RANCANGAN APLIKASI MANAJEMEN PENGETAHUAN STUDI KASUS BPFK SURABAYA

Transkripsi

1 RANCANGAN APLIKASI MANAJEMEN PENGETAHUAN STUDI KASUS BPFK SURABAYA Hendri Daputra dan Daniel Oranova S Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember hendri_daputra@yahoo.co.id ABSTRAK BPFK (Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan) Surabaya sebagai salah satu organisasi penyedia jasa berdasarkan Permenkes No 363/Menkes/Per/IV/1998 untuk melakukan pengujian dan kalibrasi alat disarana pelayanan kesehatan. Data hasil dari pengujian atau kalibrasi akan disimpan dalam bentuk soft copy atau Hard copy, yang kemudian akan digunakan untuk membandingkan hasil kalibrasi berikutnya. Membandingkan hasil pengujian atau kalibrasi sangat penting terutama untuk alat kesehatan dan alat ukur yang tidak lulus pengujian atau kalibrasi, dan dibatalkan atau ditunda pengerjaan pengujian atau kalibrasi. Dengan melihat data hasil pengujian atau kalibrasi dapat diketahui penyebab tidak laiknya alat karena penurunan kinerja alat, tidak memiliki alat standar atau karena faktor pengukuran. Faktor pengukuran bukan karena tidak sesuai dengan Metode Kerja alat, pelatihan atau tidak sesuai dengan manual book, tetapi dikarenakan pemahaman terhadap alat kesehatan dan alat ukur tersebut yang berdasarkan dari pengalaman, uji coba dan praktek lapangan dari masing-masing individu petugas kalibrasi yang belum terdokumentasi. Untuk itu, dibutuhkan model pengelolaan pengetahuan yang dapat memenuhi kebutuhan penciptaan, pendistribusian dan pencarian pengetahuan secara cepat. Makalah ini menyajikan hasil rancangan aplikasi sistem pengelolaan pengetahuan berbasis teknologi informasi. Untuk merealisasikannya, digunakan pendekatan dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML). Dengan bantuan tool pengelolaan pengetahuan berbasis teknologi informasi, pengetahuan petugas/ pegawai dapat terdokumentasi, terdistribusi dan ditemukan kembali dengan mudah sehingga mempercepat proses inovasi pengatahuan baru. Kata kunci: Rancangan Aplikasi, Manajemen Pengetahuan, Kalibrasi. PENDAHULUAN BPFK (Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan) Surabaya berdasarkan Permenkes RI nomor : 530/MENKES/PER/IV/2007 adalah institusi penguji di bidang alat dan fasilitas kesehatan dengan wilayah kerja mencakup Indonesia bagian timur. Bardasarkan Permenkes No 363/Menkes/Per/IV/1998 untuk melakukan pengujian dan kalibrasi alat di sarana pelayanan kesehatan untuk menjamin mutu peralatan kesehatan dan Undang-Undang No 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, peralatan medis harus diuji dan dikalibrasi secara berkala oleh institusi pengujian fasilitas kesehatan yang berwenang. BPFK Surabaya sebagai salah satu penyelenggara kegiatan pengujian dan kalibrasi alat alat kesehatan atau kedokteran ingin berperan serta meningkatkan kemampuan teknis para teknisi di sarana penyelenggaraan layanan kesehatan. Peran

2 tersebut diwujudkan dalam bentuk penyelenggaraan kegiatan pelatihan berkelanjutan, khususnya dalam bidang teknologi pengamanan fasilitas kesehatan. Data hasil dari pengujian atau kalibrasi akan disimpan dalam bentuk soft copy atau Hard copy, yang kemudian akan digunakan untuk membandingkan hasil kalibrasi berikutnya. Membandingkan hasil pengujian atau kalibrasi sangat penting terutama untuk alat kesehatan dan alat ukur yang tidak lulus pengujian atau kalibrasi, dan dibatalkan atau ditunda pengerjaan pengujian atau kalibrasi. Hasil ini sangat penting dikarnakan alat kesehatan yang sangat penting terdapat di Kamar Operasi, ICU (Intensive Care Unit), Radiologi, Laboratorium, alat-alat kesehatan yang berada diruangan ini sering mengikuti perubahan perkembangan teknologi. Dengan melihat data hasil pengujian atau kalibrasi dapat diketahui penyebab tidak laiknya alat karena penurunan kinerja alat atau karena faktor pengukuran, dan penyebab dibatalkan atau penundaan karena BPFK Surabaya tidak memiliki alat standar atau karena faktor pengukuran. Di sisi lain, untuk meningkatkan kinerja petugas/ pegawai membutuhkan pendidikan, pelatihan dan pengembangan profesi yang berkelanjutan. Melalui pendidikan atau pelatihan tersebut pengetahuan yang bersifat prosedur dan mekanisme telah terdokumentasi. Sedangkan pengetahuan yang bersumber dari pengalaman, uji coba dan praktek lapangan belum terdokumentasi dan tersimpan dalam bentuk story telling. Ketergantungan akan suatu bidang tertentu kepada seorang senior. Pengetahuan yang berasal dari senior tentang pengalaman kalibrasi dan penerapan suatu metode belum disadari menjadi suatu pengetahuan yang dibutuhkan. Sedangkan untuk BPFK, pengetahuan dalam organisasi tersimpan dengan struktur dipikirkan (otak) karyawan sangat dibutuhkan. Minimal 1 sampai dengan 3 telah terjadi kasus perbulannya, dimana kasus ini terjadi akibat dari Faktor Pengukuran bukan karena tidak sesuai dengan Metode Kerja alat, pelatihan atau tidak sesuai dengan manual book, tetapi dikarenakan pemahaman terhadap alat kesehatan dan alat ukur tersebut yang berdasarkan dari pengalaman, uji coba dan peraktek lapangan dari masing-masing individu petugas kalibrasi yang belum terdokumentasi. Untuk mengatasi hal ini pihak BPFK harus melakukan penjadwalan ulang terhadap konsumen, bahkan meminta waktu di luar jam kerja kepada konsumen, terhambat proses pembuatan sertifikat alat, dan yang paling fatal adalah apabila BPFK harus menggantian label dari tidak layak pakai menjadi layak pakai dan sebaliknya. Contoh kasus, BPFK harus melakukan penjadwalan ulang untuk mengkalibrasi alat electrosugery unit (alat bedah yang biasa digunakan di Kamar Operasi) dengan merek xyz di salah satu rumah sakit umum di daerah Siduarjo, alat ini dibatalkan pengerjaannya pada jadwal yang telah ditentukan, karena setelah mengikuti prosedur alat ini tidak mengeluarkan output sebagai nilai yang diukur, tetapi alat ini telah terkalibrasi pada tahun sebelumnya, hal ini merupakan masalah di lapangan. Sehingga dilakukan cek hasil data pengerjaan pada tahun sebelumnya dan konsultasi terhadap petugas yang telah mengerjakan alat tersebut pada tahun sebelumya. Sehingga di dapat hasil, tidak seperti electrosugery unit yang biasa, pasien plate tidak butuh diberi jell dapat secara langsung bisa diukur, untuk pengerjaan electrosugery unit dengan merek xyz pasien plate harus diberi jell khusus (yang biasa di gunakan USG atau ECG) sehingga tanda alaram mati, dan alat siap diukur. Dari contoh kasus ini bagi pihak konsumen ini merupakan tanda tanya terhadap kinerja petugas kalibrasi BPFK dan dapat menghambat proses pelayanan kesehatan bagi konsumen itu sendiri karena harus melakukan penjadwalan ulang. C-12-2

3 Pengetahuan yang tersimpan dalam otak petugas itulah yang merupakan pengetahuan tacit. Dimana pengetahuan tersebut sangat sulit dipindahkan kepada orang lain karena pengetahuan tersebut tersimpan pada pikiran masing-masing individu. Dalam oraganisasi pengetahuan managemen ada untuk menjawab persoalan ini, yaitu proses mengubah pengetahuan tacit menjadi pengetahuan yang mudah dikomunikasikan dan mudah didokumentasikan, yang disebut pengetahuan explicit. Dalam tesis ini penulis menggunakan sistem Manajemen Pengetahuan. Diharapkan dengan penggunaan rancangan aplikasi ini dibuat untuk memberikan gambaran kepada pihak BPFK bagaimana menerapkan manajemen pengetahuan sebagai media untuk menambah pengetahuan para petugas kalibrasi yang bersumber dari pengalaman-pengalaman petugas lain. METODOLOGI Garis besar metodelogi dalam melakukan penelitian hingga pengembangan rancangan secara umum adalah seperti disajikan pada Gambar 1. Tahap pengembangan manajemen pengetahuannya sendiri juga melibatkan analisi terhadap budaya kerja yang mendasari pola ternsfer pengetahuan serta potensi pengetahuan yang dimiliki dan harus dimiliki sehingga dapat membentuk suatu map pengetahuan untuk seluruh organisasi. Tahapan-tahapan yang akan dilalui selama pelaksanaan tesis ini menggunakan metode 10-step roadmap for Knowledge Management (Tiwana, 1999) dengan melakukan penyesuaian-penyesuaia. Gambar 1 memperlihatkan langkah dari tahapan yang dilakukan. Gambar 1. Metodologi Penelitian C-12-3

4 Tahap I: Persiapan Tahap persiapan merupakan proses awal. Tahap ini terdiri atas kegiatan studi literature, yang meliputi pengumpulan referensi yang dapat mendukung penelitian desain KMS ini dengan daik berasal dari buku, maupun hasil penelitian sebelumnya. Tahap II: Evaluasi infrastruktur Dalam tahap evaluasi infrastruktur terdapat dua langkah yang akan dilakukan yaitu analisis infrastruktur yang ada dan Mendefinisikan kebutuhan pengguna dan Sistem Manajemen Pengetahuan, Tahap III: Rancangan Aplikasi dan Pengembangan Manajemen Pengetahuan Tahap ini adalah tahap pengembangan sistem yang dilakukan dengan menggunakan UML sebagai pemodelannya. Pengembangan Manajemen Pengetahuan merupakan tahap lanjutan dari hasil-hasil tahap analisa dan rancangan Manajemen Pengetahuan. Pada tahap ini akan dilakukan satu langkah, yaitu membuat interface Manajemen Pengetahuan. Tahap IV: Evaluasi Evaluasi merupakan tahap terakhir pada metodologi penelitian ini. Evaluasi desain aplikasi manajemen pengetahuan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui keselarasan antara rancangan yang dibuat oleh peneliti dengan strategi manajemen pengetahuan yang diinginkan pihak BPFK Surabaya. Verifikasi yang dihubungkan dengan kebenaran perangkat lunak dan model, teknik ini digunakan untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan dan ketidaklengkapan dari suatu perangkat lunak. Untuk mengurangi ketidaktelitian dalam melakukan verifikasi, maka digunakan metode perunutan dari akhir rancangan ke analisi kebutuhan system, sehingga tidak ada satu rancangan pun yang terlewatkan. PERANCANGAN DAN EVALUASI A. Sistem Saat ini Untuk memahami proses pengelolaan pengetahuan yang saat ini berjalan di BPFK Surabaya juga dilakukan observasi internal di BPFK Surabaya, hasilnya di uraikan dalam Gambar 2. Gambar 2. Proses Manajemen Pengetahuan C-12-4

5 1 Akuisisi Penegetahuan diakuisisi dari 2 sumber,yaitu pengetahuan yang terkodifikasi (buku, SOP, peraturan, handout pelatihan, notulan rapat, kendali mutu dan kompetensi pegawai) dan pengetahuan taxit pegawai (pengalaman, presepsi, pemahaman,ide dan keahlian). 2 Kegiatan penyaringan Proses digital atas beberapa dokuman antaralain peraturan intern dan akstern, pedoman dan surat keputusan. Proses standarisasi, dengan mengadopsi praktik terbaik di instansi lainnya. Restrukturisasi kebijakan, antara lain terkait budaya kerja yang mendorong pembentukan forum diskusi antar kelompok untuk mempercepat pengetahuan. 3 Penyimpanan pengetahuan Penyimpana pengetahuan masih mengikuti dau pendekatan yaitu hardcopy dan dokumen digital 4 Distribusi/ penyabaran pengetahuan Forum rapat dan diskusi terbatas Forum On the Job Training (OJT) Forum komunitas online melalui dan telepon Pemanfaatan sarana perpustakaan dan pelatihan 5 Pencarian pengetahuan bagi pegawai sebagian besar mengandalkan keaktifan pegawai sendiri. Pegawai yang memiliki pengetahuan tertent dilakukan secara manual. B. Rancangan Aplikasi Untuk memberi gambaran atas aktivitas pengelolaan pengetahuan yang akan dibangun, dengan memperhatikan kebutuhan sistem dan pengguna digunakan diagram aktivitas. Gambar 3 memperilihatkan diagram aktivitas pengelolaan pengetahuan tersebut. Gambar 3. Diagram Aktivitas Pengelolaan Pengetahuan C-12-5

6 Diagram diatas menjelaskan aliran kerja seluruh komponen didalam sistem dan mempresentasikan langkah-langkah kerja operasional. Seperti ditunjukkan dalam diagram aktivitas pengelolaan pengetahuan, terdapat 4 (empat) kegiatan utama pengelolaan pengetahuan yaitu mengumpulkan, memvalidasi dan mengotorisasi, menyebarkan dan menyimpan pengetahuan. Titik awal dimulai dengan kegiatan mengidentifikasikan pengetahuan yang dimiliki oleh masing-masing individu dan institusi. Proses sistem yang akan dibangun ditunjukkan di Gambar 4. Gambar 4. Proses Sistem Pengetahuan Ketika pegawai akan melakukan proses pengiriman pengetahuan, pegawai harus memilih halaman Kirim, pada hal ini pegawai akan mengisikan data-data tentang materi pengetahuan yang akan dikirimkan, yaitu judul, pengirim pengetahuan dan isi pengetahuan. Pegawai dapat melakukan pengiriman pengetahuan tanpa dibatasi jumlah. Setip kali melakukan pengiriman pengetahuan, data pegawai tersebut akan disimpan oleh sistem. Pengetahuan tersebut baru bisa diterbitkan sesudah memperoleh validasi dan otorisasi dan status pengetahuan akan dipublikasikan. Seperti telah disampaikan dalam tahap analisis kelas, pengetahuan artikel dapat langsung memilih artikel yang diinginkan. Pengetahuan berupa artikel mempunyai versi download. Proses pencarian pengetahuan dilakukan oleh pegawai dengan memasukkan kata pada textbox pencarian. Pegawai juga dapat memilih pencarian dengan mempersempit area pencarian melalui pemilihan kategori pengetahuan atau penulis pengetahuan. Ketika tombol cari ditekan oleh pengguna maka sistem melalui method proses cari pengetahuan akan membuat objek pencarian dari kelas pencarian. Objek pencarian pengetahuan akan mencari materi di kelas pengetahuan. Hasil pencarian disajikan di daftar pengetahuan. Setiap kali pegawai melakukan proses pencarian dengan menggunakan kata kunci, sistem akan menyimpan kata kunci yang digunakan. Dengan demikian, pengelola atau petugas KM akan memperoleh gambaran umum mengenai pengetahuan yang paling sering dicari atau diinginkan oleh pegawai. C-12-6

7 Pemberian komentar diberikan oleh pegawai atas seluruh pengetahuan yang sudah diterbitkan, baik pengetahuan yang berupa tacit maupun artikel. Bagi pegawai yang telah memberikan komentar lebih dari 3 kali, maka komentar selanjutnya tidak akan dimoderasikan tetapi akan langsung ditampilkan oleh sistem. Hanya petugas KM yang dapat melakukan edit atas komentar. Pegawai dapat mengajukan pertanyaan, saran atau informasi kepada petugas KM di halaman bantuan. Caranya adalah dengan mengetikkan hal tersebut kedalam kolom pertanyaan pada form Kirim Bantuan dan memilih tombol kirim. Pertanyaan akan ditampilkan dalam halaman Bantuan ketika sudah diberikan respon oleh petugas KM. Petugas KM melakukan atau menampilkan komentar dari pegawai, dan jika petuagas KM tidak melakukan persetujuan atas komentar, jika dianggap tidak sesuai, maka komentar tetap di halaman komentar. Petugas KM akan memberian jawaban pertanyaan dari pegawai. Selain itu, diberikan juga navigasi di halaman bantuan untuk pertanyaan yang sudah diberikan jawaban dan telah dipublikasi sehingga dapat mengetahui apakah pertanyaan yang akan diajukan sudah pernah dibahas. Ketua tim mempunyai otoritas untuk melakukan otorisasi untuk melakukan update pengetahuan maupun artikel. Update pengetahuan dapat dilakukan dalam hal terjadi kesalahan tulis, kategori, dan kondisi dimana pengetahuan tidak dianggap sebagai pengetahuan sehingga perlu dihapus dari database. Proses update pengetahuan dilakukan dengan melalui proses pembahasan terlebih dahulu, khususnya yang menyangkut masalah materi pengetahuan yang menjadi perdebatan atau membutuhkan telaah dan analisis yang lebih dalam. Proses persetujuan pengiriman pengetahuan didahului dengan adanya notifikasi melalui oleh sistem kepada Ketua timsaat ada pengetahuan baru yang dikirimkan oleh pegawai. Semua pengetahuan yang telah diotorisasi dan divalidsi akan ditampilkan di halaman utama sesuai dengan urutan waktu penerbitan. C. Pengembangan Manajemen Pengetahuan Setelah tahap perancangan selesai, maka selanjutnya adalah tahap pengembangan. Tahap ini akan dikembangkan menggunakan HTML karena sistem ini akan dijalankan di web browser. Pembuatan interface ini menggunakan software Dreamweaver. Pada tiap halaman akan diberikan link home untuk mengarah ke halaman utama. Interface pertama yang dibuat adalah interface halaman utama. Seperti pada Gambar 5 yang ditampilkan lewat komputer dan Gambar 6 apabila menggunakan web mobile di bawah ini. C-12-7

8 Gambar 5. Interface Utama Di halaman ini pegawai atau petugas dapat membaca artikel atau pengetahuan terbaru, mengirim pengetahuan, memberi komentar, mengunggah, dan dapat mencari materi yang diinginkan serta meminta bantuan yang berhubungan dengan sistem. Untuk Petugas KM dan Ketua Tim dapat melakukan akses dengan melakukan login terlebih dahulu, untuk melakukan kegitan pemuktahiran pengetahuan, menjawab komentar, dan member bantuan. Gambar 6. Interface Utama dengan menggunakan web mobile Di halaman ini pegawai atau petugas dapat membaca artikel atau pengetahuan terbaru, memberi komentar,mengunggah, dan dapat mencari materi yang diinginkan. Sedangakan untuk Petugas KMdan Ketua Tim tidak dapat melakukan akses melalui web mobile, jika ingin melakukan kegiatan pemrosesan pengetahuan. D. Evaluasi Setelah tahapan racangan sistem telah selesai, maka tahap selanjutnya adalah evaluasi terhadap rancangan yang telah dibuat. Kegiatan evaluasi dilakukan dengan membandingkan rancangan sistem yang telah dibuat dengan kebutuhan yang telah didapatkan dari hasil wawancara sebelumnya. Dari hasil evaluasi ini adalah rancangan yang telah dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna sistem BPFK Surabaya. C-12-8

9 KESIMPULAN Dari proses perancangan aplikasi manajemen pengetahuan yang telah dilakukan maka ditarik kesimpulan. Dari perancangan pegawai dapat membagi dan mendapatkan pengetahuan tanpa kendala waktu atau tempat, pengetahuan akan dapat didokumentasikan dan dikelola dengan baik dan lebih cepat, dan meningkanya kontrol terhadap perputaran pengetahuan, serta memberikan gambaran pendokumentasikan pengetahuan dengan memanfaatkan teknologi informasi. DAFTAR PUSTAKA Tiwana, Amrit. 6 Desember 1999, The Manajemen Pengetahuan Toolkit, 2 nd Edition., Prentice Hall Ilmukomputer.com, (2003), Pengantar Unified Modeling language (UML), Sri Dharwiyanti, dharwiyanti@rnd.inti.co.id Davenport, Thomas H. and Laurence Prusak (1998). Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Nonaka, Ikujiro; Takeuchi, Hirotaka (1995). The knowledge creating company: how Japanese companies create the dynamics of innovation. Chen Hsinchun, Fuller Sherrilynne.S, Friedman Carol, dan Hersh William (2011) Knowledge Management, Data Mining, and Text Mining in Medical Informatics C-12-9