DESAIN KNOWLEDGE MANAGEMENT UNTUK PEMERIKSAAN LKPD PADA BPK-RI PERWAKILAN PROVINSI JAWA TIMUR

Transkripsi

1 DESAIN KNOWLEDGE MANAGEMENT UNTUK PEMERIKSAAN LKPD PADA BPK-RI PERWAKILAN PROVINSI JAWA TIMUR BAGUS RESPATI SASONGKO Sidang thesis Senin,26 Juli 2010

2 LATAR BELAKANG Tersebarnya pengetahuan yang dimiliki oleh BPK dalam Tugas pemeriksaan LKPD membuat pemeriksa kesulitan dalam memperoleh pengetahuan yang dibutuhkan. Pengetahuan yang berasal dari auditor senior tentang pengalaman audit dan penerapan suatu metode audit belum disadari menjadi suatu pengetahuan organisasi. Belum adanya aplikasi dalam BPK-RI yang menunjang auditor dalam mencapture, menyaring, dan mentransfer dan menyimpan pengetahuan.

3 PERMASALAHAN Pengetahuan apa yang telah dimiliki dan seharusnya dimiliki oleh BPK-RI untuk menjalankan audit laporan keuangan daerah oleh pemeriksa BPK-RI? Bagaimana mengumpulkan pengetahuan tentang audit laporan keuangan daerah yang tersebar diantara pemeriksa BPK-RI? Bagaimana desain untuk knowledge management system pada audit laporan keuangan daerah untuk BPK-RI perwakilan Jawa Timur?

4 BATASAN MASALAH Penelitian tentang analisa kebutuhan terbatas pada kantor perwakilan BPK RI di Surabaya, karena telah mewakili akan pelaksanaan audit laporan keuangan daerah.

5 TUJUAN Untuk memperoleh peta pengetahuan dalam proses Audit laporan keuangan daerah BPK- RI. Mengidentifikasi strategi knowledge management dalam organisasi i BPK-RI perwakilan Jawa Timur. Mendesain knowledge management system Mendesain knowledge management system untuk audit laporan keuangan daerah

6 MANFAAT Pengetahuan organisasi dan individu dapat ditangani secara terpadu Tersedianya media untuk knowledge transfer dan knowledge sharing Membantu dalam pengambilan keputusan untuk kasus yang sama

7 DEFINISI Bab 2 KNOWLEDGE Kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan Knowledge, while made up of data and information, can be thought of as much greater understanding of a situation, relationships, causal phenomena, and the theories and rules (both explicit and implicit) that underlie a given domain or problem Knowledge is neither data nor information, though it related to both,and the differences between these terms are often a matter of degree

8 DEFINISI KNOWLEDGE MANAGEMENT Akuisisi, penyimpanan, pengambilan, aplikasi, generasi, dan meninjau pengetahuan aset dari sebuah organisasi dengan cara yang terkendali. pengelolaan knowledge perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis (business value) dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan (sustainable competitive advantage) dengan mengoptimalkan proses penciptaan, komunikasi dan aplikasi semua knowledge yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis.

9 DEFINISI DESAIN SISTEM proses menerjemahkan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi. penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

10 Knowledge life cycle Merupakan alur penciptaan penggunaan sehingga dapat digunakan Penciptaan pengetahuan (creation) Penyimpanan pengetahuan (retention) Pemindahan pengetahuan (transfer) Penggunaan pengetahuan (utilization)

11 Desain sistem Langkah langkah perencanaan, analisis, desain,. Tool desain sistem : UML Desain interface: rancangan tampilan antar muka

12 Gambaran organisasi Perwakilan BPK-RI Jawa Timur Tugas pokok Pemeriksaan laporan keuangan pemerintah daerah (LKPD),pemeriksaan kinerja dan pemeriksaan dengan tujuan tertentu Kondisi pegawai (auditor) berlatarbelakang beberapa disipilin ilmu dan berpindah pindah daerah penugasan. Infrastruktur TI : telah tersedia jaringan intranet dan internet beserta aplikasi internal untuk menunjang penugasan. knowledge sharing ; Sosialisasi, inhouse training,mailing list

13 Metodologi penelitian Bab 3

14 Langkah 1 perencanaan Studi Literatur Input : jurnal, buku text, internet, dokumen internal Proses : membaca,memahami,mengutip Output : proposal thesis dan pendukungnya Menyusun dokumen riset dan pengumpulan data Input : hasil studi literatur. Jurnal text book berkaitan Proses ; menyusun dokumen riset untuk wawancara dan kuesioner serta melakukan wawancara dan menyebarkan kuesioner kepada auditor BPK-RI Jatim Output ; dokumen riset dan data siap dianalisis

15 Analisis Menyusun peta pengetahuan organisasi Input : hasil pengumpulan data Proses ; analisis K-need, K-flow dan K-gap Output : Knowledge map Identifikasi infrastruktur TI Input : hasil pengumpulan data Proses ; analisis hardware, software, jaringan, personil Output : IT Infratructure map Identifikasi strategi Knowledge management Input : hasil pengumpulan data Proses ; analisis pada tujuan organisasi dan kebijakan dalam rangka KM Output : strategi KM

16 Desain Analisis kebutuhan dan kondisi sekarang Input : hasil pengumpulan data Proses : analisis desain sistem KM Output ; spesifikasi kebutuhan Desain arsitektur, interface sistem KM Input : spesisfikasi kebutuhan Proses : mendesain sistem KM dengan UML Output ; desain sistem KM Review dan evaluasi Input : sistem KM Proses ; mereview dan evaluasi sesuai spesifikasi kebutuhan Output ; cheklist evaluasi

17 BAB 4 ANALISIS DAN DESAIN Analisis proses bisnis organisasi Analisis peta pengetahuan pemeriksaan LKPD Analisis strategi knowledge management Analisis kebutuhan Desain diagram use case Desain diagram sequence Desaini diagram class Desain user interface

18 Analisis proses bisnis organisasi Tahap Pemeriksaan LKPD Persiapan Laporan 1) Pemahaman tujuan pemeriksaan dan harapan penugasan 2) Pemenuhan kebutuhan pemeriksa 3) Pemahaman entitas 4) dst Pelaksanaan 1) Penyusunan KHP 2) Pembahasan konsep KHP dengan Penanggung jawab 3) Penyampaian khp kepada pejabat entitas ybs 4) dst 1) Pelaksanaan pengujian analitis terinci i 2) Pengujian SPI 3) Pengujian substantif 4) dst

19 Analisis proses bisnis organisasi Peran yang terlibat Kepala perwakilan Penanggung jawab Pengendalid teknis Ketua Anggota tim Tim review

20 Analisis proses bisnis organisasi Skema aliran pengetahuan Capture Buku,manual,notulen, pengalaman tahun sebelumnya 1. Laporan hasil pemeriksaan 2. Kertas kerja pemeriksaan Presentasi penyaringan Sosialisasi, diskusi Hardcopy, sofcopy penyimpanan distribusi In house training,

21 Analisis Peta Pengetahuan No 1 Pemilik Penyimpanan Pencarian Sumber Pengetahuan Indiv man digit BPK Hard Soft idu ual al Buku/handout 2 Daftar peraturan 3 Juknis dan Juklak 4 LHP 5 KKP 6 Notulen IHT 7 Pengalaman 8 Pemahaman

22 Analisis Peta Pengetahuan No Pengetahuan Sumber Sudah dimiliki Status Belum dimiliki 1 Auditing Buku 2 Standar Akuntansi Pemerintahan Buku, Juknis dan Juklak 3 Sistem akuntansi keuangan daerah Buku, Juknis dan Juklak 4 Etika pemeriksaan Buku, Juknis 5 Data entitas Peraturan, Pengalaman 6 Pengumpulan bukti ktidan analisa data Buku 7 Pemanfaatan Perangkat TI Buku 8 Statistika Buku, Juknis 9 Sistem Pengendalian Intern Juklak, Juknis 10 Risk based audit Buku 11 Penyusunan kertas kerja Juknis 12 Penyusunan laporan Juknis

23 Analisis strategi knowledge management Digitalisasi dokumen peraturan yang terkait. Pengumpulan kertas kerja pemeriksaan berbentuk softcopy ke pengendali teknis. Hal ini memudahkan tim pemeriksa tahun anggaran berikutnya untuk mengakses KKP tahun sebelumnya dan memperoleh pengetahuan yang mendalam tentangt entitas pemerintah daerah yang akan diperiksa. Penulisan hasil diklat dan disampaikan kepada atasan. Menunjuk salah satu satu staf untuk mengumpulkan hasil digitalisasi dan tulisan ke dalam salah satu computer.

24 Bentuk-bentuk usaha knowledge management In house training; Diklat teknis; Mentoring; Pengawasan pemeriksaan; Pengawasan kertas kerja;

25 Analisis kebutuhan Sumber wawancara user Best practices beberapa organisasi Observasi lapangan (proses perencanaan,proses pelaksaan dan proses penyusunan laporan)

26 Wawancara user Apakah anda tahu tentang knowledge management dan penerapannya? p Kesulitan apa yang dihadapi saat melakukan audit LKPD Pengetahuan apa yang harus dimiliki untuk melakukan audit LKPD dan apakah anda sudah menguasainya. Bila akan dikembangkan KM fitur apa yang diharapkan, Apakah anda mempunyai pengetahuan yang bersifat pengalaman atau pemahaman dan bersedia menyebarkannya kepada auditor lain?

27 Best Practices No Hal Penting Kampiun IPB Pure Omnistar 1 Pengguna pegawai dosen publik terdaftar publik 2 Kategori pengetahuan ada ada ada -unlimited ada unlimited 3 Most popular document ada ada ada ada 4 Pengetahuan paling banyak dicari ada ada ada ada 5 Rangking user teraktif ada ada ada ada 6 Dukungan file - document ada ada ada ada (doc,pdf) ada ada ada ada -image (JPG,PNG) ada ada ada tidak - Multimedia (avi) 7 Distribusi pengetahuan melalui jaringan , VPN atau webserver. ada ada ada ada

28 No Hal Penting Kampiun IPB Pure Omnistar 8 Media Tanya ke ahli 9 Ruang diskusi 10 Fasilitas pooling 11 Internal search engine 12 Laporan kepada manajemen ada tidak tidak ada ada tidak tidak tidak tidak tidak ada ada ada ada ada ada ada ada ada ada 13 Fasilitas pengarsipan ada ada ada ada 14 Penilaian pengetahuan dengan metode vote/rating ada ada ada ada

29 Analisis kebutuhan No Uraian User Prioritas FUNGSIONAL 1 Sistem dapat digunakan untuk menyimpan pengetahuan Auditor Tinggi yang berasal tulisan auditor, karangan orang lain maupun artikel majalah dan internet yang berhubungan dengan topik. 2 Sistem dapat digunakan untuk melampirkan file dokumen, Auditor Tinggi gambar, suara maupun video ke dalam artikel, dan dapat diakses oleh user lain. 3 Sistem menampilkan identitas pengirim artikel sebagai Auditor Tinggi kontributor. Hal ini untuk mencegah pengiriman artikel yang tidak jelas sumbernya. 4 Sistem dapat menambahkan komentar yang berasal dari Auditor Tinggi user yang berguna untuk pengayaan materi pengetahuan. 5 Sistem dapat diandalkan untuk melakukan pencarian topik pengetahuan yang terdaftar. Pencarian dilakukan dengan mengetikan kata kunci. Auditor Tinggi

30 Analisis kebutuhan (lanj) No Uraian User Prioritas 6 Sistem menyediakan tempat untuk user bertanya kepadaahli. pemahaman dan pengalaman lbih lebih dalaahli ini merupakan auditor senior yang mempunyai m suatu bidang pemeriksaan. Fasilitas ini juga untuk memperoleh informasi identitas auditor yang mempunyai kemampuan lbihdl lebih dalam suatu pengetahuan th tertentu. 7 Sistem dapat digunakan User untuk melakukan unduh atas artikel yang tersimpan dalam sistem sesuai dengan haknya. 8 Sistem dapat menyediakan fasilitas menjawab pertanyaan yang diajukan oleh auditor kepada para ahli, sedangkan ahli /auditor senior dapat langsung menjawab melalui sistem atau melalui yang dilewatkan oleh petugas admin sistem. Auditor Auditor Pengendali teknis Tinggi Tinggi Tinggi 9 Sistem dapat digunakan untuk penyuntingan atas artikel, edit kategori dan pengarsipan bagi pengetahuan yang sudah tersimpan. Pengendali tki teknis Tinggi

31 Analisis kebutuhan (lanj) No Uraian User Prioritas 10 Sistem dapat digunakan admin KM untuk melakukan penyesuaian atas data pengguna, meliputi mengatur data user, manambah user dan menghapus user. 11 Sistem mampu menyediakan laporan aktivitas per periode tertentu, laporan daftar artikel, dan laporan daftar user serta. Laporan aktivitas berisi jumlah pengunjung sistem, jumlah artikel, jumlah komentar per periode, jumlah contributor dan artikel yang banyak dicari oleh user. Laporan lain 12 Pada halaman utama Sistem dapat menampilkan informasi artikel terbaru dan artikel yang paling banyak dibaca. Admin KM Admin KM Semua auditor Tinggi Tinggi sedang

32 Use case diagram

33 Use Case name : Menambahkan artikel Primary aktor : Auditor ID : U.1 Importance level : High Use case Type : Detail, essential Stakeholders and interest : 1.Auditor ingin mengirim artikel Brief description : Use case ini digunakan untuk mengirim artikel pengetahuan yang terkait dengan LKPD. Preconditions : Aktor telah login kedalam sistem Post conditions: artikel pengetahuan berhasil ditambahkan dalam sistem Normal flow of events : 1.Auditor browse halaman utama Sistem menampilkan halaman utama 3.Auditor menekan tombol kirim artikel 4.Sistem menampilkan form kirim artikel 5.Auditor mengetik judul artikel 6.Auditor memilih kategori pengetahuan 7.Auditor mengetik deskripsi singkat 8.Auditor mengetik kata kunci 9.Auditor mengetik isi artikel atau 10.Auditor menekan tombol fl file lampiran 11.Sistem menambah artikel Subflows : Alternate/exceptional flow: Alternate/exceptional flow: Bila gagal, auditor harus mengulang proses dari awal

34 Desain sequence diagram Menambahkan artikel

35 Sd mencari pengetahuan

36 Sd menambahkan komentar

37 Sd bertanya ahli

38 Sd mengunduh pengetahuan

39 Sd menjawab pertanyaan

40 Sd menyunting pengetahuan

41 Sd mengelola user

42 sd membuat laporan

43 Desain class diagram

44 Daftar Interface Halaman Halaman index (Login) (H.1) Halaman utama (H.2) Halaman Pengetahuan (H.3) Halaman tanya ahli (H.4) Halaman aa a manajemen aje e user (H.5) Halaman Manajemen konten (H.6) Halaman bantuan(h.7) Halaman laporan (H.8) Form Form kirim artikel(f.1) Form kirim komentar (F.2) Form unduh pengetahuan (F.3) Form jawab pertanyaan (F.4) Form update user (F.5) Form pencarian (F.6) Report Laporan aktivitas sistem (L.1)

45 Desain user interface Halaman Utama

46 Halaman Pengetahuan

47 Halaman Bertanya Ahli

48 Halaman Admin

49 REVIEW Ibu Yuni telah selesai menjalani diklat tentang pemanfaatan software arbrutus untuk pemeriksaan LKPD. Hasil diklat tersebut adalah ibu Yuni mempunyai pengetahuan praktis tentang : bagaimana memperoleh data sumber dari auditee dan membuat salinan data sumber hingga analisis data untuk meyakini sistem pengendalian Intern auditee berjalan efektif. Dari diklat tersebut juga didapatkan file contoh dan toolsnya untuk pengolahan data. Agar teman-teman sesama auditor juga dapat memahami masalah yang sama, maka melalui sistem KM yang telah dibangun akan ditambahkan pengetahuan tacit dan explicit hasil diklat.

50 Halaman login

51 Halaman utama

52 Form kirim artikel

53 Evaluasi Priorit Elemen No. Kebutuhan as Model Desain interface 1 Sistem dapat digunakan untuk menyimpan Tinggi U.01 Use Halaman Utama (H.2) pengetahuan yang berasal tulisan auditor, karangan orang lain maupun artikel majalah case menambah Halaman artikel (H.3) Form kirim artikel(f.1) dan internet yang berhubungan dengan topik. kan artikel 2 Melalui Sistem user dapat melampirkan file Tinggi U.01 Use Halaman artikel (H.3) dokumen, gambar, suara maupun video ke dalam artikel, dan dapat diakses oleh user lain. case menambah kan artikel Form kirim artikel(f.1) 3 Sistem menampilkan identitas pengirim artikel Tinggi U.01 Halaman artikel (H.3) sebagai contributor. Hal ini untuk mencegah pengiriman artikel yang tidak jelas sumbernya. Use case Menambah kan artikel 4 Sistem dapat menambahkan komentar yang Tinggi U.03 Form Komentar (F.2) berasal dari user yang berguna untuk pengayaan materi pengetahuan. 5 Sistem dapat diandalkan untuk melakukan pencarian topik pengetahuan yang terdaftar. Pencarian dilakukan dengan mengetikan kata kunci. Tinggi Use case Menambah kan komentar U.02 Use case Mencari Pengetahua Form Pencarian (F6)

54 No. Kebutuhan Prioritas Elemen Model Desain interface 6 Sistem menyediakan tempat untuk user Tinggi U.04 Halaman bertanya kepada ahli. Use case bertanya kepada ahli tanya ahli (H.4) 7 Sistem dapat menyediakan fasilitas Tinggi U.05 Form Jawab menjawab pertanyaan yang diajukan oleh auditor kepada para ahli, sedangkan ahli /auditor senior dapat langsung menjawab melalui sistem. Use case menjawab pertanyaan pertanyaan (F.4) 8 Sistem dapat digunakan User untuk melakukan unduh atas artikel yang tersimpan dalam sistem sesuai dengan haknya. 9 Sistem dapat digunakan admin KM untuk melakukan penyesuaian atas data pengguna, meliputi mengatur data user, manambah user dan menghapus user. Tinggi U.09 Use case mengunduh artikel Tinggi U.06 Use case mengelola user Form unduh artikel (F.3) Halaman manajemen user (H.5) Form edit data user (F.5)

55 No Elemen Desain Kebutuhan Prioritas. Model interface 10 Sistem dapat melakukan penyuntingan atas Tinggi U.07 Halaman artikel, meliputi koreksi kategori dan update data. Menyunting Konten manajemen konten (H.6) Form update 11 Sistem menyediakan laporan aktivitas per periode tertentu yang berisi jumlah pengunjung sistem, jumlah artikel, jumlah komentar per periode, jumlah contributor dan artikel yang banyak dicari oleh user. 12 Pada halaman utama Sistem dapat menampilkan informasi artikel terbaru dan artikel yang paling banyak dibaca. Tinggi U.08 Use case membuat laporan konten (F.7) Halaman laporan (H.8) Laporan (L.1) sedang - Halaman utama (H2)

56 Kesimpulan Terdapat 12 jenis pengetahuan yang wajib dimiliki untuk melaksanakan audit LKPD. Pengetahuan tersebut sebagian besar masih tersimpan dalam bentuk hardcopy. Usaha digitalisasi telah dilakukan. Insiatif sharing knowledge dan transfer knowledge telah dilakukan oleh BPK-RI Perwakilan Jatim melalui metode diskusi supervisi pemeriksaan, in house dan mailing list help desk pemeriksaan LKPD. Spesifikasi kebutuhan yang dihasilkan merupakan gabungan keinginan pengguna, praktek terbaik pada beberapa organisasi serta strategi untuk menerapkan KM yang sudah dijalankan. Desain KM atas pemeriksaan LKPD menghasilkan perancangan sistem KM yang akan membantu organisasi i dan auditor dalam penciptaan, penyimpanan, pemindahan dan pemanfaatan knowledge.

57 Saran Diadakan penelitian lanjutan tentang interaksi data dalam knowledge system pemeriksaan dengan Storage area network (SAN) yang akan dikembangkan oleh BPK-RI, sehingga dapat memperluas fungsi integrasi dan utilisasi pengetahuan. Dikembangkan metode lebih lanjut untuk menganalisis i keefektifan ktif sistem yang akan dibangun dengan mempertimbangkan faktor pengguna, content, teknologi dan sistem kerja

58 DAFTAR PUSTAKA Albers, James (2009), A Practical Approach to Implementing Knowledge Management, Journal of Knowledge Management Practices Vol 10 no 1 march 2009, online di Booch Grady(1999) ; The Unified Modeling Language User Guide; Addison Wesley; BPK-RI (2005), Rencana Strategis Badan Pemeriksa Keuangan BPK-RI (2006), Rencana Strategis teknologi Informasi BPK-RI Dalkir,Kimiz (2005), Knowledge Management in Theory and Practice, Elsevier, Oxford UK. Dharwiyanti,Sri dan Romi Satrio Wahono (2003) Pengantar Unified Modelling Language, Firestone, Joseph & McElroy,Mark (2003), Key Issues in The New Knowledge Management,Elsevier,New York Fernandez, Irma Beccera & Leidner,Dorothy (2008) Knowledge management in evolutionary view, McSharne, New York John, Yusuf (2008) Merenovasi senjata pemeriksaan dari balik bayangan cermin, Majalah Pemeriksa nomor 114 edisi September-Oktober 2008 Romi Satria Wahono (2001), Spiralisasi Pengetahuan, diakses tanggal 16 November Rhem,Anthony (2006); UML for developing Knowledge management system, Auerbach Publication, New York

59 DAFTAR PUSTAKA (lanjutan) Setiarso, Bambang, Nazir harjanto,,triyono dan Hendro Subagyo (2009), Penerapan Knowledge Management pada organisasi, Graha Ilmu Sherma,Ravi & Naguib Chowdury (2007), On The Use Of A Diagnostic Tool For Knowledge Audit, Journal of Knowledge Management Practices Vol 8 no. 4 December Swastika, Agung (2008), Penerapan Standar Umum keuangan pada BPK- RI, Majalah Pemeriksa nomor 114 edisi September-Oktober Tiwana,Amrit (1999),The Knowledge Management Toolkit, The Prentice Hall. Tobing, Paul L (2007), Knowledge management: Konsep, Arsitektur dan Implementasi, Graha Ilmu Watson,Ian (2003), Applying Knowlwdge Management ; Techniques For Building Corporate Memories, Elsevier Science,USA Whitmore B & Albers J.A (2006), Knowledge management in an Accounting organization, Journal of knowledge management practices Vol 7 no. 4 December 2006

60