PENGERTIAN MICROSOFT EXEL DAN PENJELASANNYA

Transkripsi

1 PENGERTIAN MICROSOFT EXEL DAN PENJELASANNYA Micrsft Excel atau Micrsft Office Excel adalah sebuah prgram aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan leh Micrsft Crprati makanan rinagn Micrsft Windws dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Micrsft yang agresif, menjadikan Micrsft Excel sebagai salah satu prgram kmputer yang ppuler digunakan di dalam kmputer mikr hingga saat ini. Bahkan, saat ini prgram ini merupakan prgram spreadsheet paling banyak digunakan leh banyak pihak, baik di platfrm PC berbasis Windws maupun platfrm Macintsh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun Aplikasi ini merupakan bagian dari Micrsft Office System, dan versi terakhir adalah versi Micrsft Office Excel 2013 yang diintegrasikan di dalam paket Micrsft Office System Memulai menggunakan Wrd 2007 Untuk menggunakan dan mengaktifkan Excel 2007 dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut : 1). Klik menu START pada taskbar 2). Klik All Prgrams Micrsft Office Micrsft Office Excel 2007 Mengenal Bagian Dkumen / Interface Office Buttn terdiri atas perintah New Dcument, Open, Cnvert, Save, Save as, Print, Prepare, Send, Publish dan Clse. Quick Access Tlbar, terdiri dari tmbl yang dapat mempercepat kerja anda. Isinya hampir sama dengan perintah-perintah di Office Buttn. Jika anda ingin melihatnya langsung bisa menekan tanda panah. Menu Bar, terdiri dari perintah menu utama Micrsft Excel 2007 yaitu Hme, Insert, Page Layut, Frmulas, Data, Review, View. Title Bar, berisi nama file dan prgram aplikasi yang sedang aktif.

2 Tl Bar, tmbl-tmbl bergambar yang memiliki fungsi tertentu dan digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah. Tmbl Ukuran, digunakan untuk mengatur ukuran jendela kerja. Name Bx, Nama sel yang sedang aktif akan ditampilkan pada Name Bx. Frmula Bar, anda bisa mengedit data pada sebuah sel. Sel Aktif, tempat menuliskan atau mengedit data dan dikelilingi leh garis batas yang lebih tebal. Clumn, Setiap klm memiliki nama berdasarkan Abjad, dari klm A hingga Z, dilanjut AA hingga XFD. Baris, untuk setiap baris memiliki nama berdasarkan Angka. Dari 1 hingga Tab Wrksheet, perintah dimana anda bisa berpindah ke kertas kerja lain dengan mudah. Insert Wrksheet, dengan menekan Insert Wrksheet anda bisa membuat Wrksheet baru yang letaknya berurutan dengan Wrksheet sebelumnya. Status Bar, Status lembar kerja anda. Dcument Area, merupakan lembar kerja yang aktif. Hrizntal Scrll Bar, perintah untuk menggeser layar ke kiri atau ke kanan. Vertical Scrll Bar, perintah untuk menggeser layar ke atas atau ke bawah. Tampilan Layar, terdiri dari perintah untuk merubah tampilan layar. Terdiri dari Tampilan Nrmal, Tampilan Page Layut dan Tampilan Page Break Preview. Zm, perintah untuk memperbesar & memperkecil tampilan pada lembar kerja anda. Mengenal Elemen Jendela Wrd 1. Menu Bar Berisi sederetan menu yang dapat digunakan, dimana setiap menu mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Edit, akan mempunyai sub menu yang berhubungan dengan edit data, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu bar terdiri dari : Hme Insert Page Layut Frmulas Data - Review View Hme

3 Clipbard Paste : Menempelkan hasil perintah cut/cpy yang ada di clipbard Cut : Memindahkan bagian yang ditandai ke clipbard Cpy : Menyalin ke clipbard Frmat Painter : Melakukan cpy frmat Fnt Fnt Selectin : Mengganti jenis huruf Fnt Size : Mengatur ukuran huruf Increase/Decrease Fnt : Menaikkan dan menurunkan ukuran fnt satu tingkat Bld, Italic, Underline : Menebalkan, memiringkan, menggarisbawahi teks Brder : Membuat garis bingkai sel Fill : Mewarnai sel Clr : Mewarnai huruf Alignment Vertical Alignment : Mengatur psisi teks secara vertikal pada sel. Atas, tengan, dan bawah Perataan teks : Mengatur perataan teks, kiri, tengah, dan kanan Indent : Menambah dan mengurangi inden teks Teks Orientatin : Mengubah kemiringan teks Merge Cell : Menggabungkan sel Page Break : Mengatur pemisah halaman Number Frmat Cell : Pengaturan jenis penulisan angka Currency : Frmat angka untuk mata uang Persen : Frmat angka persen Cmma : Mengubah nilai kma ribuan Increase/Decrease Decimal : Menambah dan mengurangi nilai desimal Style Cnditinal Frmatting : Melakukan frmat terkndisi Frmat as Table : Membuat frmat tabel cepat Cell Styles : Membuat frmat sel secara cepat

4 Cells Insert : Memasukkan sel baru Delete : Menghapus sel Frmat : Melakukan frmat sel Editing Sum : Melakukan penghitungan Fill : Membuat pla angka secara kntinu Clear : Menghapus semuanya dari sel, nilai, hingga frmat Srt & Filter : Mengatur data agar mudah dianalisis Find & Select : Mencari dan menyeleksi teks dalam lembar kerja 1.2. Insert Tables Pivt Table : Memasukkan tabel pivt Table : Memasukkan tabe Ilustratins Picture : Menambahkan gambar pada wrksheet Clip Art : Menambahkan gambar clipart pada wrksheet Shapes : Menambahkan gambar bentuk tertentu Smart Art : Memasukkan bjek smartart Chart Clumn : Memasukkan grafik klm Line : Memasukkan grafik garis Pie : Memasukkan grafik pie Bar : Memasukkan grafik batang Scatter : Memasukkan grafik distribus Other Chart : Memasukkan grafik lainnya Link Hyperlink : Memasukkan hyperlink pada wrksheet

5 Text Textbx : Memasukkan ktak teks Header & Fter : Memasukkan header dan fter WrdArt : Memasukkan teks dekratif Signature Line : Memasukkan garis tanda tangan Object : Memasukkan bjek Symbl : Memasukkan simbl 1.3. Page Layut Themes Page Setup Scale t Fit Sheet Optin Theme : Mengubah tema tampilan excel Clr : Mengubah warna tema Fnt : Mengubah jenis fnt tema Effect : Mengubah efek tema Margin : Mengubah margin halaman Orientatin : Mengubah rientasi halaman Size : Mengubah ukuran kertas Print Area : Menentukan area tertentu untuk prses cetak Breaks : Menentukan pemisah halaman Backgrund : Menentukan gambar untuk latar Print Title : Menentukan baris atau klm yang dicetak pada setiap halaman Width : Menentukan lebar hasil cetak agar sesuai banyaknya kertas Height : Menentukan tinggi hasil cetak agar sesuai banyaknya kertas Scale : Memperbesar atau memperkecil hasil cetak sesuai persentase Ukuran Gridlines : Mengatur tampilan garis grid di layar dan di hasil cetakan Heading : Mengatur tampilan header di layar dan di hasil cetakan

6 Arrange Bring t Frnt : Objek ke depan Send t Back : Objek ke belakang Selectin Pane : Memperlihatkan panel seleksi bjek Align : Meluruskan bjek Grup : Mengelmpkkan bjek Rtate : Melakukan rtasi bjek 1.4. Frmulas Functin Library Insert Functin : Memasukkan fungsi frmula Autsum : Melakukan penghitungan cepat Recently Used : Memasukkan fungsi yang pernah digunakan Financial : Memasukkan fungsi keuangan Lgical : Memasukkan fungsi lgik Text : Memasukkan fungsi teks Date & Time : Memasukkan fungsi waktu Lkup & Reference : Memasukkan fungsi lkup dan referensi Mre Functin : Memasukkan fungsi lainnya Defined Name Name Manager : Membuat, mengubah, dan mencari nama yang digunakan dalam wrkbk Define Name : Memberikan nama bagi sel Use in Frmula : Memilih nama yang digunakan pada wrkbk dan menggunakannya pada frmula Create Frm Selectin : Membuat nama sel secara tmatis Frmula Auditing Trace Precedent : Memperlihatkan panah pada sel lain yang memengaruhi nilaisel ini

7 Calculatin Trace Dependent : Memperlihatkan panah pada sel lain yang dipengaruhi nilaisel ini Remve Arrws : Menghilangkan panas yang dibuat leh tracer Shw Frmulas : Memperlihatkan frmula setiap sel Errr Checking : Memeriksa frmula yang salah Evaluate Frmula : Memperlihatkan ktak dialg evaluasi frmula Watch Windw : Mengawasi nilai beberapa sel saat dilakukan perubahan pada lembar kerja Calculatin : Menentukan kapan kalkulasi dilakukan Calculate Nw : Melakukan kalkuasi semua wrkbk sekarang Calculate Sheet : Melakukan kalkulasi sheet sekarang 1.5. Data Get External Data Cnnectins Srt & Filter Frm Access : Memasukkan data dari MS Access Frm Web : Memasukkan data dari web Frm Text : Memasukkan data dari teks Frm Other Surces : Memasukkan data dari sumber lain Existing Cnnectin : Memasukkan data dari sumber yang pernah digunakan Refresh All : Menyegarkan kembali data yang diambil dari sumber Cnnectin : Memperlihatkan semua kneksi data pada wrkbk Prperties : Melakukan spesifikasi kneksi data pada wrkbk Edit Link : Mengatur kneksi data dari file lain Srt A t Z : Mengurutkan data dari yang terkecil ke terbesar Srt Z t A : Mengurutkan data dari yang terbesar ke terkecil Srt : Memunculkan ktak dialg pengurutan

8 Data Tls Outline Filter : Melakukan penyaringan terhadap sel Clear : Menghapus penyaringan pada sel Reapply : Melakukan kembali penyaringan Advanced : Melakukan penyaringan spesifik Text t Clumn : Memisahkan isi sel menjadi beberapa klm Remve Duplicates : Menghilangkan baris terduplikasi Data Validatin : Mencegah data yang tidak valid masuk ke sel Cnslidatin : Menyatukan nilai beberapa range ke dalam satu range What-If Analysis : Mencba beberapa nilai pada frmula Grup : Mengelmpkkan baris sel sehingga mereka dapat memendekdan memanjang Ungrup : Memisahkan sel yang mengelmpk Subttal : Menghitung ttal beberapa baris data yang berhubungan 1.6. Review Prfing Cmments Spelling : Memeriksa ejaan teks Research : Membuka panel penelitian referensi Thesaurus : Saran kata yang sepadan Translate : Menerjemahkan kata ke bahasa lain Cmment : Memasukkan kmentar baru Delete : Menghapus kmentar Previus : Memperlihatkan kmentar sebelumnya Next : Memperlihatkan kmentar selanjutnya Shw/Hide Cmment : Memperlihatkan atau menyembunyikan kmentar

9 Changes Shw All Cmments : Perlihatkan semua kmentar Shw Ink : Memperlihatkan keterangan tinta pada lembar kerja Prtect Sheet : Melindungi lembar kerja Prtect Wrkbk : Melindungi buku kerja Share Wrkbk : Berbagi buku kerja Prtect and Share Wrkbk : Melindungi dan berbagi buku kerja Allw Users t Edit Ranges : Memperblehkan pengguna mengubah data Track Changes : Menelusuri perubahan yang terjadi pada dkumen Cara Menulis Rumus Excel Sebelum mengenal rumus-rumus excel 2007, hal pertama yang perlu Anda ketahui adalah bagaimana menuliskan rumus excel agar bisa benar. Cara 1: Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan Pada frmula bar, ketikkan = , lalu tekan tmbl enter. Nte : Menulis rumus dengan cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta angkanya tetap. Cara 2: Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel 1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan 2. Pada frmula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tmbl enter. Nte : Menulis rumus dengan cara ini sangat bermanfaat jika datanya sering berubah. Cara 3: Menulis rumus dengan bantuan muse 1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan 2. Ketikkan =, kemudian pilih dan klik sel C4 3. Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5 4. Tekan tmbl enter

10 Nte : Menulis rumus dengan cara ini sangat dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik alamat sel. Nah... bagaimana mudah bukan cara menuliskan rumus excel, jika Anda sudah mahir dalam menuliskannya sekarang mari Kita lanjutkan pembahasannya. Operatr Matematika yang Sering Digunakan (Rumus Dasar) Rumus merupakan bagian terpenting dari Prgram Excel ini, karena setiap tabel dan dkumen yang Kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. MS Excel memang sangat diunggulkan dalam menampung data-data yang bersifat numerik. Maka dari itu, di dalam MS Excel pun terdapat Operatr dasar Matematika dan ini biasanya disebut sebagai rumus standar. Operatr matematika yang akan sering digunakan dalam Rumus Micrsft Excel adalah sebagai berikut: N Operatr Fungsi Cnth Penggunaan 1 + (ikn plus) Penjumlahan =A1+A2 2 - (ikn minus) Pengurangan =A3-A4 3 * (ikn bintang) Perkalian =A5*A6 4 / (ikn garis Pembagian =A7/A8 miring) 5 ^ (ikn caret) Pangkat =A9^2 (angka berapapun yang berada di cell A9 akan dipangkat 2 6 % (ikn persen) Prsentase =A1*10% (gunakan sesuai dengan kebutuhan) Tabel Operatr Matematika (Rumus Dasar Excel) Tidak usah bingung, sekarang perhatikan gambar tabel yang ada dibawah ini.

11 Penjelasan Gambar Tabel Diatas : 1. Mengisi Klm Diskn Untuk mengisi klm diskn berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan. Klik pada klm yang akan diisikan Diskn Rp. (pada cnth ini sel yang akan digunakan adalah G6, silahkan aktifkan klm G6) Awali dengan menuliskan "=" (setiap rumus excel harus diawali menggunakan peratr = tanpa tanda kutip agar dikenali sebagai fungsi) Kalikan klm E6 dengan F6 untuk mengetahui hasil persennya, bentuk penulisannya adalah =E6*F6 Kemudian tekan enter untuk mengetahui hasilnya, maka akan didapat angka 30,000 pada klm G6 tadi (30,000 adalah 20% dari 150,000) Untuk menghitung rumus Diskn Rp. selanjutnya, silahkan cpy frmat dengan cara drag pada rumus yang sudah selesai dikerjakan kemudian tarik hingga klm G15. Tips : Anda bisa langsung klik klm yang akan dikalikan tanpa harus susah payah mengetik klm yang akan dihitung satu persatu. 2. Mengisi Ttal Bayar Nah setelah selesai mengisi klm Diskn Rp. sekarang lanjutkan dengan mengisi klm Ttal Biaya. Klik pada klm yang akan diisikan Ttal Bayar (pada cnth ini sel yang akan digunakan adalah H6, silahkan aktifkan klm H6) Awali dengan menuliskan "=" (setiap rumus excel harus diawali menggunakan peratr = tanpa tanda kutip agar dikenali sebagai fungsi) Pada klm H6 Kurangkan klm Biaya (E6) dengan klm Diskn Rp. (G6) untuk mengetahui hasil pengurangannya, bentuk penulisannya adalah =E6- G6 Kemudian tekan enter untuk mengetahui hasilnya, maka akan didapat hasil 120,000 pada klm Ttal Bayar yang pertama.

12 Untuk menghitung rumus Ttal Bayar selanjutnya, silahkan cpy frmat dengan cara drag pada rumus yang sudah selesai dikerjakan kemudian tarik hingga klm H15. Tips : Untuk melanjutkan mengisi klm jumlah di bawahnya (klm H7 dst), kita cukup memblk cell yang telah berisi rumus peratr perkalian, arahkan kursr ke pjk kanan bawah cell/klm. Tunggu hingga kursr berubah menjadi ikn (+). Setelah itu, click dan tahan lalu drag/geser ke bawah. Dengan demikian, kita telah meng-cpy rumus tadi dan telah disesuaikan perubahannya untuk klm yang akan dikalikan lagi. Mengenal Fungsi atau Rumus Micrsft Excel Setelah mengenal Tipe Data Micrsft Excel, dan bisa memulai menggunakan aplikasi excel sekarang Kita cba bahas rumus excel yang sering digunakan dalam dunia kerja atau administrasi perkantran. 1. Fungsi Average Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ; =AVERAGE(number1, number2, ), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Misalnya untuk mengisi nilai rata-rata dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tmbl Enter. 2. Fungsi Sum

13 Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1, number2, ). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Misalnya untuk menjumlahkan range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =SUM(E8:G8) kemudian tekan tmbl Enter. 3. Fungsi Max Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ; =MAX(number1, number2, ), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Misalnya untuk mencari nilai maksimal dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MAX(E8:G8) kemudian tekan tmbl Enter. 4. Fungsi Min Fungsi Min adalah kebalikan dari fungsi Max, jika fungsi Max untuk mencari nilai tertinggi atau maksimal maka Min adalah untuk mencari nilai terkecil atau minimum dari sekumpulan data numerik. Bentuk umum penulisannya adalah ; =MIN(number1, number2, ), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Sebagai cnth untuk mencari nilai terendah dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MIN(E8:G8) kemudian tekan tmbl Enter. 5. Fungsi Cunt Fungsi Cunt digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih. Bentuk umum penulisannya adalah ; =COUNT(number1, number2, ), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dihitung jumlah datanya. Sebagai cnth untuk menghitung jmlah data dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =COUNT(E8:G8) kemudian tekan tmbl Enter. 6. Fungsi Lgika IF

14 Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kndisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu leh peratr relasi (pembanding) seperti berikut: Lambang Fungsi = Sama dengan < Lebih kecil dari > Lebih besar dari <= Lebih kecil atau sama dengan >= Lebih besar atau sama dengan <> Tidak sama dengan Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ; =IF(lgical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi lgika (lgical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Perhatikan cnth berikut: Cnth lgika IF Klm keterangan diisi dengan ketentuan, jika klm TANDA sama dengan K, maka keterangannya KAWIN, jika tidak, maka keterangan berisi TIDAK KAWIN. Ini dapat diselesaikan dengan rumus =IF(C3= K, KAWIN, TIDAK KAWIN ). Pada rumus diatas Kita lihat bahwa jika datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit leh tanda kutip dua, lain halnya dengan tipe data numerik, tidak bleh menggunakan tanda kutip. Nah sekarang bagaimana jika ada beberapa kndisi/bertingkat (IF Bertingkat) seperti pada kasus nilai mahasiswa. Tidak perlu khawatir, langsung saja perhatikan gambar diatas pada tabel sebelah kanan. =IF(H3>=81,"A",IF(H3>=66,"B",IF(H3>=56,"C",IF(H3>40,"D","E")))), hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi klm keterangan, dengan ketentuan, Jika nilai hurufnya sama dengan A maka keterangan SANGAT MEMUASKAN, jika B maka MEMUASKAN, jika C, maka CUKUP, dan jika D maka bernilai KURANG, selain dari itu, maka bernilai GAGAL