ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN PELATIHAN DI PT PLN (PERSERO) PENYALURAN DAN PUSAT PENGATUR BEBAN JAWA BALI

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN PELATIHAN DI PT PLN (PERSERO) PENYALURAN DAN PUSAT PENGATUR BEBAN JAWA BALI Hesthy Kusumawirasari, Fajar Baskoro Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK Untuk mencapai tujuan perusahaan yang diinginkan, maka seluruh sumber daya yang dimiliki haruslah dapat dimanfaatkan secara optimal dan sebaik mungkin. Salah satunya adalah sumber daya manusia karena faktor ini merupakan faktor yang terpenting dalam menentukan keberhasilan sebuah perusahaan. Menciptakan karyawan yang kreatif dan inovatif dibutuhkan usaha yang cukup besar, yaitu mengevaluasi hasil kerja karyawan dan mengikutkan karyawannya mengikuti pelatihan, diklat. Sehingga dengan membenahi kualitas sumber daya manusia, visi dan misi dari perusahaan mudah untuk dicapai. Komputerisasi yang terintegrasi membuat proses berjalan lebih cepat dari biasanya. PT PLN (Persero) P3BJB menjadi salah satu t empat penelitian. Dengan komputerisasi terintegrasi membuat proses menjadi lebih jelas, lebih mudah untuk mengetahui alasan seorang pegawai dapat memperoleh suatu penghargaan atau peringatan. Dengan menggunakan metode survey dan wawancara, kebutuhan pengguna terhadap sistem dapat dikumpulkan kemudian diolah sehingga dapat menghasilkan desain sistem. Desain sistem yang dihasilkan tersebut dievaluasikan kembali ke pengguna untuk meminta masukkan bila terdapat kekurangan. Pengembangan desain sistem ini menggunakan metodologi waterfall, dikarenakan hanya desain maka tahap metodologi ini hanya sampai pada desain. Setelah melalui proses survey dan wawancara dihasilkan suatu desain sistem mengenai manajemen pelatihan yang penggunanya dapat dikelompokkan menjadi enam bagian. Dari desain sistem ini pimpinan departemen dan pegawai diberi kemudahan dalam melihat history hasil kerja, history pelatihan dan diklat yang pernah diikuti oleh pegawainya. Sehingga memudahkan pimpinan departemen dalam mengambil keputusan untuk memberikan penghargaan atau peringatan. Diharapkan desain sistem ini dapat dikembangkan menjadi suatu aplikasi yang diharapkan dapat membantu tugas operasional dari pengguna sistem ini. Kata kunci : Pelatihan, Pengembangan, Diklat, Penilaian Kinerja, Sistem Manajemen Pelatihan, Promosi PENDAHULUAN Mendapatkan karyawan yang berkualitas, menguasai pekerjaan yang di tugaskan, maka dibutuhkan adanya pelatihan dan pengembangan. Pelatihan dan pengembangan ini tidak semata hanya melatih dan memberikan pengarahan kepada karyawan, tetapi juga untuk meningkatkan keahlian, pengetahuan, pengalaman ataupun perubahan sikap seseorang dan memberikan evaluasi untuk mengetahui seberapa banyak karyawan tersebut dapat menyerap materi yang diberikan pada pelatihan dan diklat.

2 Dari hasil pelatihan dan pengembangan ini dapat digunakan sebagai pertimbangan manajemen untuk melakukan promosi jabatan kepada karyawan tersebut. Hal ini juga berlaku pada PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali. PT PLN (Persero) Pe nyaluran dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali merupakan perusahaan BUMN milik pemerintah yang bergerah dibidang jasa yang bertugas menyuplai listrik agar dapat diterima oleh seluruh masyarakat. Oleh karena itu, dibutuhkan karyawan yang berkompetensi di bidangnya. Untuk dapat memperoleh karyawan yang berkompetensi di bidangnya dibutuhkan adanya training, diklat, dan pengembangan guna memberikan pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan untuk menjalankan dan mengerjakan yang telah menjadi tugasnya. Selain perusahaan ingin maju dengan tercapainya visi misinya, karyawan juga membutuhkan kompensasi atas prestasi yang diperolehnya. Kompensasi tersebut dapat berbagai macam jenisnya, dapat berupa kenaikan gaji, kenaikan tunjangan kedisiplinan, kenaikan jabatan, piagam, dan sebagainya. Di PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali, seorang karyawan dapat dipromosikan apabila karyawan tersebut telah mengikuti pelatihan, diklat, lulus pada penilaian kinerja, dan fit and proper test, promosi tersebut diadakan setiap tahun. Karena PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali merupakan perusahaan pemerintah dan terdapat di seluruh penjuru Indonesia, maka promosi tersebut dilakukan secara terbuka, dan penempatannya di seluruh Indonesia. Karena begitu banyaknya tahapan yang harus dilalui oleh karyawan jika ingin dipromosikan maka dalam hal ini dibutuhkan adanya suatu sistem yang dapat mengelola pelatihan yang berupa materi yang diberikan, peserta yang mengikuti, waktu dan tempat, serta menyimpan hasil pelatihan, diklat, penilaian kinerja dan fit and proper test. Yang kemudian pada waktu yang telah ditentukan, laporan yang berisi hasil dari pelatihan, diklat, penilaian kinerja dan fit and proper test dapat digunakan sebagai pertimbangan manajemen pusat untuk melakukan promosi jabatan. Tetapi karena PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali merupakan perusahaan besar milik pemerintah, maka terdapat beberapa kebijaksanaan yang tidak dapat diputuskan hanya berdasarkan hasil dari sistem, dibutuhkan adanya rapat komisaris untuk tingkat manajerial dan rapat pimpinan regional untuk tingkat staf. METODE Kerangka atau urutan langkah kerja yang akan dilakukan pada tesis ini adalah sebagai berikut: a. Perancangan b. Analisa c. Desain d. Validasi Hasil Desain HASIL DAN DISKUSI Proses bisnis dan sistem yang ada di perusahaan diuraikan dalam bentuk prosedur yang meliputi prosedur penilaian kinerja, prosedur pelatihan, prosedur diklat, prosedur diklat. Awal dari sistem ini adalah proses penilaian kinerja yang berlangsung antara pimpinan departemen dengan pegawai yang bernaung dibawah departemen yang bersangkutan dan proses penilaian ini dilakukan dalam kurun waku tiga bulan sekali. C-2-2

3 PENILAIAN KINERJA Officer Administrasi SDM Pimpinan Departemen Pegawai Start Memanggil pegawai untuk mendiskusikan rencana kerja 3 bulan kedepan berdasarkan hasil breakdown visi misi Adakan diskusi dengan pimpinan terkait Hasil diskusi antara pegawai dengan pimpinan terkait Hasil diskusi Mengetahui hasil diskusi untuk 3 bulan kedepan Mengetahui hasil diskusi untuk 3 bulan kedepan End Gambar 1 Flowchart Penilaian Kinerja Flowchart penilaian kinerja dibedakan menjadi 2 yaitu pada saat awal periode dan pada saat penilaian kinerja yaitu 3 bulan setelah proses awal penilaian kinerja. Setelah 3 bulan, dilakukan proses penilaian kinerja antara pegawai dengan pimpinan departemen tempat pegawai tersebut bekerja. Dari hasil penilaian kinerja tersebut, di evaluasi mengenai hasil kinerja pegawai. Penilaian kinerja pegawai di PT PLN (Persero) P3BJB menggunakan istilah a, b, c, c`. Dan nilai tertinggi adalah c`. pemberian nilai tersebut dilakukan langsung oleh pimpinan departemen berdasarkan hasil kerja dibandingkan dengan awal proses penilaian kinerja. Kriteria seorang pegawai mendapatkan nilai a yaitu apabila pencapaian hasil kerja dengan persetujuan yang telah disepakati kurang dari 49%, untuk nilai b apabila pencapaian hasil kerja antara 50 69%, untuk nilai c apabila pencapaian hasil kerja antara 70 89%, dan untuk nilai c apabila pencapaian kerja lebih bari 90%. Nilai-nilai tersebut berpengaruh pada kenaikan golongan. Apabila seorang pegawai mendapatkan nilai c secara berturut-turut selama 4 periode, maka pegawai tersebut berhak mendapatkan kenaikan golongan. Apabila pegawai tersebut hanya mendapatkan nilai a, b, c dalam waktu yang lama dan tidak ada kemajuan dalam berkarya, maka pegawai tersebut masuk dalam daftar pelatihan ataupun diklat. Setelah menjelaskan seluruh proses yang digambarkan dalam bentuk flowchart, selanjutnya membahas mengenai kebutuhan pengguna terhadap aplikasi ini. Pengguna aplikasi ini dibedakan menjadi 6 bagian, yaitu pimpinan departemen, pegawai, administrator, analis lola diklat, junior officer ADM, dan officer administrasi SDM. Dari ke-6 pengguna tersebut memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, dirangkum dalam bentuk tabel untuk mempermudah membedakannya. C-2-3

4 Tabel 1. Kebutuhan pengguna terhadap aplikasi Pengguna : Pimpinan Departemen NO MASUKKAN PROSES LUARAN Data pelatihan yang meliputi : NIK, Nama, Jabatan, Tgl 1. Peserta pelatihan Pelatihan, Tempat Pelatihan, Tutor, Nilai, Komentar Daftar peserta yang telah mengikuti pelatihan Data diklat yang meliputi : NIK, Nama, Jabatan, Tgl 2. Diklat, Tempat Diklat, Tutor, Nilai, Komentar Peserta diklat Daftar peserta yang telah mengikuti diklat Data penilaian kinerja yang meliputi : NIK, Nama, Jabatan, Tgl Awal Periode, Uraian Tugas, Tgl Akhir Periode, Nilai, Komentar Hasil Kinerja Data pegawai yang bersangkutan yang meliputi : Administrasi Pegawai NIK pimpinan yang bersangkutan Daftar hasil kinerja pegawai yang berada di bawahannya Daftar pegawai yang terbaru. Tabel 1 diatas menjelaskan kebutuhan pengguna pimpinan departemen terhadap aplikasi ini. Sedangkan untuk pengguna yang lain terhadap aplikasi ini adalah Analis Lola Diklat yang bertugas menjalankan tugas yang berhubungan dengan diklat. Dari mendaftar pegawai yang direkomendasikan oleh pimpinannya untuk mengikuti diklat, membuat jadwal pelaksanaan diklat, mencari tempat untuk dilaksanakannya diklat dan menginput materi yang digunakan untuk pegangan pegawai pada saat diklat. Sedangkan pengguna pegawai kebutuhannya terhadap aplikasi ini adalah dapat melihat hasil dari pelatihan atau diklat yang diikutinya, beserta dengan komentar dari guru atau tutor yang memberi pengajaran diklat maupun pelatihan. Serta dapat melihat hasil dari penilian kinerja yang diberikan oleh pimpinnannya. Dan dapat merubah informasi pribadi antara lain anak, suami/istri, alamat, telp, dan lain-lain. Pengguna aplikasi Junior Officer ADM memiliki tugas menjalankan tugas yang berhubungan dengan pelatihan, sehingga berharap aplikasi ini dapat membantu tugas operasionalnya yaitu mendaftar pegawai yang direkomendasikan oleh pimpinannya untuk mengikuti pelatihan, membuat jadwal pelatihan, mencari tempat untuk dilaksanakannya pelatihan dan meng-input materi yang akan digunakan untuk pegangan pada waktu pelatihan. Serta meng-inputkan tutor yang akan memberikan pelatihan kepada pegawai yang mengikutinya. Sedangkan kebutuhan pengguna Officer Administrasi SDM memiliki tugas yaitu menjalankan tugas yang berhubungan dengan penilaian kinerja. Sehingga pengguna ini berharap dapat membantu dapat melakukan proses input hasil dari penilaian kinerja yang diperoleh dari pimpinan departemen. Dan pengguna yang lain adalah Administrator yang bertanggung jawab penuh terhadap aplikasi ini dan bertugas menginput master departemen, dan pegawai. Setelah menjelaskan siapa dan apa yang dibutuhkan oleh pengguna, kemudian dibawah ini dijelaskan mengenai DFD Sistem Manajemen Pelatihan. C-2-4

5 tutor diklat Bag Diklat Konfirmasi data tutor diklat Konfirmasi data modul diklat Bag Pelatihan Bag Pengembangan modul diklat Konfirmasi data tutor pelatihan Konfirmasi data modul pelatihan tutor pelatihan modul pelatihan Konfirmasi data pegawai data pegawai Konfirmasi data departemen data departemen 0 Sistem Manajemen Pelatihan modul Pengembangan Konfirmasi data modul pengembangan Konfirmasi data tutor pengembangan tutor pengembangan Admin Laporan pelatihan Konfirmasi data job desc data job desc + Laporan hasil penilaian kinerja Laporan pengembangan Laporan pelatihan Laporan hasil penilaian kinerja Laporan diklat Pegawai Laporan pengembangan Laporan diklat Pimpinan Gambar 2 Data Flow Diagram Context Diagram Sistem Manajemen Pelatihan Untuk membuat desain sistem manajemen pelatihan ini, yang menjadi external entity yaitu admin, bagian pelatihan, bagia diklat, bagian pengembangan, pegawai dan pimpinan. Yang dilakukan admin terhadap aplikasi ini adalah melakukan input data pegawai, input data departemen, input data job desc, melakukan konfirmasi terhadap data pegawai, konfirmasi terhadap data departemen, dan melakukan konfirmasi terhadap data job desc. Kemudian entity bagian pelatihan terhadap aplikasi ini adalah melakukan input tutor yang akan memberikan pengarahan pada saat pelatihan, input modul pelatihan yang akan digunakan pada saat pelatihan berlangsung, konfirmasi tutor bila ada perubahan dan konfirmasi modul bila ada perubahan. Begitu pula untuk entity bagian diklat dan bagian pengembangan juga melakukan tugas yang tak jauh beda dengan entity pelatihan. Dan untuk entity pegawai, pegawai hanya menerima laporan dari sistem yang berupa laporan pelatihan, laporan hasil penilaian kinerja, laporan diklat dan laporan pengembangan yang pernah diikutinya. Dan untuk entity pimpinan juga hanya menerima laporan dari sistem yang berupa laporan pelatihan, laporan hasil penilaian kinerja, laporan pengembangan dan laporan diklat yang kesemuanya memuat data pegawai yang bernaung dibawah pimpinnannya. Setelah membuat data flow diagram context diagram sistem manajemen pelatihan, dihasilkan PDM yang merupakan hasil dari context diagram. C-2-5

6 Pengembangan Modul KdPengembangan VARCHAR(7) KdModul VARCHAR(7) KdModul = KdModul KdDepartemen VARCHAR(7) KdModul VARCHAR(7) KdModul = KdModul Fungsional VARCHAR(50) KdTutor VARCHAR(7) Uraian LONGCHAR REF_132 Uraian VARCHAR(50) KdDepartemen = KdDepartemen Departemen KdPengembangan VARCHAR(7) KdPengembangan = KdPengembangan KdDepartemen VARCHAR(7) NmDepartemen VARCHAR(255) Fungsional VARCHAR(255) REF_126 KdJadwal = KdJadwal Status BIT KdJadwal = KdJadwal KdDiklat = KdDiklat Jadwal KdDiklat VARCHAR(7) KdJadwal = KdJadwal JadwalPPD VARCHAR(50) KdDepartemen = KdDepartemen Uraian VARCHAR(255) KdPegawai = Peg_KdPegawai IdRekomendasi VARCHAR(7) Diklat JobDesc Pegawai KdDiklat VARCHAR(7) KdJadwal = KdJadwal KdPimpinan VARCHAR(7) KdJob VARCHAR(7) KdDiklat = KdDiklat KdJadwal = KdJadwal TglJadwal DATE KdDepartemen VARCHAR(7) KdDepartemen VARCHAR(7) KdModul VARCHAR(7) Peg_ Uraian LONGCHAR NmPegawai VARCHAR(255) KdTutor VARCHAR(7) Sex BIT Uraian VARCHAR(50) TemptLahir VARCHAR(20) TglLahir DATETIME KdPengembangan = KdPengembangan Status VARCHAR(20) REF_129 KdDepartemenAlamat VARCHAR(255) KdPelatihan = KdPelatihan KdDepartemen = Kota VARCHAR(30) KdPelatihan KdTutor = KdTutor VARCHAR(7) KdPos VARCHAR(10) NoKTP VARCHAR(20) REF_153 Telp1 VARCHAR(15) KdTutor VARCHAR(255) REF_156 KdTutor = KdTutor Telp2 VARCHAR(15) KdDiklat VARCHAR(7) KdTutor VARCHAR(255) KdPelatihan VARCHAR(7) KdModul = KdModul REF_144 KdPegawai = KdPegawai KdPegawai = KdPegawai KdPelatihan = KdPelatihan Pelatihan KdTutor = KdTutor KdPelatihan VARCHAR(7) KdTutor = KdTutor KdTutor = KdTutor KdModul VARCHAR(7) KdTutor VARCHAR(7) Uraian VARCHAR(50) Tutor KdTutor VARCHAR(255) NmTutor VARCHAR(255) Alamat VARCHAR(255) Kota VARCHAR(255) KdJadwal = KdJadwal Telp1 VARCHAR(255) Telp2 VARCHAR(255) Keahlian VARCHAR(255) KdTutor = KdTutor HasilFitNProperTest KdFit VARCHAR(7) Tanggal DATETIME Nilai VARCHAR(3) KdPegawai = KdPegawai HasilKinerja TglPenilaian DATETIME KdPimpinan VARCHAR(7) KdPegawai = Nilai VARCHAR(2) Uraian LONGCHAR HasilPelatihanDiklat KdHasil VARCHAR(7) REF_159 Tanggal DATETIME KdTutor VARCHAR(255) KdPengembangan VARCHAR(7) Nilai VARCHAR(255) Keterangan LONGCHAR Gambar 3 PDM Sistem Manajemen Pelatihan Desain Antar Muka Gambar 4 Halaman Penilaian Kinerja Text box pimpinan digunakan untuk menampilkan kode dari pimpinan departemen. Text box pegawai juga digunakan untuk menampilkan kode dari pegawai yang berada dibawah pimpinan dengan kode pimpinan seperti di text box. Nilai disini diberikan oleh pimpinan setelah pegawai membawa hasil kerja yang dikerjakan selama 1 periode atau selama 3 bulan. Dan uraian digunakan apabila dalam penilaian tersebut terdapat masukan, saran yang diberikan oleh pimpinan kepada pegawai tersebut berdasarkan hasil kerja yang telah diberikan. Tombol yang digunakan adalah tombol simpan, ubah dan keluar. Tombol simpan digunakan pada waktu awal periode penilaian kinerja. Sedangkan tombol ubah digunakan pada waktu akan melakukan proses penilaian. C-2-6

7 Gambar 5 Halaman Pelatihan Login Junior Officer ADM Halaman pelatihan ini terdiri dari master dan detail, tampilan halaman ini dibedakan berdasarkan login. Yang diawali dari kode kode pegawai yang terdapat di PT PLN (Persero) P3JB yang berupa combo box. Bila dipilih satu, maka nama pegawai, kode pimpinan dan departemen akan muncul. Kemudian langkah selanjutnya adalah memilih periode penilaian dan nilai kinerja akan muncul berdasarkan periode yang dipilih, kode pegawai yang bersangkutan. Setelah itu dimulai dari jenis pelatihan, Jadwal, Tutor yang akan digunakan, modul, nilai dan uraian. Dari halaman ini menggunakan 3 tombol yaitu simpan, ubah dan keluar. Halaman ini akan disimpan dengan kondisi nilai dan uraian masih belum terisi. Kemudian tombol ubah akan digunakan untuk memasukkan nilai dan uraian dari tutor yang memberikan pelatihan tersebut. Bila yang mengakses halaman pelatihan ini adalah pegawai atau pimpinan departemen, maka halaman pelatihan ini berisi periode penilaian yang beruba combo box, dan secara otomatis muncul nilai kinerja. Kemudian muncul jenis pelatihan yang pernah diikuti, jadwalnya, tutor, modul, nilai dan uraian. Gambar 6 Halaman Laporan Hasil Pelatihan Per Departemen Laporan yang terdapat pada gambar 6 akan muncul bila yang melakukan login adalah pimpinan departemen. Namun bila yang melakukan login adalah pegawai, maka laporan hasil pelatihan yang muncul adalah laporan hasil pelatihan dari pegawai yang bersangkutan. Namun bila yang melakukan login adalah pimpinan departemen, laporan yang muncul adalah seluruh pegawai yang berada di departemen yang sama dengan pimpinan yang melakukan login. C-2-7

8 KESIMPULAN Setelah melakukan penelitian desain Sistem Manajemen Pelatihan di PT PLN (Persero) P3BJB, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: Pembuatan desain Sistem Manajemen Pelatihan ini diharapkan dapat direalisasikan dalam bentuk aplikasi, sehingga dapat membantu tugas dari departemen SDM dan Administrasi dalam menyelesaikan tugas yang seharusnya dapat diselesaikan oleh sistem. Dari hasil desain Sistem Manajemen Pelatihan ini juga dapat membantu pegawai guna meningkatkan kualitas SDM sehingga dapat tercapainya visi misi dari perusahaan. Dengan adanya desain ini, diharapkan perusahaan dapat mengetahui secara pasti berapa jumlah pegawai yang direkomendasikan untuk mengikuti pelatihan maupun diklat. Sehingga dana yang digunakan benar-benar digunakan untuk membiayai pegawai yang telah terdaftar. DAFTAR PUSTAKA Cherrington, David J. (1995). The Management of Human Resources (4 th Edition). New Jersey: Prentice Hall Inc. Dessler G. (2000). Human Resource Management (8 th Edition). New Jersey: Prentice Hall, Upper Saddler River. CQS, 6 Agustus 2009, 12:02 e-hrms, 20 Juni 2009, 12:35 Evaluasi Kinerja, 15 April 2009, 11:50 Financial Regulator, 0P%2520Instructions%2520Paper%2520Dec% pdf+fit+and+proper+t est&hl=en, 6 Agustus 2009, 15: April 2009, 09: Mei 2009, 13:20 Management Training Systems, Inc, 6 Agustus 2009, 13:47 PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali (2007), Urjab Region PT PLN (Persero ) P3B JB, Krukut-Limo, Jakarta Selatan Simamora, Henry (2006), Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi III, Stie YKPN, Yogyakarta. Werther, W.B., & Davis, K. (1996). Human Resources and Personnel Management (5 th Edition). New York: McGraw-Hill Inc. C-2-8