan tanggal rencana Checkout. petugas klik button submit. 6. Kembali pada halaman detil pemesanan dengan tabel kamar yang telah terisi dan akan muncul berapa total biaya dari kamar tersebut serta total keseluruhan 7. Petugas Receptionist akan menerima uang DP dari tamu pemesan dan menginputkan pada kolom DP. 8. Sistem akan menyimpan data pemesanan pada database dan hasil output form berupa form yang siap cetak. 9. Untuk proses Pembatalan pemesanan, dilakukan dengan membuka halaman pembatalan pemesanan, kemudian memilih button batal maka sistem akan mengganti status pemesanan menjadi cancel Prosedur Check-In Prosedur dalam Check-In adalah sebagai berikut : 1. Petugas Receptionist membuka halaman Check-In.

61 38 2. Petugas memilih data pemesanan yang hendak melakukan Check-In, kemudian sistem akan emngubah status pemesanan yang sebelumnya proses menjadi jadi. 3. Sistem akan menampilkan halaman pembayaran check-in atau halaman pembayaran pelunasan yang dimana akan ditampilkan history pembayaran DP sebelumnya dan menampilkan total pembayaran yang harus dibayarkan. 4. Sistem akan menampilkan data kamar yang telah dipesan sebelumnya dan petugas Receptionist mencetak bukti pembayaran, sebagai syarat untuk melakukan check-in pada masing-masing kamar. 5. Petugas memilih data kamar yang hendak diisi data untuk check-in. sistem akan menampilkan form input data check-in yang terdiri dari data check-in dan data tamu. Kemudian menyimpannya ke dalam database. 6. Dengan begitu status kamar yang semula kosong menjadi terisi dan data check-in serta data tamu juga akan tersimpan dalam database Prosedur Check-Out Prosedur dalam Check-Out adalah sebagai berikut : 1. Petugas Receptionist akan membuka halaman data Check-Out. 2. Petugas Receptionist mengklik tombol keluar pada kolom data check-in. 3. Sistem akan mengubah status kamar menjadi kosong dan data checkin tersebut dengan status Checkout

62 39 4. Apabila ada terjadinya Kerusakan atau kehilangan pada fasilitas Hotel, maka sebelum melakukan proses Check-Out, ada proses pembayaran lainnya. 5. Proses ini dimulai dari Petugas Receptionist membuka form Pembayaran Lainnya. 6. Kemudian Petugas Receptionist memasukkan data dan menyimpan dalam tabel pembayaran. 7. Mencetak bukti pembayaran Prosedur Generate Laporan Prosedur dalam Pembuatan Laporan adalah sebagai berikut : 1. Petugas Administrasi Keuangan Masuk berhak login kedalam sistem 2. Petugas Administrasi Keungan Masuk dapat memilih menu laporan, memilih Laporan Keuangan Masuk. 3. Kemudian petugas Administrasi Keuangan Masuk dapat mencetak laporan tersebut dengan tombol cetak Prosedur Pengelolaan Data Kamar Prosedur dalam Pengelolaan Data Kamar adalah sebagai berikut : 1. Petugas Administrasi Keuangan Masuk membuka halaman Data Kamar 2. Petugas Administrasi Keuangan Masuk memilih tombol Tambah Data dan mengisikan Data Kamar yang baru, untuk Proses Tambah Data Kamar

63 40 3. Petugas Administrasi Keuangan Masuk memilih tombol Update pada salah satu record Kamar yang hendak diperbarui datanya, dan mengisikan data kamar tersebut dengan data yang baru, untuk proses Update Data Kamar. 3.2 Desain Proses Desain proses yaitu mempresentasikan secara grafis proses-proses untuk mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan, dan mendistribusikan data antara sistem dengan lingkungannya, dan diantara komponen sistem lainnya. Memodelkan proses di dalam sistem bertujuan memfasilitasi upaya untuk mengumpulkan informasi selama proses identifikasi kebutuhan. Hasilnya berupa sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data seperti, Data Flow Diagram (DFD) sistem saat ini dan DFD sistem yang akan dibangun, Conceptual Data Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM) Hieracy Procces Ouput (HIPO) Diagram berjenjang (HIPO) pada Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana 6 proses utama, yaitu proses pemesanan, proses Check-In, proses pengelolaan data pegawai, proses Check-Out, proses pembuatan laporan, dan proses pengelolaan data kamar. Diagram jenjang untuk Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat dilihat pada Gambar Data Flow Diagram (DFD) Desain model dari aplikasi Sistem Informasi Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ini disajikan dalam bentuk model logika yang digambarkan

64 41 dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), yang sering digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem Context Diagram Context diagram adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. DFD aplikasi Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ini mempunyai tiga entitas pelaku dengan hak akses pada masing-masing bagian. Berikut ini adalah penjelasannya: a. Administrasi Keuangan Masuk : Berhak melihat dan mencetak data laporan keuangan masuk. b. Manager : Berhak Melihat data Laporan Keuangan Masuk c. Receptionist : Berhak mengelola data master tipe kamar, master kamar, master fasilitas dan master kota pada sistem serta melakukan transaksi pemesanan, Check-In, dan check-out. Context diagram Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat dilihat pada Gambar 3.2.

65 42 0 SI Layanan Hotel Ramayana Pemesanan Kamar Check-In Check-Out Generate Laporan Pengelolaan Data Kamar 1.1 Tambah Data Pemesanan 1.2 Pembayaran Pemesanan 1.3 Pembatalan Pemesanan 1,2,1 Input Pembayaran Pemesanan Cetak Pembayaran Pemesanan 2.1 Cek data pemesanan dan ubah status pemesanan 2.2 Pembayaran Check In 2.3 Tambah Data Check- In Input Pembayaran Check In Cetak Pembayaran Check In 3.1 Cek data checkin dan ubah status checkin dan status kamar 3.2 Pembayaran Lainnya Input pembayaran Lain Cetak Pembayaran Lain 4.1 Generate Laporan Keuangan Masuk 5.1 Input Data Kamar 5.2 Update Data Kamar Input Data Tamu Input data checkin dan ubah status kamar Gambar 3. 1 Diagram Jenjang / HIPO Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana

66 43 0 AD MIN ISTR ASI KEUANGAN MASUK D ATA C ETAK L APOR AN D ATA L APOR AN D ATA KAMAR D ATA KAMAR D ATA PEMESAN AN DATA PEMBAYARAN PEMESANAN BUKTI BAYAR PEMESANAN ID PEMESANAN D ATA TAMU D ATA C H ECKIN DATA PEMBAYARAN CHECKIN BUKTI BAYAR CHECKIN ID KAMAR SI LAYANAN HOTEL RAMAYANA D ATA PEMESAN AN R ECEPTIONIST D ATA C H ECKIN MANAGER D ATA L APOR AN ID KAMAR + Gambar 3. 2 Context Diagram Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana DFD Level 0 DFD level 0 adalah pengembangan dari context diagram. Pada DFD level 0 terdapat gambaran aliran data dari proses pemesanan, proses Check-In, proses pengelolaan data pegawai, proses Check-Out, proses pembuatan laporan, dan proses pengelolaan data kamar. DFD level 0 diagram Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat dilihat pada Gambar 3.3

67 44 13 PEMESAN IDPEMESAN 1 [DATA PEMESANAN] [DATA PEMESANAN] [DATA PEMBAYARAN PEMESANAN] [BUKTI BAYARPEMESANAN] PEMESANAN KAMAR + DATA PEMESANAN ID PEGAWAI DATA PEMBAYARAN PEMESANAN BUKTI BAYAR PEMESANAN 1 PEGAWAI MANAGER IDPEMESANAN DATA PEMESANAN 2 PEMESANAN DATA PEMESANAN DATA PEMESANAN ID PEMESANAN 7 DETI L PEMESANAN [DATA LAPORAN] [DATA TAMU] 2 ID PEGAWAI 4 [I D PEMESANAN] [DATA CHECKIN] ID KOTA DATA PEMBAYARAN CHECKI N ID KAMAR 9 PEMBAYARAN DATA PEMBAYARAN [I D KAMAR] [DATA PEMBAYARAN CHECKIN] CHECKI N BUKTI BAYAR CHECKI N GENERATE LAPORAN [DATA LAPORAN] ADMINISTRASI KEUANGAN MASUK [BUKTI BAYARCHECKIN] + DATA CHECKI N + [DATA CETAK LAPORAN] PERI OODE LAPORAN RECEPTIONI ST IDKOTA 11 KOTA ID TAMU DATA TAMU 5 TAMU 5 [DATA KAMAR] ID KAMAR [I D KAMAR] 3 ID KAMAR 4 KAMAR DATA KAMAR ID PEGAWAI PENGELOLAAN DATA KAMAR + [DATA KAMAR] [DATA CHECKIN] ID TAMU ID PEMBAYARAN 3 CHECKI N DATA PEMBAYARAN DATA CHECKI N IDTI PEKAMAR DATA FASI LI TAS CHECKOUT ID KAMAR + 6 HAK_AKSES DATA CHECKI N 10 TI PEKAMAR DATA TIPE KAMAR 8 FASI LI TAS Gambar 3. 3 DFD level 0 Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana

68 DFD Level 1 Proses Pemesanan DFD level 1 proses pemesanan adalah proses decompose dari DFD level 0. Pada DFD level 1 proses pemesanan terdapat 3 proses yaitu proses Tambah Data Pemesanan, proses pembayaran pemesanan, dan Proses Pembatalan pemesanan. DFD level 1 proses Pemesanan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat dilihat pada Gambar 3.4 Gambar 3. 4 DFD level 1 Proses Pemesanan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana

69 DFD Level 1 Proses Check-In Pada DFD level 1 proses Check-In terdapat 3 proses yaitu proses cek data pemesanan, tambah data check-in dan pembayaran check-in. DFD level 1 proses check-in Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Surakarta dapat dilihat pada Gambar 3.5 Gambar 3. 5 DFD level 1 Proses Check-In Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana

70 DFD Level 1 Proses Generate Laporan Keuangan Masuk DFD level 1 proses generate laporan adalah proses decompose dari DFD level 0. Pada DFD level 1 proses Generate laporan terdapat 2 proses yaitu generate laporan keuangan masuk dan cetak laporan keuangan masuk. DFD level 1 proses Generate laporan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar 3.6 Gambar 3. 6 DFD level 1 Proses Generate Laporan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana

71 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Kamar DFD level 1 proses Pengelolaan data Kamar adalah proses decompose dari DFD level 0. Pada DFD level 1 proses Pengelolaan data Kamar terdapat 2 proses yaitu Proses input data Kamar dan Update data Kamar. DFD level 1 proses Pengelolaan data Kamar Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar DFD Level 2 Proses Pembayaran Pemesanan DFD level 2 proses Pembayaran Pemesanan adalah proses decompose dari DFD level 1 dari proses Pemesanan. Pada DFD level 2 proses Pembayaran Pemesanan terdapat 2 proses yaitu Proses input Pembayran Pemesanan dan proses cetak pembayaran pemesanan. DFD level 2 proses Pembayaran Pemesanan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar DFD Level 2 Proses Pembayaran Check-In DFD level 2 proses Pembayaran Check-In adalah proses decompose dari DFD level 1 dari proses Check-In. Pada DFD level 2 proses Pembayaran Check-In terdapat 2 proses yaitu Proses input Pembayaran Check-in dan proses cetak pembayaran Check-In. DFD level 2 proses Pembayaran Check-In Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar 3.9

72 49 [DATA FASILITAS] 8 FASILITAS 5.1 INPUT DATA KAM AR [DATA KAMAR] 4 KAM AR [DATA KAMAR] ADMINISTRASI KEUANGAN M ASUK [IDTIPEKAM AR] 10 TIPEKAMAR [DATA KAMAR] 5.2 UPDATE DATA KAM AR [DATA TIPE KAMAR] DATA KAMAR Gambar 3. 7 DFD level 1 Proses Pengelolaan data Kamar Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana [IDPEMESAN] 13 PEMESAN 1 PEGAWAI [ID PEGAWAI] 2 PEMESANAN [DATA PEMBAYARAN PEMESANAN] INPUT PEMBAYARAN PEMESANAN [ID PEMESANAN] [DATA PEMBAYARAN PEMESANAN] 9 PEMBAYARAN RECEPTIONIST ID PEMESANAN [BUKTI BAYAR PEMESANAN] CETAK PEMBAYARAN PEMESANAN [BUKTI BAYAR PEMESANAN] Gambar 3. 8 DFD level 2 Proses Pembayaran Pemesanan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana

73 50 1 PEGAWAI [ID PEGAWAI] 2 PEMESANAN [ID PEMESANAN] RECEPTIONIST [DATA PEMBAYARAN CHECKIN] INPUT PEMBAYARAN CHECKIN [DATA PEMBAYARAN CHECKIN] 9 PEMBAYARAN ID PEMBAYARAN CHECKIN [BUKTI BAYAR CHECKIN] CETAK PEMBAYARAN CHECKIN [BUKTI BAYAR CHECKIN] Gambar 3. 9 DFD level 2 Proses Pembayaran Check-In Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana DFD Level 2 Proses Tambah Data Check-In DFD level 2 proses Tambah Data Check-In adalah proses decompose dari DFD level 1 proses Check-In. Pada DFD level 2 proses Tambah Data Check-In terdapat 2 proses yaitu Proses input data tamu dan input data Check-In dan ubah status kamar. DFD level 2 proses Tambah data Check-In Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar 3.10

74 51 Gambar DFD level 2 Proses Tambah Data Check-In Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana DFD Level 1 Proses Check-Out DFD level 1 proses Check-Out merupakan decompose dari Level 0. Subproses Check-Out Level 1 memiliki 2 decompose subproses. DFD 1 proses Check-Out Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar 3.11

75 52 Gambar DFD level 1 Proses Check-Out Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana DFD Level 2 Proses Pembayaran Lainnya DFD level 2 proses Pembayaran Lainnya adalah proses decompose dari DFD level 1 dari proses Check-Out. Pada DFD level 2 proses Pembayaran Lainnya terdapat 2 proses yaitu Proses input Pembayaran Lainnya dan proses cetak pembayaran Lainnya. DFD level 2 proses Pembayaran Check-Out Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar 3.12

76 53 2 PEM ESANAN [IDPEMESANAN] 1 PEGAWAI [ID [ID PEM PEGAWAI] BAYARAN] [ID PEM ESANAN] INPUT DATA PEM BAYARAN LAIN RECEPTIONIST ID PEMBAYARAN 9 PEM BAYARAN BUKTI CETAK PEMBAYARAN LAIN CEAK DATA PEM BAYARAN LAIN [DATA PEMBAYARAN] Gambar DFD level 2 Proses Pembayaran Lainnya Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana 3.3 Desain Database Database adalah kumpulan file yang saling terkait dari bermacammacam record yang memiliki hubungan antar record untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan (Jeffery L. Whitten et al, 2004).

77 Conceptual Data Model (CDM) Desain database dari Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ini disajikan dalam bentuk model logika yang digambarkan dengan menggunakan Conceptual Data Model (CDM), yang digunakan untuk melakukan identifikasi entitas, attribut dan relasi antar entitas. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai beberapa entitas pada Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat dilihat pada Gambar 3.13 CDM Aplikasi Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana terdapat 9 entitas yaitu entitas master fasilitas, entitas master pegawai, entitas master hak akses, entitas master kamar, entitas master tamu, entitas transaksi checkin, entitas transaksi pemesanan, entitas transaksi detail pemesanan, entitas pembayaran. : Keterangan lebih rinci pada masing-masing entitas dijelaskan sebagai berikut 1. Entitas Master Fasilitas Entitas ini berelasi dengan 1 entitas, yaitu entitas tipe kamar yang memiliki relasi many to many, yang membuat satu entitas detail yaitu entitas detail fasilitas dimana mandatory hanya terdapat pada entitas tipe kamar. 2. Entitas Transaksi Tamu Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu entitas kota dan entitas check-in. Relasi antara entitas kota dengan entitas tamu bernilai many to one, dimana

78 55 mandatory hanya terdapat pada entitas Tamu. Relasi antara entitas tamu dengan entitas check-in bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas tamu. 3. Entitas Master Pegawai Entitas ini berelasi dengan 4 entitas, yaitu entitas hak akses, pindah kamar, pemesanan dan entitas check-in. Relasi antara entitas pegawai dengan entitas hak akses bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai. Relasi antara entitas pegawai dengan entitas pindah kamar bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai. Relasi antara entitas pegawai dengan entitas pemesanan bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai. Relasi antara entitas pegawai dengan entitas check-in bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai. 4. Entitas Master Kamar Entitas ini berelasi dengan 3 entitas, yaitu entitas detil pemesanan, check-in, dan tipe kamar. Relasi antara entitas kamar dengan entitas detil pemesanan bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas kamar.. Relasi antara entitas kamar dengan entitas tipe kamar bernilai many to one, dimana mandatory terdapat pada entitas tipe kamar.

79 56 5. Entitas Master Hak Akses Entitas ini berelasi dengan 1 entitas, yaitu entitas pegawai. Relasi antara entitas Hak Akses dengan entitas pegawai bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai. 6. Entitas transaksi Pemesanan Entitas ini berelasi dengan 5 entitas, yaitu entitas pembayaran, check-in, detil pemesanan, pegawai, dan pemesan. Relasi antara entitas pemesanan dengan entitas kamar bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas pemesanan dengan entitas checkin bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas check-in. Relasi antara entitas pemesanan dengan entitas pembayaran bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas pemesanan dengan entitas pegawai bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai.. Relasi antara entitas pemesanan dengan entitas kamar bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada kedua entitas. 7. Entitas Transaksi Check-In Entitas ini berelasi dengan 4 entitas, yaitu entitas pegawai, kamar, pemesanan, dan tamu. Relasi antara entitas Check-In dengan entitas pemesanan bernilai many to one dimana mandatory hanya terdapat pada

80 57 entitas check-in. Relasi antara entitas check-in dengan entitas tamu bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas tamu. Relasi antara entitas check-in dengan entitas kamar bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas kamar. Relasi antara entitas check-in dengan entitas pegawai bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai. 8. Entitas Detil Pemesanan Entitas ini merupakan entitas hasil generate dari relasi many to many antara entitas kamar dengan entitas pemesanan. Entitas ini berelasi dengan dua entitas, yaitu entitas kamar dan entitas pemesanan. Relasi antara entitas detil pemesanan dengan entitas kamar bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas kamar. Relasi antara entitas detil pemesanan dengan entitas pemesanan bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pemesanan. 9. Entitas Pemesan Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu entitas Pemesanan dan Kota. Relasi antara entitas Pemesan dengan Pemesanan bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas Kota dengan Pemesanan bernilai many to one, dimana mandatory terdapat pada entitas kota.

81 58

82 Entitas Kota Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu entitas Tamu dan Pemesan. Relasi antara entitas Kota dengan Tamu bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas Kota. Relasi antara entitas Kota dengan Pemesan bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas Kota. 11. Entitas Tipe Kamar Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu entitas Kamar dan Fasilitas. Relasi antara entitas Tipe Kamar dengan Kamar bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas Tipe Kamar. Relasi antara Tipe Kamar dengan Fasilitas bernilai many to many dimana mandatory terdapat pada entitas fasilitas yang kemudian memunculkan entitas baru yaitu memilikifasilitas. 12. Entitas transaksi Pembayaran Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu entitas pemesanan, dan pegawai. Relasi antara entitas pembayaran dengan entitas pemesanan bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas pembayaran dengan entitas pegawai bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai.

83 Physical Data Model (PDM) PDM adalah organisasi fisik dalam suatu format grafis yang menghasilkan catatan modifikasi dan rancangan database yang mempertimbangkan perangkat lunak dan penimpanan data struktur. PDM didapatkan dari hasil generate CDM dengan atribut yang diperluas. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas engenai Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat dilihat pada Gambar 3.14

84 61 MEMILIKI PEGAWAI MENANGANI IDPEGAWAI NAMAPEGAWAI ALAMATPEGAWAI TELEPONPEGAWAI USERNAME PASSWORD BERTANGGUNGJAWAB PEMBAYARAN IDPEMBAYARAN TGLPEMBAYARAN JUMLAHPEMBAYARAN STATUSPEMBAYARAN KETERANGAN_PEMBAYARAN PADA KAMAR KAMAR IDKAMAR NOMORKAMAR STATUSKAMAR TERMASUK TIPEKAMAR IDTIPE NAMATIPE HARGAKAMAR CHECKIN IDCHECKIN TGLCHECKIN JAMCHECKIN TGLCHECKOUT JAMCHECKOUT STATUS HAK AKSES IDHAKAKSES OTORITAS MENERIMA MEMILIKI PEMESANAN IDPEMESANAN TGLPEMESANAN TGLMASUK JAMMASUK JUMLAHKAMAR JUMLAHHARGATOTAL STATUSPEMESANAN DETAILKAMAR MEMESAN Relation_140 DETILPEMESANAN HARGAKAMAR1 JUMLAHHARI TGLRENCANACHECKOUT PEMESAN IDPEMESAN NAMAPEMESAN TELPPEMESAN ASALPEMESAN ALAMATPEMESAN MEMILIKIFASILITAS FASILITAS IDFASILITAS NAMAFASILITAS TEMPAT TINGGAL SEBAGAI PJ TERDAFTAR TAMU IDTAMU NAMATAMU TGLLAHIRTAMU JKTAMU ALAMATTAMU PEKERJAAN NOMORKENDARAAN DATATAMBAHAN TEMPAT TINGGAL KOTA IDKOTA NAMAKOTA Gambar Diagram CDM Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana

85 62 IDHAKAKSES = IDHAKAKSES PEGAWAI IDPEGAWAI VARCHAR(6 ) NAM APEGAWAI v arc ha r(30 ) ALAM ATPEGAWAI v arc ha r(50 ) USERNAM E v arc ha r(15 ) PASSWORD v arc ha r(10 ) IDHAKAKSES VARCHAR(6 ) TEL EPONPEGAWAI VARCHAR(1 5 ) PEM BAYARAN ID_ PEM BAYARAN v arc ha r(16 ) TGL _ PEM BAYARAN DATE J UM LAH_PEM BAYARAN in t STATUS_ PEM BAYARAN v arc ha r(1) IDPEM ESANAN VARCHAR(1 6 ) IDPEGAWAI = IDPEGAWAI IDPEGAWAI VARCHAR(6 ) KETERANGAN_ PEM BAYARAN VARCHAR(2 5 ) IDKAM AR = IDKAM AR KAM AR IDKAM AR VARCHAR(6 ) NOM ORKAM AR v arc ha r(3) STATUSKAM AR v arc ha r(1) IDTIPE VARCHAR(6 ) IDTIPE = IDTIPE TIPEKAM AR IDTIPE VARCHAR(6 ) NAM ATIPE VARCHAR(1 5 ) HARGAKAM AR INTEGER HAK_ AKSES IDHAKAKSES VARCHAR(6 ) OTORITAS v arc ha r(25 ) IDPEM ESANAN = IDPEM ESANAN DETILPEM ESANAN HARGAKAM AR1 in t J UM LAHHARI in t TGL RENCANACHECKOUT DATE IDPEM ESANAN VARCHAR(1 6 ) IDKAM AR VARCHAR(6 ) FASILITAS IDFASILITAS VARCHAR(6 ) NAM AFASIL ITAS v arc ha r(25 ) M EM IL IKIFASIL ITAS IDFASILITAS VARCHAR(6 ) IDTIPE VARCHAR(6 ) IDFASILITAS = IDFASILITAS IDTIPE = IDTIPE IDPEGAWAI = IDPEGAWAI IDPEGAWAI = IDPEGAWAI PEM ESANAN IDPEM ESANAN VARCHAR(1 6 ) TGL PEM ESANAN DATE TGL M ASUK DATE J UM LAHKAM AR in t J UM LAHHARGATOTAL in t STATUSPEM ESANAN v arc ha r(1) IDPEGAWAI VARCHAR(6 ) J AM M ASUK TIM E IDPEM ESAN VARCHAR(6 ) IDPEM ESAN = IDPEM ESAN IDPEM ESANAN = IDPEM ESANAN IDPEM ESANAN = IDPEM ESANAN CHECKIN IDCHECKIN VARCHAR(1 IDKAM 6 ) AR = IDKAM AR TGL CHECKIN DATE TGL CHECKOUT DATE STATUS v arc ha r(1) IDPEGAWAI VARCHAR(6 ) IDPEM ESANAN VARCHAR(1 6 ) IDTAM U = IDTAM U IDTAM U v arc ha r(6) IDKAM AR VARCHAR(6 ) J AM CHECKIN TIM E J AM CHECKOUT TIM E TAM U IDTAM U v arc ha r(6) NAM ATAM U v arc ha r(25 ) TGL L AHIRTAM U DATE J KTAM U v arc ha r(2) ALAM ATTAM U v arc ha r(50 ) PEKERJAAN v arc ha r(25 ) NOM ORKENDARAAN v arc ha r(20 ) DATATAM BAHAN v arc ha r(50 0 ) IDKOTA VARCHAR(6 ) IDKOTA = IDKOTA KOTA IDKOTA VARCHAR(6 ) NAM AKOTA VARCHAR(1 5 ) PEM ESAN IDPEM ESAN VARCHAR(6 ) NAM APEM ESAN VARCHAR(2 5 ) TEL PPEM ESAN VARCHAR(1 4 ) IDKOTA VARCHAR(6 ) ASAL PEM ESAN VARCHAR(2 5 ) ALAM ATPEM ESAN VARCHAR(5 0 ) IDKOTA = IDKOTA Gambar Diagram PDM Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana

86 Struktur Tabel Tabel merupakan sekelompok record data yang masing-masing berisi informasi. Dalam Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana terdapat 10 tabel. Keterangan lebih rinci masing-masing tabel sebagai berikut: Tabel Fasilitas Fungsi Primary Key : Menyimpan data fasilitas : IDFASILITAS (not null) Tabel 3.1 menjelaskan struktur dari tabel fasilitas Tabel 3. 1 Struktur Tabel Fasilitas No. Field Name Data Type Field Size Keterangan 1. IDFASILITAS Varchar 6 2. NAMAFASILITAS Varchar Tabel Detail Fasilitas / Memiliki Fasilitas Fungsi Primary Key Foreign Key : Menyimpan data detail dari fasilitas tiap kamar : IDFASILITAS (not null), dan IDTIPE ( not null) : IDFASILITAS (from Tabel fasilitas), IDTIPEKAMAR (from Tabel kamar) Tabel 3.2 menjelaskan struktur dari tabel memiliki fasilits / detail fasilitas Tabel 3. 2 Struktur Tabel Detail Fasilitas No. Field Name Data Type Field Size Keterangan 1. IDTIPE Varchar 6 2. IDFASILITAS Varchar 6

87 Tabel Kamar Fungsi Primary Key Foreign Key : Menyimpan data kamar : IDKAMAR (not null) : IDTIPE (from Tabel tipekamar) Tabel 3.3 menjelaskan struktur dari table kamar Tabel 3. 3 Struktur Tabel kamar No. Field Name Data Type Field Size Keterangan 1. IDKAMAR Varchar 6 2. NOMORKAMAR Varchar 3 3. STATUSKAMAR Varchar 1 0 = KOSONG 1 = TERISI 2 = Inactive 4. IDTIPE Varchar Tabel Tamu Fungsi Primary Key Foreign Key : Menyimpan data diri tamu : IDTAMU (not null) : IDKOTA (from Tabel kota), Tabel 3.4 menjelaskan struktur dari tabel tamu Tabel 3. 4 Struktur Tabel Tamu No. Field Name Data Type Field Size Keterangan 1. IDTAMU Varchar 5 2. NAMATAMU Varchar TGLLAHIRTAMU Date 4. JKTAMU Varchar 2 P=PEREMPUAN L=LAKI-LAKI 5. ALAMATTAMU Varchar PEKERJAAN Varchar NOMORKENDARAAN Varchar IDKOTA Varchar 6

88 Tabel Detil Pemesanan Fungsi Primary Key Foreign Key : Menyimpan data detail pemesanan per kamar. : IDPEMESANAN (not null), dan IDKAMAR (not null) : IDPEMESANAN (from Tabel pemesanan), IDKAMAR (from Tabel kamar) Tabel 3.5 menjelaskan struktur dari tabel Detil Pemesanan Tabel 3. 5 Struktur Tabel Detil Pemesanan No. Field Name Data Type Field Size Keterangan 1. IDPEMESANAN Varchar IDKAMAR Varchar 6 3. HARGAKAMAR1 Int 4. JUMLAHHARI Int 5. TGLRENCANACHECKOUT Date Tabel Hak Akses Fungsi Primary Key : Menyimpan data hak akses dari user : IDHAKAKSES(not null) Tabel 3.6 menjelaskan struktur dari tabel hak akses Tabel 3. 6 Struktur Tabel Hak Akses No. Field Name Data Type Field Size Keterangan 1. IDHAKAKSES Int 6 2. OTORITAS Varchar Tabel Pemesanan Fungsi : Menyimpan data pemesanan Primary Key : IDPEMESANAN (not null) Foreign Key : IDPEGAWAI (from Tabel pegawai), IDPEMESAN(from Tabel Pemesan ) Tabel 3.7 menjelaskan struktur dari tabel pemesanan

89 66 Tabel 3. 7 Struktur Tabel pemesanan No. Field Name Data Type Field Size Keterangan 1. IDPEMESANAN Varchar IDPEGAWAI Varchar 6 3. TGLPEMESANAN Date 4. IDPEMESAN Varchar 6 5. TGLMASUK Date 6. JUMLAHKAMAR Int 7. JUMLAHHARGATOTAL Int 8. JAMMASUK time 9. STATUSPEMESANAN Varchar 1 0 = PROSES 1 = JADI 2 = BATAL Tabel Check-In Fungsi Primary Key Foreign Key : Menyimpan data Check-In : IDCHECKIN (not null) : IDPEGAWAI (from Tabel pegawai), IDTAMU (from Tabel tamu), IDKAMAR(from Tabel kamar), dan IDPEMESANAN(from Tabel pemesanan) Tabel 3.8 menjelaskan struktur dari tabel check-in Tabel 3. 8 Struktur Tabel Check-In No. Field Name Data Type Field Size Keterangan 1. IDCHECKIN Int 2. IDPEGAWAI Int 3. TGLCHECKIN date 4. STATUS Varchar 1 0 = CHECKIN 1= CHECKOUT 5. IDPEMESANAN Int 6. IDTAMU Varchar 6 7. JAMCHECKOUT Time 8. JAMCHECKIN Time 9. IDKAMAR Varchar TGLCHECKOUT date

90 Tabel Pegawai Fungsi Primary Key Foreign Key : Menyimpan data diri pegawai : IDPEGAWAI(not null) : IDHAKAKSES (from Tabel hak_akses) Tabel 3.9 menjelaskan struktur dari tabel pegawai Tabel 3. 9 Struktur Tabel Pegawai No. Field Name Data Type Field Size Keterangan 1. IDPEGAWAI Varchar 6 2. NAMAPEGAWAI Varchar ALAMATPEGAWAI Varchar IDHAKAKSES Varchar 6 5. USERNAME Varchar PASSWORD Varchar TELEPONPEGAWAI Varchar Tabel Pembayaran Fungsi Primary Key Foreign Key : Menyimpan data pembayaran : IDPEMBAYARAN(not null) : IDPEMESANAN (from Tabel pemesanan), dan IDPEGAWAI( from Tabel Pegawai) Tabel 3.10 menjelaskan struktur dari tabel pembayaran Tabel Struktur Tabel Pembayaran No. Field Name Data Type Field Size Keterangan 1. IDPEMBAYARAN Varchar TGLPEMBAYARAN Date 3. JUMLAHPEMBAYARAN Inr 4. STATUSPEMBAYARAN Varchar 1 0 = DP 1 = LUNAS 2 = PEMBAYARAN LAINNYA 5. IDPEMESANAN Varchar IDPEGAWAI Varchar 6 7. KETERANGAN_PEMBAYARAN Varchar 25 Untuk status pembayaran 2

91 Tabel Pemesan Fungsi Primary Key Foreign Key : Menyimpan data pemesan : IDPEMESAN(not null) : IDKOTA(from tabel Kota) Tabel 3.11 menjelaskan struktur dari tabel pemesan Tabel Struktur Tabel Pemesan No. Field Name Data Type Field Size Keterangan 1. IDPEMESAN Varchar 6 2. NAMAPEMESAN Varchar TELPPEMESAN Varchar ALAMATPEMESAN Varchar ASALPEMESAN Varchar IDKOTA Varchar Tabel Kota Fungsi Primary Key Foreign Key : - : Menyimpan data kota : IDKOTA(not null) Tabel 3.12 menjelaskan struktur dari tabel kota Tabel Struktur Tabel Pemesan No. Field Name Data Type Field Size Keterangan 1. IDKOTA Varchar 6 2. NAMAKOTA Varchar Tabel Tipe Kamar Fungsi Primary Key Foreign Key : - : Menyimpan data Tipe Kamar : IDTIPE (not null) Tabel 3.13 menjelaskan struktur dari tabel pemesan Tabel Struktur Tabel Pemesan No. Field Name Data Type Field Size Keterangan 1. IDTIPE Varchar 6 2. NAMATIPE Varchar HARGAKAMAR Int

92 Desain Input dan Output Desain input dan output adalah salah satu bagian yang penting didalam perancangan sebuah sistem informasi. Perancangan desain input dan output yang baik akan berpengaruh terhadap efektefitas dan kemudahan penggunaan sistem informasi oleh user Desain Input Desain input adalah desain yang digunakan untuk menerima masukan data yang akan disimpan ke dalam database dan nantinya akan digunakan ke dalam proses transaksi maupun sebagai output yang dilaporkan (Jogiyanto, 2001). Desain ini terdiri dari desain form utama dan pendukung. Dalam membuat desain input tersebut dibutuhkan beberapa komponen. Penjelasannya tentang komponen dalam membuat desain input output ditunjukkan pada Tabel Komponen Tabel Tabel Komponen Output Input. Keterangan Textbox, digunakan sebagai inputan data. Combobox, digunakan untuk menampilkan menu pilihan data. Grid, digunakan untuk menampilkan seluruh data. Button, digunakan sebagai tombol yang berfungsi sebagai suatu proses, misalnya proses menyimpan, mengubah dan sejenisnya atau digunakan sebagai tombol untuk pindah ke halaman yang lain.

93 70 Berikut ini adalah desain input dari Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana: Form Transaksi Pemesanan Form pemesanan ini digunakan untuk melakukan proses pemesanan dengan menginputkan data pemesanan, detil pemesanan, pilih kamar, dan input jumlah pemesanan. Desain form transaksi Pemesanan dapat ditunjukkan pada Gambar 3.13, Desain form detil pemesanan dapat ditunjukan pada Gambar Desain form pilih kamar dapat ditunjukkan pada Gambar Desain form input jumlah pemesanan dapat dilihat pada Gambar Gambar Form Transaksi Pemesanan

94 71 Gambar Form Transaksi Pemesanan - Detil Pemesanan Gambar Form Transaksi Pemesanan - Pilih Kamar

95 72 Gambar Form Transaksi Pemesanan Insert Jumlah Pemesanan Form Login Form login ini digunakan untuk melakukan sebuah proses demi kepentingan yang berhubungan dengan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana. Adapun user yang bisa login dalam sistem ini yaitu : a. Receptionist : Berhak mengelola melakukan transaksi pemesanan, Check-In, pengelolaan data kamar dan check-out. Berhak melihat data tamu. b. Administrasi Keuagan Masuk : Berhak melihat dan mencetak Laporan Keuangan masuk. Berhak mengelola data master Pegawai, data master kamar, master fasilitas, dan master Hak Akses pada sistem. c. Manager : Berhak Laporan Keuangan Masuk

96 73 Desain form login dapat ditunjukkan pada Gambar 3.17 Gambar Form Login Halaman Transaksi Check-In Tabel check-in menunjukkan data-data check-in yang ada. Dengan button checkin yang dimana button tersebut akan mengubah status pemesanan menjadi checkin pada Ga,nar 3.18 dan form pembayaran pelunasan pada Gambar pilih kamar untuk checkin pada Gambar 3.20 yang berfungsi untuk mengarahkan pada form inpu data checkin Halaman Transaksi Check-Out Halaman transaksi checkout ini menunjukkan data data checkin yang apabila dikehendaki untuk checkout, maka petugas memilih button checkout. Halaman transaksi checkout pada Gambar 3.21

97 74 Gambar Desain Halaman Transaksi Check-In Gambar Desain Halaman Transaksi Check-In

98 75 Gambar Desain Halaman Transaksi Check-In Gambar Desain Transaksi CheckOut Halaman Tabel Master Kamar Tabel master kamar ini menunjukkan data-data kamar yang ada. Dengan adanya button tambah dan update yang digunakan untuk melakukan penambahan

99 76 data kamar ataupun melakukan update pada data kamar tersebut. Desain tabel data kamar dapat dilihat pada Gambar Desain form input data kamar Gambar Desain Tabel data kamar Gambar Desain Form Input Data Kamar Halaman Tabel Master Fasilitas Tabel master fasilitas ini menunjukkan data-data fasilitas. Dengan adanya button tambah dan update yang digunakan untuk melakukan penambahan data

100 77 fasilitas ataupun melakukan update pada data fasilitas tersebut. Desain tabel data fasilitas dapat dilihat pada Gambar Desain form input data fasilitas Gambar Desain Tabel data fasilitas Gambar Desain Form Input DataFasilitas Halaman Tabel Master Pegawai Tabel master pegawai ini menunjukkan data-data pegawai. Dengan adanya button tambah dan update yang digunakan untuk melakukan penambahan data

101 78 pegawai ataupun melakukan update pada data pegawai tersebut. Desain tabel data pegawai dapat dilihat pada Gambar Desain form input data pegawai Gambar Desain Tabel data Pegawai Gambar Desain Form Input Data Pegawai Halaman Tabel Master Hak Akses Tabel master hak akses ini menunjukkan data-data hak akses. Dengan adanya button tambah dan update yang digunakan untuk melakukan penambahan data hak akses ataupun melakukan update pada data hak akses tersebut. Desain tabel data hak akses dapat dilihat pada Gambar Desain form input data hak akses 3.29.

102 79 Gambar Desain Tabel data hak akses Gambar Desain Form Input Data hak akses Desain Ouput Berikut ini adalah desain output pada Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Output Transaksi Pembayaran Pemesanan dan Pembayaran Check- In Output ini adalah bentuk dari bukti bayar pemesanan dan bukti bayar Check-In. yang merupakan bentuk nota syah dari pihak hotel atas transaksi pembayaran yang dilakukan Desain form laporan pemesanan dapat ditunjukkan pada Gambar 3.31.

103 80 Gambar Desain Output Transaksi Pemesanan Laporan Data Keuangan Masuk Output ini adalah laporan Keuangan Masuk yang dapat dilihat oleh Manager Hotel dan dapat dicetak oleh Petugas Administrasi. Desain form laporan keuangan dapat ditunjukkan pada Gambar 3.32 Gambar Desain Output Laporan Keuangan

104 BAB IV IMPLEMENTASI DAN UJI COBA Tahap implementasi pada sebuah sistem informasi merupakan tahap dimana sistem yang telah dibangun pada tahap sebelumnya diterapkan, berupa perangkat lunak maupun perangkat keras yang digunakan. Dengan penerapan sistem yang telah dibangun, hasilnya dapat dioperasikan dan digunakan secara optimal sesuai kebutuhan. Sedangkan untuk mengetahui cara kerja sistem yang telah dibangun, maka dilakukan uji coba terhadap sistem dengan percobaan pengaksesan terhadap sistem. Seperti yang disamapaikan oleh Jeffrey Whitten, implementasi sistem adalah instalasi dan pengiriman sistem keseluruhan ke produksi. Tahapan dalam Implementasi sistem ada empat, yaitu membuat dan menguji basis data dan jaringan, membuat dan menguji program, memasang dan menguji sistem baru, mengirim sistem baru ke dalam sistem operasi. (Whitten dkk, 2004). 4.1 Implementasi Sistem Implementasi sistem pada Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi akan digambarkan pada pseudocode dan bagan alir berikut. 81

105 Psuedocode Pseudocode Fungsi Login Psuedocode fungsi login ini menjelaskan tentang alur kerja sistem pada proses user akan masuk dalam sistem. Pseudocode fungsi login dapat dilihat pada 1. Mulai 2. Masukkan username dan password 3. if(hakakses = manager) THEN 4. Masuk halaman utama manager 5. else if(hakakses = administrasi keuangan masuk) Then 6. Masuk halaman utama administrasi keuangan masuk 7. else if(hakakses = receptionist) Then 8. Masuk halaman utama receptionist 9. Else 10. Keluar alert username dan password salah 11. Masuk halaman login 12. EndIf 13. Selesai Gambar 4.1. Gambar 4. 1 Pseudocode Login Pseudocode Pengolahan Data Master

106 83 Pseudocode pengolahan data master ini menjelaskan alur kerja sistem pada 1. Mulai 2. Generate id kota 3. Masukkan data kota (nama kota) 4. Simpan data kota 5. Simpan data pada tabel kota 6. Pilih id kota 7. Update data kota (nama kota) 8. Simpan data kota 9. Simpan data pada tabel kota 10. Selesai Gambar 4. 2 Pseudocode Pengolahan Data Master proses penginputan data master yang dilakukan oleh receptionist, seperti data master kota. Pseudocode fungsi pengolahan data master kota dapat dilihat pada Gambar Pseudocode Pemesanan

107 84 Pseudocode pemesanan ini menjelaskan alur kerja sistem pada proses pemesanan yang dilakukan oleh receptionist. Pseudocode fungi pemesanan 1. Mulai 2. Load data kamar 3. Load data pemesanan 4. Pilih kamar 5. Masukkan data detail pemesanan 6. if (jumlah hari terisi) THEN 7. simpan detail pemesanan 1. Mulai 8. Else (jumlah hari kosong) THEN 2. Masukkan pemesanan baru 9. Masukkan jumlah hari 3. Masukkan data pemesanan 10. Hitung total bayar 4. if(field data pemesanan kosong) THEN 11. Masukkan data Pembayaran DP 5. Masukkan data lengkap 12. if (JumlahBayarDP < 50 % Total bayar) THEN 6. Else (field data pemesanan terisi semua) THEN 13. DP kurang dari 50% 7. Simpan data pemesanan 14. Else (jumlahbayardp >= 50 % Total bayar) THEN 8. Selesai 15. Simpan data detil pemesanan 16. Simpan data pemesanan 17. Cetak Gambar data 4. pemesanan 3 Pseudocode Pemesanan 18. EndIf 19. Selesai Gambar 4. 4 Pseudocode Detail Pemesanan terbagi menjadi dua bagian yaitu pseudocode pemesanan dan pseudocode detail pemesanan, dimana pseudocode pemesanan untuk menginputkan data pemesanan, sedangkan pseudocode detail pemesanan untuk menginputkan detail pemesanan yang akan dipesan. Pseudocode pemesanan dapat dilihat pada Gambar 4.3, dan pseudocode fungsi pilih kamar dan detil pemesanan dapat dilihat pada Gambar Pseudocode Check-In

108 85 Pseudocode Check-In ini menjelaskan alur kerja sistem pada proses Check- In yang dilakukan oleh Receptionist. Pseudocode Check-In untuk menginputkan 1. Mulai 2. Load data pemesanan 3. Load data detil pemesanan 4. Pilih data pemesanan 5. Update status pemesanan 6. Masukkan jumlah pemabayaran 7. Simpan data pembayaran Checkin 8. Cetak bukti bayar checkin 9. Pilih Kamar untuk checkin 10. Masukkan data tamu 11. Load kota 12. if(kota tidak terisi) THEN 13. Keluar alert silahkan pilih kota 14. if(data tamu = tidak lengkap) THEN 15. Keluar alert silahkan diisi secara lengkap dan benar 16. Else if(data tamu = lengkap)then 17. Simpan data tamu 18. Simpan data checkin 19. Ubah data status kamar 20. EndIf 21. Selesai Gambar 4. 5 Pseudocode Fungsi Check-In data Check-In. Pseudocode fungsi Check-In dapat dilihat pada Gambar Psuedocode Check-Out Pseudocode Check-Out ini menjelaskan alur kerja sistem pada proses Check-Out yang dilakukan oleh Receptionist. Pseudocode fungsi Check-Out dapat 1. Mulai 2. Load data checkin 3. Load data kamar 4. Pilih action checkout 5. Ubah data status checkin 6. Ubah data status kamar 7. Selesai Gambar 4. 6 Pseudocode Check-Out

109 86 dilihat pada Gambar Pseudocode Pembatalan Pemesanan Pseudocode pembatalan pemesanan ini menjelaskan alur kerja sistem pada proses pembatalan pemesanan yang dilakukan oleh Receptionist. Pseudocode 1. Mulai 2. Cari data Pemesanan 3. Pilih data pemesanan 4. Load data pemesanan 5. Tampil data pemesanan 6. Pilih action batal 7. Ubah Data pemesanan 8. Endif 9. Selesai Gambar 4. 7 Pseudocode Pembatalan Pemesanan pembatalan pemesanan dapat dilihat pada Gambar Pseudocode Generate Laporan Pseudocode Generate laporan ini menjelaskan alur kerja sistem pada proses Generate Laporan. Pseudocode Generate laporan dapat dilihat pada 1. Mulai 2. Load data pemesanan 3. Load data Pembayaran 4. Load data checkin 5. Masukkan parameter 6. If (parameter ada) THEN 7. Tampilkan laporan 8. EndIf 9. Selesai Gambar 4. 8 Pseudocode Generate Laporan

110 87 Gambar Bagan Alir Bagan Alir Login Bagan alir login terdapat 3 aktor yang dapat mengaksies sistem yaitu Receptionist, Administrasi Keuangan Masuk, dan Manager. Gambar bagan alir berikut menunjukkan aktor yang melakukan proses login. Tahap pertama adalah input data login dengan memasukkan username dan password. Jika data sesuai dengan tabel pegawai atau pelanggan, tahap kedua sistem akan melalukan pengecekan otoritas dari aktor tersebut. Jika aktor adalah Receptionist maka akan masuk pada halaman Receptionist jika aktor adalah Administrasi Keuangan Masuk maka akan masuk halaman Administrasi Keuangan Masuk,, jika aktor Manager maka akan masuk halaman Manager. Jika tidak sesuai maka akan kembali pada halaman awal login. Bagan alir login dapat dilihat pada Gambar Bagan Alir Halaman Utama Receptionist Bagan alir halaman utama reseptionist dapat diakses oleh satu aktor yaitu receptionist. Bagan alir hamalan utama receptionist dapat dilihat pada Gambar 4.10

111 88 mulai Form Login Data Pegawai Input username & password Validasi username & password 3 Halaman Utama Manager Menampilkan halaman utama manager Hak akses manager? 2 Halaman Utama Administrasi Keuangan Masuk Menampilkan halaman utama administrasi keuangan masuk Hak akses administrasi keuangan masuk? 1 Halaman Utama Receptionist Menampilkan halaman utama receptionist Hak akses receptionist? Menampilkan peringatan username & password salah Gambar 4. 9 Bagan Alir Login

112 89 3 Home Transaksi Logout Data Tamu Pembatalan Pemesanan Pemesanan Check-In Check-Out Gambar Bagan Alir Menu Receptionist Bagan Alir Halaman Utama Administrasi Keuangan Masuk Bagan alir halaman utama Administrasi Keuangan Masuk dapat diakses oleh satu aktor yaitu Administrasi Keuangan Masuk. Bagan alir halaman utama Administrasi Keuangan Masuk dapat dilihat pada Gambar 4.11

113 90 2 Home Master Laporan Logout Pegawai Hak Akses Kamar Fasilitas TipeKamar Kota Laporan Keuangan Masuk Gambar Bagan Alir Menu Administrasi Keuangan Masuk Bagan Alir Halaman Utama Manager Bagan alir halaman utama Manager dapat diakses oleh satu aktor yaitu Manager. Bagan alir halaman utama Manager dapat dilihat pada Gambar Home Laporan Logout Keuangan Masuk 4 15 Gambar Bagan Alir Menu Manager

114 Bagan Alir Master Bagan alir master menggambarkan aliran data yang diakses oleh Receptionist dan Admnistrasi Keuangan Masuk. Admnistrasi Keuangan Masuk bertugas untuk menginputkan data master yang ada yaitu: data master pegawai, hak akses, kota, kamar, tipe kamar, dan fasilitas. Bagan alir master dapat dilihat pada Gambar Bagan Alir Pemesanan Bagan alir Pemesanan dapat diakses oleh satu aktor yaitu receptionist. Tahap pertama sistem akan menampilkan form Pemesanan yang kemudian hasil input pemesanan akan disimpan dalam dua tabel yaitu pemesanan dan pemesan. Pada form pemesanan, data pemesan data di cari memalui fitur cari. Tahap kedua, sistem akan menampilkan form detil pemesanan yang akan menampilkan detail pemesanan jumlah kamar, kamar yang dipesan dan jumlah hari. Tahap terakhir, sistem akan menyimpan data pembayran DP dan menympan pada tabel pemesanan serta tabel detil pemesanan. Bagan alir pendaftaran Pemesanan dapat dilihat pada Gambar 4.14.

115 Kamar fasilitas 1 Tipe Kamar Input data kamar Update data kamar Input data fasilitas Update data fasilitas 2 Input data tipe kamar Update data tipe kamar Data lengkap? tidak Menampilkan alert Data lengkap? tidak Menampilkan alert Data lengkap? tidak Menampilkan alert ya ya ya Simpan data kamar Simpan data fasilitas Simpan data tipe kamar Kamar 1 Fasiltas 2 3 tipe kamar 4 Data Kamar Data Fasilitas Data tipe kamar selesai selesai selesai Kota Pegawai 6 Hak Akses 7 7 Input data kota Update data kota Input data pegawai Update data pegawai Input data Hak Akses Update data Hak Akses Data lengkap? tidak Menampilkan alert ya Data lengkap? tidak Menampilkan alert Data lengkap? tidak Menampilkan alert Simpan data kota ya Simpan data pegawai ya Simpan data Hak Akses 5 Kota 6 7 Pegawai Hak Akses Data Kota Data Pegawai Data Hak Akses selesai selesai Gambar Bagan Alir Master selesai

116 Form Pemesanan 3 Kota Input data pemesanan Simpan data pemesanan Pilih kamar dan jumlah hari Data Pemesanan pemesan Form Detil Pemesanan 1 Pemesanan Simpan data pemesanan Detil Pemesanan 3 Kamar Form pembayaran pemesanan Input data pembayaran pemesanan Data pembayaran pemesanan Simpan data pembayaran pemesanan 1 selesai Nota pemesanan Cetak nota pemesanan Gambar Bagan Alir Pendaftaran Pemesanan Bagan Alir Pembatalan Pemesanan Bagan alir Pembatalan Pemesanan dapat diakses oleh receptionist. Tahap pertama, sistem akan menampilkan form pembatalan pemesanan. Bagan alir pembatalan pemesanan dapat dilihat pada Gambar 4.15.

117 Bagan Alir Check-In Bagan alir Check-In dapat diakses oleh receptionist. Tahap pertama, sistem akan menampilkan tabel pemesanan dan memilih action Check-In. Tahap kedua, sistem akan menampilkan form pembayaran pelunasan kemudian receptionist akan memasukkan data pembayaran pelunasan. Tahap ketiga, Receptionist mencetak bukti bayar Check-In. tahap terakhir, sistem akan emnampilkan form data Check-In dan receptionist memasukkan data tamu. Bagan alir Check-In dapat dilihat pada Gambar Form Pembatalan Pemesanan Pilih action cari Pemesanan Data pemesanan Piih pesanan yang akan dibatalkan Form pembatalan pemesanan Pilih action batal Update status pemesanan Proses pembatalan selesai Gambar Bagan Alir Pembatalan Pemesanan

118 95 10 Form Data Pemesanan Pilih Checkin untuk Data pemesanan terpilih Pemesanan Ubah status pemesanan menjadi checkin Form Pembayaran Pelunasan Input Data Pembayaran Pelunasan Cetak Nota Pembayaran Simpan Data Pembayaran Pelunasan. Form data Checkin Tabel Data Kamar yang dipesan untuk Checkin Pilih Kamar untuk Checkin Nota Pembayaran pelunasan Pembayaran Input data Checkin dan Data Tamu Kamar Simpan data Checkin, Ubah Status Kamar, Simpan Data tamu. Tamu selesai Checkin Gambar Bagan Alir Check-In

119 Bagan Alir Check-Out Bagan alir Check-Out dapat diakses oleh receptionist. Tahap pertama, sistem akan data Check-In, receptionist akan memilih action Check-Out kemudian sistem akan mengubah status Check-In menjadi Check-Out dan status kamar terisi menjadi kosong. Bagan alir Check-Out dapat dilihat pada Gambar Form Data Checkin Pilih data Checkin untuk melakukan checkout Checkin Ubah status checkin, Ubah status kamar Kamar selesai Gambar Bagan Alir Check-Out

120 Bagan Alir Generate Laporan Keuangan Masuk Bagan alir Laporan Keuangan Masuk dapat diakses oleh manager dan Administrasi Keuangan Masuk. Pada sistem Laporan Keuangan Masuk sistem akan menampilkan form input periode yang kemudian sistem akan menampilkan data laporan keuangan masuk sesuai dnegan periode tersebut. Bagan alir Laporan Keuangan Masuk dapat dilihat pada Gambar Form periode tgl laporan Input periode tgl laporan Laporan Data Keuangan Masuk Laporan Data Keuangan Masuk Selesai Gambar Bagan Alir Generate Laporan Keuangan Masuk 4.2 Uji Coba Sistem Pada bagian uji coba ini berisi pengujian Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi dengan menggunakan metode Black Box Testing. Black Box Testing adalah pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil eksekusi

121 98 melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak. Pengujian meliputi beberapa fitur yang terdapat pada masing masing proses pada sistem kerja baru. Uji coba sistem ini dilakukan oleh programmer Pengujian Proses Login Pada pengujian proses login dilakukan oleh user yaitu, manager, Administrasi keuangan Masuk, dan Receptionist. User melakukan login dengan username dan password yang telah ada. Fitur login dapat dilihat pada Gambar Gambar Fitur Login

122 99 Hasil pengujian proses login dapat dilihat pada Tabel 4.1. Tabel 4.1 Pengujian Proses Login No. Nama Fitur Input Output Sesuai 1. Login ke sistem - Username dan password sesuai - Username dan password tidak sesuai - Menuju ke halaman sesuai dengan otoritas - Terdapat notifikasi username dan password salah Tidak Sesuai Pengujian Data Master Pada pengujian data master dilakukan oleh Receptionist. Pengujian sata master dimulai dari menambah data master yang dapat dilihat pada Gambar 4.20, dan pada saat melakukan update data master dapat dilihat pada Gambar Gambar Form Input Data Master

123 100 Tabel 4.2. Gambar Form Update Data Master Hasil pengujian data master didapatkan hasil seperti yang terlihat pada Tabel 4. 2 Hasil Pengujian Data Master No. Nama Fitur Input Output Sesuai 1. Memasukkan data master 2 Memperbarui data master - Text field telah terisi semua. - Terdapat text field yang masih kosong. - Pilih data dari tabel lain - Text Field telah terisi semua - Terdapat text field yang masih kosong. - Data tampil pada tabel master. - Terdapat notifikasi silahkan mengisi text field yang masih kosong - Menampilkan Data dari tabel lain. - Data tabel diperbarui dan tampil pada tabel master - Terdapat text field yang masih kosong. Tidak Sesuai

124 Pengujian Proses Pengelolaan Kamar Pada pengujian proses pendaftaran pelanggan dilakukan oleh Receptionist. Pengujian proses Pengelolaan Kamar dimulai dengan menambah data kamar dan tipe kamar yang dapat dilihat pada Gambar 4.22 dan Gambar 4.23 Gambar Form Input Tipe Kamar

125 102 Gambar Form Input kamar Hasil pengujian proses pendaftaran pelanggan dapat dilihat pada Tabel 4.3. Tabel 4.3 Hasil Pengujian Proses Pengelolaan Kamar No. Nama Fitur Input Output Sesuai Tidak Sesuai 1. Memasukkan - Text field telah - Data tampil pada - data tipe terisi semua. tabel pelanggan. kamar - Terdapat text - Terdapat notifikasi field yang silahkan mengisi - masih kosong. text field yang masih kosong - Menampilkan - Data tampil dan data dari tabel tersimpan pada lain, dan tabel master dan - memasukkan tabel detil data pada detil Pengujian Proses Pemesanan Pada pengujian proses pemesanan dilakukan oleh Receptionist.. Pengujian proses pemesanan dimulai dari menambahkan data pemesanan. Pengujian proses pemesanan dapat dilihat pada Gambar 4.24 dan pada proses memilih menu yang tersedia dapat dilihat pada Gambar 4.25.

126 103 Gambar Form Pemesanan Kamar Gambar Form Pilih kamar

127 104 Gambar Form Pilih dan Input Detil Pemesanan Gambar output cetak nota pemesanan

128 105 Hasil pengujian proses pemesanan dapat dilihat pada Tabel 4.4. Tabel 4.4 Hasil Pengujian Proses Pemesanan kamar No. Nama Fitur Input Output Sesuai Tidak Sesuai 1. Memasukkan data - Text field telah terisi - Data tampil pada tabel pemesanan pemesanan kamar semua. kamar dan menampilkan - 2. Memasukkan pilihan kamar 3. Pencarian data pemesan 4. Memasukkan data pembayaran 5. Cetak nota pemesanan - Text field telah terisi semua. - Memilih Button Cari pada text field Pemesan - Memasukkan data pemesan baru - Memasukkan data pembayaran DP - Pilih button cetak form pilih kamar - Menampilkan Data pemesanan dan data detil pemesanan - Menampilkan data Pemesan yang telah tersimpan dalam tabel - Menyimpan data pemesan baru pada tabel pemesan - Menyimpan data pada tabel pemesanan - Menampilkan hasil output berupa file pdf dan siap cetak Pengujian Proses Pembatalan Pemesanan Pada pengujian proses Pembatalan Pemesanan dilakukan oleh Receptionist.. Proses pembatalan pemesanan dilakukan ketika tamu menghendaki untuk melakukan oembatalan dan tamu tidak melakukan check-in hingga tanggal Check-In terlewati. Pengujian proses pembatalan pemesanan dimulai dengan

129 106 mencari data pemesanan yng masih bisa untuk melakukan pembatalan. Form pembatalan pemesanan dilihat pada Gambar 4.28 dan Gambar Gambar Form Pembatalan Pemesanan Gambar Pencarian Data Pemesanan Hasil pengujian proses pembatalan pemesanan dapat dilihat pada Tabel 4.5

130 107 Tabel 4.5 Hasil Pegujian Proses Pembatalan Pemesanan No. Nama Fitur Input Output Sesuai 1. Pencarian Data Pemesanan 2. Pembatalan pemesanan - Pilih button cari - Menampilkan data pemesanan dengan status pemesanan - Pilih satu data pemesanan - Pilih action proses proses - Data pemesanan terpilih muncul pada form pembatalan pemesanan - Update data pemesanan, mengubah status pemesanan menjadi batal Tidak Sesuai Pengujian Proses Check-In Pada pengujian proses Check-In dilakukan oleh Receptionist. Proses Check-In dilakukan ketika tamu hendk melakukan Check-In dan membayar pelunasan pemesanan sebagai salah satu syarat Check-In. Pengujian proses Check-In dimulai dengan membuka tabel daftar pemesanan yang masih bisa untuk melakukan Check-In. Proses Check-In dapat dilihat pada Gambar 4.30, Gambar 4.31, Gambar 4.32, Gambar 4.33, Gambar 4.34, Gambar 4.35.

131 108 Gambar Tabel Data Pemesanan untuk Check-In Gambar Form Pembayaran Check-In

132 109 Gambar Output Pembayaran Check-In Gambar Tabel data Kamar untuk Check-In

133 110 Gambar Form Input Data Tamu untuk Check-In

134 111 Gambar Hasil Pencarian Data tamu untuk Check-In Hasil pengujian proses Check-In dapat dilihat pada Tabel 4.6.

135 112 Tabel 4.6 Hasil Pengujian Proses Check-In No. Nama Fitur Input Output Sesuai Tidak Sesuai 1. Pilih Data Check- - Pilih Action - Status In Check-In pemesanan telah menjadi - 2. Input Data pembayaran pelunasan - Tabel Pembayaran - Memasukkan jumlah Pembayaran untuk Pelunasan 3. Input data tamu - Pilih action cari 4. Cetak bukti pembayaran pelunasan / Check- In - Memilih data tamu terpilih - Memilih action cetak Check-In - Menampilkan record Pembayaran DP - Menyimpan data pembayaran check-in pada tabel pembayaran - Menampilkan data tamu yang telah tersimpan dalam database - Menampilkan data pada form pengisian data tamu - Menampilkan hasil output cetak nota Check-In Pengujian Proses Check-Out Pada pengujian proses Check-Out yang dilakukan oleh Receptionist. Pengujian proses Check-Out dimulai dari menampilkan data Check-In. Pengujian proses Check-Out dapat dilihat pada Gambar 4.36

136 113 Gambar Tabel Data Check-In untuk Proses Check-Out Gambar Proses Check-Out Hasil pengujian proses Check-Out dapat dilihat pada Tabel 4.7. Tabel 4.7 Hasil Pengujian Proses Check-Out No. Nama Fitur Input Output Sesuai 1. Check-out Pilih Action checkout - Mengubah status Check- In menjadi Check-Out dan status Kamar terisi menjadi kosong Tidak Sesuai Pengujian Generate Laporan Keuangan Masuk Pada pengujian Generate Laporan Keuangan Masuk dilakukan oleh Administrasi Keuangan Masuk. Pengujian Generate Laporan Keuangan Masuk dimulai dengan memasukkan tanggal periode awal dan akhir. Form Generate

137 114 Laporan Keuangan Masuk dapat dilihat pada Gambar 4.38 dan hasil cetak pada Gambar 4.39 Gambar Proses Generate Laporan Keuangan Masuk

138 115 Gambar Output Cetak Laporan Keuangan Masuk Hasil pengujian Generate Laporan Keuangan Masuk dapat dilihat pada Tabel 4.8. Tabel 4.8 Hasil Pegujian Generate Laporan Keuangan Masuk No. Nama Fitur Input Output Sesuai Tidak Sesuai 1. Memasukkan - Text field telah - Mencetak tanggal terisi semua. laporan - periode keuangan - Terdapat text field tanggal yang kosong masuk - Terdapat notifikasi silahkan pilih tanggal periode -

139 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan pada bab bab sebelumnya mengenasi Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana, Genteng Banyuwangi, dapat disimpulkan bahwa : 1. Pembuatan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana, Genteng Banyuwangi melalui analisa dan perancangan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dengan menggunakan pendekatan berorientasi proses. Langkahlangkah pendekatan berorientasi proses yang telah dilalui yaitu menganalisa proses bisnis yang bekerja saat ini. Melalui tahap analisis kebutuhan, maka dapat disimpulkan dari laporan Tugas Akhir ini bahwa, dalam mengatasi permasalahan pada sistem layanan Hotel Ramayana, Genteng Banyuwangi saat berjalannya proses transaksi bisnis seperti, proses pemesanan, Check-In, dan Check-Out adalah dengan membuat Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana, Genteng- Banyuwangi secara terkomputerisasi. Kemudian dilanjutkan dengan merancang desain proses yang baru dengan menggunakan aplikasi desain melalui diagram jenjang dan merancang DFD yang terdiri dari 5 proses utama. Selanjutnya merancang desain database yang berupa CDM terdiri dari 12 entitas dan PDM yang memiliki 13 tabel, yang kemudian di-generate ke aplikasi database, serta desain input dan output untuk setiap proses yang ada. Kemudian, 116

140 mengimplementasikannya ke dalam program dengan menggunakan pemrograman berbasis website. Pengujian Sistem Informasi 117

141 118 Layanan Hotel Ramayana, Banyuwangi dilakukan dengan melakukan skenario uji coba dari proses login, proses pengelolaan data master, proses pengeolaan kamar, proses pemesanan, proses Check-In, proses Check-Out, proses pembatalan pemesanan, dan proses Generate Laporan. 2. Pembuatan Laporan Keuangan Masuk dari Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ini dapat dihasilkan secara langsung tanpa membuat rekapan manual seperti sebelumnya. Laporan yang dihasilkan secara langsung ini dikarenakan setiap proses bisnis yang berjalan telah tersimpan record nya dalam database melalui Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ini, hal ini juga dapat meminimalisir kesalahan dan kelalaian saat menjalankan proses bisnis. Sistem informasi Layanan Hotel Ramayana ini dibuat agar menjadi proses transaksi bisnis yang cepat dan akurat. 5.2 Saran Saran atau masukan yang dapat diberikan untuk menunjang pengembangan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi selanjutnya adalah sebagai berikut : 1. Sebaiknya diadakannya perbaikan desain sistem yang lebih mudah dipahami oleh user dan lebih efektif dalam menjalankan proses bisnis menggunakan sistem ini. Contohnya, seperti menggunakan desain yang menampilkan data berdasarkan kalender. 2. Alangkah baiknya, apabila sistem ini mempunyai alert otomatis untuk reminder petugas atas tiap jam dan hari penting dalam proses bisnis serta alert

142 119 untuk menunjukkan bagaimana perkembangan prses bisnis pada periode tertentu. Contohnya, apabila pendapatan hotel mengalami penurunan maka sistem dapat mendeteksi dan memberikan pendapat serta aksi apa selanjutya untuk peningkatan pendapatan hotel.

143 DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto,HM Analisa dan Desain Sistem. Penerbit Andi, Yogyakarta. Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall, System Analisys and Design, Prentice Hall, New York. Whitten, Jeffery L, Bentley, Leonie D dan Dittman, Kevin C Metode Desain & Analisis Sistem edisi 6.Penerbit Andi, Yogyakarta. 120

144 LAMPIRAN I DOKUMEN PENDUKUNG Dokumen pendukung merupakan dokumen yang digunakan dalam berjalannya proses transaksi bisnis saat ini. Berikut ini beberapa dokumen pendukung yang digunakan antara lain : 1. Form Catatan Harian Lampiran 1-1

145 2. Form Data Pengunjung Lampiran 1-2

146 3. Form Rekap Catatan Harian Lampiran 1-3

147 4. Kwitansi Pembayaran Lampiran 1-4

148 LAMPIRAN II INTERVIEW OUTLINE Lampiran 2-1

149 Pertanyaan : catatan : Biodata Hotel (nama, Alamat, no Telp, keterangan Hotel, Logo) Riwayat Hotel Nama : Hotel Ramayana, Lokasi : Jl. Gajahmada no 374 Genteng, Banyuwangi Hotel tingkat Melati 1 yang merupakan usaha keluarga turun temurun yang didirikkan oleh Bpk. H. Sholeh, dan setelahnya dilanjutkan oleh keturunannya hingga saat ini. Logo Hotel berbentuk seseorang membawa panah(arjuna) sedang menunggangi kuda yang berkepala rajawali. Struktur perusahaan dan Jobdesk masing-masing bagian -Manager. Manager disini berperan untuk menjaga hubungan dengan pihak luar dan kesesuaian jalannya bisnis hotel -Administasi, dibagi menjadi dua, yaitu Administrasi bagian pengeluaran yang mengurusi segala pengeluaran operasional bisnis hotel, dan Administrasi bagian Pemasukan yang Lampiran 2-2

150 mencatat segala pemasukan dari jalannya proses bisnis. -Resepsionis, disini berperan sebagai pihak yang berkomunikasi langsung dengan pengunjung, yang juga menangani langsung segala proses layanan di resepsionis, seperti: pemesanan, chack-in, dan check-out. Berapa jumlah kamar dan pembagian tipe-tipe kamar seperti apa? Total jumlah kamar ada 32 unit, dan yang aktif beroperasi ada 30 kamar. Dari 30 kamar tersebut dibagi sesuai dengan fasilitas dan harga yang terbagi menjadi 6 jenis. Untuk pembagian tipe kamar : ( Kamar berukuran besar, ber- AC, TV, Posisi kamar di dekat lobby) ( Kamar berukuran besar, ber- AC, TV) (kamar berukuran sedang, ber- AC, TV) (kamar berukuran sedang, Kipas Lampiran 2-3

151 Angin, TV) (kamar berukuran kecil, Kipas Angin, TV, letak strategis) (kamar berukuran kecil, Kipas Angin, TV) Bagaimana bentuk fisik pencatatan data dan bukti bayar? Bagaimana proses pemesanan berlansung? Pencatatan data tamu dan pemesan disimpan di buku besar dan bukti bayar berupa kwitansi. Pemesanan dapat melalui via telpon atau dengan datang langsung ke resepsionis. Untuk via telpon, pemesan memberikan data pemesan dan data tamu yang akan datang ke hotel, termasuk data kamar berapa yang akan ditempati, jumlah hari, dan jumlah orang yang menempati kamar. Kemudian, bagian resepsionis yang menerima telpon tersebut akan mencatat dalam buku besar. Untuk via telpon, kamar akan di proses setelah pihak hotel menerima kepastian kapan pembayarannya. Lampiran 2-4

152 Untuk pemesan yang datang langsung, prosesnya sama seperti yang via telpon, akan tetapi resepsionis akan langsung menagihkan DP 50% pada pemesan, kemudian resepsionis akan mencatat pada buku besar data kamar yang telah dipesan tersebut, dan membuatkan kwitansi pembayaran DP tersebut. Adakah proses untuk pembatalan pemesanan? bagaimana aturannya? Pembatalan pemesanan dapat dilakukan kapan saja, sebelum tanggal check-in, akan tetapi, sesuai dengan kebijakan hotel, bahwa kamar yang telah dipesan pembayarannya tidak dapat dikembalikan. Bagaimana proses Check-in berlangsung? Proses check-in dimulai dari pengunjung yang mendatangi resepsionis dan memberikan info akan check-in, bagi pengunjung yang telah melakukan pemesanan sebelumnya, maka resepsionis melihat kondisi pemesanannya, apabila ketika Lampiran 2-5

153 pemesanan pemesan membayar DP maka resepsionis akan menagihkan sisa pelunasannya. Akan tetapi jika pemesan belum mmbayar sama sekali, maka resepsionis akan menagihkan jumlah bayar dan pengunjung membayar, kemudian resepsionis mencatat pada buku besar dan membuat kwitansi pembayaran. Bagi pengunjung yang belum memesan sebelumnya, maka resepsionis akan mencatat data pengunjung dan menagihkan jumlah pembayaran. Kemudian resepsionis akan mencatat dalam buku besar dan membuat kwitansi pembayaran. Resepsionis akan meminta KTP pengunjung sebagai arsip jaminan. Apakah pengunjung yang telah menginap di Hotel Ramayana diperbolehkan Pengunjung bisa melakukan pindah kamar setelah memegang kunci, akan tetapi pengunjung tersebut harus melakukan Check-Out terlebih dahulu, Lampiran 2-6

154 untuk pindah kamar setelah melakukan Check-In? Bagaimana prosesnya? barulah melakukan Check-In di kamar yang dipilih, dan uang dari kamar sebelumnya dianggap sudah Check-Out, Pengunjung wajib membayar lagi untuk kamar yang baru. Bagaimana proses check-out berlangsung? Proses check-out dimulai ketika pengunjung memberikan laporan akan check-out, kemudian resepsionis mengecek data pengunjung pada buku besar, mengecek hari check-in, jumlah tagihan dan status tagihan. Apabila telah lunas seluruhnya maka resepsionis akan mencatat dalam buku besar, menagihkan kunci dan mengembalikan KTP. Apakah ada fasilitas tambahan yang membutuhkan penagihan di akhir? Ada berapa Laporan yang dibuat? Apa saja? Tidak ada, jika pengunjung menghendaki makanan, maka hotel kami telah menyediakan kantin hotel, dan pembayaran langsung di kantin hotel tersebut. Laporan keuangan masuk dan laporan keuangan keluar Lampiran 2-7

155 Kendala-kendala proses transaksi yang biasa terjadi? Terkadang sering terjadi miss, antar receptinist tentang kamar yang kosong dan yang telah dipesan. Ada pula kekurangannya, terlalu banyak menggunakan kertas, karena format yang harus diisi oleh pihak Receptionist sangatlah banyak. Dokumen-dokumen apa saja yang selama ini menjadi Ada, Catatan Harian rekap catatan harian, kwitansi, data tamu. bukti transaksi dan pencatatan? Apakah dalam transaksi pemesanan dapat memesan beberapa kamar sekaligus? Boleh, banyak kamar dan berbeda hari Check-Out. Akan tetapi harus dengan tanggal Check-In yang sama jika iya, bagaimanakah aturan-aturan yang berlaku dalam memesan beberapa kamar sekaligus tersebut? Adakah peraturan khusus Aturan Check-Out jam untuk tamu yang check-out Lampiran 2-8

156 sebelum waktunya ataupun setelah waktunya? Bagaimanakah aturan pembayaran untuk masingmasing proses? Misalkan, Pemesanan dan pembayaran pemesanan maksimal dua hari sebelum tanggal Check-In. pemesanan dapat dicatat setelah melakukan pembayaran DP sebesar sekian persen. Adakah aturan-aturan dalam masing-masing transaksi dapat dikatan syah? Apakah Pemesanan : membayar DP 50%, mmeberikan data kamarnya, tanggal Check-In dan jamnya. dengan syarat pembayaran atau syarat administrasi yang lain? Lampiran 2-9

157 LAMPIRAN III PENGUJIAN SISTEM Lampiran 3-1

158 Lampiran 3-2

159 Lampiran 3-3

160 Lampiran 3-4

161 Lampiran 3-5

162 Lampiran 3-6